Remburssi ry PÖYTÄKIRJA Yliopistonkatu 8 96300 Rovaniemi REMBURSSI RY:N HALLITUKSEN KOKOUS Aika: 29.1.2015 klo 15:00 Paikka: Lapin yliopisto, ainejärjestötilat Läsnä: Pilvikki Viitanen, Matias Kassala, Anni-Sofia Sihvo, Jonna Ala-Poikela, Anniina Niemelä, Juho Malkavaara, Iida Nevasalmi, Matti Haapala, Alisa Lindroos, Miikka Keränen ja LYYn ainejärjestökummi Meri Forsman Risto Ukkonen saapui klo 15:20 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Matias Kassala avaa kokouksen klo 15:05 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi 3 Kokouksen toimihenkilöiden valinta Kokouksen puheenjohtajana toimii Matias Kassala, sihteerinä Iida Nevasalmi ja pöytäkirjan tarkastajiksi ja tarvittaessa ääntenlaskijoiksi valitaan Jonna Ala-Poikela ja Anniina Niemelä. 4 Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Matias Kassala ehdottaa esityslistaan lisättäväksi 10 Hallituksen vaihtoilta, 11 Jalojen villien vuosijuhlat, 12 Logokisa, 13 Laskiaisten jatkot ja 14 Lyyn tulikaste. Muutokset hyväksytään.
5 Jaostojen kuulumiset Matti Haapala kertoo edunvalvonta ja työelämä vastaavien terveiset: Oli puhuttu, että tavoitteena olisi saada yrittelijäisyyttä opiskelijoille. Ideana se, että tehdään jotain ja saadaan opintopisteitä, esim poikkitieteellisiä projekteja. Yliopistolle tulossa myös auditointi. Matias Kassala (ajpj): Pyhän tutustuminen ja yhteistyö sfäärin kanssa, ainejärjestöjen kummi, reilun korkeakoulun sertifikaatti - LYY pyrkii mukaan reilun kaupan korkeakoulu konseptiin, keskustellaan aiheesta. Mielipide hieman negatiivinen ja Matias Kassala mainitsee, että mieluummin voisi tukea esimerkiksi paikallista yhteistyötä. Meri Forsman kertoo yliopiston hakevan reilun korkeakoulun sertifikaattia. Miikka Keränen ehdottaa, että katsottaisiin lähtevätkö isommat ainejärjestöt ensin mukaan ja Remburssi voisi harkita uudelleen mukaan lähtemistä jos muita halukkaita ei ole. Pilkku Viitanen ehdottaa, että LYY:lle voisi kuitenkin lähettää positiiviset terveiset eettisten kysymysten huomioimisesta. Meri Forsman lupaa välittää terveiset. Kulttuuri ja vapaa-ajan jaoston vastaava Anni-Sofia Sihvo kertoo, että oli puhuttu työryhmistä eri tapahtumien järjestämiseen ja kehitteillä olevasta sitsilaulukirjasta. Mihinkään ei kuitenkaan vielä ole sitouduttu. Sfäärin on halukas tekemään yhteistyötä opiskelijoiden kanssa 1.2.-31.5. välisenä aikana ja Anni-Sofia Sihvo huomauttaa että se olisi hyvä keino hankkia ainejärjestölle rahaa. Hän muistuttaa myös, että keväällä Doriksessa on bileiden järjestämis kilpailu, josta olisi mahdollisuus voittaa mökkiviikonloppu Rukan spring breakiin (yhtä aikaa jo järjesteillä olevan Rempan mökkiviikonlopun kanssa ) tai Sokoksen sauna, joka olisi parempi tavoite Remburssille. 6 Vuosijuhlat Vuosijuhlavastaava Miikka Keränen kertoo luoneensa Facebookiin ryhmän vuosijuhla toimikunnalle, johon toistaiseksi on liittynyt ainoastaan Remburssin hallituksen jäseniä. Tavoitteena on markkinoida ryhmää laajemmin, saada lisää innokkaita järjestäjiä ja madaltaa kynnystä vuosijuhlista vähänkään kiinnostuneiden mukaan lähtemiseen. Miikka kertoo keränneen
taustatietoa, ideat ja asia etenee. Ensimmäinen kokous on suunniteltu seuraavalle viikolle (vko 7) ja muun muassa pukukoodista tehdään päätös myöhemmin. 