Nykytilan kartoituksen työkalu

Nykytilan kartoituksen työkalu Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kartoitus Tavoitteena kokonaiskuva siitä, missä kaikissa järjestelmissä käsitellään sosiaalihuollon asiakastietoa Keski-Suomen sosiaalihuollon Kanta- ja digiseminaari 2.4.2019 Kansa-koulu II -hanke Määrämuotoisen kirjaamisen tuki sosiaalialalla Teppo Taskinen Asiantuntija, FM

Nykytilan kartoituksen työkalu Julkaistu maaliskuussa 2017, päivitetty useasti. Viimeisin julkaistu versio 3.0 13.2.2019 Työkalulla kerätään nykytilassa laadittavista asiakasasiakirjoista ja asiakastietojen käsittelyn ympäristöstä tietoa, jota tarvitaan kokonaiskuvan muodostamiseen siitä, mitä sosiaalihuollon asiakastietoja käsitellään ja asiakasasiakirjoja laaditaan organisaation käyttämissä lukuisissa eri tietojärjestelmissä sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamisen kehittämisessä oman organisaation asiakirjahallinnon kehittämisessä Kanta-palveluihin valmistautumisessa Työkalun avulla on tarkoitus Listata nyt käytettävät ja tallennettavat asiakasasiakirjat Selvittää, missä palvelutehtävässä, sosiaalipalvelussa ja palveluprosessissa tietty asiakasasiakirja laaditaan Selvittää, onko käytössä omassa organisaatiossa laadittuja asiakasasiakirjapohjia Nostaa esille, mikäli jotain valtakunnallisesti määriteltyä asiakasasiakirjaa ei käytetä Havaita, millä eri tietojärjestelmillä tai ohjelmistoilla sosiaalihuollon asiakastietoa organisaatiossa kirjataan Havaita, jos organisaatiossa tarvitaan asiakastietojen kirjaamiseen asiakasasiakirjoja, joita ei vielä ole kansallisesti määritelty 2

Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa suunnitelmallisen työn Asiakasasiakirjakartoitus mahdollistaa tietoaineiston suunnitelmallisen siirtämisen Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Huomioitava nyt käytössä oleva sähköinen asiakastietojärjestelmä (ATJ), aiemmin käytössä olleet ATJ:t, palvelunjärjestäjän muutoksen aiheuttamat muutokset ATJ:ssä ja sen käyttäjissä, paperi- ja muu analoginen aineisto jne. Asiakirjakartoitus helpottaa myös neuvotteluja ATJ-toimittajan kanssa tietojen siirrosta Kantapalveluihin, mutta ei korvaa tietohuoltoselvitystä. Asiakirjakartoitus tulisi tehdä yhteistyössä arkistotoimen, pääkäyttäjän ja asiakastietojärjestelmää käyttävien työntekijöiden kanssa Samalla sosiaalihuollon uudet luokitukset ja niiden suhde vanhoihin nimityksiin /luokituksiin tulevat tutuiksi Kartoitukseen tulee varata riittävästi aikaa Huolellinen tekeminen kannattaa, koska muutoin siihen joutuu usein palaamaan uudelleen Kuvausta nykytilasta tarvitaan, jotta voi suunnitella askeleet tavoitetilaan pääsemiseksi 3

Nykytilan kartoituksen työkalu http://www.socom.fi/2017/03/nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sentayttoohje-julkaistu/ Tarpeen asiakirjojen vanhoissakin Vapaaehtoinen vanhoissa vanhoissakin Tarpeen asiakirjojen Pro Consonassa Tarpeen asiakirjojen Pro Consonassa 4

Tarpeen asiakirjojen vanhoissakin Vapaaehtoinen vanhoissa Tarpeen asiakirjojen Pro Consonassa 5

Tarpeen asiakirjojen vanhoissakin 7

Tarpeen asiakirjojen vanhoissakin 8

Tarpeen asiakirjojen Pro Consonassa vanhoissakin Vanhoissa lisäksi joko 2011 tai 1989 Tarpeen asiakirjojen 10

Tarpeen asiakirjojen Pro Consonassa vanhoissakin Vanhoissa lisäksi joko 2011 tai 1989 Tarpeen asiakirjojen Teppo Taskinen 25.3.2019 11

uusissa Tarpeen asiakirjojen Vapaaehtoinen vanhoissa 14

Tarkasteltavia teknisiä asiakirjatyyppejä Eri asiakastietojärjestelmissä käytetään erilaisia kirjaamis- ja dokumentointialustoja, joiden nimet vaihtelevat järjestelmien välillä Tässä listattuna joitakin teknisiä asiakirja- tai dokumenttityyppejä tai dokumentointiratkaisuja, joihin kirjatut asiakastiedot pitäisi kartoittaa CDS-dokumentti (CDS-dokumentointi / otsikkopuu ) Päätös CDSi-lomake (CDSi-dokumentointi) Kertomus / Asiakaskertomus Dynaaminen lomake (lastenvalvoja) Skannattu asiakirja Liitetty PDF-dokumentti CDS Laitoksen asiakirja (Laitos) Lomake Asiakaskertomus Skannattu asiakirja Yhteydenotto sosiaalihuoltoon Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit 17

