Pohjois-Espoon Ponsi Ry 1/6 Toimintasuunnitelma vuodelle 2014 1 Yleistä Pohjois-Espoon Ponsi ry (PEP) on Pohjois-Espoon alueella toimiva junioritoimintaan keskittyvä jalkapallo- ja salibandyseura. Muut urheilulajit ja toimintamuodot ovat mahdollisia, mikäli alueen asukkaiden ja seuran jäsenten keskuudessa ilmenee riittävää kiinnostusta. Pohjois-Espoon väestönkasvun ennustetaan jatkuvan voimakkaana uusien asuinalueiden ja täydennysrakentamisen johdosta. Tämän johdosta seuran jäsenmäärä ja toiminta on ollut voimakkaassa kasvussa edellisinä vuosina ja tavoitteena on kasvaa edelleen n. 10-15 %:n vuosivauhtia, kuitenkin niin että seura voi tarjota edellytykset laadukkaaseen jalkapallon ja salibandyn harrastamiseen kaikille halukkaille. Jotta seura pystyy vastaamaan kasvun haasteeseen vuonna 2014, tulemme mm. jatkamaan yhteistyötä Nurmijärven Jalkapalloseuran sekä espoolaisten seurojen kanssa, panostamaan edelleen vapaaehtoistoimijoiden koulutukseen, kehittämään seuran hallintoa, tiedotusta ja yhteistyötä Espoon kaupungin ja muiden sidosryhmien kanssa. Erityisinä tavoitteina toimintavuoden aikana tulevat olemaan: Seurakäsikirjan valmisteleminen ja julkaiseminen vapaaehtoisten työn tukemiseksi Nettisivujen ja laskutusjärjestelmän uudistus Salibandyjoukkueiden tukeminen seuran toimenpitein ja kannustamalla joukkueita seuran sisäiseen yhteistyöhön Koulu- ja päiväkotiyhteistyön laajentaminen ja vakiinnuttaminen Seuratason yritysyhteistyön ja kumppanuuksien kehittäminen Seuran kehityksessä on saavutettu vaihe, jossa laadukkaan toiminnan ylläpitäminen ei ole mahdollista pelkästään vapaaehtoisvoimin. Seurasihteeri palkattiin hallinnolliseen työhön palkkatuella helmikuun alussa 2013, ja vuokratyösuhdetta EJY ry:n kautta on tarkoitus jatkaa vuoden 2014 loppuun asti. PEP hakee Seuratuki 2014 -hankkeessa tukea uuden päätoimisen nuorisopäällikön palkkausta varten. Talousarvio tullaan kuitenkin valmistelemaan niin, että nuorisopäällikön palkkaus on mahdollista 1.1.2014 alkaen vaikka tukea ei haussa saataisikaan. Nuorisopäällikön päätehtävät tulevat olemaan: 1. Koulu- ja päiväkotiyhteistyön koordinointi 2. Seuran omien leirien, Nassikkafutiksen ja taitokoulujen suunnittelu ja ohjaus 3. Vapaaehtoisvoimin tehtävän valmennustyön tukeminen 2 Jäsenistö Vuoden 2013 lopussa seuralla oli lisenssipelaajia jalkapallossa 302 ja salibandyssa 171. Vuoden 2014 tavoitteena on pelaajamäärän maltillinen kasvu (10 %).
