Sisäilmastoseminaari 2013 1 Julkaisija: Sisäilmayhdistys ja Aalto-yliopisto, SIY raportti nro 31, s. 147-152. OSALLISTUVA SUUNNITTELU TILAMUUTOKSESSA - prosessi ja menetelmät Virpi Ruohomäki ja Marjaana Lahtinen, Työterveyslaitos TIIVISTELMÄ Energiaa säästävät ratkaisut eivät saa heikentää sisäympäristön laatua, vaan tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja käyttäjien hyvinvointia tukevat tilaratkaisut. Tutkimushankkeessa kehitetään tilan käyttäjiä osallistavaa toimintatapaa tilasuunnittelussa. Tässä artikkelissa kuvataan ja arvioidaan osallistuvan suunnittelun prosessia ja menetelmiä tapaustutkimuksen avulla. Tutkimuskohteena on yliopiston peruskorjaushanke. JOHDANTO JA TAVOITTEET Energian säästö ja rakennusten tilatehokkuus ovat keskeisiä tavoitteita kaikissa peruskorjaushankkeissa. Tasapainoinen kestävä kehitys edellyttää ekologisen ja taloudellisen näkökulman ohella myös inhimillisen ja sosiaalisen kestävyyden huomioimista. Inhimillisen ulottuvuuden vaatimukset edellyttävät työn ja työympäristön suunnittelua siten, että ihmisellä on mahdollisuus työskennellä elämänarvojensa mukaisesti, tehokkaasti sekä terveytensä ja työkykynsä säilyttäen /1/. Energiaa säästävät ratkaisut eivät saa heikentää sisäympäristön laatua, vaan tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja käyttäjien hyvinvointia tukevat tilaratkaisut. Tutkimushankkeen tavoitteena on kehittää tilan käyttäjiä osallistava toimintakonsepti, jolla peruskorjauskohteissa varmistetaan energiaa säästävät toimintatavat sekä tilojen käyttäjien hyvinvointia ja tuottavuutta tukeva sisäympäristö samanaikaisesti. Tutkimushankkeessa tuotetaan tietoa käyttäjälähtöisten ja osallistuvien menettelytapojen toimivuudesta (prosessinäkökulma) ja vaikuttavuudesta (lopputuloksen näkökulma) tilasuunnittelussa niin ihmisten hyvinvoinnin kuin energiatehokkuusvaatimustenkin kannalta. Tilasuunnittelun prosessia tarkastellaan prospektiivisena pitkittäistutkimuksena peruskorjauskohteessa. Tässä artikkelissa kuvataan ja arvioidaan tapaustutkimuksen avulla osallistuvan suunnittelun prosessia ja menetelmiä hankesuunnitteluvaiheessa. OSALLISTUVA SUUNNITTELU Käyttäjälähtöiset ja osallistavat toimintatavat ovat keskeisiä, kun tavoitellaan hyvinvointia ja työn tuottavuutta tukevaa sisäympäristöä sekä sujuvaa muutosprosessia. Samoin voidaan motivoida ja sitouttaa tilan käyttäjiä energiansäästötavoitteisiin. Käyttäjälähtöisessä suunnittelussa tarkastellaan teknisen järjestelmän rinnalla inhimillistä ja sosiaalista järjestelmää /2/. Lähtökohtana suunnittelussa ovat tilan käyttäjien työtehtävät, työprosessit, työtavat ja tulevaisuuden tavoitteet, joista on systemaattisesti kerättyä ja analysoitua kokemuksellista tietoa. Osallistuvalla suunnittelulla tarkoitetaan tilan käyttäjien aktiivista osallistumista suunnitteluun. Tavoitteena on käyttäjäkokemusta hyödyntämällä parantaa suunnitteluprosessia ja suunnittelun lopputulosta. Osallistumisen keskeisenä etuna voidaan
