VUODEN 2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

1 Sisällys VUODEN 2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET... 1 1. Yleistä... 1 2. Hyvän hallinnon, talouden ja valvonnan toteuttaminen... 1 3. Talousarvion sitovuustasot... 2 4. Hankintavaltuudet ja hankintojen tekeminen... 3 5. Maksujen suoritus ja tulojen vastaanotto... 5 6. Talousarvion seuranta... 5 7. Talousarvion muuttaminen... 6 VUODEN 2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET 1. Yleistä Vuoden 2015 talousarviossa on asetettu kaupunginvaltuuston sekä hallintokuntien ja vastuuryhmien talousarviokauden toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Nämä tavoitteet perustuvat kaupunginvaltuuston hyväksymään strategiaan. Talousarvion käyttötalousosa koostuu hallintokuntien ja vastuuryhmien strategisia tavoitteita ilmaisevista tavoitekorteista ja tulossopimuksista sekä kullekin hallintokunnalle ja vastuuryhmälle myönnetystä nettomäärärahasta. Talousarvion sitovia eriä ovat kuntalain 65 :n mukaisesti talousarviokirjaan sisältyvät hallintokuntien ja vastuuryhmien tavoitekorteista ja tulossopimuksista ilmenevät toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä kullekin hallintokunnalle ja kaupunginhallituksen alaisten yksiköiden osalta vastuuryhmälle myönnetty nettomääräraha. Investointiosan nettomäärä muodostaa yhden määrärahan, joka on valtuustotasolla sitova. Kaupunginhallitus päättää kohdekohtaiset muutokset investointiosan sisällä nettomäärärahan puitteissa. Rahoitusosan antolainauksen muutokset kokonaiserä sekä lainakannan muutokset kokonaiserä ovat talousarviokauden 2015 osalta sitovia valtuustoon nähden. Kaupungin koko organisaation tehtävänä on annettujen ohjeiden ja säännösten edellyttämällä tavalla huolehtia siitä, että talousarviossa asetetut tavoitteet toteutuvat. 2. Hyvän hallinnon, talouden ja valvonnan toteuttaminen Kaikessa hallinnossa tulee noudattaa hyvän hallinnon periaatteita ja toimia hyvän hallinnon perusteiden mukaisesti noudattaen voimassa olevan lainsäädännön sekä kaupungin

2 vahvistamien sääntöjen ja ohjeiden mukaisia määräyksiä sekä menettelytapoja. Kaikessa hallinnossa tulee noudattaa asetettuja aikatauluja ja määräaikoja tehokkaan ja hyvän hallinnollisen käsittelyn varmistamiseksi. Keskeiset hallintoa koskevat ohjeet ja määräykset sisältyvät seuraavaan lainsäädäntöön sekä kaupungin omiin säännöstöihin: - Hallintolaki (6.6.2003/434), erityisesti hyvän hallinnon periaatteet, luku 2) - Saarijärven kaupungin hallintosääntö, vahvistettu viimeksi kaupunginvaltuustossa 3.3.2014 - Hallinnon, talouden ja valvonnan ohjeet, kaupunginvaltuusto 6.4.2009 - Sisäisen valvonnan perusteet, kaupunginvaltuusto 3.3.2014 - Hyvä hallinto ja johtamistapa Saarijärven kaupunkikonsernissa 3. Talousarvion sitovuustasot Kaupunginvaltuusto on myöntänyt käyttötalouden määrärahat nettomääräisesti sitovina seuraaville hallintokunnille/vastuuryhmille - Kehittäminen ja hallinto - Kiinteistöt ja maankäyttö - Omarahoitusosuudet - Tukipalvelut - Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta - Sivistyslautakunta - Musiikkiopiston johtokunta - Ympäristölautakunta - Tekninen lautakunta - Jätelautakunta Lautakunnat/vastuuryhmät tekevät vastuualueille määrärahojen käyttösuunnitelmat ja toimivat hallintokunnan ja vastuuryhmän määrärahojen rajoissa. Lautakunnan käyttösuunnitelma sisältää joko määrärahajaon tulosyksiköille tai meno- ja tulolajierittelyn. Kaupunginhallitus tekee käyttösuunnitelman kaupunginhallituksen alaisille vastuuryhmille. Lautakunta voi talousarviovuoden aikana siirtää määrärahoja vastuualueelta toiselle hallintokunnan sisällä. Kaupunginhallituksen alaisten vastuualueiden osalta muutoksesta päättää kaupunginhallitus. Sitovuustasot ja tilivelvolliset virkamiehet määräytyvät talousarvion vahvistamista koskevan päätöksen sekä kuntalain 75 :n mukaan seuraavasti: Kaupunginhallitus, omistajanohjauksen yksikkö Vastuuryhmät Vastuualueet Tilivelvollinen virkamies Kehittäminen ja hallinto Työllisyys Kehittäminen Kaupunginvaltuuston alaiset Vaalit Kiinteistöt ja maankäyttö Tarkastuslautakunta Tontti- ja karttapalvelut kaupunginjohtaja maanmittausinsinööri

