1 (6) Porvoon kaupungin sisäisen tarkastuksen toiminta- ja arviointisuunnitelma vuodelle 2015 1. Toimintasuunnitelman tausta Kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa strategisten tavoitteiden saavuttamista ja perustehtävän laadukasta tuottamista kustannustehokkaasti, tuloksellisesti ja lain säännöksiä noudattaen. Sisäisen valvonnan järjestäminen on osa kunnan ja kuntakonsernin päivittäistä johtamista, toiminnan ohjaamista ja palveluiden laadun varmistamista. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinta on prosessi, jonka avulla on mahdollista tunnistaa potentiaaliset tapahtumat jotka voivat vaikuttaa kaupungin kykyyn saavuttaa sille asetetut tavoitteet. Kuntalain 13 :n mukaan valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden tavoitteena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa kuntakonsernin hyvää hallintoa ja johtamista, ja ne koskevat kaikkia kuntakonsernin toimielimiä ja tilivelvollisia viranhaltijoita sekä kaikkea kuntakonsernin toimintaa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta operatiivisena toimintana kuuluvat kaupunginhallitukselle, kaupunginjohtajalle ja muulle johdolle. Sisäinen tarkastus on osa kaupungin sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus on muusta organisaatiosta riippumatonta arviointi-, varmistus ja konsultointitoimintaa, joka toimii suoraan kaupunginjohtajan alaisuudessa ja joka tukee muuta organisaatiota kaupungin strategisten päämäärien ja strategian toteuttamisessa. Sisäistä tarkastusta suoritetaan kaupunginjohtajan hyväksymien sisäisen tarkastuksen periaatteiden sekä vuosittaisen sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelman mukaisesti. Sisäinen tarkastus ei korvaa sisäistä valvontaa, eikä se vähennä toimivan johdon velvollisuutta luoda riittävää ja toimivaa sisäistä valvontaa toimintaprosesseihin ja eri toimielimiin. Hyvin järjestetyssä hallinnossa riskienhallinta ja sisäinen valvonta ovat osa päivittäistä toimintaa. Kaupungin tarkastussäännön mukaan sisäinen tarkastus tarkastaa ja arvioi kaupungin - sisäisen valvonnan järjestelmiä ja riskienhallintaa - toimintoja suhteessa hyväksyttyihin päämääriin ja tavoitteisiin, lainsäädäntöön, päätöksiin ja annettuun oheistukseen sekä toimintojen tarkoituksenmukaisuutta
2 (6) - resurssien tehokasta ja taloudellista käyttöä - johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta Sisäistä tarkastusta suoritetaan vuosittaisen sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelman mukaisten arviointien lisäksi muiden tarpeelliseksi katsottujen arviointitehtävien muodossa. Sisäinen tarkastus seuraa, että sen antamia kehityssuosituksia noudatetaan ja että toimenpiteet ovat riittävän tehokkaat riskien hallitsemisen ja toiminnan kehittämisen näkökulmasta. Sisäisen tarkastuksen kohderyhmänä voivat olla kaikki kaupungin toimintoyksiköt sekä niiden toiminnot. Sisäinen tarkastus tekee yhteistyötä myös luottamusmiesorganisaation sekä ulkoisen tarkastuksen kanssa. Sisäisellä tarkastuksella ei ole päätösvaltaa, toiminnallista vastuuta tarkastettavien toimintojen suhteen eikä toimeenpano-oikeutta. Sisäisellä tarkastuksella on muuhun organisaatioon nähden neuvottelu- ja tiedonsaantioikeus.
3 (6) 2. Sisäisen tarkastuksen v. 2014 toimintasuunnitelman toteutuminen 2014 Toimintasuunnitelman mukaiset tehtävät: Kehittäminen ja konsultointi Arvio toteutuneesta Kuntalain sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevien muutosten (325/2012) toimeenpanon ja tarvittavien päätösten valmistelun koordinointi toteutunut suunnitellusti, työ jatkuu 2015 Sisäisen tarkastuksen menettelytapojen suunnittelu, toiminnon tunnetuksi tekeminen organisaatiossa Riskienhallintatyöhön osallistuminen (jatketaan v. 2013 tehdyn työn pohjalta) Menetelmät otettu käyttöön, yhteistyön tapa muodostunut ja tunnettuus kasvanut vuoden aikana. Toimintasuunnitelman lisäksi muista säännöllisistä raportointikäytännöistä ei ole sovittu. Toteutunut suunnitellusti periaatetasolla sekä muutamissa yksiköissä, työ jatkuu seuraavalla vaiheella 2015. Mm. sitova tavoite v. 2015. Konserniohjauksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja varmistaminen, konserniraportoinnin kehittäminen Johdon raportoinnin ja raportointikulttuurin kehittämiseen osallistuminen Toteutunut osittain konserniohjeen käyttöönoton valvonnan yhteydessä. Työ jatkuu mm. konserniraportoinnin menetelmän käyttöönotolla,sen kehittämisellä konsernivalvonnan tarpeisiin sekä riskienhallintatyössä. Toteutunut suunnitellusti, mm. Tiedolla johtamisen - raporttipilottiprojekti 10/2014-1/2015. Työ jatkuvaa.
