THL:n toimitilastrategia ja työympäristöjohtaminen Tutkimuslaitosseminaari Senaatti-kiinteistöt 4.11.2 Mikko Nissinen THL 6.11.2013 THL 1
THL:n tehtävät Väestön hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen, sairauksien ja sosiaalisten ongelmien ehkäiseminen sekä sosiaalija terveyspalveluiden kehittäminen THL tutkii, kehittää, seuraa ja arvioi, vaikuttaa, hoitaa viranomaistehtäviä sekä tekee laajaa kansainvälistä yhteistyötä. THL toimii alansa tilastoviranomaisena sekä huolehtii tehtäväalueensa tietoperustasta ja sen hyödyntämisestä. Esityksen nimi / 6.11.2013 THL 2 2 Tekijä
THL:n strategia vuosille 2011-2020 Vaikutamme tutkitun tiedon pohjalta suomalaisten terveyden ja hyvinvoinnin suojelemiseksi ja edistämiseksi Esityksen nimi / 6.11.2013 THL 3 3 Tekijä
THL toimii koko Suomessa Päätoimipaikka Helsingissä Tilkanmäen kampus, Ruskeasuon alue Biomedicum Lisäksi toimipaikat Turku, Kuopio, Oulu, Tampere, Jyväskylä Vaasa Noin 1800 hengen organisaatio Työ- ja virkasuhteiset noin 1350 Vierailevat tutkijat ja harjoittelijat noin 400 Ostopalvelut noin 40 Henkilötyövuosia noin 1200 Laitoksen alaisuudessa toimivat lisäksi Valtion mielisairaalat Niuvanniemi (Kuopio), Vanha Vaasa Valtion lastensuojeluyksiköt Kuusi koulukotia ja vankilan perheosasto Esityksen nimi / 6.11.2013 THL 4 4 Tekijä
6.11.2013 5
Miksi toimitilastrategia? Fuusion viimeiset vaiheet konkretisoitumassa toimitilaratkaisuissa Useita erisuuntaisia(kin) paineita Toimitilakokonaisuuden hallinnan kehittäminen Työympäristön kehittäminen THL:n toiminnan kehittäminen Valtionhallinnon konserniohjaus Turvallisuusvaatimusten kiristyminen Talouden kiristyminen Työn tekemisen tapojen kehittyminen Senaatin Toimitilastrategian kiteytys pokkari Konkreettinen, kompakti, taloudellisesti järkevä THL:n tilanne sopiva lankavyyhtien keräämisellä yhteen
Toimitilastrategian perusta Toimitilastrategia ohjaa THL:n toimitilojen käyttöä ja kehittämistä tukemaan THL:n strategisia linjauksia. Strategiassa otetaan huomioon valtion toimitiloille asetetut tavoitteet ja suositukset sekä laitoksen johdon linjaukset työympäristön kehittämisestä ja THL:n brändistä.
THL 2020 strategia Tietohallintostrategia Henkilöstöstrategia Rahoitusstrategia Viestintästrategia Johtamisen kehittämisohjelma TYÖYMPÄRISTÖN KEHITTÄMINEN TOIMITILA- STRATEGIA KÄYTTÄJÄ- PALVELU KONSEPTI 8
Toimitilastrategia Linjaa toimintaa. Asettaa tavoitteet. Viestii muutoksesta.
Linjaukset (1/2) Työympäristön kehittäminen on osa THL:n vastuullista ja innostavaa johtamista sekä henkilöstöpolitiikkaamme. Henkilöstö osallistuu kehittämiseen ja johto on sitoutunut uusien ratkaisujen hyödyntämiseen. Työympäristön kehittämisessä painotamme: työhyvinvointia ja viihtyisyyttä osaamisen jakamista asiakas- ja sidosryhmäkokemusta johtamiskäytäntöjä. Toimintaa tarkastellaan aina myös valtion kokonaisedun näkökulmasta. Senaatti-kiinteistöt on asiantuntijana ja toteuttajan tilaratkaisuissa. Teemme vuokrasopimukset mahdollisimman joustaviksi eikä yli viiden vuoden mittaisia sitoumuksia tehdä muihin kuin valtion omistamiin tiloihin. Varmistamme tilojen oikean kohdistamisen Linjaukset tilojen ja työpisteiden käytöstä tehdään nykyistä enemmän keskitetysti yhteisten palvelujen johdolla yhteistyössä toimialojen kanssa. Huomioimme toimitiloissa saavutettavuuden ja esteettömyyden asiakkaiden, kumppaneiden ja myös oman henkilökunnan näkökulmasta.
