Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistus. Hyväksytty Hall 6.3.2015 16, ja Valt 12.6.2015 13 voimassa 1.8.2015 alkaen.



Samankaltaiset tiedostot
Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymäkonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Sisäisen valvonnan ja Riskienhallinnan perusteet

KEMIJÄRVEN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Hyväksytty: kaupunginvaltuusto xx.xx.2014 xx

SISÄISEN VALVONNAN PERUSTEET

SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET PKSSK:SSA

Vieremän kunnan Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Yhtymähallitus Yhtymävaltuusto Siun sote - kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Liite/Kvalt , 29 ISONKYRÖN KUNNAN JA KUNTAKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET. Isonkyrön kunta

SÄÄDÖSKOKOELMA Nro 4. Kotkan kaupungin. KOTKAN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ (Hyväksytty valtuustossa ) l LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET

Inarin kunta SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

SALON SEUDUN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

PÄLKÄNEEN KUNNAN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Kaarinan kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet. Luonnos 0 (6)

SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Sisäisen valvonnan ohje

SASTAMALAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN TALOUSSÄÄNTÖ

SAARIJÄRVEN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VAL- VONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Uudenkaupungin kaupungin sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan perusteet

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus

Toivakan kunnan sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan perusteet

SÄÄNTÖKOKOELMA 055. Kaupunginkanslia JOENSUUN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ. Kaupunginvaltuuston hyväksymä

Sisäinen tarkastus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Valtuustoseminaari

SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET SIIKAJO- EN KUNNASSA JA KUNTAKONSERNISSA

Kankaanpään kaupunki SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Sisäisen valvonnan ohje

SIILINJÄRVEN KUNNAN JA KUNTAKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

Espoon kaupunkikonsernin

Heinolan kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Sisäinen valvonta - mitä merkitsee luottamushenkilölle ja viranhaltijalle Rahoitusriskien hallinnan seminaari

Mikkelin kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Dnro:375/ /2013 Ehdotus kunanhallitukselle

Kunnallinen Asetuskokoelma

VUODEN 2009 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET. Vaasan kaupunginvaltuuston hyväksymät

Porvoon kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

NOKIAN KAUPUNKI LISÄLISTA

Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa maakuntahallitus.

PUNKALAITUMEN KUNTA TALOUSSÄÄNTÖ

Kivijärven kunta Khall Liite nro 1. TALOUSARVIO 2018 TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Huippuyksiköiden taloudelliset vastuut ja velvollisuudet

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

PORIN KAUPUNGIN T A L O U S S Ä Ä N T Ö. (Kaupunginvaltuusto hyväksynyt ) I YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ

JOENSUUN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

NAANTALIN KAUPUNKI TALOUSSÄÄNTÖ 1. Sen lisäksi, mitä laissa on säädetty, taloushallinnossa noudatetaan tämän säännön määräyksiä.

Naantalin kaupunki Taloussääntö 1. Konsernitilinpäätöksen laatii rahatoimi.

JOENSUUN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

MÄNTSÄLÄN KUNNAN JA KUNTAKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET. 1. Johdanto

KIRKON ELÄKERAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ. I Yleisiä säännöksiä. 1 Taloussäännön soveltaminen

PELKOSENNIEMEN KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJE

HALLINTOSÄÄNTÖ, TARKASTUSLAUTAKUNNAN OSUUDET. 2 luku Toimielinorganisaatio. 9 Tarkastuslautakunta

Tilintarkastuksen ja arvioinnin symposium

Valvontajärjestelmä. Tarkastuslautakunta

Kuopion kaupunki Pöytäkirja 5/ (1) Kaupunginhallitus Asianro 8649/ /2013

Oulun kaupunki. Hyvinvointipalvelujen johtosääntö

Henkilö ei saa osallistua sellaisten sopimusten tai asioiden käsittelyyn, joista hänellä on odotettavissa olennaista henkilökohtaista etua.

