LIITE 3 0 ULKOMAAN VAIHTOJEN KRIISINHALLINTA- SUUNNITELMA
LIITE 3 1 1 KV-KRIISINHALLINTA Tämä suunnitelma koskee Etelä-Savon ammattiopistosta ulkomaan vaihtoon lähteviä opiskelijoita ja oppilaitokseen vastaanotettavia ulkomaisia vaihto-opiskelijoita. Suunnitelmaa voidaan soveltaa myös asiantuntijavaihtoihin. Suunnitelma on osa Etelä-Savon ammattiopiston ennaltaehkäisevää kriisisuunnittelua. Ulkomaan vaihtojen kriisinhallinnassa noudatetaan ensisijaisesti oppilaitoksen kriisisuunnitelmaa, jota tässä täydennetään käytännön ohjeilla. 2 ENNALTAEHKÄISEVÄT TOIMENPITEET Ulkomaan vaihtoon lähtevien opiskelijoiden huolellinen valinta - Soveltuvuuden arvioinnista vastuu opiskelijan ryhmänohjaajalla - Alaikäisiltä lähtijöiltä on aina pyydettävä huoltajien kirjallinen suostumus Ulkomaan vaihtoon lähtevien opiskelijoiden valmentaminen - EU-apurahalla vaihtoon lähtevien opiskelijoiden valmentamisesta huolehtii kv-palvelut - Oppilaitoksen rahoituksella vaihtoon lähtevien opiskelijoiden valmentamisesta huolehtii opiskelijan top-ohjaaja tai koulutusalan kv-vastaava - Kaikkien opiskelijoiden ammatillisesta valmennuksesta on vastuussa ko. opiskelijan topohjaaja - Vaihtoon lähtevien opiskelijoiden kanssa on käsiteltävä seuraavia asioita: Uskontojen ja tapakulttuurien erot, jotka saattavat aiheuttaa konflikteja Riskikäyttäytyminen (esim. liikkuminen vaarallisilla alueilla, päihteiden käyttö, varomattomuus) Työturvallisuus ulkomaisessa yrityksessä Vakuutukset (Esedun vakuutuksen kattavuus, matkatavaravakuutuksen ottaminen, eurooppalainen sairaanhoitokortti) Esedun ja vastaanottavan oppilaitoksen sääntöjä sekä mm. majoituspaikan sääntöjä noudatettava ulkomaan vaihdon aikana Matkalla mahdollisesti ilmenevät käytännön ongelmat (raha, lennot, majoitus) ja niistä selviäminen Opiskelijoilta odotetaan oma-aloitteisuutta yhteydenpidossa ja hankaluuksien ilmoittamisessa Opiskelijoiden on kirjattava itselleen ylös ulkomaan vaihtoon liittyvät tärkeät yhteystiedot Yhteydenpito opiskelijoihin - Kv-vaihtojen aikana työssäoppimisen ohjaajan on pidettävä opiskelijoihin säännöllisesti yhteyttä. - Opiskelijoille korostetaan sitä, että Esedun henkilöstö ei ole tavoitettavissa 24/7 ja keskustellaan siitä, mihin tahoon kannattaa ottaa yhteyttä kriisitilanteissa. - Ulkomaisessa yhteistyöoppilaitoksessa/top-paikassa on nimetty yhteyshenkilö, johon opiskelija voi myös ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa. 3 KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA Kuka kertoo turvallisuusasioista vaihtoon lähteville opiskelijoille?
