Postitussuunnitelman käsittely

Transkriptio

1 Postitussuunnitelman käsittely Postittamisen työpöytä Käyttöohje

2 Sisältö Dia Dia 4 Dia 5 Dia 6 Dia 7 Dia 8 Dia 9 Dia 0 Dia Dia Dia Dia 4 Dia 5 Dia 6 Dia 7 Ovathan yrityksesi yhteystiedot ajan tasalla? Ilmoitus uudesta postitussuunnitelmasta Aloita postitussuunnitelman käsittely Postittajan valtuutus Postinumerojakauma / osoitteelliset lehdet Postinumerojakauma / osoitteettomat lehdet ja lähetykset Lähetyksen mitat Postituksen esityötä koskevat asiat Postiinjättöpaikat ja ajat, tietojen hakeminen Postiinjättöpaikat ja ajat, muokkaa valintoja valtakunnan palvelu Postiinjättöpaikat ja ajat, muokkaa valintoja lähialue palvelu Postiinjättöpaikat ja ajat, muokkaa valintoja jakelun lähtöpaikat Postiinjättöpaikat ja ajat, siirto terminaaliin / etäjakeluun Postiinjättöpaikat ja ajat, valintojen käsittely Hyväksy suunnitelma

3 Ovathan yrityksesi yhteystiedot ajan tasalla? Postittamisen työpöytä lähettää tarvittaessa automaattisesti sähköpostiviestejä liittyen postitussuunnitelmien tekemiseen ja postitettaviin lähetyseriin. Siksi on erittäin tärkeää, että pidät ajan tasalla yrityksesi yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteita. Omat ja yrityksesi tiedot löydät etusivulta. Yrityksesi yhdyshenkilöiden yhteystietoja pääset muokkaamaan klikkaamalla yrityksesi nimeä. Muokkaa ja Poista linkkien kautta pääset päivittämään jo näkyvissä olevien henkilöiden tietoja. Lisää uusi yhteystieto linkin kautta pääset lisäämään uusia yhteyshenkilöitä Lisää jokaiselle tilaukselle oman yrityksesi yhteyshenkilö, niin varmistat että saat heti postitukseen liittyvät ilmoitukset. Lisäykset tehdään Tilauksen perussivulla. Valitse Postittajien yhteystiedot kohdan valintalaatikosta tilaukselle yhteyshenkilö. Jos listalta ei löydy oikeaa henkilöä, niin lisää hänet listalle Muokkaa yhteystietoja postittajan perustietosivulla linkin kautta

4 Ilmoitus uudesta postitussuunnitelmasta Postittamisen työpöytä lähettää yrityksesi yhteyshenkilöille/-henkilöille sähköpostiviestin, kun julkaisija/markkinointijakeluasiakas on täyttänyt uudet ennakkotiedot tai tehnyt jakelun tilauksen. Viesti tulee kaikille yhteyshenkilöille, jos et ole ketään erikseen nimennyt ao. asiakkaan yhteyshenkilöksi. Viestissä on maininta, mistä lehdestä/asiakkaasta on kysymys sekä linkki, jota klikkaamalla pääset suoraan Postitussuunnitelma -sivulle (jos sovellus on koneellasi auki). Myös yrityksesi etusivulle Avoimet postitussuunnitelmat -kohtaan ilmestyy uusi rivi, kun asiakas on valtuuttanut yrityksesi tekemään postitussuunnitelman. Klikkaamalla julkaisun nimeä, pääset aloittamaan postitussuunnitelman tekemisen. 4

5 Aloita postitussuunnitelman käsittely Postitussuunnitelma -sivun yläreunassa näet perustiedot suunniteltavalle jakelulle: suunnittelu kauden ajanjakson, käytettävän jakelupalvelun, sekä linkkejä erilaisiin postituksessa tarvittaviin ohjeisiin, jotka tulevat näkyviin hyväksyttyäsi postitussuunnitelman. Jos käytät tämän lehden tilauksien postittamiseen Lajittelupalvelua, niin klikkaa Muokkaa -linkkiä. Postittamisen työpöytä luo nyt jokaiselle lehtierälle lähetyslistan numeron, joka löytyy Lajittelupalvelusta. Jos haluat että Lajittelupalvelulla ajettu aineisto päivittyy myös ao lehden tuleville lähetyserille ennakkotiedoksi, niin merkitse KYLLÄ kohtaan Päivitä ennakkotiedot Lajittelupalvelulla Lopuksi hyväksy valinnat, kilkkaa Tallenna 5

