Luku 6 Projektisuunnitteluvaihe Projektisuunnittelu Project Planning Projektin Project Definition määrittely and ja Planning suunnittelu Projektin Initiate käynnistäminen andja organisointi Project Organize Nykyisen tietojärjestelmän Review Present Status tarkastelu Identify Liiketoiminnan Business tavoitteiden Objectivesja tietostrategian and määrittäminen Information Strategy Käsitteellisen Develop suunnitelman Conceptual laatiminen Design Tietotarpeiden Survey kartoittaminen Information Needs Laite- Identify ja ohjelmistoympäristöjen Hardware and Software määrittäminen Environment Valmisohjelmistojen Packaged Investigate tutkiminen Systems Alternatives Kehitysvaihtoehtojen Evaluate arviointi Development Alternatives Vaikutusanalyysin Project Perform valmistelu Impact Analysis Työsuunnitelman Finalize Project viimeistely Work Plan Johdon Management katselmus Reviewja hyväksyntä and Approval
70 6. Projektisuunnitteluvaihe Tarkoitus Projektisuunnitteluvaiheessa on tarkoitus tunnistaa liiketoiminnan tavoitteista nousevat tietotekniset vaatimukset. Projektille laaditaan työnositussuunnitelma (WBS, work breakdown structure) eli projekti jaetaan pienemmiksi osatehtäviksi aiemmin tunnistettujen tietoteknisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa määritetään projektin kehitysnäkökulma ja hyödyt sekä arvioidaan alustavasti käsitteellisen suunnittelun kehityskustannukset. Edellisen sivun prosessikaavio kuvaa suunnitteluvaiheen aktiviteetteja. Tavoitteet Projektisuunnitteluvaiheen tärkeimmät aktiviteetit ovat seuraavat: Suunnitellaan projektin käynnistämistä. Määritellään käyttäjien tarpeet, järjestelmän suorituskykyvaatimukset ja ominaisuudet, nykyisen tekniikan infrastruktuuri, nykyinen tietostrategia ja tekniikkaan tulevaisuudessa vaikuttavat seikat sekä analysoidaan uuden järjestelmän vaikutuksia siihen liittyviin järjestelmiin. Laaditaan uuden järjestelmän käsitteellinen suunnitelma. Arvioidaan erilaisia projektiin liittyviä tekijöitä, kuten laajuutta, kustannuksia, aikataulua, resursseja, henkilöstöä ja koulutusta. Analysoidaan riskejä ja hyötyjä sekä mietitään vaihtoehtoisia ratkaisuja. Laaditaan ja hyväksytään projektisuunnitelma. Laaditaan johdolle esitettäväksi projektin taloudellinen perustelu eli business case, jossa esitetään uuden järjestelmän kehittämistä tukevat tekijät. Yllämainittuja kohtia selitetään yksityiskohtaisemmin jäljempänä.
6. Projektisuunnitteluvaihe 71 Aktiviteetit Projektin käynnistäminen ja organisointi Tämä tehtävän tarkoitus on hankkia projektille johdon hyväksyntä, jonka saamisen jälkeen ryhdytään suunnittelemaan varsinaista työtä. Suunnittelun tässä vaiheessa määritetään projektin laajuus, standardit ja tuotteet sekä laaditaan projektisuunnitelma ja organisoidaan ja koulutetaan projektitiimi. Projektin määrittely ja suunnittelu Tämä aktiviteetti sisältää projektin määrittelyn ja järjestelmän käsitteellisen suunnitelman laatimiseen liittyvän suunnittelun ja kustannusarvioinnin. Nykyisen tietojärjestelmän tarkastelu Projektitiimi voi saada nykyisestä tietojärjestelmästä arvokasta tietoa. Olemassaolevan tietojärjestelmän tutkiminen auttaa tiimiä ymmärtämään sitä ympäristöä, jossa uusi järjestelmä tulee toimimaan. Jos nykyinen järjestelmä korvataan uudella, niin nykyisen järjestelmän vahvuuksien, heikkouksien, toimintojen ja ominaisuuksien tuntemisesta on hyötyä uuden järjestelmän määrittelyjen kehittämisessä. Nykyisten järjestelmien kokonaislaatu ja niiden kehittämisestä kertynyt kokemus ovat merkkinä siitä, että kyseiseen ympäristöön voidaan kehittää toimiva uusi järjestelmä. Liiketoiminnan tavoitteiden ja tietostrategian määrittäminen Kaikkien järjestelmänkehitysprojektien tulisi auttaa yrityksiä saavuttamaan niiden liiketoiminnalle ja tiedolle asettamat kokonaistavoitteet. Liiketoiminta- ja tietosuunnitelmiin perehtymällä selvitetään uuden järjestelmän kehittämiseen vaikuttavat vaatimukset ja yleiset suuntaviivat. Suunnitelmien sisältämät strategiat myös hahmottavat sitä laite- ja ohjelmistoympäristöä, jossa uusi järjestelmä tulee toimimaan. Uusissa projekteissa usein vastaan tuleva haaste on se, että projektin määrittelyn lähtökohtana on tietty tekniikka, jonka organisaatio haluaa ottaa käyttöön, eikä liiketoiminnan ongelma tai kehittämiskysymys, jonka se yrittää ratkaista. Yrityksen johtaja saattaa esimerkiksi ilmoittaa yrityksensä haluavan internetsivuston, mutta ei kerro, miksi sitä tarvitaan.
