Postittamisen työpöydän käyttöohje

Transkriptio

1 Käyttöohje Versio (94) Postittamisen työpöydän käyttöohje Tämä käyttöohje esittelee postittamisen työpöydän käyttöliittymää esimerkkikuvin. Näissä esimerkeissä näkyvät julkaisijoiden nimet, postittajien nimet, lehtien nimet ja yleisesti ottaen kaikki asiakkaisiin liittyvä sisältö on täysin keksittyä. Esimerkkisisältö on pyritty tuottamaan niin, ettei sillä olisi mitään yhtymäkohtia todellisten rekisteröityjen yritysten, yhteisöjen ja lehtien kanssa sisällön tuottamisen ajanhetkellä syyskuussa Käyttöohjeen sisältämää informaatiota ei tule käyttää muihin tarkoituksiin, kuin postittamisen työpöydän käyttämisen opettelemiseen ja käytön tukemiseen. Käyttöohjetta ei tule käyttää esimerkiksi yritystietojen tai tuotetiedon lähteenä.

2 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Sisällysluettelo 1. POSTITTAMISEN TYÖPÖYDÄN ESITTELY Uudet toiminnot Yleistä Postittamisen työpöydästä YLEISET OHJEET Kirjautuminen työpöydälle Käyttöoikeudet ja pääsynhallinta Kielivalinnat Työpöydän navigointi ja sivuhierarkia Selainvaatimukset Työpöydän saatavuus ja palvelutaso LEHDEN JULKAISIJAN OHJEET Työpöydän käyttäjän etusivu Lehden julkaisijan perustiedot Lehden perustiedot Lehden ennakkotiedot Lehden ilmestymispäivät osana ennakkotietoa Postinumerojakauma osana ennakkotietoa Postiinjättöpaikat osana ennakkotietoa Hintalaskuri Postittajan postitussuunnitelma Postittajan lisääminen ja vaihtaminen Lehden numerot Lehden numeron tiedot Numeron yleisten tietojen muokkaaminen Numeron poistaminen ja lisääminen Lähetyserän tietojen muokkaaminen Lisäpalvelujen tilaaminen Sähköinen lähetyslista Yksiköintiohjeet Lehden kalenterinäkymä POSTITTAJAN OHJEET... 48

3 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 4.1 Työpöydän käyttäjän etusivu Lehden postittajan perustiedot Lehden perustiedot Julkaisijan ilmoittamat lehden ennakkotiedot Postittajan postitussuunnitelma Lehden numerot Lehden numeron tiedot Numeron yleisten tietojen muokkaaminen Lähetyserän tietojen muokkaaminen Lisäpalvelujen tilaaminen Sähköinen lähetyslista Yksiköintiohjeet Lehden kalenterinäkymä MAINOSTAJA-ASIAKKAAN OHJEET Yleistä Pikaopas tilaamiseen Työpöydän käyttäjän etusivu Asiakkaan perustiedot Markkinointijakelun perustiedot Uuden jakelun ennakkotiedot Ennakkotiedot: Mitat Ennakkotiedot: Jakelukertojen (päivien) ilmoittaminen Ennakkotiedot: Postinumerojakauman ilmoittaminen Ennakkotiedot: Postittajan ilmoittaminen Ennakkotiedot: Laskutustiedot Ennakkotiedot: Mitä tehdä jos kapasiteettia ei ole vapaana? Ennakkotiedot: Peruminen Uusi postitussuunnitelma Postitussuunitelma: Postinumerojakauma Postitussuunitelma: Jaettavan kappaleen mitat Postitussuunitelma: Postituksen esitöitä koskevat tiedot Postitussuunitelma: Postiinjättöpaikka ja -aika... 83

4 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 5.19 Postitussuunnitelma: Postittajan vaihtaminen Jakelukertojen kalenteri Jakelukertojen luettelo Jakelukerran ja lähetyserien tiedot Jakelukerran ja lähetyserien tiedot: Sähköinen lähetetyslista Jakelukerran ja lähetyserien tiedot: Yksiköintiohjeet KESKEISTEN KÄSITTEIDEN LUETTELO ASIAKASPALVELU JA MUUT YHTEYSTIEDOT... 94

5 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 1. POSTITTAMISEN TYÖPÖYDÄN ESITTELY 1.1 Uudet toiminnot 1.2 Yleistä Postittamisen työpöydästä Joulukuussa 2014 käyttöön otettu versio tarjoaa mahdollisuuden tilata uudenlaisia osoitteettomia markkinointijakeluita vuodelle Koska näitä uusia jakelupalveluja on saatavilla rajoitettu määrä kutakin postinumeroaluetta kohden, työpöytä kysyy sinulta riittävät tiedot jakelukapasiteetin varaamista ja varauksen vahvistamista varten. on helppokäyttöinen väline isojen postituserien ennakkotietojen ilmoittamiseen, jakeluiden tilaamiseen ja tietojen pitämiseen ajan tasalla. Postituserät voivat kertaluonteisia tai toistuvia. Voit halutessasi yhdistää osoitteellisen ja osoitteettoman jakelun. Ilmoittamisen prosessi sisältää tyypillisesti neljä vaihetta: Rekisteröidy käyttäjäksi ja kirjaudu sisään Ilmoita ennakkotiedot Hyväksy postitussuunnitelma Päivitä tietoja tarvittaessa Asiakas ilmoittaa jakelun ennakkotiedot Milloin jaetaan Minne jaetaan Mitä jaetaan (ei koske kaikkia jakelupalveluja) Missä postitetaan (ei koske kaikkia jakelupalveluja) Kuka postittaa (jos asiakkaan tiedossa) Laskutusosoite (valitaan listalta) Työpöytä opastaa sinua ilmoittamisessa. Lajittelupalvelun käyttäjille ennakkotietojen ilmoittaminen on vieläkin helpompaa Itella Lajittelupalvelun käyttäjän ei tarvitse syöttää kaikkia tietoja työpöydälle. Kun postittaja käyttää Lajittelupalvelua, tiedot postinumerojakaumasta, kappalemääristä ja postituksen esitöistä (kimputus ja kuljetusyksiköt) välittyvät automaattisesti eteenpäin.

6 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Postittaja hyväksyy postitussuunnitelman Kun asiakas on antanut ennakkotiedot, työpöytä lähettää sähköpostia postittajalle, pyytäen ilmoittamaan ja hyväksymään: Lähetyksen mitat ja kappalepaino Lajittelua ja postituksen esitöitä ohjaavat tiedot, kuten sen käyttääkö postittaja Lajittelupalvelua ja millaisia rajoituksia postittaja on mahdollisesti asettanut kimpun koolle Postiinjättöajan ja -paikan Yhteystiedot yhdessä paikassa Työpöydältä löydät helposti kaikkien postittamiseen liittyvien osapuolten ajantasaiset yhteystiedot. Työpöytä käyttää asiakkaan ja postittajan sähköpostiosoitteita myös vahvistusviestien ja muistutusten lähettämiseen. Työpöytä käsittelee tietoja turvallisesti Postittamisen työpöydällä ilmoitetut asiakas- ja kappalemäärätiedot ovat julkaisijan liiketoimintasalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa. Työpöytä huolehtii, että tieto ei pääse missään olosuhteissa ulkopuolisten tietoon. Tämä velvoite koskee myös kaikkia työpöydän käyttäjiä. Työpöytä tallentaa lokiinsa tiedon siitä, kuka on milloinkin kirjautunut sisään tai muokannut lehden tietoja ja millä tavalla. Parempi kokonaiskuva ja työkalut muutosten ilmoittamiseen Vaihtoehtoisten näkymien avulla saat sekä laajemman että yksityiskohtaisemman kokonaiskuvan seuraavaksi postitettavien lähetysten tilanteesta. Postittamiseen liittyvät tiedot voivat muuttua sen jälkeen, kun tiedot on ennakkoon ilmoitettu työpöydällä. Työpöytä antaa asiakkaan ja postittajan käyttöön helppokäyttöiset työkalut muutosten ilmoittamiseen. Voit ilmoittaa muuttuneen tiedon yksittäiselle erälle tai kerralla useampaan erään, esimerkiksi kaikkiin loppuvuoden postituksiin. Työkaluja kehitetään jatkuvasti monipuolisemmiksi. Työpöytä luo sähköiset lähetyslistat automaattisesti Työpöytä luo sähköiset lähetyslistat käyttäen hyväkseen ennakkotietoja ja postitussuunnitelmaa, sekä näihin tietoihin mahdollisesti myöhemmin

7 Käyttöohje Versio (94) (PTP) ilmoittamiasi muutoksia ja lisäyksiä. Halutessasi voit valita milloin listat luodaan tai estää listojen luomisen automaattisesti. Kun listat on luotu, voit tehdä muutoksia ja tarkennuksia suoraan listalle, jonka numeron näet työpöydällä lähetyserän tietojen yhteydessä.