6 Postittajan valtuutus Postittajan valtuutus -kohdassa sinulle näytetään, mitkä asiakkaan postituserät on annettu sinulle postitettavaksi. Klikkaamalla Näytä numerot kalenterissa, saat valitut päivät näkyviin. 6

7 Postinumerojakauma / osoitteelliset lehdet Jokaiselle tilaukselle tulee antaa postitukseen liittyvät tiedot (postinumerojakauma, lähetyksen koko -tiedot sekä postituksen esityötä koskevat tiedot), vaikka lopullinen postitus tehtäisiin Lajittelupalvelun kautta. Tietoja tarvitaan yksiköintiehdotuksen tekemiseen sekä postiinjättöpaikka- ja postiinjättöaika-tietojen näyttämiseen. Tässä kohdassa näkyy postitettavaan lähetyserään liittyvä postinumerojakauma. Lisää tai Muokkaa tietoja -linkin takaa pääset muuttamaan postinumeroalueita ja kappalemääriä poista / lisää uusi jakauma -toimintoja käyttäen. Avaa tiedostona -linkistä aukeaa taulukko, josta näet kappalemäärät per postinumero. (Huom., kun koko suunnitelma on hyväksytty, muutokset tehdään lähetyserä -näkymässä). Jos jakauma tietoja ei ole, on lehden julkaisija siirtänyt postinumerojakauman / tilaajarekisterin tietojen antamisen postittajan tehtäväksi. Lisää tai Muokkaa tietoja -linkin takaa pääset muuttamaan postinumeroalueita ja kappalemääriä poista / lisää uusi jakauma - toimintoja käyttäen. Jos olet aiemmin käyttänyt tämän lehden postittamiseen Lajittelupalvelua, voit tässä kohtaa hakea postinumerojakauma tiedot myös sieltä. Tuotavan tiedon tulee olla mahdollisimman tuore. Jos käytössä oli osaeriä, niin ne on haettava yksitellen. 7

8 Postinumerojakauma / osoitteettomat lehdet ja lähetykset Tässä kohdassa näkyy tilauksen yhteydessä postitettavaan lähetyserään liitetty postinumerojakauma eli mille postinumeroille jakelu kohdistuu ja paljonko jaettavia lähetyksiä on. Avaa tiedostona linkki näyttää postinumerokohtaiset kappalemäärä tiedot. Lisäksi A.B.C vyöhykkeiden jaettavien lähetysten kokonaismäärät. Mahdollisesti näkyy myös erilaiset versioinnin, jos ne ovat käytössä. Sekä Kotisuora-palveluun liittyvä lisäkappaleiden lukumäärä. Muokkaa -linkin takaa pääset muuttamaan alueita ja kappalemääriä poista / lisää uusi jakauma -toimintoja käyttäen. (Huom., kun koko suunnitelma on hyväksytty, muutokset tehdään lähetyserä-näkymässä). Avaa tiedostona -linkistä aukeaa taulukko, joka järjestelmään on tallennettu. Hyväksy valinnat, klikkaa Tallenna painiketta 8

9 Lähetyksen mitat Jokaiselle tilaukselle tulee antaa postitukseen liittyvät tiedot (postinumerojakauma, lähetyksen koko -tiedot sekä postituksen esityötä koskevat tiedot), vaikka lopullinen postitus tehtäisiin Lajittelupalvelun kautta. Tietoja tarvitaan yksiköintiehdotuksen tekemiseen sekä postiinjättöpaikka- ja posiinjättöaika-tietojen näyttämiseen. ) Klikkaamalla Lisää tai muokkaa tietoja - linkkiä pääset ilmoittamaan jaettavaksi tulevan lähetyksen mitat, paksuuden ja kappalepainon. ) Lähetyksen paksuus ja paino mahdollisesti vaihtelee suunnittelujakson aikana. Laita tähän mitat jotka toteutuvat pääsääntöisesti. Osalle palveluista tähän tallentuu oletusarvoina jo ennakkotilauksessa ilmoitetut tiedot, jotka on hyvä tarkistaa ennen lopullisen postitussuunnitelman hyväksymistä. HUOM Kotisuora Premium palvelussa lähetys jonka koko on yli 5x0, eikä ole valmiiksi taitettu, vaatii taittamisen lisämaksun. Palvelu lisätään lähetyserä sivulla ) Hyväksy valinnat, klikkaa Tallenna painiketta 9

