BASE CONTENTMANAGER Käyttöohje
Johdanto Base ContentManager Base ContentManager on Media Cabinet Oy:n toteuttama julkaisujärjestelmä, jonka avulla organisaation julkinen www-sivusto sekä intranet ja ekstranet pysyvät ajan tasalla ja hallinnassa. ContentManager sisältää työvälineitä sivuston ylläpitoon, hallintaan ja seurantaan. Julkaisujärjestelmällä voidaan teksti- ja kuvasisällön lisäksi hallinnoida kaikkia sivuston toimintoja, kuten ajankohtaista -palstaa, digitaalisten dokumenttien jakoa ja sähköisen asioinnin lomakkeita. Base ContentManagerin avulla organisaatio pystyy hajauttamaan sisällön ylläpitovastuut hallitusti. Workflow-ominaisuus mahdollistaa hyväksyntämenettelyn ennen kuin tuotettu sisältö näytetään julkisesti verkossa. Base ContentManager -ohje Tässä ohjeessa esitellään järjestelmän perusominaisuudet: tiedostoarkisto, sisältösivujen ylläpito ja käyttäjähallinta. Mahdollisia asiakaskohtaisia laajennuksia ei tässä ohjeessa käsitellä. Ohjeessa käydään keskeisimmät toiminnot esimerkinomaisesti vaihe vaiheelta läpi. Mikäli jokin järjestelmän käytössä eteen tulevista kysymyksistä ei ratkea tämän ohjeen avulla, ota yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjään. Mikäli hänkään ei osaa auttaa, ota rohkeasti yhteyttä järjestelmän toimittajaan.
BASE ContentManager Sisällysluettelo Selainasetukset Internet Explorer 7 4 Mozilla Firefox 5 Tiedostoarkisto Päänäkymä 6 Kansion sisältönäkymä 7 Kansion ominaisuudet ja käyttöoikeudet 8 Tiedoston lukuoikeuksien määrittäminen 9 Uuden tiedoston lisääminen kansioon 10 Tiedoston muokkaaminen 11 Tiedostojen versiointi 12 Tiedostojen poistaminen ja siirtäminen 13 Kuvatiedostot 14 Sisällöntuotanto Yleistä 15 Esimerkkejä sisällöntuotantomalleista 16 Sisältösivut Keskeiset toiminnot 17 Muita toimintoja 18 Muokkaus- ja julkaisuoikeudet 19 Sisältöeditori Yleiskuvaus 20 Kuvan lisääminen 21 Kuvan valinta tiedostoarkistosta 22 Kuvatyylien tarkoitus 23 Kuvan asettelu 24 Linkin tekeminen 25 Käyttäjähallinta Termejä 26 Uuden käyttäjän luominen 27 Käyttäjän tiedot 28
Selainasetukset Internet Explorer 7 Voidakseen toimia oikein järjestelmä edellyttää, että ylläpitoon käytettävä selain sallii ponnahdusikkunoiden (popups) nousemisen päivitettävältä sivustolta. Tyypillinen esimerkki tällaisesta on ikkuna, jossa käyttäjältä kysytään: Haluatko julkaista sivun?. Tyypillisesti käyttäjä törmää tähän estoon siinä vaiheessa, kun hän käyttää järjestelmää ensimmäisen kerran: jossain vaiheessa selain ilmoittaa ponnahdusikkunasta, jolloin selaimen yläosaan ilmestyy alla olevan kuvan esittämä ilmoitus estetystä tapahtumasta. Tyypillisesti järjestelmän toimivuuden varmistamiseksi riittää, että ponnahdusikkunat sallitaan selaimesta. Mikäli selaimeen on kuitenkin asennettu Google-työkalupalkin kaltainen lisäominaisuus, tulee ponnahdusikkunat sallia myös siitä. Internet Explorer 7:n myötä ylläpidettävä Internet-sivusto on hyvä määritellä niin sanotuksi luotetuksi sivustoksi. Tällöin selain luottaa kyseiseen sivustoon, mikä ehkäisee ennalta mahdollisia käyttämiseen liittyä ongelmatilanteita. Mikäli käytettävän julkaisujärjestelmän kautta ylläpidetään useampia eri sivustoja, tulee näiden kaikkien osoitteet lisätä luotettujen sivustojen listalle. Vinkki: Mikäli tarvitset tarkempia ohjeita yllä kuvattujen asetusten muuttamisesta, vieraile helpdesk -sivustollamme osoitteessa http://helpdesk.mediacabinet.fi. 4
