Kaupungin toimistotilaratkaisu 2019-2022 Mestaritoiminta Oy Antti Nikkanen
Toimeksiannon kuvaus Tehtävänä on löytää Kaupungintalon henkilöstölle kaupungin toiminnan, kustannusten ja henkilöstön hyvinvoinnin kannalta optimaalinen väliaikainen ratkaisu. Analysoida eri vaihtoehtoja ja esittää lopullisesti toteutettavaa ratkaisua. Hahmotella kaupungin tavoitteita tilaratkaisuksi 2023 eteenpäin. Selvityksen rajaukset Kaupungin omistamien kohteiden osalta pääomakustannukset eivät ole realistiset, koska kohteisiin ei ole tehty ajallaan elinkaarikorjauksia. Kaupungin kiinteistödataa hallinnoidaan usean eri toimijan toimesta, eikä ajantasaista dataa saada automaattisesti tilannekuvan tuottamiseksi. Esitetty data on kerätty useasta eri lähteestä, eikä se kaikilta osin ole yhdenvertaista. Esitetyt luvut ovat osittain asiantuntija-arvioita.
Tämän hetken toimistotilaratkaisut kaupunkitasolla Kaupunkikehitys on sijoittunut Seutulan alueelle. Kohteessa on sisäilmahaasteita mutta asian kanssa selvitään toistaiseksi. Ei edellytä jatkotoimenpiteitä tällä hetkellä Hyvinvoinnin palvelualue on pääosin sijoittunut Yhteiskouluntielle (Verotalo) ja osittain Mannilantie 43:seen, Valtuustokatu 3:seen sekä Temalin kiinteistöön. Ei edellytä jatkotoimenpiteitä tällä hetkellä Konsernipalvelut on hajautumassa useaan toimipisteeseen (kaupungintalo, Järvenpää-talo, Mannilantie 43, Yhteiskouluntie, etätyöratkaisut). Kaupungintalolla sisäilmaongelmista kärsitään laajasti. Tilanne on haastava ja aiheuttaa selvän riskin kaupungin toiminnalle Konsernipalveluiden tilaratkaisuihin tulisi löytää ratkaisu mahdollisimman pikaisesti
Vaihtoehtoiset väliaikaiset tilaratkaisut Tällä hetkellä kaupungin toimistotyötä tekevä henkilöstö toimii useassa eri toimipisteessä ja yksiköiden toiminta on merkittävästi hajautunutta. Useassa kaupungin omistamassa kohteessa on merkittäviä sisäilmaongelmia tai riskejä, eikä koko henkilöstöä voida sijoittaa kaupungin omistamiin kiinteistöihin terveysperusteisesti tällä hetkellä. Hajautettu ratkaisu on haaste kaupungin johtamiselle, yksiköiden toiminnalle, henkilöstön hyvinvoinnille ja aiheuttaa kustannustehottomuutta. Väliaikaiset tilaratkaisut voidaan toteuttaa usealla tavalla, jotka on kuvattu seuraavilla sivuilla.
VE0 minimi Minimivaihtoehdossa väliaikaiseen toimitilaratkaisuun panostetaan minimimäärä. Kaupungintalon henkilöstö toimii mahdollisuuksien mukaan nykyisissä tiloissa pl. kaupungintalo (Yhteiskouluntie, Mannilantie 43, Järvenpää-talo, Seutulantalo, yksityisen tilat) vuoden 2022 loppuun asti. Tässä vaihtoehdossa konsernipalveluiden henkilöstö on erittäin hajautunutta. Sisäilmaoireista kärsiville osoitetaan terveet tilat yksilöidyin ratkaisuin. Etätyö Yksityisen tilat Erilliset tilat muissa kaupungin omistamissa terveissä rakennuksissa Ratkaisu ei tue miltään osin työn tuottavaa tekemistä, henkilöstön hyvinvointia eikä kaupungin tuloksellista johtamista. Vaihtoehdon toteuttamiselle ei ole suoria esteitä, mutta huomioiden sen vaikutukset konsernipalveluiden toiminnalle, vaihtoehtoa ei esitetä toteuttavaksi.
VE1 Järvenpää-talo Järvenpää-talo vaihtoehdossa konsernipalvelut sijoitetaan kokonaisuudessaan Järvenpää-taloon. Järvenpää-talosta joudutaan osoittamaan 1. krs ja 2. krs toimistosiipi ja suuri osa kokoustiloista pelkästään kaupungin käyttöön. Ratkaisu aiheuttaa merkittäviä haasteita ja tulonmenetyksiä Järvenpää-talolle. Tällä hetkellä ei voida taata ratkaisun sisäilmatoimivuutta koko henkilöstön osalta. Lisätilaratkaisuja joudutaan toteuttamaan tässä vaihtoehdossa suurella todennäköisyydellä (esim. Mannilantie 43). Vaihtoehtoa ei esitetä toteutettavaksi.
