02151 ESPOO 1 (5) Inkubio ry:n hallituksen kokous 02/2018 Aika: 8.1.2018 kello 16.15 Paikka: Maarintie 8 (TUAS-talo), seminaarisali TU5 Läsnä: Puheenjohtaja Joonas Palosuo Sihteeri Elias Kosama Rahastonhoitaja Vilma Kahri Yrityssuhdemestari Viivi Kivinen Isäntä Juliaana Juurakko Emäntä Joni Tarkiainen (poistui kohdassa 7.1.1., palasi kohdassa 7.1.2.) Tiedotusmestari Janina Niiranen Fuksikapteeni Petra Ekroos Opintomestari Yrjö Koski Sisä- ja ulkomestari Salla Autti 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus 1.1. Hallituksen puheenjohtaja Palosuo avasi kokouksen kello 16.15. Kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Hallituksen jäsenistä oli paikalla 10/10. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 2.1. Päätös: Hyväksyttiin esityslista (LIITE 1) kokouksen työjärjestykseksi muutoksin. 3. Kuulumiskierros 3.1. Killanvaihto oli raskaammanpuoleinen, mutta siitä on selvitty. 4. Kulkuoikeudet killan tiloihin 4.1. Päätös: Varataan ylimääräiset avaimet väliaikaisiksi laina-avaimiksi. Avaimia voi myöntää lainaan kuka tahansa hallituksen jäsenistä, ja niistä pidetään kirjaa varastoimistolla sijaitsevaan avainlistaan. 4.2. Avaimia jaettiin hallituksen jäsenille.
02151 ESPOO 2 (5) 5. Vuosikokous 5.1. Päätös: Inkubion vuosikokous järjestetään tiistaina 20.3. 6. Toimintasuunnitelmat ja budjetit 6.1. Toimintasuunnitelmien ja budjetointi aloitetaan tekemään jokaisessa toimikunnassa. Tehdään yhteinen dokumentti hallituksen driveen, johon voidaan kommentoida eri toimikunnille toiveita tai muita ideoita seuraavaan kokousta varten. Toimikunnissa tulisi keskustella toimihenkilöiden kanssa tulevista suunnitelmista vuotta varten. Alustava toimintasuunnitelma sekä budjetti tulisi olla valmiina tammikuun viimeiseen kokoukseen mennessä, jossa ne käydään läpi. 6.2. Ehdotettiin, että pidettäisiin erillinen budjetointikokous, sovittiin että alustavasti tämä olisi 31.1. kello 17.00 alkaen. Edellisen vuoden yrityssuhdemestari Rasmus Ruohola kutsuttiin myös kokoukseen. 7. Toimikunnat ja tulevat tapahtumat 7.1. Yleistä 7.1.1. Puheenjohtaja Palosuo keskusteli SCI-kiltayhteistyösopimuksesta SCI-puheenjohtajien kanssa. Aiheina muun muassa Life Science Technologies -budjetti ja mahdollinen abimarkkinointi. 7.1.2. Mouhottiin killanvaihdosta. Myöhäinen aloitusaika aiheutti kiirettä. Tilana Otakaari 20 yläkerta oli hyvä, mutta valaistus olisi voinut olla parempi. Saunan puuttuminen harmitti. Vihjeitä pidettiin yleisesti hyvinä, vaikkakin vaikeina. Vinkkeihin olisi voinut lisätä ajankohdan milloin pitäisi olla rastilla. Otaniemessä kellonaikoja ei välttämättä tarvitse, mutta ainakin Helsingin rasteja varten voisi olla tarkat kellonajat. Nämä asiat otetaan huomioon seuraavan vuoden killanvaihdon suunnitelussa. 7.2. Fuksitoimikunta 7.2.1. ELEC-fuksisitsien teema on maatila. Tapahtuma löytyy Facebookista. Ilmo aukeaa 10.1. AS:n nettisivuilla. 7.2.2. AYY-FTMK:n vaihdon suunnittelu on täydessä touhussa. 7.3. Sisä- ja ulkotoimikunta 7.3.1. Kiltiksellä on suklaata ja maitoa terveisin Otso Brummer.