Selainasetukset Mozilla Firefox Mikäli selaimena käytetään Mozilla Firefoxia, tulee ponnahdusikkunat sallia vastaavasti kuin Internet Explorerin tapauksessa. Helpoiten tämä tapahtuu napsauttamalla alla kuvatun tietopalkin asetuksia. Leikepöydän salliminen selaimessa Julkaisujärjestelmän sisältöeditori käyttää esimerkiksi kopioitaessa ja liitettäessä hyväkseen leikepöytää, jolle se väliaikaisesti tallentaa käsiteltävän materiaalin. Mozilla Firefox edellyttää, että leikepöydän käyttäminen sallitaan sivukohtaisesti päivitettävällä sivulla. Tämä tulee tehdä manuaalisesti seuraavasti: 1. Tehdään users.js tiedosto, johon lisätään seuraavat rivit: user_pref("capability.policy.policynames", "allowclipboard"); user_pref("capability.policy.allowclipboard.sites", www.omaosoite.fi www.omaosoite2.fi"); user_pref("capability.policy.allowclipboard.clipboard.cutcopy", "allaccess"); user_pref("capability.policy.allowclipboard.clipboard.paste", "allaccess"); 2. Tehty tiedosto lisätään resurssienhallinnassa kansioon: C:\Documents and Settings\User Name\Application Data\Mozilla\Firefox\Profiles\xxxxxxxx.default\ 3. Mikäli kansiossa on jo user.js -tiedosto, lisätään kyseiset rivit olemassa olevaan tiedostoon 5
Tiedostoarkisto Päänäkymä 1 5 2 4 3 1.Tiedostoarkiston kansiovalikko +-symboli kertoo, että kansio sisältää alakansioita. Valitun kansion teksti näkyy tummennettuna. Valitseminen tapahtuu klikkaamalla kansion tai tiedoston nimeä. 2.Haku Vapaasanahaku kohdistuu tiedostojen nimiin ja metatietoihin. Tarkennetun haun avulla voidaan mm. hakea tietyltä aikaväliltä tai valita haluttu avainsana valmiista listasta. 3.Toimintopalkki uusi kansio muokkaa kansiota poista kansio uusi tiedosto 4.Valitun kansion sisältö Näyttää valitun kansion sisältämät alakansiot ja tiedostot. 5.Roskakori Paikka, mihin poistetut tiedostot menevät ja mistä ne voidaan tarvittaessa palauttaa. 6
Tiedostoarkisto Kansion sisältönäkymä 2 1. 2. 3. Toiminnot: 3 5 1 Uusi kansio: luo valitun kansion alle uuden kansion Muokkaa kansiota: voidaan muokata valitun kansion nimeä tai käyttöoikeuksia Poista kansio: poistaa valitun kansion ja sen sisällä olevat tiedostot Uusi tiedosto: lisää uuden tiedoston kansioon 4.Tiedoston muokkaaminen tai poistaminen tapahtuu toiminnot-sarakkeessa olevien painikkeiden avulla. 5.Useita tiedostoja voidaan käsitellä kerralla käyttämällä tiedoston nimen edessä olevaa valintaruutua. Valitut tiedostot voidaan poistaa tai siirtää toiseen kansioon. 4 1.Tiedoston nimi, joka toimii samalla linkkinä tiedostoon. Nimeä napsautettaessa tiedosto aukeaa, mikäli käyttäjällä on tiedostotyypin avaamiseen soveltuva ohjelma omalla koneellaan. Nimen perässä omissa sarakkeissaan näytetään tiedoston tyyppi, koko, versioiden määrä ja viimeisin muokkausaika. 2.Kansiot erotetaan tiedostoista niiden edessä olevan kansiokuvan avulla. Klikkaamalla kansion nimeä se aukeaa. 7
