Jäsenyyden vahvistaminen varustamoryhmässä 1. Jäsenyyden vahvistaminen on mahdollista, kun käyttäjälle on lähetetty sähköpostiin seuraava automaattiviesti: Hei, sinut on kutsuttu liittymään toimijaan ${organization}. Käyttäjätunnus ja salasana on toimitettu erillisessä sähköpostiviestissä. Salasana pitää vaihtaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Siirry vahvistamaan jäsenyys tästä ja kirjaudu palveluun tunnuksillasi. Vahvista jäsenyys "Hyväksy edustusoikeus" painikkeella. Jos et halua asioida toimijan ${organization} puolesta, voit jättää tämän viestin huomiotta. Terveisin, Liikenne- ja Viestintävirasto - Traficom - Merenkulun tuet 2. Kutsuttu klikkaa sähköpostissa olevaa vahvistuslinkkiä 3. Kutsuttu kirjautuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, jotka on toimitettu erillisessä sähköpostiviestissä. 4. Mikäli kyseessä ensimmäinen kirjautuminen, niin käyttäjää pyydetään antamaan uusi salasana 5. Kutsuttua pyydetään hyväksymään edustusoikeus, jonka jälkeen sovellus näyttää listan organisaatuoon kuuluvista jäsenistä/käyttäjistä. Listalta pitäisi näkyä myös omat juuri lisätyn jäsenen tiedot.
2
3 KAUPPA-ALUSTUKIEN SÄHKÖISEN ASIOINNIN OHJE Palvelu toimii yleisimmillä selaimilla (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari). Suosittelemme käyttämään tarpeeksi uutta selainversiota, enintään pari vuotta vanhaa (ainakin IE10). Selaimen kielenä on oltava suomi tai ruotsi. Kirjaudu sivulla https://kauppa-alustuet.visma-ebs.fi. Syötä käyttäjätunnus ja salasana. Jos olet unohtanut salasanan, voit tilata sen samalta sivulta Salasana unohtunut. Valitse etusivulla tai "omat tiedot" -kohdassa "Valittu asiointiprofiili" valintalistasta varustamon profiili, saman varustamon käyttäjät voivat katsoa ja täyttää kaikkia varustamon hakemuksia. Asiointiprofiilin valinnan joutuu tekemään jokaisen kirjautumisen jälkeen. Henkilökohtaisella profiililla ei pääse tekemään hakemuksia. Asioinnissa oletuskielenä on suomi. Voit vaihtaa kielen omat tiedot -kohdassa ruotsiksi. Lomakkeet ovat vain suomeksi ja ruotsiksi. PÄÄTÖSTEN KIELI MÄÄRÄYTYY VALITUN KIELEN MUKAAN. Uusi hakemus puhtaalta pohjalta tehdään klikkaamalla kauppa-aluksen tuki linkkiä. Jos haluat jatkaa keskeneräisen hakemuksen täyttöä, valitse "keskeneräiset" ja odota vähän aikaa, että Asiointikansio avautuu ja klikkaa "Jatka täyttöä". Turhan hakemuksen voi poistaa klikkaamalla "Poista" "Käsittelyssä olevat" = lähetetyt hakemukset (odota vähän aikaa, että Asiointikansio avautuu) "Päätökset" - Traficom on tehnyt päätöksen ja lähettänyt sen asiointikansioon, voit tehdä hakemuksen aiemman päätöksen pohjalta. (Klikkaa Tee jatkohakemus, odota vähän aikaa, että lomake avautuu).
4 Perustiedot välilehdellä on hakemuslomake. Pakollisesti täytettävät kohdat on merkitty punaisella tähdellä Jos hakemus palautetaan täydennettäväksi, tulee tässä ilmoitettuihin sähköposteihin järjestelmän lähettämä viesti. Kirjoita yhteyshenkilön sähköposti -kenttään ne sähköpostiosoitteet, joihin tieto halutaan, erota ne toisistaan puolipisteellä, tässä voi myös käyttää yhteissähköpostia esim. info@varustamo.fi. Lisäselvitykset pyydetään yleensä järjestelmän kautta, niistä ja tehdyistä päätöksistä tulee viesti käyttöoikeussopimuksessa ilmoitettuihin sähköpostiosoitteisiin (ks. s. 5). Tukijakso 1.1.-30.6. ja 1.7.-31.12.: Jos matkustaja-alukselle on maksettu kuukausitukea, valitse alla oleva kohta, että saat oikean laskelman. Aluksen liikennepäivissä ja liikenteestä poissaolopäivissä on 0. Jos johonkin ei tule lukuja, älä poista nollia. Kun lomakkeen (perustiedot) on täyttänyt, pääsee laskelmalle klikkaamalla alareunassa "seuraava" tai yläreunassa "Laskelmat" (ei tarvitse erikseen tallentaa, jos täyttämistä jatkaa saman tien). Jos kaikkia pakollisia kohtia ei ole täytetty, tulee virheilmoitus.
5 Laskelma Täytettävät kohdat ovat valkoisia, harmaissa on kaavat. Jos johonkin soluun ei tule lukuja, älä poista nollia. Puolivuotishakemuksen laskelmalle on aina syötettävä: Jos siihen ei ole syötetty mitään, tulee virheilmoitus. Syötä tukijakson 1.7.-31.12.2018 laskelmaan koko vuoden 2018 ennakonpidätyksen alainen merityötulo, josta on maksettu työttömyysvakuutusmaksu (17-64-v. matkustaja-aluksilla vain eu/eta-kansalaisten) -SOLUSSA ON KAAVA merityötulo yhteensä rajoitetusti verovelvollisten LÄHDEVERON ALAINEN (matkustaja-aluksilla lisäksi miinus ei-eu/eta) merityötulo. Tukijakson 1.7.-31.12. laskelma, jos on käytetty pohjana tukijakson 1.1.-30.6. päätöstä (ei voi käyttää tukijakson 1.7.-31.12.2018 hakemuksissa) Merimieseläkevakuutusmaksun tiedot syötetään laskelmassa olevien ohjeiden mukaan.