10 Postituksen esitöitä koskevat tiedot Jokaiselle tilaukselle tulee antaa postitukseen liittyvät tiedot (postinumerojakauma, lähetyksen koko -tiedot sekä postituksen esityötä koskevat tiedot), vaikka lopullinen postitus tehtäisiin Lajittelupalvelun kautta. Tietoja tarvitaan yksiköintiehdotuksen tekemiseen sekä postiinjättöpaikka ja postiinjättöaika-tietojen näyttämiseen. ) Klikkaamalla Lisää tai muokkaa tietoja pääset ilmoittamaan postitukseen liittyviä tietoja. ) Ilmoita tässä kohdassa, mitä kuljetusyksiköitä tulet postitukseen käyttämään. Vähintään yksi on valittava. 4 ) Lehden kimputus -tiedot ovat vapaaehtoisia, Jos jätät merkitsemättä kimppujen kokotiedot, järjestelmä laskee kimputustiedot palvelukohtaisen oletusarvon mukaisesti, huomioiden lehden mitat -kohdassa annetut arvot. Huomio että ns. suoran kimpun minimipaksuus on 0 mm. 4) Lopuksi hyväksy valinnat, paina Tallenna painiketta 0

11 Postiinjättöpaikat ja ajat, tietojen hakeminen ) Postiin jättopaikat ja postiinjättöajatsuunnitelmaa ei voi hakea ennen kuin olet täyttänyt kaikki postitukseen liittyvät kohdat. (Postinumerojakauma, mitat ja postituksen esityötä koskevat tiedot) Tietojen tallentamisen jälkeen sivulle ilmestyy ehdotus lehden postiinjättöpaikoista ja kellonajoista. Klikkaa Muokkaa tietoja linkkiä, kun haluat etsiä muita vaihtoehtoja jättöpaikoille tai kellonajoille. Haku saattaa kestää muutaman minuutin, varsinkin jos lähetysten vastaanottaja määrä on suuri. 4 ) Haettu postitussuunnitelma näyttää sinulle perustason lehtien postittamisesta. (yksi jättöpaikka, yksi kellon aika ja yksiköinti kahteen yksikköön). Hyväksy ehdotus, jos postitat lehdet ehdotuksen mukaisesti. 4) Klikkaa Muokkaa tarvittaessa -kohtaa kun haluat itse valita tarkempia tasoja postitukselle. arkipäivän (0) kulkunopeuden valtakunnan jakelupalveluun (lehdet) saat Lajittelupalvelun avulla, kun klikkaat Muokkaa ja vastaat siellä olevaan kysymykseen.

12 Postiinjättöpaikat ja ajat, muokkaa valintoja valtakunnan palvelu Muokkaa tarvittaessa -linkin kautta pääset itse valitsemaan lehden postitukseen sopivimman vaihtoehdon. Erilaiset vaihtoehdot löytyvät postiinjätölle, paikkakunnalle sekä yksiköintitasolle. ) Postiinjättötapoja on kolme ) Lehtien postiinjättöpaikkakuntia on useita ) Yksiköintitasoja on kolme 4 5 Jokainen erilainen valinta muuttaa postitussuunnitelmaa automaattisesti. 4) Postitussuunnitelmataulukosta näet jokaiselle postitussuunnalle viimeisen mahdollisen jättökellonajan per paikkakunta. 5) Postitussuunnitelma taulukosta näet postitussuuntatasolla, jos paikka ja aika valintasi aiheuttaa sen, että palvelun kulkunopeus ei toteudu.

13 Postiinjättöpaikat ja ajat, muokkaa valintoja lähialue palvelu Muokkaa tietoja linkin kautta pääsit tähän kohtaan jossa itse voit valita lehden postitukseen sopivimman vaihtoehdon. ) Oletuksena näytöllä näkyy vaihtoehto, että valitset jokaiselle lähialue valinnalle jättöpaikan ja kellon ajan erikseen. ) Tässä kohtaa valitset kunkin lähialueen todellisen lehtien jättöpaikan ja kellonajan. (suluissa näet viimeisen jättökellonajan per paikkakunta, jolla palvelulupaus toteutuu) Jos tarvitsemasi kellonaika on myöhäisempi kuin :59, niin merkitse toivomasi kellon aika viestilaatikkoon ja vastaa Haluan neuvotella Postin kanssa ) KUN toimitat lehtiä suoraan jakelun lähtöpaikkoihin niin klikkaa Tarkenna aluetta

