Postitussuunnitelman hyväksyminen Postittamisen työpöytä, käyttäjäohje 1
Sisältö Kirjautuminen Extranetiin Yrityksen yhteystietojen tarkistaminen Ilmoitus uudesta postitussuunnitelmasta Aloita postitussuunnitelman hyväksyminen Postittajan valtuutus Postinumerojakauma Mitat Postituksen esityötä koskevat asiat Postiinjättöaika ja -paikka Ehdotuksen tekeminen tuotannolle 2
Kirjaudu Extranet-palveluun Käyttäjätunnus on yleensä oma sähköpostiosoitteesi. Salasanan olet saanut aiemmin erillisellä sähköpostiviestillä. Jos olet sen unohtanut, niin Unohtuiko salasana? toiminnolla voit luoda itsellesi uuden salasanan. Jos kirjautumisessa on ongelmia, ole yhteydessä oman yrityksesi Postin extranet -pääkäyttäjään tai yritysasiakaspalveluumme +358 200 77000. 3
Ovathan yrityksesi yhteystiedot ajan tasalla? Postittamisen työpöytä lähettää yrityksellesi viestejä liittyen postitussuunnitelmien tekemiseen. Jokaisella jakelulla on hyvä olla merkittynä yrityksesi yhdyshenkilö yhteydenottoja varten. Perustiedot -sivulla Asiakkaan yhteystiedot -kohdassa saat laitettua mainosjakelulle yrityksesi yhteyshenkilön tiedot valitsemalla henkilö valintalistalta ja paina Tallenna. JOS listalla ei ole henkilön nimeä, käy lisäämässä se klikkaamalla Muokkaa yhteystietoja asiakkaan perustietosivulla. 4
Ilmoitus uudesta postitussuunnitelmasta Postittamisen työpöytä lähettää yrityksesi yhteyshenkilöille/-henkilöille sähköpostiviestin, kun julkaisija/mainosasiakas on täyttänyt uudet ennakkotiedot tai tehnyt jakelun tilauksen. Viesti tulee kaikille yhteyshenkilöille, jos et ole ketään erikseen nimennyt ao. asiakkaan yhteyshenkilöksi. Viestissä on maininta, mistä lehdestä/asiakkaasta on kysymys sekä linkki, jota klikkaamalla pääset suoraan Postitussuunnitelman teko -sivulle (jos PTP on koneellasi auki). Myös yrityksesi etusivulle Avoimet postitussuunnitelmat -kohtaan ilmestyy uusi rivi, kun asiakas on valtuuttanut yrityksesi tekemään postitussuunnitelman. Rivillä olevaa linkkiä klikkaamalla pääset aloittamaan postitussuunnitelman tekemisen. 5
Aloita postitussuunnitelman hyväksyminen Postitussuunnitelma -sivun yläreunassa näet perustiedot suunniteltavalle jakelulle: ajanjakson, jaettavan tuotteen, sekä linkkejä erilaisiin postituksessa tarvittaviin ohjeisiin Kun käytät tämän postitussuunnitelman lähetysten postittamiseen Lajittelupalvelua, niin klikkaa Muokkaa -linkkiä ja valitse seuraavaksi Lajittelupalvelu käytössä Kyllä Näin sinulta ei jatkossa kysytä lehden mittoja, kimputustietoja, eikä postinumerojakaumaa. Joten näissä ohjeissa voit ohittaa diat 7, 8 ja 9. Ne eivät koske Lajittelupalvelua käyttäviä postittajia 6
Postitussuunnitelman hyväksyminen Postittajan valtuutus Tässä kohdassa sinulle näytetään, mitkä asiakkaan postituserät on annettu sinulle postitettavaksi. Klikkaamalla Näytä numerot kalenterissa, saat valitut päivät näkyviin. 7
Postitussuunnitelman hyväksyminen Postinumerojakauma Tässä kohdassa näkyy postitettavaan lähetyserään liittyvä ponojakauma eli mille postinumeroille jakelu kohdistuu ja paljonko jaettavia lähetyksiä on. Muokkaa -linkin takaa pääset muuttamaan alueita ja kappalemääriä poista nykyinen / lisää uusi jakauma -toimintoja käyttäen. (Huom, kun koko suunnitelma on hyväksytty, muutokset tehdään lähetyserä -näkymässä). Avaa tiedostona -linkistä aukeaa taulukko, joka järjestelmään on tallennettu. Lehden julkaisija on saattanut siirtää postinumerojakauman / tilaajarekisterin tietojen antamisen postittajan tehtäväksi. Klikkaamalla Muokkaa -linkkiä pääset antamaan julkaisijan puolesta ponojakauman tai tilaajarekisteristä poimittavat tiedot. (Tarvittaessa katso erilliset ohjeet à jakelun tilaaminen) HUOM! Kun käytät lähetyserän postittamiseen Lajittelupalvelua, muista laittaa sivun yläosassa Lajittelupalvelu käytössä kohtaan Kyllä -täppä päälle. Silloin sinulta poistuu näkymästä tämän osien täyttäminen. 8