VUODEN 2017 TALOUSARVION NOUDATTAMISTA KOSKEVAT OHJEET

Todennäköisyys. Vaikutus

TALOUSARVION 2014 TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE

Oulun kaupunki. Sivistys- ja kulttuuripalvelujen johtosääntö

TAMPEREEN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ

Hallitus HÄMEENKYRÖN HYVÄN HALLINNON OHJE

Oulun kaupunki. Ulkoisen tarkastuksen johtosääntö. Voimaantulo

Sastamalan kaupungin uusi hallintosääntö

Sisäisen valvonnan yleisohje

Palvelutuotannon lautakunnan vuoden 2017 talousarvion käyttösuunnitelma. Talousarvio 2017 ja vuosien taloussuunnitelma

JOENSUUN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Kuntakonsernin riskienhallinnan arviointi - kommenttipuheenvuoro Tampere Talo, Tilintarkastuksen ja arvioinnin symposium

Kaupunkikonsernin valvontajärjestelmä

JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJE

TALOUSSÄÄNTÖ. Kaupunginvaltuuston hyväksymä. Voimaantulo I LUKU YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ. 1 Soveltamisala

OULUNKAAREN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Vastuualueen ja tulosyksikön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja järjestäminen (pohjaehdotus)

Muutosehdotukset yhtymävaltuuston hyväksymään hallintosääntöön

LOVIISAN KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET. Hyväksytty kaupunginvaltuuston kokouksessa.. 1. Konserniohjeen tarkoitus ja soveltamisala

Joensuun kaupungin ja kaupunkikonsernin Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Porvoon kaupungin sisäisen tarkastuksen toiminta- ja arviointisuunnitelma vuodelle 2015

TALOUSARVION 2014 TÄYTÄNTÖÖNPANO - OHJE

SIPOON VESIHUOLTOLIIKELAITOS

Kunnallisen toiminnan periaatteet, määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? 3 strategialähtöiset

SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä. SAMIedu

Helsingin kaupunki Pöytäkirjanote 20/ (17) Kaupunginvaltuusto Kj/

Talousarvio jakaantuu käyttötalousosaan, tuloslaskelmaosaan, rahoitusosaan ja investointiosaan sekä vastaa kunnan organisaatiorakennetta.

Kotkan kaupungin SÄÄDÖSKOKOELMA Nro 16

Nurmijärven kunnan keskushallinnon toimialan liikelaitosten johtosääntö

Tilinpäätöksen allekirjoittavat kunnanhallituksen jäsenet sekä kunnanjohtaja tai pormestari.

Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpanoon liittyen annetaan seuraavat tarkentavat ohjeet:

SISÄISEN VALVONNAN J A RIS- KIENHALLINNAN OHJE ALKAEN

Toimialajohtajana toimii kehitysjohtaja ja hänen sijaisenaan kaupunginhallituksen määräämä viranhaltija.

Riskienhallintapolitiikka

Kunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän.

Dnro TRE: 3417/ /2015 TAMPEREEN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Luumäen kunta Loppuraportti 2013

Alavieskan kunta SISÄISEN VALVONNAN OHJEET

Kyyjärven kunnan Sisäisen valvonnan ohjeet

Transkriptio:

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistus Hyväksytty Hall 6.3.2015 16, ja Valt 12.6.2015 13 voimassa 1.8.2015 alkaen.

Sisällysluettelo 1. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA KÄSITTEINÄ 3 2. SISÄINEN VALVONTA 3 2.1. Tuloksellisuuden valvonta 4 2.2. Raportointi- ja informaatiojärjestelmät 5 2.4. Materiaalihallinnon järjestäminen 5 2.5. Toimitilojen hallinta 6 2.6. Menojen ja tulojen valvonta 7 2.7. Omaisuusrekistereiden pitäminen 7 2.8. Projektit 7 2.9. Tietoturvapolitiikka 8 2.10. Sisäisen laskennan periaatteet 8 2.11. Tehtävien jakaminen ja hoito 8 3. SUUNNITTELU 8 4. RAHATOIMEN HOITO 9 4.1. Toimivalta 9 4.2. Sijoituspolitiikka 9 4.3. Vieraan pääoman käyttö 9 4.4. Maksuliikenteen hoito 9 5. RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA 10 5.1. Perusteet 10 5.2. Vastuut ja velvollisuudet 11 5.3. Raportointi 11 5.4. Riskienhallinnan kehittäminen 11 6. YLEISET VELVOLLISUUDET 12 2

1. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA KÄSITTEINÄ Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kuntayhtymän sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus. Se on osa kuntayhtymän johtamisjärjestelmää sekä kuntayhtymän johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskienhallintaa ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia. Lisäksi toimivan ja tehokkaan sisäisen valvonnan avulla mm. tunnistetaan, ennaltaehkäistään ja hallitaan riskejä, tunnistetaan ja vältetään vaarallisia työtapoja sekä ehkäistään ja havaitaan mahdollisia väärinkäytöksiä ja virheitä. Omavalvontasuunnitelma on osa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. 2. SISÄINEN VALVONTA Kuntayhtymän hallintosääntö edellyttää, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että toiminta on tehokasta ja tuloksellista. Sisäisen valvonnan avulla on huolehdittava siitä, että: kuntayhtymän toiminnan tulokset on määritelty organisaation kaikilla tasoilla jokainen organisaation jäsen tietää kuntayhtymän toiminnan tarkoituksen ja toimii sen mukaisesti toiminnan tavoitteet tulevat asetetuksi ja toteuttamista valvotaan organisaation kaikilla tasoilla. Sisäisen valvonnan tavoitteet Sisäisen valvonnan tavoitteena on osaltaan tuottaa kohtuullinen varmuus siitä, että toiminnalle asetetut tavoitteet saavutetaan toimintaa ja taloutta koskeva informaatio on luotettavaa ja oikeaa säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan varat turvataan Sisäisen valvonnan tehtävät ja vastuut Valtuusto Kuntayhtymän valtuuston tulee päättää kuntayhtymän sisäisen valvonnan perusteista (kuntalain 13 ). Valtuusto hyväksyy vuosittain talousarvion, jossa kuntayhtymälle asetetaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Valtuusto 3

myös määrää tilivelvolliset. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yhtenä tehtävänä on varmistaa asetettujen tavoitteiden toteutumista. Hallitus ja johto Hallituksen ja kuntayhtymän johtajan vastuulla on luoda edellytykset toimivalle sisäiselle valvonnalle. Hallituksen vastuulla on sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kuntalain 23 :ssä hallitukselle säädettyä kuntayhtymän hallinnon ja taloudenhoitoa johtotehtävää. Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa koko kuntayhtymän tasolla hallitus ja sen toteuttamis- ja valvontavastuu on kuntayhtymän johtajalla. Kuntayhtymän johtaja, talouspäällikkö ja vastuualueiden esimiehet vastaavat omalla tehtäväalueellaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja toteuttamisesta (Hallintosääntö 23 ). Kukin vastuualue huolehtii toimintayksiköittensä toiminnan seuraamisesta. Käytännön toiminnan seurannasta vastaavat vastuualueen sekä kustannuspaikkojen esimiehet, jotka ovat velvollisia puuttumaan havaitsemiinsa epäkohtiin ja tarvittaessa viemään asioita eteenpäin kuntayhtymän johtajalle. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus tukee johtoa kuntayhtymän tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Sisäisellä tarkastuksella tarkoitetaan henkilön suorittamaa tarkastusta/palvelua, jota kuntayhtymä voi tarvittaessa hankkia ulkopuolelta. Sisäisen valvonnan raportointi Hallitus on velvollinen vuosittain toimintakertomuksessa raportoimaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (Kuntalaki 69 ). Selonteosta tulee ilmetä miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, siinä havaitut puutteet sekä keskeiset toimenpiteet niiden korjaamiseksi. Kuntayhtymän johtaja raportoi hallitukselle säännönmukaisesti toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Lisäksi kuntayhtymän johtaja raportoi hallitukselle sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttamisen kannalta merkityksellisistä asioista. Vastuualueiden esimiehet raportoivat vastuualueensa osalta sisäisen valvonnan toteutumisesta kuntayhtymän johtajalle. Kuntayhtymän työntekijät raportoivat sisäisen valvonnan toimivuudesta esimiehelleen, joka raportoi vastuualueen esimiehelle. 2.1. Tuloksellisuuden valvonta Tuloksellisuuden valvonta tarkoittaa talousarviossa ja käyttösuunnitelmissa asetettujen toimintatavoitteiden ja määrärahojen toteuttamisen seurantaa. Vastuualueiden esimiehet vastaavat tuloksellisuuden valvonnasta. 4