Linjaukset (2/2) Painotamme yhdessä tekemisen kulttuuria THL:ssä. Etätyö on pääsääntöisesti määräaikaista ja työn sisällöstä lähtevää. Tietotekniikan tulee tukea työn tekemistä paikasta riippumatta. Olemme jo nyt savuton työpaikka. Vuonna 2015 laitoksen päätoimipisteen koko kampusalue muuttuu savuttomaksi. Vähennämme eri keinoin aiheuttamaamme ympäristön kuormittumista. Yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa toimimme aktiivisesti hiilidioksidipäästöjemme pienentämiseksi. Sovellamme toiminnassamme Valtiohallinnon toimitilojen tietoturvaohjetta (VAHTI) Noudatamme valtionhallinnon toimitilojen turvallisuusvyöhykejakoa. Tukeudumme tilahallinnassa hallinnon tilahallinnan tietojärjestelmään (HTH). Tilahallinnan kehittämisessä huolehdimme kokonaisarkkitehtuurin toteutumisesta Hankimme tiloihin liittyvät palvelut tehokkaasti, hyödyntäen Senaattikiinteistöjen ja Hanselin puitesopimuksia sekä kilpailuttamisosaamista. Palvelut pyrimme hankkimaan yhdessä tilojen kanssa niin, että tilat palveluineen muodostavat saumattoman kokonaisuuden.
Tilat Tavoitteet Toimitilamme tukevat THL:n toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Tarkastelemme tiloja sen mukaan, minkälaista työtä niissä tehdään. Prosessikohtainen sekä tehtävä- ja työprofiililähtöinen näkökulma lisääntyy. Perinteinen ajattelumalli siitä, että jokainen työskentelee omassa huoneessaan, väistyy. Toimitiloista löytyy riittävästi erilaisia ja sopivia tiloja, joissa kumppaneiden kanssa voidaan suunnitella yhdessä ja työstää asioita turvallisesti. Tuomme tiloihimme henkilökuntamme ja asiakkaidemme hyödyksi ratkaisuja, jotka perustuvat omaan asiantuntemukseemme mm. terveyden edistämisessä, mielialaan vaikuttavissa asioissa ja ravitsemuksessa. Kustannukset Tavoitteenamme on saada vähintään 10 % säästö vuotuisiin toimitilakustannuksiin vuoteen 2015 mennessä. Tämä tarkoittaa noin miljoonan euron vähennystä vuoden 2013 tasoon verrattuna. Tarvittaessa varaudumme myös suurempiin supistuksiin. Lisäämme tilatehokuutta siten, että toimistotilaa on käytössä enintään 18 m 2 /hlö ja työpisteet ovat käytössä vähintään 65 % työajasta.
Viestit Aktiivinen toimitilojen ja työn tekemisen tapojen kehittäminen ovat tärkeä osa edelläkävijyyttämme. Toimitilojen avulla tuemme avointa vuorovaikutusta ja osaamisen jakamista. Tilat suunnitellaan niin, että ne edesauttavat yhteisiä toimintatapoja ja työhyvinvoinnin lisääntymistä. Toteutamme monipuolisesti terveyttä tukevan työympäristön Pyrimme ratkaisuihin, joilla edesautamme päivittäistä aktiivista liikkumista työpäivän aikana ja työmatkoilla. Huomioimme terveellisyysnäkökulman henkilöstöravintoloissa ja ravintolapalvelusopimuksissamme. Henkilöstöpolitiikan mukaisesti tuemme henkilökuntaamme liikunta- ja kulttuuriharrastuksiin ja toteutamme myös mahdollisuuksien mukaan omia liikuntatiloja. Kiinnitämme ratkaisujen viimeistelyyn erityistä huomiota. Varmistamme muutostilanteissa henkilöstön kannalta tärkeiden asioiden, kuten säilytystilojen sekä sosiaali- ja taukotilojen riittävyyden, varustelun ja toimivuuden. Laadimme pelisäännöt tilojen käytölle yhteisesti. Kaikilla tilojen käyttäjillä on vastuu tilojen tarkoituksenmukaisesta käytöstä.
Työympäristöjohtaminen? Työympäristöjohtaminen on strategian toteuttamista työympäristöresurssien avulla: HR, ICT, tilahallinnon yhteistyön johtamista. Kestävä työympäristö mistä se rakentuu, Päivi Hietanen, Senaatti-kiinteistöt (http://www.slideshare.net/paihiet/kestvtyymprist-mist-se-rakentuu) Työympäristömme muodostuu meitä (työssämme) ympäröivästä fyysisestä, henkisestä ja virtuaalisesta tilasta, niissä käytettävissä olevista resursseista sekä niissä vallitsevista säännöistä ja toimintatavoista.