72 6. Projektisuunnitteluvaihe Haluaako yritys toimittaa maantieteellisesti hajallaan sijaitsevalle myyntiorganisaatiolle markkinointimateriaalia vai myydä tuotteita tai palveluita internetin kautta? Edellinen vaihtoehto saattaisi edellyttää staattisen HTML-pohjaisen sivuston rakentamista, ja jälkimmäinen taas vaatii e-kaupparatkaisun. Kummassakin eri projektissa tarvittavat tekniikat, työkalut ja tiimin taidot ovat hyvin erilaisia. Nämä kaksi projektia vaikuttavat myös organisaatioon eri tavalla. Markkinointimateriaalisivuston toteuttamisen seurauksena myyntihenkilöstön määrä pysyisi ehkä ennallaan tai kasvaisi, koska tiedonjakelu nopeutuisi. Liiketoiminnan aloittaminen verkossa puolestaan saattaisi vähentää työntekijöiden määrää, koska internetmyynti lisääntyisi. Liiketoiminnan tavoite siis määrittää sen, minkälainen järjestelmä rakennetaan ja vaikuttaa siihen, miten se rakennetaan. Tietotarpeiden kartoittaminen Loppukäyttäjien tietotarpeet ja vaatimukset määräytyvät sen mukaan, mitkä ovat heidän tehtävänsä omissa liiketoimintayksiköissään ja mitä päätöksiä he tekevät. Arvioituaan toiminnalliset, tekniset ja tiedonkäsittelytrendit projektitiimi kehittää suunnittelunäkökulman uudelle järjestelmälle. Näkökulma perustuu tietotarveodotuksiin, tärkeimpiin resursseihin ja tuotteisiin sekä vaadittuun suorituskyky- ja tietoturvatasoon. Laite- ja ohjelmistoympäristöjen määrittäminen Voidakseen laatia käsitteellisen suunnitelman uudesta järjestelmästä projektitiimin täytyy tuntea sen tulevat laite- ja ohjelmistoympäristöt. Ympäristöt vaikuttavat myös kehityksen lähestymistavan valintaan. Projektitiimi kuvailee uuden järjestelmän oletetun ympäristön käyttäen apunaan kokoamiaan nykyistä järjestelmää ja tietostrategioita koskevia tietoja. Jos tarjolla on useampia vaihtoehtoja, niin niiden joukosta valitaan sopiva ympäristö. Käsitteellisen suunnitelman laatiminen Kun tietotarpeet on määritetty ja laite- ja ohjelmistoympäristöt tutkittu, voidaan laatia käsitteellinen suunnitelma. Suunnitelma sisältää liiketoimintaprosessit, joita uuden järjestelmän on tarkoitus tukea, ylläpidettävän tiedon, järjestelmäarkkitehtuurin ja liittymät muihin järjestelmiin.
