HALUAN ASIAKIRJA- PALVELUJA JOTKA TUKEVAT SEKÄ OPETUSTA ETTÄ OPISKELUA



Samankaltaiset tiedostot
DOKUMENTTI- PROSESSEJA TEHOSTAMALLA AIKANI VAPAUTUU ASIAKAS- PALVELUUN

YKSILÖLLISET PALVELUT TUKEVAT OPISKELUA JA OPETUSTA

HALUAN PARANTAA TUOTTAVUUTTA JA VÄHENTÄÄ KUSTANNUKSIA. optimized print services

DOKUMENTTIEN VAATIMUSTEN- MUKAISUUS JA LUOTTAMUKSEL- LISUUS OVAT VÄLTTÄ- MÄTTÖMIÄ TYÖSSÄNI

HALUAN TOIMISTORATKAISUJA, JOTKA TUKEVAT TEHTÄVIÄNI JA TAVOITTEITANI

YKSILÖLLISET bizhub- LAAJENNUSOSAT

PANKKIPALVELUILTA ODOTAN TEHOKKUUTTA JA EHDOTONTA LUOTTAMUK- SELLISUUTTA

HALUAN SIIRTÄÄ POTILASTIEDOT VÄLITTÖMÄSTI SAIRAALAN TIETO- JÄRJESTELMÄÄN

Pcounter. Kategoria Ominaisuudet

Pcounter. kustannustehokkuuden luotettava mittari. Pcounter Sovellukset

Konica Minolta alansa johtava tietoturvan kehittäjä

ja prosessien tiedoista noin 90 tehty ilman selviä

Sharpdesk -asiakirjanhallintaratkaisu

YSoft SafeQ Suite. Moduulit

KONICA AVULLAMINOLTA

Dynamo-koulutus Omat laitteet oppimisessa

Tieto. Liian arvokasta hukattavaksi.

TOIMISTO- JÄRJESTELMIEN ON LUOTAVA OPTIMAALISET EDELLYTYKSET TYÖSKENTELYLLE

PageScope Enterprise Suite

Tulostuksen ja kopioinnin tehokkaaseen hallintaan uniflow Output Manager

EDULLISTA JA KORKEALAATUISTA TULOSTUSTA YRITYKSILLE

NELJÄ HELPPOA TAPAA TEHDÄ TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSTÄ JOUSTAVAMPAA

Lexmarkin sovellukset

ICT-info opiskelijoille

Google Cloud Print -opas

Konica Minolta. Tehokas ja integroitu asiakirjojen käsittely. Asiakirjojen skannaus ja jakelu Unity Document Suite

Pcounter. Kategoria Ominaisuudet

TERVETULOA CHROME-TYÖASEMALLE!

Paloilmoitusjärjestelmän laajennusratkaisu - Sinteso Move

Asiakkuudenhallinta. 2D viewer - katseluohjelma muutosten vertailuun

ICT-info opiskelijoille. Syksy 2017

Käyttövaltuushallinnan hyödyt tehokkaasti käyttöön. Johanna Lampikoski, RM5 Software Juha Arjonranta, TeliaSonera Finland

Onko teillä vielä paperisia arkistoja?

Muuttuvan tiedon tulostusratkaisut

Google Cloud Print -opas

Tulostuslaitteiston optimointi auttaa kohdentamaan kustannukset /This is Why SafeQ on siihen oikea työkalu.

TIETOTEKNIIKKAVALMIS TOIMISTO

YKSILÖLLISET bizhub LAAJENNUSOSAT

PageScope Enterprise Suite. Tulostavien laitteiden kokonaisvaltaista hallintaa. Sovellukset PageScope Enterprise Suite

Xerox WorkCentre 3655 Monitoimitulostin Ohjaustaulu

kuvittele pieni koko, uusia mahdollisuuksia ja fantastiset värit

1. Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) verkkoskannerilta

Lappeenrannan kaupungin kasvatusja opetustoimen tieto ja viestintätekniikan opetuskäytön strategia

SecGo. Sähköinen allekirjoitus ja sen käyttö. Ari-Pekka Paananen, SecGo VE Oy Director,technology

Paperivalikko. Paperilähde. Aseta laji/alust. Paperilaji. Määr. vast.ot.al. Monisyöt. asetus. Paperin paino. Korvaavapapkoko.

ICT-info opiskelijoille

Uusia tuulia Soneran verkkoratkaisuissa

verkkolasku.fi

Sähköinen työpöytä Suomen Pankissa

Ohjattua suorituskykyä.

Paperivalikko. Aseta laji/alust Määr. vast.ot.al Monisyöt asetus Mukautetut lajit Vastaanottoalust Ylivuotoalusta Paperin lisäys

Kumppaniratkaisu. M-Files Cloud Vault Dokumenttien hallinta on helppoa. Paranna tietotyön tehokkuutta ja laatua!