LIITE 3 2 - Turvallisuusasiat käydään läpi vaihtoon lähtevien opiskelijan kanssa joko kv-palveluissa (EU-apurahat) tai kv-vastaavan/top-ohjaajan kanssa (oppilaitoksen avustukset). Keneen/mihin tahoon ulkomailla olevia opiskelijoita neuvotaan ottamaan yhteyttä akuuteissa kriisitilanteissa? - Opiskelijoita opastetaan akuuteissa kriisitilanteissa ottamaan yhteyttä seuraaviin tahoihin (kiireellisyysjärjestyksen perusteella): Paikallinen hätänumero Ulkomainen yhteyshenkilö Koti/huoltaja Oma oppilaitos, henkilö joka lähinnä vastaa opiskelijan turvallisuudesta (topohjaaja, kv-vastaava, kv-koordinaattori) Miten ulkomaisten yhteistyökumppaneiden kanssa sovitaan menettelystä akuuteissa kriisitilanteissa? Onko vastaanottavassa päässä yhteyshenkilö 24/7 opiskelijoiden tavoitettavissa? - Kaikkien ulkomaisten kumppaneiden kanssa on sovittu etukäteen siitä, että vaihtoon menevät opiskelijat perehdytetään aluksi turvallisuusasioihin (opiskelijan on tallennettava yhteystiedot matkapuhelimeensa). EU-apurahoilla vaihtoon lähtevien opiskelijoiden kohdalla kv-palvelut hoitaa tämän sopimisen ulkomaisten kumppaneiden kanssa (kuten muunkin yhteydenpidon), muussa tapauksessa vastuu on vaihtoa hoitavalla opettajalla (kvvastaava/top-ohjaaja). - Vastaanottavassa päässä ei välttämättä ole yhteyshenkilöä 24/7 opiskelijoiden tavoitettavissa, siksi on tärkeää, että paikallinen hätänumero ja muut yhteystiedot ovat opiskelijalla tiedossa. - Pitkäaikaisten yhteistyökumppaneiden kanssa tästä menettelystä on sovittu myös Memorandum of Understanding yhteistyösopimuksissa. Onko Esedussa päivystävää henkilöä, joka on 24/7 ulkomailla olevien opiskelijoiden tavoitettavissa kriisitilanteissa? - Esedussa ei ole päivystävää henkilöä, henkilöstö on tavoitettavissa työaikana (ei mahdollisuutta ylimääräiseen päivystyskorvaukseen). - Toimintaohjeistus akuuttien kriisitilanteiden varalta käydään läpi opiskelijoiden kanssa ennen vaihtoon lähtöä (vähemmän akuuteissa yht.otto Eseduun virka-aikana). Pyydetäänkö vaihtoon lähteviltä opiskelijoilta kirjallinen suostumus kertoa heidän tilanteestaan tarvittaessa huoltajille? - Kaikki vaihtoon lähtevät opiskelijat täyttävät sitoutumislomakkeen, jossa kysytään, saako kriisitilanteissa luovuttaa tarvittaessa opiskelijan tilanteesta tietoja huoltajille. Lisäksi kysytään ko. henkilön nimi ja puhelinnumero (ICE-numero). Sitoutumislomakkeessa on huoltajille tieto siitä, että vaihtoon lähtevillä opiskelijoilla ei ole vaihtokohteessa 24/7 valvontaa, mutta kaikille vaihtoon lähteville järjestetään turvallisuusperehdytys. Miten Suomessa olevat ulkomaiset opiskelijat ohjeistetaan toimimaan hätätilanteissa? Onko esim. kv-vastaavan oltava tavoitettavissa 24/7 ulkomaisten opiskelijoiden kriisitilanteiden varalta? - Opiskelijat vastaanottava henkilö on vastuussa siitä, että heti vaihdon alussa opiskelijoiden kanssa käydään läpi yhteystiedot hätätilanteita varten. Opiskelijan on tallennettava ne puhelimeensa.
LIITE 3 3 - Esedussa ei ole päivystävää henkilöä, henkilöstö on tavoitettavissa virka-aikana (ei mahdollisuutta ylimääräiseen päivystyskorvaukseen). 4 OPISKELIJAN OTTAESSA YHTEYTTÄ KRIISITILANTEESSA Pysy rauhallisena ja anna opiskelijan puhua. Anna hänen ymmärtää, että sinulla on aikaa kuunnella. Saadaksesi selkeät tiedot tapahtuneesta käy tapahtuma kohta kohdalta läpi ja kerro opiskelijalle kirjaavasi se muistiin. Tapahtumien läpikäynti auttaa opiskelijaa jäsentämään asian ja itse saat perusteet jatkotoimenpiteille. Tilanteen vakavuuden mukaan täytyy varmistaa, että opiskelija ohjataan hoitoon ja hänellä on mahdollisuus paluuseen kotimaahan. Älä vähättele tapahtunutta. Peilaa opiskelijan tunteita ja kerro, että hänellä on oikeus tuntea suuttumusta, pelkoa ym. Sinun ei tässä vaiheessa tarvitse ottaa kantaa tapahtumien kulkuun tai oikeudellisuuteen: tärkeintä on, että opiskelija kokee tulleensa kuulluksi. Anna opiskelijalle positiivista palauteta siitä, että hän on ottanut sinuun yhteyttä. Kysy opiskelijalta, mitä hän itse ehdottaisi tilanteen ratkaisuksi. Pohtikaa ratkaisumalleja jatkotoimintaan. Jotta opiskelijalle palaisi tilanteen hallinnan tunne, on tärkeää, että hän osallistuu asiaan. Sovi, milloin olette yhteydessä uudestaan. Kriisitilanteessa on hyvä pitää kirjaa tapahtumista myöhempää tarvetta varten. Kirjoita muistiin ainakin päivämäärä, kuka otti yhteyttä, keneen otettiin yhteyttä, mitä sanottiin, mitä sovittiin ja mitä toimenpiteitä tehtiin keskustelun jälkeen. 