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 2/6 Tavoite toteutuu, kun toimintavuoden aikana saadaan perustettua uudet nuorimpien ikäkausijoukkueet jalkapalloon pojille ja tytöille, sekä salibandyyn pojille, eikä suurempia dropoutteja tapahdu. Mahdollisuuksien mukaan tytöille perustetaan myös salibandyjoukkue. Seuran toiminnassa on mukana suuri joukko pelaajien vanhempia erilaisissa vapaaehtoistoimijoiden rooleissa: valmentajina, joukkueenjohtajina, huoltajina, rahastonhoitajina, nettivastaavina. Jäsenhankintaa ja jäsenmaksujen laskutusta tullaan tehostamaan myös tässä kohderyhmässä seuratason toiminnan kehittämiseksi ja jäsenmaksutulojen lisäämiseksi. Lisäksi tavoitteena on toimintavuoden aikana merkittävästi lisätä seuran kerhotoimintaa kouluyhteistyön kautta, jolloin harrastustoiminnassa viikoittain mukana olevien lasten määrä samalla kasvaisi. 3 Hallinto Tavoitteena on vahvistaa sääntömuutos toimintavuoden aikana, niin että uudistettujen sääntöjen mukaan yhdistyksellä olisi kaksi kokousta vuosittain: kevätkokous vastuuvapauden myöntämistä varten ja syyskokous toimintasuunnitelmaa, talousarviota ja henkilövalintoja varten. Sääntömuutoksella tavoitellaan läpinäkyvämpää ja aikaisempaa suunnittelua, samoin kuin parempaa synkronointia joukkuetoimintaan. Mikäli sääntömuutos viedään suunnitellusti läpi, niin yhdistyksellä on vuoden aikana kolme kokousta: Ylimääräinen kokous sääntömuutosta varten ennen vuosikokousta helmikuussa Vuosikokous maaliskuussa Syyskokous Vuonna 2011 käynnistetty jaostoihin (jalkapallo, salibandy, maja) hajautettu käytännön asioiden hoitaminen on havaittu toimivaksi malliksi ja sitä tullaan jatkamaan. Seurasihteerin työsuhdetta jatketaan toimintavuoden aikana. Seurasihteerin tehtäviin on kuulunut mm: Yhteystietojen ylläpito ja verkkosivujen päivitys, ilmoittautumisten keruu Lisenssien hallinta Jäsentietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja seuranta Kirjanpitomateriaalien keruu, tarkastus ja verottajan ilmoitukset Ponnen majan vuokraus ulkopuolisille käyttäjille Syksyllä 2012 käyttöön otettu Google Apps palvelu sisältää mm. johtokunnan jäsenten ja työntekijöiden sähköpostit, kalenterit ja yhteisten dokumenttien arkiston. Tarvittaessa voidaan ottaa käyttöön uusia palveluita, kuten blogit. Seuran laskutuskäytännöt ovat nykyisellään vaihtelevat, seurasihteeri ja taloudenhoitaja käyttävät Verkkolaskut.fi palvelua osaan laskutusta, mutta joukkueille ei ole ollut tarjolla laskutustyökalua. Toimintavuoden aikana selvitetään mahdollisuudet yhtenäistää käytännöt ja siirtyä keskitettyyn verkkopohjaisen laskutukseen, joka kattaisi mm. jäsenmaksut, toimintamaksut ja majavuokrat.
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 3/6 Seuran vapaaehtoistoimijoiden ohjeistusta tullaan kehittämään toimintavuoden aikana niin, että tärkeimmät ikäkausijoukkueita koskevat ohjeet kootaan ja julkaistaan yhtenäisenä seurakäsikirjana. Käsikirjan pohjalta tuotetaan myös vuosikellot eri toimijoille. Mahdollisuuksien mukaan seuraan palkataan toimintavuoden aikana osa-aikainen toiminnanjohtaja, jonka työtehtäviin kuuluisivat mm. hallinnon ja ohjeistuksen kehittäminen johtokunnan linjausten mukaisesti, taloussuunnittelu- ja seuranta, IT-tuki ja järjestelmien uudistaminen, yhteistyökumppanien hankinta sekä majan markkinointi ja myynti. 