3 Metsät Muut kiinteistöt Kaavoitus Asunnot Omarahoitusosuudet Sote-palvelut Palo- ja pelastuspalvelut Tukipalvelut Hallinnon tukipalvelut Tekniset tukipalvelut Hallintokunnat: Vastuualueet o Sivistyslautakunta Hallinto Varhaiskasvatus Kansalaisopisto Perusopetus ja lukio o Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Kulttuuritoimi Kirjasto Museo Vapaa-aika o Ympäristölautakunta Hallinto- ja viranomaispalvelut Maaseutupalvelut Suunnittelu ja kehittäminen o Tekninen lautakunta Kunnallistekniset palvelut Vesi- ja viemärilaitos Tekninen tukipalveluyksikkö, tuottaja Jätelautakunta maanmittausinsinööri maanmittausinsinööri kaavoitusarkkitehti isännöitsijä kaupunginjohtaja kaupunginjohtaja Tilivelvollinen virkamies varhaiskasvatusjohtaja kansalaisopiston rehtori kulttuurisihteeri kirjastonjohtaja museonjohtaja vapaa-aikasihteeri maaseutusihteeri maanrakennusmestari maanrakennusmestari jätehuoltoasiamies 4. Hankintavaltuudet ja hankintojen tekeminen Hallintosäännön mukaiset hankintavaltuudet ovat vuoden 2015 talousarvion mukaisesti seuraavat: Kaupunginhallitus päättää hankinnoista, rakennushankkeiden hanke- / esisuunnitelmista ja sopimusten tekemisestä kaupungin puolesta, kun hankkeen arvo on suurempi kuin 1 % (715.930 ) mutta enintään 2 % (1.431.860 ) talousarviovuoden toimintakulujen yhteissummasta. Lautakunta päättää hankinnoista ja sopimusten tekemisestä kaupungin puolesta, kun hankkeen arvo on suurempi kuin 0,2 % (143.180 ), mutta enintään 1 % (715.930 ) kaupungin talousarvion toimintakulujen yhteissummasta.

