EUSA-järjestelmä - uudet ominaisuudet -vinkit maksatushakemuksien laatimiseen Elina Sillanpää 6.2. ja 12.2.2019
Miten etenemme? 1. EUSA-järjestelmän uudet ominaisuudet 2. Vinkit maksatushakemuksien laatimiseen EUSAjärjestelmässä
Järjestelmän uusi versio on asennettu 23.-25.1.2019
Mikä muuttuu järjestelmäpäivityksen myötä? Käyttöön uusi viesti-toiminto, jolla voi: 1. hakea tukipäätöksen muutosta 2. päivittää yhteystietoja 3. hakea oikaisua tukipäätökseen 4. hakea oikaisua maksatuspäätökseen 5. ilmoittaa liikaa maksetusta tuesta Lisäksi maksatushakemukseen ja hakemukseen on lisätty uusia kenttiä.
Miten viesti lähetetään?
Viestien lähetys vaiheittain 1. Klikkaa Lähetä viesti-painiketta 2. Valitse viestin aihe
3. Kirjoita viestin sisältö 4. Lisää ja nimeä liite ja lopuksi lähetä viesti
Viestin kopio sähköpostiin Onnistuneen lähetyksen jälkeen lähetetystä viestistä liitteineen tulee kopio hankkeen yhteyshenkilön ja organisaation sähköpostiin. Pidä viesti tallessa. Rahastojen yhteyshenkilö ottaa tarvittaessa yhteyttä.
Tukipäätöksen muuttaminen Lue tukipäätöksen muuttamisen reunaehdoista tukipäätöksestä ja hallinnointioppaasta. Huomaa, että muutoshakemus tulee lähettää viimeistään 1 kk ennen muutosten toivottua voimaantulopäivää. Lähetä muutoshakemus eli esitys muutoksista EUSAjärjestelmässä viesti-toiminnolla. Suosittelemme käyttämään muutoshakemuksessa mallipohjaa, joka löytyy eusa-rahastot.fi - etusivulta. Hyvä muutoshakemus = Mallipohjan kaikki kohdat täytetty esimerkkien mukaisesti, ei turhaa tietoa. Mikäli muutosesitys on hyväksyttävä, vastuuviranomainen avaa järjestelmän muutoksien tekemiseksi.
Yhteystietojen päivittäminen Lähetä uudet yhteystiedot viestitoiminnolla, mikäli kyseessä on hankkeen yhteyshenkilö tai organisaation virallinen sähköposti. Nämä sähköpostiosoitteet ovat tärkeitä, koska kaikki viralliset viestit ja päätökset sekä järjestelmän automaattiset viestit lähetetään näihin osoitteisiin.
Oikaisuvaatimukset TUKIPÄÄTÖS MAKSATUSPÄÄTÖS Mikäli olet tyytymätön tukipäätökseen, voit hakea siihen oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Lähetä oikaisuvaatimus viestitoiminnon kautta. Mikäli olet tyytymätön maksatuspäätöksen, voit hakea siihen oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Lähetä oikaisuvaatimus viestitoiminnon kautta.
Ilmoitus liikaa maksetusta tuesta Ilmoitus liikaa maksetusta tuesta tulee lähettää tilanteissa, joissa tuen saaja itse huomaa, että tukea on maksettu virheellisesti liikaa. Lähetä ilmoitus viesti-toiminnon kautta.
Viestitoiminnallisuus pähkinänkuoressa Klikkaa lähetä viestilinkkiä Valitse viestin tyyppi Kirjoita viesti Liitä liite Lähetä
Uudet kentät maksatushakemukseen Maksatushakemuksiin inventaariolistojen osalta uusina kenttinä lisätty hankinnan kokonaisarvo ja laitteen tyyppi. Operatiivisen tuen (ISF-B) maksatushakemuksiin on lisätty kirjanpidon tositenumero-kentät sekä loppumaksatushakemukseen on lisätty kysymys käyttöajasta. Kertakorvaushankkeiden maksatushakemuksiin on lisätty rahoitus-välilehti.