5 TIEDOTTAMINEN AKUUTISSA KRIISITILANTEESSA Henkilö, joka on saanut tiedon tapahtuneesta, tiedottaa ko. alan koulutuspäällikölle ja tapahtuman vakavuudesta riippuen myös rehtorille. Rehtori tiedottaa tarvittaessa toimitusjohtajaa. Lisäksi asiasta on ilmoitettava myös kv-palveluille. Kriisiryhmä kutsutaan koolle tilanteen vakavuudesta riippuen. Kriisiryhmässä sovitaan, kuka pitää jatkossa yhteyttä opiskelijaan, lähettävään opettajaan, kohdemaan oppilaitokseen/yritykseen sekä tarvittaessa viranomaisiin ja opiskelijan lähiomaisiin. Tarvittaessa kriisiryhmä käyttää avuksi kv-palveluiden asiantuntemusta. 6 SAIRASTAPAUKSET JA ONNETTOMUUDET Varmistettava, että opiskelija on asianmukaisessa hoidossa ja opiskelijan yksityisyyden huomioon ottaen kaikki asianosaiset (lähiomainen, kohdeyritys/-oppilaitos) ovat tietoisia tapahtuneesta sekä tulevista toimenpiteistä. Selvitettävä pystyykö opiskelija jatkamaan ulkomaan vaihtoaan. Selvitettävä kenen vakuutus korvaa tilanteen hoidosta aiheutuneet kulut. Kaikissa tapauksissa oppilaitoksen on hyvä saada tapahtuneesta kirjallinen selvitys. Mikäli selvitystä ei saada, vastuuhenkilöt kirjaavat tapahtuman, päivämäärät ja asiaan liittyneiden henkilöiden nimet.
LIITE 3 4 7 FYYSINEN VÄKIVALTA Varmistettava, että opiskelija on asianmukaisessa hoidossa ja opiskelijan yksityisyyden huomioon ottaen kaikki asianosaiset (lähiomainen, kohdeyritys/-oppilaitos) ovat tietoisia tapahtuneesta sekä tulevista toimenpiteistä. Selvitettävä, onko opiskelija valmis jatkamaan ulkomaan vaihtoaan. Selvitettävä, kenen vakuutus korvaa tilanteen hoidosta aiheutuneet kulut. Kaikissa tapauksissa oppilaitoksen on hyvä saada tapahtuneesta kirjallinen selvitys. Mikäli selvitystä ei saada, vastuuhenkilöt kirjaavat tapahtuman, päivämäärät ja asiaan liittyneiden henkilöiden nimet. Opiskelija on ohjattava tekemään rikosilmoitus paikalliselle poliisiviranomaiselle sekä ottamaan yhteyttä muihin paikallisiin auttaviin tahoihin. Fyysinen väkivalta järkyttää uhria ja on tärkeää huolehtia psyykkisestä jälkihoidosta. Mikäli opiskelija ei palaa tapahtuneen jälkeen välittömästi Suomeen, on tarkistettava, että hänellä on tiedossa paikalliset auttavat tahot. Kotimaahan paluun jälkeen opiskelija ohjataan terveydenhoitajan/kuraattorin vastaanotolle ja annetaan opiskelijalle tietoja auttavista tahoista, mikäli oireilua aiheutuu vielä myöhemmin. 8 RYÖSTÖT JA VARKAUDET Opiskelija ohjataan tekemään välittömästi rikosilmoitus paikalliselle poliisiviranomaiselle ja ilmoitus vakuutusyhtiölle sekä tarpeen mukaan ottamaan yhteyttä muihin paikallisiin auttaviin tahoihin. Selvitettävä, onko opiskelija valmis jatkamaan ulkomaan vaihtoaan. Selvitettävä, kenen vakuutus korvaa tilanteen hoidosta aiheutuneet kulut. Kaikissa tapauksissa oppilaitoksen on hyvä saada tapahtuneesta kirjallinen selvitys. Mikäli selvitystä ei saada, vastuuhenkilöt kirjaavat tapahtuman, päivämäärät ja asiaan liittyneiden henkilöiden nimet. Kotimaahan paluun jälkeen opiskelija ohjataan terveydenhoitajan/kuraattorin vastaanotolle ja annetaan opiskelijalle tietoja auttavista tahoista, mikäli oireilua aiheutuu vielä myöhemmin. 9 MIELENTERVEYSONGELMAT Epäiltäessä opiskelijan jaksamista opiskelijaan yhteydessä ollut henkilö ottaa asian välittömästi puheeksi asianomaisen kanssa. Tarvittaessa tietoja opiskelijan käyttäytymisestä voidaan tarkentaa ohjaavien henkilöiden havainnoilla. Mikäli opiskelija kärsii selkeästi akuuteista mielenterveysongelmista, tulee häntä pyytää palaamaan kotimaahan, jossa vastuuhenkilöt ohjaavat hänet terveydenhoitajan/kuraattorin vastaanotolle ja/tai oppilaitoksen ulkopuolisen avun piiriin. Epävarmoissa tapauksissa konsultoidaan terveydenhoitajaa/kuraattoria, joka on yhteydessä opiskelijaan. Mikäli on epävarmuutta oikeasta menettelytavasta, on varminta suositella opiskelijalle paluuta kotimaahan. 10 PÄIHTEET Ulkomailla vaihdossa olevien opiskelijoiden on noudatettava kohdemaan lakeja, oman oppilaitoksen ja vastaanottavan oppilaitoksen järjestyssääntöjä sekä majoituspaikan sääntöjä.