Tiedostoarkisto Kansion ominaisuudet ja käyttöoikeuksien määrittäminen Kansion ominaisuuksissa määritellään kansion näkyvyys ja sen käyttöoikeudet. Käyttöoikeus voidaan antaa ryhmälle tai ryhmille. Oikeudet saaneen ryhmän jäsen voi lisätä kansioon tiedostoja. Samalla hänestä tulee lisäämiensä tiedostojen omistaja, joten hän voi myös poistaa ja muokata niitä. Kansion ominaisuuksia päästään määrittämään klikkaamalla Muokkaa kansiota -kuvaketta. 2 1 5 3 4 6 1.Kansion nimi 2.Kansion käyttöoikeuksien antaminen ryhmäkohtaisesti. 3.Omistaja, jolla on oikeus poistaa ja muokata kansiota. 4.Hallinnollinen ryhmä, jolla on oikeus poistaa ja muokata kansion sisältämiä tiedostoja ja kansioita. 5.Kansio voidaan näyttää kaikille riippumatta siitä, onko käyttäjällä käyttöoikeutta siihen vai ei. Kansion näyttäminen ei anna käyttäjälle kuitenkaan oikeuksia sen sisältöön, ellei oikeuksia ole tiedostokohtaisesti erikseen annettu. 6.Kansio voidaan asettaa julkiseksi web-kansioksi. Tällöin sen sisältämiä tiedostoja voidaan linkittää julkisille www-sivuille. 8
Tiedostoarkisto Tiedoston lukuoikeuksien määrittäminen Tiedostoille voidaan määritellä lukuoikeudet tiedostokohtaisesti. Lukuoikeus annetaan ryhmälle tai ryhmille. Oikeuksia päästään määrittämään klikkaamalla tiedostonimen perässä olevaa muokkaa-painiketta. 1 1.Tiedoston omistajaksi tulee oletuksena tiedoston lisännyt käyttäjä. Omistajaa voidaan myös muuttaa. Omistajalla on oikeus avata, muokata ja poistaa tiedosto sekä lukita tiedosto ja luoda siitä uusia versioita. 2 2.Lukuoikeus, eli oikeus avata tiedosto, voidaan antaa omistajan lisäksi ryhmälle tai ryhmille. 9
Tiedostoarkisto Uuden tiedoston lisääminen kansioon 7 2 1.Valitse kansio, johon haluat lisätä tiedoston. 1 5 3 4 2.Klikkaa toimintopalkissa olevaa uusi tiedosto -painiketta. 3.Klikkaa selaa-painiketta ja valitse haluamasi tiedosto omalta koneeltasi tai verkkoasemalta. 4.Anna tiedostolle nimi. Mikäli tiedostonimeä ei määritetä, käytetään tiedoston alkuperäistä nimeä. 5.Voit vaihtaa omistajaa ja määritellä tiedoston lukuoikeudet haluamillesi ryhmille. Vinkki: Metatiedot -välilehdellä voit kuvata tiedoston sisältöä, tyyppiä ja aihetta syöttämällä kenttiin sopivat kuvaustiedot. Metatiedot vaikuttavat tiedostoarkistossa tehtävään tarkennettuun hakuun. 6 6.Samalla voit ilmoittaa valitsemiesi ryhmien jäsenille uuden tiedoston lisäämisestä. Ilmoitus lähtee sähköpostilla. 7.Tiedosto siirtyy tiedostoarkistoon, kun klikkaat tallenna tiedosto -painiketta. 10
Tiedostoarkisto Tiedoston muokkaaminen Tiedoston tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla kansionäkymässä halutun tiedoston kohdalla olevaa muokkaapainiketta(kynä). Tiedoston muokkausnäkymä on uuden tiedoston lisäysnäkymän kanssa yhteneväinen. Ainoa ero on versio-ominaisuuksien näkyminen. Mikäli muutoksia tehdään, tulee tiedosto tallentaa tallenna tiedosto -painikkeella. Tiedosto voidaan lukita omistajan toimesta. Tällöin tiedosto näkyy, mutta sen voi avata ainoastaan tiedoston omistaja. Tiedoston lukitseminen tapahtuu muokkausnäkymän kautta. Lukituspainike löytyy näkymän oikeassa reunassa olevasta toimintolaatikosta. 2 1 3 1.Tiedoston muokkaus tapahtuu klikkaamalla tiedostonimen perässä olevaa muokkaa-painiketta. 2.Versioita pääsee tarkastelemaan klikkaamalla versionumeroa. 3.Versiot avautuvat uuteen ikkunaan, mistä ne voi avata sopivaan ohjelmaan. 11
