TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2011-2014

5.10.2009 (AL/6998/00.01.00/2009) TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2011-2014 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 4 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Asiakirjatiedon elinkaarihallinta 6 4.2 Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen 4.2.1 Säilymisen turvaaminen 10 4.2.2 Arkistorakentaminen ja säilytystilan hallinta 12 4.2.3 Käytettävyyden edistäminen 14 4.2.4 Tietopalvelu 15 4.3 Kärkihankkeet 16 4.4 Muut tehtävät 18 4.5 Sisäiset palvelut, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 20 5 TALOUSSUUNNITELMA 22 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 24

2 1 JOHDANTO Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviolain ja -asetuksen mukaisesti sekä valtioneuvoston, valtiovarainministeriön ja opetusministeriön antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Valtioneuvoston 26.3.2009 päättämät menokehykset, tuottavuusohjelman mukaiset vähennykset ja hallitusohjelma on otettu huomioon toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita menokehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2010 ulottuva strategia, vuoteen 2015 ulottuvan uuden strategian valmisteluasiakirjat, opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset sekä vuoden 2006 alussa valmistuneen arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin suositukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman ja tunnusluvut. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Internetin asema vahvistuu kansalaisille suunnatuissa tietopalveluissa. Julkishallinto yhtenäistää toimintakäytäntöjään ja kehittää tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuuria. Sähköisten palveluiden kysyntä ja tietopalvelulaitosten rakenteellinen yhteistyö lisääntyvät palvelutuotannossa. Digitointiin ja digitaalisten aineistojen käytettävyyden parantamiseen kiinnitetään kasvavaa huomiota. Eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen koko elinkaaren hallinta, vastaanotto ja aineistoihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät arkistolaitokselta pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennakoivasti julkisen hallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asianhallinnan ohjaamiseen, tietoaineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten on omassa tietopalvelussaan kyettävä vastaamaan sähköisten palveluiden lisääntyvään kysyntään kehittämällä omia sähköisiä palveluitaan.

3 Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvan toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisäämisen keinoina toteutetaan valtionhallinnossa rakenneuudistuksia, jotka vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristöön. Nämä muutokset edellyttävät asiakirjahallinnan ohjauksen tehostamista ja valmiutta arkistolaitokseen siirrettävän pysyvästi säilytettävän aineiston nopeaan ja joustavaan vastaanottamiseen. Tilanhallinta ja logistinen suunnittelu muodostuvat entistä tärkeämmäksi osaksi arkistolaitoksen toiminnan kehittämistä. Arkistolaitokseen siirrettävän aineiston määrän voimakas lisääntyminen 2010-luvun alusta lähtien edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Valtion ja kuntasektorin yhteistoiminta arkistotoimen ja asiakirjahallinnon alalla tiivistyy. Arkistolaitos selvittää mahdollisuudet käyttää palvelukeskusmallia tai muita maksulliseen palvelutoimintaan perustuvia toimintamalleja säilytyspalveluissa sekä aineistojen käytettävyyden parantamiseksi ja asiakaspalvelutoiminnan tehostamiseksi. Sähköisen aineiston osalta VAPA-palvelut ovat arkistolaitoksen tarjoama ratkaisu. Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tavoitteena on vahvistaa tieteen ja teknologian perusrakenteita pitkäjänteisellä ja määrätietoisella kehittämispolitiikalla, joka parantaa Euroopan maiden kykyä kilpailla korkeatasoisista tutkijoista ja tuottaa tieteellisesti merkittäviä tuloksia. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita. Sota-arkiston vuoden 2008 alusta toteutettu liittäminen arkistolaitokseen on merkinnyt lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa siitä huolimatta, että liittämisen yhteydessä arkistolaitokselle siirrettiin Sota-arkiston resurssit. Lisäksi puolustushallinto on sitoutunut huolehtimaan Sota-arkiston vanhan järjestämättömän aineiston kunnostamisesta. Sitä toteutetaan Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston tiloissa

4 puolustusministeriön rahoituksella. Työn on arvioitu kestävän vuoteen 2013 saakka. Kunnostettu ja luetteloitu arkistoaines siirtyy arkistolaitoksen omistukseen vuosittain valmistuneina kokonaisuuksina laadunvarmistuksen jälkeen. Valtioneuvoston kanslian yhteydessä toimivan ns. väliarkiston liittäminen arkistolaitokseen toteutettiin vuoden 2008 alusta lukien. Liitoksen yhteydessä siirtyivät väliarkiston tehtävät, tilat ja ne resurssit, joilla valtioneuvoston arkistossa on väliarkistotehtävät tähän asti hoidettu. Henkilötyövuosia siirtyi kolme. Kansallisarkisto on tehnyt ministeriöiden ja Valtioneuvoston kanslian kanssa arkistopalveluista sopimukset, joiden mukaan ministeriöt voivat siirtää 2 vuotta vanhempaa arkistoaineistoaan väliarkistosäilytykseen, josta ne siirretään 25 vuoden ikäisinä Kansallisarkiston muihin tiloihin. Kansallisarkisto vastaa väliarkistosäilytyksessä oleviin aineistoihin kohdistuvasta tietopalvelusta. Ministeriöiden hallussa olevien 25 vuotta vanhempien arkistoaineistojen järjestämistä selvitetään. Kansainvälisillä standardeilla ja toimintakäytännöillä on lisääntyvä merkitys toimintojen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Aktiivinen osallistuminen kansainväliseen toimintaan luo edellytyksiä ajantasaisten ja tarkoituksenmukaisten tieto- ja säilytysjärjestelmien kehittämiselle ja toimintojen ja voimavarojen suuntaamiselle. Arkistolain uudistaminen tulee ajankohtaiseksi suunnittelukaudella. Uudistaminen tehdään laajassa yhteistyössä sidosryhmien kanssa huomioiden muussa lainsäädännössä tarvittavat asiakirjahallintaa koskevien säännösten päivittämistarpeet sekä arkistolaitoksen toimivaltuuksia koskevien rajapintojen määrittelyjen selkiytys erityisesti arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön välillä. 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2010 (2015). Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu tätä pitemmälle. Uusittu strategia otetaan käyttöön vuoden 2010 alusta lukien.

