KIRKON KESKUSHALLINNON SÄÄNTÖKOKOELMA KIRKON KESKUSRAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ Vahvistettu kirkkohallituksen täysistunnossa 28.2.2012. I Yleisiä säännöksiä 1 Taloussäännön soveltaminen Kirkon keskusrahaston talouden hoidossa noudatetaan soveltuvin osin, mitä seurakunnan ja seurakuntayhtymän talouden hoidosta kirkkolaissa ja kirkkojärjestyksessä säädetään. Lisäksi noudatetaan tämän taloussäännön määräyksiä - taloushallinnon järjestämisessä - toiminnan ja talouden suunnittelussa - talousarvion laatimisessa - varojen ja omaisuuden hoidossa - kirjanpidossa - tilinpäätöksessä - tilintarkastuksessa - sisäisessä valvonnassa. Muita noudatettavia sääntöjä ja ohjeita ovat - kirkkohallituksen ohjesääntö - kirkkohallituksen viranhaltijoiden johtosääntö - kirkon eläkerahaston johtokunnan johtosääntö - kirkon palvelukeskuksen johtokunnan johtosääntö - muut lait ja asetukset 2 Kirkon keskusrahaston hallinto Kirkon keskusrahaston hallituksena on kirkkohallitus. Rahaston asioita hoitaa keskusrahaston johtajana toimiva kirkkoneuvos apunaan muut tarvittavat toimihenkilöt. Kirkkohallituksen, virastokollegion, kirkon eläkerahaston johtokunnan, kirkon palvelukeskuksen johtokunnan, keskusrahaston johtajan ja muiden toimihenkilöiden valtuudet ja tehtävät on määritelty kirkkohallituksen ohjesäännössä sekä johtokuntien ja viranhaltijoiden johtosäännöissä.
II Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma 3 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen Talousarvion valmistelee kirkkohallitus ja vahvistaa kirkolliskokous talousarviovuotta edeltävällä syysistuntokaudella. Talousarvion vahvistamisen yhteydessä kirkolliskokouksen on vahvistettava myös vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviossa ja toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään kirkon keskusrahaston toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. 4 Talousarvioesitykset Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatimista varten on keskusrahaston talousarvioon sisältyvien yksiköiden annettava kirkkohallitukselle sen määräämänä aikana ja sen antamien ohjeiden mukaan laaditut arviot seuraavien vuosien menoista ja tuloista. 5 Talousarvion sitovuus Kirkolliskokous päättää talousarvion sitovuustasoista. Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää. Ylitystä arvioitaessa mahdollisesta tilikauden ylityksestä vähennetään edellisenä vuotena syntynyt vastaava säästö. Toimintayksiköt ja viranhaltijat vastaavat niille määrätyn sitovuustason mukaan kirkkohallitukselle, että määrärahoja käytetään talousarvion mukaisesti. 2
III Varallisuuden ja omaisuuden hoito 6 Varallisuuden ja omaisuuden hoito Kirkon keskusrahaston eläkerahaston varat ja omaisuus pidetään erillään kirkon keskusrahaston muusta omaisuudesta. Sijoitustoiminta hoidetaan suunnitellusti siten, että riittävä tuottotaso saavutetaan riskit halliten. Kirkon keskusrahaston ja eläkerahaston varojen sijoittamisesta päätetään kirkkolain, kirkkojärjestyksen, kirkkohallituksen ohjesäännön sekä eläkerahaston johtokunnan ja viranhaltijoiden johtosäännön edellyttämällä tavalla. Virastokollegio vastaa keskusrahaston omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta sekä muusta riskien hallinnasta. 7 Keskusrahaston maksuliikenne ja pankkitilien käyttö Keskusrahaston maksuliikenne hoidetaan rahalaitosten välityksellä. Keskusrahaston pankkitilien käyttöoikeus on kirkon keskusrahaston johtajalla, talousyksikön toimistopäälliköllä, sijoitusjohtajalla sekä laskentapäälliköllä. Pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää kirkon keskusrahaston johtaja. 8 Käteiskassat Virastokollegio päättää Kirkkohallituksen käteiskassan perustamisesta ja antaa ohjeet käyttötarkoituksesta, pohjakassan suuruudesta, kassan tarkastamistavoista, raportoinnista sekä siitä, kuinka paljon varoja enintään pidetään käteiskassassa. Kassa on tarkastettava määräajoin ja aina kassaa hoitavan henkilön vaihtuessa. Kirkon keskusrahaston talousarvioon sisältyvien yksiköiden alakassojen tilitys on järjestettävä talousosaston määräämällä tavalla. 9 Maksujen määrääminen Kirkon keskusrahastolle perittävistä maksuista päättää virastokollegio, jollei päätösvaltaa ole siirretty viranhaltijalle. 10 Saatavien perintä Saatavien valvonta ja perintä on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat asianmukaisesti perityiksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, velallista on kehotettava maksamaan velkansa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. 3
