E D U N VA LV O N TA - S U U N N I T E L M A 1 1. 3. 2 0 1 9
EDUNVALVONTA KOTKAN KAUPUNGISSA Kotkan kaupungin edunvalvonnan tavoitteena on varmistaa kaupungin elinvoimaisuus, kaupunkilaisten hyvinvointi ja yritysten menestys. Edunvalvonnan teemat nousevat kaupunkistrategiasta ja edunvalvotatyöstä vastaa kaupunginjohtaja ja sitä koordinoi kehitysjohtaja. Edunvalvontatyö on suunnitelmallista ja tavoitteellista, ja sen tuloksia seurataan säännöllisesti.
EDUNVALVONNAN TAVOITTEET JA KOHTEET Lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet ja niiden asetanta Edunvalvontatyön kohderyhmät ja kumppanit
TAVOITTEIDEN ASETANTA Kotkan kaupungin edunvalvonnan tavoitteiden suuret linjat hyväksyy kaupunginhallitus kaupunginjohtajan esittelystä. Konkreettisista tavoitteista päättää kaupunginjohtajan viikoittain kokoontuva johtoryhmä, joka voi tarvittaessa kutsua palavereihin muita osallistujia. Edunvalvonnalle on asetettu lyhyen (n. 4 v.) ja pitkän tähtäimen (4-10 v.) tavoitteet.
LYHYEN AIKAVÄLIN TAVOITTEET 1. Logistiikkaratkaisut kuntoon: sataman rautatie- ja maantieyhteydet; Kotolahden ratapihan valmiiksi saattaminen, kaksoisraide Kouvolaan ja akselipainojen nostaminen, VT15 (Hyväntuulentie)perusparannus suunnitelman mukaan, erityisesti Paimenportin eritasoliittymän toteuttaminen. Merituulentien liittäminen osaksi VT15:sta. Rantarata Helsinki-Kotka-Pietari 2. Rakennemuutoksen huomioiminen kaupunki- ja aluepolitiikassa (kansallinen ja EU) 3. Lisää yrityksiä ja teollisia investointeja Kotkan seudulle. Vetovoiman lisääminen. 4. Osaamisen kehittäminen ja osaavan työvoiman saatavuus: XAMK, Ekami, yliopisto-opetus
PITKÄN AIKAVÄLIN TAVOITTEET 1. Kotka osaksi metropolialuetta ja siihen liittyvät liikenneratkaisut (rantarata, hyperloop Tku-Hki-Kotka-Pietari) 2. Yliopisto-tason koulutus Kotkaan 3. Kuntarakenteen uudistaminen Etelä-Kymenlaaksossa (suurkunta Kotka, Hamina, Miehikkälä, Virolahti, Pyhtää jopa Loviisa tervetullut) 4. Viisumivapaus Venäjältä saapuville laivamatkustajille 5. Meriliikenneyhteyksien kehittäminen Itä-Viroon, Pietariin ja Viipuriin 6. Itäisen Suomenlahden veneilymatkailun kehittäminen yhteistyössä Venäjän ja Viron kanssa
TÄRKEIMMÄT KOHDERYHMÄT Valtakunnallisen tason poliittiset päättäjät Hallitus, ministeriöt, puoluejohtajat ja -hallitukset, eduskuntaryhmien puheenjohtajat Valtionhallinto Ministeriöiden virkamiehet, virastojen johto Elinkeinoelämä Yritysjohto suomalaisissa ja kv- firmoissa, etujärjestöt Oppilaitokset Yliopistot, ammattikorkeakoulut Etäkotkalaiset ja potentiaaliset paluumuuttajat
KUMPPANIT EDUNVALVONNASSA Kaupunki rakentaa edunvalvontatyöhön kumppanuuksia, joissa mukana olijoilla on samoja tavoitteita kuin Kotkalla. Tällaisia kumppaneja ovat mm. Maakunnalliset ja seudulliset toimijat (Kymenlaakson liitto, Cursor Oy, HaminaKotka Satama Oy) Kotkassa toimivat (tai tänne sijoittumista harkitsevat) yritykset Järjestöt ja yhdistykset (esim. Kymenlaakson kauppakamari, logistiikka-alan järjestöt kuten Finnhub ry) Naapurikunnat
EDUNVALVONTA KÄYTÄNNÖSSÄ Vastuut Resurssit Käytännön koordinointi Sisällöt Kanavat Valmiuksien vahvistaminen Työkalut
EDUNVALVONNAN VASTUUT Kaupunginjohtaja on Kotkan ylin edunvalvoja Kehitysjohtajalla on vastuu suunnittelusta ja koordinoinnista Muissa keskeisissä rooleissa ovat: Valtuuston ja hallituksen puheenjohtajat (poliittiset suhteet) Kotkalaiset kansanedustajat (poliittiset suhteet) Kaupungin johtoryhmän jäsenet ja toimialajohto (substanssiasiat) Kaupunkikonserniin kuuluvien yritysten johto (satama, energia) Kehitysyhtiö Cursorin toimitusjohtaja Paikallisten isojen yritysten johtajat
EDUNVALVONNAN VASTUUT Yhteydenpito eri sidosryhmien kanssa on säännönmukaista - projektikohtaiset tapaamiset eivät riitä. Kaupunginjohtajan vastuulla on pitää yllä suhteita tärkeimpiin poliittisiin päättäjiin (ministerit ja paikalliset kansanedustajat), suuryritysten johtoon ja kansainvälisiin kumppaneihin. Kehitysjohtaja rakentaa suhdeverkostoa ja vastaa yhteydenpidosta esim. ministerien erityisavustajiin ja kansanedustajiin. Sektorijohto vastaa edunvalvonnasta ja siihen liittyvistä suhteista (yritykset, viranomaiset) omalla sektorillaan.