2 Sisäilmayhdistys raportti 2X. pitää myös oppimisprosessin aikana syntyvää yhteistä tietoa, joka parantaa osallistuneiden sitoutumista muutoksiin ja helpottaa niiden käyttöönottoa. Osallistumisen järjestämiseen on monia tapoja, joiden valintaa ohjaa se, kuinka laajasta käyttäjäryhmästä ja kuinka syvällisestä muutoksesta on kysymys. /3/ Osallistuva suunnittelu edellyttää tiivistä yhteistyötä tilan käyttäjien, suunnittelijoiden ja muiden asiantuntijoiden kesken sekä toimivia yhteistyön foorumeita. Yhteistyön onnistumisen pohjana ovat yhteiset tavoitteet sekä eri toimijoiden roolien ja vastuiden selkiyttäminen. Oman haasteensa tuo osallistuvan prosessin oikea-aikainen ja joustava kytkeminen peruskorjaushankkeeseen. OSALLISTUVAN SUUNNITTELUN MENETELMÄT Osallistuva suunnittelu tarvitsee tuekseen menetelmiä, jotka auttavat suunnittelu-, tutkimusja käytännön tietoa edustavia toimijoita ymmärtämään toisiaan sekä tukemaan muutoksen läpivientiä. Osallistuvaan suunnitteluun ei ole olemassa varsinaisesti omaa metodologiaa, vaan siinä sovelletaan heterogeenistä joukkoa erilaisiin tilanteisiin ja suunnitteluprosessin eri vaiheisiin kehitettyjä menetelmiä. Menetelmien tulisi tukea osallistujien yhteisten ajattelumallien syntymistä auttaa suunnitteludokumenttien ja käytettävien käsitteiden konkretisoinnissa ja havainnollistamisessa olla nopeasti omaksuttavia ja tehokkaita rajoitetusta ajankäytöstä johtuen edistää ryhmäpäätösten syntymistä. /3/ Tilojen suunnittelun lähtökohtana tulee olla tilojen käyttäjät ja heidän työnsä. Työn analyysin avulla selvitetään organisaation perustehtävät, keskeiset työprosessit, työn tekemisen tavat ja työvälineet. Käytettävien menetelmien tulisi siten vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: Mitkä ovat organisaation strategiset tavoitteet ja tulevaisuuden haasteet? Millaista työtä tiloissa tehdään tällä hetkellä ja miten työ muuttuu tulevaisuudessa? Missä ja miten tilan käyttäjät työskentelevät? Mitä muuttuva työ edellyttää tilaratkaisuilta? Miten tilatehokkuutta voidaan parantaa? TAPAUSTUTKIMUS YLIOPISTON PERUSKORJAUSHANKKEESSA Tutkimuskohteena on Suomen Yliopistokiinteistöjen omistama v. 1969 rakennettu yliopistorakennus, jossa on meneillään peruskorjaushanke. Rakennuksessa on neljä maanpäällistä kerrosta ja kaksi maanalaista. Rakennuksen bruttoala on 10 161 brm2 ja rakennustilavuus 39 100 rm3. Rakennuksessa sijaitsee luentosaleja, luokkahuoneita, tutkimus- ja opetuslaboratorioita, kokoustiloja, työhuoneita, kanslia, kirjasto, sosiaalitilat ja varastotiloja. Rakennuksessa työskentelee 170 matemaattis-luonnontieteelliseen tiedekuntaan kuuluvaa henkilöä, jotka toimivat tutkimus- ja opetustehtävissä sekä hallinnossa ja tukipalveluissa. Tiedekunnassa on toistatuhatta opiskelijaa. Osallistuva suunnittelu osana hankesuunnitteluvaihetta Tutkimushanke käynnistyi Suomen Yliopistokiinteistöjen aloitteesta yhteisillä suunnittelukokouksilla, joissa oli mukana kiinteistön omistajan, yliopiston tilahallinnon ja henkilöstön edustajat sekä tutkijat. Peruskorjaushankkeen tavoitteiksi asetettiin: 1) kartoittaa toimivia tilaratkaisuja 2) optimoida tilojen käyttöä 3) tuoda joustavuutta tilojen käyttöön sekä 4) parantaa energiatehokkuutta.
