Teatterin viestintä ja sen kehittämismahdollisuudet Helsinki 20. - 21.11.2012 Elisa Juholin elisa,juholin@helsinki.fi 0400 697585
Johdanto Mitä viestintä on? Mihin sillä vaikutetaan, kun se on luonteeltaan strategista? Mistä kaikesta se muodostuu? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 2
Tiedotus Yksisuuntaista tiedon siirtämistä lähettäjältä toivotuille vastaanottajille Käytetään yhtä tai useampaan kanavaa Vaikutus ja vaikuttavuus täysin epävarmaa Elisa Juholin 20.-21.11.2012 3
Viestintä Vuorovaikutteinen prosessi, jossa tuotetaan ja vaihdetaan merkityksiä luodaan yhteisöllisyyttä vaikutetaan Vaikuttavuutta voidaan vahvistaa ja varmistaa palautteella Elisa Juholin 20.-21.11.2012 4
Strateginen viestintä Tavoitteellista perustuen teatterin strategiaan Suunnitelmallista Tulevaisuuteen suuntautuvaa Tilanteisiin reagoivaa Sidosryhmälähtöistä Selkeät vastuut Riittävät resurssit Elisa Juholin 20.-21.11.2012 5
Mitä teatteri voi saavuttaa hyvällä viestinnällä? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 6
LISÄÄ Katsojia Sponsoreita, rahoittajien myötämielisyyttä Hyviä kumppaneita, taiteilijoita, työntekijöitä IHMISISSÄ SYNTYY HALU tietää lisää tutustua, kokeilla sitoutua suositella muille TUNNETTUUTTA NÄKYVYYTTÄ MAINETTA IMAGOA LUOTTAMUSTA Hyvä sisäinen yhteistyö: hyvä viestintä Elisa Juholin 20.-21.11.2012 7
Viestinnällä vaikutetaan! Tiedot Käyttäytyminen Valinnat Teot Uskomukset Asenteet Elisa Juholin 20.-21.11.2012 8
Viestintä teatterissa Mistä kaikesta se muodostuu? Miten nimetään viestinnän eri muodot ja tehtävät?
Markkinointi ja asiakasdialogi Julkisuustyö - Media - Sosiaalinen media - Asiantuntijajulkisuus - Vertaisjulkisuus Brändi Maine Imago Työyhteisö- viestintä Johtaminen Esimiestyö Työkulttuuri Työhyvinvointi Yhteiskuntasuhteet ja vaikuttaminen Viestintäosaaminen -henkilöstö -viestintäammattilaiset Viestinnän ratkaisut, työkalut ja foorumit Elisa Juholin 20.-21.11.2012 10
ILMAN VIESTINTÄÄ EI VOI JOHTAA Elisa Juholin 20.-21.11.2012 11
Viestintä osana teatterin johtamista ja kaikkea toimintaa Arvioidaan 1. Ennakoidaan asioita ja tilanteita, keskustellaan Seurataan ja tartutaan poikkeamiin Asioita, kysymyksiä, Kartoitetaan vaihtoehtoja, keskustellaan, selvitetään Toteutetaan Päätetään Kerrotaan päätöksestä ja toteutuksesta Elisa Juholin 20.-21.11.2012 12
Mitä vaatii? Viestintä ja markkinointi johtoryhmässä ja muissa tärkeissä elimissä Johdon ja viestijöiden jatkuva vuoropuhelu Viestintä ja markkinointi voivat toimia ennakoivasti ja reagoiden tilanteeseen Elisa Juholin 20.-21.11.2012 20.11.2012 13
Kriittisiä tekijöitä (yhteenvetoa aamusta 20.11.12) 1) Teatteri työyhteisönä: yhteinen ymmärrys asioista, sitoutuminen ja 2) Johtamisen ja viestinnän/markkinoinnin/myynnin yhteispeli 3) Teatteri brändinä? Miten määritellään, miten viestitään? 4) Sidosryhmät ja niiden analysoiminen 5) Viestinnän monikanavaisuus: millaisia painoarvoja eri medioilla, miten muuttuvat? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 14
