SEURAKUNTANEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 6/2013 Aika 20.8.2013 klo 18.00-19.35 Paikka Lohirannan leirikeskus Läsnä SIMOLA Pertti puheenjohtaja HUOVIO Anna Elina JUKANEN Hannele KUIKANMÄKI Kimmo LEINONEN Tapio MARJAMÄKI Pipsa Lotta PENKARI Joni PITKÄNEN Pirkko PONTELA Tuula SAARELA Veronica SALMI Kauko SALOMAA Pekka UGUR Hannele VESAMÄKI Aarne vara YLÄNKÖ Katriina vara HUOMO Tuila sihteeri 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi (15/17). 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tapio Leinonen ja Joni Penkari. 4 Esityslistan hyväksyminen Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä täydennettynä kohtaa 12 koskevalla lisäesityslistalla.
5 Ilmoitusasiat: 2 Piispantarkastuksen ohjelmarunko on liitteessä A. Ohjelmaan tulee vielä jonkin verran täsmennyksiä. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 6 Kirkkoherran päätökset Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätökset 50-66/2013 Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 7 Vuoden 2012 alkuvuoden talousarvion toteutuminen Liitteessä A on talousarvion toteutumisvertailu 1.1. - 30.6.2012. Vertailu osoittaa, että talousarvio on toteutunut 50 %:n tarkkuudella. Arvioiduista toimintatuotoista on toteutunut 58,1 %. Tuotoista puuttuu vielä kaupungilta saatava iltapäiväkerhotoiminnan korvaus ja osa rippikoulumaksusta. Näin voi arvioida, että tuotot tulevat toteutumaan tai ylittämään talousarvion. Henkilöstökulut ovat suurimpana menoeränä talousarvion kriittisin kohta. Niiden toteuma kesäkuun lopussa on 51,9 %, mitä voi pitää erittäin hyvänä, koska henkilöstökuluihin sisältyvät kesäkuussa maksetut lomarahat. Merkille pantavaa, että henkilöstökorvauksista, joita on arvioitu kertyvän 40.000 euroa, on jo toteutunut 93 %. Henkilöstökorvauksiin sisältyvät sairasvakuutus-, kuntoutus- ja tapaturmakorvaukset. Toteutumavertailun mukaan palvelujen ostoista on toteutunut 21 %. Tähän sisältyy kuitenkin edellisen vuoden säästöjen perusteella tehty talousarviomuutos 903.589 euroa. Jos muutoksen vaikutus poistetaan, on palvelujen ostoista alkuperäiseen talousarvioon verrattuna toteutunut 40 %. Vuokrakuluista on toteutunut 50, 3 %, tarvikehankinnoista 56,6 % ja annetuista avustuksista 68 %. Toteutumavertailun mukaan talousarviosta on toteutunut 45 %:a. Kun vertailusta poistetaan talousarviomuutoksen vaikutus, on toteutuma 50 %:a. Liitteessä B on yhteenveto työalojen toimintamäärärahojen käytöstä heinäkuun loppuun mennessä. Liitteen ensimmäisessä sarakkeessa on vuoden 2013 talousarviossa myönnetyt määrärahat, toisessa sarakkeessa vuoden 2012 säästöjen tai ylitysten perusteella tehdyt muutokset, neljännessä sarakkeessa määrärahojen käyttö heinäkuun loppuun mennessä, viimeisessä sarakkeessa näkyy prosenttilukuna heinäkuun loppuun mennessä käytetyt määrärahat. Yhteensä toimintamäärärahoista on käytetty 45 %.
