LAUKAA KONNEVESI KUNTALIITOSSELVITYS TIETOTEKNIIKKA- JA VIESTINTÄTYÖRYHMÄN 30.3.2012
Sisällysluettelo Johdanto... 3 Ohjausryhmän tehtävämäärittely... 4 Nykytilan kuvaus... 5 Tietotekniikka... 5 Talous... 5 Henkilöstö... 5 Infrastruktuuri... 5 Työasemat ja tulostinlaitteet... 6 Palvelimet... 6 Järjestelmät... 7 Sopimukset... 7 Puhelimet... 7 Viestintä... 8 Laukaan kunnan viestinnän periaatteet... 8 Laukaan viesti... 8 Avoimuus kahteen suuntaan... 8 Julkisuuslaki... 8 Sisäinen viestintä... 8 Ulkoinen viestintä... 8 Välineitä... 8 Kriisiviestintä... 9 Valtuusto, hallitus, viranhaltijat... 9 Kunnan viestintäohje... 9 Kuntaliitoksen toteutuessa tapahtuvat muutokset ja tarvittavat lisäselvitykset... 10 Tietotekniikka... 10 Yleistä... 10 Talous... 10 Henkilöstö... 10 Infrastruktuuri... 10 Työasemat ja tulostuslaitteet... 11 Palvelimet... 11 Järjestelmät... 11 Puhepalvelut ja puhelimet... 12 Tämän hetken muutosprojekteja... 12 Laukaa... 12 Talous... 12 Kopiokoneet... 12 Intra... 12 Infrastruktuuri... 12 Palvelimet... 12 Työasemat... 12 AV-laitteet... 13 Järjestelmät... 13 Vastaukset ohjausryhmän tehtävänantoon... 14 Kuntien toimintaedellytysten kehitys... 14 Kuntien talouden kehitys ja arvio yhdistymisen taloudellisista vaikutuksista... 14 Palvelu- ja henkilöstötarpeiden ennakointi... 14 Vaikutukset alue- ja yhdyskuntarakenteeseen... 14 Vaikutukset hallinnollisiin ja muihin aluejakoihin... 14 Vaikutukset alueelliseen kilpailukykyyn... 15 Kunnille tärkeät reunaehdot neuvottelutilanteessa... 15 Visio uudesta kunnasta... 15 Liite: Laukaan kunnan ICT-sopimukset... 16 2
Johdanto Laukaan ja Konneveden kunnanvaltuustot tekivät 29.8.2011 päätöksen kuntaliitos- ja kuntayhteistyöselvityksen käynnistämisestä. Työhön nimettiin laaja ohjausryhmä. Ohjausryhmä nimesi yhdeksän työryhmää eri toimialueilta valmistelemaan selvitystä. (Tivi-ryhmä) selvitti omalta osaltaan ohjausryhmän antamia tehtäviä. Tivi-ryhmän vastuuhenkilönä toimi talousjohtaja Erkki Nurminen Laukaasta. Työryhmän muut jäsenet olivat Jaakko Kiiskilä ja Jarmo Pasanen Laukaasta ja Jouko Hyppönen ja Mika Väkeväinen Konnevedeltä. Tivi-ryhmä kokoontui 4 kertaa. Lähes kaikki palvelutuotanto kunnissa sivuaa ainakin jossain prosessin vaiheessa tietotekniikkaa. Tästä syystä tietotekniikan tulee olla sujuvaa ja turvallista. ICT-yksikön perustehtävänä molemmissa kunnissa on mahdollistaa tietotekniikasta riippuvien kuntaorganisaatioiden tuottamien ulkoisten ja sisäisten palvelujen laadukas ja kustannustehokas tuottaminen. Käytännössä perustehtävä koostuu käyttäjätuesta, uusien palvelujen käyttöönoton suunnittelusta ja toteutuksesta palvelun tuottajayksikön toimeksiannosta, laitteiden ja ohjelmistojen hankinnasta ja asennuksesta, koulutuksesta, infrastruktuurin (tietoliikenneverkon) ylläpidosta ja rakentamisesta, tietoteknisestä asiantuntija-avusta sekä tietoturvasta huolehtimisesta. Laukaan kunnan ICT-yksikkö on osa kanslian alaista taloushallintoa. Kanslian päällikkönä toimii kunnanjohtaja. Taloushallintoa johtaa talousjohtaja. ICT-yksikössä on 6 työntekijää: tietojärjestelmäpäällikkö, 3 järjestelmäasiantuntijaa ja 2 ICT-tukihenkilöä. Lisäksi on kouluttaja (0,2 htv), joka hoitaa sisäiset työkaluohjelmien (toimisto-ohjelmat, sähköposti, verkkojulkaisut) koulutukset. Konneveden kunnan ATK-tuki on osa keskushallintoa. Keskushallinnon päällikkönä toimii kunnansihteeri. ATKtuessa on 1 työntekijä: atk-suunnittelija. Lisäksi yläkoululla ATK-tuen apuna toimii koulun kanslisti. Laukaan kunta tuottaa tietotekniikkapalvelut lähes kokonaan omana palveluna, toimipaikkojen yhdistäminen ostetaan operaattorilta. Konneveden kunta ostaa myös toimipaikkojen yhdistävät verkot operaattorilta sekä tekee yhteistyötä Äänekosken kanssa ainakin taloushallinnon ja sosiaalitoimen tietotekniikkapalvelujen osalta. Kummallakaan kunnalla ei ole kokoaikaista viestinnän johtajaa. Laukaan kunnan viestintää hoitaa hallintojohtaja. Jokainen osasto hoitaa osaltaan omaa tiedotustaan. Poikkeusolojen viestinnästä vastaa kunnanjohtaja. 3