8 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 2. YLEISET OHJEET 2.1 Kirjautuminen työpöydälle 2.2 Käyttöoikeudet ja pääsynhallinta Kirjaudu sisään henkilökohtaisilla Extranet -tunnuksillasi osoitteessa Jos haluat avata työpöydän taulutietokoneella tai matkapuhelimellasi, voit lukea verkko-osoitteen kameralla oheisesta kuvasta. Päästyäsi sisälle Extranetiin klikkaa postittamisen työpöydän linkkiä. Voit halutessasi lisätä selaimeesi kirjanmerkin painamalla näppäimistöllä yhdistelmää Ctrl + d. Tallenna kirjanmerkki vasta kirjauduttuasi, jotta kirjanmerkki ei osoita sisäänkirjautumissivulle vaan omalle sivullesi Extranetissä. Kun haluat kirjautua ulos työpöydältä, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa linkkiä. Jos et tee mitään työpöydällä puoleen tuntiin, työpöytä kirjaa sinut automaattisesti ulos. Työpöytä on alusta alkaen suunniteltu palvelemaan myös asiakkaiden välistä tiedonkulkua. Julkaisijan ilmoittamat lehden ennakkotiedot näkyvät lehden postittajalle tuoreeltaan. Postittajan laatima postitussuunnitelma on milloin tahansa julkaisijan tarkasteltavissa. Palvelu jakaa yhteystiedot eri osapuolten kesken. Näin sinulla työpöydän käyttäjänä on pääsy kattavasti lehden postitusta koskeviin tietoihin yhdessä paikassa. Tietoturvan vuoksi on tärkeää, että jokaisella organisaatiolla ja jokaisella työpöydän käyttäjällä on omat käyttäjätunnukset ja sen myötä oikeat käyttöoikeudet. Käyttämälläsi Extranet-tunnuksella tulee olla käyttöoikeus postittajan työpöytä palveluun sekä yhden tai useamman julkaisijan tietoihin. Kullakin organisaatiolla on yksi PTP-pääkäyttäjä, jonka vastuulla on luoda tunnukset muille käyttäjille ja huolehtia, että henkilöstön vaihtuessa tunnukset ja käyttöoikeudet päivitetään asianmukaisesti. Jos et pääse katsomaan omien lehtiesi tietoja, ota yhteyttä oman organisaatiosi pääkäyttäjään. Sinun organisaatiosi lisäksi Itellan myyjällä on käyttöoikeus työpöydälle, joten myös myyjä voi tarkastella ja tarvittaessa täydentää tietoja.

9 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 2.3 Kielivalinnat on saatavissa suomenkielen lisäksi ruotsinkielisenä ja englanninkielisenä versiona. Voit vaihtaa käyttöliittymän kieltä klikkaamalla sivun oikeassa alareunassa olevia linkkejä: 2.4 Työpöydän navigointi ja sivuhierarkia 2.5 Selainvaatimukset Vasemman yläkulman Etusivu-linkki palauttaa sinut käyttäjätietojen sivulle. Valitse lehti vasemman reunan luettelosta julkaisijan nimen alta. Avaa tarvittaessa tämä käyttöohje vasemmalla ylhäällä sinisessä palkissa sijaitsevasta linkistä. Kun lopetat työpöydän käyttämisen, kirjaudu ulos oikean yläkulman linkistä. on suunniteltu käytettäväksi kaikilla selaimilla, halutessasi myös älypuhelimella tai taulutietokoneella merkistä riippumatta. Voit käyttää hiirtä tai kosketusnäyttöä. Työpöytä toimii hyvin sekä kiinteällä että matkapuhelinverkon kautta muodostettavalla Internet-yhteydellä. ei edellytä, että tietokoneesi ja selaimesi tukee Flash- ja Java-laajennuksia. JavaScript on hyvin yleisesti www-sivustoilla käytetty tekniikka, jota myös mobiililaitteiden selaimet tukevat. Itellan Extranet-kirjautumissivu edellyttää, että selaimen JavaScript-tukea ei ole kytketty pois päältä. Työpöytä voi toimia hitaasti ja osa työpöydän toiminnoista ei ole käytettävissä ilman JavaScriptia. Jos huomaat, että työpöytä ei toimi normaalisti, tarkista ja kytke JavaScript tarvittaessa takaisin päälle seuraavien ohjeiden mukaisesti tai ota yhteys organisaatiosi tietotekniikan tukipalveluun. Internet Explorer (9.0) 1. Valitse työkaluriviltä Työkalut 2. Valitse Internet-asetukset

10 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3. Valitse Suojaus-välilehti 4. Valitse Mukautettu taso 5. Vieritä näkymää alaspäin kohtaan Komentosarjat 6. Valitse Salli aktiiviset komentosarjat -kohdassa Ota käyttöön ja klikkaa OK Mozilla Firefox (8.0) 1. Valitse työkaluriviltä Työkalut 2. Valitse Asetukset 3. Valitse valikkoriviltä Sisältö 4. Valitse Salli JavaScript-komentosarjat -valintaruutu ja valitse OK Apple Safari (5.0) 1. Avaa Safari-valikko selaimen työkaluriviltä 2. Valitse Asetukset 3. Valitse Suojaus 4. Valitse Salli JavaScript -valintaruutu Google Chrome (15.0) 1. Klikkaa selaimen työkalurivin jakoavainkuvaketta 2. Valitse Asetukset 2.6 Työpöydän saatavuus ja palvelutaso 3. Klikkaa Tarkat säädöt -välilehteä 4. Klikkaa Tietosuoja-osion Sisältöasetukset-painiketta 5. Valitse JavaScript-kohdassa Salli kaikkien sivujen käyttää JavaScriptiä Selaimen päivittäminen ja suojauspäivitysten asentaminen saattaa vaikuttaa JavaScript-asetuksiin. Jos kirjautumisessa tai työpöydän käytössä on myöhemmin ongelmia, tarkista JavaScript-asetukset uudelleen. palvelee sinua kellon ympäri vuoden jokaisena päivänä.

11 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3. LEHDEN JULKAISIJAN OHJEET 3.1 Työpöydän käyttäjän etusivu Kun olet kirjautunut työpöydälle, ensimmäinen sivu esittää luettelon niistä julkaisijoista, joiden puolesta voit ilmoittaa tietoja työpöydällä. Jos huomaat että tiedoissa on puutteita, ota yhteys oman organisaatiosi pääkäyttäjään tai yritysasiakaspalveluun.