2.2. Raportointi- ja informaatiojärjestelmät Raportointi- ja informaatiojärjestelmät on rakennettava siten, että ne palvelevat toiminnan johtamista kaikille tasoille. Talousarvion toteutumisesta raportoidaan valtuustolle sen kokousten yhteydessä. Hallitukselle raportoidaan talousarvion toteutumisesta neljännesvuosittain. Maksuvalmiudesta ja saatavista raportoidaan tarvittaessa. Talousarvion toteutumisvertailujen tulee sisältää määrärahojen toteutumisen lisäksi arviot toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta joko kirjallisina tai kokouksessa suullisesti annettavina tietoina. Viranhaltijapäätökset tulee saattaa hallitukselle tiedoksi vuosittain. 2.3. Henkilöstöhallinto Henkilöstön käytön tulee olla tehokasta, tarkoituksenmukaista ja taloudellista. Henkilöstöhallinnossa on kiinnitettävä huomiota henkilöstösuunnitteluun, henkilöstöhankintaan, henkilöstön kehittämiseen, palkka ja muihin palvelusuhdeasioihin, työsuojeluun, henkilöstöpalveluihin, yhteistoimintajärjestelmiin, vaarallisiin työyhdistelmiin sekä henkilöstöohjaukseen ja -valvontaan liittyviin riskeihin. 2.4. Materiaalihallinnon järjestäminen Hankintaperiaatteet Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Sen lisäksi, mitä tässä ohjeessa määrätään, noudatetaan hankinnoissa julkista hankinnoista annettua lainsäädäntöä, Suomen Kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita sekä hankintarenkaan sopimusta. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisempaan lopputulokseen. Kilpailuttamisen voi kuntayhtymän puolesta hoitaa kunnallinen hankintarengas silloin kun se on tarkoituksenmukaista. Suora hankintamenettely, jossa tavaran hankkija suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä, on sallittu, jos hankinnan arvo on vähäinen tai tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- ja muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia, kun laatu- ja hintataso ovat tiedossa, hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on lisähankinta tai ennalta-arvaamaton, poikkeuksellisen kiireinen hankinta. Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava. 5

Keskitettyjä hankintoja suoritetaan hankintarenkaan sopimuksen mukaisesti. Yksittäisen tarvikkeen, laitteen ja irtaimen kaluston hankinnoista sekä palveluiden ostosta voidaan päättää määrärahojen ja hankintaohjeiden puitteissa, ellei talousarvion erityisperusteluista muuta johdu. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat Vuosikuluiksi kirjataan hallituksen määräämän pienhankintarajan mukaiset laite- ja kalustohankinnat. Vuosikuluksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin. Hankintapäätökset tehdään hallintosäännön ja hankintavaltuuksien antaman päätösvallan mukaisesti: Investointiosan hankinnat Hallitus päättää rakennustöiden pääpiirustuksista, lopullisesta kustannusarviosta ja työselityksestä. Hallitus päättää kuntayhtymän toimesta tapahtuvan rakentamisen ja rakennuttamisen osalta urakoitsijan valinnasta, urakkasopimusten tekemisestä, urakalla suoritettujen töiden vastaanottamisesta sekä urakka-sopimusten vakuuksien määräämisestä. Hallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Investointiosan laite- ja kalustohankinnat sekä rakentamiseen ja peruskorjaukseen liittyvät hankinnat perustuvat valtuuston vahvistamaan talousarvioon ja suunnitelmaan sisältyvään investointisuunnitelmaan. Hankintapäätökset tehdään kuntayhtymän hallintosäännön ja hankintatoimen johtosäännön mukaisesti. Varastot Kuntayhtymällä ei ole varsinaisia varastoja. Vähäisistä varastoista ei pidetä varastokirjanpitoa. 2.5. Toimitilojen hallinta Toimitilojen tehokas käyttö Vastuu toimitilojen tehokkaasta käytöstä on niitä hallitsevilla toimielimillä ja henkilöstöllä. Tehokas käyttö tarkoittaa sekä käytettävien tilojen määrän että ylläpitokustannusten minimoimista. Olemassa olevia toimitiloja pyritään käyttämään tarkoituksenmukaisesti asiakkaiden ja henkilökunnan hyvinvointi ja turvallisuustekijät huomioiden. Tarpeen mukaan toimitiloista luovutaan sekä hankintaan toimintaa soveltuvia toimitiloja joko vuokraamalla tai rakentamalla. Toimitiloista luopuminen perustuu tilojen ajantasaiseen kuntokartoitukseen. 6