Toimialajohtaja päättää hankinnoista ja sopimuksista joiden loppusumma on enintään 0,2 % (143.180 ) talousarviovuoden toimintakulujen yhteissummasta, Vastuualueen esimies päättää hankinnoista ja sopimuksista joiden loppusumma on enintään 0,1 % (71 590 ) talousarviovuoden toimintakulujen yhteissummasta. Hankintoja tehtäessä on noudatettava voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä sekä kaupungin hankintaohjeistusta. Keskeiset hankintoja koskevat säädökset sisältyvät seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: -Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348 (Hankintalaki) -Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista 30.3.2007/349 (Erityisalojen hankintalaki) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 24.5.2007/614 (Hankinta-asetus) Hankintoja koskevat kynnysarvot on tarkistettavissa www-osoitteesta http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot/ Kansallisen kynnysarvon (30.000, alv 0 %) alittavissa hankinnoissa eli ns. pienhankinnoissa on noudatettava hankintalain 2 :ssä tarkoitettuja yleisiä hankintaperiaatteita sekä Saarijärven kaupungin pienhankintaohjeita. Siltä osin kuin kaupunki on liittynyt hankintoja koskeviin puitesopimuksiin tai on muutoin sitoutunut hankintayhteistyöhön mm. hankintarenkaan tai yhteishankintayksikön kautta, hankinta on toteutettava tämän mukaisesti. Kukin hallintokunta/vastuuryhmä laatii kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoistaan 15.2.2015 mennessä talousarvion käyttösuunnitelmaan ja investointisuunnitelmaan perustuvan hallintokunnan/vastuuryhmän talousarviovuoden 2015 hankintoja koskevan aikataulusuunnitelman ja toimittaa sen tiedoksi omistajaohjauksen yksikölle. Tämän hankinta-aikataulun perusteella laaditaan kaupungin www-sivuille julkisesti nähtäväksi kaupungin hankintakalenteri. Mikäli aikataulusuunnitelmaan tehdään muutoksia, nämä muutokset tulee antaa tiedoksi lle niiden päivittämiseksi kaupungin hankintakalenteriin. Tehtäessä pienhankintoja, jotka Saarijärven kaupungin pienhankintaohjeiden mukaan edellyttävät kilpailutuksen toteuttamista, hankinnasta tulee mahdollisen muun ilmoittelun lisäksi ilmoittaa Saarijärven kaupungin www-sivuilla osoitteessa http://www.saarijarvi.fi/kuntainfo/kaupungin-hankinnat/kaynnissa-olevat-tarjouskilpailut. Hankintapäätöksen tekee asianomainen lauta-/johtokunta tai virkamies edellä mainittujen hankintavaltuuksien rajoissa. Suunniteltaessa kansallisen kynnysarvon ylittävää hankintaa valmistelusta tai päätöksestä vastuullinen virkamies on velvollinen tiedottamaan hankintatarpeesta lle. Talous- ja hankintajohtaja sekä vastuullinen virkamies arvioivat hankintaprosessin toteutuksen sekä hankinnan laajuuden ja vaativuuden perusteella sopivat hankintatiimin kokoamisesta hankinnan suunnittelua ja toteuttamista varten. Hankintatiimi valmistelee kilpailutusmenettelyn ja huolehtii sen käytännön toteutuksesta. Toimialajohtaja sekä asianomaisen lauta-/johtokunnan puheenjohtaja vastaavat siitä, että hankintoja tehtäessä noudatetaan näiden täytäntöönpano-ohjeiden mukaista menettelyä. 4

5 5. Maksujen suoritus ja tulojen vastaanotto Maksujen suoritettaessa ja tuloja vastaanotettaessa on noudatettava kaupunginvaltuuston hyväksymiä hallinnon, talouden ja valvonnan ohjeita. Maksuja suoritettaessa on meneteltävä seuraavasti: -Jokainen maksutapahtumaa todentava tosite varustetaan asianomaisessa tulosyksikössä (vastuualueella) vastaanotto/tarkastus- ja hyväksymismerkinnällä -Laskun vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu. Erityisesti on tarkistettava lukema- ja tasauslaskut. Samalla on tarkistettava, että toimitettu lasku on tilaussopimuksen mukainen. Vastaanottaja varustaa laskun tarkastusmerkinnällä. -Hyväksyjän on tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Hyväksyjä varustaa laskun hyväksymismerkinnällä. Ennen hyväksyntää on lisäksi huolehdittava, että lasku on oikein tiliöity ja että arvonlisävero on käsitelty laskussa oikein. - Tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. - Sähköisessä laskujen hyväksymisjärjestelmässä allekirjoitus korvataan järjestelmään automaattisesti tallentuvalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella, joka todentaa ja yksilöi tarkastajan ja hyväksyjän. - Laskun vastaanotto, tarkastus ja hyväksyntä tulee suorittaa viivytyksettä, jotta viivästysseuraamuksilta vältytään. - Jos laskun vastaanottaja ja tarkastaja tai hyväksyjä ovat virkavapaalla tai vuosilomalla, heidän tulee huolehtia, että heillä on vastuualueella sijainen, joka heidän puolestaan huolehtii laskujen vastaanotosta, tarkistuksesta ja hyväksynnästä siten, ettei laskujen maksu viivästy. Kukin toimielin määrää henkilöt, jotka vastuuryhmässä/hallintokunnassa ja vastuualueilla vastaanottavat, tarkistavat ja hyväksyvät laskut ja tositteet sekä näiden varahenkilöt. Luettelo maksujen käsittelijöistä toimitetaan taloushallintoon. 6. Talousarvion seuranta Kaupunginjohtaja vastaa koko kaupungin organisaation johtamisesta strategisten päämäärien ja tavoitekortissa sekä talousarviossa ja -suunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi. Omalla toimialallaan vastaava vastuu on toimialajohtajalla ja vastuualueen esimiehillä. Toimialajohtajan velvollisuutena on pitää toimielintä, kaupunginjohtajaa ja kaupunginhallitusta tietoisena toimialansa tilasta ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Hallintokuntien ja vastuuryhmien sekä vastuualueiden tulee alkuvuoden kokouksissa käydä läpi omaa toimialaa koskevat tavoitekortin ja tulossopimuksen tavoitteet ja tarvittaessa yksilöidä toimenpiteet ja aikataulut näiden tavoitteiden toteuttamiseksi. Talousarvioon sisältyy syksyllä 2013 sekä syksyllä 2014 käydyissä YT-neuvotteluissa määriteltyjä henkilöstösäästöjä. Toimialajohtajien tulee talousarviovuoden 2015 osalta laatia suunnitelma siitä, miten henkilöstösäästöt ja niistä aiheutuvat tehtäväjärjestelyt toteutetaan. Suunnitelma on saatettava tiedoksi kaupunginhallitukselle 31.5.2015 mennessä.