5 Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: - Avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus Visio Arkistolaitos on asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinnan merkittävin kansallinen asiantuntijaorganisaatio, osa tutkimuksen infrastruktuuria sekä tietopalvelulaitos, joka ottaa kansainvälistyvän toimintaympäristön huomioon toiminnassaan. Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Arkistolaitos on keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen infrastruktuuria, 3. Asiakirjahallinnon ohjaus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 4. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 5. Sähköisten aineistojen vastaanottoon, säilytykseen ja hallintaan on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 6. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineistojen saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta.

6 7. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2025 saakka. 8. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja ammatillinen osaaminen kaikilla toimintaalueilla on korkeatasoista. Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Voimavarojen kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti. 2. Arkistolaitoksen kehittäminen yhtenäisenä toimijana siten, että osaaminen ja voimavarat voidaan hyödyntää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. 3. Toimintaprosessien ja projektinhallinnan tehostaminen. 4. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä yhteistyö strategisten kumppanien kanssa. 5. Arkistolaitoksen aseman selkeyttäminen julkishallinnon sähköisten aineistojen elinkaarihallinnan kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 6. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta kuvaavien mittarien ja arviontien avulla. 7. Osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 8. Innovatiivisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen. 9. Ajantasaisen tekniikan hyödyntäminen asiakaspalveluissa ja sisäisessä toiminnassa. 10. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Asiakirjatiedon elinkaarihallinta Asiakirjatiedon elinkaarihallinnalla pyritään varmistamaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön talteen saaminen. Tavoitteena on lisäksi, että tämä pysyvään säilytykseen määrätty aineisto antaa riittävän ja tasapuolisen kuvan suomalaisesta yhteiskunnasta ja sen eri toimijoista eri aikoina. Elinkaarihallinta koostuu arkistolaitoksen norminannosta, normi- ja informaatio-ohjauksesta, aineistojen vastaanotosta, niiden hallinnasta sekä elinkaarihallintaa tukevasta tutkimuksesta ja kehittämisestä.

7 Arkistolaitos vastaa viranomaisten asiakirjatiedon määräämisestä pysyvään säilytykseen sekä pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen vastaanottamisesta ja säilyttämisestä. Pysyvästä säilyttämisestä päättäminen on osa asiakirjojen elinkaarihallintaa. Elinkaarihallinnan kannalta on olennaista, että asiakirjatiedon säilytysarvo määritellään jo elinkaaren alkuvaiheessa. Arkistolaitoksen tehtävät ja asema sähköisten aineistojen hallinnassa ja säilyttämisessä tulevat määritellyiksi osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämistä. Elinkaarihallinnan ohjausta tehostetaan lisäämällä yhteistyötä arkistolaitoksen yksiköiden kesken sekä kehittämällä eri tehtäväalueilla arkistolaitoksen sisäisiä sektorisuunnitelmia, joissa määritellään tehtäväalueiden toimintatavoitteet ja mallit sekä toiminnan tarvitsemat voimavarat. Arkistolaitos tuottaa viranomaisille selkeitä ja ymmärrettäviä normeja, jotka ovat helposti käyttöön sovellettavia ja tukevat viranomaisten toimintaa. Arkistolaitos valvoo antamiensa normien noudattamista. Normistoa kehitetään kansainvälisten standardien ja asiakirjahallintaa koskevien vaatimusten mukaisiksi. Normiohjauksella mahdollistetaan aineistojen saumaton siirtäminen arkistolaitokselle siten, että niiden säilyminen voidaan turvata ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voidaan toteuttaa tehokkaasti ja luotettavasti. Viranomaisilta edellytetyt arkistonmuodostussuunnitelmat, aineistojen tehokas seulonta, koulutus-, ohjaus- ja neuvontatoiminta sekä asiakirjahallinnon tarkastukset tukevat arkistolaitoksen tavoitetta säilyttää keskimäärin 10-15% viranomaisten koko asiakirjatuotannosta. Asiakirjatiedon hallintaa tehostavat järjestelmät vahvistavat arkistonmuodostajien toimintaa ja varmistavat hyvän asiakirjahallintatavan toteutumisen. Arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Arkistolaitoksen kansainvälisen arvioinnin seurantaraportissa (2008) esitetään seulonnan tavoitteiden saavuttamiseksi ja toteutumisen seurantaan kehitettäväksi toimivia menettelyjä ja mittareita. Entistä kattavampi osa asiakirjallisesta tiedosta voidaan säilyttää pysyvästi sähköisten säilytysjärjestelmien ansiosta sähköisessä muodossa. Sähkösyntyisten asiakirjallisten aineistojen seulontaa varten laaditaan erityisesti tällaisten aineistojen seulontakäsittelyä varten kehitetyt kriteerit ja menetelmät, ja sähkösyntyisten asiakirjallisten aineistojen määrälliset seulontatavoitteet määritellään. Seulonta-

8 asioiden lisääntyminen ja niiden vaikeusasteen kohoaminen merkitsevät sitä, että tähän toimintaan joudutaan jatkossa irrottamaan lisäresursseja muista arkistotoimen ohjaustehtävistä tai muilta tulosalueilta. SÄHKE2-normin rooli osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria määritellään ja sähköistä säilyttämistä koskeva lupakäytäntö uudistetaan. Sähköisen asianhallinnan muutokset edellyttävät arkistoalan terminologian ja keskeisten käsitteiden kattavaa uudelleen määrittelyä. Arkistolaitoksen vahva asema norminannossa edellyttää ohjeistukselta selkeää ja yksiselitteistä terminologiaa. Teoreettisen osaamisen tasoa pyritään nopeasti vahvistamaan, jotta arkistolaitos voi vastata vastuullaan olevasta ohjauksesta ja tutkimuksen tietoaineistojen hallinnasta. Henkilökunnan tieteellistä jatkokoulutusta tuetaan työjärjestelyillä. Informaatio-ohjauksella tuetaan viranomaisten asiakirjahallinnan hoitamista, vahvistetaan siitä vastaavien henkilöiden asiantuntemusta ja asiakirjatiedon parhaiden käytäntöjen mukaisia toimintatapoja. Informaatio-ohjauksen muotoja ovat neuvonta, konsultointi ja koulutustilaisuudet sekä tutkintotoiminta. Arkistolaitos tukee yliopistojen antamaa asiakirjahallinnan ja arkistoalan koulutusta. Se ei itse anna ylempään arkistotutkintoon tähtäävää koulutusta enää vuoden 2012 jälkeen. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kurssimuotoista ja perustutkintoon tähtäävää ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu sekä kysynnästä että käytettävissä olevista resursseista. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden asiakirjahallinta on tehokkaasti toteutettu ja pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolleen ja ohjaustoiminnalleen asettamansa tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittain laadittavan tarkastussuunnitelman mukaisesti. Toteutetut ja tulossa olevat