Sisäilmastoseminaari 2013 3 Kuva 1. Tutkimuksen vaiheet ja toteutus osana peruskorjaushanketta. Peruskorjaushankkeesta ja tutkimuksesta tiedotettiin yliopiston yhteisessä aloitustilaisuudessa, johon kutsuttiin rakennuksen koko henkilöstö ja opiskelijat. Tilaisuudessa kiinteistön omistajan, henkilökunnan ja rakennuttajan edustajat sekä tutkijat kertoivat suunnitelmista ja aikatauluista. Tiedekunnan dekaanin johdolla muodostettiin laitosten johtajista ja eri henkilöstöryhmien edustajista työryhmä, jonka sihteerinä toimi hallintopäällikkö. Työryhmä piti viisi strategiakokousta, joiden teemat liittyivät mm. tulevaisuuden tilatarpeisiin, tiloihin sijoittumiseen ja väistötiloihin muuttoon. Tutkimus aloitettiin koko henkilöstölle suunnatulla Työympäristö- ja hyvinvointikyselyllä sekä johdon teemahaastatteluilla. Tutkimus eteni henkilöstön ja tilasuunnittelijoiden yhteisillä työpajoilla. Tässä artikkelissa rajaudutaan hankesuunnitteluvaiheeseen (työpajat 1-4) ja sitä koskeviin välituloksiin. (Kuva 1). Tutkimuksessa kehitetyt osallistuvan suunnittelun menetelmät ja niiden arviointi Tämän tutkimushankkeen yksi painopistealue on menetelmäkehityksessä. Osallistuvan suunnittelun ja tutkimuksen menetelminä ovat tätä tutkimuskohdetta varten räätälöidyt Työympäristö- ja hyvinvointikysely, teemahaastattelut ja työpajat. Työympäristö- ja hyvinvointikysely Menetelmän tavoite Työympäristö- ja hyvinvointikyselyn on tarkoitus toimia työn analyysin menetelmänä. Tavoitteena on tuottaa tietoa tilan käyttäjien työn vaatimuksista, työn tekemisen tavoista
4 Sisäilmayhdistys raportti 2X. sekä työn muutoksista ja niihin liittyvistä tilatarpeista tilasuunnittelun pohjaksi. Kysely toimii myös seurantamenetelmänä korjausten jälkeen, kun arvioidaan peruskorjausten vaikutuksia käyttäjien työympäristötyytyväisyyteen, hyvinvointiin ja työsuoritukseen. Menetelmän kuvaus Työterveyslaitoksen kehittämällä Työympäristö- ja hyvinvointikyselyllä selvitetään mm. työn sisältöä, työtehtävien luonnetta ja työprosesseja, työn tekemisen paikkoja, tilojen toimivuutta ja viihtyisyyttä, koettuja sisäympäristöhaittoja, tilan käyttäjien hyvinvointia, asennoitumista tilamuutokseen sekä kehittämisideoita. Kysely toteutettiin verkossa Digium selainpohjaisella ohjelmistolla. Kysely lähetettiin kaikille tutkimuskohteessa työskenteleville 170 henkilöille, joista 105 vastasi siihen (62%). Alustava arvio menetelmän toimivuudesta Kysely toimi erittäin hyvin työn analysoinnin menetelmänä. Se tuotti monipuolisen kuvan työn sisällöstä tilasuunnittelun pohjaksi. Kyselyn avulla voitiin profiloida erilaisia tilojen käyttäjäryhmiä, joilla oli erilaiset työtehtävät, työvälineet ja tilatarpeet. Kysely tuotti tietoa sisäympäristöön liittyvistä ongelmista ja nykyisten tilojen kehittämistarpeista, jotka kannattaa huomioida peruskorjauksen yhteydessä. Vastaajat kirjoittivat myös runsaasti toteuttamiskelpoisia työympäristöön liittyviä kehittämisehdotuksia. Teemahaastattelut Menetelmän tavoite Haastatteluiden tavoitteena oli tunnistaa peruskorjaukseen liittyviä keskeisiä tekijöitä, joilla on vaikutusta rakennuksen tilaratkaisuihin ja tilojen käyttäjien työ- ja toimintatapoihin. Menetelmän kuvaus Tätä tutkimusta varten laaditun haastattelun teemat liittyvät mm. yliopiston