12 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.2 Lehden julkaisijan perustiedot Klikkaa etusivun luettelossa tai sivun vasemmassa reunassa sen julkaisijan nimeä, jonka tietoja haluat tarkastella. Sivun nimi on sama kuin julkaisijan nimi Itellan järjestelmässä. Nimen yhteydessä näkyy julkaisijan asiakasnumero. Julkaisija-organisaation nimeä, asiakasnumeroa ja osoitetta ei voi muokata. Jos näissä tiedoissa on puutteita, ota ystävällisesti yhteyttä Itellan Yritysasiakaspalveluun. Julkaisija voi lisätä yhden tai useamman yhteyshenkilön tiedot työpöydälle. Työpöytä on suunniteltu siten, että voit päivittää kaikkien yhteyshenkilöiden tiedot keskitetysti tällä yhdellä sivulla. Lisätäksesi uuden henkilön, klikkaa linkkiä Lisää uusi yhteystieto. Jos haluat poistaa yhteyshenkilön tiedot työpöydältä, klikkaa Poista-linkkiä. Lehden yhteyshenkilön ei välttämättä tarvitse olla sama henkilö, joka käyttää Postittajan työpöytää.

13 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Halutessasi muuttaa yhteystietoja, klikkaa linkkejä sivun oikeassa reunassa, jolloin pääset muokkaustilaan: Muokkaustilassa voit joko tallentaa tekemäsi muutokset tai perua tallentamatta. Työpöytä näyttää yhteyshenkilön tiedot kaikille lehden asioita hoitaville tahoille, kuten postittajalle. Sen vuoksi voi olla hyvä idea merkitä lisätieto-kenttään tietoa esimerkiksi pitkistä vuosilomista ja sijaisesta. Vasemman reunan luettelosta voit valita lehden, jonka tietoja haluat tarkastella tai ilmoittaa. Työpöytä näyttää sinulle kaikki ne lehdet, jotka Itellan myyjä on liittänyt julkaisijaan. Kun olet kirjautuneena työpöydälle julkaisijana, pääset takaisin julkaisijan perustietoihin klikkaamalla sivun vasemmassa yläreunassa linkkiä etusivulle. 3.3 Lehden perustiedot Kun klikkaat lehden nimeä julkaisijan alla vasemman reunan luettelossa, pääset lehden perustietojen sivulle:

14 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Kohdassa Lehden ennakkotiedot työpöytä näyttää tilatietoa julkaisijan vastuulla olevista ennakkotiedoista ja postittajan postitussuunnitelmista. Jakso tarkoittaa suunnittelun kohteena olevaa aikaväliä, joka tyypillisesti on seuraava kalenterivuosi. Mikäli julkaisija on antanut ennakkotietoja samalle kalenterivuodelle useampaan eri otteeseen, ennakkotiedot-rivillä olevat päivämäärät kertovat tarkemmin, mitä ajanjaksoa tiedot koskevat. Huomaa, että työpöytä esittää suunnitelmat sellaisina kuin ne on aikanaan kirjoitettu ja hyväksytty, vaikka postittaja tai julkaisija olisi myöhemmin tehnyt muutoksia numerokohtaisiin tietoihin. Viimeisimmät tiedot näet aina lehden luettelonäkymän tai kalenterinäkymän kautta. Jos ennakkotietojen luettelossa on keltaisella (eräpäivä lähestymässä) tai punaisella (eräpäivä mennyt jo) merkittyjä keskeneräisiä suunnitelmia, ne tulisi pikaisesti täydentää ja merkitä valmiiksi. Avaa suunnitelma klikkaamalla sen nimeä. Jos haluat lisätä lehdelle uuden postittajan, klikkaa linkkiä Luo uusi postitussuunnitelma. Työpöytä luo kullekin numerolle aina yhtä monta

15 Käyttöohje Versio (94) (PTP) lähetyslistaa, kuin lehdellä on sinä aikana voimassa olevia postitussuunnitelmia. Työpöytä ei rajoita postittajien ja näiden vastuulla olevien postitussuunnitelmien määrää. Sen sijaan julkaisijoita ja julkaisijan ennakkotietoja lehdellä voi olla yhtä aikaa voimassa vain yksi. Lehden ennakkotietojen jaksot eivät voi mennä ajallisesti päällekkäin. Jos lehden ennakkotiedot muuttuvat kesken vuoden, ota yhteyttä myyjääsi Itellassa, joka päättää jakson ja avaa lehdelle uuden pohjan ennakkotietoja varten. Kohdassa Asiakastiedot voit valita lehdelle yhteyshenkilön. Lehden yhteyshenkilö voi olla mikä vain julkaisijan perustietosivulla ilmoittamistasi henkilöistä. Usealla lehdellä voi olla sama yhteyshenkilö. Jos haluat muokata henkilön yhteystietoja tai lisätä uuden henkilön, voit tehdä sen keskitetysti julkaisijan perustietosivulla. Kohdassa Postittajan yhteystiedot näet luettelon niistä postittajista, jotka julkaisija on ilmoittanut ennakkotiedoissa. Jos lehdelle ei ole tehty ja hyväksytty vielä yhtään ennakkosuunnitelmaa, postittajien luettelo on tyhjä. Postittajat vastaavat omien yhteystietojensa ilmoittamisesta ja päivittämisestä. Jos yhteystiedot puuttuvat tai niissä on virheitä, ota yhteyttä postittajaan. Postittajilla on mahdollisuus sopia lehden postittamiseen liittyvistä asioista suoraan Itellan kanssa.

16 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.4 Lehden ennakkotiedot Avaa näkymä ennakkotietoihin klikkaamalla linkkiä lehden perustietosivulla. Ennakkotietojen lomake tulee täydentää ja kuitata valmiiksi viimeistään ylimmässä laatikossa näkyvänä määräpäivänä. Voit antaa joko kaikki tiedot kerralla tai antaa vain osan ja palata myöhemmin täydentämään lomaketta. Lomaketta ei voi merkitä valmiiksi ennen kuin kaikki tiedot on annettu. sallii sen, että useampi kuin yksi käyttäjä täydentää ja muokkaa tietoja. Riippuen käytössä olevasta jakelupalvelusta (tuotteesta), ylimmässä laatikossa näkyviä tietoja voi muokata tai ei voi muokata. Jos tiedoissa on virheitä ja muokkaus-painiketta ei näy, ota yhteys Itellan asiakaspalveluun. Teksti Sopimusjakelussa tarkoittaa, että lehteä jaetaan perusjakelun (arkipäivisin) ulkopuolella.

17 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Teksti Lajittelupalvelu käytössä tarkoittaa, että myyjän saaman tiedon mukaan lehden postittaja käyttää Itellan lajittelupalvelua, jonka vuoksi Itella saa suuren osan postitukseen liittyvistä tiedoista automaattisesti. Teksti Laskutustiedot linjasiirrossa tarkoittaa, että Itellan asiakas on ilmoittanut antavansa kunkin postitustilauksen laskutustiedot automaattisesti linjasiirrossa. Tällöin Itella ei lisää sähköiselle lähetyslistalle valmiita rivejä postittamisen työpöydällä annettujen tietojen perusteella. Mitat Riippuen jakelupalvelusta (tuotteesta), lomakkeella saattaa näkyä postitettavan kappaleen mittoja ja kappalepainoa kysyvä osio. Nämä tiedot on tarpeen antaa jos jakelunpalvelun saatavuutta on rajoitettu. Kappaleen koon perusteella työpöytä tekee tarkan resurssivarauksen. Mitat ja paino tulee antaa viimeistään postittajan postitussuunnitelmaa tehtäessä. Ilmestymispäivät Ilmoita seuraavaksi lehden ilmestymispäivät klikkaamalla linkkiä Ilmoita ilmestymispäivät. Tarkista avautuvan kalenterin avulla, että oikean päivät ovat valittuna. Kun olet ilmoittanut tarvittavat tiedot, lomakkeen laatikon tilatieto oikeassa reunassa vaihtuu punaisesta vihreäksi. Samalla näet merkinnän siitä, kuka tiedot on antanut ja milloin. Jos Itellan myyjä on jo aiemmin antanut lehden tietoja työpöydälle, hänen nimensä ja organisaationsa näkyy tilatietokentässä. Postinumerojakauma Postinumerojakauman laatikossa klikkaa linkkiä Tuo uusi jakauma tai mikäli haluat poistaa vanhan jakauman, Poista linkkiä poistettavan jakauman kohdalla. Voit halutessasi tuoda useita tiedostoja. Joidenkin jakelupalvelujen (tuotteiden) yhteydessä postinumerojakauman antamista on mahdollista lykätä myöhempään ajankohtaan. Tästä on silloin maininta lomakkeella. Postittajan valinta Julkaisija voi valita postittajan alasvetovalikosta. Jos haluttua postittajaa ei ole luettelossa, valitse Lisää uusi ja kirjoita postittajan nimi tai asiakasnumero hakua varten. Jos lehden postittaja ei ole vielä tiedossa, valitse luettelosta kohta Postittaja ei vielä tiedossa. Lopuksi klikkaa Tallenna. Laskutustiedot