6 Talousarvion toiminnallisten tavoitteiden ja määrärahojen seuranta toteutetaan ja aikataulutetaan seuraavasti: Kaupunginhallitukselle esitetään kuukausittain selvitys talouden toteutumasta ja talouden tunnusluvuista. Tämä selvitys käsittää toimintakatteen muodostumisen hallintokunnittain ja vastuuryhmittäin, tuloslaskelman toteutumisvertailun sekä investointiosan toteutumisvertailun raportointikuukaudelta. Kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle esitetään neljännesvuosittain raportti talousarvion toteutumisesta. Raportti käsittää talousarvion toteutumisvertailun, tytäryhteisöjen talouden toteutuma raportointikaudelta, hallintokuntien ja tytäryhteisöjen toimittaman tavoitekortin ja tulossopimuksen toteutuman raportointikauden toteutumatietoineen sekä investointiosan toteutumisvertailun raportointikaudelta. Raporttiin sisällytetään selvitys väestön, työttömyyden ja verotulojen kehityksestä. Raportissa selvitetään sanallisesti mahdolliset merkittävät poikkeamat talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisessa sekä poikkeamien syyt. Vuoden toiseen talousarvion toteutumaraporttiin tulee sisällyttää toimielimen arvio hallintokunnan/vastuuryhmän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta ja tuloksellisuudesta. Hallintokuntien ja vastuuryhmien neljännesvuosiraportti tulee käsitellä myös asianomaisessa lautakunnassa. Talousarvin seurantaraporttia varten tulee kunkin hallintokunnan ja vastuuryhmän sekä tytäryhteisön toimittaa taloushallintoon tarvittavat tiedot seuraavasti o 1. raportin osalta 15.4.2015 mennessä o 2. raportin osalta 15.8.2015 mennessä o 3. raportin osalta 15.10.2015 mennessä Hallintokunnittain ja vastuuryhmittäin seurannan tulee olla jatkuvaa ja poikkeamiin tavoitteiden toteutumisessa tai määrärahojen käytössä tulee puuttua tarvittaessa välittömästi. Edellä mainitut tilivelvolliset vastuuhenkilöt vastaavat osaltaan seurannasta ja siitä, että asetetut toiminnalliset tavoitteet saavutetaan. Mikäli vastuualueiden sisällä asetetaan tehtäväalueittain vastuuhenkilöitä, lautakuntien tulee nimetä nämä vastuuhenkilöt käyttösuunnitelmien vahvistamisen yhteydessä. 7. Talousarvion muuttaminen Vastuuryhmien ja hallintokuntien tulee noudattaa kaupunginvaltuuston myöntämiä määrärahoja ja toteuttaa toimintansa näiden määrärahojen puitteissa. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarvion muutosesityksiä voidaan tehdä vain pakottavista syistä. Mikäli talousarviossa ilmenee korjaustarvetta, siitä on ennen muutosesityksen hallinnollista käsittelyä neuvoteltava talousjohtajan kanssa.

7 Myös talousarvion toiminnallisia tavoitteita on seurattava ja muutosesitykset esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarvion muutosesitykset ja esitykset käyttötalouden määrärahojen lisäyksistä on käsiteltävä lautakunnassa/johtokunnassa, joka tekee muutosesityksen valtuustolle. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Jos talousarviossa pysyminen vaatii hallintokunnalta poikkeuksellisia toimenpiteitä kuten henkilöstön lomauttamista, asia on tuotavan kaupunginhallituksen tietoon. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä (hallintosääntö 32 ).