VE2 Järvenpää-talo ja kaupungin moduulitoimisto Tässä vaihtoehdossa konsernipalvelut sijoitetaan kokonaisuudessaan Järvenpäätaloon ja lähistölle sijoitettavaan moduulirakenteiseen toimistoon. Moduulitoimisto voidaan mitoittaa koko henkilöstölle tai vain osalle. Järvenpää-talosta joudutaan osoittamaan osa toimistotiloista ja osa kokoustiloista pelkästään kaupungin käyttöön. Ratkaisu aiheuttaa haasteita ja tulonmenetyksiä Järvenpää-talolle. Sisäilmatoimivuus varmistetaan erillisellä moduulihankinnalla. Vaihtoehtoa ei esitetä ensisijaisesti toteutettavaksi.
Järvenpää-talon menetetyt tulot ja vaikutuksen toimintaan Tämän hetken suunnitelmissa on ottaa kaupungin väliaikaiseen toimistokäyttöön 2. kerroksen toimistohuoneet ja ateljeehuoneet (arviolta Q4/2019 asti, n. 6 kk). Näiden tilojen osalta tulonmenetys on n. 100 000 vuodessa, eli väliaikaisen käytön osalta n. 50 000. Pitkäaikaisessa käytössä kaupunki menettäisi tuloja arviolta yhteensä 350 000 450 000 vuosina 2019-2022 Tulojen menetys aiheutuu vuokratuottojen ja ravintolapalveluiden myyntiprovision menetyksestä. Mikäli talosta otetaan käyttöön tiloja laajemmin on mahdollista, että Fazerin kanssa joudutaan neuvottelemaan sopimus uudestaan Ravintola- ja konferenssitoiminta muuttuu kannattamattomaksi Lisäksi tulonmenetykset tulisivat olemaan suuremmat. Kaikissa tilanteissa tilamuutokset vaikeuttavat kulttuuritalon toimintaa olennaisesti.
VE3 Yhteiskoulutie ja Soten moduulitoimisto Tässä vaihtoehdossa kaupunki jatkaa nykyisissä tilaratkaisuissa arviolta syksyyn 2019, jonka jälkeen Keusote muuttaa Yhteiskoulutieltä ja muista sijainneista uuteen moduulitoimistoon JUST:in lähelle. Soten muuton jälkeen konsernipalvelut siirtyvät kokonaisuudessaan Yhteiskouluntielle. Ratkaisu on työn tekemisen kannalta paras vaihtoehto. Lisäksi ratkaisulla voidaan sitouttaa Keusoten toimintaa Järvenpäässä ja parantaa kaupunkilaisille osoitetun palvelun laatua tilaratkaisuin. Sisäilmatoimivuus voidaan taata moduulihankinnalla ja siirtymisellä Yhteiskoulutielle. Moduulitoimiston kustannusarvio on 4,1 milj. euroa. Vaihtoehtoa esitetään ensisijaisesti toteutettavaksi.
Toimistohenkilöstö 1.1.2019 (laskennallinen tilanne*) kaupunki Keusote Yhteiskouluntie Kaupungintalo Seutulantalo Työntekijöitä: 78 Neliöt: 1281 hum2 Kulut/vuosi: 283 000 Kulut/työntekijä: 3628 Neliöt/työntekijä: 16 hum2 Postikatu ja muut kohteet Työntekijöitä: 40 Neliöt: 4558 hum2 Kulut/vuosi: 407 692 Kulut/työntekijä: 10 192 Neliöt/työntekijä: 114 hum2 Työntekijöitä: 21 ** Neliöt: 541 hum2 Kulut/vuosi: 112 788 Kulut/työntekijä: 5371 Neliöt/työntekijä: 26 hum2 Työntekijöitä: 90 Neliöt: 3087 Kulut/vuosi: 322 000 Kulut/työntekijä: 3578 Neliöt/työntekijä: 34 hum2 Mannilantie 43 * Konsernipalveluiden henkilöstö on jo lähtötilanteessa hajautunut eri tilaratkaisuihin, joiden kuvaaminen tällä tasolla ei ole mahdollista eikä tarkoituksenmukaista Yhteensä Työntekijöitä: 243 Neliöt: 9677 hum2 Kulut/vuosi: 1 174 830 Kulut/työntekijä: 4835 Neliöt/työntekijä: 40 hum2 Työntekijöitä: 14 Neliöt: 210 hum2 Kulut/vuosi: 49 350 Kulut/työntekijä: 3525 Neliöt/työntekijä: 15 hum2 ** Kustannukset laskettu Postikadun mukaan. Henkilöstöä sijoittunut myös muihin kiinteistöihin.
