Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 79 Tarkastuslautakunta 14.11.2017 Aika 14.11.2017 klo 17:00-18:40 Paikka Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone Saapuvilla Pasila Olli Saarelma Markku Hannikainen Marja Nikula Juha Nurmi Yrjö Seppälä Merja Talja Arja puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Muut Janhunen Heli pöytäkirjanpitäjä Suhonen Hannu asiantuntija Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Asiat 45-51 :t Allekirjoitukset Olli Pasila puheenjohtaja Heli Janhunen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Hyväksytty kokouksessa 11.12.2017 Pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä kunnantalolla 12.12.2017 klo 9.00-15.00 Kunnantalo Pöytäkirjanpitäjä Heli Janhunen
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 80 Tarkastuslautakunta 14.11.2017 Käsitellyt asiat Pykälä nro Sivu 45 Luottamushenkilökuuleminen 81 46 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan 82 tarkastaminen 47 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen tarkastuslautakunnalle 83 48 Tilivelvollisten määrittely 86 49 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma 88 50 Tilaisuudet, neuvottelut ja koulutus 91 51 Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous 92
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 81 Tarkastuslautakunta 45 14.11.2017 Luottamushenkilökuuleminen 93/00.03.01/2017 Tarkastuslautakunta 14.11.2017 45 Vasemmistoryhmä on ainoa viime kuntavaaleissa 2017 valtuustopaikkoja saanut ehdokaslista, jolla ei ole edustusta tarkastuslautakunnassa. Tarkastuslautakunta tarjoaa vasemmistoryhmän edustajalle mahdollisuuden esittää huomioita kunnan tilanteesta ja näkemyksensä, mihin tarkastustoiminnassa tulisi kiinnittää huomiota. puheenjohtaja Tarkastuslautakunta kuulee ja merkitsee tiedoksi valtuutettu Hannu Suhosen esittämät näkökohdat. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 82 Tarkastuslautakunta 46 14.11.2017 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Tarkastuslautakunta 14.11.2017 46 Tarkastuslautakunta päätti 29.4.2013 tarkastaa kokouksistaan laaditut pöytäkirjat kulloinkin seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat pidetään nähtävillä hyväksymistä seuraavan viikon tiistaina. Oheismateriaali: edellisestä, 9.10.2017 pidetystä kokouksesta laadittu pöytäkirja Tarkastuslautakunta hyväksyy pöytäkirjan sisällön. Tämä asia käsiteltiin esityslistasta poiketen kohdan 2 luottamushenkilökuuleminen jälkeen. Tarkastuslautakunta teki pöytäkirjaluonnokseen muutamia muutoksia ja hyväksyi sen muutetussa muodossa.
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 83 Tarkastuslautakunta 31 29.08.2017 Tarkastuslautakunta 40 09.10.2017 Tarkastuslautakunta 47 14.11.2017 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen tarkastuslautakunnalle 94/00.03.01/2017 Tarkastuslautakunta 29.08.2017 31 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maan käyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (Hallintosääntö 55 ). Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. puheenjohtaja Tarkastuslautakunta käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Tarkastuslautakunta merkitsi saapuneet sidonnaisuusilmoitukset tiedoksi ja päätti lähettää kehotuksen tehdä sidonnaisuusilmoitus, niille joilta ilmoitus puuttuu, syyskuun loppuun mennessä (30.9.). Asia tulee uudelleen käsittelyyn tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa. Sidonnaisuusilmoitukset annetaan kunnanvaltuustolle tiedoksi
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 84 marraskuussa. Tarkastuslautakunta 09.10.2017 40 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (Hallintosääntö 55 ). Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. Tarkastuslautakunta käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Tarkastuslautakuntä kävi läpi kokouspäivänä klo 11.00 mennessä saapuneet sidonnaisuusilmoitukset. Sidonnaisuusilmoituksissa kiinnitettiin huomiota seuraaviin seikkoihin: omistukset vesistöjen rannoilla ja kaava-alueen rajalla ovat olennaisia asianomaisen ilmoitusta on kunnioitettava, sitä ei voida muuttaa yksipuolisesti tarkastuslautakunnan edellisessä kokouksessaan tekemää päätöstä muutetaan ja päätetään että, kaikki sidonnaisuusilmoitukset viedään joulukuun valtuuston käsittelyyn. Niille henkilöille, jotka eivät ole ilmoitusta jättäneet laaditaan karhukirje, jossa pyydetään toimittamaan ilmoitus lokakuun loppuun mennessä, jolloin ehtii käsittelyyn. ne jotka eivät ole toimittaneet selvitystä mainitaan erikseen valtuuston pykälässä. Tarkastuslautakunta 14.11.2017 47 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 85 Tarkastuslautakunta käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset. Tarkastuslautakunta kävi läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Liitteet Sidonnaisuusrekisteri 2017
