Sähköinen työpöytä: visiot, todellisuus ja kehitys Eduskunnan STP: Areena Kehittämispäällikkö, tekn. tri Olli Mustajärvi olli.mustajarvi@eduskunta.fi Eduskunta www.eduskunta.fi
1985
MPs work? Knowledge worker (Mintzberg 1991)
however quite often
or sometimes?
Ongelma: Tietotulva 500 sivua tulee paperia päivässä ja sähköpostit päälle. Et voi lukea kaikkea!» Kansanedustaja Jyrki Kasvi (HS 18.12.2003) Mitä voi tehdä?
Tietotekniikka muutosvoimana organisaation ja prosessien muuttaminen nykyprosessien sementointi?! muutosvastarinta tietotekniikan ammattilaisten rooli
Muutoksesta muutokseen Muutosta vastustetaan, mutta Kun se on tullut ja vakiintunut, siitä ei haluta luopua jonkin uuden muutoksen vuoksi Etenemme jatkuvasti muutosten kehässä
Pienetkin muutokset voivat eduskunnassa olla vaikeita: "Yhdessä kokouksessa keskusteltiin pitkään, voivatko ulkopuoliset asiantuntijat istua pöydän ääressä, kun he ovat aina ennen istuneet sohvalla. Se oli täysin absurdia." (Kansanedustaja Pertti Salovaara HS 27.5.2003)
ITn vaikutus? Uskonasia? Tietotekniikan merkitystä eduskunnan ja kansanedustajien toiminnassa ei useinkaan nähdä. Äskettäin ilmestyneessä 12- osaisessa Suomen eduskunta 100 vuotta - teossarjassa (yhteensä noin 5000 sivua) kerrotaan enemmän eduskunnan hiihtokilpailuista kuin tietotekniikan vaikutuksista eduskuntaan tai demokratiaan. Tässä valossa tarkasteltuna tietotekniikan vaikutus on ollut todella vähäinen - kun ei niistä hiihtokilpailuistakaan kovin paljon kirjoitettu.
ICT-välineiden käyttö Apuvälineiden käyttö kansanedustajan työssä Käyttömäärä keskimäärin/minuuttia päivässä 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Sähköposti Perinteinen posti Sähköiset asiakirjat Perinteiset asiakirjat Puhelin Tekstin käsittely Internet ja Intranet Muut, mikä?
Paperi vai epaperi 40% Kumman käytön katsot mieluisemmaksi? - kansanedustajat Sähk. vp- asiakirjat Painetut vp- asiakirjat 60% Kumman käytön katsot itsellesi mieluisemmaksi? - avustajat 9% Sähk. vp- asiakirjat Painetut vp- asiakirjat 91%
Eduskunnan tietohallinto -1000 käyttäjää -kustannukset 8% eduskunnan budjetista -tietohallintotoimisto 25 henkilöä -tietojärjestelmiä: asianhallintajärjestelmiä tekstiarkistot diaarit istuntosalin järjestelmät hallinnon järjestelmät...
Päätavoite: Sähköiset viralliset asiakirjat Sähköinen käsittely Sähköinen arkisto Yhteinen järjestelmä VN:n kanssa!? (Tanskan Folketingetin esimerkki)
Asianhallinta?
Eduskunnan tietotekniikan tähtihetkiä lähihistoriasta 1987 pc-verkko 1992 salijärjestelmä 1995 web-palvelut 1998 SGML/XML 2005+ profiloidut palvelut, KM, sähköinen työpöytä
Kuvio 34. Eduskunnan ensimmäinen sähköinen työpöytä 1989
STP-konsepti 1993 Kuvio 43. Kansanedustajan tietoikkuna (Eduskunta 1993)
Kuva 8. Eduskunnan www-palvelujen kotisivu vuonna 1995 [1]
Käyttöliittymä tietoon: WWW-selain HTML-sivut Uutiset Tapahtumakalenteri STT, Reuter, ESMERK, Tilastouutiset, UM lehdistökatsaus INTRANET Äänestystulokset Jaa Ei Tyhjää Poissa 136 48 8 7 TRIP: VEPS, tekstiarkistot Heteka, pöytäkirjat... Seurantajärjestelmän tiedot
Sähköinen työpöytä - Tehokkaampaa työskentelyä Sähköinen työpöytä - yhteinen tapa toimia Palvelulähtöinen sähköinen työpöytä yhdistää toisiaan täydentäviä palveluita toimiviksi kokonaisuuksiksi ja palveluketjuiksi Sähköinen työpöytä = verkkopalvelu, joka kokoaa käyttäjän tarvitsemat tiedot ja työkalut hänen omaksi näkymäkseen. Sähköisen työpöydän tukee käyttäjän työn tekoa ja edistää yhteistyötä muiden kanssa. Sähköinen työpöytä = digitaalinen palvelu, joka mahdollistaa yrityksen henkilöstölle roolin mukaisen pääsyn yrityksen tietoihin, sovelluksiin ja työkaluihin yhdestä käyttöliittymästä. Sähköinen työpöytä = seuraavan sukupolven intranet. Prosessilähtöinen sähköinen työpöytä tietotekniset toiminnot, välineet ja ohjelmistot yhdistetään toimintaa tukeviksi palveluiksi ja prosesseiksi Sähköinen työpöytä tiedon koostajana - sekä käyttäjän itselleen valitsemat että organisaation hänelle valitsemat palvelut. Jos käyttäjä on kiinnostunut jostakin tietystä aiheesta, hänelle tarjotaan kaikki tieto yhdellä ja samalla näkymällä - samaan kokonaisuuteen liittyvät asiat luokitellaan automaattisesti yhteen Sähköinen työpöytä = webtop, workplace, workspace, integrated work environment, activity based computing desktop
Sähköinen työpöytä Integroidaan prosessit ja tiedot samaan käyttöliittymään Profilointi tehtävien mukaan Yhteistyön alusta
Erään määritelmän mukaan sähköinen työpöytä on Yhteistyön ja tiedonhallinnan alusta
Vanhasta uuteen Fakta-järjestelmä eduskunnan intranet On ollut käytössä helmikuusta 1996. Sähköinen työpöytä eduskunnan uusi intranet + paljon muuta On enemmän kuin intranetin tietovarasto - yhdistää tietovarastot ja järjestelmät, työvälineet, dokumentit, toimintaprosessit sekä tehtävät toiminnalliseksi kokonaisuudeksi. Profilointi. Työtilat. Viestintä.
