JOHTAMISJÄRJESTELMÄTOIMIKUNNAN LOPPURAPORTTI 3.12.2018 Pormestarimalli
1. Taustaa Kaupunginhallitus päätti 27.11.2017 346 asettaa kaupungin johtamisjärjestelmätoimikunnan, jonka tehtävänä on arvioida kaupungin tulevaa johtamisjärjestelmää ja eri vaihtoehtoja sen toteuttamiseksi. Toimikunnan tuli antaa kaupunginhallitukselle väliraportti tammikuun 2018 loppuun mennessä jossa tulee olla ehdotus joko luottamushenkilöpormestarimallin tai kaupunginjohtajamallin käyttöönotosta. Toimikunnan jäseninä ovat toimineet seuraavat henkilöt: kaupunginhallituksen puheenjohtaja Pekka Komu, puheenjohtaja kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Milla Bruneau, varapuheenjohtaja kaupunginvaltuuston I varapuheenjohtaja Mika Kari kaupunginhallituksen I varapuheenjohtaja Juha Rostedt kaupunginhallituksen II varapuheenjohtaja Aleksi Mäntylä valtuustoryhmän puheenjohtaja Sirkku Hildén valtuustoryhmän puheenjohtaja Hannu Rahkonen valtuustoryhmän puheenjohtaja Rami Lehto valtuustoryhmän puheenjohtaja Jenna Koskelo valtuustoryhmän puheenjohtaja Sonja Falk valtuustoryhmän puheenjohtaja Elisa Lientola valtuustoryhmän puheenjohtaja Salla Palmi Felin (KH 9.4.2018 91) Toimikunnan sihteerinä on toiminut kaupunginsihteeri Janne Mäki ja vakituisena asiantuntijana kaupunginlakimies Pekka Virkkunen. Toimikunta teki esityksensä pormestarimallin käyttöönotosta seuraavan vaalikauden alusta 1.6.2021, minkä kaupunginvaltuusto hyväksyi 12.3.2018 27. Päätöksen käytännön toteutus määriteltiin tehtäväksi koko kaupungin organisaatiota koskevilla hallintosääntömuutoksilla, jotka tuodaan kaupunginvaltuuston hyväksyttäviksi, kun johtamisjärjestelmätoimikunta on saanut ne valmiiksi. Tähän toimikunta sai lisäaikaa 31.5.2018 asti kaupunginhallituksen päätöksellä 5.3.2018 58 ja edelleen 31.12.2018 asti kaupunginhallituksen päätöksellä 4.6.2018 155. 2. Toimikunnan työskentely Toimikunta on kokoontunut yhteensä 27 kertaa. Toimikunnan työskentely on keskittynyt kaupunginvaltuuston edellä kerrotun periaatepäätöksen jälkeen järjestelmän yksityiskohtien valmisteluun ja hallintosäännön valmisteluun. Toimikunta on jättänyt I väliraportin 5.2. Toimikunta on kuullut 3.9. kaupunginjohtaja Pekka Timosen, konsernipalvelujohtaja Mika Mäkisen, sivistysjohtaja 2
Tiina Granqvistin, kaupunkikehitysjohtaja Olli Alhon ja hyvinvointijohtaja Mikko Komulaisen näkemyksiä virkaorganisaation uudistustarpeista ja erikseen Olli Alhoa EKPvastuualueen toiminnasta 30.10. 3. Johtopäätökset ja ehdotukset Työskentelyn ajatuksena on ollut kokonaisuudistus, jossa tarkastellaan koko poliittista johtamisjärjestelmää ja jonka pohjalta käynnistetään viranhaltijaorganisaation tarkastelu vuoden 2019 alussa. Uuden toimintamallin tulee olla kustannustehokas mutta riittävällä tavalla resursoitu jotta edellytykset toimia luottamustehtävässä turvataan. Valtuuston päätöksellä Lahti siirtyy pormestarimalliin seuraavan vaalikauden alussa. Valmisteltu muutos on edellyttänyt mittavaa hallintosäännön läpikäymistä josta johtuen tässä loppuraportissa todetaan merkittävimmät muutokset nykyiseen johtamisjärjestelmään. Toimikunta on kokouksissaan käsitellyt myös uudistuksia, jotka ehdotetaan otettavaksi käyttöön heti. Niitä on poliittisten foorumien toiminnan parantaminen (KV infot, valtuustoryhmien puheenjohtajatoimikunnan kokoukset ja kaupunginhallituksen iltakoulujärjestelmä). Valtuustoryhmien puheenjohtajatoimikunnassa päätettäisiin, mitä asioita tuodaan valtuustoinfoon tai kaupunginhallituksen iltakouluun vai käsitelläänkö asiat puheenjohtajatoimikunnassa. Kaupungin ja kaupunkilaisten toimintaan vaikuttavia merkittäviä asioita tulisi saada poliittiseen keskusteluun nykyistä aikaisemmassa vaiheessa. Nämä muutokset eivät vaadi hallintosääntömuutoksia vaan ovat toimintatavallisia muutoksia. Toimikunta katsoo, että pormestarin ja apulaispormestarien tulee olla kaupunginvaltuutettuja. Pormestarin valinta valtuustossa edellyttää ryhmien välistä laajaa yhteisymmärrystä pormestarin henkilöstä. Valtuustoryhmien yhdessä laatima pormestariohjelma ohjaa ja sitouttaa toimintaa yli valtuustokausien. Valittavaksi