02151 ESPOO 3 (5) 7.3.2. Biokeppanakokous excursiovastaava Salomo Lassfolkin sekä excursio- ja ulkotoimarien kanssa oli tänään, keppana menee helvettiin. 7.3.3. Kiltis siivotaan torstaina 11.1. klo 17.30 alkaen. 7.3.4. Pelimiehet Timo Vehviläinen ja Tuomas Poutanen, eli tuttavallisemmin TnT, alkavat pitää säännöllisiä peli-iltoja kiltiksellä. Peli-iltoja pidetään joka toinen viikko vuorotellen tiistaisin ja torstaisin. Ensimmäinen peli-ilta on huomenna tiistaina 9.1. 7.3.5. Kiltishupihenkilöt pitävät leffaillan kiltiksellä perjantaina 19.1. ensi viikon viikkomailiin tulee ilmoitus. 7.3.6. Killan Spotify Premium uudelleenmaksaminen on suunniteltu, eli puoliksi tehty. 7.4. Opintotoimikunta 7.4.1. Terveiset Opintojen laatutoimikunnan kehitysaamupäivästä 5.1. Korkeakoulun alumnikyselyssä tuli esille monia firmoja, jotka haluaisivat järjestää excursioita. Killan ja korkeakoulun excursioissa on ilmennyt päällekkäisyyksiä, ja tuli puheeksi voisiko kilta ja korkeakoulu tehdä yhteistyötä excujen järjestämisessä. Korkeakoulun puolelta Seppo Saastamoinen hoitaa excursioita. Opintojen laatutoimikunta haluaisi pitää kiltakeskustelun, jossa voisimme keskustella opintojen laadusta käyttäen pohjana esimerkiksi opintokyselyä. Ajankohdaksi kaavailtiin syksyä. Mietittäviä asioita esimerkiksi mistä käytännössä keskusteltaisiin, ja ketkä olisivat killan edustajia keskustelussa. 7.5. Tapahtumatoimikunta 7.5.1. Roskapostia tulvii sähköpostiin. Tiedotusmestari Niiranen lupasi tutkia asiaa. 7.5.2. Ratonvaihto tulevana viikonloppuna. 7.5.3. Talvipäivä. 7.5.4. IE-vaihto tulossa. 7.6. Tiedotustoimikunta 7.6.1. Killanvaihdon kuvat lisättiin ennätysnopeasti killan kuvagalleriaan. 7.6.2. Toimarikuvat siirtyivät nettisivuille ennen kokousta. 7.7. Yrityssuhdetoimikunta 7.7.1. Biokeppanasta järjestettiin ensimmäinen kokous maanantaina. 7.7.2. YTMK:n ensimmäinen kokous järjestetään torstaina.
02151 ESPOO 4 (5) 7.7.3. Viikon päästä on Ura- ja työnhakuilta, jota voisi ainakin fukseille vielä mainostaa kovasti. 8. Talousasiat 8.1. Päätös: Hyväksyttiin seuraavat laskut ja kuluanomukset: Lasku: 380 EUR - S napsin 4/2017 painokulut, saaja: Painotalo Seiska Oy Lasku: 480,50 EUR - 50kpl hopeisia killan ansiomerkkejä, saaja: Jerkka Tuote Oy Kuluanomus Joonas Palosuo: 20 EUR - Nimenkirjoittajien muutoksen maksu Patentti- ja rekisterihallitukselle 8.2. Kohtien 8.1.1 ja 8.1.2 laskut olivat epähuomiossa jääneet hakematta Inkubion postilaatikosta joululoman aikana vanhan hallituksen toimesta. Täten kun sihteeri Kosama perjantaina 5. tammikuuta kävi ensimmäisen kerran postilaatikolla, olivat kyseisten laskujen eräpäivät jo menneet. Rahastonhoitaja Kahri soitti molempiin yrityksiin maanantaiaamuna. Molemmista kiitettiin myöhästymisen ilmoittamisesta ja todettiin että asia on kunnossa näin. 8.3. Hopeisten kunniamerkkien tilauksesta ei ole puhetta edellisen hallituksen pöytäkirjoissa, vaikka uuden erän tarve on ollut tiedossa koko syksyn. Tilausta suunniteltiin ilmeisesti telegramin puolella ja maininta tilauksen varmistamisesta on epähuomiossa jäänyt kirjaamatta. 9. Jäsenasiat 9.1. Ei uusia jäsenasioita. 10. Muut esille tulevat asiat 10.1. Puheenjohtaja Palosuo myönsi kannustintikkuja rahastonhoitaja Kahrille ja fuksikapteeni Ekroosille myöhästyneiden laskujen esimerkillisestä hoitamisesta. 10.2. Keskusteltiin mikä voisi olla hallituksen yhteinen härpäke. Todettiin että sen tulisi olla käytännöllinen. Sovittiin että fuksikapteeni Ekroos tekee yhteisen excelin johon tulisi jokaisen hallituslaisen laittaa ehdotuksia. 10.3. Vanhan hallituksen pinssi pyydettiin toimittamaan museolle arkistoitavaksi. Menossa jo, viime vuoden lastia ei olla saatu vaan museolle vielä koska Tiina Metsoon ei saa yhteyttä. 10.4. Keskusteltiin Talvipäivärastin järjestämisestä. Päätettiin jatkaa keskustelua telegramissa. 12.1 on deadline. 10.5. Keskusteltiin mistä hankittaisiin hallitukselle uusia pinssejä korvaamaan, pinssien tulisi olla samasta piiristä koko hallituksella viestittämään yhtenäisyyttä.
02151 ESPOO 5 (5) 11. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen 11.1. Hyväksyttiin kokouksen 01/2018 pöytäkirja muutoksin. 12. Seuraava kokous 12.1. Seuraava Inkubio ry:n hallituksen kokous päätetään kokouksen jälkeen doodlen avulla. 13. Kokouksen päättäminen 13.1. Puheenjohtaja Palosuo päätti kokouksen kello 17.55. Pöytäkirjan vakuudeksi, Joonas Palosuo Puheenjohtaja Elias Kosama Sihteeri Liitteet: LIITE 1 Kokouskutsu ja esityslista