ETÄOPETUS KOUVOLAN SEUDUN AMMATTIOPISTOSSA. - TVT - strategia

Sähköisen kilpailuttamisen hyödyt

Sähköinen säilyttäminen

Vaivattomasti parasta tietoturvaa

Kun tulostuksessa ilmenee muotoiluvirheitä

Ekologisen innovaation merkitys. Ympäristön kannalta hyvät liiketoimintapäätökset


MIKSI SÄHKÖISIÄ KOKOUKSIA JA PÄÄTÖKSENTEKOA?


Opas tulostamisen kustannuksien vähentämiseen

Ohjelmisto on tietokanta pohjainen tiedostojärjestelmä, joka sisältää virtuaalisen hakemisto rakenteen.

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

AVAIMET AINA OIKEISSA KÄSISSÄ. ASSA ABLOY, the global leader in door opening solutions

YMPÄRISTÖTIETOISUUS. Konica Minolta suosii vihreitä arvoja

Kattava tietoturva kerralla

Mustavalkoiset A3-monitoimijärjestelmät. Toimistojärjestelmät bizhub 552/652

XML Finland seminaari : Office 2007 XML dokumenttituotannossa

Google Cloud Print -opas

OHJE 1 (14) Peruskoulun ensimmäiselle luokalle ilmoittautuminen Wilmassa

Tiedostojen jakaminen turvallisesti

Saamme työsi sujumaan.

DOCUMENT MANAGER FI/ NO/ SE

Laskentatoimi. Sisältö. Luku 6 Diat Ratkaisut (excel) (pdf) Luku 1 Diat Ratkaisut (excel) (pdf) Kopiointiehdot. Luku 7 Diat Ratkaisut (excel) (pdf)

Epsonin kokousratkaisut TUO IHMISET, PAIKAT JA TIEDOT YHTEEN

Nelli-portaali ja verkko-oppimisympäristöt

Mobiilitulostus-/- skannausopas Brother iprint&scanille (Android )

Xerox Remote Services

Webforum. Version 17.3 uudet ominaisuudet. Päivitetty:

Mobiilitulostus-/-skannausopas Brother iprint&scanille

Adobe Acrobat Edistynyt käyttö

Tilavuusvirta maks. 160 l/min Paine maks. 11 bar OILFREE.AIR

Mobiilitulostus-/- skannausopas Brother iprint&scanille (Android )

Tulostaminen ja ympäristövaikutukset

CopyCentre TM C32/C40

Hybrid Cloud -ratkaisulla pilvipalvelun hyödyt nopeasti käyttöön, Case Haarla Oy:n M-Filesdokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto

Tampereen yliopisto Tietosuojailmoitus 1 (5) Tampereen yliopisto Tampereen yliopisto Kalevantie 4, Tampere Puh.

Mistä on kyse ja mitä hyötyä ne tuovat?

Tulostimen hallintaohjelmisto MarkVision

SIMPLIFYSCAN. Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

KYLÄSAAREN KOULUN TIETOSTRATEGIA

Google Cloud Print -opas

- Voit muodostaa PDF-dokumentin myöskin Office tuotteisiin asentuneen PDF-XChange pluginin kautta

Itsepalvelukopiokone

WorkCentre tulostin kopiokone skanneri faksi sähköposti. Helppoa monitoimisuutta. sinun tarpeisiisi... nyt väreissä

1. Yhteystiedot * Etunimi. Sukunimi. Matkapuhelin. Sähköposti. Postitoimipaikka. Organisaatio. Kunta

Kymenlaakson Kyläportaali

Monisyöt asetus Paperin laatu Mukautetut lajit Paperilaji. Kirjek toiminto Paperin paino. Paperin lisäys Korvaava papkoko Paperikoko Yleisasetukset

Transkriptio:

HALUAN ASIAKIRJA- PALVELUJA JOTKA TUKEVAT SEKÄ OPETUSTA ETTÄ OPISKELUA KOULUTUS- TYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 2 ASIAKIRJAPALVELUJEN TOTEUTUS ONNISTUU HELPOSTI Osaamisesta on muodostunut entistä tärkeämpi voimavara. Koulutuksella on ratkaiseva osuus menestykseen kaikkialla maailmassa. Nyky-yhteiskunnassa tapahtuu nopeita ja rajuja muutoksia, jotka kohdistuvat erityisesti tietojen saantiin ja hallintaan sekä viestintään. Tiedonhallinta on haasteellista kaikille oppilaitoksille. Ankarat taloudelliset paineet, henkilökuntapula, kiristyvä kilpailu ja vaatimukset uusimmasta teknologiasta sekä laitteiden paremmasta käytettävyydestä ovat arkitodellisuutta peruskouluissa, lukioissa, ammattioppilaitoksissa, korkeakouluissa ja yliopistoissa. Muuttuva koulutusympäristö Oppilaitoksiin kohdistuu vaatimuksia monelta suunnalta: Oppilaitosten on mukauduttava oppilasvaihdon, osa-aikaopiskelijoiden ja verkko-opetuksen tarpeisiin sekä erilaisten opiskelijoiden vaatimiin uusiin ja innovatiivisiin tapoihin tarjota palveluja. Nykyiset opiskelijat ovat tietoyhteiskunnan kasvatteja ja he edellyttävät 24/7-verkkoyhteyttä sekä joustavuutta laitteiden käytössä. Sosiaalinen verkostoituminen on opiskelijoille aivan välttämätöntä ja BYOD-ilmiö (omien mobiililaitteiden tuki) on arkipäivää. Uudenlainen tietotarjonta sisältää lukuisia vaihtoehtoja avointen yliopistojen kursseista aina elinikäiseen oppimiseen verkossa. Avoimet verkkokurssit on kohdennettu laajasti eri ikä- ja väestöryhmille. Virtuaaliset opiskeluympäristöt mahdollistavat sisältöjen ja informaation vaihdon useiden kanavien välityksellä. Muutokset on toteutettava kustannustehokkaasti ja tiukalla budjetilla hyvinkin monimuotoisissa ympäristöissä. Tämän lisäksi Bolognan prosessina tunnettu yliopistouudistus lisää eurooppalaisten yliopistojen välistä kilpailua. Näin ollen oppilaitosten on nykyaikaistettava palvelurakenteitaan ja menetelmiään sekä varmistettava koulutusympäristön monimuotoisuus. Konica Minolta auttaa teitä pienentämään hallinnointikuluja, tuottamaan tehokkaita koulutuspalveluja sekä keskittymään opiskelijoiden tukemiseen ja toimintojen kehittämiseen. Konica Minoltan monitoimijärjestelmät sekä täydelliset laite- ja ohjelmistoratkaisut kattavat akateemisen koulutuksen, hallinnointitehtävien sekä tieteellisen tutkimuksen vaatimat dokumentointitarpeet. http://koulutus.konicaminolta.fi

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 3 Opetus ja opiskelu: Oppimateriaalin tuottaminen ja jakelu sähköisessä muodossa säästää aikaa ja nostaa tuottavuutta Aineisto on nopeasti ja mutkattomasti integroitavissa verkkokurssien ja virtuaalisten opiskeluympäristöjen tarjontaan Turvallinen sähköisen ja paperille painetun informaation käyttö Kätevät, joustavat ja turvalliset tulostus- ja maksusovellukset Miellyttävä ja mutkaton toimintaympäristö sekä opettajille että opiskelijoille Tulostustyön lähetys omalta tietokoneelta, tabletilta tai älypuhelimelta ajasta ja paikasta riippumatta Tulostusasetusten näppärä ja nopea määritys Tulostustöiden vapautus tunnistautumisen jälkeen millä tahansa organisaation verkkoon kytketyllä laitteella Ympäristöystävällisyys ja kustannussäästöt Sähköisten dokumenttien jakelu tehostuu Tarpeeton tulostus vähenee Tulostustöiden ohjaaminen niiden tuottamiseen parhaiten soveltuvalle järjestelmälle tai painatuskeskukseen Hallinnointi ja tieteellinen tutkimus: Tulostuksen, kopioinnin ja skannauksen valvonta sekä kustannusten kohdennus vastaavalle tiedekunnalle, osastolle tai käyttäjälle Luottamuksellisten dokumenttien ja sähköisten tiedostojen suojaus: Tiedostojen salaus Käyttöoikeuksien valvonta ja rajoitus Tulostustapahtumien kirjaus Dokumenttien skannauksen ja talteenoton integrointi hallinnollisiin työnkulkuihin lisää arkistoinnin tehokkuutta ja tietoturvaa Lisätietoja Konica Minoltan ratkaisuista ja sovelluksista oppilaitoksille seuraavilla sivuilla!