Ohjausryhmän tehtävämäärittely Ohjausryhmä asetti työryhmien tehtäväksi käsitellä seuraavia asioita: 1. Kuntien toimintaedellytysten kehitys 2. Kuntien talouden kehitys ja arvio yhdistymisen taloudellisista vaikutuksista 3. Palvelu- ja henkilöstötarpeen ennakointi 4. Vaikutukset alue- ja yhdyskuntarakenteeseen 5. Vaikutukset hallinnollisiin ja muihin aluejakoihin 6. Vaikutukset alueelliseen kilpailukykyyn 7. Kunnille tärkeät reunaehdot neuvottelutilanteessa 8. Visio uudesta kunnasta Näihin seikkoihin työryhmä vastaa raportissa perustelujen jälkeen 4
Nykytilan kuvaus Tietotekniikka Talous Laukaan kunnan ICT-yksikön käyttötalousarvio on ollut 550.000,- - 600.000,- /v. Käyttötalousarviossa ei ole laiteuusintoja, vaan laitteet katetaan investointimäärärahoilla. Käyttötalousarvio jakaantuu seuraavasti: henkilöstökulut n. 45 %, palvelujen ostot n. 40 %, tavaraostot n. 10 %, muut kulut (mm. sis. vuokrat) n. 5 %. Käyttötalouden kustannukset työasemaa kohti ovat noin 650,- /v. Yksikkö hankkii ja omistaa verkkolaitteet, työasemat, tulostimet, puhelinlaitteet, palvelimet ja lisenssit (ei operatiivisten järjestelmien lisenssejä eikä toimisto-ohjelmia). Yksikkö laskuttaa osastoja työasema- ja puhelinmäärän mukaan. Konneveden kunnan tietotekniikan käyttötalousarvio on ollut 180.000,- - 190.000,- /v. Käyttötalousarviossa ei ole laiteuusintoja, vaan laitteet katetaan investointimäärärahoilla. Käyttötalouden kustannukset työasemaa kohti ovat noin 925,- /v. Henkilöstö Laukaan ICT yksikössä työskentelee 6,2 vakinaista henkilöä (tietojärjestelmäpäällikkö, 3 järjestelmäasiantuntijaa, 2 ICT-tukihenkilöä ja osa-aikainen kouluttaja (0,2 htv)). Konnevedellä toimii yksi vakinainen henkilö atksuunnittelijan nimikkeellä. Infrastruktuuri Kuntien tietoverkot on jaettu virtuaalisiin paikallisverkkoihin (VLAN), joita ovat Laukaassa oppilas, hallinto, sote ja kiinteistö ja Konnevedellä oppilas, hallinto ja TK. Laukaan kunnan verkko: Laukaan kunnan verkko kattaa yli 60 toimipaikkaa. Kirkonkylän ulkopuolella sijaitsevat toimipaikat on yhdistetty Elisan yritysverkkoliittymillä, joiden nopeudet vaihtelevat konemäärän mukaan 0,5 10 Mbps. Taajama-alueilla kirkonkylällä, Lievestuoreella ja Leppävedellä kiinteistöjen verkot on yhdistetty omilla valokuitu- ja dsl-verkoilla ja jatkoyhteydet on tarvittaessa ostettu Elisalta. Internet-yhteyden nopeus on 100/100 Mbit/s. Sairaanhoitopiiriin on 100 Mbit yhteys. Työasemat saavat IP-osoitteet kunnanviraston DHCP-palvelimilta. Jokaisessa VLANissa on vähintään yksi AD:n kirjautumispalvelin, johon on myös integroitu dns-palvelut. Palomuurina toimii Checkpoint. Lähes kaikissa toimipaikoissa on sisäverkot on saatavissa langattomasti. Näihin toimipaikkoihin kunta tarjoaa kuntalaisille myös avoimen WLANin. Verkko on toteutettu kontrolleripohjaisesti HP:n ratkaisulla. Salattuihin sisäverkkoihin autentikoidutaan Microsoftin Network Policy Serverin kautta AD:n oikeuksia hyväksi käyttäen. Verkkolaitteina käytämme pääsääntöisesti HP:n Procurve -kytkimiä (2524, 2510 ja 5406). Verkon hallinta on toteutettu omin voimin. 5
Konneveden kunnan verkko: Kirkonkylän ulkopuolella sijaitsevat toimipaikat on yhdistetty Soneran ADSL liittymillä, joiden nopeudet vaihtelevat konemäärän mukaan 2 8 Mbps. Taajama-alueilla kiinteistöt on yhdistetty omalla valokuitu- ja sdsl-verkoilla. Internet-yhteys 50/50 Mbit/s. Sairaanhoitopiiriin on 100 Mbit yhteys. Työasemat saavat IP-osoitteet kunnanviraston DHCP-palvelimilta. Jokaisessa VLANissa on vähintään yksi AD:n kirjautumispalvelin, johon on myös integroitu dns-palvelut. Palomuurina toimii kunnan oma Watchguard XTM510, alueverkon palomuurit ovat Äänekoskella. Lähes kaikissa toimipaikoissa on sisäverkot on saatavissa langattomasti. Verkot on toteutettu kontrolleripohjaisesti Meru tukiasemilla tai D-linkin tukiasemilla. Verkkolaittena käytämme