1 30.3.2012 SÄHKÖISEN MEDIAN TOIMINTAOHJE Suomen Pesäpalloliitto ry
2 Sähköisen median muutos Varhaisimmat teoreetikot näkivät viestinnän sanomien siirtämisenä A:lta B:lle. Myöhemmin kiinnitettiin huomiota vastaanottajan tulkintaan ja mahdollisten tietoa suodattavien tahojen rooliin. Viestinnän porttiteoria nostaa esiin dominoivat mielipidejohtajat, jotka seuraavat mediaa ja referoivat tietoa omien näkemystensä pohjalta laajemmalle yleisölle. Tiedotusvälineiden roolista on puhuttu paljon. Kriisialueilta, kuten sodista, välitettiin aluksi tietoa varsin suoraan, mikä söi myös operaatioiden kannatusta. Myöhemmin median roolia on opittu kontrolloimaan, eivätkä uutiskuvat ole välttämättä näyttäneet koko totuutta. Ylipäätään tiedotusvälineet ovat oppineet luomaan itse agendansa, joka suurelle yleisölle edes näytetään puhumattakaan asiasisällöistä ja tarkastelukulmista. Sähköisen median muutos on tasa-arvoistanut ja demokratisoinut julkisuuden hallintaa. Tiedotusvälineet eivät enää ole suuressa määrin portinvartijoita, sillä kenellä tahansa on pääsy julkisille foorumeille. Tästä hyvänä osoituksena ovat Twitter-päivitykset kuvineen suoraan tapahtumien keskipisteestä verkkoon, josta ne leviävät sekunneissa joka puolille maailmaa. Uusissa viestinnän malleissa passiivisesta viestien vastaanottajasta on muodostunut aktiivinen käyttäjä, joka tulkitsee sanomia ja antaa merkityksiä niille. Lähettäjän rooli korostuu edelleen sysäysten antajana, mutta itse viestintäprosessi on entistä tasavertaisempi. Viestintään vaikuttavat myös tilannetekijät, konteksti ja kulttuuriset tekijät. Mitä on sosiaalinen media? Aktiivisen käyttäjän roolin on mullistanut niin kutsuttu sosiaalinen tai vuorovaikutteinen media. Eri verkkopalveluissa on entistä helpompaa suodattaa tietoa ja torjua omien ennakkokäsitysten vastaista informaatiota. Sosiaalisessa mediassa tiedonvälitystä ohjaavat käyttäjän preferenssit, joita muokkaavat kiinnostuksen kohteet ja kaveriyhteisöt. Sosiaalinen media tarkoittaa työkaluja, tiloja ja toimintatapoja, joiden avulla ihmiset voivat olla kanssakäymisissä, luoda, jakaa, vaihtaa ja kommentoida sisältöjä. Tiedon alkuperäinen lähettäjä ei saa sisältöään suoraan oman viestinsä kautta vastaanottajille, vaan informaatio käsitellään ja muokataan yhteisön foorumilla. Organisaation kannalta pahimmassa tapauksessa sen viestiä ei uskota, vaan sanoma kääntyy päinvastaiseksi.
3 Sosiaalisen median välineet voidaan ryhmitellä verkostoitumispalveluihin (kuten LinkedIn, Facebook ja MySpace), kollektiivituotannon välineisiin (kuten wikit ja Wikipedia), sisältöjen jakamisen palveluihin (kuten Twitter ja Flickr), sisällön tuottamisen ja julkaisemisen välineisiin (kuten blogit ja YouTube) sekä kommentointiin ja keskusteluun. Sosiaalisen median rooli pesäpalloliikkeessä Pesäpalloliitto kannustaa toimijoitaan omaa henkilökuntaansa, johtokunnan jäseniä, seuratoimijoita, pelaajia, faneja ja muita lajin toimijoita olemaan aktiivisesti mukana sosiaalisen median maailmassa. Viestintä on nykyään jatkuvaa vuorovaikutusta. Esimerkiksi jäsenkampanjat voivat tuoda väliaikaista suosiota, mutta kannatuksensa voi perua yhtä nopeasti kuin päätöksensä liittymisestä. Tarvitaan jatkuvaa läsnäoloa ja osallistumista eri foorumeilla. Pesäpalloliitto suosittelee hyödyntämään sosiaalisen median palveluja mahdollisimman kattavasti. Mitä enemmän toiminnasta puhutaan, sitä enemmän viestit saavat näkyvyyttä pitkälle ilmaiseksi. Sosiaalinen media on arkipäivän työkalu, jossa jakamalla ajatuksiaan saa vaihtokaupassa takaisin ideoita ja neuvoja oman toiminnan kehittämiseksi. Lisäksi jokaisen toimintasektorin on hyvä seurata ja olla perillä internetissä käytävästä keskustelusta. Sosiaalinen media nostaa nopealla syklillä keskusteluun päivänpolttavia teemoja, joihin organisaation on pyrittävä vastaamaan. Yhteisöpalveluiden kautta saa samalla arvokasta palautetta omasta toiminnastaan. On parempi, että kritiikki tulee esiin julkisella foorumilla kuin selän takana. Samalla asiakaskuntaansa pystyy sitouttamaan organisaation puolestapuhujiksi. Sähköisen median periaatteet Organisaation toiminta sähköisessä mediassa on pitkälle maineenhallintaa. Eri sidosryhmillä on organisaatiota kohtaan odotuksia, joiden toteutumista seurataan eri viestintäkanavien kautta. Toiminnan tulee olla eettisesti kestävällä pohjalla, kunnioitusta herättävää ja luottamuksen arvoista. Tämän kautta organisaatio saavuttaa yhteiskunnallisen legitimiteettinsä, sen olemassaolo nähdään hyväksyttävänä. Jotta toivottava maine saavutettaisiin, organisaation tulee puhua samaa kieltä. Ristiriitainen informaatio on omiaan herättämään ennakkoluuloja toiminnan yhtenäisyydestä.