Tiedostoarkisto Tiedostojen versiointi Versiointi mahdollistaa sen, että tiedostoista voidaan säilyttää useita eri versioita. Tällöin esimerkiksi sisältösivuilla käytettävää kuvaa voidaan säilyttää useammassa eri kuvakoossa. Uusin versio näkyy käyttäjille tiedostoarkiston kansion sisältönäkymässä. Muihin versioihin pääsee käsiksi joko klikkaamalla versionumeroa tai tiedoston muokkausnäkymästä versio-välilehdeltä. 1 Uuden version tekeminen 1.Siirry muokkaamaan haluamaasi tiedostoa klikkaamalla sen kohdalla olevaa muokkaa-painiketta. 2.Klikkaa uusi versio -painiketta, joka löytyy oikeassa reunassa sijaitsevasta toimintolaatikosta. 3.Toimi, kuten lisätessäsi uutta tiedostoa, eli nimeä tiedosto ja tee muut haluamasi määrittelyt. 4.Anna versionimi tai versionumero, jonka avulla versiot erottuvat toisistaan. 2 Vinkki: Yleinen versiointikäytäntö on antaa versionumero. Ensimmäinen julkaistu versio on 1.0 ja ison muutoksen sisältävä versio 2.0. Ensimmäisen desimaalin avulla kuvataan pienempiä muutoksia (esim. 1.1). 4 3 12
Tiedostoarkisto Tiedostojen poistaminen ja siirtäminen Yksi tapa poistaa tiedostoja on poistaa ne yksitellen käyttämällä toiminnot -sarakkeessa olevaa punaista rastia. Tiedostoarkistosta on mahdollista poistaa myös useampia tiedostoja kerralla. Tämä tapahtuu valitsemalla poistettavat tiedostot tiedostonimen edessä olevaa ruutua klikkaamalla. Valinnan jälkeen klikataan tiedostojen alapuolella olevaa poista valitut -toimintoa. Tiedostoja voidaan myös siirtää joukoittain. Tiedostot valitaan samalla tavalla kuin poistettaessakin, mutta lopuksi klikataan toimintoa siirrä valitut. Tämä toiminto avaa uuden ikkunan, jossa valitaan kansio, mihin tiedostot halutaan siirtää. 13
Tiedostoarkisto Kuvatiedostot Tiedostoarkisto mahdollistaa gif- ja jpg-muotoisten kuvien käsittelyn. Arkistoinnin lisäksi näitä kuvia voidaan käyttää sisältöeditorin kautta sisältösivuilla. Jotkut toiminnoista on samoja, kuin sisältöeditorissa olevat kuvankäsittelytoiminnot. 2 4 1 3 1. Valitse kuvatyyli: kuvatyylien avulla tiedostoarkisto pienentää ja pakkaa kuvan sisältösivuilla käytettävään kokoon. Kuvatyylit ovat asiakaskohtaisia, mutta pääsääntöisesti tiedostoarkisto tarjoaa käyttäjälle 2-3 erilaista kuvatyyliä, joiden avulla kuvien leveys muutetaan halutuksi. Kuvakoon muuttaminen ei muuta kuvasuhdetta, eli kuvan korkeus muuttuu samassa suhteessa sen leveyden kanssa. 2. Korjaa kuvaa: tiedostoarkisto mahdollistaa kuvan värien ja valotuksen korjaamisen automaattiasetusten avulla. Useissa tilanteissa automaattiset asetukset tekevät kuvasta hieman alkuperäistä paremman näköisen. Tämä tulee esiin etenkin sisältösivukäytössä, koska korjaus lisää kuvan kontrastia. 3. Kamerasta suoraan tuotu kuva joudutaan joskus kääntämään. Tämä on mahdollista tehdä kääntöominaisuuksien avulla. 4. Kuvan esikatselu näyttää niin sanotun thumbnail-kuvan, jota klikkaamalla kuva aukeaa uuteen ikkunaan oikeassa koossaan. 14
Sisällöntuotanto Yleistä Base ContentManager julkaisujärjestelmä mahdollistaa monipuolisen ja hajautetun sisällöntuotannon. Sisällöntuotantotehtävät, kuten sivujen päivittäminen, voidaan hajauttaa niin, että useat eri henkilöt tai ryhmät voivat vastata oman osaamisalueensa sivuista ja niiden sisällöistä. Sivujen varsinainen julkaiseminen voidaan tarvittaessa keskittää julkaisijoille, mikä helpottaa etenkin suurissa organisaatioissa sivuston yhtenäisyyden hallintaa. Varsinainen sisällöntuotanto tapahtuu pääosin julkaisujärjestelmän omalla sisältöeditorilla. Editori