3 Kokonaisuutena talousarvio vaikuttaa toteutuvan hyvin suunnitelmien mukaisesti. Seurakuntaneuvosto päättää merkitä tiedoksi alkuvuoden talousarvion toteutumisen. Merkittiin tiedoksi. 8 Lähetekeskustelu toiminta- ja taloussuunnitelmasta 2014-2016 Seurakuntaneuvoston tulee laatia yhteiselle kirkkovaltuustolle esitys seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelmaksi vuosille 2014-2016. Tässä kokouksessa on tarkoitus käydä lähetekeskustelu toiminta- ja taloussuunnitelman lopullista valmistelua varten. Suunnitelma hyväksytään seurakuntaneuvoston seuraavassa kokouksessa. Yhteiselle kirkkovaltuustolle seurakuntaneuvoston tulee lähettää kolmea vuotta koskeva toimintasuunnitelma ja talousarvio, joka sisältää henkilöstökulut, sisäiset vuokrat ja muut toiminnan tulot ja menot. Yhteisen kirkkoneuvoston vahvistaman kehysbudjetin mukaan Malmin seurakunta saa vuonna 2014 käyttöönsä palkka- ja toimintamäärärahaa 6.050.561 euroa ja vuokrarahaa 1.510.524 euroa, yhteensä 7.561.085 euroa. Vuoden 2013 määrärahat olivat 7.673.887 euroa. Määrärahojen vähennys on 120.555 euroa. Koska toimitiloista maksettavat sisäiset vuokrat ovat kasvaneet 48.000 euroa, on henkilöstö ja toimintakuluihin käytettävien määrärahojen vähennys 161.000 euroa. Seurakunnalla on käytettävissä vuoden 2014 talousarvioon säästöjä edellisiltä vuosilta 832.000 euroa. Seurakuntayhtymän kehysbudjetissa seurakuntien määrärahaoja on vähennetty vuoteen 2013 verrattuna 1,5 %. Vuoden 2015 vähennykseksi on arvioitu 1,5 % ja vuoden 2016 vähennykseksi 1 %. Kirkkoherra antoi keväällä talousarvion laatimisesta työaloille ohjeen, jonka mukaan talouden tasapainottaminen pitkällä tähtäyksellä edellyttää toimintamäärärahojen 2 %:n vähentämistä Työalojen toimintasuunnitelmat pääosin kolme osaa: 1. Toimintasuunnitelman, jossa on kolmen seuraavan vuoden toiminnan tavoitteet ja painopisteet sekä vuoden 2014 painopisteet. 2. Toiminta- ja taloussuunnitelman yksityiskohtaiset perustelut 3. Tilikartan, jonka mukaan tulot ja menot viedään talousarvioon. Seurakuntapiirit laativat toimintasuunnitelmansa lokakuun puoliväliin mennessä. Näin suunnitelmat saadaan myöhemmän valmistumisajankohdan vuoksi aiempaa konkreettisemmiksi. Seurakuntaneuvosto vahvista kuitenkin seurakuntapiirien määrärahat talousarvion hyväksymisen yhteydessä syyskuussa. Ehdotuksessa seurakuntapiirien määrärahojen yhteinen taso 117.000 euroa. Vähennys on 3.000 euroa. Piirien väliseen jakoon on tehty vähäisiä muutoksia alueen väestömuutosten perusteella. Talousarviosta on tässä vaiheessa jätetty pois eläkkeelle jäävän osaaikaisen lastenohjaajan palkkakustannukset, 19.000 euroa ja virkavapaalla olevan nuorisotyönohjaajan palkkakustannukset 40.000 euroa. Työalojen talousarvioesityksistä kirkkoherra on valmistelun tässä vaiheessa ehdottanut vähennettäväksi yhteensä noin 36.000 euroa. Vähennykset näkyvät yhteenvetotaulukossa, liite C sekä työalojen