LIITE 3 5 Jos opiskelijan päihteidenkäyttö vaikuttaa vaihtoon ulkomailla tai opiskelijan terveyteen, tulee vastuuhenkilöiden informoida ko. alan koulutuspäällikköä sekä rehtoria, joka vaatii opiskelijaa palaamaan kotimaahan. Kotimaassa vastuuhenkilöt ohjaavat opiskelijan terveydenhoitajan/kuraattorin vastaanotolle ja/tai oppilaitoksen ulkopuolisen avun piiriin. Mikäli opiskelija on syyllistynyt rikokseen, hoitavat asian viranomaiset. Oppilaitoksen on kuitenkin hyvä olla selvillä tapahtumien kulusta. 11 KUOLEMANTAPAUKSET Tiedon oikeellisuus, alkuperä ja tapahtumien kulku on varmistettava Kuolemantapauksiin liittyvien asioiden hoitaminen jätetään viranomaisten (konsulaatti/lähetystö/poliisi) tehtäväksi. Kun oppilaitoksessa saadaan tieto kuolemantapauksesta, ilmoitetaan välittömästi asiasta rehtorille, joka hoitaa asiaa eteenpäin Esedun kriisisuunnitelman mukaisesti. Kv-palvelut pitävät huolen, että ulkomailla samanaikaisesti ja mahdollisesti samassa paikassa opintojaksolla olevat nuoret saavat asiamukaisen tiedon tapahtuneesta ja tarvittaessa kriisiapua. Samoin ulkomaisen yhteistyöoppilaitoksen/kohdeyrityksen tulee saada virheetöntä tietoa tapahtuneesta ja siitä, kuinka asia on hoidettu. 12 MUUT VAKAVAT KRIISITILANTEET Jos opiskelijoita on ulkomailla kriisikohteessa tai sen lähettyvillä, opiskelijoihin yhteydessä ollut henkilö tarkistaa, ovatko he kunnossa ja tietoisia tapahtuneesta. Oppilaitoksen kriisiryhmä päättää informoidaanko tilanteesta myös kotimaassa olevia luokkatovereita. Mikäli kotimaassa tapahtuu merkittävä kriisitilanne, oppilaitoksen kriisiryhmä päättää, informoidaanko siitä myös ulkomailla vaihdossa olevia opiskelijoita. Mikäli kotimaassa tai ulkomailla tapahtunut kriisitilanne aiheuttaa uusia turvatoimia, tulee vaihdossa olevia opiskelijoita informoida asiasta. Turvallisuuden ollessa vakavasti uhattuna, pyydetään opiskelijoita palaamaan välittömästi kotimaahan. 13 JAKSON KESKEYTTÄMINEN Kaikissa tapauksissa, joissa opiskelija joutuu palaamaan kesken ulkomaisen opintojakson kotimaahan, käsittelevät opiskelijan vaihtoa hoitaneet henkilöt asiaa hänen kanssaan. Usein opiskelija kokee keskeyttämisen epäonnistumisena, joka jää painamaan mieltä. Opiskelijaa on autettava näkemään keskeyttämiseen johtaneet syyt ja se, mitä positiivista/oppimista kansainvälisestä vaihdosta on keskeyttämisestä huolimatta seurannut. Jos keskeytyminen on johtunut rikkeistä, seuraukset on käsiteltävä oppilaitoksessa. Vastuuhenkilöt voivat harkintansa mukaan ohjata opiskelijan vielä terveydenhoitajan/kuraattorin vastaanotolle käsittelemään asiaa.