4 (6) Arvioinnit Arvio toteutuneesta erikseen sovittavat selvitystyöt kts lista alla Talousarvion laatimisen perusteet (Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut) selvityksessä sellaisenaan, sivuttu kahdessa eri palveluhankintojen sopimusehtojen noudattamisen valvonta (erikseen sovittava/sovittavat Sosiaali- ja terveystoimen tehtäväalueet) Hankintojen tekeminen (Koulutuspalvelut) Työaikasäännösten noudattaminen (Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut) osittain toteutettu, mm. selvitys "Viivästyneet eläkemaksut", ostolaskujen käsittelyn tarkastus toistuu Ostolaskujen käsittelyn prosessi eri yhteyksissä Takaus- ja panttivastuut Tärkeimmät toteutuneet erikseen sovitut toimeksiannot: Elinkaaripäiväkodit -selvitys 06/2014 valmis 06/2015 Rakentamisen tiedonantomenettely verottajalle, toimintamallin suunnittelu ja käyttöönotto 5-9/2014 valmis, jatkokehitys 01/2015 Vakuutusasioiden koordinointi, ohjeistaminen ja yhteistyö meklarin kanssa jatkuvaa Liikuntaselvitys valmis 01/2015 Osa vuonna 2014 toteuttamatta jääneistä arvioinneista siirtyy toteutettavaksi seuraavina vuosina. Osasta on todettu, että ne eivät ole ensisijaisesti toteutettavia selvityksiä sellaisenaan. 3. Toiminta- ja arviointisuunnitelma v. 2015 Suunnitelma on laadittu Porvoon kaupungin tarkastussäännön ja kaupungin sisäisen tarkastuksen periaatteiden mukaisesti. Vuonna 2015 toiminnan painopiste tulee olemaan sisäisen valvonnan järjestelmän vahvistamisessa, jotta voidaan olla varmoja mm. riskienhallintaprosessin toteutumisesta. Tätä tehtävää toteutetaan viemällä käytäntöön syksyllä 2014 valmistellut sisäisen valvonnan ja riskien-
5 (6) hallinnan periaatteet ja lisäämällä organisaation tietoisuutta riskienhallinnasta. Tavoitteena on jalkauttaa periaatteet siten, että organisaatiossa toteutuu järjestelmällisen ja ajantasaisen riskienhallintaprosessin vaiheet konkreettisina tekemisinä. Ohjattu riskienhallintaprosessi kahdessa yksikössä on myös controller-toiminnon sitova tavoite vuonna 2015. Toinen toiminnan painopiste vuonna 2015 liittyy talouden tervehdyttämiseen ja tuottavuuden parantamiseen. Controller osallistuu erikseen sovittavien tehtävien muodossa toimenpiteiden suunnitteluun ja toteuttamiseen. Nyt laadittu suunnitelma ottaa lisäksi huomioon kaupungin toimintaan ja talouteen liittyvät riskit, kaupunginjohtajan esille nostamat arviointikohteet sekä kaupungin strategiset päämäärät. Tarkastustehtävien kohdentuminen, pääkysymykset ja sisältö selviävät yksittäisen tarkastuksen suunnitelmaa laadittaessa. Suunnitelmaa voidaan tarvittaessa päivittää kaupunginjohtajan ja sisäisen tarkastajan sopimalla tavalla. Suunniteltujen arviointien lisäksi voidaan toteuttaa ennakoimattomia arviointeja sisäisen tarkastuksen periaatteiden mukaisesti. Tämän johdosta osa vuoden 2015 suunnitelluista tehtävistä voi siirtyä toteutettavaksi myöhemmin. 3.1. Tarkastuskohteet Kehittäminen ja konsultointi Riskienhallintaprosessin kehittäminen Hankekäytännöt Tuottavuuden mittaaminen Konsernivalvonta: Konserniraportoinnin parantaminen ja asuntoyhtiöiden konsolidointihankkeeseen osallistuminen Raportoinnin kehittäminen, tiedolla johtamisen edellytysten parantaminen
6 (6) Arvioinnit Liikuntaselvityksen loppuun saattaminen Tuntikehyksen ja ryhmäkokojen taloudellinen vaikutus (Koulutuspalvelut) Palveluhankintojen sopimusehtojen noudattamisen valvonta (Sote) Erikseen sovittavat selvitystyöt, mm. tuottavuuteen ja tehokkuuteen tähtääviin toimenpiteisiin liittyen 3.2. Vastuu arviointien toteuttamisesta ja sisäisen tarkastuksen resurssit Kaupungin sisäisestä tarkastuksesta vastaa controller. Controller on oikeutettu saamaan kaupungin tehtäväalueilta tehtäviensä hoitamisen kannalta tarvittavaa apua. 3.3. Raportointi Tarkastuksista raportoidaan sisäisen tarkastuksen periaatteiden edellyttämällä tavalla. 3.4. Voimassaoloaika Suunnitelma on voimassa 1.1. - 31.12.2015. Suunnitelmaa voidaan tarvittaessa päivittää kaupunginjohtajan ja controllerin sopimalla tavalla. 3.5. Tiedoksi antaminen Suunnitelma annetaan tiedoksi tilintarkastajalle, tarkastuslautakunnalle, kaupungin hallitukselle ja kaupungin johtoryhmälle, liikelaitoksille sekä Pelastuslaitokselle. Kaupunginjohtaja Jukka-Pekka Ujula