18 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Viimeinen laatikko koskee laskutustietoja. Valitse oikea laskutusosoite alasvetovalikosta. Jos tiedoissa on virheitä tai et löydä haluamaasi osoitetta, ota yhteyttä Itellan asiakaspalveluun tietojen korjaamiseksi. Lopuksi, kun olet täydentänyt tiedot kaikkiin laatikoihin, voit klikata sivun alareunan vasemmanpuoleista painiketta, jonka jälkeen ennakkotietojen tilatieto muuttuu vastaavasti: Kuittaamisen jälkeen voit halutessasi tallentaa lehden ennakkotiedot omalle tietokoneellesi PDF-tiedostona klikkaamalla linkkiä. Jos valitsit postittajan osana ennakkotietoja ja postittaja on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa, työpöytä lähettää viestin postittajalle pyytäen tekemään postitussuunnitelman. Sinun on hyvä tietää, että et voi suoraan muokata ennakkotietoja enää sen jälkeen, kun ne on kerran merkitty valmiiksi. Ennakkotiedot voi kuitenkin aina avata tarkastelua varten lehden perustietosivun kautta. Jos olet epähuomiossa hyväksynyt virheelliset ennakkotiedot tai lehden tilanne on muuttunut hyväksymisen jälkeen, ota yhteyttä Itellan myyjään tai yritysasiakaspalveluun. He voivat avata ennakkotietojen lomakkeen korjaamista varten joko niin, että se korvaa alkuperäiset ennakkotiedot kokonaisuudessaan tai haluamastasi päivämäärästä eteenpäin. Sekä uusi, korjattu versio ennakkotiedoista että alkuperäinen versio tulevat kumpikin näkymään lehden perustietojen sivun luettelossa.

19 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.5 Lehden ilmestymispäivät osana ennakkotietoa Kun klikkaat ennakkotietojen lomakkeella linkkiä ilmoita ilmestymispäivät, työpöytä kysyy ensin haluatko ilmoittaa päivän säännön perusteella vain klikkaamalla kalenterista. Sääntö on kätevin tapa lehdelle, joka ilmestyy tietyin väliajoin tai tiettynä päivänä vähintään kerran kuukaudessa. Jos valitset säännöt, työpöytä pyytää tarkemmat tiedot lehden ilmestymisestä seuraavan sivun avulla:

20 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Jos lehti ilmestyy koko vuoden ajan, voit pitää päivämäärät oletusarvoina. Mikäli lehti aloittaa ilmestymisensä myöhemmin kuin vuoden alussa, merkitse oletusarvon tilalle ensimmäinen ilmestymispäivä. Jos lehti ei jatka ilmestymistä vuoden loppuun asti, merkitse oletusarvon tilalle viimeinen ilmestymispäivä. Voit kirjoittaa uudet päivämäärät tai klikata kalenterikuvaketta. Valitse alasvetovalikosta ilmestymisen säännöllisyys ja rastita ilmestymispäivät, jos lehti ilmestyy viikottain yhtenä tai useampana päivänä. Lopuksi paina Seuraava-nappia, jonka jälkeen työpöytä näyttää valitsemasi ilmestymispäivät reunustettuina kalenterinäkymässä tietojen tarkistamista ja korjaamista varten. Jos valitsit alussa, että säännön sijasta haluat valita päivät kalenterista klikkaamalla, pääset suoraan kalenterinäkymään, jossa voit valita ja poistaa päiviä klikkaamalla suoraan päivää kalenterissa. Oheisessa esimerkkikuvassa jokaisen viikon keskiviikko on valittuna ilmestymispäiväksi. Jos haluat lisätä tai poistaa ilmestymispäivän kalenterista, klikkaa päivää kerran.

21 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Työpöytä kertoo kalenterin oikealla puolella yhteenvedon ilmestymispäivistä. Kun kaikki ilmestymispäivät näkyvät kalenterissa oikein, klikkaa Seuraavapainiketta.

22 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Jos perusjakelussa postitettavan lehden ilmestymispäivä on lauantai, sunnuntai tai arkipyhä, työpöytä huomauttaa tästä. Korjaa mainitut ilmestymispäivät kalenteria klikkaamalla. Jos lehti on mukana sopimusjakelussa, voit valita kalenterista ilmestymispäiväksi myös lauantait, sunnuntait ja arkipyhät. Huomioi kuitenkin niin sanotut ei-yleiset ilmestymispäivät ja jos lehti ei ilmesty sellaisina päivinä, poista merkintä kalenterista.

23 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Viimeisessä vaiheessa työpöytä pyytää vielä arkistamaan, että lehden numerot on nimetty oikein: Jos vuoden ensimmäinen numero (esimerkissä ilmestymispäivä ) ei ole numero 1, muokkaa tietoa ja klikkaa Päivitä-nappia. Jos lehdellä on kaksoisnumeroita, klikkaa muuta kaksoisnumeroksi -nappia kyseisen ilmestymispäivän kohdalla. Jos kaikkia lehden numeroita ei postiteta vastaanottajille, voit korjata lehden numerointia painamalla plus-nappia. Esimerkiksi jos numeroa 4 ei postitettaisi, vaan numeron 3 jälkeen postitetaan suoraan lehden numero 5, niin paina plusnappia numeron 4 kohdalla, jolloin työpöytä korjaa numeroinnin automaattisesti. Voit perua tekemäsi muutoksen miinus-napilla. Käytä miinusnappia myös, jos esimerkiksi vuoden ensimmäinen numero on 53 ja sen jälkeen ilmestyy numero 1 eikä 54. Jos lehdellä on ilmestymispäivä, jolloin lehteä ei postiteta, klikkaa alareunan Edellinen-painiketta ja poista kyseinen ilmestymispäivä kalenterista. Työpöydän kautta on tarpeen ilmoittaa vain ne ilmestymispäivät, jolloin lehteä postitetaan. Kun luettelo ilmestymispäivistä on oikein, siirry takaisin ennakkotietojen lomakkeelle painamalla sivun alareunassa Hyväksy-nappia. Ennakkotietojen lomakkeella näkyy siinä vaiheessa oikea määrä ilmestymispäiviä.

24 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.6 Postinumerojakauma osana ennakkotietoa Postinumeroiden jakauma tarkoittaa Itellan jakamien lehtien vastaanottajien määrää kullakin postinumeroalueella Suomessa. Helpoin tapa ilmoittaa nämä tiedot on tuoda työpöydälle Excel-tiedosto, joka sisältää luettelon lehden vastaanottajista (tilaajarekisteri). Postittamisen työpöytä laskee sen perusteella postinumerojakauman, jonka jälkeen työpöytä poistaa alkuperäiset tilaajatiedot muististaan. Jos lehdellä on useampi kuin yksi tilaajarekisteri, voit tuoda ne kaikki erikseen ja työpöytä laskee tiedot yhteen puolestasi. Valitse ensin tuotavan tiedoston tyyppi klikkaamalla jompaakumpaa kahdesta vaihtoehdosta, joko Postinumerojakauma tai Osoiteaineisto.