THL:n työympäristön kehittäminen Käynnistyi vähitellen fuusion 2009 jälkeen, kun akuutit tilajärjestelyt saatiin tehdyksi THL:n ja Senaatti-kiinteistöjen yhteistyösopimus 2010 Tilankäyttötutkimus, Pöyry 2010 Toimintolähtöinen tilasuunnittelu: Helsingin toimintojen tilajärjestelyt, Haahtela 2010 Keskittyminen Tilkanmäen kampukselle Uudisrakennuksen tarve Laboratorioiden sijoitussuunnittelu Uudisrakennuksen (THL:n uuden päärakennuksen) rakentamishanke 2010-2015 Työympäristön kehittämishanke 2011-, Workspace Työympäristön kehittämistä ohjaavat linjaukset Toimintojen sijoittumissuunnittelu Pilottitilat
Tilat ja niiden käyttö Varasto 6 % Toimitilatyypit Toimistotyöpisteiden käyttöaste Laboratorio ml. toimisto 40 % Toimisto 54 % Käytössä 47 % Tyhjä 53 % Tavoite 65%
6.11.2013 Esityksen nimi / Tekijä 17
THL:n työympäristön kehittämistä ohjaavat seuraavat linjaukset ja määritelmät 29.11.2012 JY
Etätyö Etätyö on määräaikaista ja pääsääntöisesti työn sisällöstä ja toimintayksikön töiden järjestelystä lähtevää. THL:ssä painotetaan yhdessä tekemisen kulttuuria THL:n toimipisteissä.
Monipaikkainen työ THL:ssä moniin työtehtäviin sisältyy matkustaminen ja yhteistyö kumppanien kanssa omien toimipisteiden ulkopuolella. Tietotekniikan tulee tukea työn tekemistä paikasta riippumatta.
Joustava työ Työajan joustoissa tulee huomioida riittävä saman rytmisen työajan määrä siten, että yhdessä tekeminen ei vaarannu.
Työprofiilien mukaiset ratkaisut Työpisteiden määrän mitoituksessa ja teknisissä ratkaisuissa huomioidaan läsnäolon määrä toimipisteessä. Paljon liikkeellä olevat jakavat ei-henkilökohtaisesti nimettyjä työtiloja. Työpisteiden määrä on tuolloin pienempi kuin henkilömäärä. Pääasiassa työpisteellä työskentelevillä henkilöille varataan nimetyt työpisteet, mutta myös mahdollisuus ei-nimettyjen työpisteiden käyttöön. Jaettujen toimistotilojen ratkaisuissa huomioidaan ergonomia siten, että työtilat soveltuvat eri kokoisille ihmisille. Työpisteiden ja työntekijöiden ICT-ratkaisut sovitetaan yhteen siten, että työpisteiden joustava käyttö on mahdollista. Päätös toiminnoille osoitettavasta tilatyypistä perustuu analysoituun toiminnan tarpeeseen ja mitattuun paikallaolotietoon.
Työympäristöjohtaminen Työympäristöjohtaminen on osa THL:n vastuullista, innostavaa ja visionääristä johtamista, jossa sovitetaan yhteen henkilö-, tila- ja välineresurssien kehittäminen ydintoiminnan tueksi.
Tavoitteena toimipisteiden vähentäminen Nykyisten tilojen tilankäyttöä tehostetaan siten, että tulevaisuudessa on mahdollista sijoittaa toiminnot fyysisesti lähekkäin ja samalla aikaansaada kustannussäästöjä.
Johdon tilaratkaisut Johto näyttää esimerkkiä uusien työympäristöratkaisujen ja toimintamallien käyttöönotossa ja kehittämisessä.
Valtakunnallinen kattavuus Nämä työympäristölinjaukset ohjaavat sitovasti kaikkea työympäristökehittämistä THL:ssa valtakunnallisesti.
Toimeenpano Työympäristön kehittämishankkeiden käynnistämisestä edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja edellä mainittujen linjausten mukaisesti sekä niissä aikaansaatujen ratkaisujen toimeenpanosta vastaa Yhteiset palvelut ja kehittäminen yhteistyössä toimialojen kanssa.
Yhteenveto THL:n toimitilojen ja työympäristön kehittämishanke on johdonmukainen osa koko laitoksen toiminnan kehittämistä ja strategiaa Tuloksia ja linjauksia sovellettu ja sovelletaan jatkuvasti valtakunnallisesti THL:n toimitilojen kehittämisessä Hanke on taloudellisesti kannattava Valtionhallinnon ohjaus edellyttää tilatehokkuuden lisäämistä Kustannukset eivät kuitenkaan ole yksin ohjaava tekijä Kustannusten absoluuttinen laskeminen vaikeaa, koska monia vaikuttavia tekijöitä Pehmeille arvoille vaikea laskea summaa Työympäristön tuettava työhyvinvointia, tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta Nykytilanteessa kehittämistarpeita (mm. VMbaro, sisäiset asiakastyytyväisyyskyselyt) Suunta oikea Toisaalta myös jatkuva muutos rasittaa henkilökuntaa
Kiitos! Terveyden ja hyvinvoinnin laitos mikko.nissinen@thl.fi 6.11.2013 Esityksen nimi / Tekijä 29