YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 HeSeta ry:n hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa on noudatettava kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain ja HeSeta ry:n sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä. Hallituksen taloushallinnolliset tehtävät 2 Hallituksen tulee yhdistyksen toimeenpanevana elimenä huolehtia yhdistyksen hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Hallitus valmistelee vuosittain seuraavan vuoden toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitykset yhdistyksen syyskokoukselle. Syyskokous pidetään loka-joulukuun kuluessa hallituksen päättäessä lähemmin kokouksen ajasta ja paikasta. Talousarvioesitys tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Niiltä osin, kun esitys poikkeaa merkittävästä tilinpäätöksestä, tulee muutokset perustella esityksessä. Hallituksen on huolehdittava kirjanpidon sekä raportoinnin ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä ja yhdistyksen omaisuuden ja toiminnan tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta. Hallitus päättää toimihenkilöiden palkkaamisesta, investoinneista, lainan otosta, takauksien ja vakuuksien myöntämisestä sekä määrittelee sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet. Yhdistyksen hallituksen kunkin kalenterivuoden ensimmäisessä kokouksessa on tehtävä merkintä hallituksen pöytäkirjaan seuraavista asioista: luetellaan yhdistyksen pankkitilit ja niiden käyttäjät luetellaan yhdistyksen arvo-osuudet, rahasto-osuudet ja vastaava omaisuus luetellaan yhdistyksen arvokas tai muuten merkittävä irtain, ellei se käy ilmi tilinpäätöksen liitetiedoista missä on yhdistyksen arkisto missä on yhdistyksen tilikirjat ja tositeaineisto aiemmilta kuin kuluvalta vuodelta tehdään päätökset siitä, miten yhdistyksen bilekassoja käsitellään luotettavasti ja turvallisesti Toiminnanjohtajan taloushallinnolliset tehtävät 3 Käytännön taloushallinnosta vastaa yhdistyksen toiminnanjohtaja. Toiminnanjohtaja toimii hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toiminnanjohtajan on lisäksi yhdessä taloudenhoitajan kanssa vastattava siitä, että yhdistyksen
kirjanpito on lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että hallitus saa riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi. Toiminnanjohtaja valmistelee vuosittain hallitukselle seuraavan vuoden toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitykset esitettäväksi yhdistyksen syyskokoukselle. Toiminnanjohtaja vastaa yhdistyksen tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen toimittamisesta hallituksen ja yhdistyksen kevätkokouksen hyväksyttäväksi. Hallituksen puheenjohtaja tarkistaa luvalla toiminnanjohtajan luottotiedot. Taloudenhoitaja ja taloustyöryhmä 4 Hallitus valitsee tarvittaessa keskuudestaan tai ulkopuolelta taloudenhoitajan. Taloudenhoitaja toimii hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Taloudenhoitajan on lisäksi yhdessä toiminnanjohtajan kanssa vastattava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että hallitus saa riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi. Hallitus asettaa keskuudestaan tai sen ulkopuolelta toiminnanjohtajan ja taloudenhoitajan avuksi taloustyöryhmän, joka hallituksen ohjeiden ja valvonnan alaisena käsittelee ja hoitaa sille määrättyjä tehtäviä. Hallituksen puheenjohtaja tarkistaa luvalla taloustyöryhmän tilinkäyttöoikeudellisten jäsenten luottotiedot. Yhdistyksen muut toimihenkilöt 5 Kaikkien yhdistyksen toimihenkilöiden on hoidettava tehtävänsä taloudellisesti, huolellisesti ja yhdistyksen edun mukaisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Hallituksen puheenjohtaja tarkistaa luvalla tilinkäyttöoikeudellisten toimihenkilöiden luottotiedot. Helsinki Priden sekä HeSetan jäsenlehden taloudenhoidossa noudatetaan tätä taloussääntöä. Helsinki Priden sekä jäsenlehden taloudesta vastaavilla henkilöillä on velvollisuus pitää yhdistyksen hallitus jatkuvasti ajan tasalla tapahtuman taloudellisesta tilanteesta. Esteellisyys
6 Hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen oman henkilökohtaisen asiansa tai hänen intressiyhtiöidensä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn yhdistyksen hallintoelimissä. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen henkilön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavana olennaista henkilökohtaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Edellä mainittua on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin tai muutenkin toimivallan käyttämiseen. Edellä mainitut henkilöt ovat esteellisiä hyväksymään omia kulujaan. Edellä mainitut henkilöt ovat vaitiolovelvollisia asioista, jotka he ovat saaneet luottamustoimessaan tai työssään tietoonsa ja joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa. Edellä mainitut henkilöt eivät myöskään saa käyttää hyväkseen yhdistyksen hallinnosta tai palveluksesta pois siirryttyään niitä luottamuksellisia tietoja, joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa. TULOT, MENOT JA VAROJEN HOITO Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö 7 Yhdistyksen maksuliikenne on hoidettava pääsääntöisesti pankkitilien välityksellä. Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää yhdistyksen hallitus. Pankkitileistä ja tilinkäyttövaltuuksista on pidettävä ajantasaista luetteloa. Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin yhdistyksen tilille taikka tililtä nostettaessa on tositteena käytettävä pankin antamaa tai pankin tietojärjestelmästä tulostettua tositetta. Siirrettäessä varoja pankkitililtä toiselle on siirtotapahtumasta ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy. Pankkien tiliotteet on tarkastettava ja täsmäytettävä kirjanpitoon. Yhdistyksen toimihenkilöillä ei voi olla käytössään yhdistyksen nimissä olevia luotto- tai maksukortteja. Käteiskassa 8 Yhdistyksellä voi olla käytössään käteiskassa. Käteiskassan käsittelystä vastaa yhdistyksen toiminnanjohtaja. Käteiskassan suuruus voi olla korkeintaan 200 euroa.