on sisällöntuotantoon tarkoitettu tekstinkäsittelyohjelman tyylinen työkalu. Tekstisisältöä voidaan tuoda myös leikepöydän kautta muista ohjelmista, kuten Microsoft Wordista. Julkaiseminen Sivu voi olla joko julkaistu tai julkaisematon. Julkaistu sivu näkyy julkisesti www-sivuilla, intranetissä tai ekstranetissä. Julkaisematon sivu näkyy ainoastaan julkaisujärjestelmässä. Hallitulla julkaisemisella voidaan tehokkaasti hallita sivustoa, koska sen avulla voidaan tarjota käyttäjille vain ne sivut, jotka halutaan. Julkaisemisella voidaan myös valvoa sitä, että julkaistava sisältö on asiasisällöltään, kieliopiltaan ja ilmeeltään yhteneväinen. Julkaiseminen mahdollistaa myös keskeneräisten sivujen tai myöhemmin julkaistavien sivujen rakentamisen. Julkaisemisen tai julkaisusta poistamisen voi tehdä pääkäyttäjien lisäksi ainoastaan sivun julkaisijaksi määritelty henkilö. Julkaisussa huomioidaan myös versiointi, eli sivun aikaisempi versio voi olla julkaistuna samanaikaisesti, kun siitä on olemassa uudempi julkaisematon versio. Muokkaus- ja julkaisuoikeudet Jotta sisällöntuotanto voidaan hajauttaa turvallisesti, on pääkäyttäjän hyvä määritellä muokkaus- ja julkaisuoikeudet, jotka voidaan asettaa jokaiselle sivulle erikseen. Oikeudet voidaan määritellä myös rekursiivisesti, jolloin valitun kansiosivun oikeudet periytyvät kansion sisältämille alasivuille. Muokkausoikeudet annetaan kokonaiselle käyttäjäryhmälle, mutta julkaisuoikeudet yksittäiselle henkilölle. Sivurakenteessa yksittäisille käyttäjille näytetään ainoastaan ne sivut, joihin heillä on muokkausoikeudet. 15
Esimerkkejä organisaation sisällöntuotantomalleista Sisällöntuotanto on hajautettu osastoittain. Kukin osasto vastaa oman toimialueensa sisällöistä. Sisällöntuotantoa valvoo julkaisija, jonka tehtävänä on tarkistaa osastojen tuottama sisältö. Osa sisällöntuotannosta on hajautettu. Osasto A:n tuottamaa sisältöä valvoo julkaisija, kun taas Henkilö A voi itse tuottaa ja julkaista tekemänsä sivut, koska hänellä on sekä muokkaus- että julkaisuoikeudet. Käyttäjät hoitavat sisällöntuotannon ilman välikäsiä, koska heillä on sekä muokkaus- että julkaisuoikeudet. Usein tällaisessa tapauksessa käyttäjät ovat samalla myös pääkäyttäjiä. Vinkki: Sisällöntuotannon helpottamiseksi on hyvä miettiä yhteisiä toimintatapoja ja -malleja. Tekstin tuottamiseen, muotoiluun ja asetteluun, sekä logojen, symbolien ja värien käyttöön liittyvät yhteiset pelisäännöt parantavat yleistä käytettävyyttä, löydettävyyttä ja selkeyttä. 16
Sisältösivut keskeiset toiminnot 1 4 5 Sisältösivut-toiminnon päänäkymässä on toiminnot muun muassa sisältösivujen tekemiseen, poistamiseen ja muokkaamiseen. 1. 2. 3. 2 3 7 6 1. Sisältösivujen ylläpitoon pääsee käsiksi toiminnot-valikon kautta. 2. Sisältösivu, jota halutaan muokata, valitaan vasemman palstan valikosta. 3. Avaa editoriin -painike avaa sivun uuteen ikkunaan muokattavaksi. 4. Toimintopalkista näkymän yläreunasta löytyvät sivun tallentamiseen ja poistamiseen liittyvät toiminnot. 5. Keskeisimmät toiminnot löytyvät Yleistä-välilehdeltä. Sivun muiden tietojen, kuten esimerkiksi muokkausoikeuksien määrittäminen, tapahtuu omilla välilehdillään. 6. Uuden sivun luominen hoituu kätevästi oikeasta laidasta löytyvien toimintojen avulla. 7. Oikeasta reunasta löytyy myös muita toimintoja, joista osa on tarkoitettu ainoastaan pääkäyttäjille. 17