4 tilikartoissa. Toimintamääräraha olisivat näin 1.205.000 euroa, mikä on 74.000 euroa vuoden 2013 määrärahoja pienempi. Näiden vähennysten jälkeen talousarvio on kehysmäärärahaan verrattuna 244.000 alijäämäinen. Säästö vuodelle 2015 olisi 588.000 euroa. Luvut näkyvät liitteessä B. Talousarvion alijäämää on pidettävä liian suurena. Seurakunnan säästöt kuluisivat suunnittelukaudella loppuun. Talousarvion tasapainottamiseksi suunnittelukaudella on tehtävä henkilöstövähennyksiä. Tämä voidaan tehdä vain luonnollista poistumaa hyväksi käyttäen. Mahdollisuuksia antavat eläkkeelle jäämiset, muut virkojen avoimeksi jäämiset ja virkavapaudet. Kirkkoherra esittelee kokouksessa tiedossa olevia mahdollisuuksia. Toimintamääräraha on merkitty tässä vaiheessa talousarvio- luonnokseen yhtenä summana. Näin liitteen B vuoden 2014 luvut eivät palvelujen ostojen ja tarvikehankintojen osalta ole vertailukelpoisia aiempiin vuosiin. Toimintasuunnitelman liitteet, jotka ovat vielä luonnoksia: Yhteiselle kirkkovaltuustolle lähetettävä toimintasuunnitelma, liite A Tililajikohtainen arvio, liite B Työalojen toimintamäärärahat, liite C Seurakuntapiirien toimintarahat, liite D Työalojen toimintasuunnitelmat, liite E Kaikki tämän esittelyn liitteet tallennetaan vasta seuraavan seurakuntaneuvoston pöytäkirjan yhteyteen. Seurakuntaneuvoston lähetekeskustelussa on tarkoitus käydä toimintasuunnitelmaa ja talousarvioita ja linjata sen pohjalta seuraavaa kokousta varten tehtävää valmistelua. Seurakuntaneuvosto käy lähetekeskustelun talousarvion lopullista valmistelua varten. Keskustelu merkittiin tiedoksi. 9 Seurakunnan arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelma Seurakuntaneuvoston tulee vahvistaa seurakunnan arkistosääntö ja arkistonmuodostus suunnitelma. Ehdotukset ovat erillisissä liitteissä A ja B. Seurakunnan arkistosta säädetään kirkkolaissa ja kirkkojärjestyksessä. Arkistolakia (831/1994) noudatetaan soveltuvin osin. Lisäksi arkistoaineiston käsittelyyn vaikuttavat monet muut lait, jotka on lueteltu esitetyn arkistosäännön lopussa. Seurakunnan arkistosäännössä määritellään Malmin seurakunnan asiakirjahallinnon toimintatavat, joiden keskeinen sisältö ilmenee arkistosäännön sisällysluettelosta. Arkistoitavia asiakirjoja on runsaasti. Niihin kuuluvat erilaiset seurakunnan hallintoon, talouteen ja väestökirjanpitoon liittyvä asiakirjat. Myös toiminnasta syntyy paljon arkistomateriaalia, mm. julkaisuja ja esitteitä, joita tallennetaan arkistoon.
Hyvään arkistointiin liittyy useita tavoitteita: seurakunnan oma tarve säilyttää tietoa niin, että se on löydettävissä ja käytettävissä, oikeusturvaan liittyvät kysymykset, avoin pääsy julkisiin tietoihin, historian tallentaminen. Näistä lähtökodista käsin on määriteltävä arkistomateriaalin järjestäminen, säilytystavat ja -ajat, arkistoinnin vastuuhenkilöt jne. Arkistosäännön liitteenä on arkistonmuodostussuunnitelma, joka sisältää kaikki seurakunnan toiminnassa syntyvät asiakirjat ja tietojärjestelmät. Suunnitelma ohjaa asioiden rekisteröintiä, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia. Ehdotus Malmin seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelmaksi on laadittu Kirkkohallituksen mallin (2007) mukaisesti vastaamaan Malmin seurakunnan tarpeita. Kirkkohallisuksen mallit löytyvät sähköisenä osoitteesta http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/sp3?open&cid=content3e7361 Tietojen järjestys ja tunnukset on otettu Helsingin seurakuntayhtymän asiakirjahallinnan tehtävänluokituksesta. Suunnitelma on laaja, 80 