2.6. Menojen ja tulojen valvonta Laskujen hyväksyminen Laskujen hyväksyjinä toimivat vuosittain kuntayhtymän hallituksen määräämät viranhaltijat. Tositteisiin merkitään vastaanottaja, tarkastaja ja hyväksyjä. Merkintä tehdään joko fyysisesti suoraan tositteeseen tai sähköisesti käytössä olevassa ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä. Tulojen perintä ja saamisten valvonta Tulojen perintä ja saamisten valvonta hoidetaan laskutus- ja kirjanpitojärjestelmien tuottaman informaation pohjalta, hallituksen tarvittaessa antamien ohjeiden mukaisesti. 2.7. Omaisuusrekistereiden pitäminen Investointiosan määrärahoilla hankituista, poistonalaisista hankinnoista pidetään erillistä käyttöomaisuuskirjanpitoa. Vuosikuluksi kirjattavista yli 170 maksavista pitoajaltaan yli kolme vuotta olevista omaisuusesineistä pidetään käyttöomaisuuskirjanpidossa irtaimistoluetteloa, joka on osa sähköistä kirjanpitojärjestelmää. Rekistereihin merkitty omaisuus inventoidaan vuosittain. Irtaimen omaisuuden poistamisesta ja myymisestä annetaan määräykset hallintosäännössä. 2.8. Projektit Projektit perustuvat valtuuston vahvistamaan talousarvioon ja taloussuunnitelmaan. Määrärahat projekteihin otetaan bruttoperiaatteella. Hallitus määrää jokaiselle projektille projektivastaavan. Projekteihin liittyvien hakemusten ja sopimusten allekirjoittamisesta on määrätty hallintosäännössä. Projekteista on valmisteltava yksilöidyt projektisuunnitelmat ja hallituksen on se hyväksyttävä. Projektien rahoituspäätökset on välittömästi toimitettava tiedoksi kirjanpitoon sekä arkistoon, kirjanpidon sekä arkistoaktin järjestämistä varten. Hallitukselle tulee antaa puolivuosittain tiedoksi jokaisen meneillään olevan projektin tilanne. 7

2.9. Tietoturvapolitiikka Kuntayhtymälle on laadittu lainsäädännön edellyttämä tietoturvapolitiikka. Kuntayhtymän johdon ja vastuualueiden esimiesten on varmistettava tietoturvapolitiikan ja tietoturvaan liittyvän ohjeistuksen noudattaminen. 2.10. Sisäisen laskennan periaatteet Talousarviossa valtuustolle vahvistettavaksi esitettäviin käyttötalousosan määrärahoihin ja tuloarvioihin sisällytetään sisäisiä menoja ja tuloja. Talousarviovuoden aikana sisäisten erien kohdistaminen tapahtuu todellisten kustannusten mukaisesti. Tukipalveluiden kustannuksia jaetaan sisäisesti vyörytysmenettelyllä. Sisäiset hinnat ovat omakustannushintoja, jotka sisältävät toiminnan välittömät kustannukset, välilliset kustannukset ja pääomakustannukset. Pääomakustannukset käsittävät suunnitelman mukaiset poistot. 2.11. Tehtävien jakaminen ja hoito Tehtäviä jaettaessa ja vaihdettaessa esimiesten tulee huolehtia siitä, että ei pääse muodostumaan ns. vaarallisia tehtäväyhdistelmiä, jolloin tehtävän tekijä ja valvoja on sama henkilö. Ulkopuolelta ostopalveluina hankittujen palveluiden osalta on pyydettävä tarvittaessa palvelun tuottajalta varmennus siitä, että palveluntuottaja noudattaa samaa periaatetta omassa palvelutuotannossaan. 3. SUUNNITTELU Tarvittavat suunnitteluohjeet ja taloussuunnitelman ja -arvion laatimisohjeet antaa hallitus. Hallitus hyväksyy kuntayhtymän valtuuston vahvistamaan talousarvioon perustuvat talousarvion käyttösuunnitelmat vastuualueiden tasolla. Vastuualueiden esimiehet hyväksyvät näiden pohjalta käyttösuunnitelmat kustannuspaikkojen osalta. Alustavat käyttösuunnitelmat toimivat valtuustolle valmisteltavan talousarvioehdotuksen pohjana ja täsmentävät toimielinten hyväksymiksi käyttösuunnitelmiksi mahdollisimman pian valtuuston vahvistaman taloussuunnitelman ja - arvion käsittelyn jälkeen. Lopulliset käyttösuunnitelmat tulee vahvistaa talousarviovuoden tammikuun aikana. Valtuuston hyväksymän talousarvion ja -suunnitelman täytäntöönpano-ohjeet antaa tarvittaessa hallitus. 8