Mitä sähköinen työpöytä (STP) on ja mitä se ei ole STP on käyttöliittymä (esimerkiksi työasemassa tai mobiililaitteessa) olemassa oleviin tietojärjestelmiin ja niiden palveluihin. STP ei ole yksi yhtenäinen järjestelmä, joka korvaa kaikki aikaisemmat tietojärjestelmät ja palvelut. STP sisältää yleensä peruspalveluja tiedon ja viestinnän hallintaan (esimerkiksi sähköiset työtilat ja pikaviestintä). Ne voidaan ottaa käyttöön kaikille käyttäjille yhdellä kertaa. Sen sijaan tietojärjestelmien kehitys etenee oman aikataulunsa mukaisesti.
Visio - Uusi sähköinen työpöytä Nyt Työasema Yleinen Windows-työpöytä kaikille Sähköposti ja kalenteri Selain Yleiset kansiot, levyn kulmat Toimisto-ohjelmistot Sovellusten käynnistys Sähköposti ja kalenteri kommunikaattorissa Selain kommunikaattorissa Pikaviestit (SMS) puhelimiin Intranetit Ulkopuoliset sovellukset Tulevaisuuden palvelut, vaiheittain edeten Eduskunnan sähköinen työpöytä Nykyinen toiminnallisuus Lisäksi mm. Profilointi Itselle tärkeät tiedot ja sovellukset esille tuotuna Työryhmätilat Prosessityöskentelyn tuki Dokumenttien hallinta ja hakupalvelut Hakemistot Tiedon ja tietämyksen hallinta Päätöksenteon tuki Sovellusten käyttö Intranet-palvelut sulautuvat sähköiseen työpöytään Mobiilikäyttö Käyttö puhelimista ja kommunikaattorista Suppea/sovitettu sähköinen työpöytä Käyttö selaimella miltä tahansa työasemalta Suppea/sovitettu sähköinen työpöytä
Toimintatapojen uudistaminen Miten? Millä välineillä? Työtilat? Viestinnän paraneminen? Johtamisen väline? Päätöksenteon tuki? Tiedonhallinnan väline? STP on väline, joka voi auttaa toimintatapojen uudistamisessa. Automaattisesti se ei sitä tee.
Toimintatapojen uudistaminen Miten? Millä välineillä? Työtilat? Viestinnän paraneminen? Johtamisen väline? Päätöksenteon tuki? Tiedonhallinnan väline? STP on väline, joka voi auttaa toimintatapojen uudistamisessa. Automaattisesti se ei sitä tee.
Opittua ja kokemuksia AREENA2 IT substanssitoiminta IT-ammattilaiset muutosagentteja? IT-muutosvoimana Kevyet menetelmät Ei räätälöintiä Älä rakastu asiakkaaseen! Asiakas ei ole aina oikeassa! Muutosvastarinta ja sen voittaminen
AREENA2 Uudet hakupalvelut (FAST) Eduskunnan aineistot, ulkopuolinen aineisto Profilointi, personointi Aineistot, palvelut My Site, Oma sivu Viestinnän ratkaisut Sosiaalisen median hyödyntäminen
IT - substanssitoiminta IT-ammattilaiset: muutosagentteja? Tekniikan imperatiivi: Tekniikka aikaansaa muutoksen IT-ammattilaisten edellytykset toimia rajapinnassa substanssitoiminnan kanssa? IT-toiminnan arvostus organisaatiossa Miten saavutetaan? Eduskunnassa? Ketteryys vs vesiputousmalli
Ilman linjajohdon tukea parhaatkin ITorganisaatiot ovat lähes voimattomia. IT-johtaja/IT-ammattilainen vastaan muu maailma?!
Raportteja verkossa Avauksia tietämyksen hallintaan loppuraportti (EKJ 1/2001) Developing and implementing Knowledge Management in the Parliament of Finland Eduskunnan tiedon ja tietämyksen hallinta (EKJ 6/2001) Tiedonhallinta suomalaisessa lainsäädäntöprosessissa (EKJ 2/2006) Kansanedustajien tietotekniikan käyttö kirjoituskoneesta Internetaikaan (Mustajärven väitöskirja, TKK, EKJ 1/2009) The ICT use of Finnish MPs (Mustajärven väitöskirjan tiivistelmä, EKJ 1/2011)