Lapsi- ja perhepalveluiden muutosohjelma Yhteiskehittämispäivien ryhmätyöt Tampere 2.2.2018, Ryhmä 4
Monitoimijainen palvelutarpeen arviointi yhteiskehittämispäivä Tampereella 2.2.2018 Ryhmä 4 Teemana Arvioinnin ja asiakassuunnitelmien työvälineet sekä asiakaskirjaukset Pj. Suunnittelija Anni Kuhalainen, Pikassos Siht. Muutosagentti Titta Pelttari, PIPPURI-hanke Ryhmässä kaikkiaan 13 henkilöä eri toimijatahoilta
Työryhmäkysymykset Miten hyvin mallinnuksessa on tunnistettu teemaan liittyvät keskeiset kehittämishaasteet? Mikä mallinnuksen (laajassa) sisällössä on mielestäsi hyödyllisintä/ensisijaista? Puuttuuko mallinnuksesta joitakin tärkeitä näkökulmia? Mitä? Mitä olisi vielä huomioitava eri asiakasryhmien näkökulmasta? Miten toimintamalli/ suositukset voidaan ottaa / ollaan ottamassa paikallisesti käyttöön? Mitä se edellyttää?
Miten hyvin mallinnuksessa on tunnistettu teemaan liittyvät keskeiset kehittämishaasteet? Mallinnuksessa ei juuri käsitellä kirjaamiseen liittyviä asioita, eikä anneta riittävästi ratkaisuehdotuksia! Tahtotila ja haaste on selkeä: eri järjestelmät, eri kirjauspaikat, tiedon liikkuminen Ammattilaiset tuntevat oman velvoitteensa ja jokaista ammattilaista laki velvoittaa vähän eri tavalla. Tämä hankaloittaa yhteistä kirjaamista. Eri tulokulmat haastavat, vaikka asiakas on sama. Ihannetilanne olisi että eri ammattilaiset voisivat kirjata samaan paikkaan (esim. koulukuraattori, perhetyöntekijä, sosiaalityöntekijä jne.). Nykytilanne on se, että jokainen kirjaa eri asiakastietojärjestelmiin. Sosiaalihuollon puolella Kanta-arkistoon siirrytään vaiheittain ja Omakanta tulee asiakkaan käyttöön. Tulevaisuudessa myös yksityisetkin sosiaalihuollon toimijoiden kirjaukset tulevat Kantaan. Mutta haasteena tulee jatkossakin olemaan, että Kantaan viedään sosiaalihuollon tiedot, mutta ei esim. koulukuraattoreiden ja koulupsykologien kirjauksia. Olisi tärkeää, että asiakaskin voisi omakannan kautta lisätä oman näkökulmansa kirjauksiin.
Miten hyvin mallinnuksessa on tunnistettu teemaan liittyvät keskeiset kehittämishaasteet? Lakiin perustuva näkökulma: olemmeko liian varovaisia tiedon siirtämisen osalta? Useat lait velvoittavat yhteistyöhön, mutta jos asiakas kieltää tiedon siirtämisen, niin silloin mietittävä, että mitä tietoa ja millä perusteella tiedonsiirto on mahdollista. Esimerkiksi lastensuojelulaki tarjoaa kuitenkin vahvat velvoitteet tiedon siirtämiselle. Asiakirjojen näkökulma yksi näkökulma, mutta myös neuvottelutilanteiden huomioiminen tärkeää: Asiakkaan näkökulmasta näyttäytyy hankalana ne neuvottelut, joissa asiakas on yksin tai kahdestaan lapsen kanssa ja ammattilaisia useita, jotka tekevät omia kirjauksiaan. Pahimmillaan ammattilaiset kirjaavat ristiin, omien tulkintojensa mukaan. Jotta näistä päästään eroon, tulee osin myös asiakastietojärjestelmissä tapahtua muutoksia. Kynän ja vihkon kanssa liikkuminen ei ole tätä päivää mutta teknisten edellytysten tulee tukea tahtotilaa. Sosiaalihuollossa on useita eri tietojärjestelmiä. Järjestelmät eivät tällä hetkellä keskustele keskenään (myös käyttöoikeudet vaihtelevat). Neuvottelutilanteessa on ratkaistava se, että kenellä on perimmäinen vastuu asian hoitamisen kannalta? Kuka pitää yllä sitä, että kaikki äänet tulevat kuulluksi? Todettiin, että neuvottelun pj:lla on velvollisuus huolehtia siitä, että kaikkien ääni kuuluu. Miten pj sitten valikoituu? Tampereella on toiminnassa esim. Keinu-toimintamalli. Asiakkaan asian koordinointivastuu on lähityöntekijällä ja sillä, jolla on toistuvin kontakti.
