Henkilöstöpoliittinen ohjelma 2010 2013
Sisältö 1 Visio Arvot Strategiset päämäärät... 3 Henkilöstöpoliittisen ohjelman visio... 3 Arvot... 3 Kaupungin strategiset päämäärät... 3 2 Alkusanat... 4 3 Kaupungin peruspalvelut on priorisoitu ja talous on tasapainotettu. Järjestämme palvelut taloudellisesti ja osaavasti 5 Henkilöstösuunnittelulla ja harkitulla rekrytoinnilla varmistetaan palvelutuotannon toimivuus... 5 Henkilöstösuunnittelu on johdonmukaista... 5 Rekrytoinnissa painotetaan sisäistä liikkuvuutta... 6 Toiminnalliset tavoitteet ovat tasapainossa resurssien kanssa... 6 Henkilöstön osaamisen kehittämistapoja monipuolistetaan... 7 4 Kaupungin hallinto on selkeä ja konserniohjaus toimii tehokkaasti. Kaupunki työnantajana vahvistaa vuorovaikutteista johtamista ja henkilöstön työhyvinvointia... 8 Johtaminen on osaavaa ja osallistavaa... 8 Työhyvinvointi on yhteinen asia... 9 Palkkaus ja palkitseminen on kannustavaa... 9 5 Yhteistoiminta on aktiivista, avointa ja vuorovaikutteista... 11 Toimiva viestintä on osa hyvää yhteistoimintaa... 12
1 Visio Arvot Strategiset päämäärät Henkilöstöpoliittisen ohjelman visio Vuorovaikutteisesti ja vastuullisesti tulevaisuuteen Arvot Oikeudenmukaisuus ja tasa-arvoisuus Vastuullisuus Avoimuus ja vuorovaikutteisuus Uudistumiskykyisyys Kaupungin strategiset päämäärät Kaupungin peruspalvelut on priorisoitu ja talous on tasapainotettu. Kaupungin hallinto on selkeä ja konserniohjaus toimii tehokkaasti. Porvoossa on energiatehokas kaupunkirakenne ja kaupunki integroituu aktiivisesti metropolialueeseen
2 Alkusanat Henkilöstöpoliittinen ohjelma on perusta kaupungin noudattamalle henkilöstöpolitiikalle ja siinä määritellään yhtenäiset toimintaperiaatteet henkilöstöasioiden hoitamiselle. Henkilöstöpoliittisen ohjelman tarkoituksena on varmistaa poliittisten päättäjien, kaupungin johdon, esimiesten sekä henkilöstön vastuullinen ja vuorovaikutteinen yhteistyö, jolla turvataan Porvoon kaupungin menestyminen muuttuvassa toimintaympäristössä. Kaupungin on sopeutettava resurssejaan ja toimintojaan toimintaympäristön muutoksiin. Erityisenä haasteena on kuntatalouden heikkeneminen lähivuosina. Samanaikaisesti eläkepoistuma kasvaa. Ennusteiden ja tilastojen mukaan vuosittainen ulkoinen vaihtuvuus on 120 130 henkilöä. Haasteena on löytää tasapaino taloudellisten mahdollisuuksien, eläköitymisen, osaavan henkilöstön rekrytoinnin ja palvelujen tarpeen kasvun välillä siten, että kuntalaisille voidaan tuottaa palvelustrategian mukaiset taloudellisesti ja osaavasti tuotetut palvelut. Tulevaisuudessa tarvitaan entistä enemmän ennakoivaa suunnittelua, rakenteiden uudistamista ja toimintatapamuutoksia. Nämä luovat uusia mahdollisuuksia, synnyttävät uusia mielenkiintoisia työtehtäviä ja tarjoavat henkilöstölle urakehitysmahdollisuuksia. Muutosten ennakointi ja toteuttaminen edellyttävät avointa ja vuorovaikutteista yhteistyötä kaikkien toimijoiden välillä. Muutosprosessien sujuvuutta ja onnistumista edistää henkilöstön oikeudenmukainen ja tasa-arvoinen kohtelu sekä vastuullinen työnantajapolitiikka. Henkilöstöpoliittisen ohjelman periaatteet ja toimenpiteet kohdistuvat kaupungin palveluksessa olevaan henkilöstöön. Ohjelman piiriin kuuluu myös kaupungin kunnallisten liikelaitosten henkilökunta. Ohjelman toteutumista seurataan kaupungin päättävissä ja yhteistoimintalain mukaisissa toimielimissä.