henkilöstöstrategiaan, teknologisiin muutoksiin, eri tieteenalojen oppimis- ja tutkimismenetelmien kehitykseen sekä työtapojen muutoksiin. Teemahaastatteluilla selvitettiin tilojen eri käyttäjäryhmien työn vaatimuksia, työprosesseja ja työvälineitä, nykyisten tilojen toimivuutta ja kehittämistarpeita sekä näkemyksiä tulevista tilatarpeista. Tutkija haastatteli 10 avainhenkilöä, jotka edustivat yliopiston eri yksiköiden ja laitosten johtoa, tutkimus- ja opetushenkilökuntaa, kanslian henkilökuntaa ja opiskelijoita. Alustava arvio menetelmän toimivuudesta Haastattelut täydensivät ja syvensivät kyselytutkimuksen tuloksia. Haastatteluiden avulla voitiin tarkentaa eri tieteenalojen erityisvaatimuksia ja tulevaisuuden näkymiä, jotka vaikuttavat tilatarpeisiin. Haastattelut tarjosivat erittäin monipuolisen kuvan yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden käytännön työstä. Haastateltavat henkilöt esittivät paljon konkreettisia kehittämistarpeita ja toteuttamiskelpoisia ideoita tilasuunnitteluun. He kertoivat mielellään työstään ja arvostivat osallistumisen mahdollisuutta. Haastateltavien oli kuitenkin vaikea hahmottaa tutkimustyön ja opetuksen mahdollisia muutostrendejä. Haastattelujen lisäksi tarvitaankin skenaariotyöskentelyn välineitä tulevaisuuden kehityksen hahmottamiseksi. Haastattelut tehtiin haastateltavien työhuoneissa, jossa he pääsivät esittelemään työtapansa ja työvälineensä. Tutkija dokumentoi ne valokuvaamalla. Työpajat Menetelmän tavoite Hankesuunnitteluvaiheessa järjestettiin viisi työpajaa tilan käyttäjille ja suunnittelijoille.
Sisäilmastoseminaari 2013 5 1. työpajassa tarkasteltiin kyselyiden ja haastatteluiden tulosten valossa yliopistossa tehtävän työn vaatimuksia ja tilatarpeita. Tavoitteena oli luoda yhteinen käsitys nykyisten tilojen toimivuudesta ja tulevaisuuden tilatarpeista suunnittelun tueksi. 2. työpajan tavoitteena oli luoda ymmärrys rakennuksen tämän hetken kunnosta ja korjaustarpeista sekä pohtia tilan käyttäjien mahdollisuuksia edistää tila- ja energiatehokkuutta. Työpajassa tarkasteltiin henkilöstön kokemuksia sisäilmastosta kyselyiden ja haastatteluiden tulosten perusteella. Lisäksi tavoitteena oli tarjota tietoa siitä, mitä energiatehokkuudella tarkoitetaan ja mitkä ovat oleellisia tekijöitä sen parantamisessa. 3. työpajan tavoitteena oli suunnitella väistötiloihin muuton organisointia. Samalla keskusteltiin muutokseen liittyvistä tunnelmista, hyvinvoinnista ja jaksamisesta. 4. työpajan tavoitteena oli tiedottaa peruskorjaushankkeen etenemisestä sekä luoda viestintäsuunnitelma hankkeen ajaksi. Tilaisuudessa selkeytettiin eri toimijoiden rooleja ja käsiteltiin viestintään liittyviä käytännön kysymyksiä. 5. työpaja oli suunnittelijoiden ja tutkijoiden yhteinen tapaaminen. Tilaisuuden tavoitteena oli visualisoida laboratorioiden monitilaratkaisun eri vaihtoehtoja sekä keskustella suunnittelutilanteesta ja käyttäjätiedon hyödyntämisestä. Menetelmän kuvaus Työpajoihin kutsuttiin eri yksiköiden ja laitosten johtoa, henkilöstön edustajia eri käyttäjäryhmistä, tila- ja muuttovastaavat sekä tilasuunnittelijat, rakennuttajakonsultti ja kiinteistön omistajan edustajat. Tutkijat toimivat työpajoissa yhteistyön fasilitaattoreina. Jokaiseen työpajaan osallistui 20-28 