Tuottavuutta palavereihin Mia-Maria Karjalainen Microsoft Certified Trainer - MCT CompTia Certified Technical Trainer - CTT+ 1
Sisältö erilaiset roolit palaverissa hyvät palaverikäytännöt ja yhteiset pelisäännöt Outlook: kokouskutsun käsittely Skype for Business: Onlinepalaverissa toimiminen OneNote: kokousmuistiinpanot
Tehtävä 1: Oletko koskaan ollut mielestäsi turhassa tai turhauttavassa palaverissa? 3
Jos ei ole suunniteltu, ei ole puoliksi tehty Suunnittele työsi ja työskentele suunnitelmasi Sovi mitä tehdään ja tee mitä sovitaan
Oikeita asioita oikeaan aikaan Asian merkittävyys Mitä menetetään, jos ei tehdä? Ainutkertainen tilaisuus? Kärsiikö muiden työ? Aikarajoitukset Onko takarajaa? Onko jokin toinen ajankohta sopivampi? Milloin on liian myöhäistä? Suunta Mihin suuntaan merkitys muuttuu, jos työ siirtyy? Aika hoitaa? Auttaako toisen työn suorittamisessa?
Tilaisuuden tyyppi kertoo myös tavoitteesta Palaveri Kokous Tiedotustilaisuus Workshop
Tehtävä 2: Mitä tunnusmerkkejä on huonolla palaverilla? 7
Tuottavammat palaverit Toimimattoman kokouksen syyt lähtökohtia ei kuvata tavoitteita ei määritellä pelisääntöjä ei sovita 8
Järjestäjänä Avainasemassa valmistelu kokoontumisen tarkoitus, tavoitteet ja tarvittavat ihmiset, roolit ihanne 4-7 henkilöä harkitse tarvitaanko kokoontumista käytäväkeskusteluna muutaman kanssa -> muille tiedottaen tiedottavien kokoontumisten merkitys valmistelu toteutustapa, Online, kokoontuminen muualla kokouskutsu Outlookilla, huomioi myös siirtymäajat otsikoi selkeästi mieti roolit, tyhjän panttina on turhauttavaa tarkoitus ja tavoite asialista, etukäteisvalmistautuminen ja mukaan otettava materiaali 9
Käytä aina painikkeita 10
Vastausten tarkistaminen 11
Puheenjohtajana Kokous tuottamaan ole ajoissa tilan valmistelu tekniikan testaus aloita ajoissa, täsmällisyyskäytäntö kertaa lähtötilanne, tavoite ja aikataulu muista esittelykierros tarvittaessa kokouskäytännöt ole jämäkkä, älä lepsuile vastuu aikataulusta vastuu, että asiat saadaan käsiteltyä vastuu, että päätöksiä syntyy ja vastuuhenkilöt nimetään 12
Puheenjohtajana Kokous tuottamaan eliminoi keskeytykset, keskeytä, asiat asioina älä unohda onlineosallistujia, tekniikan viive vältä epämääräisiä ilmauksia keskustellaan tulevasta esitä avoimia kysymyksiä jaa puheenvuoroja tasapuolisesti varo puhumasta itse liikaa, kuuntelemisen taito hyvä ilmapiiri ja vuorovaikutus, käytä työkaluja lopeta yhteenvetoon ja ajoissa 13
1. vastaa aina kokouskutsuun 2. lue kokouksen tarkoitus ja roolisi 3. valmistaudu roolisi mukaisesti Osallistujana Kokous tuottamaan 4. hanki tarvittavat apuvälineet (kuulokemikrofoni) 5. ole ajoissa ja tarkista tekniikka etukäteen 6. pidä mikrofoni oletuksena vaimennettuna 7. keskity ja ota kantaa, osallistu, myös etänä 8. jos joudut poistumaan kesken kaiken, ilmoita siitä 14
1. ole ajoissa 2. kirjaa päätökset 3. osallistujille muistio 4. OneNote digitaalinen muistikirja Sihteerinä Kokous tuottamaan 5. noudata sovittuja kokouskäytäntöjä 6. tehtävää voidaan kierrättää 15
Hyvä puheenvuoro on selkeä ja lyhyehkö antaa tilaa muillekin keskustelijoille on jäsentynyt ehdotukseksi, mielipiteeksi, kysymykseksi liittyy käsiteltävään aiheeseen ottaa huomioon edeltävät puheenvuorot sisältää yksi tai kaksi keskeistä ajatusta, perustelee
Tehtävä 3: Mitä tunnusmerkkejä on onnistuneella palaverilla? 17
Sujuvat kokouskäytännöt Kokous tuottamaan Kokous on onnistunut, kun oikeat ihmiset olivat paikalla asiat saatiin käsiteltyä erilaisia näkökulmia syntyi päätöksiä syntyi asioihin löytyi toimivia ratkaisuja aikataulussa pysyttiin osallistujat sitoutuivat sovittuihin asioihin tavoite ja tarkoitus toteutuivat
Mia-Maria Karjalainen Microsoft Certified Trainer - MCT CompTia Certified Technical Trainer - CTT+ mia-maria.karjalainen@sulava.com 19