4. RAHATOIMEN HOITO 4.1. Toimivalta Rahatoimen hoidosta vastaa hallitus valtuuston mahdollisesti antamien ohjeiden ja valtuuksien pohjalta. Rahatoimesta huolehtii ostopalveluna Kunnan Taitoa Oy. Pankkitilien käyttöoikeudesta päättää hallitus. 4.2. Sijoituspolitiikka Kuntayhtymän rahatoimi on hoidettava tuottavasti ja taloudellisesti. Sijoittamisessa ei saa ottaa riskiä, joka vaarantaa sijoitettavan pääoman. Sijoituspäätös ei saa vaarantaa maksuvalmiutta. Tilapäisrahoitusta voidaan käyttää, jos sen aiheuttamat kulut ovat sijoituksen tuottoja pienemmät. 4.3. Vieraan pääoman käyttö Vieraan pääoman hankinnan on oltava toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua. Pitkäaikaisten lainojen käyttö suurimmissa hankkeissa vahvistetaan talousarviossa. Lainan ottaminen tapahtuu eri rahoittajien kilpailuttamisen jälkeen. Lainaehdot ja lainanantaja on tunnettava ennen lainapäätöksen tekoa. Kuntayhtymän lainasalkussa on oltava korkosidonnaisuuksiltaan ja takaisinmaksuajoiltaan erilaisia lainoja, joiden tasapainoa valvoo hallitus. 4.4. Maksuliikenteen hoito Maksuliikennettä hoitaa kuntayhtymän käyttämien rahalaitosten kanssa tehtyjen sopimusten ja taloushallintopalveluiden ostoa koskevan palvelusopimuksen perusteella ulkopuolinen taloushallintopalveluiden tuottaja. Maksuliikenne hoidetaan pääsääntöisesti konekielisesti. Maksuvalmius ennakoidaan maksuvalmiussuunnitelmalla. Rahavarat säilytetään rahalaitoksissa hallituksen määräämillä tileillä. Arvopapereista pidetään luetteloa hallinnossa. Hallitus päättää käteiskassojen perustamisesta. Perustamispäätöksessä määrätään vastuunalainen kassanhoitaja ja -hoitajat. Kassanhoitajan ottaessa vastaan kuntayhtymälle tulevia maksuja, maksajalle on annettava juoksevilla numeroilla ja päiväyksellä varustettu kuitti tai kassakonekuitti. Ellei maksua ole kuitattu vastaanotetuksi kassakoneella, on tulotositteeksi jäävään kappaleeseen otettava maksajan allekirjoitus. 9

5. RISKIENHALLINTAPOLITIIKKA Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tarkoitus on varmistaa häiriötön palvelutuotanto ja asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Se myös tukee vision, strategian sekä toiminta- ja taloussuunnitelman toteuttamista. RISKIN MÄÄRITTELY riski koetaan asiaksi, joka estää tavoitteiden saavuttamisen tai mahdollisuuksien hyödyntämisen. 5.1. Perusteet Kokonaisvaltainen riskienhallinta on osa kuntayhtymän hyvää hallintotapaa sekä johtamis- ja laatujärjestelmää. Järjestelmällistä toiminnan kautta tunnistetaan ja arvioidaan riskejä. Riskit jaetaan neljään riskialueeseen: Strategiset riskit, jotka liittyvät usein ulkoisten tapahtumien muutoksiin, pitkän aikavälin suunnitelmiin, strategisiin tavoitteisiin tai sidosryhmäyhteistyöhön. Toiminnalliset riskit, jotka liittyvät päivittäiseen toimintaan. Taloudelliset riskit, jotka liittyvät taloudellisiin ja rahoituksellisiin tekijöihin. Vahinkoriskit, jotka aiheutuvat odottamattomista ja äkillisistä tapahtumista. Riskialueisiin voi kuulua sisäisiä ja ulkoisia riskejä. Yhteys toimintaan ja tavoitteisiin Kokonaisvaltaista riskienhallintaa käsitellään: Yleishallinnon tasolla Tukee johdon päätöksentekoa, taloussuunnittelua sekä kokonaisuuden hallintaa. Yleishallinnon riskikartoitukset Vastuualueiden tasolla. Tukee laadukkaan ja keskeytymättömän asiakaspalveluprosessien sekä asetettujen tavoitteiden ja kehitystoiminnan tavoitteiden saavuttamista. Vastuualueiden toiminnan, talouden ja palveluiden laatu Asiakas- ja lääketurvallisuus Toimitilat ja työympäristö Henkilöstö ja työhyvinvointi Tietoturvallisuus 10