Käteiskassan otoista ja panoista on pidettävä ajantasaista kirjanpitoa. Käteiskassavaroilla tehdyistä hankinnoista on oltava asianmukainen tosite. Rahan nosto yhdistyksen pankkitililtä käteiskassaan voidaan suorittaa yhdistyksen toiminnanjohtajan tai taloudenhoitajan henkilökohtaisen tilin kautta. Tällöin on siirtotapahtumasta ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy. Yhdistyksen tapahtumassa suoritettavaa käteismyyntiä varten voidaan tehdä erillinen käteiskassa, jonka käsittelyssä noudatetaan yllä mainittuja ohjeita. Kassan käsittelyä varten on nimettävä vastuuhenkilö. Yli 100 euroa ylittävät käteismyynnin tulot on tilitettävä erillisten ohjeiden mukaan suoraan pankkiin. Pienemmät käteismyynnin tulot voi siirtää yhdistyksen käteiskassaan, mikäli käteiskassan loppusumma jää tällöin alle 200 euron. Avustuksiin liittyvät asiat 9 Avustushakemukset ja avustusten vuosiselvitykset allekirjoittavat yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt. Avustuksen maksupyynnöt ja selvitykset toteutuneista kuluista allekirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, toiminnanjohtaja yhdessä toisen nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön kanssa taikka hallituksen erikseen siihen valtuuttamat henkilöt. Palkanmaksu ja palkkakirjanpito 10 Palkanlaskentaa hoitaa hallituksen valtuuttama tilitoimisto. Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan hallituksen päättämänä ajankohtana maksunsaajan määräämään rahalaitokseen. Luontaisetumenettelyssä noudatetaan verohallinnon ohjeita. Luontaiseduista päättää hallitus ja ne voivat olla enintään verohallinnon enimmäismäärien suuruisia.
Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, joka sisältää laskuttajan nimen, henkilötunnuksen, laskuttajan osoitetiedot, verotuskunnan, tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Laskuttaja varmentaa laskun allekirjoituksellaan ja päiväyksellä. Palkkiolaskut hyväksyy tilaaja. Tarkastusmerkinnät 11 Ennen menon maksamista lasku tai muu sen perusteena oleva asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä - tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja - menon hyväksyjä, joka ei voi olla sama kuin maksun saaja Vastaanottajan ja tarkastajan tulee merkitä tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa. Kirjanpidon yhteydessä tositteeseen merkitään tili, jolle meno kirjataan. Tulojen ja menojen hyväksyminen 12 Vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi tositteiden hyväksymis-, kirjaus- ja maksatusrutiinit tulee eriyttää eri henkilöille, jos se toiminnallisesti on mahdollista. Toimialueensa menot ja tulot hyväksyvät hallituksen puheenjohtaja tai talousvastuussa olevat henkilöt tai heidän määräämänsä henkilö. Puheenjohtajan menojen oikeellisuuden tarkastaa varapuheenjohtaja. Toiminnanjohtajan menojen oikeellisuuden tarkastaa puheenjohtaja tai taloudenhoitaja. Toiminnanjohtaja voi päättää rahankäytöstä ja hankinnoista 500 euroon asti ja on velvoitettu raportoimaan hallitukselle yli 200 euron ylittävät ostot. Tätä suuremmat hankinnat tai muuten muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot tulee erikseen hyväksyttää hallituksella. Kirjanpidon muistiotositteet hyväksyy yhdistyksen puheenjohtaja. Tulojen perintä 13 Perintä on järjestettävä siten, että tulojen kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Kirjanpidon järjestäminen 14 Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava hyvän kirjanpitotavan mukaisesti siten kuin kirjanpitolaissa ja
-asetuksessa on säädetty. Lisäksi on huomioitava ulkopuolisten rahoittajien mahdollisesti antamat avustusten kirjaamisohjeet sekä tämän taloussäännön määräykset. Tilinpäätös 15 Tilikaudelta tulee laatia tilinpäätös kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen ja siihen on liitettävä toimintakertomus. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yhdistyksen taloudellisesta asemasta ja toiminnan tuloksesta. Yhdistyksen toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä luovutettava tilintarkastajille, joiden tulee antaa tilintarkastuskertomus viimeistään kaksi viikkoa ennen yhdistyksen kevätkokousta. Tuloslaskelma 16 Tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännökset huomioonottaen ryhmiteltynä siten, että kunkin toiminnanalan tuotot ja kulut ilmenevät tuloslaskelmasta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa talousarvioon sekä edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tarvittaessa vertailutietoja on oikaistava uutta esitystapaa vastaavaksi. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä vain tarpeellisin oikaisuviennein korjattuna. Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset erät tulee selvittää taseen liitetiedoissa. Tase 17 Taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. Allekirjoitukset 18 Tilinpäätös tulee päivätä ja sen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus. Tilinpäätösasiakirjat on koottava yhteen ja niitä on säilytettävä määräysten mukaisesti. Tasekirja on säilytettävä pysyvästi. RAPORTOINTI JA VALVONTA Raportointi 19 Taloushallinnon raportointijärjestelmän tarkoituksena on palveluperiaatteen mukaisesti tukea päätöksentekijöiden
toimintaa, henkilöresursseihin, talouteen ja taloudellisuuteen liittyvää päätöksentekoa. Valvonta 20 Tilinpäätös, tase ja toimintakertomus tulevat hallituksen käsittelyyn seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Olennaiset poikkeamat talousarviosta, kuten merkittävät lahjoitukset, luottotappiot, käyttö- tai sijoitusomaisuuden myyntituotot ja -tappiot, selvitetään kirjallisina tilinpäätöksen liitteinä. Talousseurantaa tulee tehdä kuukausittain yhdistyksen taloudesta vastaavan/vastaavien toimesta. Toiminnanjohtaja toimittaa kirjanpidon tositteentarkastuksen jälkeen neljännesvuosittain tilitoimistoon kvartaalitalous-seurantaa varten. Sisäinen valvonta 21 Sisäinen valvonta tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Hallituksen tulee valvoa, että yhdistyksen kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty. Yhdistyksen taloustyöryhmän jäsenet toimivat yhdistyksen tositteentarkastajina. Tositteentarkastajien tehtävänä on varmistaa, että tuloista ja menoista on asianmukaiset tositteet ja että yhdistyksen varoja käytetään yhdistyksen kokousten sekä hallituksen päätösten sekä mukaisella tavalla. Tositteentarkastajat tarkastavat tositteet neljännesvuosittain. TILINTARKASTUS Tilintarkastajat 22 Yhdistyksen tilintarkastajat on valittava yhdistyksen sääntöjen ja tilintarkastuslain edellyttämällä tavalla ja heidän on toimitettava tilintarkastus sen mukaan kuin tilintarkastuslaissa on säädetty. Tilintarkastus 23 Tilintarkastus sisältää yhdistyksen tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä hallinnon tarkastuksen. Tilintarkastajille on varattava tilaisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät.
Allekirjoitettu tilinpäätös ja hallintoon sekä talouteen liittyvät asiakirjat on seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä luovutettava tilintarkastajille, joiden on pyrittävä antamaan tilintarkastuskertomus viimeistään kaksi viikkoa ennen yhdistyksen kevätkokousta. Jos tilintarkastajat antavat yhdistyksen hallitukselle tilintarkastuspöytäkirjan, jossa he esittävät huomautuksia havaitsemistaan epäkohdista, on yhdistyksen hallituksella velvollisuus käsitellä pöytäkirja viipymättä ja säilytettävä se luotettavalla tavalla. Sama koskee myös erillisiä tilintarkastajien antamia tarkastusmuistioita. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET Käyttöomaisuuden luettelointi 24 Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa taloushallinnon antamien ohjeiden mukaan. Käyttöomaisuuden hankintamenoista tehtävät poistot tulee perustua hallituksen hyväksymään ennalta laadittuun poistosuunnitelmaan. Taloussäännöstä päättäminen 25 Taloussäännöstä sekä sen voimaantulosta ja muuttamisesta päättää yhdistyksen hallitus. Hallitus voi antaa kulloinkin voimassa olevaa taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä. - - - - - - - - - - Tämä taloussääntö on käsitelty ja hyväksytty voimaantulevaksi Helsingin seudun Seta ry:n hallituksen kokouksessa 7.4.2008. Korjattu versio hyväksytty Helsingin seudun Seta ry:n hallituksen kokouksessa 16.6.2010. Päivitetty versio hyväksytty HeSeta ry:n hallituksen kokouksessa 6.3.2014.