RESURSSIT Kaupunki on resursoinut edunvalvontaa muuttamalla kehitysjohtajan toimenkuvaa edunvalvontapainotteisemmaksi, ja osoittanut tiimiin viestintäkoordinaattorin. Muualla kaupunkiorganisaatiossa ja esim. kehitysyhtiössä tarkastellaan resurssien jakoa ja priorisoidaan edunvalvontaa aiempaa enemmän. Keskeisessä roolissa olevat henkilöt pyrkivät delegoimaan muita tehtäviä enemmän eteenpäin ja raivaamaan tilaa edunvalvonnalle. Omia valintoja voidaan peilata suhteessa edunvalvonnan tavoitteisiin ja keskittyä niitä edistäviin tehtäviin.
KÄYTÄNNÖN KOORDINOINTI Edunvalvontaa koordinoi kehitysjohtaja, jonka tiimiin kuuluvat viestintäpäällikkö ja viestintä- ja tapahtumakoordinaattori. Tiimi vastaa tavoitteiden ja viestien päivittämisestä sekä työn tulosten seuraamisesta, mittaamisesta ja raportoinnista. Tiimi pitää yllä edunvalvonnan toimintasuunnitelmaa (exceltiedosto), jossa listataan teemat, toimenpiteet, kohteet, aikataulu ja vastuut. Kaikki edunvalvontatyötä tekevät pitävät koordinaatiotiimin tietoisena edunvalvontaan liittyvistä toimenpiteistä.
KOORDINOINNIN FOORUMIT Edunvalvontatyötä seurataan viikoittain kaupunginjohtajan johtoryhmän kokouksissa, joissa edunvalvonta-asioilla on oma osionsa. Johtoryhmä voi kutsua kokouksiin mukaan tarpeen tullen muita henkilöitä esimerkiksi johtavia luottamushenkilöitä, virkamiehiä ja kaupunkikonserniin kuuluvien yritysten johtoa. Edunvalvonta-asioita pidetään esillä myös 2-4 kertaa vuodessa järjestettävässä konsernitapaamisessa, johon osallistuvat virkamies- ja poliittisen johdon lisäksi edustajat Cursorista, HaminaKotka Satamasta, Kotkan Energiasta, Xamkista jne.
SISÄLLÖT Kaupungin viestintäyksikkö tuottaa edunvalvonnan käyttöön materiaalia valituista kärkihankkeista : presentaatioita, onepagereita ja tarvittaessa esim. videoita ja podcasteja. Kärkihankkeista koostetaan median käyttöön tarjottavia aineistoja. Niihin on koottu kaupungin tavoitteet, viestit ja niitä tukeva faktat. Näitä Press Kitejä voidaan hyödyntää media-aiheiden tarjoamisen tukena. Edunvalvontatyötä tekevät henkilöt tuottavat blogeja ja medialle tarjottavia mielipidekirjoituksia valituista teemoista. He myös valmistelevat omia esityksiä ja puheita yhteisten teemojen pohjalta.
OMAT KANAVAT Kaupungin edustajien one-on-one-tapaamiset sidosryhmiin kuuluvien kanssa Kaupungin itse järjestämät tilaisuudet, esim: Meripäivien, Puuvenemessujen ja Helsingin Silakkamarkkinoiden yhteydessä Oma tilaisuus/tapaamisia Suomi Areenassa Päättäjä- ja vaikuttajavierailut Kotkaan Omat verkkosivut: blogit jne. Kotkalle myötämielisten verkostojen hyödyntäminen (esim. Kotkan pojat, kotkalaislähtöiset viestinnän ammattilaiset)
MUUT KANAVAT Lausunnot esim. lainsäädäntöhankkeisiin Mielipidevaikuttajien esiintymiset (heille tieto Kotkan tavoitteista) Mediajulkisuus Puhetilaisuudet muiden järjestämissä tilaisuuksissa Vaikuttaminen puolueiden ohjelmatyöhön (kotkalaiset kansanedustajat ja luottamushenkilöt, puolueaktiivit (myös virkamiehet) Vaikuttaminen toimialajärjestöissä
VALMIUKSIEN VAHVISTAMINEN Kaupunki tarjoaa edunvalvontatyöhön osallistuville avainhenkilöille (viranhaltijoille ja luottamushenkilöille) valmennusta kaupungille tärkeiden viestien välittämiseen. Valmennuksessa treenataan osallistujien edellytyksiä toimia esiintymistilanteissa, päättäjätapaamisissa ja median haastatteluissa. Valmennus järjestetään pienryhmissä vuoden 2019 aikana (TBC).
TYÖKALUT Edunvalvontatyön keskeisin työkalu on excel-tiedosto, johon on koottu kaikki toimenpiteet, aikataulut ja vastuut, joita kaupungin edunvalvonnassa tapahtuu. Sillä myös seurataan toimenpiteiden toteutumista ja onnistumista. Tiedosto sijaitsee Kotkan kaupungin intran sharepointissa, jossa kaikki käyttöoikeuden haltijat voivat sitä seurata (oikeudet myös puheenjohtajilla, mutta ei konserniyhtiöiden johdolla). Ennakoitavia tapahtumia ja tilaisuuksia kartoitetaan jatkuvasti ja lisätään Kotkan edunvalvonnan vuosikelloon. Vastuu työkalujen ylläpitämisestä on kehitysjohtajan vetämällä tiimillä.
EDUNVALVONNAN VUOSIKELLO Q4 Merkittävimmät asiat/tapahtumat Koordinaatio: arviointi Q1 Merkittävimmät asiat/tapahtumat Koordinaatio Q3 Meripäivät Suomi Areena Koordinaatio Q2 Merkittävimmät asiat/tapahtumat ml. vaalit yms. Koordinaatio