02151 ESPOO 1 (6) Inkubio ry:n hallituksen kokous 26/2015 Aika: 9.11.2015 kello 08.15 Paikka: Otakaari 5, kokoushuone Strömberg Läsnä: Puheenjohtaja Sihteeri Rahastonhoitaja Yrityssuhdemestari Emäntä Isäntä Tiedotusmestari Fuksikapteeni Opintomestari Sisä- ja ulkomestari Oskar Niemenoja Salla Autti Matias Lindgren Johanna Vikkula Eero Linna Anna Anttalainen Timo Vehviläinen Emilia Paltta Inka Saarinen Saara Kaijala Päätoimittaja ISOvastaava KV-vastaava Excursiovastaava Minja Axelsson Noora Matilainen Niki Ulmanen Timo Petäjä Petra Ekroos 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallituksen puheenjohtaja Niemenoja avasi kokouksen kello 08.29. Kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Hallituksen jäsenistä oli paikalla 6/10. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista (LIITE 1) kokouksen työjärjestykseksi niillä muutoksilla, että lisättiin kohta 3: Puhe ja läsnäolo-oikeuden myöntäminen, kohta 5: Arkistointiohjesäännön kommentointi ja
02151 ESPOO 2 (6) hyväksyminen vaalikokoukseen vietäväksi, sekä kohta 6: Korkeakoulun remontti. 3. Puhe- ja läsnäolo-oikeuden myöntäminen Myönnettiin puhe- ja läsnäolo-oikeus Petra Ekroosille. 4. Ilmoitusasiat Viikonloppuna oli teekkariperinnejuhla, jossa Inkubion hallituksesta oli edustamassa neljä jäsentä. Jotkut jäsenet ottivat edustamiseen niin sydämenasiakseen, että jatkoivat edustamista pitkälle maanantain puolelle asti. Isäntä Anttalainen taisteli rohkeasti liiallisen edustamisen negatiivisia haittavaikutuksia vastaan, vaikka jopa hänen vaatteensakin panivat vastaan. Puheenjohtaja Niemenoja osoittikin Anttalaiselle syvimmät kiitoksensa. Kokouksessa oli myös fuksi. Hänen harmikseen on tulossa pitkä kokous. Muahahahaa. 5. Hallituksen ehdotus killan oltermanniksi vuosiksi 2016-2017 Killan säännöt sanovat oltermannin valinnasta seuraavaa: 29 Oltermanni Oltermannin valitsee yhdistyksen kokous Aalto-yliopiston opettajakunnan keskuudesta kahden (2) vuoden toimikaudeksi. Oltermanni toimii killan ja opettajakunnan yhdyssiteenä sekä killan neuvonantajana. Valitaan hallituksen esitys killan uudesta oltermannista vaalikokoukseen vietäväksi. Jouko Lampinen on käytettävissä oltermanniksi. Lampinen on Life Science Technologies -ohjelman johtaja ja tietotekniikan laitoksen laitosjohtaja. Hän on ennen työskennellyt BECSillä, ja hän työskentelee neuroverkkojen parissa. Lampinen on ajankohtainen valinta oltermanniksi uuden maisteriuudistuksen takia. Päätös: Hallitus ehdottaa Jouko Lampista oltermanniksi kaudelle 2016-2017. Pidettiiin kokoustauko 8:37-8:39.
02151 ESPOO 3 (6) 6. Arkistointiohjesäännön kommentointi ja hyväksyminen vaalikokoukseen vietäväksi Killan arkistonhoitaja Mika Mäntykangas on valmistellut killan arkistoinnin käytäntöjä selventämään arkistointiohjesäännön (liite 2). Ohjesääntö tulee hyväksyä yhdistyksen kokouksessa. Pohjaesitys: Viedään arkistointiohjesääntö muutoksineen yhdistyksen kokoukseen hyväksyttäväksi. Tiedotusmestari Vehviläinen kommentoi, että kilta voisi panostaa sähköiseen arkistointiin investoimalla Dropbox-tilaan. Ennen vaalikokousta arkistointiohjesääntö kiertää kaikkien toimikuntien läpi kommentoitavana. Päätös: Tehtiin päätös pohjaesityksen mukaisesti. 7. Korkeakoulun remontti Sähkötekniikan korkeakoulun remontin vaihtoehdoksi on noussut mahdollisuus muuttaa koko laitoksen sijainti muualle kampuksella. Mahdolliseksi uudeksi sijainniksi on ehdotettu esimerkiksi Open Innovation Housea Otaniementien varrella. Koulu järjestää asiasta palaverin myöhemmin tänään klo 9.30., jonne killan edustajaksi on menossa Henrikki Soininen. Inkubion hallituksen linjavedot tilakokoukseen: Kiltatoiminnan kannalta on ehdottoman tärkeää, että yhdistyksellä on jatkossakin omat tilat. Oma kiltahuone ja varasto mahdollistavat opiskelijoille tärkeän yhdistyksen toiminnan. Tilojen ei tarvitse olla samassa rakennuksessa muun sähkötekniikan korkeakoulun kanssa, vaan opiskelijoille tärkeintä on että ne ovat olemassa, mutta kuitenkin siten, että ne ovat yhteydessä niihin tiloihin joissa yhdistyksen jäsenet tavallisesti opiskelevat. Sähkötekniikan korkeakoulun siirtäminen aiheuttaa varmasti ahtautta, mutta opiskelijoiden tiloista, eli kiltahuoneista sekä yleisistä opiskelutiloista, ei silti saisi tinkiä. Opiskelijoiden tilojen siirto Open Innovation Houseen on opiskelijoiden näkökulmasta huono, sillä se sijaitsee kaukana kampuksen laidalla. Muutto Otakaari 5:stä muualle tulisi toteuttaa fiksusti siten, että sähkötekniikan korkeakoulun killat eivät jäisi hetkeksi aikaa ilman kiltahuoneita. Olisi toivottavaa, että killat saisivat käyttää Otakaari 5:n kiltahuoneitaan hetken aikaa vielä silloinkin kun muu rakennuksesta olisi suljettu.