6) Erilaisten verkostojen hyödyntäminen vertais- ja suositteluviestinnässä? 7) Mistä ja miten löytää kumppaneita ja hoitaa kumppanuussuhdetta? 8) Miten löytää ja lähestyä pieniä segmenttejä? 9) Miten varmistaa, että tulevaisuudessakin on yleisöä? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 15
10) Miten seurata viestinnän/markkinoinnin toimivuutta 11) Miten luodata toimintaympäristöä? 12) Miten toimia poikkeus- tai kriisitilanteissa? 13) Millaista viestintäosaamista teattereissa tarvitaan? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 16
Ryhmätyöt Vaihe 1 Nimetkää ongelmat/kipupisteet (3-5) Kuvailkaa, miten ne ilmenevät ja mitä niistä seuraa Vaihe 2 Poimitaan yhdessä ryhmille 2-3 tärkeintä Miettikää kuhunkin konkreettinen ratkaisu eli uusi toimintatapa Elisa Juholin 20.-21.11.2012 20.11.2012 17
Yhteenveto ryhmätöistä Taiteen ja kaupallisuuden jännite - ymmärtämättömyys markkinoinnin merkityksestä osittain ammatti-identiteettiä - mikään ei myy ilman markkinointia, mutta genre määrittää markkinoinnin laadun ja laajuuden - luottamusta markkinointi/viestintäammattilaisten työtä kohtaan - tarve laajempaa keskusteluun alan sisällä? - teatterikorkeakouluun pakollisia opintoja markkinoinnista ja viestinnästä Elisa Juholin 20.-21.11.2012 18
Viestinnän strateginen ote vahvemmaksi - teatterin identiteetin määrittely (keitä olemme, miksi olemme) - brändimäärittely - tavoitteet - teatterin tulosmittarit, viestinnän/markkinoinnin mittarit, vaikuttavuusmittarit Elisa Juholin 20.-21.11.2012 19
Johdon viestintärooli ja -vastuu - talon linjaukset kaikille ymmärretyiksi - tulevaisuuden tahtotilan kirkastaminen - tilannekuva ja säännölliset palaverit: johto/viestintä/markkinointi/myynti - konfliktien käsittely - johtaminen heijastaa organisaatiokulttuuria - teatteri henkilöityy johtajaansa Elisa Juholin 20.-21.11.2012 20
Ohjaajan/kirjailijan viestintärooli ja vastuu - produktiokohtaiset sisältömäärittelyt ja keskustelut viestijöiden kanssa - sisältö saa muuttua prosessin aikana - valmius yhteistyöhön markkinoinnissa, sponsoroinnissa ym. - viestijöiden/markkinoijien peräänantamattomuus kysyä ja varmistaa niin kauan että riittävästi aineksia - kysymyspatteristo ohjaajakeskustelua varten; kirjallisena etukäteen ennen keskustelua Elisa Juholin 20.-21.11.2012 21
Työyhteisöviestinnän toimintatapoja - säännölliset henkilöstöpalaverit - palaverit vieraileville ryhmille - viestintä osaksi taiteellista työryhmää - media- ja yritysyhteistyön avaaminen taiteilijoille ja saaminen osaksi taiteellista työtä: asenne ja ajankäyttö - purkupalaverit Elisa Juholin 20.-21.11.2012 22
Resurssien puute: aika, ihmiset, raha - uudet tavat toimia, rutiinit uudelleen arvioitavaksi - hyödynnetään tietoa ja suunnataan resurssit sinne, mistä saatavissa suurin hyöty (ei kaikkea kaikille) - resurssit ovat mitkä ovat ja niiden mukaan toimitaan Sidos- ja kohderyhmien parempi tunteminen - mahdollistaa tavoitteiden täsmentämisen ja osuvampien keinojen löytämisen - vaatii tutkimustietoa ja sen hyödyntämistä Elisa Juholin 20.-21.11.2012 23