RÄÄTÄLÖIDYT RATKAISUT TEHOSTAVAT TULOSTUSTA Oppilaitosten koko vaihtelee pienistä kouluista suuriin yliopistoihin. Niiden dokumenttituotannosta vastaa joko omatarve paino tai ulkoinen painopalvelujen tarjoaja. Oppilaitoksenne koosta riippumatta Konica Minoltalla pystyy tarjoamaan dokumentointitarpeisiin räätälöidyn ratkaisun, sillä koulutusalan asiantuntijoillamme on taito laatia täsmälleen vaatimuksia vastaava ehdotus. Kahta samanlaista oppilaitosta tuskin löytyy, mutta niille räätälöidyissä tulostuspalveluissa on silti yhteisiä piirteitä. Pienet oppilaitokset: Kopiointi ja tulostus itsepalveluna, jossa maksutapana joko pelkästään käteinen tai sekä käteinen että kortti Valvonta- ja maksusovellus on luotettava ja tehokas Palvelujen järjestäminen opiskelijoille ei lisää hallinnoinnin tai verkkoyhteyksien kuormitusta Vaivaton ylläpito ilman erillistä palvelin- tai verkkosovellusta Vähäiset kustannukset, sillä palvelu ei sido IT-henkilöstön resursseja Keskikokoiset ja suuret oppilaitokset: Kokonaisratkaisut, jotka täyttävät digisukupolven vaatimukset Mobiilitulostus: BYOD: Opiskelijan omien tietokoneiden ja mobiililaitteiden yhteensopivuus laitosten järjestelmiin Tulostus ilman erillisen ajurin asentamista Follow Me -tulostus: Tulostustöiden vapautus miltä tahansa verkotetulta tulostimelta tai monitoimijärjestelmältä Kätevä ratkaisu opiskelijoille ja oppilaitokselle, sillä dokumentit voidaan siirtää tulostettaviksi myös kampusalueen ulkopuolelta Tulosteet eivät unohdu laitteen luovutustasolle Käyttäjä- ja kustannusvalvonta: Tulostusmäärien valvonta ja veloitus Tietoturva: tulosteet eivät päädy vääriin käsiin Todennuspalvelimen ominaisuudet: Käyttäjätodennus Follow Me -tulostus Sääntöpohjainen tulostus Kustannusseuranta Raporttien ja tilastojen esittäminen graafisessa muodossa Mobiilitulostus

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 5 TULOSTUSPALVELU/PAINATUSKESKUS Keskitetty raportointi Verkkotulostin/Tuotantojärjestelmä KIRJASTO Työn siirto verkkoon Sähköposti Käyttäjätunnus Verkkotulostin Käyttäjätunnus/salasana Todennuspalvelin Töiden siirto TIEDEKUNTA Työasema Älypuhelin/ Tabletti Monitoimijärjestelmä ID-kortti Näin tulostuspalvelu toimii: 1. Opiskelijalla on rekisteröity työasema tai mobiililaite sekä tili oppilaitoksen tulostuspalvelussa. 2. Kun opiskelija lähettää tulostustyön tietokoneelta tai mobiililaitteelta, avautuva näyttö ilmoittaa tilisaldon ja lähetettävän työn kustannukset. 3. Tulostustyö tallentuu ja oppilas voi vapauttaa sen kirjautumalla sopivalle tulostimelle tai monitoimijärjestelmälle. 4. Kirjauduttuaan opiskelija valitsee ja tulostaa työnsä. Lopuksi hän voi tarkistaa tilisaldonsa. Suuret oppilaitokset ja omat painopalvelut Kokonaisratkaisu, joka antaa sekä opiskelijoille että opetushenkilöstölle on-demand -tulostusvalmiudet Työnkulkusovellukset koulun tai yliopiston alueella tarjottaville painopalveluille mukaan lukien verkkokauppa sekä kustannusvalvonta Sääntöpohjainen töiden ohjaus toimipisteestä painoon Laajojen tai vaativien töiden tuotantotulostus ja painoasun määritys: Painotuotteiden asemointi, kierre- tai liimasidonta sekä muu viimeistely ja jälkikäsittely Toistuvasti käytettävien ja/tai säännöllisesti päivitettävien dokumenttien, kuten aineistoluetteloiden on-demand -tulostusmahdollisuus Suurkokojulisteet, markkinointimateriaalit ja teknillisten korkeakoulujen erityistarpeita palvelevat dokumentit, kuten rakennuspiirustukset Hyödyt: Painatuskeskus* Täysin automatisoitu tuotanto Automaattinen painotuotteiden asemointi Kaikki tarvittavat make-ready-toiminnot Työtilauksen seuranta Näyttövedostus * Koskee myös ulkoisia painopalveluja Hyödyt oppilaitoksille, jotka haluavat optimoida tuotannon, kustannukset ja tietoturvan Kurssi- ja opintoaineiston joustava ja ajantasainen painatus Kustannusten seuranta ja sen myötä valmius kustannusten karsimiseen sekä tuottojen lisäämiseen Kustannusten kohdennus käyttäjille, osastoille ja tiedekunnille Luottamuksellisen aineiston tuottaminen omassa painossa parantaa tietoturvaa Tuotantolaitteiston huolellinen suunnittelu ja tehokas hallinta

