JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3/2019 KIRKKOVALTUUSTON KOKOUS Aika Tiistai 28.5.2019 klo 18.30 Kahvitarjoilu klo 18.00 alkaen Paikka Kirkonkulman sali 2. krs, Kirkkotie 6 Liite Asia Sivu 28 KOKOUKSEN AVAUS... 46 29 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 46 30 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN... 47 31 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA... 47 32 ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA... 47 33 liite SEURAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2018... 48 34 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE 2019-2022... 52 35 TIEDOKSI... 54 36 VALITUSOSOITUS... 55 37 KOKOUKSEN PÄÄTÖS... 55 kirkkovaltuuston pj.
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 44 JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3/2019 KIRKKOVALTUUSTO Aika Tiistai 28.5.2019 klo 18.30-20.11 Kahvitarjoilu klo 18.00 alkaen Paikka Kirkonkulman sali 2. krs, Kirkkotie 6 Päätöksentekijät Auranen Matti Berg Henry Edry Tarja Graeffe Hanna Graeffe Petri Haaparanta Satu Harjula Unna Hyvärinen Anni Kekäläinen Arvi Ketomäki Jaakko(POISSA) sij. Maija-Liisa Pyykkönen Kostama Rita Kuusela Jaakko Laakso-Varis Sirpa Lappalainen Esko Launonen Pekka Lehtonen Tero-Pekka (POISSA) sij. Marketta Pohjanheimo Luuk Ida (POISSA) sij. Kirsti Komulainen Luuk Pekka (POISSA) sij. Arja Eriksson Luukkanen Arto (POISSA) sij. Lea Lehtola Marttila Pentti (POISSA) sij. Pekka Packalèn Mäkinen Emmi Noso Marja (POISSA) sij. Pinja Wallius Oksanen Kaija Peltola Jukka Peltonen Eemeli Porkka Jouko Riihimäki Esa Sallinen Ritva Sihvola-Rauttu Terttu Soinola Riitta Tuominen Satu Vakkuri Mirja Virkki Jukka Muut osallistujat Hietala Kari J. Koivisto Vesa Warro Hanna Åström Jarkko talousjohtaja kn:n puheenjohtaja, kirkkoherra hallintosihteeri kn jäsen
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 45 Allekirjoitukset Hanna Graeffe Hanna Warro puheenjohtaja sihteeri Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2019 Järvenpäässä / 2019 tarkastus Unna Harjula Jaakko Kuusela Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirjan nähtävänä pidosta on kuulutettu seurakunnan pitäminen ilmoitustaululla 21.5. 29.6.2019. Pöytäkirja on julkisesti nähtävänä 29.5. 29.6.2019 viraston aukioloaikoina kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1. Todistaa: Hanna Warro hallintosihteeri
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 46 Kirkkovaltuusto 28.5.2019 28-29 28 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.30. Alkuhartausvuorossa oli valtuustoryhmä II (Kirkko keskelle elämää- Kokoomus ja sitoutumattomat). Matti Auranen piti alkuhartauden. Laulettiin virsi 136. 29 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkovaltuuston työjärjestyksen 1 mukaan kutsu asialistoineen on lähetettävä kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kokouskutsut esityslistoineen on postitettu valtuutetuille ja muille kokousedustajille 21.5.2019. Kokouskutsu on pidetty nähtävänä seurakunnan ilmoitustaululla 21.5. 28.5.2019 Esitys: Todetaan, että kirkkovaltuuston kokous on kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkkovaltuuston työjärjestyksen mukaisesti koolle kutsuttu. Suoritetaan nimenhuuto ja käsitellään valtuutettujen esteet ja päätetään niiden hyväksymisestä. Todetaan, että kokous on jäsenmäärään nähden päätösvaltainen. Kv 29 Päätös: Todettiin, että kirkkovaltuuston kokous on kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkkovaltuuston työjärjestyksen mukaisesti koolle kutsuttu. Suoritettiin nimenhuuto ja käsiteltiin valtuutettujen esteet ja päätettiin niiden hyväksymisestä. POISSA SYY SIJALLA Ketomäki, Jaakko työeste Maija-Liisa Pyykkönen Lehtonen, Tero-Pekka työeste Marketta Pohjanheimo Luuk, Ida työeste Kirsti Komulainen Luuk, Pekka matkoilla Arja Eriksson Luukkanen, Arto työeste Lea Lehtola Marttila, Pentti työeste Pekka Packalén Noso, Marja henk.koht.syy Pinja Wallius Todettiin kokous jäsenmäärän osalta päätösvaltaiseksi. Läsnä nimenhuudossa oli 26 valtuutettua ja 7 varavaltuutettua.