Sisältösivut Muita toimintoja 1 2 5 1. Sisältösivujen puumaisessa rakennenäkymässä käytetään seuraavia kuvakkeita: julkaistu sivu, ei alasivuja julkaisematon sivu, ei alasivuja 3 julkaistu kansiosivu, sisältää alasivuja 1.Df 4 julkaisematon kansiosivu, sisältää alasivuja. Myöskään alasivut eivät ole julkaistuja. 2. Info-näkymässä kerrotaan sivun viimeisin muokkauspäivä ja käyttäjän oikeudet kyseiseen sivuun. 3. Näkyvyys-kentässä voidaan määritellä, näkyykö kyseinen sivu www-sivuston navigoinnissa. 4. Linkityksen avulla käyttäjä voidaan ohjata suoraan jollekin toiselle sivulle. Linkin osoite annetaan linkki-kenttään, tai haetaan selaa-painikkeen kautta, mikäli kyseessä on linkitys sisäiselle sivulle. 5. Sivu voidaan julkaista tai poistaa julkaisusta. 18
Sisältösivut Muokkaus- ja julkaisuoikeudet Sivukohtaiset muokkaus- ja julkaisuoikeudet määritetään pääkäyttäjille näkyvällä Muokkausoikeudet-välilehdellä. 1. Sivulle annettavat muokkausoikeudet määritetään aina ryhmäkohtaisesti. Käyttäjille näytetään sivurakenteessa ainoastaan ne sivut, joihin heillä on muokkausoikeudet. 2. Sivulle asetettavat julkaisuoikeudet määritetään aina henkilökohtaisesti. Julkaisuoikeuksien haltija on oikeutettu muokkaamaan sivua, vaikka hän ei kuuluisikaan mihinkään edellisessä kohdassa määritettyyn ryhmään. 3. Oikeudet voidaan määrittää rekursiivisesti eli periytyvästi, jolloin ylemmän tason sivulle määritetyt muokkaus- ja julkaisuoikeudet periytyvät myös alasivuille. Vinkki: Muokkausta tekevät käyttäjät voivat käsiteltävänä olevan sivun valmistuttua lähettää julkaisijaksi määritellylle henkilölle julkaisupyynnön. 19
Sisältöeditori Yleiskuvaus Sisältöeditorinäkymä on jaettu toiminnallisiin osiin seuraavasti: 1. Ylhäällä vasemmalla on käyttäjän kannalta keskeisimmät ja eniten käytetyt toiminnot, kuten tallentaminen ja leikepöytätoiminnot. 2. Yläreunassa on editointiin käytettävät toiminnot ryhmitelty toimintojen luonteen mukaisesti omille välilehdilleen. 3. Oikeaan reunaan on koottu kaikki sivun rakenteeseen ja visuaalisiin tyyleihin liittyvät valinnat. 4. Editointialueen oikeassa yläkulmassa on kolme erilaista sivunäkymää sivun muokkaamiseen ja esikatseluun. 5. Vasemmassa alareunassa näytetään polku, joka esittää ja rajaa käyttäjälle käsiteltävän sisältöelementin sijainnin. Vinkki: Alareunassa näytettävää polkua napsauttamalla saat esiin aina kyseiseen sisältöelementtiin liittyvät toiminnot. Vastaavasti hiiren oikeaa nappia esimerkiksi kuvan päällä napsauttamalla saat näkyviin kuvan käsittelyyn käytettävissä olevat toiminnot. 20
Sisältöeditori Kuvan lisääminen Kuvan lisääminen aloitetaan napsauttamalla Aloitusvälilehdeltä löytyvää Kuva-painiketta. Toiminto löytyy tarvittaessa myös Lisää-välilehdeltä. 1. Kuva haetaan tiedostoarkistosta napsauttamalla selaa-painiketta. 2. Kuvalle annetaan selite, joka kertoo kuvan olennaisimman sisällön. Selitteen avulla autat esimerkiksi sellaisia käyttäjiä, joilla on näkemiseen liittyviä rajoitteita. 3. Kuvan otsikko näkyy käyttäjälle mm. silloin, kun hiiren osoitin viedään kuvan päälle. 4. Lopuksi kuvalle tehdään asettelu Ulkoasuvälilehdellä. 21