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 6 KURSSIAINEISTON HELPPO KOKOAMINEN Nykyisin opiskelijat ja opettajat käsittelevät enimmäkseen digitaalisia tiedostoja, joihin sisältyy myös alkuaan paperille painettua ja myöhemmin sähköiseksi muutettua informaatiota. Sujuva työnkulku edellyttää, että oppilaitoksen toimisto- ja opetushenkilöstölle hankitaan sovellus, jolla voidaan vaivattomasti koota aineistoja eri lähteistä, digitalisoida niitä ja muuttaa ne sitten yhdeksi tulostettavaksi tiedostoksi. Tiedoston voi sitten jakaa helposti kollegoille tai julkaista oppilaiden käyttöön. Konica Minolta tarjoaa räätälöityjä sovelluksia kurssi- ja opetusaineiston automaattiseen kokoamiseen. Tehokas dokumenttihallinnan ratkaisu Opintosihteerit, opettajat ja luennoitsijat hyödyntävät Konica Minoltan asiakirjahallintasovelluksia ja keräävät eri lähteistä koostuvan aineiston: skannaamalla paperille painetut dokumentit sähköisiksi PDF-tiedostoiksi yhdistämällä digitaalisten dokumenttien yksittäisiä sivuja tai kokonaisia PDF- tiedostoja yhdeksi PDF-tiedostoksi vedä ja pudota -toiminnolla AINEISTON KOKOAMINEN PROSESSOINTI YHDISTÄMINEN Tulostus Kaikki toimistosovelluksilla luodut digitaaliset tiedostot: Nopea prosessointi ja tietoturvallinen jakelu: Kaikki informaatio selkeästi samassa dokumentissa: PDF-tiedostot Office-tiedostot Kuvatiedostot... Huomautusten, merkintöjen, leimojen ja vesileimojen lisäys Tarkastelu, jäsentely, priorisointi Käyttöoikeuksien rajoitus Bates-leimaus Eri dokumentit yhdeksi PDFtiedostoksi Bates-leimauksen lisääminen Tiedostojen suojaus salasanalla Tallennus Jakelu Kurssi- ja opetusaineiston kokoaminen ja valmistelu on näin nopeaa ja yksinkertaista!

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 7 Hyödyt Tietoturva: Dokumenttien välitön saatavuus tiedusteluja, raportointia ja siirtoa varten Aihekohtaisen informaation nopea haku Tietojen palautus Roolipohjainen käyttöoikeuksien määritys Tekijänoikeuksien suojaaminen tietoturvamenettelyillä Käytettävyys: Laadukas ja ajantasainen kurssiaineisto Paperidokumenttien mutkaton digitointi Sähköinen dokumentointi vähentää paperin kulutusta ja kustannuksia Tiedot, luonnokset ja kansiot eivät katoa tai tallennu virheellisesti Nopeutunut informaation haku Selkeä ja kattava käytönvalvonta keventää hallinnollista työtä Informaation ajantasaisuuden tarkistus Arvokasta toimistotilaa vapautuu muuhun käyttöön Pilviskannauspalvelut ovat opiskelun nykypäivää Automatisoidut työnkulut ovat selkeä etu kurssiaineiston kokoamisessa, mutta miten opiskelijat hyötyvät automatisoinnista? Sähköiseen muotoon tallennetulla aineistolla on ratkaiseva merkitys pilvipalveluympäristöön kotiutuneille nykyajan opiskelijoille, joten he edellyttävät myös oppilaitoksilta pilviskannaussovelluksia. Tehostunut työnkulku Dokumenttien nopea digitointi Luonteva ja kätevä palvelu digisukupolven edustajille Pilvitallennus 1. Opiskelija kirjautuu monitoimijärjestelmälle. 2. Opiskelija skannaa dokumenttinsa. 3. Opiskelija näppäilee pilvipalvelun tilitietonsa monitoimijärjestelmän valintapaneelille. 4. Dokumentti tallentuu suoraan opiskelijan pilvipalvelukansioon.