sivua. Sen käyttöönotto vaatii henkilöstön koulutusta ja arkistointiin liittyvien toimintatapojen täsmentämistä. Arkisto järjestetään uuden arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti vuodesta 2000 alkaen. Vuosina 1953-1999 syntyneet asiakirjat muodostetaan päätearkistoksi vanhan arkistokaavan mukaan. Malmin seurakunnan arkistotilat kirkkoherranviraston kellarissa ovat pienet eivätkä vastaa arkiston säilymisen edellyttämiä vaatimuksia. Tästä syystä arkistosäännössä määritellään pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen päätearkistoiksi Helsingin seurakuntayhtymän keskusarkisto ja keskusrekisterin arkisto. Ennen sinne siirtämistä asiakirjojen päätearkistona toimii Pihlajamäen kirkon arkistoholvi. Kirkkoherranvirastossa on hallinnon, talouden ja henkilöstön asiakirjojen lähiarkisto. Vastaavia lähiarkistoja pitävät piirikappalaiset ja työalojen vastaavat työntekijät. Käytännössä arkistomateriaalia on sähköisenä hyvin paljon seurakunnan ja seurakuntayhtymä tietojärjestelmissä, mistä se on helposti saatavissa. Pysyvästi arkistoitavaa materiaalia ei toistaiseksi kuitenkaan voi säilyttää yksinomaan sähköisenä. 5 Seurakuntaneuvosto päättää hyväksyä 1) liitteen A mukaisen Malmin seurakunnan arkistosäännön; 2) liitteen B mukaisen Malmin seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelman. 10 Määräaikaisen arkistosihteerin työsuhteen jatkaminen Helena Rummukainen toimii seurakunnan määräaikaisena arkistonjärjestä 1.5. - 30.9.2013. Tänä aikana hän on laatinut ehdotuksen seurakunnan arkistosäännöksi ja arkistonmuodostussuunnitelmaksi sekä aloittanut joissain määrin arkistomateriaalin järjestämisen ja seulonnan.
6 Järjestelemätöntä vanhaa arkistoaineistoa on selvityksen perusteella piireissä ja työaloilla noin 25 hyllymetriä, viraston arkistohuoneessa 21 hyllymetriä ja muualla kirkkoherranvirastossa noin 5,7 hyllymetriä, yhteensä 52 hyllymetriä. Arkiston järjestäminen edellyttää mm. materiaalin seulomista, siirtämistä arkistokoteloihin ajan ja aiheen mukaan, luetteloimista. Järjestetty arkisto voidaan sen jälkeen sijoittaa arkistosäännön ja arkistonmuodostesuunnitelman mukaisesti päätearkistoon ja muihin säilytyspaikkoihin. Tehtävien sujuvan hoitamisen varmistamiseksi esitetään, että Helena Rummukaisen työsuhdetta jatketaan neljällä kuukaudella 1.10. - 31.12.2013 siten, että hänen työaikansa on 33 tuntia viikossa. Palkkakustannukset neljän kuukauden ajalta ovat noin 12.500 euroa. Seurakunnan oman henkilöstön työnä arkiston järjestäminen omien töiden ohella kestää pitkään. Helena Rummukaisen asiantuntemus antaa hyvän pohjan arkiston jatkojärjestämiselle vuoden vaihteen jälkeen, vaikka arkisto ei kaikin osin tulisi valmiiksi. Seurakuntaneuvosto päättää jatkaa Helena Rummukaisen työsuhdetta määräaikaisena arkiston järjestäjänä 1.10. 31.12.2013 siten, että hänen työaikansa on 33 tuntia viikossa. 