hallinnon organisaation muutokset vähentävät tarkastuskohteiden lukumäärää, mutta uusien organisaatioiden tarkastus- ja ohjaustarve toisaalta kasvaa. 9 Arkistolaitos ottaa arkistolain nojalla vastaan toimivien arkistonmuodostajien vanhemmat aineistot. Siirtyessään käyttämään sähköisiä asianhallintajärjestelmiä viranomaiset ovat usein valmiita luovuttamaan pysyvästi säilytettäväksi määrätyt paperiaineistot arkistolaitokseen jo nykyistä aikaisemmin. Arkistolaitoksen kansainväliset arvioijat esittivät opetusministeriölle vuonna 2006 jättämässään raportissa siirtosyklin lyhentämistä nykyisestä 40 vuoden käytännöstä 25 vuoteen. Arkistolaitos pystyy erityisasiantuntemuksensa ansiosta tarjoamaan keskitetysti parempia vanhempiin aineistoihin kohdistuvia tietopalveluita, sillä virastoissa ei usein ole enää riittävää vanhemman hallintohistorian asiantuntemusta. Aineistojen nopeutettu siirto tehostaa julkishallinnon tilanhallintaa ja tuottaa valtiolle konsernitasolla laskennallisia kustannussäästöjä. Siirtosyklin lyhentämisestä seuraisi nykyisten arkistotilojen aikaisemmin arvioitua nopeampi täyttyminen ja lisätilojen hankkimistarve sekä tietopalvelun lisäresursointitarve. Uudemman aineiston säilytys- ja tietopalveluista on jo toisaalta saatu hyviä kokemuksia Kansallisarkiston ja ministeriöiden palvelusopimusten kautta. Valtion aluehallinnon uudistamisen ja muiden hallinnollisten uudistusten seurauksena perustettavien viranomaisten haltuun jää useita hyllykilometrejä puutteellisesti järjestettyjä luovutusta odottavia arkistoja. Näiden arkistojen luovutuskuntoon saattaminen tulisi toteuttaa yhteistyöhankkeina, joiden organisoinnissa, rahoituksessa, työvoiman hankinnassa ja työnohjauksessa etsitään uudenlaisia toimintamalleja. Toteuttamista helpottavat arkistolaitoksen aikaisemmista vastaavista hankkeista saamat kokemukset ja niiden yhteydessä toteutetut ratkaisumallit. Hankkeissa otetaan huomioon alueellinen työllistyminen ja jo olemassa olevan osaamisen hyödyntäminen. Keskitetyn hankkeen etuna on myös kustannustehokkuus verrattuna muulla tavalla toteutettuun järjestämistyöhön. Arkistolaitos pyrkii ennakoivalla toiminnalla varmistamaan sen, että merkittävä yksityisten omistama aineisto voidaan saada arkistoihin. Yksityisarkistojen hankinnassa kiinnitetään erityistä huomiota sellaisten toimijoiden aineistojen saamiseen, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuina. Aineistojen hankinnassa hyödynnetään kumppanuussuhteita erityisesti järjestökentän kanssa. Paine yksityisarkistojen luovuttamiseen erityisesti Kansallisarkistoon on lisääntynyt, koska eräät merkittävät tietopalveluorganisaatiot, mm. Kansalliskirjasto, ovat luopuneet yksityisarkistojen vastaan ottamisesta. Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka tarkoi-

tuksena on kehittää valtakunnallista yksityisarkistopolitiikkaa, yksityisarkistojen tutkimuskäytön edistämistä ja yksityisarkistoja säilyttävien laitosten välistä yhteistyötä. 10 Asiakirjahallinnan tutkimustoiminta kohdistuu asiakirjojen koko elinkaareen ja sen hallintaan niin osana viranomaisten, yksityisten henkilöiden ja organisaatioiden toimintaa kuin tutkimuksen tiedonlähteenä arkistolaitoksessa. Arkistolaitoksessa tehtävä tutkimus on soveltavaa tutkimusta, jonka tavoitteena on asiakirjahallinnan käytännön kehittämisen tukeminen. Yliopistot vastaavat perustutkimuksesta, jota arkistolaitos tukee ja hyödyntää omien tarpeidensa mukaisella tavalla. Arkistolaitoksen asema ja tehtävät tutkimuksen kansallisessa ja kansainvälisessä tiedonhallinnassa määritellään suunnittelukauden alussa. Arkistolaitos toteuttaa viisivuotiskausittain viranomaisille suunnattavan, arkistoimen tilaa koskevan kyselyn vuonna 2010. Kyselyssä on keskeisellä sijalla pysyvään säilytykseen määrätyn aineiston kartunta. Kysely suunnataan myös kuntasektorille. 4.2 Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen 4.2.1 Säilymisen turvaaminen Arkistolaitoksessa oli vuoden 2009 alussa pysyvästi säilytettävänä noin 164 hyllykilometriä asiakirja-aineistoja kahdeksalta vuosisadalta. Tämän lisäksi oli noin 8 hyllykilometriä 40 vuotta nuorempia sopimuksella maksulliseen säilytykseen otettuja valtion viranomaisten asiakirjoja, jotka jäävät pysyvästi arkistolaitokseen. Arkistolaitoksen tekemän selvityksen mukaan arkistolain nojalla pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on valtion viranomaisten hallussa (2005) noin 170 hyllykilometriä. Valtionhallinnossa toteutettavat organisaatiomuutokset aiheuttavat aineistojen siirtoja arkistoihin ennakoitua nopeammin. Erityisen merkittävä on aluehallinnon kokonaisuudistus, jonka seurauksena lakkautetaan lääninhallitukset, TE-keskukset, alueelliset ympäristökeskukset, tiepiirit ja työsuojelupiirit. Näiden viranomaisten pysyvästi säilytettävät ja siirtokuntoon saatetut asiakirjat siirretään arkistolaitokseen, mikäli lisätilahankkeita toteutetaan. Käräjäoikeusuudistuksen myötä arkistolaitokseen siirretään vuosina 2009 2010 noin 8 000 hyllymetriä asiakirjoja vuoteen 1993 saakka. Muutosten nopea aikataulu on suuri haaste arkistolaitokseen siirrettävän aineiston järjestämiselle luovutuskuntoon. Arkistolaitos tukee valtionhallinnossa toteutettavia keskitettyjä ja kustannustehokkaita järjestämishankkeita ja toteuttaa niitä tarvittaessa maksullisena palvelutoimintana. Arkistolaitos antaa