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 47 Kirkkovaltuusto 28.5.2019 30-32 30 PÖYTÄKIRJAN TARKISTAJIEN VALINTA Esitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Unna Harjula Rita Kostama Kv 30 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi esitettiin Unna Harjulaa ja Jaakko Kuuselaa. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti 31 ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Esitys: Ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Terttu Sihvola-Rauttu Ritva Sallinen Kv 31 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti 32 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esitys: Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi Kv 32 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 48 Kirkkoneuvosto 12.3.2019 88 Kirkkoneuvosto 26.3.2019 106 Kirkkoneuvosto 16.4.2019 126 Kirkkovaltuusto 28.5.2019 33 33 SEURAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2018 Seurakunnan kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on sen lisäksi, mitä kirkkojärjestyksessä määrätään, soveltuvin osin voimassa, mitä kirjanpitolaissa säädetään. Kirjanpitolain (1304/2004) 3: 1 mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös joka sisältää mm: taseen, tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja liitetiedot. Toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä. Kirkkojärjestyksen (KJ) 9:6 :n ja 15:9 :n mukaisesti seurakunnan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sisältö tulee vastata kirjanpitolain mukaista. Kirkkojärjestyksen mukaan tilinpäätöksen yhteydessä seurakunnan on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkohallitus on myös antanut ohjeen Seurakunnan ja seurakuntayhtymän tilinpäätöksen laatiminen, jossa on noudatettavat ohjeet toimintakertomuksesta, tilinpäätöksestä ja tasekirjasta. Vuoden 2018 tilinpäätöksen vuosikate 867 435,59 ja tilikauden tulos on 167 535,55. Tuloksesta kirjataan aiempien investointivarauksien käytöstä poistoeron vähennykseksi 47 443,20. Näin tilikauden ylijäämä on 214 978,75. Tilikauden ylijäämä siirretään taseen oman pääoman tilille "Tilikauden yli/alijäämä". Seurakunnalla ei ole kirkkojärjestyksen 15:1 mukaista tasapainotusvelvoitetta, koska taseessa ei ole alijäämää. Kirkkohallituksen tilinpäätösohjeessa todetaan, että seurakunnan tulee harkita peruspääoman korottamista, jos peruspääoman ja arvonkorotusrahaston yhteismäärä on alle kaksi kolmasosaa pysyvien vastaavien määrästä. Pysyvät vastaavat olivat vuoden 2018 lopussa 13 032 985,27. Peruspääoma 8 057 486,53 on 61,8 % pysyvien vastaavien määrästä. Mahdollista peruspääoman korottamista tulee harkita erikseen tilikauden 2019 aikana. Talousarvio oli kirkkovaltuustoon nähden sitova pääluokkatasolla. Vuodelle 2018 hyväksyttiin lisätalousarvio kirkkovaltuustossa 11.12.2018 49. Mikään pääluokka ei ole ylittänyt talousarvion 2018 sitovuustasoksi määriteltyä ulkoista toimintakatetta (toimintakate 1). Myöskään investointimäärärahojen osalta ei ylitetty talousarviota. Seurakunnan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä hautainhoitorahaston tilinpäätöksen sisältävä tasekirja 2018 on liitteenä nro 88. ** Esityksen valmistelijat ja lisätiedot; talousjohtaja, kirkkoherra **
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 49 Tj:n /Pj:n esitys: Kn 88 Päätös: **** Kn 106 Tj:n /Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto 1) kuulee selonteon vuoden 2018 toiminnasta ja taloudesta 2) käy arviointikeskustelun vuoden 2018 tasekirjan pohjalta ja kirjaa jatkoselvitettävät asiat 3) käsittelee yksityiskohtaisesti tasekirjan sisältämät toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja liiteaineiston 4) kirjaa lisäselvityksiä tai muutoksia vaativat kohdat Kirkkoneuvosto kävi arviointikeskustelun ja kirjasi muutoksia sekä lisäselvityksiä vaativat kohdat seuraavasti: Jumalanpalveluselämän toimintakertomus tilastojen ja tekstin osalta tarkistetaan