25 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Tiedoston muodon tulee olla Excel 95 tai uudempi. Tiedosto ei saa olla suojattu salasanalla. Kun työpöytä on ladannut postinumerojakauman sisältävän tiedoston esikatselua varten, voit valita työkirjan sekä miltä riviltä ja mistä sarakkeesta työpöydän tulisi lukea tiedot. Esikatselunäkymä silloin, kun tiedostossa on lehden osoiteaineisto: Klikkaa taulukossa sitä kohtaa (solua), jossa näkyy ensimmäisen eli pystysuunnassa ylimmän lehden vastaanottajan postinumero.

26 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Esimerkkikuvassa postinumerot näkyvät neljännessä sarakkeessa ja alkaen kolmannelta riviltä. Kun olet tehnyt valinnat, paina seuraava-nappia.

27 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Esikatselunäkymä silloin, kun tiedostossa on postinumerot ja kappalemäärät: Klikkaa tässä taulukossa ensin sitä kohtaa (solua), jossa näkyy ensimmäinen eli pystysuunnassa ylin postinumero. Sen jälkeen klikkaa sitä solua samalla rivillä, joka näyttää kyseisen postinumeron kappalemäärän, eli tiedon lehden vastaanottajista kyseisellä postinumeroalueella.

28 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Oheisessa esimerkkikuvassa postinumerot näkyvät kolmannen rivin toisessa sarakkeessa, joten se on valittu ensimmäiseksi postinumeroiden soluksi. Jakelumäärien sarakkeeksi on valittu kolmas sarake samalla rivillä. Kun olet tehnyt valinnat, paina seuraava-nappia.

29 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Lopuksi työpöytä kysyy postinumerojakauman nimeä: Anna postinumerojakaumalle haluamasi nimi tai hyväksy tiedoston alkuperäinen nimi jakaumalle. Jos postinumeroiden määrä ei vastaa postitettavien lehtien kokonaismäärää, voit seuraavassa vaiheessa tuoda lisää jakaumatiedostoja työpöydälle. Paina ensin hyväksy-painiketta, jolloin pääse takaisin ennakkotietojen sivulle.

30 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.7 Postiinjättöpaikat osana ennakkotietoa Jos postinumerojakauman ja eräkoon perusteella käytössäsi on edullinen lähialuehinnoittelu, voit valita yhden tai useamman postiinjättöpaikan sen lähialueelle jaettavia kappaleita varten. Klikkaa ensin ennakkotietojen Muokkaalinkkiä, valitse paikat ja tallenna valinnat.

31 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.8 Hintalaskuri 3.9 Postittajan postitussuunnitelma Ennakkotietojen lomakkeen yläreunassa, jakelupalvelun nimen alla näkyy linkki hintalaskuriin. Laskuri avautuu erillisenä sivuna selaimeen. Laskurin avulla voit kokeilla miten erilaiset kappalemäärät ja jakelunpalvelun valinnat vaikuttavat jakelun hintaan, ilman että teet muutoksia lehden ennakkotietoihin. Hintalaskuri näyttää listahintoja. Postitussuunnitelman täyttäminen on yleensä lehden postittajan vastuulla. Lehden julkaisija näkee postitussuunnitelmat ja voi halutessaan muokata niiden sisältöä postittajan tavoin. Jotta postittaja saisi pääsyn postitussuunnitelmaan, julkaisijan tulee valita postittaja joko ennakkotietojen sivulla tai myöhemmin klikkaamalla linkkiä Luo uusi postitussuunnitelma lehden perustietosivulla, kuitenkin ennen postitussuunnittelun määräpäivää. Työpöytä luo kullekin numerolle aina yhtä monta lähetyslistaa, kuin lehdellä on sinä aikana voimassa olevia postitussuunnitelmia. Työpöytä ei rajoita postittajien ja näiden vastuulla olevien postitussuunnitelmien määrää. Avaa näkymä postitussuunnitelmaan klikkaamalla linkkiä lehden perustietosivulla. Jos julkaisija ei ilmoittanut postittajaa lehden ennakkotietojen yhteydessä, työpöytä kysyy ensin tiedon postittajasta.

32 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Valitse postittaja alasvetovalikosta ja klikkaa Seuraava. Tämän toimenpiteen myötä valitsemasi postittaja saa pääsyn lehden postitussuunnitelmaan ja myös lehden numeroiden tietoihin. Postittaja voi halutessaan muokata tietoja. Postittaja saa oikeudet kirjautuessaan seuraavan kerran työpöydälle.

33 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Uuden postittajan lisäämistä varten sinulla tulee olla postittajan asiakasnumero (Itella-asiakasnumero). Ellei numero ole tiedossasi, ota yhteyttä postittajaan. Jos postittaja ei ole vielä tiedossa, postitussuunnitelmaa ei voi tehdä.

34 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Postittajan valinnan jälkeen avautuu varsinainen postitussuunnitelman sivu: Uusi postitussuunnitelma on aluksi tilassa Suunniteltavana. Täydennä tiedot julkaisun mitoista klikkaamalla muokkaa tietoja linkkiä. Syötä lehden sivun pituus, korkeus ja paksuus millimetreinä (mm). Lopuksi tallenna tiedot. Jos lehden postittaja käyttää Itella Lajittelupalvelua koko suunniteltavan jakson ajan, työpöytä ei kysy postituksen esitöihin liittyviä tietoja. Muut postittajat voivat antaa tarvittavat tiedot klikkaamalla ensin muokkaa tietoja -linkkiä. Rastita ne kuljetusyksiköt, joita lehden postittaja käyttää. Ainakin yksi kuljetusyksikkö tulee merkitä. Halutessasi voit kirjoittaa tiedot postittajan sallimasta pienimmästä ja suurimmasta koosta lehtikimpulle. Nämä vapaaehtoiset tiedot ohjaavat työpöydän postittajalle lähettämän yksiköintiohjeen muodostamista. Ellet anna tietoja, Itella laatii yksiköintiohjeen oletusarvojen perusteella. Lopuksi tallenna tiedot.

35 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Viimeisessä kohdassa Postiinjättöpaikka ja aika näet Itellan tätä lehteä varten tekemän ehdotuksen: Ehdotus sisältää yhden tai useamman suuntakuorman. Yllä olevassa esimerkkikuvassa kuormia on kaksi ja näillä on sama postinumeroalue, mutta Itellan tuotannon kirjoittamien lisätietojen mukaan postiinjättöaikoja on kaksi erilaista.

36 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Vastaa Itellan ehdotukseen klikkaamalla ensin Muokkaa tietoja. Sen jälkeen valitse kahdesta vaihtoehdosta: Voit joko hyväksyä ehdotuksen sellaisenaan tai valita, että haluat vielä neuvotella, jolloin työpöytä pyytää sinua kirjoittamaan toiveesi ja Itella ottaa sinuun myöhemmin yhteyttä. Osalla lehdistä on mahdollista vaihtaa postiinjättöpaikkaa suoraan tällä sivulla. Jos työpöytä ei näytä alasvetovalikkoa postiinjättöpaikan vaihtamista varten, paikkaa ei voi vaihtaa neuvottelematta vaihdoksesta ensin Itellan kanssa. Kun kaikki postitussuunnitelman osiot on täydennetty, hyväksy postitussuunnitelma painamalla sivun alareunan vasemmanpuoleisinta nappia.