lisäksi maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle paperimuotoiselle aineistolle. 11 Arkistolaitokseen otetaan lisäksi vastaan vuosittain noin 600 hm yksityisarkistoja. Vuoteen 2025 mennessä arkistolaitokseen tulisi siten noin 10 000 hm yksityisarkistoja, jotka on laskettava tilantarvetta arvioitaessa viranomaisarkistosiirtojen päälle. Ulkoisen arvioinnin suositusten mukaisesti arkistolaitos on ryhtynyt selvittämään asiakirjojen siirtosyklin lyhentämistä 25 vuoteen. Arkistolaitos on toteuttanut 30.6.2008 päivätyn selvityksen, jossa laskettiin digitoidun aineiston säilyttämisen kustannuksia ja verrattiin niitä paperisäilyttämisen kustannuksiin. Selvityksen tuloksena oli, että kaiken vastaanotettavan aineiston digitointi ja digitoidun aineiston ylläpitokustannukset ovat tietyin oletusarvoin vuonna 2009 4,2 ME ja vastaavan paperisäilytyksen kustannukset 300 000 euroa. Vuonna 2032 vastaavat luvut olisivat 8 ME ja ko. aikavälillä kertyneen paperiaineiston kustannukset vuonna 2032 olisivat 4,1 ME. Mainitulla aikavälillä digitaalinen säilytysmuoto olisi 150 ME kalliimpaa, kuin paperimuotoinen säilytys. Laskelman mukaan paperisäilyttämisen vuosikustannukset ylittävät digitoinnin vuosikustannukset vuonna 2077. Selvityksen tulos ei näin ollen puolla kaiken vastaanotettavan aineiston digitointia. Selvitystä jatketaan määrärahojen puitteissa massadigitoinnin pilottihankkeilla. Arkistolaitoksen kaikissa yksiköissä toteutettu kuntokartoitus valmistui vuonna 2009, lukuun ottamatta entisen Sota-arkiston aineistoja. Sen pohjalta laaditaan digitoinnin, mikrokuvauksen ja konservoinnin toimenpideohjelma, jota ryhdytään toteuttamaan suunnittelukaudella. Säilytystä kehitetään arkistolaitoksen sektoritoimintona, jonka tavoitteista päätetään vuosittain osana arkistolaitoksen yksiköiden kanssa tehtäviä tulossopimuksia. Säilytyksessä kiinnitetään erityistä huomiota säilytysolosuhteisiin ja materiaaleihin. Kestävien materiaalien hankinta, mm. vanhojen koteloiden uusiminen merkitsee huomattavaa kustannuserää arkistolaitoksen toimintamenoissa. Konservointiosaamista vahvistetaan kansainvälistä yhteistyötä lisäämällä. Arkistolaitos valmistautuu VAPA-hankkeessa sähköisten aineistojen pysyvän säilytyksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän käynnistämiseen vuoden 2010 loppuun mennessä. Toteuttaminen edellyttää projektivaiheen päättymisen jälkeen toiminnan mukauttamista osaksi arkistolaitoksen normaalia toimintaa. Sähköisten aineistojen määrä tulee voimakkaasti lisääntymään ja pysyvästi säilytettäviä sähköisiä aineistoja tullaan ottamaan vastaan nuorempina kuin paperiaineistoja. Aineistojen siirtosykli on määriteltävä VAPAn käyttöönoton yhteydessä.

12 Sähköisen vastaanotto-, säilytys- ja palvelujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen vaativat käyttöönoton jälkeenkin merkittäviä voimavaroja, jotka ovat luonteeltaan pysyviä. Aineistojen käytettävyyden ylläpitäminen ja sähköisen säilyttämisen edellyttämä laite- ja säilytyskapasiteetti sekä teknologiaosaaminen pyritään ostamaan ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Sähköisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen liittyy teknologian uutuudesta ja niukoista kansainvälisistä kokemuksista johtuen edelleen monia riskitekijöitä. Sen vuoksi mikrofilmausta käytetään kansainvälisesti edelleen yhtenä keinona, jolla paperiaineistojen ja keskeisten sähköisten asiakirjojen säilyminen varmennetaan. Arkistolaitos arvioi mikrofilmauksen aseman aineistojen säilytyksessä ja toteuttaa sitä koskevat ratkaisut suunnittelukaudella. Aineistojen käytön valvontaan arkistolaitoksen tutkijatiloissa kiinnitetään huomiota EU:n komission vuonna 2008 hyväksymän arkistoraportin mukaisesti. Arkistolaitos liittyy kansainväliseen kirjastojen, arkistojen ja museoiden arkistovarkauksien ja aineistojen laitonta kauppaa estämään perustettuun Liber-verkostoon. 4.2.2 Arkistorakentaminen ja säilytystilan hallinta Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle valmistuivat uudet toimitilat keväällä 2009. Rakennuksen pinta-ala on 5 318 m 2 ja arkistotilaa rakennukseen mahtuu 28 000 hyllymeriä. Valtion omistamalla tontilla on tämän jälkeen rakennusoikeutta 3 000 k-m 2, mikä mahdollistaa arkistotilojen lisärakentamisen. Maakunta-arkistojen tilahankkeista kiireellisin on tällä hetkellä Joensuun maakunta-arkiston laajennus. Maakunta-arkiston tilat täyttyvät vuoteen 2011 mennessä. Laajennuksen hankesuunnitelma valmistui vuoden 2008 lopulla ja lähetettiin opetusministeriölle toimenpiteitä varten. Laajennuksen tavoiteala on 1 900 htm 2 ja kustannusarvio on 3,9 milj. euroa. Maakunta-arkistoista Joensuun jälkeen täyttymässä ovat Vaasan maakunta-arkiston arkistotilat. Kansallisarkiston arkistotilat täyttyvät nykyisen siirtoajan puitteissa 2010-luvun loppupuolella, mutta jos siirtosykli muutetaan 25 vuoteen, tilat loppuvat jo aikaisemmin. Vastaanotettavien aineistojen määrä riippuu myös Kansallisarkiston henkilöstöresurssien riittävyydestä ottaa vastaan, säilyttää ja hoitaa tietopalvelu merkittävästi lisääntyvän uuden aineiston osalta. Siirtoihin vaikuttavat lisäksi viranomaisten valmiudet saattaa aineistonsa siirtokuntoon.