3 Kaupungin peruspalvelut on priorisoitu ja talous on tasapainotettu. Järjestämme palvelut taloudellisesti ja osaavasti Henkilöstösuunnittelulla ja harkitulla rekrytoinnilla varmistetaan palvelutuotannon toimivuus Kunnallisen toimintaympäristön muutokset edellyttävät palvelurakenteen uudistumista ja palvelujen tuotantotapojen monipuolistamista. Ennakoivan henkilöstösuunnittelun ja harkitun rekrytoinnin merkitys korostuu entisestään. Niiden avulla varmistetaan, että henkilöstön määrä, rakenne ja osaaminen vastaavat uudistuvaa palvelu- ja tuotantorakennetta. Henkilöstösuunnittelu on johdonmukaista Kaupungin taloudellinen tilanne asettaa rajat palvelurakenteelle ja henkilöstömäärälle. Henkilöstösuunnittelu on oleellinen osa talouden ja toiminnan suunnittelua. Suunnittelussa huomioidaan talouden sopeuttamistoimien lisäksi henkilöstön eläköityminen, osaamisesta ja työkyvystä huolehtiminen sekä kilpailu osaavasta työvoimasta. Palvelussuhteen päättymisen yhteydessä huolehditaan siitä, että kokemustieto jää organisaation käyttöön. Henkilöstösuunnitelmat laaditaan vuosittain talousarvion yhteydessä. Henkilöstösuunnitteluprosessin ohjausta tehostetaan. Tavoitteena on henkilöstömäärän väheneminen, joka toteutetaan ensisijaisesti hyödyntämällä eläkepoistumaa tai muista syistä päättyviä palvelussuhteita. Vakinaisen henkilöstön palvelusuhteen jatkuminen pyritään turvaamaan.
Tämä edellyttää, että henkilöstö on tarvittaessa valmis sisäisiin siirtoihin, osaamisen kehittämiseen ja toimintatapamuutoksiin. Työnantaja suhtautuu myönteisesti tehtäväalueiden ja toimialojen välisiin henkilöstösiirtoihin. Rekrytoinnissa painotetaan sisäistä liikkuvuutta Ennen hakumenettelyn aloittamista selvitetään, voiko avoimen tehtävän jättää täyttämättä. Avoin tehtävä täytetään ensisijaisesti organisaation sisältä. Tavoitteena on lisätä henkilöstön sisäistä liikkuvuutta, tarjota mahdollisuus urakehitykseen sekä edistää palvelurakenteiden muutosta. Tarvittaessa hankitaan osaamista organisaation ulkopuolelta. Rekrytoinnille laaditaan yhteiset toimintaohjeet. Sähköisen rekrytointiohjelman käyttöönotolla lisätään sekä sisäisen että ulkoisen rekrytoinnin sujuvuutta. Henkilöstötoimisto hoitaa käytännön toimenpiteet keskitetysti sekä seuraa ja analysoi rekrytoinnin onnistumista. Kaupungin on varauduttava kilpailuun osaavasta ja pätevästä työvoimasta sekä panostettava tietoisesti myönteiseen työnantajakuvaan. Toiminnalliset tavoitteet ovat tasapainossa resurssien kanssa Työyksiköiden toiminnalliset tavoitteet asetetaan niin, että ne voidaan toteuttaa lainsäädännön edellyttämällä ja taloudellisten resurssien mahdollistamalla henkilöstömäärällä. Vakinaisiin ja pysyväisluonteisiin tehtäviin käytetään vakinaista henkilöstöä. Tilapäisiin ja kausiluonteisiin tehtäviin palkataan määräaikaisia työntekijöitä. Määräaikaisten palvelussuhteiden käytön tulee olla harkittua
ja lain mukaista. Palvelujen järjestämiseen liittyvissä muutostilanteissa selvitetään päätösten vaikutukset henkilöstöön mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Henkilöstön osaamisen kehittämistapoja monipuolistetaan Osaavalla ja ammattitaitoisella henkilöstöllä varmistetaan kuntalaisille suunnitelmien mukaiset ja taloudellisesti tuotetut palvelut. Työnantaja tukee aktiivisesti henkilöstön mahdollisuuksia kehittyä ja kouluttautua. Osaamisen kehittämisessä käytetään monipuolisia toimenpiteitä. Perinteisen koulutuksen lisäksi käytössä ovat myös muut osaamisen kehittämisen tavat, kuten esim. tehtäväkierto, työnohjaus, perehdyttäminen ja mentorointi. Kaupunki on työnantajana selvillä