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 8 OPISKELIJATIETOJEN HALLINNOINTI ILMOITTAUTUMINEN JA OPISKELIJAREKISTERIT Nykyaikaiset IT-palvelut ovat merkittävästi vähentäneet oppilaitosten hallinnollista työmäärää, mutta suorituskyvyn lisäämiseksi järjestelmiin kannattaa integroida tehokas tiedonkeruu ja kehittynyt dokumenttien hallinta. Opiskelijat täyttävät ilmoittautuessaan useita sähköisiä tai painettuja lomakkeita sekä toimittavat oppilaitokselle erilaisia paperidokumentteja kuten päättötodistuksia. Kaikkia näitä dokumentteja voidaan hallinnoida yksinkertaisesti ja tietoturvallisesti integroimalla eri tietolähteiden dokumentit yhdeksi salasanalla suojatuksi tai salatuksi PDF-tiedostoksi. Ilmoittautumisasiakirjojen talteenotto ja jakelu Ilmoittautumis- ja oppilasrekisterisovellukset antavat koulujen ja yliopistojen toimistohenkilöstölle entistä paremmat valmiudet tehostaa ja laajentaa palvelujaan. Kehittyneiden opiskelijapalvelujen tarjonta ja opintojen tukeminen Opiskelijatietokannan virheetön ja tietoturvallinen ylläpito Nopeutunut tietojen rekisteröinti ja muuttaminen Parantunut tietojen vaihto ja oppilaitosten välinen yhteistyö Yliopistojen sopeutuminen uusiin haasteisiin: Bolognan mallin mukainen koulutusrakenne ja yksilölliset sekä joustavat tutkinnot Entistä vahvempi kansainvälistyminen ja yhteistyön tiivistäminen mm. muiden oppilaitosten, ammattijärjestöjen ja tutkimuskeskusten kanssa Avointen verkkokurssien, maisterikoulutusohjelmien ja seminaarien järjestäminen ja tarjonta Oppilasrekisterien hallinta Oppilastietojen säilyttäminen koko opiskeluajalta vaatii hyvin toteutettuja rekisteröintisovelluksia. Käytännössä tämä tarkoittaa, että opiskelija-asiakirjat ohjautuvat yliopiston tai korkeakoulun tietokantaan ja oikeaan opiskelijakansioon esimerkiksi ennalta määriteltyä työnkulkua seuraten. Rekisteröintimenettelyssä on noudatettava ehdottoman tiukkoja tietoturvakäytäntöjä ja kunnioitettava opiskelijatietojen luottamuksellisuutta. Sähköisesti hallinnoidusta rekisteristä on tietojen haku nopeaa ja kohdennettua sekä opiskelijatietokannan ja oppisuoritusten tarkastelu vaivatonta. Sähköinen rekisteri säästää myös tavattomasti aikaa ja rahaa perinteiseen paperiarkistoon verrattuna. Hyödyt PDF-tiedostojen sisällön muokkaus Informaation kokoaminen eri tietolähteistä ja erityyppisten tiedostojen yhdistäminen lähetys- tai tulostusvalmiiksi PDF/A-dokumentiksi Tietojen automaattinen haku sähköisistä dokumenteista ei enää arkistokansioiden selaamista tai laatikoiden penkomista

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 9 Hyvä tietää! IDC:n tutkimus vuodelta 2010 osoittaa, että työntekijät käyttävät keskimäärin 7,4 tuntia viikossa tietojen etsimiseen. Näin ei tarvitsisi olla, sillä turha työ on helposti vältettävissä! PROSESSOINTI TALLENNUS JAKELU TIETOJEN TALTEENOTTO Dokumenttien prosessointi Työasema/ Oma hakemisto Tallennus PDF-, PFD/A-, TIFF-, JPEG-, Excel- tai Word-tiedostoksi Dokumenttien automaattinen tai manuaalinen indeksointi Esikatselu Kehittyneet skannausasetukset, kuten tyhjä n sivun poisto Sähköposti Tulostus Tiedoston nimeäminen Kuvan korjaus OCR, alueellinen optinen tekstintunnistus Opiskelijakansio Viivakoodin tunnistus Kustannusten kohdennus Nippuskannauksen jako osiin Tietojenhallintajärjestelmä Lähetys Paperidokumenttien siirtäminen sähköisiin järjestelmiin Sovellus yhdistää Konica Minoltan bizhub-järjestelmät oppilaitoksen ohjelmistosovelluksiin, jolloin paperiasiakirjoja voidaan ottaa talteen sekä jaella ja hallinnoida sähköisessä muodossa. Dokumenttien skannaus on helppoa, joustavaa ja tietoturvallista vain yhdellä napin painalluksella.