Toimistohenkilöstö 1.2.2020 (VE3) Lasten ja nuorten moduuli 75 Yhteiskouluntie Työntekijöitä: 78 Neliöt: 1281 hum2 Kulut/vuosi: 283 000 Kulut/työntekijä: 3628 Neliöt/työntekijä: 16 hum2 Työntekijöitä: 75 Neliöt: 1800 hum2 Kulut/vuosi: 350 000 * Kulut/työntekijä: 4667 Neliöt/työntekijä: 24 hum2 Yhteensä Työntekijöitä: 243 Neliöt: 6168 hum2 Kulut/vuosi: 953 000 Kulut/työntekijä: 3922 Neliöt/työntekijä: 25 hum2 Seutulantalo Työntekijöitä: 90 Neliöt: 3087 Kulut/vuosi: 322 000 Kulut/työntekijä: 3578 Neliöt/työntekijä: 34 hum2 Muutos Työntekijöitä: +/- 0 Neliöt: -3509 hum2 Kulut/vuosi: -221 830 Kulut/työntekijä: -913 Neliöt/työntekijä: -15 hum2 * Arvio 20 vuoden takaisinmaksuajalla ja 4,1 milj. euron investointikustannuksella
Esitys toteutusmallista Kohde kannattaa toteuttaa kaupungin taseeseen. Kohde voitaisiin myös vuokrata mutta tässä tilanteessa, Kaupunki joutuisi vuokrassa vastaamaan tuloveroista, mikäli vuokranantajana toimisi konserniyhtiö Vuokrakustannus ylittäisi omaan taseeseen rakentamisen kustannukset arviolta 7 vuoden kohdalla, mikäli vuokranatanajana toimisi ulkopuolinen palveluntarjoaja Päätösesitys: Kaupunki rakennuttaa moduulitoimiston omaan taseeseen Kaupunki varaa 4,3 milj. euron määrärahan moduulitoimiston rakentamista varten
Tausta-aineisto: Keusoten moduulitoimisto Keusoten toiminta Järvenpäässä on tällä hetkellä hajautunut useaan toimipisteeseen. JUST:in tilat ovat jo kokonaisuudessaan käytössä. Tilat eivät kaikilta osin vastaa tarvetta. mm. Yhteiskouluntiellä jouduttaisiin tekemään kalliita investointeja äänieristyksen parantamiseen, mikäli Keusoten toiminta kiinteistössä jatkuisi Postikatu on sisäilmakohde Keusoten edustajien kanssa on käyty alustavia keskusteluja moduulitoimiston hankkimisesta ja palveluiden keskittämisestä. Keusoten suhtautuu positiivisesti moduulitoimistoratkaisuun. Keskittäminen ja JUST:in läheisyys tarjoavat mahdollisuuden tarjota parempia palveluita sekä mahdollisuuden hallita kiinteistökustannuksia paremmin. Lisäksi keskitetty käyttäjälähtöinen ratkaisu sitouttaa soten toimintaa paremmin Järvenpäähän.
Tausta-aineisto: Tilaratkaisu 2023 Kaupungin tavoitteena on siirtyä vuoden 2022 lopussa uusiin toimitiloihin. Tiloihin sijoitetaan kaikki kaupunkikonsernin toimisto- ja asiakaspalvelutehtävät. Tilojen tämän hetken mitoitus on n. 250 hlö, 4000 hum2. Tilat on tarkoitus sijoittaa keskeiselle sijainnille lähelle kaupallista keskustaa ja Järvenpään asemaa. Tilaratkaisun tarkoitus on tukea uuden työkulttuurin kehittymistä ja uusia työn tekemisen tapoja. Tilaratkaisu kehitetään yhdessä ja avoimesti käyttäjien kanssa. Tilaratkaisun tavoitteen on saavuttaa kustannussäästöä tehostamalla tilan käyttöä ja maksimoida tuon tuottavuutta ja hyvinvointia erinomaisilla tilaratkaisuilla ja ictarkkitehtuurilla. Tilaratkaisu voi olla osa laajempaa kokonaisuutta, jossa on myös muita toimitiloja.