4 Seurakehitys ja alueellinen yhteistyö Seuran arvot, missio ja visio on määritelty vuonna 2011. Visio vuodelle 2016 määriteltiin näin: Olemme jalkapalloon ja salibandyyn keskittynyt urheiluseura, jossa toimivat henkilöt ovat sitoutuneet PEPin arvoihin ja missioon. Tällöin: Olemme tunnettu ja vahvasti yhteisöllinen paikallinen toimija Seuraan on helppo liittyä ja meillä on kannustava ja positiivinen ilmapiiri Seuran jäsenmäärä kaksinkertaistuu vuodesta 2011 Meillä on selkeä organisaatio, ohjeistus ja osaavat seuratoimijat Meillä on selkeä valmennuskulttuuri ja osaavat valmentajat Meillä on jalkapallon juniori-ikäluokissa joukkueita sekä harrastajille että kilpailijoille Pelaajilla on mahdollisuus kehittyä omassa seurassaan Seuran joukkueet toimivat aktiivisesti yhteistyössä sovitun toimintalinjan mukaisesti Seura toimii aktiivisesti yhteistyössä sidosryhmien kanssa Meillä on toimivat harjoitus- ja peliolosuhteet sekä monikäyttöinen Ponnen maja Olemme merkittävä tapahtumajärjestäjä (turnaukset, leirit, jalkapallokoulut, salibandykerhot) Seura on auditoitu sinettiseura Monet kohdat tästä visiosta on jo saavutettu. Toimintaympäristö on kuitenkin muuttunut vuodesta 2011 (mm. seuralla on nyt työntekijöitä), joten strategian päivitys kannattaa tehdä lähiaikoina. Johtokunta seuraa edelleen visioon liittyviä tavoitteiden toteutumista ja käynnistää mahdollisuuksien mukaan strategian päivitykseen liittyvät toimenpiteet syksyllä 2014 tai keväällä 2015. Vuoden 2014 aikana seura tulee osallistumaan Osoitteena Futis -seurakehityshankkeeseen poikajalkapallossa. Yhteistyötä alueen alakoulujen kanssa jatketaan järjestämällä koulujenväliset jalkapalloturnaukset Metsämaan kentällä (keväällä tytöille ja syksyllä pojille). Eskarilaisten peliiltapäivä järjestetään toukokuussa Metsämaan kentällä. Koulujen kanssa yhteistyössä järjestetään säännöllistä kerhotoimintaa seuraavasti: Juvanpuiston koululla palloilukerho 10 13 vuotiaille, iltapäiväkerho yläkoululaisille ja välituntipelit alakoululaisille Niipperin kummikoululla Kaikki pelissä liikuntakerho 2-3 luokkalaisille sekä opettajien vetämä jalkapallon taitokerho Kalajärven koulun kanssa käynnistetään yhteistyö mahdollisuuksien mukaan
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 4/6 Nuorisopäälliköllä on keskeinen rooli koulu- ja päiväkotiyhteistyön järjestämisessä. Toimivaa yhteistyötä Espoon kaupungin liikuntapalvelujen kanssa tullaan jatkamaan, jotta kouluja päiväkotiyhteistyön edellytykset, kaupungin tarjoamat liikuntapaikka-olosuhteet ja toimintaavustukset turvataan myös jatkossa. 5 Tiedotus www.pep.fi nettisivut toimivat edelleen seuran ja joukkueiden keskeisenä tiedotuskanavana. Etusivun uutispalstalla tiedotetaan seuran yhteisistä tapahtumista ja joukkueiden saavutuksista. Vastaavasti lajikohtaisilla sivuilla tiedotetaan jalkapallon ja salibandyn uutisista. Nettisivut perustuvat Sporttisaitti.com palveluun, ja käytössä olevaan versioon ei enää voida perustaa uusia joukkuesivustoja (joilla on oma hallinta ja jäsenrekisteri). Tilanteen takia nettisivut täytyy uudistaa toimintavuoden aikana, jotta uusien joukkueiden hallinta helpottuisi. Käytännön vaihtoehtoina on joko uudempi versio Sporttisaitti palvelusta, mahdollisesti erillisen tapahtumahallinnan palvelun kanssa, tai kokonaan uusi sivusto. Johtokunta tutkii vaihtoehtoja ja tekee päätökset hankinnoista alkuvuoden aikana. Uusien/uudistettujen nettisivujen tehokkaan käytön varmistamiseksi ylläpitäjille tullaan järjestämään koulutusta. Jäsenkirjeiden toimittamisesta vastaa tiedotusvastaava, joka yhdessä johtokunnan ja/tai nuorisopäällikön kanssa toimittaa kirjeitä. Tavoitteena on julkaista kuusi jäsenkirjettä toimintavuoden aikana. Kirjeiden julkaisuun käytetään MailChimp-palvelua. Tiedotuksia julkaistaan myös seuran Facebook-sivulla, joka tarjoaa myös jäsenille mahdollisuuden helposti osallistua keskusteluihin ja jakaa kokemuksia. Google Apps palvelussa ylläpidettäviä sähköpostilistoja (mm. johtokunta, valmentajat, rahat) ja pep.fi sähköpostialiaksia tullaan edelleen käyttämään perinteisen sähköpostin tukena. 