37 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.10 Postittajan lisääminen ja vaihtaminen Jos haluat lisätä lehdelle uuden postittajan, klikkaa linkkiä Luo uusi postitussuunnitelma lehden perustietojen sivulla, jakson ennakkotietojen yhteydessä. Työpöytä luo kullekin numerolle aina yhtä monta lähetyslistaa, kuin lehdellä on sinä aikana voimassa olevia postitussuunnitelmia. Työpöytä ei rajoita postittajien ja näiden vastuulla olevien postitussuunnitelmien määrää. Kun haluat vaihtaa lehden postittajaa, peru ensin nykyinen postitussuunnitelma painamalla nappia Peru suunnitelma postitussuunnitelman sivun alareunassa. Perumisen myötä aiempi postittaja menettää automaattisesti oikeuden ilmoittaa lehden tietoja työpöydällä. Sen jälkeen luo uusi postitussuunnitelma lehden perustietojen sivulla. Suunnitelma pyytää sinua valitsemaan uuden postittajan. Jos lehti ilmestyy vähintään kerran viikossa ja olet vaihtamassa postittajaa myöhemmin kuin seitsemää päivää ennen postitussuunnitelman kohdejakson alkamista, niin huomioi mahdolliset muutokset sähköiselle lähetyslistalle. Postittajan työpöytä luo sähköiset lähetyslistat etukäteen, pääsääntöisesti viikkoa ennen postituspäivää. Jos esimerkiksi tammikuussa perut postitussuunnitelman alkaneelle vuodelle, niin seuraavan viikon aikana postiin jätettävien numeroiden osalta lähetyslistat on jo luotu vanhan postitussuunnitelman tiedoilla. Ne lähetyslistat pitää korjata käsin. Tätä lähetyslistan korjaustarvetta ei ole niillä lehdillä, jotka eivät ilmesty postitussuunnitelman perumista ja uuden luomista seuraavan seitsemän päivän

38 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.11 Lehden numerot aikana. Tarvetta ei ole myöskään lehdillä, jotka käyttävät Itella Lajittelupalvelua tai jotka toimittavat laskutusaineiston linjasiirtona Itellalle. Kun olet ilmoittanut lehden ennakkotiedot ja hyväksynyt postitussuunnitelman, voi tarkastella lehden numeroiden luetteloa klikkaamalla kohtaa Lehden numerot. Luettelo esittää yhteenvedon seuraavaksi ilmestyvistä numeroista yksittäisten lähetyserien tarkkuudella. Koska postittamisen työpöytä muodostaa lähetyserien tiedot lehden ennakkotietojen ja postitussuunnitelman perusteella, luettelo on tyhjä, kunnes lehdellä on ainakin yksi hyväksytty postitussuunnitelma. Luettelo sisältää lehden numerot ja lähetyserät, joiden postituspäivä on myöhempi kuin postitussuunnitelman hyväksymispäivä. Yleensä yhdellä lehden numerolla on vain yksi lähetyserä, jolloin kutakin numeroa vastaa luettelossa yksi rivi. Rivit ovat kronologisessa järjestyksessä siten, että myöhemmin ilmestyvä numero on järjestyksessä alempana. Jos

39 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.12 Lehden numeron tiedot numeroiden lukumäärä on suuri, ne eivät kaikki mahdu näkyville yhdellä kertaa. Luettelon sivunumeroiden avulla voit vaihtaa näkymää myöhemmin ilmestyviin ja aiemmin ilmestyviin numeroihin. Jos yhdellä lehden numerolla on kaksi eri postittajaa, sillä on myös kaksi erilaista lähetyserää. Tällöin luettelossa näkyy kaksi riviä yhdelle lehden numerolle. Oletusarvoisesti luettelo näyttää kaikkien postittajien lähetyserät. Julkaisijana voit halutessasi rajata näkymää alasvetovalikon avulla. Postittajat näkevät luettelossa vain itse postittamansa erät. Voit myös rajata luettelon sisältöä muokkaamalla ensimmäistä ja viimeistä ilmestymispäivää. Valintoja tehtyäsi klikkaa Hae-nappia, niin luettelo päivittyy valintasi mukaiseksi. Luettelo kertoo kullakin rivillä seuraavat tiedot: Lehden nimi Julkaisijan nimi Numeron postiinjättöpäivä ja viimeisin kellonaika Jos lehdellä on kuljetussopimus Itellan kanssa, noutoaika on tyypillisesti sovittu aiemmaksi kuin taulukossa näkyvä postiinjättöaika. Kulkunopeus (01 tai 02) Numeron nimi Numeron ilmestymispäivä Lähetyserän kappalemäärä Yksittäisen lehden kappalepaino Numeron kuvaus Lähetyslistan tilatieto tai lähetyslistan numero(t) Jos lähetyslistan kohdalla ei näy tilatietoa eikä listan numeroa, työpöytä ei luo listaa eikä ei saa tietoa lähetyslistan numerosta. Mikäli listan numeroita on yhden sijaan kaksi kappaletta, lähetyserää varten on poikkeuksellisesti luotu kaksi listaa. Postittajan nimi Siirry katsomaan lehden yksittäisen numeron tarkkoja tietoja klikkaamalla numeron nimeä luettelonäkymässä. Sivun yläosassa vasemmalla puolella näet numeron yleiset tiedot. Oikealla puolella näet yhteenvedon lähetyseristä. Yhteenvedon kappelemäärä vastaa tämän numeron kaikkien lähetyserien yhteenlaskettua kappalemäärää. Yhteenvedon keskimääräinen kappalepaino tarkoittaa lähetyserien kappalemäärien suhteessa laskettua keskimääräistä kappalepainoa.

40 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Näiden alapuolella näet kunkin postittajan lähetyserien tiedot omissa laatikoissaan. Yleensä lähetyseriä on vain yksi kullekin lehden numerolle Numeron yleisten tietojen muokkaaminen Jos numeron yleisten tietojen kohdassa on näkyvissä Muokkaa-linkki, voit muokata lehden numeron nimeä (esimerkiksi 1 tai 12B tai 3-4), ilmestymispäivää sekä numeron kuvausta. Tietoja ei voi muokata enää sen jälkeen, kun sähköinen lähetyslista on luotu. Kun muutat ilmestymispäivää, työpöytä tarkistaa automaattisesti, että samalle päivälle ei ole jo aiemmin merkitty lehden numeroa. Huomioi myös, että et voi siirtää ilmestymispäivää aikaisemmaksi, kuin yksi viikko nykyhetkestä. Numeron kuvaus on muodoltaan vapaa tekstikenttä, jonka sisällön Postittamisen työpöytä lisää lähetyslistalle. Käytä kenttää hyväksesi ja kirjoita lehden numerolle kuvausteksti erityisesti, jos lehden numero poikkeaa tavanomaisesta.

41 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.14 Numeron poistaminen ja lisääminen Jos numeron yleisten tietojen kohdassa on näkyvissä Poista numero -linkki, voit halutessasi poistaa numeron kalenterista ja näin perua aiemman ilmoituksesi lehden ilmestymispäivämäärästä. Linkki ei ole näkyvillä ja numeroa ei voi poistaa enää sen jälkeen, kun sähköinen lähetyslista on luotu Lähetyserän tietojen muokkaaminen Jos haluat julkaisijana lisätä uuden numeron, mene ensin kalenterisivulle ja klikkaa siellä yläosassa näkyvää linkkiä Lisää uusi numero. Työpöytä kysyy sinulta uuden ilmestymispäivämäärän, lehden numeron nimen (esimerkiksi 12B) sekä sen päivämäärän, jolloin ilmestyvästä numerosta kopioidaan lähetyserätiedot pohjaksi uutta numeroa varten. Lähetyserän tiedoista voit muokata niitä, joiden vieressä näkyy Muokkaa-linkki.