11 Kanttorin viransijaisen ottaminen Yksi Malmin seurakunnan kanttorin viroista on vakituisesti täyttämättä ja jää avoimeksi 1.9.2013 alkaen, kun viransijaisena toimiva Terhi Aho siirtyy työhön muulle. Virka on sijoitettu Jakomäen seurakuntapiiriin. Virka on ns. vanha ylimääräinen kanttorin virka, jota kirkkolaki ei enää tunne. Mikäli virka halutaan täyttää, on se julistettava haettavaksi. Sitä ennen on selvitettävä, onko vanha ylimääräinen virka muutettava kirkkolain tuntemaksi kanttorin viraksi. Viran muuttaminen oli aiemmin välttämätöntä, mutta ei ehkä enää, koska 1.6.2013 voimaan tulleen kirkon virkalainsäädännön mukaan kanttorin viran perustaminen ja täyttömenettely on muuttunut. Viran perustamista ei tarvitse enää vahvistaa tuomiokapitulissa. Tuomiokapituli ei myöskään julista enää virkaa haettavaksi eikä anna virkaan virkamääräystä. Viran täyttämisestä vastaa seurakunta itsenäisesti. Tässä vaiheessa esitetään, että virka täytetään tilapäisesti vuoden loppuun saakka. Loppuvuoden aikana selvitetään taloudelliset mahdollisuudet täyttää virka sekä viran mahdolliseen muuttamiseen liittyvät kysymykset. Virka on ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävä kanttorin virka. Viransijaisuuden on valmis vastaanottamaan Outi Aro-Heinilä, jolla on pätevyys muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävään kanttorin virkaan. Syyskuussa hän saa suoritetuksi Sibelius Akatemiassa musiikin kandidaatin tutkinnon. Virka edellyttäisi musiikin maisterin tutkintoa. Tutkinnon puuttuminen vaikuttaa palkkaukseen päätösesityksen mukaisella tavalla. Palkkaus perustuu yhteisen kirkkoneuvoston linjaukseen.
7 Viran tehtäviin sisältyy lapsikuoron ja lasten muskareiden ohjaaminen. Koska viransijaisuus kestää yli kolme kuukautta, tulee Outi Aro- Heinilän esittää päätösesityksen mukainen rikosrekisteriote. Seurakuntaneuvosto päättää 1) ottaa avoimen ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viran hoitajaksi ajalle 1.9. - 31.12.2013 Outi Aro-Heinilän; 2) todeta, että viran palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 601 ja että peruspalkka on 2.659,42 euroa, josta vähennetään neljä % viran edellyttämän tutkinnon puuttumisen vuoksi; 3) ennen valinnan vahvistamista Outi Aro-Heinilän tulee esittää rikosrekisterilain 6 2 momentin mukainen rikosrekisteri ote viimeistään 15.9.2013 mennessä. 12 Kahden diakonian viransijaisen ottaminen Diakonian viranhaltija Elina Leppihalme on virkavapaalla 31.8.2013-16.7.2014. Elina Leppihalme toimii Malmin seurakuntapiirin diakoniatyöntekijänä. Hänen erityistehtävänsä koko seurakunnan alueella on päihdetyö. Virkaan on tarpeen ottaa viransijainen Malmin seurakuntapiirin diakoniatyön ja päihdetyön tehtävien hoitamiseksi. Myös Pihlajamäen diakoniatyöntekijä on virkavapaalla 31.12.2013 saakka. Myös Pihlajamäen diakoniatyöntekijän työhön sisältyy erityistehtävänä päihdetyö. Pihlajamäen diakoniatyön tehtävien hoitamiseksi sijaisen ottaminen on välttämätöntä. Malmin piirin diakonian viransijaisuus on ilmoitettu haettavaksi seurakunnan ilmoitustaululla ja kirkon sekä seurakuntayhtymän rekrytointipalstoilla internetissä. Saman haun perusteella voidaan täyttää Pihlajamäen neljän kuukauden sijaisuus. Virkaan oli yhteensä yhdeksän hakijaa, joista kahdeksalla on viran edellyttämä tutkinto. Yhteenveto hakijoista on liitteessä A. Kirkkoherra ja johtava diakonian viranhaltija Virpi Kylmälahti haastattelivat hakijoista neljä: Kalske, Korpela, Liirus-Mäkelä ja Stambej. Haastatteluun kutsuttiin hakemusten ja diakonian työkokemuksen perusteella. Haastattelun perusteella kaikkia