14 Postiinjättöpaikat ja ajat, muokkaa valintoja, jakelun lähtöpaikat ) Tarkenna aluetta linkin kautta pääset ilmoittamaan tarkemmin mihin jakelun lähtöpaikkoihin tuot lehdet itse ja ilmoita myös mihin aikaan ne tuodaan. (Voit kysyä kuljetustarjousta myös Postilta) ) Tällä avautuvalle näkymälle merkitään lähialuetasolla viedäänkö lehdet suoraan KAIKKIIN alueen jakelutoimipaikkoihin vai VAIN OSAAN. Jos viedään vain osaan, niin tarvitaan tieto mihin paikkaa lehdet lopulta tuodaan. ) PTP näyttää sinulle jakelunlähtöpaikan osoitteet, postinumerot jotka sinne kuuluvat sekä jakeluun tulevan kpl määrän + lehtien kokonaispainon. Sinun tehtävänäsi on merkitä lehtien tuontiaika jakelutoimipaikkaan, (viimeisin aika on klo 5:0) 4 Tee jakelutoimipaikka valinnat jokaisen lähialueen kohdalla 4) JOS et vie kaikkien jakelutoimipaikkojen lehtiä suoraan sinne, niin ilmoita ao jakelutoimipaikan kohdalla valitse vietkö ao lehdet Terminaaliin/Postikeskukseen vai siirretäänkö lehdet etäjakelu palveluun (eli jakelu + työpäivä) 4

15 Postiinjättöpaikat ja ajat, siirto terminaaliin / etäjakeluun Kun olet tehnyt valinnan Tarkenna aluetta Ja et vie kaikkien jakelutoimipaikkojen lehtiä suoraan sinne, niin ilmoita ao jakelutoimipaikan kohdalla valitse vietkö ao lehdet Terminaaliin/Postikeskukseen vai siirretäänkö lehdet etäjakelu palveluun (eli jakelu + työpäivä) Valinta Terminaaliin/ POK Tarkoittaa sitä, että viet lehdet ao lähialueen rivillä kerrottuun jättöpaikkaan siinä olevaan kellonaikaan mennessä. Valinta Etäjakeluun Tarkoittaa sitä, että valitun lähialueen lehdet eivät saavuta 0 nopeuden palvelutasoa, joten ne ohjataan lehden etäjakelu palveluun. Voit yksiköidä ne Lehden etäjakelu lehtien kanssa samaan kuljetusyksiikkön ja jättää ne samaan paikkaan ja aikaan HUOM Jos valitun lähialueen jakelutoimipaikoista vain muutamaan viet lehdet perille asti ja loput jätät esim terminaaliin, niin vaihda ensin ensimmäiselle valintariville vientipaikaksi terminaali/pok ja sitten muutat niiden rivien tietoja jotka viet perille asti 5

16 Postiinjättöpaikat ja ajat, valintojen käsittely Tee valinnat postitussuunnitelma kohtaan ) Kun olet löytänyt lehdelle sopivan vaihtoehdon, niin laita täppä kohtaan Hyväksyn ehdotuksen. ) Jos valinnoista ei löydy sopivaa vaihtoehtoa, voit keskustella muista vaihtoehdoista Postin kanssa. Laita täppä kohtaan Haluan neuvotella Postin kanssa ja kirjoita avautuvaan laatikkoon oma ehdotuksesi lehtien postiinjättöpaikoista ja kellonajoista. Huomioithan, että lehtien vastaanoton räätälöinti on lisämaksullista toimintaa. ) Kun olet tehnyt valinnat, hyväksy lopuksi valinnat, klikkaa Tallenna -painiketta 6

17 Hyväksy postitussuunnitelma ) Lopuksi hyväksy koko postitussuunnitelma. ) Mikäli valitsit Neuvottele Postin kanssa, niin lähetä tiedot Postille. ) Kun postitussuunnitelma on hyväksytty, siitä tehdään automaattisesti lähetyserät jokaiselle tilauksessa olevalle jakelupäivälle. Löydät ne Tilauksen kalenteri -osiosta tai Tilauksen numerot osiosta. Sekä Lähetyserät - sivulta Muutokset hyväksyttyihin postitussuunnitelmiin tehdään ao lehden lähetyserä näytöllä 7

18 8