02151 ESPOO 4 (6) Pidettiin kokoustauko 9:18-9.26. 8. Toimikunnat ja tulevat tapahtumat Yrityssuhdetoimikunta McKinsey osallistuu Yritysbrunssille, jonka mainostaminen on aloitettu. Tapahtumatoimikunta Pikkujoulusitsit 17.11. ovat harmillisesti Datasta Tietoon -tenttiä edeltävänä päivänä. Pikkujoulusauna luultavasti siirtyy ja muuttuu pikkujoulusillikseksi. Kurssinfompelu pidetään 1.12. Sunnuntaina 15.11. pidetään Smash-turnaus TiK:n kanssa Torstaina 19.11. pidetään Killan kovin -kilpailu. Tiedotustoimikunta Nettisivujen Elfinder-tiedostonhallintamoduuli on saatu toistaiseksi korjattua vaihtamalla jquery moduuli varmuuskopiosta vanhempaan versioon. Kaikki toimii toistaiseksi, mutta virheilmoituksia ilmestyy silti vanhentuneesta moduulista, joten pitkällä aikavälillä pitää keksiä joku parempi ratkaisu. Viime viikolla kokoustettiin ELEC:n tiedottajien kesken ELEC:n Mikroluokka-verkosta, jota koulu on todennäköisesti ajamassa alas joulukuussa. Inkubioa kokouksessa edusti säätäjä Tuomas Rantataro. Aalto-IT vaikutti kohtalaisen halukkaalta vastaamaan kiltojen tarpeisiin. Nykyisen kaltaiset, tai jopa aiempaa paremmat, verkkoratkaisut killoille onnistutaan todennäköisimmin säilyttämään verkon alasajosta huolimatta. Kiltaa on pyydetty toimittamaan tämän viikon aikana listan nykyisistä tarpeistaan ja mahdollisista toiveista verkkoratkaisujen suhteen SIK:n viestintätoimikunnalle. Siellä niistä kootaan kokonaisuus, joka välitetään Risto Järvisen kautta IT-palveluille. Fuksitoimikunta Meioosin kickstart-kokous järjestetään 11.11. klo 14. Tarkoituksena on kertoa fukseille, mikä on Meioosi, valita päävastuut ja sitä kautta saada suunnittelu käyntiin. Teekkarikulttuuri vol 1 järjestetäänkin 9.12. ja tapahtuma muuttuu hieman alkuperäisestä suunnitelmasta.
02151 ESPOO 5 (6) Fuksicruise lähestyy uhkaavasti, mutta onneksi suunnitelmat ovat hyvällä mallilla. Opintotoimikunta Life Science Technologies -projektikurssin arvostelu pysyy sittenkin asteikolla 0-5. Vaikka aiemmissa keskusteluissa numeroarvostelua ei pidetty hyvänä, koulutusneuvosto mielestä pelkkä hyväksytty/hylätty -arvostelu ei kannusta opiskelijoita tekemään töitä kurssin eteen. Life Science Technologies -kehityspäivä pidetään 9.12. Opettajia kannustetaan integroituun kielenopetukseen kursseilla, jolloin esimerkiksi pakollisen vieraan kielen voisi suorittaa englanninkielisen kurssin yhteydessä. Sisä- ja ulkotoimikunta Otetaan myyntiin lippuja sekä Dominanten juhlakonserttiin että PK:n joulukonserttiin. 9. Talousasiat Päätös: Hyväksyttiin seuraavat laskut: 141,65 EUR, Anna Anttalainen, Toimarivirkistys. 55,00 EUR, Entropy ry, LED-valot Rekombionaatioon 30.10.-1.11. 20,36 EUR, Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry, ELECyykän 25.9. tulojen tasaus. 10. Jäsenasiat Ei uusia jäsenasioita. 11. Muut esille tulevat asiat Rahastonhoitaja Lindgren on selvittänyt mahdollisuutta rahastoida killan varoja. Lindgren tapaa Prodekon rahastonhoitajan asiaan liittyen tällä viikolla. 12. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttiin edellisen kokouksen (25/2015) pöytäkirja muutoksineen. 13. Seuraava kokous Seuraava Inkubio ry:n hallituksen kokous (27/2015) pidetään 16.11.2015 kello 08.15 osoitteessa
02151 ESPOO 6 (6) Otakaari 5, kokoushuoneessa Strömberg. 14. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Niemenoja päätti kokouksen kello 09.42. Pöytäkirjan vakuudeksi, Oskar Niemenoja Puheenjohtaja Salla Autti Sihteeri Liitteet: LIITE 1 LIITE 2 Kokouskutsu ja esityslista Inkubio ry:n arkistointiohjesääntö