6 Kilpailutoiminta 6.1 Jalkapallo Seuran eri ikäkausien joukkueet osallistuvat toimintavuoden aikana Palloliiton Uudenmaan piirin JKKI-, M6-, Kaverimaailma- ja Leikkimaailma-sarjoihin. Nuoremmat ikäluokat osallistuvat lisäksi Karuselliturnauksiin ja Espoon Liigaan. Lisäksi tullaan osallistumaan alueellisiin, kansallisiin ja kansainvälisiin turnauksiin. Taitokoulutoimintaa jatketaan talvikaudella 2013-14 ja edelleen 2014-15 Laaksolahden hallissa. Uudet joukkueet perustetaan mahdollisuuksien mukaan P08-09 ja T07-08 ikäluokkiin. Kilpailutoiminnan tavoitteena on saada vuosittain PEP:n pelaajia Uudenmaan piirin taitokisoihin, piirikatsastuksiin ja sitä kautta sisään kilpajalkapalloon. Katsastuksiin ohjataan kiintiöiden perusteella, jotka määräytyvät ko. joukkueiden menestyksen perusteella.
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 5/6 Seurojen välisen yhteistyön avulla voidaan ylläpitää ikäluokkatoimintaa pelaajapulan uhatessa (yhteisjoukkueet) sekä järjestää toimintoja joita ei omassa seurassa ole mahdollista tai järkevää ylläpitää (esim. kykykoulu, talent-ryhmät). 6.2 Salibandy Salibandyssa tavoitteena on pelata syksyllä 2014 vähintään seitsemän joukkueen voimin salibandyliiton sarjoissa. Mahdollisuuksien mukaan perustetaan uusi, 07-ikäluokan joukkue. 7 Tapahtumat Jalkapalloleiri tullaan järjestämään koululaisten kesäloman ensimmäisellä viikolla Metsämaan kentällä. Viisipäiväisen tapahtuman kohderyhmänä ovat 2006 2009 syntyneet tytöt ja pojat, ja sen ohjaajat saadaan PEPin kasvateista. Leiri toimii merkittävänä jäsenhankinnan välineenä, eli sen kautta on tarkoitus hankkia runsaasti uusia pelaajia PEPin nuorempiin joukkueisiin. Nassikkafutistoiminta aloitetaan kesäkauden kestävänä viikoittaisena toimintona, kohderyhmänä 4-5 -vuotiaat tytöt ja pojat. Uudet tulokkaat on tarkoitus ohjata joukkueisiin nassikkafutiksen ja jalkapalloleirin kautta. Kauden päättäjäiset järjestetään erikseen salibandyssa (keväällä) ja jalkapallossa (syksyllä). Päättäjäisissä palkitaan kaudella ansioituneita pelaajia ja vapaaehtoistoimijoita. 8 Valmennus ja koulutus Seura tulee tarjoamaan joukkueille tarvittavan määrän perusvalmentajakoulutusta sekä myös erityistaitoja kehittäviä koulutustapahtumia valmennuslinjauksen mukaisesti. Jalkapallo- ja salibandyjaostoissa kartoitetaan valmentajien nykyisen koulutustason ja suunnittelevan tarpeiden pohjalta tarvittavat koulutukset. Koulutukset järjestetään joko itse tai yhdessä yhteistyöseurojen kanssa. Jalkapallo- ja salibandyvalmentajien tapaamisia (Coach club) järjestetään toimintavuoden aikana vähintään kaksi kertaa. Tarpeen mukaan myös muille seuratoimijoille (jojot, huoltajat, rahastonhoitajat, tiedottajat, pelinohjaajat) järjestetään koulutusta. Seura hakee myös vuodelle 2014 Palloliiton ja Fortumin Tutor-ohjelmaan, jonka kautta on mahdollista saada seuralle resurssiksi tutor, joka tukee ja ohjaa nuorimpien lasten joukkueiden valmentajia henkilökohtaisesti. 9 Olosuhteet Jalkapallon talviolosuhteiden osalta seurataan tilannetta ja mahdollisuuksien mukaan etsitään yhteistyökumppaneita sekä tehdään aloitteita olosuhteiden kehittämiseksi. Tämä edellyttää että kaupungin ja alueen muiden toimijoiden kesken syntyy tyydyttävä ratkaisu eri liikuntalajien olosuhteiden turvaamisesta Pohjois-Espoon alueella.