Mikä mallinnuksen (laajassa) sisällössä on mielestäsi hyödyllisintä/ensisijaista? Arviointityö voi itsessään olla lapselle/perheelle eheyttävä tai hoidollinen prosessi. Arviointiprosessi voi tarjota perheelle toivoa ja itsessään selviytymistä. Arviointi onnistuessaan tuottaa realistista tietoa perheen tilanteesta ja työkaluja seurantaan. Perheen näkökulma nousee hyvin esiin. Perhe lapsi. Koko ajan puhuttu siitä, että sosiaalihuollossa asiakas on yleensä lapsi, asiakas ei voi olla perhe. Jos perheessä on useita lapsia, niin jokaiselle avataan asiakkuus erikseen. Sisaruksesta ei voi laittaa tietoja toisen lapsen tietoihin, ellei siitä ole vaikutusta kyseisen lapsen hyvinvointiin. Mikä käsitetään perheeksi? Biologinen perhe, uusperhe? Perheen lapsilla voi olla erilaisia asiakkuuksia; voidaan kirjoittaa eri lapsista eri kohtiin samasta kotikäynnistä esimerkiksi. Kirjataan oleelliset lapseen vaikuttavat asiat. Rajaamista joutuu tekemään monesta syystä.
Puuttuuko mallinnuksesta joitakin tärkeitä näkökulmia? Mitä? Muutosta toivotaan konkreettisiin asioihin: Perheelle tulisi saada yhteisiä kirjauksia ja suunnitelmia, miten tämä onnistuu? Omakanta tuottaa sen, että tulevaisuudessa asiakkaat lukevat tarkemmin ja myös laajemmin omia tekstejään. Kirjaamiseen ja dokumentointiin on syytä kiinnittää huomiota (kieli, ymmärrettävyys, selkeys, asiallisuus) Yli 10 -vuotiaan lapsen asiakaskirjauksia ei nykyisellään vanhemmat voi suoraan lukea esim. Omakannasta mikä tuottaa osin haasteita (huoltaja voi kuitenkin pyytää asiakastiedot itselleen). Tärkeä viesti vietävän eteenpäin, että myös yli 10 -vuotiaiden lasten vanhemmat näkisivät lapsesta kirjatut asiakirjat.
Mitä olisi vielä huomioitava eri asiakasryhmien näkökulmasta? Maahanmuuttajanäkökulma olisi huomioitava (mm. kieliongelma). Tällä hetkellä käytetään tulkkeja, mutta usein asiakkaat eivät ihan tarkkaan tiedä, että mitä kaikkea kirjataan tai että on oikeus saada tietoa siitä, että voi saada asiakaskirjaukset itselleen. Kaikkien asiakkuuksien tiedot eivät voi olla asiakkaalle näkyvillä reaaliaikaisesti Omakannan kautta. Kanta-palveluun liittyen potilastietojen osalta on viivästykset jo nyt käytössä, jos asiakkaalle ei voi tietoa näyttää (esim. seri-epäilyt). Nämä asiat tulee huomioida myös sosiaalihuollon palveluiden osalta. Lapsen huomioiminen kuulemisessa ja käytetyssä kielessä on tärkeää Kielen tulee olla ylipäänsä ymmärrettävää, vaikka laki edellyttää tiettyjen ammatillisten asioiden kirjaamisen. Kirjaamisen kieleen on hyvä kiinnittää erityistä huomiota.
Mitä olisi vielä huomioitava eri asiakasryhmien näkökulmasta? Työntekijällä on vastuu ja velvoite informoida asiakasta siitä, että tällä on oikeus kirjauksiin. Tämä saattaa usein unohtua. Kirjaaminen muuttuu koko ajan avoimempaan suuntaan, pitäisi kuvitella asiakas olkapäälle kun tekee kirjauksia. Tärkeä miettiä sitä, että palveleeko suunnitelma asiakkaan asiaa? On huomioitava se, että suunnitelma tehdään asiakkaalle ja tämän tarpeisiin. Tunnistaako asiakas omaa kertomustaan? Tulee löytää sellaiset työkalut, että kirjauksesta tulee sellaisia, jotka ovat asiakkaan tilanteen näköisiä. Suunnitelmien ei pitäisi olla organisaation tavoitteista lähteviä. Osallistavan kirjaamiskulttuurin levittäminen Esim. asiakassuunnitelma voidaan tehdä niin, että asiakkaat ovat osallistuneet suunnitelman tekoon. Tämä on mahdollistanut keskustelun ja reflektoinnin ja lisää luottamusta asiakkaan ja työntekijän välillä Käytetään eri metodeja lapsen äänen kuulemiseksi ja tuetaan lasten osallisuutta
Miten toimintamalli/ suositukset voidaan ottaa / ollaan ottamassa paikallisesti käyttöön? Mitä se edellyttää? Aamupäivässä tuli hyvin näkyviin jo se, että nykyään tehdään jo paljon hyvää. Monitoimijaista arvioinnin osalta on huomioitava, että onko pieni vai iso kunta. Pienemmissä kunnissa monitoimijaista arviointia on helpompi tehdä. Huomioidaanko nämä kokemukset sote-valmistelutyössä? Toimintamallia pitäisi ehdottomasti viedä käytäntöön yhdessä sote-valmistelun kanssa. Pirkanmaalla tätä edistetään osana sote-valmistelua ja käytännöt kirjataan työntekijöiden työtä raamittavaan tuotannon käsikirjaan. Asiakkaan näkökulmasta on kohtuutonta, että samasta neuvottelusta voi tulla useita eri suunnitelmia. Jääkö asiakkaalle vastuu tehdä yhteenveto omasta tilanteestaan? Voisiko asiakassuunnitelmaa esim. laajentaa niin, että siihen tulee toisenkin ammattilaisen näkemys? Tätä on mietittävä sote-valmistelussa. Tarvitaan vahvaa johtajuutta, jossa monitoimijainen yhteistyö mahdollistetaan. Tämä ei voi jäädä yksittäisten työntekijöiden vastuulle. Työntekijöiden koulutus asian suhteen on tärkeä. Näitä on järjestettävä kattavasti.