6. Projektisuunnitteluvaihe 73 Suunnitelman sisältö perustuu loppukäyttäjien tietotarpeisiin ja oletettuihin laite- ja ohjelmistoympäristöihin. Myös inhimilliset tekijät ja niiden käsittely täytyy ottaa huomioon käsitteellisessä suunnittelussa. Päämääränä on, että uuden järjestelmän perustoiminnot ja käyttäytyminen pystytään esittelemään ja että suunnitelmaa voidaan käyttää tukena sovittaessa projektin parametreistä. Valmisohjelmistojen tutkiminen Tämä aktiviteetti varmistaa, käytetäänkö valmisohjelmistoa, räätälöidäänkö asiakkaalle oma ohjelmisto vai yhdistetäänkö nämä kaksi lähestymistapaa. Projektitiimi tutkii pakettivaihtoehtoja ja valitsee käsitteellisen suunnitelman perusteella ohjelmistot, jotka todennäköisimmin täyttävät järjestelmän vaatimukset. Tutkimuksen tuloksena laaditaan lyhyt lista valmisohjelmistoista, joita arvioidaan analyysivaiheessa. Ohjelmistojen lopullinen valinta tehdään vasta analyysivaiheessa, kun tarkemmat vaatimukset ovat selvillä. Kehitysvaihtoehtojen arviointi Projektitiimi päättää, miten järjestelmän suunnitellaan ja toteutetaan. Lisäksi päätetään esimerkiksi projektitiimin yleisestä koostumuksesta sekä kehitysapuvälineiden ja prototyyppien käytöstä. Kehityksen lähestymistapa on myös tärkeä resurssi projektin työsuunnitelman valmistelussa. Vaikutusanalyysin valmistelu Projektitiimi valmistelee yhteenvedon ehdotetun järjestelmän kustannuksista ja eduista. Tiimi määrittävää käyttäjien avustuksella projektiin liittyvät riskit ja projektin vaikutukset organisaatioon. Johdon täytyy saada nämä tiedot käyttöönsä, ennen kuin se voi päättää, jatketaanko projektia. Työsuunnitelman viimeistely Projektitiimi laatii analyysi- ja suunnitteluvaiheiden työsuunnitelmat ja kustannusarviot. Työsuunnitelman ja kustannusarvion laatimisessa tarvittavia tietoja on kerätty koko ajan projektin edistyessä.
74 6. Projektisuunnitteluvaihe Kerättyjä tietoja ovat mm. tärkeimmät prosessointitoiminnot, tärkeimmät syötteet ja tuotteet, tietokantojen yleinen määrittely, korkean tason järjestelmäkaavio, erilaiset kustannusarviot sekä asianmukaiset ympäristöoletukset. Kun tämä aktiviteetti on saatu päätökseen, kaikki järjestelmän seuraavaan kehitysvaiheeseen siirtymisessä tarvittavat tiedot ovat saatavilla. Johdon katselmus ja hyväksyntä Projektitiimi tarkastaa ja esittää projektin määrittely- ja suunnittelutulokset johdolle. Esitys sisältää ehdotetun järjestelmän käsitteellisen suunnitelman ja analyysi- ja suunnitteluvaiheiden työsuunnitelmat sekä arviot niiden laajuudesta, aikataulusta ja kustannuksista. Jos johto hyväksyy tehdyn työn esityksen ja käsitteellisen suunnitelman perusteella, projektitiimi saa luvan jatkaa analyysi- ja suunnitteluvaiheisiin. Roolit Tässä vaiheessa mukana ovat seuraavat projektitiimin jäsenet: Asiakas: yleensä kehitteillä olevan järjestelmän lopullinen käyttäjä Liiketoimintaprosessin suunnittelija: projektitiimin jäsen, jonka tehtävä on ottaa selvää liiketoimintaprosesseista, joita uuden järjestelmän on tarkoitus tukea, ja tiedottaa järjestelmän toiminnasta Projektin tukija: organisaation operatiivisen johdon jäsen, joka tukee projektia ja jonka panos on kriittinen projektin onnistumisen kannalta Projektin johto: henkilö tai henkilöt, jotka ovat vastuussa projektin päivittäisestä johtamisesta