pääsääntöisesti HP:n Procurve -kytkimiä (2524 ja 2626). Verkon hallinta on toteutettu omin voimin. Työasemat ja tulostinlaitteet Molemmissa kunnissa käytetään pääasiassa HP:n työasemia ja tulostimia, Konnevedellä käytetään myös Brotherin tulostimia. Laukaan kunnan kopiokoneet ovat Canonin laitteita, Konnevedellä Konica Minoltan. Verkkotulostimet on jaettu pääasiassa AD:ssä sijaitsevien tulostuspalvelinten kautta. Laukaan kunta Laukaan kunnassa työasemien määrä on noin 850 konetta ja keski-ikä on noin 5 vuotta. Työasemista noin 150 kpl on kannettavia. Kaikki työasemat ovat liitetty samaan domainiin. Laukaan kunta on liittynyt Kuntahankinnat Oy:n IT-laitteet hankintasopimukseen, joka kattaa työasemat, näytöt, tulostimet ja näihin liittyvät palvelut. Toimittajana sopimuksessa on Businessforum Oy. Työasemaohjelmistot: Virustorjunta: Toimisto-ohjelmisto: Sähköposti: Roskaposti / haittaohjelmasuodatus: F-Secure hallinnossa MS Office 2007 std, oppilaitospuolella MS Office 2010 Pro Plus MS Exchange 2010 sp1 / Outlook Web App MS Forefront Konneveden kunta Konnevedellä on noin 200 työasemaa (ml. TK) joiden keski-ikä on noin 3 vuotta, jotka on oppilaskoneita lukuun ottamatta liitetty samaan domainiin. Työasemaohjelmistot: Virustorjunta: Toimisto-ohjelma: Sähköposti: Roskaposti / haittaohjelmasuodatus: F-Secure MS Office 2010 pro MS Exchange 2010 sp1 / Outlook Watchguard spam control Palvelimet Laukaa: Laukaassa on 34 palvelinta, joista 24 on virtualisoitu VMwareen. VMware-klusterissa on yhteensä 6 prosessoria ja n. 300 GB muistia. VMwareen on asennettu MS Server 2008 R2 Datacenter palvelinohjelmistot. Fyysisesti palvelimet ovat kahta koulujen palvelinta lukuun ottamatta sijoitettu Kuntalaan palvelinhuoneeseen, jossa on 6
kahdennetut UPS-suojaukset ja jäähdytykset. Palvelintilassa on myös lämmönnousun ilmaisimet, josta lähtee hälytykset teksitiviestinä. Konnevesi: Konnevedellä on noin 10 palvelinta, jotka ovat kaikki fyysisiä palvelimia. Konneveden palvelimista 7 on sijoitettu kunnantalon palvelintilaan. Kolme palvelinta on kouluilla. Kunnantalon palvelintilan virransyöttö on varmistettu UPS-laitteella, tilassa on myös jäähdytys. Järjestelmät Toiminto Laukaa Konnevesi Asianhallinta Dynasty for SQL Ei käytössä Maankäyttö KuntaNet / Mapinfo KuntaNet / Mapinfo Taloushallinto ProEconomica ProEconomica Henkilöstöhallinto Pegasos Pegasos Sosiaalitoimi Sosiaali-Effica ProConsona Vanhuspalvelut Terveys-Effica (SHP) Terveys-Effica (SHP) Oppilastieto Primus (Wilma, Kurre) Primus (Wilma, Kurre) Kirjastotoimi ATP Origo (siirtymä Axiell Auroraan tulossa 2012) Axiell Aurora Vesilaitos Vesikanta Vesikanta Ympäristöterveys Tervekuu Kiinteistötieto Haahtela Kulunvalvonta Esmikko Kameravalvonta IndigoVision (myös useampia muita) Kiinteistövalvonta Pyramid Vesilaitoksen valvonta MiSO Slatek Julkaisujärjestelmä AtMentor ei julkaisujärjestelmää / Linux ICT-helpdesk SysAid Luottamushenkilöiden Dynasty for SQL Ei käytössä verkkopalvelu Sopimuksenhallinta Dynasty for SQL Sopimukset Laukaan kunnan ICT-yksikköä koskevat sopimukset on lueteltu liitteessä Sopimukset. Puhelimet Molemmat kunnat ovat luopuneet lankapuhelimista ja siirtyneet matkapuhelintekniikkaan. Konneveden operaattori on TeliaSonera ja Laukaan Elisa. Molemmilla kunnilla on operaattorinsa toimittama langaton vaihde, jonka käytöstä vastaa keskushallinnot. 7