siitä, mitä osaamista työpaikoilla on ja mitkä ovat tulevaisuuden osaamistarpeet. Virkojen ja toimien kelpoisuusehdot ovat ajan tasalla ja ne ovat tarkoituksenmukaiset. Osaamisen kehittäminen ja sen suunnittelu on järjestelmällistä organisaation kaikilla tasoilla. Vuosittaisissa kehityskeskusteluissa käsitellään työhön liittyviä ammatillisia kehittymistavoitteita sekä keinoja näiden saavuttamiseksi. Koko henkilöstöllä on mahdollisuus ja velvollisuus ammattitaidon kehittämiseen. Työyksiköissä on oppimismyönteinen ilmapiiri. Henkilöstötoimisto vastaa koulutussuunnitelman mukaisesta keskitetystä koulutuksesta, joka toteutetaan pääsääntöisesti Porvoossa. Toimialat vastaavat henkilöstönsä tarvitsemasta ammatillisesta erityis- ja täydennyskoulutuksesta.
4 Kaupungin hallinto on selkeä ja konserniohjaus toimii tehokkaasti. Kaupunki työnantajana vahvistaa vuorovaikutteista johtamista ja henkilöstön työhyvinvointia Johtaminen on osaavaa ja osallistavaa Johtaminen on oikeudenmukaista, tasa-arvoista ja avointa. Erityisesti muutoksissa korostuu hyvä johtaminen. Se parantaa toiminnan tuloksellisuutta sekä palvelujen laatua. Hyvä johtaminen lisää henkilöstön motivaatiota, sitoutumista ja työhyvinvointia. Esimiestaitoja kehitetään ja jaksamista tuetaan johtamisen kaikilla tasoilla lähiesimiehistä ylimpään johtoon. Henkilöstöjohtamiseen tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla ja niitä hyödynnetään. Esimies kehittää työyhteisön toimintaa ja tehtäviä yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstö osallistuu toiminnan tavoitteiden asettamiseen, työtehtävien suunnitteluun ja organisointiin sekä työtulosten arviointiin. Esimiesvalinnoissa painotetaan ammatillisen osaamisen lisäksi myös johtamistaitoja. Luottamushenkilö- ja viranhaltijajohdon roolit on määritelty selkeästi ja molemmat osapuolet ovat sitoutuneet niihin.
Työhyvinvointi on yhteinen asia Henkilöstön työhyvinvointi vaikuttaa kaupungin menestymiseen, toiminnan tuloksellisuuteen ja laatuun. Se on tärkeä tekijä kilpailussa osaavasta työvoimasta. Vastuu työhyvinvoinnin edistämisestä on yhteinen. Työhyvinvointi on huomioitu organisaation kaikilla tasoilla palvelujen ja toimintojen suunnittelussa. Jokainen työntekijä vaikuttaa toiminnallaan sekä omaan että työyhteisön hyvinvointiin. Työnantajan tehtävänä on tukea henkilöstön työkykyä, hyvää ilmapiiriä ja työyhteisön yhteistoimintaa. Esimiehillä on valmiudet henkilöstön työhyvinvoinnin ylläpitämiseen ja varhaiseen välittämiseen. Päättäjien ja henkilöstön välillä vallitsee luottamuksellinen ja arvostava ilmapiiri. Työhyvinvointia seurataan työhyvinvointiohjelmissa, henkilöstötilinpäätöksessä ja säännöllisesti tehtävillä henkilöstökyselyillä. Työsuojelun ja työterveyshuollon ennakoivilla toimenpiteillä vähennetään sairauspoissaoloja ja ehkäistään työtapaturmia. Työpaikkaselvitykset tehdään työterveyshuollon toimintasuunnitelman mukaisesti. Palkkaus ja palkitseminen on kannustavaa Kilpailukykyinen ja oikeudenmukainen palkkaus- ja palkitsemisjärjestelmä kannustaa henkilöstöä hyviin tuloksiin ja laadukkaaseen palveluun. Tehtäväkohtaiset palkat perustuvat työn vaativuuteen ja ajan tasalla oleviin tehtäväkuvauksiin sekä seudullisesti kilpailukykyiseen palkkatasoon. Tehtävien uudelleenjärjestelyjen yhteydessä tarkistetaan sen vaikutus tehtävän vaativuuteen ja palkkaukseen. Hyvällä ja kehittyvällä työsuorituksella henkilöstö voi vaikuttaa palkkaansa. Henkilökohtaisen palkitsemisen rinnalla käytetään ryhmäpalkitsemista. Tehtävän vaativuuden ja työsuorituksen arvioinneissa noudatetaan yhdenmukaista menettelytapaa.