4 Yksikään organisaatio ei ole yhdellekään sen kanssa tekemisissä olevalle samanlainen. Organisaatio saa muotonsa ihmisten tekemissä tulkinnoissa, eivätkä nämä tulkinnat ole koskaan täysin identtisiä. Organisaation johtaminen on sen takaamista, että tulkinnat organisaatioista ovat tarpeeksi yhtenevät yhteistyön ja menestyksekkään toiminnan kannalta. (Pekka Aula) Sähköisessä viestinnässä on otettava huomioon organisaation arvopohja ja sitä koskevat linjaukset. Pesäpallon toimintasääntöjen mukaan liiton tarkoituksena on kansallispelimme pesäpallon ja vastaavanlaisen lyömäpalloilun edistäminen, kehittäminen ja valvominen, kilpailu-, nuoriso- ja kuntoliikuntatoiminnan harjoittaminen sekä toimiminen mainittuja toimintoja harjoittavien jäsentensä valtakunnallisena yhdyselimenä. Liiton toiminnan perustana ovat liikunnan eettiset arvot ja urheilun reilun pelin periaatteet. Superpesiksen arvoja ovat puolestaan kaudella 2012 perhekeskeisyys, tasa-arvo, suomalaisuus ja yhteisöllisyys. Pesäpallon virallisten toimijoiden ei tule lähtökohtaisesti esittää sähköisessä mediassa mielipiteitä, jotka ovat ristiriidassa yhteisen arvopohjan kanssa. Pesäpallon pelaajasopimuksen mukaan urheilijan on käyttäydyttävä niin, ettei hän menettelyllään tai epäurheilijamaisella käyttäytymisellään kilpailutilanteessa tai sen ulkopuolella aiheuta huomattavaa vahinkoa seuralleen, lajilleen tai urheilulle yleensä. Käyttäytyminen sähköisessä mediassa vastaa käyttäytymistä kentällä, ottelutapahtumissa tai missä tahansa muussa vuorovaikutustilanteessa. Reilun pelin säännöt tasa-arvosta, kunnioituksesta ja tasa-arvosta ovat yhtä lailla voimassa. Virtuaalimaailma ja reaalimaailma eivät tältä osin eroa toisistaan. Pesäpallotoimija edustaa sähköisessä mediassa itsensä lisäksi joukkuettaan, seuraansa, lajiaan, suomalaista liikuntaa ja urheilua yleensä, muita sidosryhmiään sekä yhteistyökumppaneitaan. Tämän vuoksi säröt maineenhallinnassa vaikuttavat useilla eri tasoilla. Epäurheilijamainen vastustajan tai esimerkiksi toisten lajien arvostelu on sosiaalisessa mediassa ehdottomasti kielletty. Liikunnan ja urheilun toimijoiden tulee esiintyä yhtenä rintamana myös virtuaalimaailmassa. Pesäpalloliiton ja Superpesiksen edustajien on oltava ehdottoman tasapuolisia kaikkia jäsenjärjestöjä kohtaan. Organisaation edustajien tulee kirjoittaa sosiaalisessa mediassa kunnioittavasti, kohteliaasti ja ystävällisesti. Kyse on virtuaalimaailman asiakaspalvelusta, josta jää vahva
5 muistijälki historiaan. Jokainen kontakti sosiaalisessa mediassa luo organisaatiosta kuvaa ulospäin ja jättää osalle käyttäjistä pysyvän ensivaikutelman. Lapset ja nuoret sosiaalisessa mediassa Aikuisten on hyväksyttävä, että lapset ja nuoret toimivat sähköisessä maailmassa. Rajojen asettaminen on kuitenkin tärkeää. Alaikäiset eivät välttämättä ymmärrä internetin pelisääntöjä tai niiden laiminlyömisen seurauksia. Valitettavasti verkossa on myös aikuisia, jotka voivat käyttää sinisilmäisyyttä hyväkseen. Juniorijoukkueiden on suotavaa luoda omat sivunsa internetiin ja käyttää hyödyksi sosiaalisen median palveluita. Seurassa on kuitenkin syytä luoda pelisäännöt, jotta lapset ja nuoret ymmärtävät vastuunsa. Esimerkiksi henkilötietoja tai epäasiallisia kuvia ei pidä laittaa julkisesti näkyville. Mikäli internetissä havaitaan epäasiallista kielenkäyttöä tai kiusaamista, siihen tulee puuttua välittömästi. Juniorijoukkueen yhdessä laatimia pelisääntöjä kannattaa käyttää hyödyksi myös sähköisessä mediassa. Kun lasten ja nuorten tapahtumista viestitään, on hyvä miettiä ensisijainen kohderyhmä. Sisältö voidaan kohdistaa