Tuotteistaminen - taide viihde yhdessäolo: yleisöllä monenlaisia motiiveja, jotka tunnistettava - - tehtävä teatteriin tuleminen mahdollisimman helpoksi - päättäjien perehdytys ja kiinnostuksen herättäminen - taiteilijoille osaksi työtä - kaikki teokset eivät vaadi tuotteistamista; taide puhuu puolestaan Elisa Juholin 20.-21.11.2012 24
Mediaympäristön muutos - media toisaalta pirstaloituu, toisaalta keskittyy - some haastaa perinteistä mediaa: uusia mahdollisuuksia! - some mahdollistaa yhä pienempien segmenttien tavoittamisen - ansaittu mediatila yhä tärkeämpi - paikallislehdet edelleen tärkeitä Elisa Juholin 20.-21.11.2012 25
Ennakoiva, pitkäjänteinen viestintä tulossa olevasta asiasta ja eri viestinnän keinojen hyödyntäminen kaupallinentaiteellinen akselilla - oma markkinointiprosessi kuntoon - tiedonkeruu ja suunnittelu heti tuotantopäätöksen jälkeen - ollaan läsnä ja kuulolla, tieto muutoksista asap - puheenaiheiden löytäminen ja hyödyntäminen - yhteiskunnallisen keskustelun seuraaminen - tapahtumat - suosittelijat - luottotoimittajat Elisa Juholin 20.-21.11.2012 26
Yleisötyö - teatteri menee yleisön luo - esitellään teatteria eri ryhmille - teatterikasvatus - ideoidaan tapahtumia ryhmäkohtaisesti teatterin yhteyteen - opettajien VESO-päivät teatterissa Elisa Juholin 20.-21.11.2012 27
Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu Päivittäisviestintä -käytännöt, prosessit, sopimukset ym. Täsmäsuunnittelu - Ad hoc tilanteet, kampanjat, prosessit, projektit Aikaan sidottu suunnittelu - toistuvat, tiedossa olevat tehtävät ja velvoitteet Viestinnän/markkinoinnin strateginen suunnittelu - viestinnän strategiset tavoitteet Teatterin strateginen suunnittelu - strategiset tavoitteet Elisa Juholin 20.-21.11.2012 20.11.2012 28
Trendi Maksettu mediatila vähenee Oman mediatilan mahdollisuudet www-sivut, email, blogit, kampanjasivut, Facebook-sivut, YouTube- ja Twitter-kanavat, mobiilisovellukset Elisa Juholin 20.-21.11.2012 29
Ansaittu mediatila lopullinen tavoite Ansainta tulee siitä, kun muut keskustelevat ja suosittelevat teatteria Suosittelu on verkon valuutta! Elisa Juholin 20.-21.11.2012 30
Mihin viestintästrategiaa tarvitaan? Tekee viestinnän ja markkinoinnin näkyväksi organisaatiossa On toiminnan suuntaaja, tiedetään mihin keskitytään ja mikä on toisarvoista Sitoo tekemisen yksilö- ja yksikkökohtaiseen palkitsemiseen Nostaa viestinnän ja markkinoinnin arvostusta Mahdollistaa tilivelvollisuuden osoittamisen Mahdollistaa tulosten seurannan ja osoittamisen Muuta? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 31
Viestinnän tulos 1. Mitä aineellista tai aineetonta hyvää viestintä tuottaa tai tulisi tuottaa? 2. Mitä huonoa, vahingollista tai vaarallista viestintä estää tai tulisi estää? 3. Mikä myönteinen tila tai tilanne voidaan säilyttää nykyisellään? 4. Millä aikavälillä? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 32
Viestintästrategia (miniversio) Aluksi: linkitys teatterin strategiaan 1. Viestinnän vaikuttavuustavoitteet 2. Mittarit ja seurantakeinot 3. Vastuut ja yhteistyökuviot 4. Sidosryhmät ja yleisöt 5. Julkisuudet ja mediat 6. Sisällölliset määrittelyt - Mitä teatterista halutaan viestiä - Mitä teemoja tai asioita halutaan esiin - Millaisiin asioihin joudutaan vastaamaan 6. Painopisteet - Mitä asioita ohjelmistosta tai muusta halutaan erityisesti korostaa - Mihin viestinnän osa-alueisiin erityisesti halutaan panostaa Elisa Juholin 20.-21.11.2012 33