neljää voi pitää diakonian virkaan hyvin soveltuvina, motivoituneina ja ammattitaitoisina. Työkokemuksen perusteella selvästi ansioituneimpia ovat Merja Korpela ja Anna Kalske. Heillä molemmilla on noin 21 vuoden monipuolinen kokemus erilaisista diakonian tehtävistä. Molemmilla on valmiuksia myös erityistehtävänä olevaan päihdetyöhön. Erityisen vahva kokemus tähän on Merja Korpelalla, joka on hoitanut Helsingin seurakuntayhtymän päihdeprojektia kolmen vuoden ajan. Anna Kalske esitetään otettavaksi hoitamaan Malmin piirin diakonian sijaisuutta ja Merja Korpela Pihlajamäen piirin diakonian sijaisuutta päätösehdotusten mukaiseksi ajaksi. Sijaisuuksien jakaantuminen näin nousee seurakunnan tarpeista. Merja Korpelalla on hyvät valmiudet tarttua nopeasti Pihlajamäen diakonian tehtäviin, missä diakonian tehtäviä on pitkään hoidettu erimittaisten sijaisuuksien turvin.
Varalle esitetään valittavaksi Virpi Liirus-Mäkelä, joka on valmis ottamaan vastaan molemmat sijaisuudet. Pidempään sijaisuuteen sovelletaan periaatteen vuoksi koeaikaa, joka kirkkolain mukaan voi olla enintään kuusi kuukautta tai puolet määräaikaisen viransijaisuuden kestosta. Koska molemmat olleet kuluvan vuoden aikana seurakuntayhtymän palveluksessa, ei todistusta terveydentilasta vaadita. Palkkaus perustuu yhteisen kirkkoneuvoston linjaukseen. 8 Seurakuntaneuvosto päättää 1) valita Anna Kalskeen Malmin seurakunnan diakonin viranhaltijan viransijaiseksi ajalle 1.10.2013-15.7.2014 viiden kuukauden koeajalla; 2) valita Merja Korpelan Malmin seurakunnan diakonian viranhaltijan viransijaiseksi ajalle 1.9. - 31.12.2013; 3) valita varalle Virpi Liirus-Mäkelän; 4) todeta, että viransijaisten palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 502 ja peruspalkka on 2.254,23. Päätös Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 13 Lausunto seurakuntayhtymän ympäristöohjelmasta vuosille 2014-2017 Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää seurakuntaneuvostoilta lausuntoa seurakuntien ympäristöohjelmasta vuosille 2014-2017. Lausuntopyyntö ja ympäristöohjelma ovat liitteessä A. Helsingin seurakuntayhtymälle on myönnetty Kirkon ympäristödiplomi vuosina 2005 ja 2010. Ympäristöohjelma pohjautuu vuoden 2013 ympäristökatselmukseen sekä Internet-sivuilla tehtyyn kyselyyn. Taustalla on myös seurakuntayhtymän ja seurakuntien pitkäjänteinen ympäristötoiminnan kehittämistyö. Esitettyä ohjelmaa voi pitää monipuolisena. Siinä kuvataan laajasti ympäristötoiminnan käytänteitä ja tavoitteita. Ohjelmassa on teologinen pohja ja se sisältää ympäristökasvatukseen liittyviä tavoitteita. Ohjelmassa on myös määritelty eri toimintojen vastuuhenkilöt ja aikataulut. Seurakuntaneuvosto päättää esittelyssä mainituin perustein puoltaa ympäristöohjelman hyväksymistä. 14 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi liitteen A mukaiset oikaisuvaatimusohjeet. Pertti Simola puheenjohtaja Tuila Huomo sihteeri
9 Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Tapio Leinonen Joni Penkari Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä 23. - 29.8.2013 kirkkoherranvirastossa, Kunnantie 1 ja sen nähtävänä pitämisestä on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 22.8.2013 laitetulla ilmoituksella.