KOULUTUSTYÖNKULKUJEN KEHITTÄMINEN 10 DOKUMENTOINTIKUSTANNUSTEN KARSINTA JA TEHOKKUUDEN LISÄÄMINEN Oletteko selvillä tulostuskustannuksistanne ja tiesittekö, että laitteen ja väriaineen hankinta muodostaa niistä vain pienen osan? Oikein valittu yhteistyökumppani osaa tarkoin arvioida oppilaitoksenne kaikki tulostuskustannukset ja auttaa niiden karsimisessa. Kustannusrakenne avoimeksi: Tulostuskustannuksia ei pidä kirjata erittelemättä, vaan ne on kohdennettava kullekin käyttäjälle, osastolle tai tiedekunnalle. Näin mahdollistetaan kustannusten yksityiskohtainen tarkastelu ja kustannustietoisuuden lisääminen kaikkien käyttäjien keskuudessa. Laitekannan optimointi: Konica Minoltan tehokkaat seurantatyökalut auttavat laitekannan valvonnassa ja säästökohteiden jäljittämisessä. Tulostuskustannukset ovat täysin hallittavissa rajoittamalla esimerkiksi käyttäjien väritulostusoikeuksia, ohjaamalla laajojen töiden tuotanto vain tietyille tehojärjestelmille tai määrittämällä kaksipuolinen tulostus oletustoiminnoksi. Digitalisointi säästää aikaa ja rahaa: Digitaalisessa toimintaympäristössä informaatio on välittömästi saatavilla. Se lisää tuottavuutta ja vähentää jatkuvaa tarvetta tietoaineiston tulostamiseen. Sähköinen arkistointi vapauttaa myös arvokasta toimistotilaa. Tärkeintä on, että työskentely nopeutuu ja kustannukset pienenevät. Turhan tulostuksen välttäminen: Follow Me -toiminnolla käyttäjät voivat vapauttaa tulostustyönsä miltä tahansa verkotetulta monitoimijärjestelmältä. Näin vältetään tarpeeton tulostus ja paperin sekä värin tuhlaus. Konica Minolta on tulostusympäristön asiantuntija Konica Minolta on kehittänyt OPS-asiantuntijapalvelun, jolla oppilaitoksenne tulostusympäristö kartoitetaan ja optimoidaan. OPS-konsepti sisältää tulostusympäristön ja laitekannan pitkäaikaisen ylläpitosopimuksen ja vähentää näin IT-osastonne kuormitusta ja vapauttaa opetus- ja koulutushenkilöstön ydintehtäviinsä. Joustavat työnkulut nostavat tehokkuutta Konica Minoltan OPS-palvelut (Optimized Print Services) analysoivat perusteellisesti kaikki asia kirjaprosessit, jotta työnkulkujen optimointi voidaan suunnitella ja toteuttaa. Optimointi säästää aikaa ja kustannuksia sekä varmistaa toimintojen tehokkuuden. Paikallistamme ja arvioimme dokumentoinnin, tietoturvan sekä kustannusten ja ympäristövaikutusten ongelmakohdat ja ratkaisumahdollisuudet Perustelemme investointitarpeet ja valitsemme ratkaisut, jotka varmistavat nopean tuoton sijoitetulle pääomalle Autamme hanketta tukevan aineiston luomisessa OPS-ratkaisun hyödyt oppilaitokselle Vain yksi ja vastuullinen palvelujen tarjoaja Vähäinen hallinnoinnin työkuormitus, minimaaliset riskit ja työrutiinien sujuminen keskeytyksettä Kustannusten pienentäminen, esimerkiksi hajauttamalla tulostustyöt parhaiten soveltuville järjestelmille Dokumenttien virheetön prosessointi Hallinnoinnin selkeytyminen Nopea ja vaivaton pääsy kaikkiin tarvittaviin dokumentteihin Tietoturvallinen tulostus, kopiointi ja skannaus Automatisoidut ja suojatut tiedonsiirtoprosessit Varmuus dokumenttien prosessointipalvelujen asianmukaisesta toimivuudesta Muutosten huolellinen ja vaiheittainen toteutus Kannattava ja pitkävaikutteinen investointi OPS-palvelut ovat kannattava sijoitus oppilaitoksille!