Uudet kentät hakemukseen Uudet kentät tulevat täydennettäväksi tukipäätöksen muuttamisen yhteydessä Hakemuksien täydennyksien yhteydessä voi lisätä erillisen saateviestin Hakemukseen lisäyksenä vahvistus laittoman työvoiman käyttöön liittyen sekä tekstikenttä nimenkirjoitusoikeuden perusteista
Maksatushakemusten laatiminen
Mallilomakkeet Kokoa tiedot aina myös erilliselle excel-lomakkeelle Uudet lomakkeet löytyvät: http://eusa-rahastot.fi/tuen-saajalle Lomake toimii myös ns. varmuuskopiona 26.2.2019 17
Hakemuksen yhteystiedot Hakemuksen yhteyshenkilön sähköposti ja sähköposti (organisaation) ovat tärkeät olla ajantasaiset Näihin osoitteisiin lähetetään: Järjestelmän automaattisesti viestit Tuki- ja maksatuspäätökset Tilaisuuksien kutsut Tarkastuskäyntikirjeet 26.2.2019 18
Aikakatkaisu 30 min Järjestelmässä tulee 30 minuutin aikana joko tallentaa tehty työ tai siirtyä edellinen ja seuraava-painikkeilla sivulta toiselle, jolloin järjestelmä tallentaa tehdyn työn automaattisesti. Kirjoittaminen hakemuksen tekstikenttiin ilman tallentamista ei riitä. 26.2.2019 19
Raportoinnin aloitus 26.2.2019 20
Hankkeen edistyminen- toiminnot ja tulokset Kohdassa Arvio hankkeen etenemisestä tiivistä lyhyesti hankkeen tuloksia. 26.2.2019 21
Kustannuksethenkilöstökustannukset 26.2.2019 22
Kustannuksethanketoimintokustannukset 26.2.2019 23
Kustannuksetkalenterivuosikustannukset Järjestelmässä näkyy edellisessä maksatuksessa hyväksytyt kustannukset Raportoi raportointijakson kustannukset oikealle kalenterivuodelle Hankkeen raportointijakson kustannukset yhteensä (tämä luku sisältää myös välillisten kustannusten osuuden) 26.2.2019 24
Inventaariolistat- laitteet ja rakennukset 26.2.2019 25
Rahoitus Rahoitussivulla tarkistuslaskenta 26.2.2019 26
Liitteet (poista vanhat liitteet) 26.2.2019 27
Maksatuksen tiedot Järjestelmä laskee haettavan maksuerän automaattisesti (älä vähennä kustannuksista mitään). 26.2.2019 28
Lähetys ja vastaanottoilmoitus Kun kaikki pakolliset kohdat on täytetty, voi EUSA-nimenkirjoittajaoikeuden omaava henkilö lähettää maksatushakemuksen (huolehdi, että tunnukset on kunnossa ja lähettäjä paikalla) 26.2.2019 29
Vastaanottoilmoitus Hakemuksessa ilmoitettuihin sähköpostiosoitteisiin tulee onnistuneen lähetyksen merkiksi vastaanottoilmoitus. Ota aina vastaanottoilmoitus talteen ja mikäli sitä ei tule 15 minuutin kuluessa, ota välittömästi yhteyttä osoitteeseen eusa@intermin.fi Vastuu lähettämisestä on aina hanketoteuttajalla. 26.2.2019 30
Täydennyspyynnöt Maksatushakemuksen täydennyspyynnöt Raportoi-linkin kautta Täydennykset voi tallentaa Täydennyksen voi edelleen lähettää vain EUSA-nimenkirjoittaja Tiedot lähtevät eteenpäin vain Lähetä-painikkeen kautta Täydennyspyynnössä ei ole tarpeen lähettää jo lähetettyjä liitteitä, joten ne voi poistaa 26.2.2019 31
Edellinen maksatushakemus Osa aikaisemman maksatushakemuksen teks stä jää talteen, kuten aikataulussa vanhat tekstit muistipaikkana, saa kirjoittaa yli Poista myös vanhat liitteet (ALV-ohjaus) Seuraava maksatushakemusta kannattaa alkaa täyttää vasta, kun edellisestä päätös on saatu (tietoja voi kuitenkin koko ajan koota mallilomakkeelle) 26.2.2019 32
Kysymyksiä ja neuvoja EUSA-opas, eusa@intermin.fi ja 0295 488535