henkilöä. Työpajat kestivät puoli päivää ja niiden työtapa oli osallistuva ja keskusteleva sekä tulevaisuuteen suuntaava. Työpajat dokumentoitiin valokuvaamalla ja kirjoittamalla keskusteluista muistiinpanot. Ryhmätyön tuotoksista kirjoitettiin yhteenvedot. Työpajojen toimivuutta arvioitiin palautekyselyllä, jonka osallistujat täyttivät heti tilaisuuden päätyttyä. Alustava arvio menetelmän toimivuudesta Tilan käyttäjät ja suunnittelijat osallistuivat työpajoihin aktiivisesti ja innostuneesti. He arvioivat ne hyödyllisiksi ja kokivat, että asioiden käsittely oli hyvin jäsenneltyä ja ymmärrettävää. Keskustelu oli avointa ja erilaiset näkemykset pääsivät hyvin esille. Osallistujat arvioivat sitoutuvansa tuloksiin. Palautekyselyjen tulokset ovat kuvassa 2. Eri työpajojen arviot erosivat jonkin verran toisistaan ja niiden myönteisyys heikkeni prosessin edetessä. Syitä trendiin voi olla monia. Ensimmäisessä työpajassa, jonka arviot olivat myönteisimmät, käsiteltiin käyttäjien näkökulmasta ehkä kiinnostavinta ja merkityksellisintä teemaa, työn sisältöä ja sen vaatimuksia tiloille. Kolmannen työpajan tunnelmaan heijastuivat organisaation sisäisen järjestäytymisen ja vastuunjaon ongelmista johtuvat epäselvyydet sekä suunnittelijoiden huoli suunnitteluaikataulun viivästymisestä. Neljäs työpaja toteutui ajankohtana, jolloin koko kiinteistön muutto väistötiloihin oli käynnissä ja henkilöstö oli kuormittunut muuton aiheuttamasta ylimääräisestä työstä. Työpajojen onnistuneessa toteutuksessa ja yhteistyön fasilitoinnissa tarvittiin huolellista suunnittelua, käyttäytymistieteellistä ammattitaitoa ja ohjauskokemusta.
6 Sisäilmayhdistys raportti 2X. Kuva 2. Osallistujien arviot työpajoista keskiarvoina, asteikko kielteinen 1-5 myönteinen. JOHTOPÄÄTÖKSET JA POHDINTAA Tutkimus tarjoaa tutkimustietoa osallistavan tilasuunnittelun prosessista ja menetelmistä. Alustavan arvion mukaan tutkimuksessa käytetyt menetelmät toimivat hyvin hankesuunnitteluvaiheen tukena, mutta monia kehittämisen haasteitakin löytyi. Monialainen yhteistyö ja peruskorjaushankkeen tiukat aikataulut osoittautuivat varsin haastavaksi kokonaisuudeksi. Suunnitteluprosessissa kohtasivat erilaiset ajattelumallit ja kielimaailmat. Kehittämistarpeita löytyi niin käyttäjätiedon siirtämisessä suunnittelijoille kuin suunnittelutiedon havainnollistamisessa käyttäjille. Haasteena on tutkimustiedon hyödyntäminen käytännön tilasuunnittelussa. Jatkossa tarvitaan muun muassa uudenlaisia visualisoinnin työkaluja käyttäjiä osallistavan prosessin tueksi. KIITOKSET Tutkimus on osa RYM Sisäympäristö -ohjelman "Energiatehokkaat ja yhteiskuntavastuulliset oppimisympäristöt" tutkimushanketta (Human & Green), joka toteutetaan Työterveyslaitoksen, VTT:n, Tampereen Teknillisen yliopiston EDGElaboratorion ja pilottiorganisaatioiden yhteistyönä v. 2011-2014. LÄHDELUETTELO 1. Kasvio, A. ja Räikkönen, T. (2010) Kohti kestävää työelämää. Työterveyslaitos, Helsinki. 2. Huuhtanen, P. (2002) Muutoksen toteutus työyhteisössä. Kirjassa: Lindström, K. ja Leppänen, A. (toim.) Työyhteisön terveys ja hyvinvointi. Työterveyslaitos, Helsinki. 3. Launis, M. (2011) Osallistuminen ja yhteistyö ergonomisessa kehittämistoiminnassa. Teoksessa: Launis, M. ja Lehtelä, J. Ergonomia. Työterveyslaitos, Helsinki.