6. Projektisuunnitteluvaihe 75 Resurssit Tietosuunnitelma Tietosuunnitelma antaa korkean tason kuvauksen yrityksen tietojärjestelmistä ja niihin liittyvistä liiketoiminnan tavoitteista. Tämä suunnitelma on useimmiten kirjallinen dokumentti, johon joskus liitetään taulukoita, käyriä tai kaavioita. Tuotteet Taloudellinen perustelu Taloudellinen perustelu eli business case tukee järjestelmää ja projektia koskevia päätöksiä, jotka tehdään projektisuunnitteluvaiheessa. Se muodostaa viitekehyksen, jonka mukaan arvioidaan järjestelmään ja projektiin liittyviä kysymyksiä, muutoksia ja parannuksia. Taloudellisesta perustelusta tulee liiketoiminnan tavoitteiden pohjamäärittely, jota käytetään projektin hallinnassa ja ohjaamisessa. Käsitteellinen suunnitelma Järjestelmästä laaditaan korkean tason suunnitelma ennen kehitystyön aloittamista. Käsitteellinen suunnitelma ei sido tiimiä mihinkään yksityiskohtiin, vaan toimii ennemminkin kehityssuunnitelman ja taloudellisen perustelun resurssina. Käsitteellisen suunnitelman tarkoitus on olla kehitettävän järjestelmän paperimalli, ja sitä pitäisi käyttää neuvoteltaessa ja sovittaessa järjestelmän ominaisuuksista, ennen kuin järjestelmää ryhdytään varsinaisesti rakentamaan. Käsitteellisen suunnitelman muoto voi vaihdella viestintäkeinon, kehitettävän järjestelmän ja yleisön tietotason mukaan. Suunitelma voi esimerkiksi sisältää kirjallisen osuuden, kuvallisen esityksen järjestelmän ulkonäöstä, toiminnasta ja yleisilmeestä tai joukon erilaisia kaaviokuvia. Useimmiten suunnitelmassa kuitenkin yhdistellään kaikkia näitä elementtejä.
76 6. Projektisuunnitteluvaihe Projektisuunnitelma Projektipäälliköt tarvitsevat suunnitelman, joka määrittää yksityiskohtaisesti projektin organisaatiorakenteen, lähestymistavan, laajuuden, standardit, resurssija henkilöstösuunnitelmat, työelementit, työsuunnitelman, välietapit, kokoonpanonhallinnan strategian ja ohjelmiston laadunvarmistuksen tavoitteet. Lisäksi projektisuunnitelma sisältää kehitysympäristön kuvauksen, riskien- ja ongelmienhallintastrategian, projektin mittarit, tiedonkeräys- ja raportointitekniikat ja projektissa käytettävät työkalut. Välietapit Projektisuunnitelman hyväksyminen Projektisuunnitelman hyväksyminen tarkoittaa, että johto on hyväksynyt projektin jatkamisen projektisuunnitelman mukaisesti. Koska projektisuunnitelmaa käytetään koko projektin elinkaaren ajan, saattaa lisäksi olla tarpeen päivittää suunnitelmaa (sekä katselmoida ja hyväksyttää se) säännöllisesti, jotta projektin toiminnan kuvaus pysyy ajan tasalla. Työkalut Projektin suunnitteluvaiheessa käytetään useita työkaluja tarvittavien tuotteiden ja työdokumenttien luomiseksi. Jotkut tuotteet edellyttävät erikoistyökaluja tai niiden käyttö on ainakin perusteltua, kun taas joillekin tuotteille riittävät standardityökalut, kuten tekstinkäsittelyohjelmat, esitystyökalut ja laskentataulukot. Projektisuunnitteluohjelmistot: Suunnitteluohjelmistoilla luodaan projektiaikatauluja ja resurssisuunnitelmia sekä Gantt- ja PERT-kaavioita. Suosituin suunnittelutyökalu on Microsoft Project, mutta muitakin työkaluja, kuten Primaveraa, QSS:ää tai Project Workbenchiä, käytetään usein. Vaikka Microsoft Excel ei olekaan projektisuunnitteluohjelma, sitä käytetään usein aikataulujen kuvaamiseen.
6. Projektisuunnitteluvaihe 77 Projektin kustannuslaskentaohjelmistot: Projektisuunnitelmaa ja resurssiluetteloa käytetään projektin kustannuslaskelman resursseina. Monista projektisuunnitteluohjelmista voi olla apua tässä vaiheessa, mutta tavallisesti kustannuslaskelmien laatimisessa käytetään taulukkolaskentaohjelmia, kuten Microsoft Exceliä tai Lotus 1-2-3:a. Taulukkolaskenta- ja tekstinkäsittelyohjelmia käytetään laajalti myös projektin kustannus-hyöty - ja vaikutusanalyysien laatimisessa.
78 6. Projektisuunnitteluvaihe