42 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Kun muokkaat lähetyserän tietoja, voit valita muutoksen kohdistuvan vain esillä olevaan lähetyserään ja lehden numeroon, tai vastaavaan lähetyserään useassa lehden numerossa vaivattomasti yhdellä kerralla. Voit esimerkiksi ilmoittaa uuden postinumerojakauman kätevästi kaikille loppuvuoden numeroille Lisäpalvelujen tilaaminen Kun klikkaat Muokkaa-linkkiä postinumerojakauman kohdalla, pääset tuomaan työpöydälle uusia Excel-tiedostoja sekä poistamaan aiemmin tuomiasi tiedostoja. Excel-tiedoston tulee olla versioltaan Excel 95 tai uudempi ja ilman salasanaa. Huomioi tämä erityisesti, jos otat postinumerojakauman ulos omasta levikkijärjestelmästäsi. Pyri saamaan vastaanottajien yhteismäärä vastaamaan lehden todellista kappalemäärää, jotta jakauma olisi totuudenmukainen. Työpöytä ei erikseen kysy lehden kappalemäärää, vaan kirjaa lähetyslistalle postinumerojakauman mukaisen kappalemäärän. Lopuksi tallenna tekemäsi muutokset painamalla Tallenna-nappia, jolloin valintasi mukaan yhden tai useamman lähetyserän postinumerojakauma muuttuu yllä näkyvän tiedon mukaiseksi. Jos haluat palata takaisin lähetyserän tietoihin tallentamatta tekemiäsi muutoksia, klikkaa Peruuta-nappia. Palattuasi takaisin lähetyserän tietoihin, voit halutessasi klikata linkkiä Lataa tiedostona (.xls), jolloin saat omalle tietokoneellesi lehden yhteenlasketun postinumerojakauman Excel-tiedostona. Voit tilata lehdelle peittojakelun ja muita lisäpalveluita klikkaamalla Muokkaalinkkiä numeron tietojen sivulla. Työpöytä kirjaa tilaamasi palvelut automaattisesti lähetyslistalle erillisinä tuoteriveinä. Voit muokata näitäkin tietoja työpöydällä, kunnes lähetyslista on luotu.

43 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Tilatessasi useimpia lisäpalveluja työpöytä kysyy lehtien kappalemäärän ja tarvittaessa vyöhyketiedon, eli alueet jonne lehtiä postitetaan. Tilatessasi lehden peittojakelua työpöytä kysyy sinulta postinumerojakauman. Tuo työpöydälle yksi tai useampi Excel-tiedosto sisältäen tiedot peittojakelun vastaanottajista. Huomaa, että peittojakelun vastaanottajissa ei saa olla ahvenanmaalaisia 22-alkuisia postinumeroita.

44 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.17 Sähköinen lähetyslista Työpöytä laskee antamiesi tietojen perusteella peittojakelun kappalemäärän. Voit halutessasi muuttaa peittojakelun kappalemäärää vapaasti ennen tilauksen tallentamista. Merkitse peittojakelulle halutessasi myös infokoodi ja käyttötunnus. luo kustakin lähetyserästä sähköisen lähetyslistan normaalisti yhtä viikkoa ennen postituspäivää. Työpöytä kirjaa lähetyslistalle myös numeron tietojen sivulla valitsemasi lisäpalvelut ja niille ilmoittamasi kappalemäärän. Jos et halua työpöydän luovan listoja automaattisesti, muokkaa lähetyslistaan liittyvää valintaa numeron tietojen sivulla. Halutessasi voit pyytää työpöytää luomaan lähetyslistan jo aiemmin painamalla nappia Luo lista nyt. Listan luominen tapahtuu normaalisti muutaman minuutin kuluessa napin painamisen jälkeen. Sen jälkeen kun listan luominen on aloitettu, joko automaattisesti tai painettuasi nappia, lehden numeron tietoja ei voi enää muokata postittamisen työpöydällä. Kun lista on luotu, työpöytä näyttää lähetyslistan numeron, jonka avulla pääset tekemään muutoksia suoraan lähetyslistalle. Huomaa, että suoraan listalle tekemäsi muutokset eivät päivity takaisin työpöydälle, joten tällaisen numeron tiedot eivät välttämättä ole enää ajan tasalla työpöydällä.

45 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 3.18 Yksiköintiohjeet Työpöytä ei luo lähetyslistaa eikä tarjoa linkkiä mahdollisesti muuta kautta luodulle lähetyslistalle, mikäli lehti käyttää Itella Lajittelupalvelua tai lähettää laskutustiedot linjasiirtona. Yksiköintiohje kertoo postittajalle, miten postitettava aineisto tulisi jakaa kuljetusyksiköihin (laatikot, rullakot ja lavat). Voit avata lähetyseräkohtaiset yksiköintiohjeet klikkaamalla linkkiä numeron tietojen sivulla sen jälkeen, kun postitussuunnitelma on hyväksytty Lehden kalenterinäkymä Yksiköintiohje vanhentuu aina, kun muokkaat tai joku muu muokkaa yksiköintiin vaikuttavia tietoja, kuten esimerkiksi kappalemääriä. Hae silloin uusi ohje nappia painamalla. Lisäksi postitussuunnitelman sivulla saatavillasi on linkki erilliseen verkkopalveluun, jonka avulla postittaja voi tuottaa oikein muotoillut ohjauslaput liitettäväksi kuljetusyksiköihin. Voit tarkastella lehden tietoja myös kalenterinäkymän kautta. Kalenteri esittää ajantasaisen tiedon ilmestymispäivistä (reunustetut päivät). Kalenteri näyttää ennakkotietojen jaksot, mikäli yhtä kalenterivuotta koskee useampi kuin yksi ennakkotietojen suunnitelma. Normaalisti vuodelle on annettu vain yhdet ennakkotiedot. Kun klikkaat ilmestymispäivää kalenterissa, pääset katsomaan ajantasaisia tietoja Numeron tietojen sivulla ihan samalla tavalla, kuin klikkaamalla linkkiä

46 Käyttöohje Versio (94) (PTP) lehden luettelonäkymässä. Numeron tietojen sivulta pääset takaisin kalenteriin klikkaamalla linkkiä Lehden kalenterinäkymään. Jos haluat lisätä uuden numeron, mene ensin kalenterisivulle ja klikkaa siellä yläosassa näkyvää linkkiä Lisää uusi numero.

47 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Työpöytä kysyy sinulta ensin uuden numeron ilmestymispäivämäärän, jonka voit kirjoittaa tai valita kalenterikuvaketta klikkaamalla. Työpöytä tarkistaa, että antamasi ilmestymispäivämäärä viittaa sellaiseen päivään, jolloin jakelu on mahdollinen. Kirjoita Numero-kenttään numeron nimi, esimerkiksi 12B. Kolmantena sinulta pyydetään sitä päivämäärää, jolloin ilmestyvästä numerosta kopioidaan lähetyserätiedot pohjaksi uutta numeroa varten. Sen jälkeen kun olet tallentanut uuden numeron, työpöytä näyttää sinulle uuden numeron lähetyserään kopioidut tarkat tiedot muokkaamista varten. Huomioi, että työpöytä ei muokkaa muiden numeroiden nimiä automaattisesti. Jos siis lisäät uuden numeron keskelle vuotta, voit joutua muokkaamaan myös myöhempien numeroiden nimiä vastaavasti. Tarkista numerointi esimerkiksi taulukkonäkymän avulla. Työpöytä näyttää kalenterissa ja luettelonäkymässä aina ajantasaisen tiedon ilmestymispäivistä. Sen sijaan aiemmin hyväksyttyjä ennakkotietoja ja postitussuunnitelmia työpöytä ei muokkaa takautuvasti.

48 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 4. POSTITTAJAN OHJEET 4.1 Työpöydän käyttäjän etusivu Kun olet kirjautunut työpöydälle, ensimmäinen sivu esittää luettelon niistä organisaatioista, joiden puolesta voit ilmoittaa tietoja työpöydällä. Jos huomaat että tiedoissa on puutteita, ota yhteys oman organisaatiosi pääkäyttäjään tai Itellan yritysasiakaspalveluun. Sivun alareunassa näet luettelon keskeneräisistä postitussuunnitelmista. Pääset viimeistelemään ne klikkaamalla lehden nimeä taulukossa.