Laajempi versio Aluksi: viestinnän linkitys teatterin tavoitteisiin ja strategiaan 1. Lähtötilanne teatterissa ja toimintaympäristössä tai kulttuurialalla yleensä 2. Viestinnän määrittely (tarvittaessa) 3. Viestinnän/markkinoinnin nykytila (esim. SWOT) 4. Viestinnän vaikuttavuustavoitteet 5. Periaatteet tai arvot ja niiden konkretisointi 6. Sidosryhmät ja yleisöt ja julkisuudet 7. Sisällölliset määrittelyt: perusviestit/tarina, teemat 8. Mittarit ja seurantakeinot 9. Vastuut ja yhteistyökuviot 10. Resurssit: ihmiset, raha, tekniikka 11. Painopisteet 12. LIITTEET: ohjeet, politiikat, prosessikuvaukset ym. Elisa Juholin 20.-21.11.2012 34
Määrittelyprosessi 5. Vahvistuta ja viesti 1. Analysoi nykytila (hyvää, huonoa, kehitettävää) 6. Vie suunnitelmiin, toimi! 4. Keskusteluta ja testaa 9. Korjaa, paranna 7. Varmista, että toteutuu 8. Kerää palautetta 2. Keskusteluta tai tutkituta haasteet ja tavoitteet (mitä halutaan) 3. Vedä yhteen ja luonnostele strategia Elisa Juholin 20.-21.11.2012 35
Sudenkuoppia Lähtökohdaksi ei oteta teatterin strategiaa eikä toimintaympäristön muutoksia Viestinnän edustusta ei ole johtoryhmässä Viestintä ei mukana teatterin strategiaprosessissa Ei selkeää toimeksiantoa johdolta Ei johdon mukanaoloa määrittelyprosessissa Viestintäyksikkö toimii itsekseen Viestintä ylipäätään ymmärretään vain viestintäyksikön työnä ja kapeasti esim. Toimivat mittarit puuttuvat Tuleeko muuta mieleen? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 36
VIESTINNÄN MITTAAMINEN JA ARVIOINTI Elisa Juholin 20.-21.11.2012 37
Teatterin tavoitteet Teatterin tulosmittarit Viestinnän tavoitteet Viestinnän mittarit Arviointi: 1) Onko teatteri saavuttanut tavoitteensa? 2) Onko viestintä saavuttanut tavoitteensa? 3) Tukevatko viestinnän tavoitteet ja tulokset teatterin menestystä? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 38
Askelmat 1 Mitä on tehty? (raportti) 2 Millaisia reaktioita ja vaikutelmia? 3 Välittömät vaikutukset? 4 Viestinnän vaikuttavuustulos? 5 Koko teatterin tulos Elisa Juholin 20.-21.11.2012 39
Mittaamisen kohteet Viestinnän suoritteet ja projektit (case by case) Jatkuvat ja tilapäiset viestintäprosessit (kampanjat, kriisit Viestintätoiminnot tai osa-alueet (markkinointi, talous, työyhteisö, verkko Teatterin toiminta, johon viestintä sisältyy (tunnettuus, arvostus, maine, luottamus, sitoutuminen Viestintä lopullisena tuloksentekijänä, esim. katsojamäärät, taloudellinen tulos, Elisa Juholin 20.-21.11.2012 40
Millaista tietoa halutaan, mistä on jotain hyötyä? Huomaaminen, muistaminen Tunnettuus (yleisesti tai tietyissä ryhmissä/segmenteissä) Mielikuvat (teatterista, ohjelmistosta, henkilöistä, Sidosryhmien tiedot Asenteet Suosituimmuus, asema Tyytyväisyys Osuus julkisesta tai digitaalisesta keskustelusta Omien sisältöjen osuus Muuta? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 41