suoraan alaikäisille tai vaikuttaa vanhempiin laadukkaan toiminnan näkökulmasta. Ensin mainittu on usein tehokkaampaa, mutta tietyt palvelut vaativat jälkimmäistä. Esimerkiksi Facebook-yhteisöpalvelun alaikäraja on 13 vuotta. Aikuisten ja lasten rinnakkainen toimiminen yhteisöpalveluissa ei ole ongelmatonta. Erityisesti valmentaja-pelaaja-tilanne voi olla haasteellinen. Lapselle tai nuorelle voi syntyä paine hyväksyä oman valmentajansa kaveripyyntö. Lisäksi selkeästi aikuisille tarkoitetut keskustelut tulisi pitää erillään lapsille näytettävästä sisällöstä. Käyttäytyminen sosiaalisessa mediassa Sosiaalista mediaa käytetään lähtökohtaisesti omalla nimellä. Organisaation toimija voi kuitenkin erottaa toimintansa siviilihenkilönä työminästään toimimalla työtehtävissä organisaation nimen alla. Näissäkin tapauksissa on hyvä esiintyä suoraselkäisesti omalla identiteetillään ja lisätä päivitysten yhteyteen oma nimi (esim. PPL/Antti). Erityisesti urheilijoiden on muistettava, ettei yhteydestään organisaatioon pääse irti edes vapaa-ajan keskusteluissa. Kun nimi on tunnettu, yhteys pesäpalloon säilyy yksityiselämäänkin liittyvissä kysymyksissä. Urheilija on urheilija myös pelikentän
6 ulkopuolella eli eettiset ja hyvien tapojen mukaiset periaatteet on syytä ottaa huomioon käytettäessä yhteisöpalveluja. Verkkoon ei tulisi laittaa mitään, mihin ei siellä halua jatkossa törmätä. Vaikka sisällön myöhemmin poistaisikin, muut käyttäjät ehtivät taltioimaan sen sekunneissa. Erityisesti tiedotusvälineiden edustajat seuraavat laajasti sosiaalista mediaa, jonne laitettu materiaali voi päätyä laajasti julkisuuteen. Sosiaalisessa ja sähköisessä mediassa tulee kunnioittaa kanssaihmisiä. Poliittiset näkemykset on erityisesti esitettävä hyvien tapojen mukaisesti. Rasististen tai loukkaavien viestien välittäminen on ehdottomasti kielletty kurinpitomenettelyn uhalla. Toisten ajatuksia ei tule käyttää ilman lupaa ja lähteet on merkittävä joka tapauksessa asianmukaisesti näkyviin url-osoitetta myöten. Kuvien, musiikin ja videoiden käyttö edellyttää tekijänoikeuksien ottamista huomioon. Sosiaalinen media tarjoaa vapaan areenan kaikenlaiselle keskustelulle, joten myös organisaation toimintaa kritisoivaa tietoa on otettava vastaan. Mediaympäristöjä valittaessa on hyvä suosia palveluja, jotka vaativat kirjautumisen. Muussa tapauksissa moderointi eli viestien suodattaminen vaatii huomattavasti resursseja. Sosiaalisen median perusoletus on, ettei viestejä lähdetä poistamaan verkosta. Ainoastaan vihapuheen kaltaiset rasistiset ja loukkaavat sisällöt on karsittava pois tai pahimmissa tapauksissa ilmoitettava viranomaisille. Organisaation arvostelu ei lähtökohtaisesti aiheuta viestin poistamista, vaan edellyttää mahdollista reagointia. Asiallisesti esitettyihin palautteisiin on usein hyvä vastata myös virallisen tahon puolelta. Poistettu viesti voi puolestaan aiheuttaa katkeruutta sen lähettäjässä, joka on voinut taltioida esimerkiksi esitetyn kritiikin kuvakaappauksena käyttöönsä. Sosiaalisen median toimintaohjeet pähkinänkuoressa Ole aktiivinen, keskustele, ole läsnä, kommentoi, tee avauksia, vaikuta, verkostoidu, luo imagoa Älä lisää sosiaaliseen mediaan sellaista sisältöä, jonka haluat myöhemmin poistaa Toimi omalla nimelläsi ja seiso mielipiteittesi takana Muista tietoturva-asiat, äläkä anna tietojasi epäilyttäviin palveluihin Muista edustamasi organisaation arvopohja aina lisätessäsi sisältöä verkkoon Toimi internetissä niin kuin toimit muuallakin elämässä. Jos et pysty sanomaan asiaasi kaverille kasvotusten, älä tee sitä myöskään virtuaalimaailmassa.