13 Vuonna 2012 aloittaa toimintansa Oulun maakunta-arkiston toimipisteenä Saamelaisarkisto, jonka toimitilat tulevat sijaitsemaan Saamelaiskulttuurikeskuksen yhteydessä Inarissa. Kansallisarkistosta siirretään yksi henkilötyövuosi Saamelaisarkistoon. Saamelaisarkistoon otetaan vastaan yksityisluontoisten arkistojen (mm. saamelaisalueen paliskuntien arkistot) lisäksi myös viranomaisarkistoja, kuten Saamelaiskäräjien ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen arkistot. Saamelaisarkiston toimintamenot ovat vuositasolla noin 130 000 euroa. Arkistolaitos on vuoden 2009 alussa esittänyt opetusministeriölle erityisen alueellisen keskusarkiston perustamista ratkaisuksi arkistolaitoksen eri toimipaikkojen tulevaan tilantarpeeseen. Opetusministeriö on asettanut selvitysmiehen, jonka tehtävänä on vuoden 2009 loppuun mennessä tehdä esitys kustannustehokkaista rakentamisratkaisuista ja tilanhallinnan tehostamisesta. Erityisesti selvitysmies pyrkii arvioimaan arkistolaitoksen esityksessä mainitun keskitetyn rakentamisen hyödyllisyyden ja alueellisen keskusarkiston perustamisen tarkoituksenmukaisuuden. Alueellisessa keskusarkistossa säilytettäisiin keskitetysti ennen muuta digitoituja aineistoja, muita passiiviaineistoja sekä erityisolosuhteita vaativia aineistoja. Arkistotilojen riittävyyteen pitemmällä aikavälillä vaikuttaa se, kuinka suuri osa digitoitavasta paperiaineistosta hävitetään, muuttuuko siirtosykli 25 vuoteen ja ottavatko arkistot vastaan kuntien ja evankelis-luterilaisen kirkon aineistoa. Tilantarpeeseen ja toteuttamisaikatauluun vaikuttaa lisäksi se, kuinka nopeasti asiakirjat, ennen muuta kuntien aineistot, olisi otettava vastaan. Arkistolaitos varmistaa muutostilanteissa sen, että viranomaiset saattavat pysyvästi säilytettävät aineistonsa asianmukaisella tavalla siirtokuntoon. Tilasuunnittelussa asetetaan tavoitteet myös yksityisarkistojen säilyttämiselle. Digitointi ei kalleutensa vuoksi ole selkeä vaihtoehto paperimuotoisen aineiston säilyttämiselle, jos arvioidaan vain säilytyskustannuksia. Arkistolaitos pyrkii löytämään tarkoituksenmukaisen kombinaation pelkästään paperimuodossa säilytettävän ja digitoitavan aineiston määrissä. Massadigitointia toteutetaan ulkopuolisena tilaustoimintana, mikäli toimintaan on rahoitusta. Se keskitetään aineistoihin, joihin voidaan soveltaa kustannustehokkaita digitoinnin, analogisen tai digitaalisen säilyttämisen menetelmiä. Valittu osa digitoidusta paperiaineistosta voidaan hävittää. Uusia kohteita rakennettaessa otetaan huomioon energiaa säästävät ratkaisut. Säilytystilan tehokkuuden lisäämiseksi käytetään hyväksi uusimpia arkistoihin soveltuvia sisälogistiikkatekniikoita. Rakennussuunnittelussa otetaan huomioon tilojen mahdollisimman tehokas mitoitus. Tehokkuusnä-

kökohdat otetaan huomioon aineiston sijoittelussa. Tiloihin ja aineistoihin liittyvää tuvallisuuskulttuuria kehitetään. 14 Arkistorakennukset rakennetaan 200 vuoden elinkaaritavoitteen mukaan. Toimitiloissa otetaan huomioon niiden muunneltavuus vaihtuvia tarpeita varten. Toiminnan laajentuminen otetaan huomioon myös henkilökunnan työtilavarauksissa. Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua saavan yksityisen arkiston tila- ja toimintaresursseihin valtion talousarviossa vuosittain myönnetyn määrärahan jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapua saavien yksityisten arkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Tärkein haaste näiden arkistojen tulevalle toiminnalle on niiden toimintamenojen huomattava kasvupaine. Työväen Arkiston uusien toimitilojen käyttöön otto (2009 lopulla) ja Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistotilojen laajennus lisäävät niiden toimintamenoja. Mainittujen hankkeiden lisäksi useilla muilla valtionapua saavilla yksityisillä arkistoilla on laajennustarvetta lähivuosina. Lisääntyvät tilakustannukset tulee ottaa huomioon valtionapubudjetissa. 4.2.3 Käytettävyyden edistäminen Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointistrategia ja sitä toteuttava digitointi- ja mikrokuvausohjelma muodostavat digitoinnin ja mikrokuvauksen perustan. Arkistolaitoksen digitointistrategia tukee arkistolaitoksen muuta toimintaa. Digitoinnissa otetaan huomioon keskeisten strategisten kumppanien tavoitteet ja tarpeet. Ulkopuolisen rahoituksen hankkimista digitointiin tehostetaan. Arkistolaitos pyrkii osaltaan vaikuttamaan siihen, että erilaiset tutkimushankkeet ottavat rahaanomuksissaan huomioon myös aineiston digitoinnin aiheuttamat kustannukset ja niiden tuomat hyödyt. Arkistolaitoksen aineiston digitointiin myönnettiin vuoden keväällä 1 550 000 euroa erillisrahoitusta, jolla digitoidaan ja asetetaan käyttöön noin 3,6 miljoonaa asiakirjatiedostoa. Hanke kestää vain vuoden 2009 loppuun, koska hankkeelle osoitettu määräraha on yksivuotinen. Digitointisuunnitelmissa tuetaan ensisijaisesti uusien verkkopalveluiden kehittämistä siten, että aineistotietokannat soveltuvat Kansallisen digitaalisen kirjaston kautta tehtyihin keskitettyihin tiedonhakuihin. Hakumenetelmien kehittämiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Sähköinen tilausjärjestelmä mahdollistaa aineistojen tilaamisen verkon kautta.