Viestintä Laukaan kunnan viestinnän periaatteet Laukaan viesti Laukaa on elinvoimainen uuden ajan maaseutukunta Jyväskylän seudulla. Laukaalaiset perustavat tulevaisuutensa viihtyisään ja turvalliseen asumiseen, hyviin palveluihin sekä korkeaan osaamiseen. Tämä viesti on kiteytynyt laajapohjaisen, luottamushenkilöiden ja kunnan henkilöstön välisen yhteistyön tuloksena. Avoimuus kahteen suuntaan Kunta on suuri tiedon tuottaja. Tätä tietoa on jaettava avoimesti ja tasapuolisesti niin asukkaille, yrittäjille kuin muillekin ryhmille. Laukaan kunta kuuntelee asiakkaita ja kehittämisehdotuksia ja vie niitä mahdollisuuksien mukaan eteenpäin. Julkisuuslaki Asioiden julkisuus kunnissa on julkisuuslaissa määritelty varsin yksiselitteisesti: viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, ellei toisin säädetä. Tämän lain henkeen kuuluu kunnan toiminnan avoimuus, valmistelun julkisuus sekä kuntalaisten vaikutusmahdollisuuksien lisääminen yhteisten asioiden hoidossa. Laukaan kunta hoitaa viestintäänsä lakien mukaisesti. Esityslistat ja pöytäkirjat tai muut oleelliset tiedot toimitetaan viipymättä asianosaisille ja tiedotusvälineille. Sähköistä julkaisukanavaa on viime vuosina yhä korostettu kunnan tiedottamisessa. Toimintaa määrittelevät mm. seuraavat lait: 1. kuntalaki 2. laki viranomaisten julkisuudesta 3. asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 4. henkilötietolaki Sisäinen viestintä Sisäisellä viestinnällä tuetaan myönteistä työilmapiiriä ja avointa keskustelua. Työhön perehdyttäminen katsotaan olennaiseksi osaksi sisäistä viestintää. Kunnan kehittämiseen osallistumista tuetaan ja kehittämisideoita kuunnellaan. Sisäisestä viestinnästä vastaavat kunnan johto ja yksiköiden esimiehet. Sisäisen viestinnän välineitä voivat olla mm. palaverit ja muut sisäiset kokoukset sekä sähköiset välineet, joista esimerkiksi intranetin roolia ollaan korostamassa. Ulkoinen viestintä Ulospäin näkyvä viestintä on laajempaa kuin usein kuvitellaankaan. Arkisimmillaan se muodostuu esimerkiksi postituksista, jotka osaltaan muokkaavat tehokkaasti kuntakuvaa niin kunnan rajojen sisäpuolella kuin muuallakin päin Suomea tai maailmaa. Päivittäisillä toimillamme viestimme asenteistamme asiakasta kohtaan. Samalla tulemme kertoneeksi omista työmme arvostuksista. Ulkoisessa viestinnässä on kysymys imagosta ja kuntakuvasta, jota koko henkilöstö on mukana luomassa. Välineitä 1. esitteet ja muut painotuotteet 8
2. kuntaikkuna-tietopaketti 3. uuden kuntalaisen tervetulotoivotus ja tietopaketti (yhteistyö vireillä paikallislehden ja Peurungan kanssa 2012 4. internet 5. intranet 6. sosiaalinen media 7. mediatiedottaminen Kriisiviestintä Kriisitilanteessa tiedontarve korostuu. Erityistilanteissa ja poikkeusoloissa tiedottamista hoitaa sama henkilöstö kuin normaaliaikana. Laukaan kunnan viestintäohjeen mukaan kunnan virallinen tiedottaja on hallintojohtaja. Poikkeusolojen viestinnästä vastaa vss-organisaatio valmiussuunnitelman edellyttämällä tavalla. Kriisiviestinnän tärkein tehtävä on suuremman vaaran torjuminen ja korvaavista palveluista tiedottaminen. Kriisiviestintää on kunnassa viimeksi harjoiteltu vuoden 2011 alueellisessa maanpuolustusharjoituksessa kunnan vssorganisaatiolla, ja toteutettu Lievestuoreen vesikatkon aikana tammikuussa 2012. Kunnan kriisiviestintää on 2011 tehostettu mm. johtokeskuksen parannuksilla ja Virve-laitteiston hankinnalla. Valtuusto, hallitus, viranhaltijat Viestinnän suurista linjauksista vastaa kunnanvaltuusto. Kunnanhallitus johtaa ja valvoo viestintää ja päättää kunnassa noudatettavista viestinnän periaatteista. Käytännön viestinnästä vastaa kunnanjohtaja, ja kunnan tiedotusvastaavana toimii hallintojohtaja. Hallintokunnat tiedottavat itsenäisesti toimialojen omista asioista. Poikkeusolojen viestinnästä vastaa aina kunnanjohtaja. Kunnan viestintäohje Kunnan viestintäohje on 2000-luvun alkupuolelta ja kaipaa päivitystä. Se on kuitenkin hyvä tukiranka ja antaa selkeitä ohjeita viestinnän toteuttamiseksi. Yllä mainittujen asioiden lisäksi siinä otetaan kantaa mm. 1. kokouksista tiedottamiseen 2. tiedotteiden laatimiseen 3. tiedotustilaisuuksiin 4. haastateltavana olemiseen 5. yleisönosastokirjoituksiin 6. henkilökohtaisen vuorovaikutuksen merkitykseen 7. sanattomaan viestintään 8. esiintymiseen 9. etikettiin kunnan tilaisuuksissa 10. kunnan edustajana muualla toimimiseen 11. asiakaspalveluun 9