Postitussuunnitelman hyväksyminen Mitat Tässä kohdassa kysytään jaettavaksi tulevan lähetyksen mittoja ja painoa. Klikkaamalla Muokkaa -linkkiä pääset ilmoittamaan tiedot. Jokaiselle lähetyserälle on ilmoitettava mitat - jos ei vielä tiedossa tarkkoja, niin paras mahdollinen arvaus. (Huom, eri tuotteilla on erilaisia vähimmäis- ja enimmäismittoja). Järjestelmä ilmoittaa mittarajojen ylitys- tai alitusarvoista. Osalle tuotteista tähän tallentuu oletusarvoina jo ennakkotiedoissa ilmoitetut tiedot, jotka on hyvä tarkistaa ennen lopullisen postitussuunnitelman hyväksymistä. HUOM! Kun käytät lähetyserän postittamiseen Lajittelupalvelua, muista laittaa sivun yläosassa Lajittelupalvelu käytössä -kohtaan Kyllä -täppä päälle. Silloin sinulta poistuu näkymästä tämän osien täyttäminen. 9
Postitussuunnitelman hyväksyminen Postituksen esitöitä koskevat tiedot Tässä kohdassa kysytään postittamiseen liittyviä parametreja. Klikkaamalla Muokkaa -linkkiä pääset ilmoittamaan tiedot. Yksiköintiehdotuksen tekemistä varten tarvitsemme sinulta tiedot,mitä kuljetusyksiköitä tulet käyttämään ja minkä kokoisiin kimppuihin jaettavat lähetykset pystyt laittamaan. Käytettävät kuljetusyksiköt ovat pakollisia tietoja. Jos jätät merkitsemättä kimppujen kokotiedot, järjestelmä laskee yksiköintitiedot tuotekohtaisen oletusarvon mukaisesti, huomioiden itse lähetyksen koko tiedot. Antamiesi tietojen perusteella järjestelmä laskee sinulle tähän erään liittyvän yksiköintiehdotuksen. HUOM! Kun käytät lähetyserän postittamiseen Lajittelupalvelua, muista laittaa sivun yläosassa Lajittelupalvelu käytössä -kohtaan Kyllä -täppä päälle. Silloin sinulta poistuu näkymästä tämän osien täyttäminen. 10
Postitussuunnitelman hyväksyminen Postiin jättöpaikka ja -aika Tässä kohdassa määritellään postitettavalle lähetyserälle postiinjättöpaikka ja kellonaika. Klikkaamalla Muokkaa tietoja -linkkiä pääset valitsemaan postiinjättöpaikan ja kertomaan postiinjätön kellonajan (jakelutuotekohtainen toiminnallisuus). Postiinjättöpaikat ja ajat kohdassa voidaan jakelutuotteelle valita jättöpaikkakunta. Klikkaa nokkaa ja valitse avautuvasta paikkakuntaluettelosta se, mihin lähetykset tuodaan. Listassa voi myös näkyä useampia rivejä, joilla näkyy valmiina paikkoja ja kellonaikoja. Nämä ovat oletusarvoja eli nykyisin käytössä olevia paikkoja ja aikoja. Kun olet valinnut paikan, tarkistanut nykyisen näkymän, niin hyväksy ehdotus laittamalla täppä kohtaan hyväksyn ehdotuksen ja paina Tallenna -painiketta Lopuksi paina Lähetä suunnitelma nappia. 11
Postitussuunnitelman hyväksyminen Postiinjättöpaikka ja aikaehdotus tuotannolle Voit myös joidenkin jakelutuotteiden kohdalla ehdottaa jotakin muutosta ruudulla näkemääsi postiinjättöpaikka ja/tai kellonaikaan. Laita täppä -kohtaan Haluan neuvotella alla kirjoittamani toiveen mukaisesti ja kirjoita tekstilaatikkoon oma ehdotuksesi postiinjättöpaikaksi ja kellonajaksi. Lopuksi paina Tallenna -painiketta Lopuksi paina Lähetä suunnitelma -nappia Ehdotuksesi menee Palvelutuotannon käsiteltäväksi. Sinun etusivullasi suunnitelman tila näkyy Tarkastettavana Itellalla. 12