KESKEISET VASTUUT TIETOSUOJA JA YMPÄRISTÖN HYVINVOINTI Tietojen turvaaminen ja luonnon hyvinvointi ovat kaikille oppilaitoksille ensiarvoisen tärkeitä. Kun valitsette dokumenttien talteenotto-, jakelu- ja hallinnointiratkaisujen toimittajaksi Konica Minoltan, saatte yhteistyökumppaniksi alansa johtavan tietoturva- ja ympäristöstandardien kehittäjän ja toteuttajan. Vastuu tietoturvasta Tietoturvalla on ehdoton etusija Konica Minoltan kaikissa dokumenttihallinnan sovelluksissa, mistä koituu kiistattomia etuja jokaiselle oppilaitokselle: Tietoturva verkkoympäristössä: Konica Minoltan käyttämä IEEE 802.1X SSL -salaus ja IPsec-tunnistautumisprotokolla mahdollistavat vaivattoman integroinnin suojattuihin verkkoympäristöihin sekä tietoturvallisen verkkoliikenteen. Käytännössä kaikki bizhub-järjestelmät ovat ISO 15408 EAL3 -sertifioituja ja täyttävät siten tiukimmat kansainväliset tietoturvanormit. Luottamuksellisen aineiston suojaus: Varmistamme, että dokumenttien luottamuksellisuus säilyy olivatpa ne sitten tulostimen kiintolevyllä tai luovutustasolla. Konica Minoltalla on useita eri menetelmiä suojauksen varmistamiseksi, kuten tiedostojen salaus, tietojen turvallinen poisto, kopiosuojaus vesileimalla ja PDF-tiedostojen sähköinen allekirjoitus. Kirjautumisen ja käytön valvonta: Konica Minolta tarjoaa useita tapoja käyttäjien kirjautumiseen, kuten älykortti, PIN-koodi tai sormen verisuonten biometrinen tunnistus. Kullekin käyttäjälle voidaan myös määritellä yksilölliset käyttöoikeudet. Turvatulostus: Estää tulosteita päätymästä ulkopuolisten käsiin, sillä käyttäjän on kirjauduttava suoraan laitteelle ennen tulostuksen käynnistämistä. Vastuu ympäristöstä Konica Minolta osoittaa ympäristövastuunsa suosimalla kestävän kehityksen strategiaa ja ympäristöystävällisiä toimintatapoja tuotteidensa koko elinkaaren aikana. Konica Minolta pyrkii edistämään kierrätystä ja uusiokäyttöä, ehkäisemään luonnon saastumista ja minimoimaan kaikki mahdolliset ympäristöriskit. Nämä toimenpiteet pienentävät monitoimijärjestelmiemme hiilijalanjälkeä: Virrankulutus alenee: LED-skannerit, eko-tulostus ja eko-ajastin (virran kytkentä ja katkaisu sekä laitteen lepotilojen optimointi) nostavat järjestelmien energiatehokkuutta. Paperinkulutus pienenee: Dokumenttiluonnosten tulostustarve vähenee. Paperintuhlaus loppuu: Automaattinen tyhjien sivujen poisto, kaksipuolinen tulostus oletuksena, Follow Me -tulostus ja dokumenttien esikatselu vähentävät paperin kulutusta. Työviihtyvyys: Laitteiden hiljainen käyntiääni pitää toimistoympäristön miellyttävänä. Sitoutuminen kierrätykseen: Laitteiden ja tarvikkeiden valmistuksessa on käytetty runsaasti kierrätysmateriaaleja ja laitteet tulostavat korkealaatuisille uusiopapereille. Vihreät innovaatiot: Polymeerisen väriaineen valmistusmenetelmä tuottaa kolmanneksen vähemmän CO 2 - päästöjä perinteisiin värijauheisiin verrattuna. YK:n World Pact -ohjelmaan vuonna 2008 liittynyt Konica Minolta nousi jo vuonna 2011 kestävää kehitystä edistävien yritysten Global 100 -listalle. Konica Minoltan sijoitus on nyt 70 korkeampi kuin minkään muun tulostusteknologia-yhtiön. Lisätietoja ympäristöasioista verkkosivuiltamme: http://www.konicaminolta.fi/fi/business-solutions/ympaeristoe/

Paperikapasiteetit on laskettu 80 g/m² painoisille ja A4-kokoisille arkeille. Ilmoitettujen ominaisuuksien ja toimintojen tuki sekä saatavuus riippuvat käyttöjärjestelmistä, sovelluksista, verkkoprotokollista sekä verkon ja järjestelmien kokoonpanosta. Tulostustarvikkeiden ilmoitetut riittoisuudet ja kestot perustuvat määriteltyihin käyttöehtoihin kuten paperikokoon ja väripeittoon (5 % väripeitto A4-arkilla). Tarvikkeiden todellinen riittoisuus ja kesto vaihtelevat johtuen käyttötavoista ja muista tekijöistä kuten väripeitto, paperikoko, tulostusmateriaalin tyyppi, tulostustapa (jatkuva tai ajoittainen tulostus) ja laitteen sijoituspaikan lämpötila sekä suhteellinen kosteus. Jotkut laitepiirrokset sisältävät lisälaitteita. Ominaisuuksia ja tarvikkeita koskevat tiedot perustuvat esitteen painatushetkellä käytössä olevaan informaatioon ja voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. Konica Minolta pidättää oikeuden kaikkiin hintoja ja teknisiä tietoja koskeviin muutoksiin ilman ennakkoilmoitusta. Kaikki tuotemerkit ja rekisteröidyt tuotemerkit kuuluvat niiden omistajille. Konica Minolta -yhteistyökumppaninne: Konica Minolta Business Solutions Finland Oy Keilaranta 10 E 02150 Espoo Puh.: 010 442 9000 Sähköposti: info@konicaminolta.fi www.konicaminolta.fi 02/2015