Kuntaliitoksen toteutuessa tapahtuvat muutokset ja tarvittavat lisäselvitykset Tietotekniikka Yleistä Mahdollisen kuntaliitoksen jälkeen uusi kunta tukeutuu nykyisen Laukaan kunnan järjestelmiin. Koska siirtymäaika on kohtuullisen lyhyt (n. 7 kk), tulee tehdä päätös missä vaiheessa mm. järjestelmien yhdistämisien toimenpiteet aloitetaan, heti valtuustojen yhdistymispäätösten jälkeen vai vasta ministeriön päätöksen jälkeen syksyllä. Samoin tulee päättää milloin yhdistettyjen järjestelmien tulee olla käytettävissä. Joidenkin järjestelmien tulee olla käytössä jo ennen vuodenvaihteessa tapahtuvaa yhdistymistä (mm. asianhallinta yhdistymishallituksen osalta, talousarvion laadintajärjestelmä). Kiireisen aikataulun vuoksi tulee heti valtuustojen mahdollisen myönteisen päätöksen jälkeen laatia konkreettinen ja realistinen aikataulu tehtäville toimenpiteille. Mahdollisen kuntaliitoksen aiheuttama tietojärjestelmien yhdistäminen vaatii resursseja. Näistä resursseista tinkiminen suurentaa ja pidentää järjestelmämuutoksista todennäköisesti aiheutuvaa palvelutason laskua. Ihannetilanteessa palvelutaso ei laske ollenkaan ja on yhdistämisen jälkeen jopa korkeampi kuin ennen yhdistämistä, mutta tähän tilanteeseen pääsy on vaikeaa. Yhdistäminen vaatii suurta järjestelmien avainhenkilöiden työpanosta, jolloin normaalitöiden suorittamiseen on kiinnitettävä huomiota esim. sijaisjärjestelyjen kautta, jolloin palvelutaso laskee rutiininomaisen työskentelyn puuttuessa. Tavoitteeksi tietojärjestelmien yhdistämisessä voidaan asettaa se, että palvelutaso ei laske siirtymäkaudella muuta kuin suunnitelmallisesti ja väliaikaisesti. Talous Kuntien yhteenlasketut ICT-käyttötalousarviot ovat noin 750.000,-. Suoraan lasketut käyttötalouden kustannukset työasemaa kohti olisivat noin 715,- /v. Konneveden tietotekniikan sopimukset irtisanotaan ja niiden kohteet otetaan mukaan Laukaan kunnan vastaaviin sopimuksiin. Koska mahdollisen uuden kunnan yhteenlaskettu asukasmäärä nousee yli 20.000 saattaa joissakin sopimuksissa, jotka perustuvat kunnan asukasmäärään, tulla korotuksia, mutta mitään merkittävää ei ole näköpiirissä. Kuntaliitostilanteessa on ICT-toimintojen osalta talousarviossa varauduttava mm. toimisto-ohjelmiston päivitykseen Laukaan osalta sekä roskaposti- ja haittaohjelmasuodattimen vaihtoon Konneveden osalta. Henkilöstö Konneveden kunnan atk-suunnittelija siirtyy Laukaan kunnan palvelukseen, jolloin Laukaan kunnan ICThenkilöstön määrä kasvaa yhdellä htv, ollen yhteensä 7,2 htv. Atk-suunnittelijan nimike muutetaan järjestelmäasiantuntijaksi. Infrastruktuuri Kummankin kunnan verkot ovat rakennettu loogisesti samalla tavalla, joten suuriin muutoksiin ei ole tarvetta kummallakaan osapuolella. Kuitenkin, mikäli järjestelmiä jää päällekkäin käyttöön, monimutkaistuu verkon suunnittelu, jolloin voidaan joutua käyttämään ulkopuolista konsultointia, joka on budjetoitava. Konneveden operaattorina on TeliaSonera ja Laukaassa Elisa. Konneveden osalta on selvitettävä TeliaSoneran sopimusten irtisanominen ja liittymien siirto Elisalle. Elisalta on selvitettävä liittymien siirtoaikataulu. Sdslyhteyksiä ei irtisanota. Järjestelmien yhteiskäyttövaiheen aikana on todennäköisesti oltava molempien operaattoreiden liittymät. Tästä aiheutuu kustannuksia siirtymävaiheen ajan. 10
Konneveden ja Laukaan välinen tietoliikenne järjestetään ostamalla yhteys operaattorilta. Oman kuidun rakennuskustannus on noin 300.000,- ja ylläpitokustannukset arviolta noin 200.