49 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 4.2 Lehden postittajan perustiedot Klikkaa etusivun luettelossa oman organisaatiosi nimeä, niin voit tarkastella sen tietoja. Sivun nimi on sama kuin postittajan nimi Itellan järjestelmässä. Nimen yhteydessä näkyy postittajan asiakasnumero. Postittaja-organisaation nimeä, asiakasnumeroa ja osoitetta ei voi muokata. Jos näissä tiedoissa on puutteita, ota ystävällisesti yhteyttä Itellan Yritysasiakaspalveluun. Postittaja voi lisätä yhden tai useamman yhteyshenkilön tiedot työpöydälle. Työpöytä on suunniteltu siten, että voit päivittää kaikkien yhteyshenkilöiden tiedot keskitetysti tällä yhdellä sivulla. Lisätäksesi uuden henkilön, klikkaa linkkiä Lisää uusi yhteystieto. Jos haluat poistaa yhteyshenkilön tiedot työpöydältä, klikkaa Poista-linkkiä. Halutessasi muuttaa yhteystietoja, klikkaa linkkejä sivun oikeassa reunassa, jolloin pääset muokkaustilaan:

50 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Muokkaustilassa voit joko tallentaa tekemäsi muutokset tai perua tallentamatta. Työpöytä näyttää yhteyshenkilön tiedot kaikille lehden asioita hoitaville tahoille, myös julkaisijalle. Sen vuoksi voi olla hyvä idea merkitä lisätieto-kenttään tietoa esimerkiksi pitkistä vuosilomista ja sijaisesta. Vasemman reunan luettelosta voit valita julkaisijan alta lehden, jonka tietoja haluat tarkastella tai ilmoittaa. Työpöytä näyttää sinulle kaikki ne lehdet, joille julkaisija on ilmoittanut postittajaksi sinun organisaatiosi. Kun olet kirjautuneena työpöydälle postittajana, pääset takaisin postittajan perustietoihin klikkaamalla sivun vasemmassa yläreunassa linkkiä etusivulle.

51 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 4.3 Lehden perustiedot Kun klikkaat julkaisijaa ja sitten lehden nimeä vasemman reunan luettelossa, pääset lehden perustietojen sivulle: Kohdassa Lehden ennakkotiedot työpöytä näyttää tilatietoa julkaisijan vastuulla olevista lehden ennakkotiedoista ja postittajan vastuulla olevista postitussuunnitelmista. Jakso tarkoittaa suunnittelun kohteena olevaa aikaväliä, joka tyypillisesti on seuraava kalenterivuosi. Mikäli julkaisija on antanut ennakkotietoja samalle kalenterivuodelle useampaan eri otteeseen, ennakkotiedot-rivillä olevat päivämäärät kertovat tarkemmin, mitä ajanjaksoa tiedot koskevat. Huomaa, että työpöytä esittää suunnitelmat sellaisina kuin ne on aikanaan kirjoitettu ja hyväksytty, vaikka postittaja tai julkaisija olisi myöhemmin tehnyt muutoksia numerokohtaisiin

52 Käyttöohje Versio (94) (PTP) tietoihin. Viimeisimmät tiedot näet aina lehden luettelonäkymän tai kalenterinäkymän kautta. Jos luettelossa on keltaisella (eräpäivä lähestymässä) tai punaisella (eräpäivä mennyt jo) merkittyjä keskeneräisiä suunnitelmia, ne tulisi pikaisesti täydentää ja merkitä valmiiksi. Avaa suunnitelma klikkaamalla sen nimeä. Kohdassa asiakastiedot näet julkaisijan ilmoittaman yhteyshenkilön lehdelle. Kohdassa postittajien yhteystiedot voit valita tälle lehdelle oman organisaatiosi yhteyshenkilön. Yhteyshenkilö voi olla mikä vain postittajan perustietosivullaan lmoittamistasi henkilöistä. Usealla lehdellä voi olla sama yhteyshenkilö. Jos haluat muokata henkilön yhteystietoja tai lisätä uuden henkilön, voit tehdä sen keskitetysti postittajan perustietosivulla. Jos julkaisija on valinnut postittajan ilmoittaessaan lehden ennakkotiedot, ja postittaja on ilmoittanut lehden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteensa, työpöytä lähettää viestin postittajalle pyytäen tekemään postitussuunnitelman. 4.4 Julkaisijan ilmoittamat lehden ennakkotiedot Avaa näkymä ennakkotietoihin klikkaamalla linkkiä lehden perustietosivulla.

53 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Postittajana voit avata ja tarkastella julkaisijan ilmoittamia lehden ennakkotietoja, mutta et voi muokata niitä. Voit halutessasi tallentaa ennakkotiedot omalle tietokoneellesi PDF-tiedostona klikkaamalla suunnitelman yläosassa olevaa linkkiä. PDF-tiedosto sisältää myös luettelon ilmestymispäivistä. Teksti sopimusjakelussa tarkoittaa, että lehteä jaetaan perusjakelun (arkipäivisin) ulkopuolella. Itella Lajittelupalvelu käytössä tarkoittaa, että myyjän saaman tiedon mukaan lehden postittaja käyttää palvelua suunnittelujakson alussa, jolloin Itella saa suuren osan postitukseen liittyvistä tiedoista automaattisesti. Teksti Laskutustiedot linjasiirrossa tarkoittaa, että Itellan asiakas on ilmoittanut antavansa kunkin postitustilauksen laskutustiedot automaattisesti linjasiirrossa.

54 Käyttöohje Versio (94) (PTP) 4.5 Postittajan postitussuunnitelma Tällöin Itella ei lisää sähköiselle lähetyslistalle valmiita rivejä postittamisen työpöydällä annettujen tietojen perusteella. Avaa näkymä postitussuunnitelmaan klikkaamalla linkkiä lehden perustietosivulla. Postitussuunnitelman täyttäminen on yleensä lehden postittajan vastuulla. Jos lehdellä on useampia postittajia, kukin postittaja tekee oman postitussuunnitelmansa. Lehden julkaisija näkee postitussuunnitelmat ja voi halutessaan muokata niiden sisältöä postittajan tavoin. Jotta postittaja saisi pääsyn postitussuunnitelmaan, julkaisijan tulee valita postittaja joko ennakkotietojen lomakkeella tai myöhemmin, kuitenkin ennen postitussuunnittelun määräpäivää jotta postitussuunnittelu valmistuisi ajoissa.

55 Käyttöohje Versio (94) (PTP) Uusi postitussuunnitelma on aluksi tilassa Suunniteltavana. Täydennä tiedot julkaisun mitoista klikkaamalla Muokkaa tietoja linkkiä. Syötä lehden sivun pituus, leveys ja lehden paksuus millimetreinä (mm). Lopuksi tallenna mitat. Seuraavassa kohdassa rastita ne kuljetusyksiköt, joita lehden postittaja haluaa käyttää lehden postittamiseen. Voit halutessasi ilmoittaa myös postittajan salliman pienimmän ja suurimman koon lehtikimpulle, mutta antamasi raja-arvot eivät saa olla ristiriidassa Itellan tuote-ehtojen kanssa esimerkiksi niin, että kimpusta tulisi liian painava. Voit halutessasi jättää raja-arvot ilmoittamatta, jolloin Itella muodostaa yksiköintiohjeen oletusarvojen perusteella. Lopuksi tallenna tiedot. Viimeisessä kohdassa Postiinjättöpaikka ja aika näet Itellan tätä lehteä varten tekemän ehdotuksen paikasta ja ajasta: Ehdotus sisältää yhden tai useamman suuntakuorman. Yllä olevassa esimerkkikuvassa kuormia on kaksi ja näillä on sama postinumeroalue, mutta