15 Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä on opetusministeriön myöntämän rahoituksen turvin ryhdytty vuodesta 2007 lähtien hankkimaan Venäjältä mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankinnat perustuvat arkistolaitoksen toimeksiannosta tehtyyn selvitykseen Venäjällä olevasta, Suomea koskevasta arkistoaineistosta. Selvityksen mukaan Venäjältä on hankittu Suomeen varsin niukasti asiakirjajäljenteitä. Hankinnan tehostamiseksi arkistolaitos solmi keväällä 2005 Venäjän Rosarhivin kanssa runkosopimuksen, jossa on määritelty mikrofilmien hankintaa ja maksamista koskevat käytännöt. Niin ikään keväällä 2005 Kansallisarkisto asetti asiantuntijatyöryhmän koordinoimaan mikrofilmien hankkimista Venäjältä. Työryhmä määritteli prioriteetit Venäjältä hankittaville kokoelmille, joiden pohjalta hankintoja on toteutettu. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle jatkorahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. Vakka arkistotietokanta on aineistojen käytettävyyden kannalta keskeinen haku- ja hallintaväline. 4.2.4 Tietopalvelu Tutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella edelleen jonkin verran laskevan nykytasosta. Kuluvan vuoden tilanne osoittaa, että tutkijakäynneissä on alkuvuodesta ollut edelleen laskua, mutta syyskaudella taas nousua. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä on edelleen lisääntynyt, kuten edellisenäkin vuonna. Yleisesti ottaen tutkijakäynnit korvaantuvat jossain määrin verkkokäynneillä. Parantaakseen aineistojensa käyttöä arkistolaitos panostaa voimakkaasti sähköisiin asiakaspalveluihin. Sähköisten palveluiden kehittämisessä tavoitteena on yhtäältä palvella nykyisiä asiakkaita entistä paremmin, toisaalta uusien asiakasryhmien saaminen. Keskeinen väline tietopalveluiden kehittämisessä on sähköinen asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä, joka rakennetaan valmiiksi suunnittelukauden alkupuolella. Sähköinen tilausjärjestelmä edellyttää rahoitusta, mitä on esitetty taloussuunnitelmassa. Asiakkuudet ja asiakkaiden palvelutarpeet määritellään selkeästi. Arkistolaitos toimii yhteistyössä strategisesti keskeisten kumppanien kanssa parantaakseen aineistojen saatavuutta ja tietopalvelun tehokkuutta. Arkistolaitokselta tilattujen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella kasvavan, kun arkistolaitokseen siirtyy merkittäviä määriä uudempaa aineistoa palvelusopimuksiin perustuen. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa.

16 Kaukolainojen kysyntä mikrofilmilainojen osalta laskee, kun entistä enemmän aineistoa on verkon kautta saatavilla. Kirkonkirjamikrofilmien digitointitoiminta on valtakunnallisesti käynnistymässä. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistyessä. Kansallisarkiston kirjasto on valtakunnallinen arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojen kansallista kirjastoverkkoa. Arkistolaitoksen kirjastojen kokoelmien tietokantaluettelointia, kuvailuja sekä tietopalveluita kehitetään osana Suomen tieteellisten kirjastojen toiminnallista kokonaisuutta. Arkistolaitos järjestää näyttelyjä vuosittaisen näyttelysuunnitelman mukaisesti. Normaalin näyttelytoiminnan lisäksi toteutetaan lisääntyvässä määrin myös verkkonäyttelyitä. Kansallisarkisto toimii maan heraldisena asiantuntijavirastona, jota tehtävää tukee Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta. Kansallisarkistolta pyydettyjen lausuntojen määrän odotetaan kasvavan mm. uuden viranomaisten sinettejä ja leimoja koskeva lain johdosta. 4.3 Kärkihankkeet Kansallinen pysyvän säilyttämisen sähköinen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä hanke VAPA Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan ja tuottavuusohjelmaan sekä Valtioneuvoston 15.6.2006 antamaan valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämistä koskevaan periaatepäätökseen ja valtiontalouden kehyspäätökseen sisältyvä sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on arkistolaitoksen vastuulla. Sähköisen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän tavoitteena on modulaarinen palvelujärjestelmä, joka mahdollistaa arkistonmuodostussuunnitelmaan pohjautuvan tiedonhallinnan asiakirjan synnystä sen määräaikaiseen säilyttämiseen ja hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen. VAPA-hankkeessa tehdyt määrittelyt ovat osa tätä kokonaisuutta, jota toteutetaan valtionhallinnon konsernitavoitteiden mukaisesti. Lähtökohtana on, että arkistolaitos omistaa toimintamallin, mutta teknisesti ratkaisu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Tavoitteena on, että palvelujärjestelmää voidaan soveltuvin osin hyödyntää koko julkisessa hallinnossa.