Tausta-aineisto: Etätyöratkaisut Etätyön tekemistä voidaan lisätä nykyisestä. Vakituinen pitkäkestoinen ja useana päivänä viikossa tehtävä etätyö edellyttää työntekijälle soveltuvaan kotityöpisteeseen investoimista. Nykyisessä toimintakulttuurissa ja sisäilmatilanteessa pelkona on, että henkilöstö kokee etätyöskentelyn työnantajan yksipuolisena saneluratkaisuna, eikä kahden välisenä työn kehittämisen dialogina. Kaupungin henkilöstö ja toiminta uudistuu tällä hetkellä nopealla syklillä. Liiallinen etätyöskentely voi vaikuttaa negatiivisesti henkilöstön hyvinvointiin. Etätyön osalta tulisi välttää liian radikaalia siirtymää ja ottaa ennemmin tavoitteeksi uusien työn tekemisen muotojen asteittainen integraatio.
Tausta-aineisto: Kuvaus käytössä olevista tiloista ja niiden potentiaalista Kaupungintalo, tyhjennetään Q2/2019, ei jatkokäyttöä. Seutuntalo, kapasiteetti täydessä käytössä, sisäilmakohde, ajatetaan alas 2022. Seutulantalolle voidaan sijoittaa n. 10 hlö mikäli Järvenpään vesi muuttaa toisiin tiloihin Järvepää-talolle on tämän hetken suunnitelmissa tarkoitus sijoittaa n. 25 henkilöä hallinnosta. Järvenpää-talolle voidaan laajemmin tilamuutoksin sijoittaa enemmän henkilöitä Aiheuttaa taloudellista tappiota talon toiminnalle Järvenpää-talo on toistaiseksi sisäilmakohde Yhteiskouluntie, kapasiteetti täydessä käytössä kun HR- ja viestintä muuttaa tiloihin Q1/2019. Mikäli Sote saadaan sijoitettua toisiin tiloihin voidaan koko hallinto siirtää Yhteiskouluntielle Mannilantie 43, kapasiteetti täydessä käytössä tällä hetkellä, sisäilmaongelmista kärsivä henkilöstö on sijoitettu Mannilantielle. Yksityiset vuokratilat. Muista kohteista mm. koulut ei ole Tiloja vapaana markkinatilanteen mukaan osoittaa toimistotyöhön soveltuvaa ja Sisäilmatoimivuutta ei voida varmistaa sisäilmatoimivaa tilaa tällä hetkellä Kustannustaso yleisesti korkea
Tausta-aineisto: Yhteenveto esitettyjen tilaratkaisujen vaikutuksista Vaikutus VE0 minimi VE1 Järvenpää-talo VE2 Järvenpää-talo ja moduulitoimisto VE3 Keusoten moduulitoimisto Talous Kaupungintalo poistuu käytöstä, säästö 400 k vuodessa. Järvenpää-talon tulonmenetykset 100 k vuodessa. Vuokratiloista syntyy todennäköisesti lisäkustannuksia. Kaupungintalo poistuu käytöstä, säästö 400 k vuodessa Järvenpää-talon tulonmenetykset vähintään 100 k vuodessa. Vuokratiloista syntyy kustannuksia. Järvenpää-talossa joudutaan tekemään laajempia muutoksia. Kaupungintalo poistuu käytöstä, säästö 400 k vuodessa. Järvenpää-talon tulonmenetykset 100 k vuodessa. 25 paikkaisen moduulin kustannus n. 1,5 milj. euroa Kaupungintalo poistuu käytöstä, säästö 400 k vuodessa. 75 paikkaisen moduulin kustannus n. 4,1 milj. euroa Järvenpää-talon tulonmenetykset n. 50 000 Henkilöstö Henkilöstö hajallaan eri kiinteistöissä. Vaikutukset hyvinvointiin ja tuottavuuteen merkittävät. Järvenpää-taloon voidaan tuottaa kohtuullinen työympäristö. Kaikki henkilöt eivät välttämättä pysty työskentelemään kohteessa. Järvenpää-taloon voidaan tuottaa kohtuullinen työympäristö ja moduuliin terveet tilat. Yhteiskouluntielle voidaan keskittää kaupungin toiminta hyvään työympäristöön. Kohteessa ei ole tunnistettu sisäilmaongelmia. Keusote Keusoten toiminta hajautunutta, edellyttää investointeja mm. Yhteiskouluntiellä. Keusoten toiminta hajautunutta, edellyttää investointeja mm. Yhteiskouluntiellä. Keusoten toiminta hajautunutta, edellyttää investointeja mm. Yhteiskouluntiellä. Keusoten toimintaa voidaan keskittää yhteen toimistokohteeseen JUST:in lähelle. Järvenpäätalo Pitkittynyt toimistokäyttö haittaa kulttuuri- ja konferenssitoimintaa. Kulttuuri- ja konferenssitoiminta vaikeutuu merkittävästi. Pitkittynyt toimistokäyttö haittaa kulttuuri- ja konferenssitoimintaa. Toiminnalle aiheutuu vain väliaikaista haittaa.