7 Kulttuuri-torstai SYY:ltä on haettu 400:n euron suuruista avustusta kulttuuri-torstaille 22.1.2015. Pilvikki Viitanen kertoo, että helmikuun kulttuuri-torstain teemana on Autolla Nepaliin. Elokuvan esittämis päiväksi on sovittu torstai 26.2.2015, koska elokuvan tekijä Juho on on silloin käymässä Oulussa ja se olisi kaikkien kannalta toimivin ajankohta. Elokuvan esittäminen maksaa euron jokaista katsojaa kohden, mutta Pilvikki ehdottaa että kerättäisiin vapaaehtoinen kolmen euron maksu jolloin rahaa olisi mahdollista saada enemmän. Keskustellaan maksun vapaaehtoisuuden hyvistä ja huonoista puolista mutta päätetään palata asiaan myöhemmin. Elokuvan esittämisen kustannusarvio on vielä kesken, mutta suunnitteilla. Pilkku Viitanen esittää olisiko mahdollista saada yhteistyökumppaneita, sillä elokuva on ehdolla Jussi-gaalassa ja mahdollisuudet isompaankin tapahtumaan olisi. Risto Ukkonen kertoo että ainejärjestö TAO olisi mahdollisesti kiinnostunut yhteistyöstä. Keskustellaan siitä että kaikista tärkeintä olisi saada puskaradio kaikumaan ja katsojia paikalle. Päätetään että tapahtuman tarkempi budjetointi tapahtuu myöhemmin. Pilvikki Viitanen kertoo, että elokuvalle suunnitellaan jatkoja ravintola Kauppayhtiölle ja neuvottelut sinne on tulossa. Keskustellaan myös siitä olisiko mahdollista saada mainosta tai juttua esimerkiksi paikallisiin lehtiin tai ylioppilaslehteen. Keskustellaan myös potentiaalisista muista yhteistyökumppaneista, jotka voisivat haluta tehdä yhteistyötä yrittäjyyden teemassa (esim. LaplandES). Pilvikki Viitanen sanoo, että apu tapahtuman järjestämiseen olisi tarpeen ja sovitaan, että Juho Malkavaara varaa Fellman-salin tapahtumalle. 8 Riemupiirakka
LYY järjestää Riemupiirakan lauantaina 7.2.2015 klo 10-16 yliopistolla. Matias Kassala kertoo viimeisen ilmoittautumispäivän olevan 3.2. ja muistuttaa kaikkia osallistujia ilmoittautumaan itse netissä olevalla ilmoittautumislomakkeella. Riemupiirakan jälkeen järjestetään sitsit. Keskustellaan siitä maksaako remburssi riemupiirakan ja sitsien maksun? Matias Kassala ehdottaa että remburssi maksaa puolet. Ehdotusta kannatetaan ja se hyväksytään. Kaikki maksavat maksun itse ja remburssi maksaa takaisin takautuvasti. 9 Haalarit Iida Nevasalmi kertoo, että haalarit olisi tarkoitus tilata mahdollisimman nopeasti, viimeistään vapuksi. Katja Härkönen on ohjeistanut haalareiden tilaamiseen ja antanut tarkempaa neuvoa. Keskustellaan siitä, miten yhteistyötä sponsoreiden kanssa voisi kehittää, ja kuinka tehdä yhteistyöstä houkuttelevampaa. Miikka Keränen kertoo, että mahdollisia yhteistyökumppaneita voisivat olla Sensuelle ja Natural Beauty. Hän myös ehdottaa että sponsorisopimuksille pitäisi saada jatkuvuutta ja esimerkiksi Remburssin tarraa voisi kehittää lisää. Matias Kassala ehdottaa, että tämän vuoden haalarit tilataan entiseen tapaan, mutta kehittämisehdotuksiin palataan myöhemmin uudelleen ja pyritään hoitamaan ne hyvin. 10 Hallituksen vaihtoilta 22.1.2015 on päätetty kustantaa hallituksen vaihto-illan tarjoilut. 11 Jalojen Villien vuosijuhlat Matias Kassala kertoo, että Jalojen villien vuosijuhlat järjestetään lauantaina 14.2.2015. Pukukoodina on tummapuku ja osallistumismaksu on 55e Keskustellaan siitä, kuinka paljon vuosijuhlista korvataan edustuskuluina? - Maksetaanko yksin lähtevälle koko kulut vai puolet?, Pitäisikö määrittää katto kallillee vuosijuhlille (esim. artikla 100e)? Anni-Sofia Sihvo ehdottaa, että maksetaan kulut yksin vuosijuhlille edustamaan lähtevälle kokonaan, että Remburssi tukisi edustajan kuluja 100%. Matias Kassala puolestaan ehdottaa että
Remburssi maksaa yhdestä osallistumismaksusta 50% ja jos lähtijöitä on useampia summa jaettaisiin osallistujien kesken. esim. edustajia on kaksi, yhdelle edustajalle maksetaan 25% jne. Periaatepäätöksellä jatketaan entiseen tapaan, Matias Kassalan ehdotuksen mukaan. Anni-Sofia Sihvo jättää eriävän mielipiteen. Remburssin edustajiksi Jalojen villien vuosijuhlille valitaan Miikka Keränen ja Juho Malkavaara. Remburssi antaa edustukseen tukea 27,5e. Sovitaan, että vuosijuhlille lähtevät maksavat maksun itse ja saavat korvauksen ainejärjestöltä takautuvasti. Vuosijuhlien lahjaan budjetoidaan 21e ja päätetään, että juhlille lähtijät hankkivat lahjan yhdessä. Miikka Keränen kysyy, voisiko Remburssille kehittää edustusnauhan juhlatilaisuuksia varten. Matias Kassala kertoo Rosa Vetrin selvittäneen asiaa aiemmin, mutta lopullisia päätöksiä tai ideointia ei ole syntynyt. Keskustellaan juhlanauhan tarpeellisuudesta ja sovitaan että asiaa voisi alkaa kehittämään eteenpäin. Asiaan päätetään palata myöhemmin uudelleen. 