- - 300,- /kk, nopeus jopa 1000 Mb/s. Operaattorilta ostetun 100 Mb/s yhteyden kustannus on noin 500,- / kk tämän hetken hintatason mukaan. Infrastruktuurien yhdistämisestä on mahdollisessa kuntaliitostapauksessa tehtävä yhdistämissuunnitelma, jossa on otettava kantaa seuraaviin asioihin: operaattorisopimukset, tiedostot, käyttäjät, tulostimet, toimipaikat ja niiden yhdistäminen samaan verkkoon. Työasemaohjelmistoissa on eroja Laukaan ja Konneveden välillä. Laukaan tulisi päivittää toimisto-ohjelmisto samalle tasolle kuin Konnevedellä on, eli MS Office 2010 pro:hon, kustannus noin 100,- euroa / työasema. Infrastruktuurimuutosten osalta budjetointi- ja toteutusvastuu on ICT-yksiköllä. Työasemat ja tulostuslaitteet Kummassakin kunnassa käytetään saman toimittajan laitteita. Työasemat ja tulostimet määritellään Laukaan verkkoon. Konneveden verkossa on 15 terveyskeskuksen työasemaa. Terveyskeskus kuuluu Keski-Suoen Seututerveyskeskukseen, joten ko. työasemien hallinnointi tulee selvittää. Laukaassa Seututerveyskeskuksen työasemia hallinnoi ja ylläpitää Medikes liikelaitos. Työasemien ja tulostuslaitteiden osalta budjetointi- ja toteutusvastuu on ICT-yksiköllä. Palvelimet Selvitetään Konneveden palvelinten mahdollinen jatkokäyttö mahdollisen kuntaliitoksen toteutuessa. Pääsääntöisesti tullaan käyttämään Laukaan kunnan nykyisiä palvelimia. Järjestelmät Uudessa kunnassa tukeudutaan pääsääntöisesti Laukaan järjestelmiin. Järjestelmien tietojen siirto on suunniteltava yhteistyössä järjestelmien toimittajien kanssa. Mikäli siirto-ohjelmia ei ole saatavilla tai sellaisen teettäminen tulisi taloudellisesti kannattamattomaksi, on järjestelmän omistajien mietittävä muita vaihtoehtoja: tietojen siirto käsin, jätetään vanhat tiedot vain katseluun johonkin muotoon (jätetään vanha ohjelma valikoidusti käyttöön tai muodostetaan tiedoista listaus esim. PDF-A muotoon). Konnevesi ja Laukaa käyttävät pääsääntöisesti samoja järjestelmiä, joten ohjelmien koulutukseen tuskin tarvitaan kovin paljon resursseja. Poikkeuksen tähän tekee sosiaalitoimen ja asianhallinnan ohjelmistot. Laukaassa on käytössä Tiedon SosiaaliEffica ja Konnevedellä Logican ProConsona. Näiden kohdalla olisi suositeltavaa syöttää Konneveden asiakkuudet SosiaaliEfficaan käsityönä. Täksi ajaksi on järjestettävä siirtotyötä tekevien henkilöiden työasemista yhteys Äänekoskella sijaitsevaan Konneveden sosiaalitoimen palvelimeen ja samalla Laukaan kunnan SosiaaliEfficaan. Samoin siirtotyöhön on varattava riittävät resurssit. Konnevedellä ei ole käytössä asianhallintasovellusta. Tältä osin on mahdollisen kuntaliitoksen toteutuessa koulutettava Konneveden henkilöstöä järjestelmän käyttöön. Koulutuksesta vastaa järjestelmän omistaja. Mahdollisessa kuntaliitostilanteessa on järjestelmien yhdistämisistä tehtävä tarkat suunnitelmat. Järjestelmien yhdistämissuunnitelmissa on otettava huomioon ainakin seuraavat seikat: mitä historiatietoja tarvitsee säilyttää ja missä ja missä muodossa niitä fyysisesti säilytetään, säilytetäänkö esim. ohjelmat ja tietokannat jossain, esim, virtuaalipalvelimella? mitä tietoja on siirrettävä Laukaan järjestelmiin aktiivikäyttöön, voidaanko siirto suorittaa ohjelmallisesti vai onko se tehtävä manuaalisesti huomioon ottaen kustannukset. mitä tietoja tulee arkistoida ja kuinka pitkäksi aikaa yhdistämiseen tarvittavat resurssit (henkilötyö ja ostokustannukset) 11
Selvitystyö on tehtävä järjestelmän omistajan, järjestelmätoimittajan ja ICT-yksikön yhteistyössä. Selvitystyön yhteydessä on otettava huomioon myös mm. perusrekistereiden (mm. väestörekisteri, kiinteistörekisteri) yhdistäminen. Päävastuu selvitystyön toteutuksesta on järjestelmien omistajilla. Järjestelmämuutosten osalta budjetointi- ja toteutusvastuu on järjestelmien omistajilla, ICT-yksikkö antaa teknistä konsultaatiota. Puhepalvelut ja puhelimet Konneveden liittymät irtisanotaan ja siirretään Laukaan kunnan liittymiksi Laukaan kunnan sopimukseen. Puhepalveluiden budjetointi- ja toteutusvastuu on keskushallinnolla. Puhelinlaitteiden budjetointivastuu ja liittymien hallintavastuu on ICT-yksiköllä. Tämän hetken muutosprojekteja Laukaa Talous Laukaan kunnan ICT-yksikkö on suunnitellut laskutusperusteiden muuttamista paremmin aiheuttamisperustetta vastaavaksi. Mikäli johto hyväksyy suunnitelman, se otetaan vuoden 2013 talousarvion suunnittelun perustaksi. Kopiokoneet Laukaan kunta suunnittelee kopiokoneiden osalta liittymistä Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamaan monitoimilaitteiden hankintasopimukseen, jossa toimittajana on Konica Minolta. Neuvottelut ovat parhaillaan käynnissä. Intra Laukaan kunta suunnittelee ottavansa intran alustaksi Microsoftin Sharepoint ratkaisun. Työ on suunniteltu aloitettavaksi kesälomien jälkeen. Infrastruktuuri Laukaan on suunnitellut kilpailuttavansa toimipaikkojen välisen tietoverkon. Asiassa on edetty hitaasti seuraten mitä Laajakaista 2015 projekti tuo mukanaan. Palvelimet Suunnitelmissa on VMware palvelinten maantieteellinen hajauttaminen vikasietoisuuden parantamiseksi. Työasemat 12