Aikuistyön tavoitteiden arviointia tiivistetään Aikuistyön toimintakertomukseen lisätään joulunäytelmään osallistuneiden määrä Tiedotuksen toimintakertomukseen lisätään sosiaalisen median seuraajien tunnuslukuja Tunnuslukuja seurakunnan kotisivujen käyttäjämääristä Musiikkityön toimintakertomusta tiivistettävä ohjeiden mukaiseksi Diakonian toimintakertomusta tiivistettävä tavoitteiden toteutumisen osalta Kirpputorin toimintakertomusta tiivistettävä Lähetystyön toimintakertomukseen kirjattava selvitys, miksi esikoululaisten vierailuprosentti pudonnut puoleen Jampan aluetyön toimintakertomusta tiivistetään tavoitteiden osalta Tietosuojavastaavalta kysytään, voiko toimintakertomuksessa olla henkilökunnan nimiluettelo Lisätään Jampan aluetyön seurantaryhmä hallinnon toimintakertomukseen Muutokset, lisäselvityksiä vaatineet kohdat ja lisäykset jaetaan lisäaineistona. Kirkkoneuvosto päättää 1) käydä läpi tasekirjan muutoksia, lisäselvityksiä vaatineet kohdat ja lisäykset 2) hyväksyä ja allekirjoittaa toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja liiteaineiston sekä hautainhoitorahaston tilinpäätöksen eli tasekirjan vuodelta 2018 3) jättää em. aineisto ja muu vuoden 2018 tilinpäätösmateriaali tilintarkastajien tarkastettavaksi
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 50 Kn 106 Päätös: Jumalanpalveluselämän toimintakertomukseen lisätään messun toteuttajiksi myös diakonit ja nuorisotyönohjaajat Jatkossa työmuodot voivat halutessaan tehdä laajemman toiminnan kuvauksen johtokuntaa varten Lähetystyön toimintakertomuksen osalta tarkennetaan selvitystä, miksi esikoululaisten vierailuprosentti on pudonnut puoleen Esitys (kohdat 1-3) hyväksyttiin yksimielisesti **** Kn 126 Seurakunnan tilintarkastajat ovat vuoden 2018 aikana tarkastaneet seurakunnan hallintoa ja taloutta. Tilintarkastajat tarkastivat 29.3.2019 seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakaudelta 2018 ja toimintakertomuksen. Tilintarkastajat toivoivat lisättäväksi toimintakertomukseen kertomuksen seurakunnan sisäisen valvonnan ja riskienkartoituksen järjestämisestä 2018. Lisäksi tilipäätökseen tehtiin pari virheenkorjausta (korjattiin numeroiden etumerkit HHR:n taseen vastattavissa ja päivitettiin leasingvastuiden selvitys), joilla ei ollut vaikutusta tulokseen. Liitteenä nro 126a) on sisäisenvalvonnan ja riskienkartoituksen kertomus. Liitteenä nro 126b) on kirkkoherran ja talousjohtajan vahvistusilmoituskirje tilintarkastajille. Tilintarkastuskertomus on liitteenä nro 126c). Tilintarkastajat esittävät tilipäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille. ** Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset; talousjohtaja ** Tj:n/Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se 1) vahvistaa seurakunnan toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja liiteaineiston sekä hautainhoitorahaston tilinpäätöksen eli tasekirjan vuodelta 2018 2) päättää kirjata tuloksesta poistoeron vähennykseksi 47.443,20 euroa 3) päättää, siirtää ylijäämän 214.978,75 taseen vastattavan oman pääoman tilille "Tilikauden yli/alijäämä" 4) myöntää vastuuvapauden seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. 31.12.2018. Kn 126 Päätös: Esitys (kohdat 1-4) hyväksyttiin yksimielisesti
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 51 **** Kv 33 Järvenpään seurakunnan toimintakertomus ja tilinpäätös 2018 liitteenä nro 33a ja liitteenä nro 33b tilintarkastuskertomus. Tilintarkastajat esittävät tilipäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille. Kv 33 Päätös: Esitys (kohdat 1-4) hyväksyttiin yksimielisesti. Kirkkovaltuuston kokouksessa valtuuston jäsen Emmi Mäkinen jätti kirkkovaltuustoaloitteen valtuuston puheenjohtajalle Hanna Graeffelle. Aloitteessa esitetään seurakuntaa ryhtymään toimenpiteisiin lapsiperheille vahvistetun tuen edistämiseksi, joka mahdollistaisi samalla myös syntyvyyden nousua. Aloite lähetetään jatkovalmisteluun.