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 86 Tarkastuslautakunta 48 14.11.2017 Tilivelvollisten määrittely 131/02.01.02/2017 Tarkastuslautakunta 14.11.2017 48 Kuntalaki 125 Tilintarkastuskertomus ja sen käsittely Tilintarkastajan on annettava valtuustolle kultakin tilikaudelta kertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Kertomuksessa on myös esitettävä, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus. Jos tilintarkastaja havaitsee, että kunnan hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, tilintarkastuskertomuksessa on tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutusta ei voida kohdistaa valtuustoon. Tarkastuslautakunnan on hankittava tilintarkastuskertomuksessa tehdystä muistutuksesta asianomaisen selitys sekä kunnanhallituksen lausunto. Valtuusto päättää toimenpiteistä, joihin tarkastuslautakunnan valmistelu, tilintarkastuskertomus ja siinä tehty muistutus antavat aihetta. Hyväksyessään tilinpäätöksen valtuusto päättää vastuuvapaudesta tilivelvollisille. Talousarviokirjassa 2017 on tilivelvolliset kohdassa mainittu seuraavaa: Tilivelvollisiksi on määritelty 1.1.2013 alkaen seuraavat: Toimielin Kunnanhallitus Perusturvalautakunta Koulutuslautakunta Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Tekninen lautakunta Rakennuslautakunta Viranhaltija kunnanjohtaja, hallinto- ja talousjohtaja perusturvajohtaja sivistystoimen johtaja kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja tekninen johtaja rakennustarkastaja Tilivelvollisia ovat kunnan toimielinten jäsenet ja toimielinten alaisuudessa olevat johtavat viranhaltijat, joista päättää kunnanvaltuusto. Tarkastuslautakunta määrittelee tilivelvolliset ja esittää kunnanvaltuustolle,
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 87 että se päättää kuntalain 125 :n mukaisiksi tilivelvollisiksi valtuuston valitsemien toimielinten jäsenet ja esitetyt johtavat viranhaltijat. Tarkastuslautakunta esittää kunanvaltuustolle, että se määrittelee tilivelvollisiksi seuraavat toimielinten jäsenet ja toimielinten tehtäväalueen johtavat viranhaltijat: Toimielin Kunnanhallitus Koulutuslautakunta Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Tekninen lautakunta Rakennuslautakunta Viranhaltija kunnanjohtaja, hallinto- ja talousjohtaja sivistystoimenjohtaja sivistystoimenjohtaja tekninen johtaja rakennustarkastaja
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 88 Tarkastuslautakunta 42 09.10.2017 Tarkastuslautakunta 49 14.11.2017 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma 93/00.03.01/2017 Tarkastuslautakunta 09.10.2017 42 Arvioinnin suunnittelu ja arviointimenetelmät Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisessa ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminnan tulee perustua arviointisuunnitelmaan (121.4 ), joka voidaan tarkastuslautakunnan niin päättäessä antaa tiedoksi valtuustolle. Arvioinnin tulee olla objektiivista ja luotettavaa ja sen tulisi tukea päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä. Arviointi voi perustua mm. kuntastrategiaan, talousarvioon ja -suunnitelmaan, päätöksiin, tilinpäätökseen, raportointitietoon ja muuhun tarkastuslautakunnan hankkimaan tietoon. Arviointi tulisi kohdistaa tuloksellisuuden kannalta keskeisiin tavoitteisiin ja toimintoihin. Työohjelma Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on: valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Edellä mainitut tarkastuslautakunnan tehtävät voidaan jakaa kolmeen tehtäväkokonaisuuteen: hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen, arviointi ja muut tehtävät. Tarkastuslautakunta käy alustavan keskustelun arviointisuunnitelmasta, työohjelmasta ja toimintatavoista.
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 89 Arviointisuunnitelma koskee koko neljää vuotta ja työohjelma koskee yhtä vuotta. Kattavaa suunnitelmaa on hankala tehdä, asiat aktivoituvat eri aikoihin. Aiemmin talouden ja hallinnon tarkastaminen on jäänyt tilintarkastajan vastuulle. Seuraavan kokouksen teema voisi olla mitä hallintoalueita käydään läpi. tavoitteiden ja mittareiden kehittäminen asetetaan kysymykset etukäteen, ei tyydytä ympäripyöreisiin selostuksiin : Tarkastuslautakunta 14.11.2017 49 Tarkastuslautakunta jatkaa keskustelua arviointisunnitelmasta ja työohjelmasta seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunta jatkaa keskustelua arviointisunnitelmasta ja työohjelmasta. annetaan kokouksessa. Puheenjohtaja antoi kokouksessa alustavan suunnitelman ohjelmaksi: Työohjelma ja arviointisuunnitelma ei ole julkinen. Hallinto, tekninen, sivistys, päivähoito, tilinpäätös ja akuutit asiat tarkastelun kohteiksi Vuoden 2018 painopisteitä ovat mm. - mahdollinen yhteistilaisuus Päijät-Hämeen tarkastuslautakuntien kanssa - PHHYKY:n edustaja kertomaan laskutuksesta ja toiminnasta Joulukuu 2017 (vuoden 2017 tarkastukseen liittyvä) 1. vierailu Haapakimolan koululla klo 16.00 2. tilintarkastaja tulee klo 18.00 Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 90 Tarkastuslautakunta 50 14.11.2017 Tilaisuudet, neuvottelut ja koulutus Tarkastuslautakunta 14.11.2017 50 BDO; Kuntatalous ja tarkastuslautakunnat, Auditio-konferenssi 13.-15.12.2017 Helsinki-Tukholma-Helsinki ehdotus kokouksessa. Puheenjohtaja esitteli tiedoksi tulleen koulutuksen ja totesi, että monet lautakunnan jäsenet ovat jo aiemmin syksyllä osallistuneet koulutukseen. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.
Iitin kunta Pöytäkirja 7/2017 91 Tarkastuslautakunta 51 14.11.2017 Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous Tarkastuslautakunta 14.11.2017 51 1. Sopimus tilintarkastuspalveluiden tuottamisesta on allekirjoitettu 23.10.2017 KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa Merkitään muut asiat tiedoksi. Seuraava tarkastuslautakunnan kokous on 11.12.2017 klo 17.00, ennen kokousta järjestetään tarkastuskäynti Haapa-Kimolan koulun remontoituihin tiloihin. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.