Palkkaus on oikeudenmukaista ja motivoivaa. Naisten ja miesten palkkauksen tasa-arvoisuutta seurataan säännöllisesti tasaarvosuunnitelmassa. Kunnallisiin virka- ja työehtosopimuksiin perustuvan palkkauksen lisäksi käytössä on erilaisia palkitsemistapoja. Henkilöstön saatavuutta voidaan edistää myös palkkauksellisin keinoin. Henkilöstöetuudet ja huomionosoitukset henkilöstölle edistävät monipuolisesti hyvinvointia ja sitoutumista työhön sekä työyhteisöön. Aloitepalkkiosääntöä kehitetään siten, että myös taloudellisuutta ja tuottavuutta edistävistä aloitteista palkitaan. Esimiehet antavat palautetta hyvin tehdystä työstä ja käyttävät palkitsemismahdollisuuksia työntekijöiden kehittymistavoitteiden ohjauksessa.
5 Yhteistoiminta on aktiivista, avointa ja vuorovaikutteista Yhteistoiminta perustuu lakiin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa. Yhteistoimintamenettelyä on tarkennettu kaupungin omalla ohjeistuksella. Yhteistoiminta antaa henkilöstölle mahdollisuuden osallistua toiminnan kehittämiseen sekä vaikuttaa omaa työtään ja työyhteisöään koskevien päätösten valmisteluun. Samalla se edistää palvelutuotannon tuloksellisuutta ja työelämän laatua. Yhteistoiminta on vuoropuhelua, johon sekä työnantaja että henkilöstö osallistuvat aktiivisesti. Työhön liittyvistä asioista keskustellaan avoimesti ja luottamuksellisesti. Tämä edistää rakentavien vaihtoehtojen löytämistä toiminnan kehittämiseen sekä sitoutumista yhteisesti sovittuihin asioihin. Yhteistoimintaa toteutetaan koko kaupungin, toimialojen, työyhteisöjen sekä yksilöiden tasolla. Yhteistyötoimikunnassa käsitellään koko organisaatiota koskevia yhteistoiminta- ja työsuojeluasioita. Toimialojen yhteistyöryhmissä käsitellään toimialaa ja yleishallintoa koskevia asioita. Yhteistyötoimikunnassa ja -ryhmissä on sekä työnantajan että henkilöstön edustus. Työyksiköissä yhteistoiminta on osa jokapäiväistä toimintaa, johon kuuluvat muun muassa säännöllisesti pidettävät työpaikkakokoukset ja kehityskeskustelut. Yhteistoimintaorganisaation toimivuutta arvioidaan ja kehitetään tarvittaessa.
Toimiva viestintä on osa hyvää yhteistoimintaa Avoin ja ajantasainen henkilöstöviestintä lisää sitoutumista yhteisesti sovittuihin asioihin. Viestinnässä käytetään monipuolisia keinoja asian edellyttämällä tavalla. Viestintäyhteistyö on sujuvaa johdon, henkilöstön ja luottamushenkilöiden välillä. Viestintävastuut on sovittu selkeästi ja organisaatiossa toimitaan viestintäohjeistuksen mukaisesti. Sujuva viestintä edellyttää myös oma-aloitteellisuutta tiedon hakemisessa.