Nykytilan kartoitusta helpottavia vinkkejä Ottakaa / hankkikaa ATJ:stä lista siitä, mitä asiakastietoja, asiakasasiakirjoja on tallennettu mihinkin prosessiin missäkin palvelutehtävässä, palveluyksikössä ja sosiaalipalvelussa. Käykää asiakastietojen, asiakasasiakirjojen listaa läpi työryhmässä. Etsikää jokaiselle asiakasasiakirjalle tieto siitä, missä palvelutehtävässä, prosessissa, palveluyksikössä ja sosiaalipalvelussa se on syntynyt. Käyttäkää apuna Asiakirjojen konteksti -taulukkoa Verratkaa asiakastietojen, asiakasasiakirjojen listaa ja tietoa siitä, missä palveluissa ja yksiköissä ne on kirjattu kirjaamisen aikana voimassa olleeseen palvelutehtäväluokitukseen. Käyttäkää Palvelutehtävien peilaus -taulukkoa apuna määritellessänne sitä, mitä vuoden 2016 palvelutehtäväluokituksen mukaista palvelutehtävää asiakirjan laatimisen aikana käytetty palvelutehtävä vastaa. Palvelutehtävien peilaus taulukko Kootkaa asiantuntijatyöryhmät ja pyytäkää pitkäaikaisia työntekijöitä mukaan nykytilan kartoitukseen. Varatkaa nykytilan kartoitukseen runsaasti aikaa ja aloittakaa mahdollisimman pian. 18

Asiakirjojen konteksti -taulukko tukee kartoitusta Tällä sivulla kohta Asiakirjojen konteksti- Handlingarnas kontext versio 2.2 (xls 185 kt)

Asiakirjojen konteksti -taulukko tukee kartoitusta Tällä sivulla kohta Asiakirjojen konteksti- Handlingarnas kontext versio 2.2 (xls 185 kt) 20

Palvelutehtävien peilaus -taulukko tukee kartoitusta Tällä sivulla Palvelutehtävien peilaus Spegling av serviceuppgifter v1 (xlsx 36 kt) 21

Nykytilan kartoituksen työkalun käyttöönoton edistäminen Nykytilan kartoituksen työkalun päivitetty versio 3.0 ja sen täyttöohje on julkaistu 13.2.2019 Nykytilan kartoituksen työkalun käytön tueksi järjestetään etäyhteydellä toteutettavia kyselytunteja. Kyselytunneille pyydetään ilmoittautumaan etukäteen. Seuraavat kyselytunnit: Torstai 25.4.2019 klo 14 15, ilmoittautumiset tiistaihin 23.4. mennessä Torstai 16.5.2019 klo 14 15, ilmoittautumiset tiistaihin 14.5. mennessä http://www.socom.fi/kansakoulu/toiminta_ja_tietomaaritysten_toimeenpano/kyselytunnit/ 22

Kuulumisia nykytilan kartoituksen kyselytunneilta Nykytilan kartoituksen työkalun täyttämiseen täytyy varata aikaa, arviolta n. 5 kuukautta Tavoitteena kokonaiskuva asiakasasiakirjojen sijainnista. Työkalun pudotusvalikot menevät rikki, jos tietoa kopioi ja liittää esim. työkalun toisesta versiosta. Pudotusvalikot pysyvät kunnossa, kun muualta kopioidut tiedot liittää ilman muotoiluja. (Muokkaavalikko, Liitä määräten - Liitä Arvot) Pudotusvalikot voi korjata määrittelemällä Excelissä kelpoisuusehdot uudestaan. (Tiedot - Kelpoisuusehdot) 23

Havaintoja nykytilan kartoituksesta Havaintoja Kansa-kouluhankkeen toiminta- ja tietomääritysten pilottien loppuraporteissa http://www.socom.fi/kansakoulu/toiminta_ja_tietomaarit ysten_toimeenpano/pilotit/ Esim. Turussa lastensuojelun päätösasiakirjoja oli ennen pilottia 155, pilotin jälkeen enää 81 Kerätyn tiedon avulla pystyy tekemään koosteita ja esityksiä siitä, miten ennen tehtiin ja miten tehdään nyt. Muutos näkyväksi: Mikä muuttui ja miten? Nykytilan kartoituksesta pystyy katsomaan, mikä prosessissa muuttui. Havaintoja mm. Eksoten SosKanta-hankkeen loppuseminaarin / webinaarin tallenteessa ja esitysmateriaaleissa 24

Lisätietoja nykytilan kartoituksen työkalusta: Nykytilan kartoituksen työkalu ja sen täyttöohje: http://www.socom.fi/2017/03/nykytilan-kartoituksen-tyokalu-ja-sentayttoohje-julkaistu/ Asiantuntija, FM Teppo Taskinen teppo.taskinen@socom.fi Kansa-koulu II -hanke: http://www.socom.fi/kansa-koulu/ 25