11 Hankinnat Hankinnat on suoritettava julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön ja virastokollegion hyväksymän hankintaohjeen mukaisesti. 12 Laskujen tarkastus ja tositteiden hyväksyminen Virastokollegio antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. 4
IV Kirjanpito ja tilinpäätös 13 Kirjanpitovelvollisuus Kirkon keskusrahaston kirjanpito hoidetaan kirkkolakia ja järjestystä sekä soveltuvin osin kirjanpitolakia ja asetusta sekä tämän säännön määräyksiä noudattaen. 14 Kirjanpitojärjestelmä Kirjanpitojärjestelmä käsittää tilijaottelun tarkkuudella pidettävän ulkoisen kirjanpidon (tuloslaskelman ja taseen tilit) sekä siihen kiinteästi liittyvän sisäisen laskentajärjestelmän (kustannuspaikkarakenne). Kirjanpidon kustannuspaikkarakenne tulee järjestää niin, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpitoa järjestettäessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat. Kirjanpidon on oltava eritelty tileihin niin, että siitä saadaan toiminnassa sekä sen johtamisessa ja valvonnassa tarvittavat tiedot. 15 Palkkakirjanpito Palkkakirjanpito on järjestettävä siten, että siitä saadaan ennakkoperintälain ja -asetuksen mukaiset tiedot, palkansaajan eläkkeen määräytymiseen vaikuttavat tiedot sekä kirkon työmarkkinalaitoksen tarvitsemat tiedot. 16 Kiinteän ja irtaimen omaisuuden kirjanpito Investointimenoiksi luokitellaan hankkeet ja hankinnat, joiden arvioitu euromäärä ylittää kirkolliskokouksen päättämän aktivointirajan, sekä harkinnan mukaan suuret korjausmenot. Investointien hankintamenot aktivoidaan taseen pysyviin vastaaviin ja ne poistetaan vaikutusaikanaan tuloslaskelmaan kuluksi. Kirkkohallitus hyväksyy suunnitelmapoistojen perusteet. 17 Avustukset Rakennus-, hautausmaa- ja konservointiavustukset ovat nostettavissa myöntämisvuonna ja sitä seuraavana kolmena vuonna ja muut avustukset viimeistään myöntämisvuotta seuraavana vuonna. 18 Rahastojen korot Keskusrahaston hoidossa oleville rahastoille kirjataan korkoa rahastojen sääntöjen tai kirkkohallituksen erityisen päätöksen mukaan. 5
19 Raportointi Toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava tietoja kirkkohallitukselle, virastokollegiolle ja muille hallintoelimille toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvia tietoja menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Talousarviovuoden aikana on raportoitava toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. 20 Tilinpäätös Tilinpäätös koostuu tasekirjasta ja tilinpäätöstä varmentavista asiakirjoista. Tasekirja sisältää - toimintakertomuksen, - tilinpäätöslaskelmat, - tilinpäätöksen liitetiedot, - allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkinnän sekä - luettelot ja selvitykset. Tilinpäätöksen allekirjoittavat kirkkohallituksen täysistunnon jäsenet ja keskusrahaston johtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös tulee toimittaa tilintarkastajille helmikuun loppuun mennessä. Tasekirja, jonka sivut on numeroitu ja joka on sidottu, säilytetään pysyvästi. Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat sidotaan tasekirjan tavoin ja säilytetään säädetyn ajan. Tilintarkastuskertomus liitetään kirkolliskokoukselle esitettäviin tilinpäätösasiakirjoihin. 21 Vuosikertomus Kirkolliskokoukselle laaditaan vuosittain kertomus Kirkkohallituksen ja hiippakuntien toiminnasta, jossa esitetään selvitys talousarviossa asetettujen toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta. 22 Kirjanpitoaineiston säilytysaika Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain ja -asetuksen säännöksiä sekä kirkon keskushallinnon arkistosääntöä noudattaen. 6
V Tilintarkastus ja sisäinen valvonta 23 Sisäinen tarkastus ja sisäinen valvonta Kirkon keskusrahaston hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen tarkastus ja valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kirkkohallitus. Sisäinen tarkastus on johtamisen apuväline jonka tarkoituksena on varmistaa sisäisen valvonnan riittävyys. Sisäisen tarkastuksen avulla tulee saada kohtuullinen varmuus siitä, että tehtävät hoidetaan kirkon keskusrahastossa asianmukaisesti ja riskit pysyvät hyväksyttävällä tasolla. 24 Hallinnon ja talouden tarkastus Kirkolliskokous valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi KHT- tai JHTT -tilintarkastaja. Tilikauden tilit on tarkastettava viimeistään maaliskuun loppuun mennessä ja tarkastuksesta on annettava kertomus kirkolliskokoukselle. Tilintarkastuksessa noudatetaan kirkkolakia ja järjestystä, kirjanpitolakia ja asetusta, taloussäännön määräyksiä sekä tilintarkastuslakia soveltuvin osin. 7