Aloitettu System Center Configuration Managerin käyttöönotto, oppilaitoksille otettu käyttöön EES-lisensointimalli, joka sisältää Core Cal -käyttöoikeuden (eli Server, Exhange, EndPoint, Sharepoint, Lync ja System Center & Configuration Manager -käyttöoikeudet), Windows Upgrade (Windows 7 Enterprise) ja Office Pro Plus - käyttöoikeudet. EES on vuokramalli, jossa lisenssimäärä määräytyy palkatun henkilömäärän mukaan. Lisenssi mahdollistaa aina uusimpien sovellusversioiden käyttämiseen. Hallintoon on tarkoitus ottaa vastaava EAS-vuokramalli käyttöön keväällä 2012. Aloitettu siirtymä Microsoft Forefront Endpoint Protectioniin, joka korvaa F-Securen työasematuotteet. AV-laitteet Laukaan kunta on liittynyt Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamaan AV-laitteet ja palvelut hankintasopimukseen, jossa toimittajana on Officeday-Lyreco Oy. Järjestelmät Kirjastojärjestelmä on muuttumassa Axiell Auroraan. Tutkitaan mahdollisuuksia saada hoidettua järjestelmien autentikointi AD:n kautta. Tällä hetkellä AD-autentikointi toimii Dynastyn, sähköpostin ja SysAidin osalta. 13
Vastaukset ohjausryhmän tehtävänantoon Kuntien toimintaedellytysten kehitys Molemmilla kunnilla on lähes samat toiminnot tietotekniikassa kuten kaikilla muillakin Suomen kunnilla. Laukaassa ja Konnevedellä on lisäksi pääasiassa samat järjestelmät ja samanlainen infrastruktuuri, joita yhdessä kehittämällä voidaan välttyä ainakin näiden kuntien osalta pyörän uudelleen keksimiseltä. Laukaan kunnassa panostetaan tällä hetkellä varsin voimakkaasti sähköisten kuntalaispalvelujen suunnitteluun ja ratkaisuvaihtoehtojen kartoitukseen. Tarkoituksena on lisätä sähköisiä palveluja kuntalaisten suuntaan. Mahdollisessa kuntaliitostilanteessa samat palvelut ovat saatavilla tietenkin koko uuden kunnan alueella. Kuntaliitostilanteessa Laukaan kunta tuo Konnevedelle ainakin suuremman organisaation edut mm. henkilöstön jatkuvuuden osalta. Oman osansa asioihin tuo valtion Laajakaista 2015 hanke, joka Konneveden osalta päätyi Kuuskaista Osk:n valintaan ja Laukaassa TeliaSonera Oyj:een kohdistuneeseen valintaan. Kunnanhallitukset eivät ole vielä tehneet päätöksiä asian suhteen. Mahdollisessa kuntaliitostilanteessa lähtökohtana pidetään sitä, että nykyisen Konneveden ICT-toimintoihin liittyvät sopimukset lopetetaan tai siirretään Laukaan kunnalle ja/tai ne liitetään Laukaan kunnan sopimuksiin. Kuntien talouden kehitys ja arvio yhdistymisen taloudellisista vaikutuksista Kuntien ICT-toimintojen yhteenlasketut käyttötalousarviot ovat noin 750.000,- euroa, josta Laukaan osuus on noin 565.000,- ja Konneveden noin 185.000,-. Talousarviot sisältävät saatujen tietojen mukaan lähes samat asiat. Jaettuna työasemaa kohti Laukaan kustannukset ovat noin 660,- / ta / v ja Konnevedellä noin 925,- / ta / v. Mikäli kuntaliitoksella päästäisiin Konneveden osalta Laukaan kustannustasoon, olisi yhteenlaskettu käyttötalousarvio noin 690.000,- - 700.000,- euroa. Tällöin saavutettaisiin noin 50.000,- euron (yli 7 %) säästö vuosittain yhteenlasketuista talousarvioista. Arvio on realistinen. Työasemaohjelmien osalta kustannuksia tulee Laukaan hallinnon siirtymisestä MS Office 2010 pro:n käyttäjäksi ja lisensointimallin muutoksesta EAS-malliin, arvio lisäkustannuksesta on noin 100.000,-. Siirtymävaiheessa tulee kustannuksia myös järjestelmien yhteensovittamisesta. Koska