12 Logokisa Matias Kassala kertoo, että logokisa on saanut neljä logoehdotusta, jotka esitellään. Matias Kassala ehdottaa, että kilpailun palkinto annetaan osallistujille ja uutta logoa valittaessa huomioidaan tulleet ehdotukset, mutta mitään niistä ei tarvitse valita. Matias ehdottaa myös, että uusia ehdotuksia otetaan vastaan mutta kilpailu päätetään. Ehdotus hyväksytään. Hallitus valitsee ehdotusten joukosta yhden voittajan ja Anniina Niemelä ottaa yhteyttä kilpailun voittajaan ja ilmoittaa päätöksestä. 13 Laskiaistiistai 17.2. Anni-Sofia Sihvo kertoo, että Laskiaisen jatkojen paikaksi on päätetty vuokrata DAS Kota - saunatilat, joiden vuokra on 40e. Pilvikki Viitanen kertoo, että tapahtumaan on päätetty leipoa pullaa talkoohengessä. Laskiaisen jatkoille budjetoidaan 80e. 14 LYYn tulikaste ke 11.2. klo 18:00
Meri Forsman kertoo Lyyn järjestämästä tapahtumasta, johon toivotaan kaikilta ainejärjestöiltä edustajaa. Tapahtuman palkintona on LYYn sauna. Päätetään että Remburssilta valitaan edustaja, jonka ruoka kustannetaan (11e) mutta voitettava palkinto on luovutettava ainejärjestön käyttöön. Matias Kassala ehdottaa edustajaksi Henri Maikkua, jolta päätetään kysyä asiasta. 15 Muut esille tulevat asiat Päätetään päivittää Remburssin nettisivut ja hallituksen kokoonpano sivuille. Hallituksen jäsenet kirjoittavat esittelytekstit itsestään ja lähettävät ne sekä mustavalkoiset kuvat Juho Malkavaaralle. Matias Kassala ehdottaa että yhteiskuva nettiin otetaan vuosijuhlilla. Matias Kassala ehdottaa instagram tilin luomista Remburssille, jotta sosiaalisen median mainoskanavat saataisiin tehokkaampaan käyttöön ja kuvat piristämään muun muassa Remburssin nettisivuja. Ehdotus saa kannatusta. Päätetään että Matias luo tilin ja jatkossa pyritään kuvaamaan Remburssin osallistumista eri tapahtumiin ja julkaisemaan kuvia. Anniina Niemelä ehdottaa hallituksen Whatsapp ryhmää, jotta asioiden hoitaminen ja tiedonkulku olisi helpompaa. Ehdotus saa kannatusta ja päätetään että Anni-Sofia Sihvo luo ryhmän. Anni-Sofia: Kaamoksen kaatajaisten lipun myyjille on luvattu vuosijuhlien maksu ja päätetään että yhdelle kaamoksen kaatajan lipun myyjälle kustannetaan Remburssin vuju maksu tai kahdelle puoliksi Kulttuuri ja vapaa-ajan jaosto on järjestänyt Remburssin get together -tapahtuman torstaille 5.2. klo 18. Illan suunnitelmaan kuuluu ruokailu ravintola Comicossa ja jatkot lautapelien merkeissä.
Anni-Sofia Sihvo pyytää, että Remburssille hankittaisiin mm. askartelutarvikkeita, mutta Matias Kassala kertoo Remburssilla olevan jo työkalupakki ja lupaa toimittaa sen Anni-Sofialle. Matias Kassala kertoo edellisellä viikolla pidetystä Facebook kokouksesta. Todetaan, että mahdollisia Facebookissa käytäviä kokouksia pyritään välttämään ja selkeyttämään. Sovitaan myös, että jos esimerkiksi ehdotusta kannatetaan, täytyy se tehdä selkeästi eikä esimerkiksi tykkäämällä. Anniina Niemelä toteaa, että myös Facebookissa käydyistä kokouksista olisi syytä tehdä dokumentit ja päätetään että kyseisestä kokouksesta kirjauksen tekee Matias Kassala. Seuraavan kokouksen ajankohdaksi sovitaan torstai 12.2. klo 13 ja paikaksi yliopisto. Kokouksen eväskuluihin budjetoidaan 10e. 16 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen kello 17:14. Pöytäkirjan vakuudeksi: Puheenjohtaja Matias Kassala Sihteeri Iida Nevasalmi Pöytäkirjantarkastaja Anniina Niemelä Pöytäkirjantarkastaja Jonna Ala-Poikela