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 52 Kirkkoneuvosto 14.5.2019 164 Kirkkovaltuusto 28.5.2019 34 34 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE 2019 2022 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 7 :n mukaan kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen ammattitilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTtilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. Vuodesta 2016 alkaen tilintarkastajarekisteriä on ylläpitänyt Patentti- ja rekisterihallitus (prh.fi/fi/tilintarkastusvalvonta.html). Tilintarkastajan valinta kuuluu 2018 marraskuun seurakuntavaaleissa valitulle ja vuoden 2019 alusta toimintansa aloittaneelle kirkkovaltuustolle. Edelliselle valtuustokaudelle valitut tilintarkastajat tarkastavat vuoden 2018 tilinpäätöksen keväällä 2019 ja he joutuvat ottamaan kantaa myös tilikauden päättymisen jälkeisiin tapahtumiin, eikä seurakunta näin ollen joudu olemaan täysin ilman tilintarkastajaa ennen kuin uudet valitaan. Tilintarkastuksen palveluhankinta tehdään hankintalain (1397/2016) mukaan, jos kansallinen kynnysarvo 60 000 euroa (alv 0 %) ylittyy. Tilintarkastajapalveluiden kilpailutuksessa arvioidaan koko valtuustokautta eli yhteenlaskettua neljän vuoden palkkiota. Neljä seurakuntaa Järvenpää, Kerava, Nurmijärvi ja Tuusula ovat tehneet yhteistyötä tarkastuspalveluiden kilpailutuksessa ja laatineet yhteisen tarjouspyynnön ja lähettäneet tarjouspyynnöt viidelle tilintarkastusyhteisölle. Määräaikaan 23.4.2019 klo 12.00 mennessä seurakuntiin saapui tarjoukset kahdelta tilintarkastusyhteisöltä. Tarjoukset tulivat BDO Oy:ltä ja KPMG Oy:ltä. Tarjousten yhteenveto ja pisteytys tarjouspyynnön kriteerien mukaan Järvenpään seurakunnan osalta on liitteenä nro 164. Tarjousvertailun mukaisesti BDO:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisempi. BDO Oy ja sen edeltäjä Audiator Oy on ollut pitkään Järvenpään seurakunnan tilintarkastusyhteisönä. Tarkastuspäiviä tulee tarjouspyynnön mukaisesti olemaan 7 pv/v. BDO:lla ne jakautuvat 4 pv vastuullisen ja 3 pv/v avustava tarkastuspäiviksi. Vastuunalainen tilintarkastajaksi BDO Oy esittää JHT, HT Vesa Kesoa. ** Valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja **
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 53 Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, 1. että kirkkovaltuusto hyväksyy BDO Oy:n tarjouksen ja valitsee BDO Oy:n Järvenpään seurakunnan JHT-tilintarkastusyhteisöksi valtuustokaudelle 2019-2022. Sopimuskauden tilintarkastuksen hinta on 15.904 (alv 0 %). 2. Vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi kirkkovaltuusto hyväksyy JHT, HT Vesa Keson. Kirkkovaltuusto valtuuttaa kirkkoneuvoston hyväksymään vastuunalaisen tilintarkastajan ja avaustavan tarkastajan muutokset, mikäli niihin tulee myöhemmin tarvetta. Kn 164 Päätös: Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti. **** Kv 34 Tarjoukset tulivat BDO Oy:ltä ja KPMG Oy:ltä. Tarjousten yhteenveto ja pisteytys tarjouspyynnön kriteerien mukaan Järvenpään seurakunnan osalta on liitteenä nro 34. Kv 34 Päätös: Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 54 Kirkkovaltuusto 28.5.2019 35 35 TIEDOKSI 1. Järvenpään kaupungin yleiskaavaehdotus 2040 talousjohtaja esitteli kirkkoneuvoston antaman lausunnon asiasta Kv 35 Päätös: Merkittiin tiedoksi
Kirkkovaltuusto 3/2019 28.5.2019 55 Kirkkovaltuusto 28.5.2019 36-37 36 VALITUSOSOITUS Kv 36 Liitettiin pöytäkirjaan valitusosoitus (KL 24 ja 25 luvut). 37 KOKOUKSEN PÄÄTÖS Kv 37 Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20.11.