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 6/6 Salibandyn harrastajat kaipaavat myös olosuhteisiin parannusta, koska nykyiset harjoittelutilat Juvanpuiston koululla ovat ahtaat ja tilojen käytöstä kilpailevat myös muut alueen käyttäjät. Useat joukkueet joutuvat käyttämään kalliita hallitiloja muualla pääkaupunkiseudulla. Salibandyjaosto yhdessä johtokunnan kanssa selvittää ratkaisuja tilanahtauteen yhteistyössä muiden seurojen ja Espoon kaupungin kanssa. 10 Talous Toimintavuonna seuran taloustilanteeseen tulee uusia rasitteita, kun seurasihteerin ja nuorisopäällikön palkkaamisen uudet kulut on katettava. Vaikka näihin saataisiinkin merkittävästi tukea valtiolta ja kaupungilta, nostavat uudet henkilöstömenot seuran toimintakuluja vuositasolla lähes 50 % (noin 120000:sta eurosta noin 180000:aan). Johtokunta esittää jäsenmaksun korottamista 40 euroon. Myös toimintamaksuja joudutaan korottamaan merkittävästi. Korotuksista huolimatta maksujen taso PEPissä säilyy kuitenkin varsin kohtuullisena verrattaessa seudun muiden seurojen perimiin maksuihin. Tarkemmat taloudelliset raamit selviävät vuoden 2014 talousarviosta. Maksujen korotuspainetta voidaan osittain hillitä yhteistyökumppaneiden avulla. Seuralla on keskusteluja käynnissä useiden yhteistyökumppaneiden kanssa, ja tavoitteena on saada aikaan sopimukset 2-3 seurasponsorin kanssa. 11 Ponnen maja Ponnen maja on arvokas resurssi seuralle, koska se mahdollistaa omien kokousten, koulutusten ja harjoitusten järjestämisen helposti. Majaa vuokrataan myös ulkopuoliseen käyttöön yhdistyksille ja yksityishenkilöille. Majan lisääntyneen käytön johdosta siellä käynnistettiin säännöllinen siivous, jota on tarkoitus jatkaa vuonna 2014. Caverionin 100 Hyvää tekoa -kampanjan kautta vuonna 2013 tehdyn kuntokartoituksen pohjalta kunnostuksiin joudutaan budjetoimaan vuosittain noin 5000 euroa, jotta suuremmilta ongelmilta vältytään jatkossa ja maja säilyy hyvässä käyttökunnossa. Majajaosto tekee vuosittain ehdotukset tarvittavista kunnostuksista, joita toteutetaan lähtökohtaisesti talkoilla. Vuoden 2014 aikana on tarkoitus toteuttaa mm. sisämaalaus yhdessä Omnian korjausrakentamisen pienryhmän kanssa. Lisäksi Omnia rakentaa majalle uuden pihavaraston/puuvajan. Materiaaleja korjaushankkeisiin hankitaan mahdollisimman paljon yhteistyökumppaneiden lahjoitusten kautta. Metallinkeruukampanja yhteistyössä Kuusakosken kanssa toteutetaan keväällä, mahdollisuuksien mukaan yhdessä Siivouspäivä-tapahtuman yhteydessä. Vuokraushinnat ja alennuskäytännöt tullaan tarkistamaan toimintavuoden aikana.