Sisältöeditori Kuvan valinta tiedostoarkistosta 1. Mikäli haluamasi kuva ei ole vielä tiedostoarkistossa, voit lisätä sen arkistoon omalta koneeltasi. Valitse kansio, johon haluat tuoda kuvan ja napsauta selaa. Etsi tiedosto omalta koneeltasi ja valitse tallenna, jolloin tiedosto siirtyy haluttuun kansioon. 2. Kuvatiedostot näkyvät ns. thumbnail-kuvina. Kuvan koon näet viemällä hiiren osoittimen kuvan päälle. 3. Kansiot näkyvät kuvakkeina, joita klikkaamalla kansion sisältö aukeaa. 4. Klikkaamalla kuvan päällä oikeaa hiiren painiketta tai plus -symbolia avautuu valikko, jossa kuvan voi valita, poistaa, avata, korjata tai sen kuvatyylin voi määrittää. Valitse tiedosto, kun haluat siirtää sen editoriin. 5. Muista määrittää kuvalle käyttötarkoitukseen sopiva kuvatyyli. 22
Sisältöeditori Kuvatyylien tarkoitus Digitaalisesta kamerasta tuotavan kuvan koko on yleensä niin suuri, ettei sitä pystytä kokonaan näyttämään normaalilla näytöllä. näyttötarkkuus: 1024x768 Kuvien suuresta koosta johtuen ne tulee muuttaa kokoon, jota voidaan käyttää sisältösivuilla. Sisältöeditorissa olevia valmiita kuvatyylejä käyttämällä ohjelma muokkaa kuvat sellaisiksi, että ne voidaan viedä suoraan sisältösivuille. kuvan koko: 4374 x 2916 kuvan koko: 200 x 150px 23
Sisältöeditori Kuvan asettelu Kuvan asettelussa tulee tavallisesti huomioida 2 asiaa: 1. Kuva tasataan tyypillisesti joko vasempaan tai oikeaan reunaan. 2. Tehdään kuvan ympärille tyhjää tilaa asettamalla sille marginaalia kohdassa vaakaväli (ja tarvittaessa myös kohdassa pystyväli). Tyypillinen marginaalin arvo on 5-10px. 24
Sisältöeditori Linkin tekeminen Linkin tekeminen aloitetaan kirjoittamalla linkiksi soveltuva teksti, kuten Lue lisää. Linkissä käytettävä teksti maalataan mustaksi, jonka jälkeen napsautetaan Linkit-välilehdeltä löytyvää Lisää linkki painiketta. 1. Linkin URL-kenttään annetaan linkin osoite (esim. http://www.mediacabinet.fi). 2. Mikäli linkki halutaan tehdä sivulle, joka on päivitettävän sivuston sisällä, haetaan linkin kohde napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Ulkoiselle www-sivulle johtava linkki suositellaan avattavaksi uuteen ikkunaan. Sisäinen linkki on hyvä avata tähän ikkunaan. Linkin lisäämisen jälkeen sille voidaan valita vielä käytettävä tyyli editorinäkymän oikeassa reunassa olevasta Tyylit/luokat -osiosta. Tämä toiminto tekee linkin eteen sitä kuvastavan kuvakkeen. 25
Käyttäjähallinta termejä Käyttäjä: Yksittäinen ohjelmistoa käyttävä henkilö. Käyttäjät erotetaan toisistaan käyttäjätunnuksen ja nimen avulla. Jokaisella käyttäjällä on oma salasana. Jossain tapauksissa voidaan tehdä käyttäjätunnus, jota käyttää useampi henkilö. Tällöin ei kuitenkaan voida erotella esimerkiksi foorumiin tehtyjä merkintöjä toisistaan. Julkaisija: Julkaisijat ovat tavallisia käyttäjiä sillä erotuksella, että he pystyvät julkaisemaan tehtyjä sisältösivuja. Julkaisijoiden tehtävänä on yleensä tarkistaa sivujen sisällön oikeellisuus, asettelu, tyyli ja oikeinkirjoitus. Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjäryhmään kuuluvat omaavat kaikkein suurimmat käyttöoikeudet. He pystyvät mm. lisäämään, muokkaamaan ja poistamaan käyttäjiä määrittämään käyttöoikeuksia poistamaan ja muokkaamaan tehtyjä merkintöjä, tiedostoja, sivuja ja keskusteluja julkaisemaan sisältösivuja Ryhmä: Käyttäjistä muodostuu ryhmiä. Käyttäjä voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään. Ryhmien tarkoitus on tehdä käyttäjähallinnasta helpompaa, koska oikeuksien määrittäminen tehdään ryhmäkohtaisesti. Näin ollen käyttäjä saa ne oikeudet, jotka ryhmille, joihin hän kuuluu, on annettu. Ryhmällä voi olla jäsenten lisäksi hallinnollisia käyttäjiä, jotka toimivat ryhmänsä pääkäyttäjinä. Ryhmän hallinnolliset käyttäjät: Ryhmän hallinnolliseksi käyttäjäksi määritellyllä henkilöllä on rajatut pääkäyttäjäoikeudet kyseisen ryhmän jäsenten tekemiin merkintöihin, kansioihin, tiedostoihin ja sivuihin. Pääryhmä: pääryhmät ovat järjestelmän toimituksen yhteydessä määriteltyjä ryhmiä, joiden tarkoituksena on jäsentää ja helpottaa uusien ryhmien tekemistä. Pääryhmiä käytetään erityisesti tapauksissa, joissa järjestelmää käyttää organisaatio, joka sisältää useita yksiköitä ja joilla jokaisella on omat pääkäyttäjänsä. Muuten pääryhmät käyttäytyvät kuten normaalit ryhmät. 26
Käyttäjähallinta Uuden käyttäjän tekeminen Uuden käyttäjän tekeminen aloitetaan valitsemalla pääkäyttäjille näkyvästä Hallinta-valikosta Käyttäjähallinta. Tämän jälkeen napsautetaan Uusi käyttäjä. 1. Käyttäjälle määritellään käyttäjätunnus ja salasana. Nämä voidaan muodostaa myös automaattisesti, jolloin järjestelmä lähettää tunnukset käyttäjän sähköpostiin. 2. Käyttäjälle määritellään henkilötiedot. 3. Toiminto-oikeudet -välilehdellä määritellään, mihin järjestelmän toiminnoista käyttäjälle annetaan oikeudet. Jatkossa käyttäjä näkee omassa Toiminnot-valikossaan ainoastaan ne toiminnot, joihin hänellä on oikeudet. Toimintojen määrittämisen jälkeen käyttäjä tallennetaan. Tämän jälkeen tulee näkyviin Ryhmätvälilehti, jolla käyttäjä voidaan määrittää kuuluvaksi haluttuihin ryhmiin. Ryhmävalintojen jälkeen tallennetaan uudestaan, minkä jälkeen luotu käyttäjä on valmis. 27
Käyttäjähallinta Käyttäjän tiedot Käyttäjälle voidaan määritellä useita ominaisuuksia ja tietoja. Niiden antaminen tapahtuu omilla välilehdillään. Lisätiedot: Lisätiedot -välilehdellä annettavat tiedot vaikuttavat sekä ohjelman käyttöön että henkilöhakuun (olettaen, että henkilöhaku on asiakkaan järjestelmässä käytössä). Lisätiedoissa voidaan valita, millä kielellä Base ContentManagerin käyttöliittymä käyttäjälle näkyy (suomi/englanti). Muut lisätiedot ovat henkilöhakua varten. Jotta käyttäjä näkyy henkilöhaussa, täytyy kohta salli tietojen näkyminen henkilöhaussa" olla valittuna. Organisaatio: Henkilöhakua varten käyttäjä voidaan liittää organisaatioon sekä organisaation alaisiin yksiköihin. On hyvä tietää, että organisaatiot ja yksiköt eivät ole ryhmiä - niillä ei ole mitään tekemistä toistensa kanssa. Organisaatiot ja yksiköt vaikuttavat Base ContentManagerin perustoiminnoissa ainoastaan henkilöhaussa. Toiminto-oikeudet: Toiminto-oikeuksissa määritellään pääsy Base ContentManageriin asennettuihin toimintoihin, eli vaikutetaan siihen, mitä päävalikosta löytyvässä Toiminnot-valikossa näkyy. Mikäli käyttäjällä ei ole tarvetta päästä käsiksi johonkin tiettyyn toimintoon, jätetään kyseinen toiminto hänen kohdallaan valitsematta. Ryhmät: Tällä välilehdellä käyttäjä liitetään haluttuihin ryhmiin. Käyttäjä voi kuulua niin moneen ryhmään, kuin on tarpeellista. Mikäli käyttäjä liitetään pääkäyttäjät -ryhmään, saa hän pääkäyttäjä-tasoiset oikeudet. 28