Mitä keskeisiä nostoja työpajatyöskentelyn yhteiseen purkuun? Mallinnuksessa ei ole riittävästi huomioitu kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä. Tulevat tietojärjestelmät puhututtavat. Tietojärjestelmät ohjaavat ja rajoittavat paljon kehittämistyötä tällä hetkellä. Mitkä ovat tietojen näkyvyydet tulevaisuudessa? Kanta ei ole ratkaisu kaikkeen, koska sieltä ei tule näkymään esim. koulun palveluiden tiedot. Hyvä muistaa, että kirjataan asiakasta varten: Huomioitavat käytetty kieli, työskentelytapa ja asiakkaan mahdollisuus kommentoida suunnitelmaa/osallistava kirjaaminen. Kuka hallinnoi tulevaisuudessa yhteistä suunnitelmaa? Tällä hetkellä jokainen kirjaa oman suunnitelmansa. Samasta neuvottelusta tällä hetkellä lähtee asiakkaalle monta suunnitelmaa. Tämä tulisi ratkaista niin, että asiakkaalle tulee samasta neuvottelusta vain yksi suunnitelma. Yksittäisen lapsen suunnitelman lisäksi tulisi saada perheen suunnitelma, jossa huomioitu koko kokonaisuus.
Muuta Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait ovat uudistumassa. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tämän myötä kansalaisten oikeudet omiin tietoihinsa vahvistuvat. On tärkeää, että esim. kuntien tietosuojavastaavat saavat riittävää koulutusta tästä. Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyy lisätietoa: www.tietosuoja.fi OPER -yksikkö kehittää laajasti sosiaalihuollon tiedonhallintaa. Osoitteesta www.thl.fi/sostiedonhallinta löytyy kirjaamiseenkin liittyviä asioita hyvin kattavasti. Esimerkiksi: Sostiedonhallinnan etusivulta pystyy liittymään uutiskirjeen saajaksi, mitä suositellaan (ilmestyy n. 2-3 kk:n välein), uutiskirjeet löytyvät myös verkkosivuilta jatkossa. Sosiaalihuollon sanastotyön osalta viimeisin päivitys on 4.0 -versio. Sanastosta pitäisi löytyä kaikki palvelut, joita käytetään sosiaalihuollossa ks. em. sivut. Asiakastietojen määrittelyn osalta on tehnyt luonnoksia esim. asiakirjarakenteista. Luonnosversiot löytyvät lapsiperheiden palveluiden asiakirjat -kohdasta em. sivuilta. Myös sosiaalihuollon palveluprosessikuvauksia on julkaistu.
Muuta :n sivuilla on myös kattavat ohjeet Kanta-palveluiden käyttöönotoista ja materiaalia laajasti tulee järjestämään mm. verkkokouluja Kantaan liittymisen teemasta ja tällä hetkellä on julkaistu mm. Kantaan liittymisen vaiheiden kuvaukset (neljä) ja kattava tukimateriaali. OPER toimii valtionapuviranomaisena myös hankkeille, jotka kehittävät tai pilotoivat sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyviä muutoksia. Yksi valtionavustusta saava hanke on Kansa-koulu II -hanke eli määrämuotoisen kirjaamisen tuki sosiaalihuollossa (1.1.2018-31.12.2019), jossa jatketaan asiakasasiakirjalain toimeenpanoa tukevan Kansa-koulu -hankkeen toimintaa. Kansa-koulu II-hankkeen osalta tulossa vielä esim. muutamia kirjaamisvalmentajavalmennusryhmiä, joihin on yksityistenkin toimijoiden mahdollista osallistua. II-hankkeen kohderyhmänä on myös esimiestaso ja koulutusorganisaatiot ympäri Suomen. Lisätietoa kansa-koulu II-hankkeen toiminnasta www.socom.fi/kansa-koulu ja myös www.pikassos.fi/kansa-koulu
Kiitos! #lapemuutos www.thl.fi/lape stm.fi/hankkeet/lapsi-ja-perhepalvelut