tulee kaksi apulaispormestaria, joista toinen toimii sivistyslautakunnan ja vapaa ajanlautakunnan pj:nä ja toinen teknisen ja ympäristölautakunnan ja rakennus ja ympäristölupalautakunnan pj:nä. Apulaispormestareille laaditaan selkeät vastuualueet ja muut tehtävät, jotka määritellään pormestarimallin jatkotyössä (mm. edunvalvonta, omistajaohjaus). Apulaispormestarit toimivat samalla kaupunginhallituksen varapuheenjohtajina. Pormestarit laativat yhdessä valmistelun suuntaviivat ja toimivat kollegiona. Uudistuksen voimaan tullessa kaupunginhallituksen alainen elinvoima ja työllisyysjaosto lakkautetaan ja sen tehtävät siirretään pääosin kaupunginhallitukselle. Nykyinen liikunta ja kulttuurilautakunta muutetaan vapaa ajan lautakunnaksi ja sen tehtäviin 3
kuuluu nykyiset liikunta ja kulttuurilautakunnan, hyvinvoinnin ja osallisuuden jaoston tehtävät ja kirjastotoimen tehtävät. Konserni ja tilajaosto säilyy kaupunginhallituksen jaostona. Pormestarin tehtävänä on 1. toimia kaupunginhallituksen puheenjohtajana, 2. esitellä kaupunginhallituksessa kaupunkistrategia ja siihen liittyvät muut strategiat, 3. määritellä kaupunginhallitukselle esiteltävien asioiden valmistelun poliittiset suuntaviivat, 4. johtaa kaupunginhallituksen alaisena kaupungin ja kaupunkikonsernin strategista ja poliittista toimintaa, 5. johtaa strategian ja kaupunginhallituksen tehtävien toteuttamisen edellyttämää poliittista yhteistyötä 6. määritellä strategiaan perustuen kuntayhteistyön ja kaupunkipolitiikan suuntaviivat, 7. toimia työllisyysfoorumin puheenjohtajana, 8. vastata talousarvion valmistelusta yhdessä kansliapäällikön kanssa, 9. johtaa kaupungin edunvalvontaa ja elinvoima ja elinkeinopolitiikkaa, työllisyyspolitiikkaa sekä korkeakoulupolitiikkaa, 10. johtaa kaupungin strategista viestintää ja kaupunkimarkkinointia, 11. johtaa kaupungin suhdetoimintaa, kansainvälisiä asioita ja edustamista sekä vastaa yhteydenpidosta eri sidosryhmiin, 12. edistää kaupunkidemokratiaa ja kaupunkilaisten osallistumis ja vaikutusmahdollisuuksia, 13. toimia kansliapäällikön esimiehenä sekä apulaispormestarien hallinnollisena esimiehenä. Apulaispormestarien tehtävänä on 1. toimia edellä kaupunginhallituksen varapuheenjohtajina kaupunginvaltuuston määräämässä järjestyksessä, 2. määritellä lautakunnissaan esiteltävien asioiden valmistelun poliittiset suuntaviivat palvelualuejohtajalle, 3. johtaa lautakuntansa tehtävien toteuttamisen edellyttämää poliittista yhteistyötä, 4. vastata yhdessä palvelualuejohtajan kanssa strategiasta johdettujen talousarvion toiminnan ja talouden tavoitteiden toteuttamisesta, 5. vastata osaltaan pormestarin alaisuudessa kaupungin edunvalvonnasta, elinkeinopolitiikasta, suhdetoiminnasta, kansainvälisistä asioista ja edustamisesta sekä yhteydenpidosta eri sidosryhmiin, 6. johtaa palvelualueensa strategista viestintää ja tiedottamista, 7. edistää kaupunkidemokratiaa ja kaupunkilaisten osallistumis ja vaikutusmahdollisuuksia lisäksi sivistyksen palvelualueen apulaispormestari 4
8. toimii sivistyslautakunnan ja vapaa ajan lautakunnan puheenjohtajana, 9. vastaa koulutuksen kokonaisuuden kokoamisesta mukaan lukien toisen asteen ja korkeakoulukoulutuksen pois lukien elinkeinopolitiikkaan ja Wellamo opistoon liittyvät asiat, ja kaupunkiympäristön palvelualueen apulaispormestari 10. toimii teknisen ja ympäristö sekä rakennus ja ympäristölupalautakunnan puheenjohtajana sekä 11. kaupunginhallituksen konserni ja tilajaoston puheenjohtajana Pormestarille ehdotetaan 9500 euron ja apulaispormestareille 6000 euron kuukausipalkkiota. Edellä mainittujen muutosehdotusten lisäksi toimikunta esittää että osallisuuden, osallistavan budjetoinnin ja aluedemokratian toteutusmalleja tarkastellaan koko kaupunkia koskevina toimintoina. Tästä on syytä käynnistää erillinen selvitystyö jotta mahdolliset uudistukset ovat saatettavissa voimaan viimeistään 1.6.2021. Pormestarimallin toimivuutta tulee arvioida suhteessa siihen asetettuihin tavoitteisiin kohtuullisen ajan kuluttua järjestelmän käyttöönotosta. Lahdessa 3.12.2018 Johtamisjärjestelmätoimikunta 5