5.2. Vastuut ja velvollisuudet Kuntayhtymän valtuusto päättää kokonaisvaltaisen riskienhallinnan perusteista. Valtuusto hyväksyy riskienhallintapolitiikan osana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita. Kuntayhtymän hallitus seuraa riskienhallintaprosessin toteuttamista ja tavoitteenmukaisuutta. Hallitus ja kuntayhtymän johtaja vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä. Vastuualueiden esimiehet vastaavat riskienhallinnan täytäntöönpanosta. Riskienhallinnassa noudatetaan voimassa olevaa hallintosääntöä ja muita ohjeistuksia. Kuntayhtymän johtaja yhdessä vastuualueiden esimiesten kanssa vastaa riskienhallinnan ohjeistuksesta, yhdenmukaistamisesta, tiedottamisesta ja kehittämisestä. Vastuualueiden esimiehet vastaavat omien vastuualueiden riskienhallintaprosessin toteuttamisesta ja riskien asianmukaisesta käsittelystä. Kuntayhtymän johto yhdessä ylilääkärin kanssa vastaavat asiakas- ja lääketurvallisuusriskien raportoinnista ja käsittelystä. Esimiehet vastaavat omalla alueellaan riskienhallinnan toteuttamisesta olemassa olevien ohjeistusten mukaisesti. Jokainen kuntayhtymän työntekijä vastaa omalta osaltaan riskienhallintaan ja turvallisuuteen liittyvien ohjeiden noudattamisesta sekä poikkeamien tai riskien asianmukaisesta ilmoittamisesta. 5.3. Raportointi Jokainen työntekijä raportoi tehtävissään esiintyvistä riskeistä ja niiden hallintakeinoista olemassa olevan toimintamallin mukaisesti. Edellisessä luvussa kuvatut vastuutahot ja -henkilöt huolehtivat merkittävimpien riskien, riskienhallintakeinojen ja -suunnitelmien raportoinnista riskienhallintatyöryhmälle. Kuntayhtymän johtoryhmä yhdessä työsuojelupäällikön kanssa muodostavat riskienhallintatyöryhmän. Riskienhallintatyöryhmä koostaa ja yhdenmukaistaa raportoidun riskienhallintamateriaalin. Kuntayhtymän merkittävimmät riskit ja keskeiset johtopäätökset raportoidaan toimintakertomuksessa, jonka hallitus esittää valtuustolle. 5.4. Riskienhallinnan kehittäminen Kokonaisvaltainen riskienhallinta on prosessi, jonka yksi osa on jatkuva arviointi ja kehittäminen. Prosessin kehittäminen jakautuu hallituksen ohjaukseen ja riskienhallintatyöryhmän toimintaan sekä raportointiin liittyvään palautteeseen ja tiedottamiseen. Kuntayhtymän hallitus ohjaa riskienhallinnan kokonaisuutta. Riskienhallintatyöryhmä arvioi ja kehittää riskienhallintaprosessin toimivuutta säännöllisissä kokouksissaan. Hallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kuntayhtymän omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Vakuutukset perustuvat niistä tehtyihin kartoituksiin. Kuntayhtymän toiminta- ja omai- 11

suusriskeihin varaudutaan vakuutuksilla. Vakuutusten omavastuista päättää hallitus. 6. YLEISET VELVOLLISUUDET Jokainen kuntayhtymän palveluksessa oleva on velvollinen omalta osaltaan noudattamaan toimintaa koskevaa lainsäädäntöä, valtuuston hyväksymiä sääntöjä, hallituksen ja johdon tekemiä päätöksiä ja niiden antamia ohjeita sekä toimimaan omalta osaltaan siten, että yksikölle asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan annetuin resurssein. 12