Tausta-aineisto: Arvio elinkaarikustannuksista 2019-2022 Kustannus VE0 minimi VE1 Järvenpää-talo VE2 Järvenpää-talo ja moduulitoimisto VE3 Keusoten moduulitoimisto Kaupungintalo + 1 200 000 + 1 200 000 + 1 200 000 + 1 200 000 Vuokratulo, Yhteiskouluntie + 520 000 + 520 000 + 520 000 0 Muutostyöt, Yhteiskouluntie - 50 000-50 000-50 000-50 000 Vuokrakustannus, Sote Postikatu - 336 000-336 000-336 000 0 Tulonmenetykset, Järvenpää-talo - 400 000-800 000-400 000-50 000 Muutostyöt, Järvenpäätalo - 100 000-200 000-100 000-100 000 Ulkopuoliset vuokratilat - 380 000-190 000-23 500-23 500 Investointi, moduuli 0 0-399 000 * - 1 137 500 * Vuokratulo, moduuli 0 0 0 + 1 137 500 Yhteensä + 454 000 + 144 000 + 411 500 + 976 500 Merkinnät: + säästö/tuotto - kustannus * Moduulin lainanlyhennystä jäljellä 2022 lopussa 16,5 vuotta. Kaupungille jää jäännösarvoriski.
Tausta-aineisto: tiivistelmät nykyisten kohteiden sisäilmatutkimuksista Postikatu, vuokrakohde Kohteessa toimii sisäilmatyöryhmä. Kattavat rakenne- ja sisäilmatekniset tutkimukset Rakstystems Oy:n toimesta: Rakenteista ei tehdyissä tutkimuksissa löytynyt vaurioita. Ilmanvaihdosta johtuvia haittoja ei pystytty kokonaan poissulkemaan. Käyttäjien kokemus sisäilmasta huono, terveydellisin perustein työterveys suositellut siirtymistä pois tiloista. Perheneuvola on siirtynyt pois tiloista keväällä 2015 terveyssyistä. 2018 osa henkilöstöstä siirtynyt korvaaviin tiloihin terveyssyistä. Järvenpäätalo Kohteessa toimii sisäilmatyöryhmä. Kattavat rakenne- ja sisäilmatekniset kuntotutkimukset Raksystemsin toimesta 2016: Vauriolöydöksiä rakenteissa. IV-kokonaisuus myös merkittävä sisäilman laatuun vaikuttava tekijä. Kohteen remonteissa on edetty systemaattisesti kuntotutkimuksissa havaittujen puutteiden korjaamisessa.
Tausta-aineisto: tiivistelmät nykyisten kohteiden sisäilmatutkimuksista Kaupungintalo Kohteessa toimii sisäilmatyöryhmä. Kattavat rakenne- ja sisäilmatekniset kuntotutkimukset Raksystemsin toimesta 2016: Rakenteiden kuntoa tutkittu rakenneavauksin. Kaupungintalon rakenneavauksissa keskityttiin ns. riskirakenteisiin ja mm. julkisivun osalta avaukset tehtiin kohtiin, joihin tutkijan arvion mukaan on todennäköisesti kohdistunut kosteusrasitusta. mm. ulkoseinärakenteen eristetila, ikkunaliitoskohdan alapuoli, kellaritilat. Materiaalinäytteitä otettiin rajallinen määrä, noin 25% näytteistä löytyi viitearvot ylittäviä mikrobikasvustoa. Löydetyt seinärakenteen vauriot paikantuivat talon 3. ja 4. kerrokseen. Myös kellaritiloista löydettiin vauriohavaintoja. Toteutettu tiivistyskorjaukset, joiden tavoitteena estää ilmayhteydet vauriorakenteista. Kellarikerros ei ole käytössä, yhdystunneli Järvenpäätalolle poistettu käytöstä. Henkilöstölle on koettujen haittojen ja oireiden vuoksi jouduttu järjestämään väistötiloja terveysperusteisesti.
Tausta-aineisto: Käytössä olevat moduulitilat ja niiden jatkokäyttö Marju Taurula, Tero Seitsonen, Järvenpään kaupunki