17 Hankkeeseen on valtion talousarvioissa vuosille 2007, 2008 ja 2009 osoitettu 3,6 milj. euroa ja talousarvioesityksessä vuodelle 2010 yksi miljoona euroa. TTS-kaudelle esitetään järjestelmän ylläpitoon ja hallinnointiin 400 000 euroa. VAPA-järjestelmän toteuttamiseksi on asetettu hanke, jonka toimiaika on 1.10.2008 31.12.2010. Hankkeen päätyttyä sen tehtävät siirtyvät arkistolaitoksen vastuualueiden tehtäviksi. VAKKA ja verkkopalveluiden kehittäminen Vakka arkistotietokanta on arkistolaitoksen verkkopalveluiden ja aineistonhallinnan pysyvä väline ja ydin. Vakka koostuu toistaiseksi ensisijaisesti manuaalisista arkistoluetteloista tallennetuista tiedoista, mutta sen avulla on mahdollista päästä selaamaan myös arkistolaitoksessa digitoitua aineistoa. Vakassa on tällä hetkellä yli 90 % järjestetystä aineistosta, lukuun ottamatta entisen Sotaarkiston aineistoa ja kartta-aineistoja. Vakka ja entisen Sota-arkiston arkistotietokanta Aarre integroidaan uudeksi koko arkistolaitoksen yhteiseksi tietokannaksi. Vakka on arkistolaitoksen tärkein tietokantasovellus, jota muut järjestelmät hyödyntävät. Näitä ovat digitaaliarkisto, kuntokartoitustietokanta ja suunnitteilla oleva asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä, jossa kehitetään uudenlaisia, asiakaslähtöisiä digitaalisiin aineistoihin pohjautuvia tieto- ja verkkopalveluita. Näiden palveluiden kehittäminen edellyttää kuitenkin huomattavasti nykyistä laajempaa aineistojen digitointia. Vakka-tietokantaan kuuluu myös extranet-sovellus, jonka avulla viranomaiset voivat tallentaa arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen tiedot suoraan Vakkaan. Näin voidaan helpottaa asiakirjojen siirtoprosesseja ja tuottaa kustannussäästöjä. Vakasta on tehty vuonna 2008 evaluointi, jonka tulokset otetaan huomioon Vakka-tietokannan jatkokehittämisessä arkistolaitoksen strategian pohjalta. Vakan kuvailukäytäntöjä kehitetään edelleen paitsi arkistolaitoksen sisällä myös yhdessä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa ottaen huomioon kansalliset ja kansainväliset standardit, kuvailukäytännöt sekä yhteisten kehittämisprojektien tulokset. Vakkaan jo syötettyjen tietojen taannehtivaa kuvailua ja tietosisällön yhtenäistämistä koko arkistolaitoksessa jatketaan. Kehitystyössä keskeisiä ovat määritykset, joita tuotetaan tietopalveluorganisaatioissa meneillään olevissa sähköisten palveluiden kehittämishankkeissa. Kehitteillä on digitaaliseen aineistoon pohjautuvia uudenlaisia tietopalveluita, joissa arkistolaitos on mukana. Tällaisia hankkeita ovat mm. Euroopan digitaalinen kirjasto (Europeana, EDL) ja siihen liittyvät portaalihankkeet (Apenet, Athe-

18 na) sekä Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK). VAKKA on jo liitetty MichaelPlus-järjestelmään, jonka kautta voidaan hakea Euroopan maiden taide- ja kulttuuriperintöalan muistiorganisaatioiden, kirjastojen, arkistojen ja museoiden kokoelmatason tietovarantoja maailmanlaajuisesti Internetin välityksellä. Arkistolaitoksen strategiaan kuuluu olla aktiivisesti mukana tietopalveluorganisaatioiden välisessä yhteistyössä kansallisesti ja kansainvälisesti. Arkistolaitos vastaa tietopalvelulaitosten kansallisissa kehityshankkeissa pysyvän säilyttämisen ratkaisuista. 4.4 Muut tehtävät Viestintä Viestintä tukee asiakaspalvelutoimintaa, palvelee arkistolaitoksen johtamista, parantaa toiminnan sisäistä koordinaatiota, tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista sekä lisää arkistolaitoksen tunnettuutta. Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Akti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta. Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistä historiallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Kansainvälinen toiminta Arkistolaitoksen kansainvälinen arkistoalan yhteistyö tukee omien toimintojen kehittämistä. Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joiden arkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealue ovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomi aktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioon arkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa. Pohjoismaisen yhteistyön puitteissa toteutetaan mm. vuosittain vertaisarviointeja arkistotoimen eri alueilta. Vuosina 2006 2007 on toteutettu pohjoismaiden arkistolaitosten digitointitoiminnan vertaisarviointi. Vuonna 2008 on järjestetty pohjoismaiden kesken kaksi asiantuntijaseminaaria, joista toinen käsitteli seulontaa ja toinen arkistorakentamista. Vuonna 2009 on seminaaritoimintaa jatkettu. Yhteistyö-

19 tä toteutetaan myös Pohjoismaisilla arkistopäivillä, jotka järjestetään joka 3. vuosi. Vuoden 2012 pohjoismaiset arkistopäivät järjestetään Hämeenlinnassa. Arkistolaitos osallistuu EU:n hankkeiden, kuten European Digital Libraryn, kansalliseen toteuttamiseen siten kuin opetusministeriön kanssa erikseen sovitaan. Tutkimustoiminta Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Arkistolaitos toteuttaa tehtäväänsä parantamalla aineistojen käytettävyyttä, ennen muuta digitoimalla tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjakokonaisuuksia ja saattamalla niitä tutkijoiden käytettäväksi internetin tai arkistolaitoksen sisäisen verkon välityksellä. Erityisenä tavoitteena on yhdessä tutkijayhteisön kanssa tehostaa humanistisen ja yhteiskunnallisen tieteen kykyä käyttää laskennallisten tieteiden nopeasti kasvavaa tiedonhallintakapasiteettia kullekin tutkimusalalle ominaisella tavalla. Arkistolaitos osallistuu voimavarojensa mukaan yliopistojen ja tutkimuslaitosten pyrkimykseen kehittää informaatiologistiikkaansa ja kykyään hallita tutkimustiedon koko elinkaarta. Arkistolaitos osallistuu Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen koordinoiman yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijankoulutusverkoston, Memornetin, toimintaan. Sen keskeisenä tavoitteena on kouluttaa tutkijoita, joilla on valmiuksia kehittää ennen muuta tieteellisen tutkimuksen tarvitsemia aineistoja sähköisessä muodossa. Memornet tukee arkistolaitoksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluvaa arkistotoimen tutkimusta, etenkin vaativaa käsitteenmuodostusta nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, missä uudenlaisen, tieteelliseen näkemykseen perustuvan teorianmuodostuksen merkitys on keskeinen. Arkistolaitoksen oma tutkimustoiminta suuntautuu niihin tutkimusteemoihin, joissa edellytetään mahdollisuutta käyttää laajoja asiakirjakokonaisuuksia ja tuottaa muun tutkimuksen tarvitsemaa tietoaineistoa. Tutkimustoiminta perustuu ensisijaisesti ulkopuoliseen tutkimusrahoitukseen. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot pyrkivät tutkimusrahoitukseen sisältyvää yleiskustannuslisää vastaan osoittamaan tiloja arkistojen palveluita erityisesti tarvitseville tutkijoille. Tutkimuspalveluilla pyritään tehostamaan tutkimustoimintaa ja vähentämään erityisaineistojen turhaa siirtämistä ja sijoittamista muulle yleisölle avoimiin tiloihin. Tavoitteena on toteuttaa toimintamalli, joka mahdollistaa tutkijakollegiomaisen työskentelyn.