Arvioinnin dynaaminen sykli 42 Olemmeko tekemässä oikeita asioita? Perustuvatko suunnitelmat tosiasioihin /realismiin ja tulevaisuuden haasteisiin? 4 Kehittäminen 1 Suunnitelmien arviointi Teatterin tavoitteet Toimimmeko oikein/viisaasti? Mitä tapahtuu? Missä mennään? 2 Prosessien seuranta ja arviointi Missä on parannettavaa? Mitä pitää kehittää? 3 Vaikuttavuuden arviointi Mitä saavutettiin? Viestinnän tulos ja lopullinen tulos? Saavutimmeko tavoitteet? 42 Elisa Juholin 20.-21.11.2012 42
43 ESIMERKKEJÄ 1. Johdon keskustelut ja avainhenkilöiden haastattelut 2. Focus-ryhmät 3. Monitorit, crowdsourcing 4. Sidosryhmäanalyysit 5. Asiakaspalaute 6. Media-analyysit 7. Itsearviointi 8. Julkaisututkimukset ja verkkokartoitukset 1 Suunnitelmien arviointi 4 Kehittäminen Teatterin tavoitteet 2 Prosessien seuranta ja arviointi 1. Osaamiskartoitukset 2. Benchmarking 3. Itsearviointi ja kehitysideat 4. Vertaisarviointi ja kehitysideat 3 Vaikuttavuuden arviointi 1. Media-analyysit *) 2. Sosiaalisen median kuuntelu 3. Web-analytiikka 4. Huomioarvoseuranta 5. Asiakas/sidosryhmäpalaute 6. Ilmapiiritunnistimet, 7. Palkinnot, tunnustukset 1. Maine- ja bränditutkimukset 2. Työhyvinvointitutkimukset 3. Työyhteisöviestintätutkimuks et 4. Sidosryhmätutkimukset 5. Asiakastyytyväisyys ja pito 6. Teatterin kokonaistulos Elisa Juholin 20.-21.11.2012 43
Lopullinen arviointi Katsotaan, mitä on saatu aikaan Verrataan viestinnän tavoitteisiin Verrataan organisaation tavoitteisin: edisti, haittasi vai ei kumpaakaan? Peilataan resursseihin Tehtiinkö oikeita asioita? Miten parannetaan? Elisa Juholin 20.-21.11.2012 44
TESTAA ITSESI JA ASETA TAVOITE! OK Vaiheessa tavoite? 1. Teatterin strategia sisäistetty ja ilmaistu tiiviisti 2. Edellisestä johdetut viestinnän strategiset tavoitteet määritelty 3. Viestinnän (+markkinointi + hr) nykytila ja siitä nousevat haasteet tiedossa (mm. toimintaympäristöstä tulevat) 4. Sidosryhmät tiedossa 5. Sidosryhmät (tärkeimmät) analysoitu 6. Mediat ja erilaiset julkisuudet tiedossa ja analysoitu 7. Organisaation perusviestit tai tarina määritelty 8. Visuaalinen ilme määritelty 9. Omat ja mahd. ulkoa tulevat teemat määritelty/tunnistettu 10. Omat viestinnän foorumit ja kanavat määritelty tehtävineen 11.Viestinnän roolit ja yhteistyökuviot määritelty 12. Viestintäosaamisen päivitys ja kehittäminen 13. Mittarit, luotaus ja seuranta 14. Resurssit ja niiden hyödyntäminen, resurssitarpeen määrittely 15. Viestintäsuunnitelmat, kriisiviestintä, ohjeet ym. Elisa Juholin 20.-21.11.2012 45
LUETTAVAA Elisa Juholin (2009): Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Helsinki, Infor. Tulossa uudistettu laitos 2013 Elisa Juholin (2010): Arvioi ja paranna. Viestinnän mittaamisen opas. Helsinki, Infor. Elisa Juholin 20.-21.11.2012 46
Tehtävä 1) Nimeä teatterin 1-3 strategista tavoitetta (tarkemmin kuin esim. taloudellinen tulos tai yleisömäärä) 2) Johda edellisistä 2-3 viestinnän strategista eli vaikuttavuustavoitetta (ei siis esim. mediajulkisuuden määrä) 3) Määrittele 1-3 mahdollista mittaria/seurantakeinoa edellisten tuloksellisuuden arvioimiseksi Arvioinnin dynaamista sykliä Elisa Juholin 20.-21.11.2012 47