kustannukset kohdistuvat järjestelmien omistajille ja riippuvat mm. omasta ja toimittajien työmääristä, niitä on tässä vaiheessa vaikea arvioida. Järjestelmäkohtaista kustannusta voidaan kuitenkin karkeasti arvioida järjestelmien hankintavaiheen kustannuksista, joiden perusteella ne voivat olla 5.000,- - 20.000,- euroon / järjestelmä. Palvelu- ja henkilöstötarpeiden ennakointi Henkilöstön kokonaismäärän muutoksiin ei ole ICT-toimintojen osalta tarvetta. Vaikutukset alue- ja yhdyskuntarakenteeseen ICT-yksikön osalta kuntien yhdistymisellä ei ole näköpiirissä vaikutuksia alue- ja yhdyskuntarakenteeseen. Vaikutukset hallinnollisiin ja muihin aluejakoihin Laukaan kunnassa ICT-toiminnot kuuluvat taloushallinnon ja Konnevedellä keskushallinnon alaisuuteen. Mahdollisen kuntaliitoksen jälkeen ICT-toiminnot sijoittuvat taloushallinnon alaisuuteen. 14
Vaikutukset alueelliseen kilpailukykyyn Hyvät ja toimivat sähköiset palvelut parantavat kunnan kilpailukykyä varsinkin nuoremman väestön osalta. Nuorempi väestö (15 40 vuotiaat) käyttävät luontevasti verkon kautta saatavia palveluja joita he voivat käyttää ajasta ja paikasta riippumatta. Kunnille tärkeät reunaehdot neuvottelutilanteessa ICT-toimintojen osalta kunnilla ei ole reunaehtoja. Visio uudesta kunnasta Uudessa kunnassa on hyvät ja mahdollisimman monipuoliset sähköiset palvelut kuntalaisille. Järjestelmiä hankittaessa kiinnitetään erityistä huomiota järjestelmän tarjoamiin sähköisiin palveluihin. Kunnan sisäinen tietotekniikan hyödyntäminen on kustannustehokasta ja mahdollisimman käyttäjäystävällistä. Toimipisteiden välinen tietoliikenne on toimivaa ja riittävän nopeaa. 15
Liite: Laukaan kunnan ICT-sopimukset Laukaan kunta Taloushallinto / ICT-yksikkö 30.11.2011 Kuvaus Kumppani Sopimuspvm Voimassa Irtisanomisaika Huom. DreamScreen ohjelmistosopimus Puhepalvelusopimus (puitesopimus) Dream Broker Oy 31.12.2011 30.11.2011 Irtisanottu Elisa Oyj 25.3.2009 36 kk (24.3.2012) jonka jälkeen toistaiseksi Toimittaja 9 kk Ostaja 6 kk Omat säännökset mm. kuntaliitostilanteessa Puitesopimuksen päättyminen ei vaikuta toimitussopimusten voimassaoloon Puhepalvelusopimus (toimitussopimus) Verkkojulkaisu (www ja intra) Tietoverkko (Lähiverkkojen F-Secure AV Corporate Suite virustorjunta F-Secure MSG roskapostisuodin IT-laitteet ja palvelut MS lisenssit (MS Select) HALL MS lisenssit EDU (MS School Agreement) Elisa Oyj 1.12.2009 36 kk (30.11.2012) jonka jälkeen toistaiseksi Toimittaja 9 kk Ostaja 6 kk AtMentor Oy Toistaiseksi 3 kk (30.9. mennessä) Elisa Oyj 1.8.2004 Toistaiseksi 3 kk (30.4. mennessä) 23.11.2011 14.3.2015 Määräaikainen F-Secure Oyj 9.4.2009 3.4.2012 Määräaikainen Tultaneen kilpailuttamaan uudelleen 2012 F-Secure Oyj 30.12.2008 31.12.2011 Määräaikainen Loppunut yhdistämispalvelu) AV-laitteet ja palvelut KL- Kuntahankinnat (toimittaja Officeday- Lyreco) KL- Kuntahankinnat (toimittaja Businessforum Oy) MS Ireland Operations Ltd (toimittaja InSight Inc) KL- Kuntahankinnat (toimittaja Atea) 12.1.2010 1.11.2013 Määräaikainen 30.4.2012 Määräaikainen Sopimuskauden jälkeen liitytään KLkuntahankintojen vastaavaan sopimukseen 26.10.2011 30.6.2014 Määräaikainen 16
Sähköinen tunnistuminen (VETUMA / TUPAS) Matkapuhelimien hankinta Kopiokoneiden palvelusopimuksia Valtiokonttori Sampo-Pankki Osuuspankki Nordea Handelsbanken Midare Oy 29.3.2010 (va) 20.4.2011 (pysyvä) Toistaiseksi 19.4.2013, jonka jälkeen toistaiseksi Canon Oy Useita 3 vuotta asennuspäivästä, jonka jälkeen vuoden kerrallaan 2-johdinyhteyksiä Sonera Oyj Useita Toistaiseksi Seuraavan laskutuskauden loppuun (laskutuskausi 1 kk) Palomuurin ylläpitosopimus Toimistotarvikkeet (keskushallinto) Atea Oy (WMdata X-Way Oy) KL- Kuntahankinnat (toimittaja Officeday- Lyreco) 29.7.2003 36 kk jonka jälkeen toistaiseksi 6 kk 6 kk Edellisen vuoden puolella (laskutus vuosi etukäteen) 22.8.2011 28.4.2014 Määräaikainen Ohjelmistolisenssit Useita Erillinen kirjanpito lisensseistä 17