20 4.5 Sisäiset palvelut, ohjausjärjestelmät ja voimavarat Arkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa (uusitaan vuonna 2009) sekä omalla toiminta-alueellaan opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten ja myöhemmin sovittujen suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetään myös vuonna 2008 suoritetun sisäisen arvioinnin sekä vuonna 2006 valmistuneen ulkoisen arvioinnin ja sen vuoden 2008 alussa toteutetun seuranta-arvioinnin esiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti. Arkistolaitoksen tulosohjauksessa ja johtamisessa käytetään indikaattorijärjestelmää, jota jatkuvasti kehitetään. Vuonna 2009 arkistolaitoksessa on toiminut indikaattorityöryhmä, jonka esitysten pohjalta arkistolaitoksen nykyistä indikaattorijärjestelmää uudistetaan. Arkistolaitos valmistelee kaudelle 2010 2013 omaa tietohallintostrategiaansa, jossa otetaan huomioon valtionhallinnon yleiset tiedonhallintaa ja tietotekniikkaa koskevat suunnitelmat ja linjaukset. Arkistolaitoksen omalla tietohallinnolla ja tietotekniikalla tuetaan arkistolaitoksen ydinprosesseja. Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessa on kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataan ja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa arvioidaan. Johtamiskoulutuksessa painotetaan prosessien hallintaa ja muutosjohtamista. Sisäistä koulutusta kehitetään vastaamaan niihin erityistarpeisiin, joita ei voida täyttää arkistolaitoksen normaalilla omalla tai ulkopuolisella koulutustarjonnalla. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman toteuttaminen pakottaa arkistolaitoksen järjestämään osan tehtävistään uudelleen. Pääperiaatteena on, että lakisääteisten tehtävien hoitaminen ei vaarannu. Arkistolaitokselle on asetettu tuottavuusohjelman toteuttamiseksi 15 henkilötyövuoden vähennys vuosina 2007 2011 ja 13 henkilötyövuotta vuosina 2012-2015. Vähennykset voidaan toteuttaa eläköitymisien kautta. Tuottavuusohjelman aiheuttamaa resurssivajausta pyritään paikkaamaan tarjoamalla sopimuksin maksullisia arkistopalveluja. Tähän palvelukonseptiin liittyy tilakysymysten ratkaiseminen. Ilman lisätiloja ei voida palvelutoimintaa laajentaa, eikä edes ottaa vastaan kaikkia lakisääteisiä arkistosiirtoja. Opetusministeriön asettaman selvitysmiehen esitysten jälkeen ministeriön tekemät päätökset vaikuttavat hyvin merkittävällä tavalla arkistolaitoksen tulevan toiminnan suuntautumiseen.

21 Koska kiinteistömenot ovat merkittävä osa (noin 40 %) arkistolaitoksen toimintamenoista, ja koska arkistotilojen ylläpito on osa arkistolaitoksen perustoimintaa, arkistolaitos pyrkii tulos- ja kehysneuvotteluissa varmistamaan kiinteistömenojen nousun täysimääräisen kompensoinnin valtion talousarviossa. Talous- ja henkilöstöhallinnon rutiinitehtävien hoitaminen on siirretty opetusministeriön päätöksen mukaisesti Valtiokonttorin palvelukeskukseen vuoden 2008 aikana nopeutetussa aikataulussa. Valtion yhtenäiseen talous- ja henkilöstöhallinnan järjestelmään siirrytään vuoden 2012 alusta lukien. Siihen liittyviä kustannuksia ei ole vielä tiedossa.

22 5 TALOUSSUUNNITELMA (TTS:n vuosittaiset summat ovat lisäyksenä tai vähennyksenä edelliseen vuoteen) TTS 2011 2014 ARKISTOLAITOS MENOKEHYKSET Mom. 2964002 TTS TTS TTS Menot TAE 2010 TTS 2011 2012 2013 2014 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 euroa euroa euroa euroa euroa Henkilöstö 1 10 500-66 - 66-66 - 66 vähennys vuositasolla 66 000 edelliseen vuoteen verrattuna Toimitilavuokrat 2 7 649 +77 +137 +79 +79Indeksikorotus 1% Muut toimintamenot 3 1 946 +75-70 Kalusto-ja laiteinvestoinnit 4 +100 Uuden kaluston ja laitteiden hankinta ja vanhan kaluston uusiminen Kehittämis- ja erillishankkeet: 5 Kansallinen sähköinen vastaanotto-ja palvelujärjestelmä VAPA 1 000-600 Digitointi 0 +300 Venäjä-hanke erillisrahoitus +100 Bruttomenot 21 095 21 081 21 082 21 095 21 108 Tulot Nettomenot 630 630 630 630 630 20 465 20 451 20 452 20 465 20 478 1 Valtion tuottavuusohjelman mukaisesti on vähennetty 66 000 euroa TTS-vuosina 2011-2014. Vuodesta 2012 lähtien perustettavan Saamelaisarkiston hoitajan htv ja palkkameno eivät ole lisäyksenä. 2 Vuodesta 2012 lähtien on lisätty Saamelaisarkiston vuokriin 60 000 euroa. Vuonna 2010 on lisäyksenä Sörnäisten toimipisteen vuokran tasokorotus 39 000 ja Joensuun maakunta-arkiston lisävuokra 7 700 euroa aikaisemmin Joensuun yliopiston käyttämästä päätearkistotilasta maakunta-arkistorakennuksessa.

3 IT-menot ovat mukana näissä menoissa(vuositasolla 500 000 euroa). Tähän kohtaan sisältyvät myös kiinteistönhoitomenot (siivous-, sähkö- ja muut kiinteistömenot, 500 000 euroa). Sähköisen asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmän palveluna hankittavaan ohjelmointiin esitetään vuodelle 2011 75 000 euroa. 4 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankintoihin esitetään vuosittain 100 000 euroa. Suurin osa menoista on välttämättömiä vanhentuneiden laitteiden ja kaluston uusimista mm. ergonomiasyistä sekä pahasti vanhentuneiden turva- ja kulunvalvontajärjestelmien uusimista. Turun maakunta-arkiston tutkijapalvelutilojen muutostöiden kalustomenot ovat vuonna 2011 30 000 euroa. Saamelaisarkiston varustamisen menoihin esitetään vuonna 2012 10 000, joka sisältyisi esitettävään 100 000 euroon. 5 Venäjä-hankkeen yhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksi mikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista. 23