6 Tukijakso 1.7.-31.12.2018: Syötä tukeen oikeuttavista maksettu lopullinen työttömyysvakuutusmaksu koko vuodelta, tukena palautetaan puolet. Tapaturmavakuutusmaksun palautus tukijaksolta 1.1.-30.6. tulee ed.päätöksestä, vakuutusmaksun % syötetään vakuutusyhtiön todistuksen mukaan (maksupromille muutettava prosenteiksi). Tukijakson 1.7.-31.12. laskelma, kun laskelma tehdään puhtaalta pohjalta, syötä kaikki tiedot. Tukijakson 1.1.-30.6. laskelmaan kaikki tiedot on syötettävä. Liitteet lehdelle pääset siirtymään klikkaamalla seuraava tai valitsemalla ylälaidassa "Liitteet" Nimeä liitteet niiden sisällön mukaan (palkkalistat jne.). Hakemusten tarkastaminen olisi sujuvampaa, jos palkkalistat olisivat jossain muussa muodossa kuin pdf:nä. Hakemus ja liitteet arkistoituvat pdf:ksi, kun ne saapuvat Traficomin järjestelmään, mutta käsittelijät pystyvät käyttämään hakemuksen liitteitä siinä muodossa kuin ne on hakemukseen liitetty. Alkuperäiset hakemusten tiedot ovat aina tarkistettavissa. Jos varustamolla on useampi hakemus, liittäkää veroilmoitukset aakkosissa ensimmäisen aluksen hakemukseen, muihin niitä ei tarvitse liittää. Mainitkaa asiasta muiden hakemusten lisätietoja -kentässä. Merimieseläkekassan ja vakuutusyhtiön sekä tukijakson 1.7.-31.12.2018 Työttömyysvakuutuskassan todistukset on liitettävä jokaisen aluksen hakemukseen. Allekirjoituslomake on tulostettava, päivättävä ja allekirjoitettava (yrityksen nimenkirjoitusoikeus tai valtakirja). Skannaa lomake ja liitä tiedosto hakemukseen. Samoin on tehtävä mahdollisen valtakirjan kanssa.
7 Kun kaikki tarvittavat liitteet on viety lomakkeelle, klikkaa alareunassa "esikatselu" Jos kaikki on kunnossa voi hakemuksen lähettää yläreunan painikkeella. Hakemuksen voi tallentaa pdf:ksi joko ennen lähettämistä tai sen jälkeen. Lähetettyjä hakemuksia voi katsoa "Käsittelyssä olevat" kansiossa Asiointikansioon tulevat näkyviin tehdyt tai tekeillä olevat hakemukset ja niiden käsittelyvaiheet lähettämisen jälkeen. Lähettämäänsä hakemusta voi katsoa klikkaamalla hakemuksen linkkiä, mutta siihen ei voi tehdä muutoksia muuta kuin niissä tapauksissa, että hakemus palautetaan täydennettäväksi. Lisäselvityspyynnöistä tulee järjestelmän (asianhallinta@traficom.fi) lähettämä sähköpostiviesti niiden henkilöiden sähköpostiin, jotka käyttöoikeussopimuksessa on ilmoitettu käyttöoikeuden saajiksi.
8 Asianhallinta@traficom.fi Uusi viesti kauppa-alustukien sähköisessä asioinnissa / Nytt meddelande i e-tjänsten för handelsfartygsstöd Teille on lähetetty asiointikansioon uusi viesti. / Ni har ett nytt meddelande i ärendemappen. Linkki asiointipalveluun / Länk till e-tjänsten: Terveisin/Med vänlig hälsning Traficom Tämä viesti on lähetetty automaattisesti, eikä siihen voi vastata. / Meddelandet har sänts automatiskt och det är inte möjligt att besvara detta mejl. Lisäselvityspyyntö löytyy "käsittelyssä olevat" kansiosta. LÄHETÄ AINA PYYDETYT SELVITYKSET VASTAAMALLA ASIOINTIKANSIOSSA OLEVAAN VIESTIIN, EI sähköpostilla
9 Jos hakemus palautetaan täydennettäväksi, tulee asianhallinta@traficom.fi -osoitteesta viesti hakemuksen etusivulle kirjoitettuihin sähköposteihin. Kun saat viestin "Kauppa-alustukihakemuksesi vaatii täydennystä", ÄLÄ TEE UUTTA HAKEMUSTA, VAAN HAE "KÄSITTELYSSÄ OLEVAT" -KANSIOSTA PALAUTETTU HAKEMUS Klikkaa "jatka täyttöä", tee tarvittavat korjaukset ja PALAUTA hakemus klikkaamalla seuraava > esikatselu > lähetä (Samoin kuin lähetät uuden hakemuksen). Kun päätös on tehty, saat viestin "Uusi viesti kauppa-alustukien sähköisessä asioinnissa / Nytt meddelande i e-tjänsten för handelsfartygsstöd", ja voit noutaa päätöksen asiointikansiosta. Voit tehdä uuden hakemuksen käyttäen pohjana hakemusta, johon on tehty päätös Tee jatkohakemus.