Viestintä Pohjanmaa hankkeessa: Tilannekatsaus Aija Ahokangas Hankesihteeri Pohjanmaa hanke aija.ahokangas@kpshp.fi Puh. 044 723 2395
Viestintä Pohjanmaa hankkeessa...3 Viestinnän tavoitteet ja perusperiaatteet...3 Yhteydenpitovastuu...4 Viestintäsuunnitelma...4 Viestintäyhteistyö...4 Internet sivusto...4 Extranet sivusto...4 Kuukausittainen uutislehti...5 Muut materiaalit...5 Hankkeen näkyvyys...5 Liite: Viestintäsuunnitelma...7 2
Viestintä Pohjanmaa hankkeessa Pohjanmaa hankkeen johtoryhmässä on todettu, että viestinnällä on keskeinen osuus Pohjanmaa hankkeen kokonaisuuden onnistumisen kannalta. Viestinnän tulisi olla koko hanketta palveleva ydintehtävä, toimien osahankkeissa ja niiden välillä, sekä sisäisenä että ulkoisena viestintänä. Stakesin pääjohtaja Vappu Taipale korosti Pohjanmaahankkeen avausseminaarissa viestinnän merkitystä sekä mediayhteistyön tärkeyttä. Etenkin ulkoinen viestintä on koettu usein vaativana osana hankkeita. Mediayhteistyö voi osoittautua haasteelliseksi ja väestöön suuntautuva viestintä asettaa omat vaatimuksensa. Tiedotusvälineiden ja tiedon määrä on huomattavasti lisääntynyt, viestinnän kanavat ovat kehittyneet ja voidaankin puhua informaatiotulvasta sekä mediayhteiskunnasta. On tärkeää, että oman viestimme perille saamiseksi viestintä on harkittua, suunniteltua ja että käytämme tehokkaita ja toimivia viestintäkanavia. Viestinnän tavoitteet ja perusperiaatteet Viestinnän tavoitteiksi Pohjanmaa hankkeessa on nostettu mielenterveyden ja päihdetyön painoarvon nostaminen sekä esillä pitäminen, terveiden valintojen korostaminen ja stigman vähentäminen. Ohjaavana ajatuksena on, että mielenterveys ja päihdeasioista pitää ja voi puhua, tavoitteena on demystifiointi, tavallistaminen. Mielenterveys ja päihdeasioista ei tule viestiä sensaatiohakuisesti. Viestintä suoritetaan selkeästi, yhdenmukaisesti, myönteisesti ja yhteistyöhaluisesti. Viestinnän selkeyden merkityksestä kertoo seuraava lause: Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa. Professori Osmo A. Wiio, Wiion lait, kohta 2 Perusasenteenamme on Miten voimme auttaa? tämän tulisi näkyä myös viestinnässämme. Viestinnässä nähdään erityisen tärkeänä pyrkimys positiivisuuteen ja negatiivisen viestinnän välttämiseen. Positiivisella toimintaperiaatteella uskotaan olevan vaikusta hankkeen hyvään kokonaisimagoon. Sisäinen tiedottaminen on tärkeä osa viestintää. Sisäinen tiedottaminen tapahtuu lähinnä hankehotellin sekä sähköpostin avulla. Toimialueellamme on suomenkielisiä, ruotsinkielisiä sekä kaksikielisiä kuntia ja asukkaita. Huomioimme tämän viestinnässä. Viestintä tehdään johdonmukaisesti viestimme kun jotain merkittävää tapahtuu osahankkeissa. Viestintä suoritetaan kohderyhmän mukaisesti; suurelle yleisölle viestimme suurista linjauksista kun taas ammatillisille ryhmille viestintä on yksityiskohtaista. Hankkeessa perustettiin viestintätiimi jonka muodostavat projektijohtaja Matti Kaivosoja, hankesihteeri Aija Ahokangas, hankekoordinaattori Hannele Koivisto sekä projektisihteeri Satu Haveri. Tiedottajan tehtäviä muiden tehtäviensä ohella hoitaa hankesihteeri Aija Ahokangas. Viestinnän konsultoivana henkilönä toimii Juha Matti Anttila. Viestintään liittyviä tarkempia yksityiskohtia löytyy viestintäsuunnitelmasta. 3
Yhteydenpitovastuu Hanketyöryhmän kokouksessa 17.02.2006 päätettiin yhteydenpitovastuusta seuraavien sidosryhmien osalta: Kansanterveyslaitos Matti Kaivosoja ja Minna Laitila Liikuntajärjestöt Esa Nordling Mannerheimin Lastensuojeluliitto Pia Fraktman Mielenterveysseura Mikko Häikiö Sininauhaliitto Satu Haveri Sosiaali ja terveysturvan keskusliitto Minna Laitila Stakes, mielenterveysryhmä Mikko Häikiö Stakes, päihderyhmä Saara Lång Työterveyslaitos Eija Alatalo Veto ohjelma Eija Alatalo ja Aija Ahokangas Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma on saatu Juha Matti Anttilalta. Toimintaohjeet saapuvat huhtikuun aikana. Viestintäsuunnitelma on liitteenä. Viestintäyhteistyö Teemme yhteistyötä Vaasan sairaanhoitopiirin ja Etelä Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tiedottajien kanssa. Keski Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä ei ole omaa tiedottajaa, joten teemme yhteistyötä Keski Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tiedotuksesta vastaavien henkilöiden kanssa. Toimimme viestinnässä yhteistyössä myös sosiaali ja terveysministeriön kanssa. Pyrimme hyödyntämään sen alaiset laitokset, valtakunnalliset ohjelmat sekä niiden viestintäkanavat. Kävimme tapaamassa STM:n tiedottajia Tarja Summaa ja Seniha Cihangeria, sovimme yhteistyöstä sekä mahdollisuudesta osallistua osaan heidän järjestämistään viestinnän koulutuksista. Sovimme myös, että YLEn ottaessa yhteyttä STM:n tiedottajiin mahdollisten uutisten tiimoilta, heidät voidaan ohjata ottamaan yhteyttä Pohjanmaa hankkeeseen. Internet sivusto Pohjanmaa hankkeen internet sivusto sisältää tällä hetkellä verkkosivuille ominaisimmat osiot: esittelyn, taustaa, tietoja organisaatiosta ja toiminnasta, ajankohtaiset uutiset, yhteystiedot ja palautteenantomahdollisuuden. Sivusto on toistaiseksi Vaasan sairaanhoitopiirin ylläpitämä. Sivusto siirtyy kevään aikana life IT:n tukemaksi jolloin sivujen ylläpito siirtyy Aija Ahokankaalle sekä Hannele Koivistolle. Internet sivusto on suomen ja ruotsinkielisenä. Sivustoa käännetään parhaillaan sekä saksan että englanninkielelle. Hanketyöryhmässä on keskusteltu nettisivujen rakenteen uusimisesta. Sivustoa tullaan kehittämään jatkuvasti. Extranet sivusto Pohjanmaa hankkeen extranet sivusto on osoittautunut hyväksi instrumentiksi hankkeen sisäisessä viestinnässä. Sivuston avulla eri työryhmät eivät ainoastaan työskentele 4
tehokkaasti yhdessä tiedonkulku on vaivatonta ja tietoturvallista. Sivuston käyttäjätunnukset ovat hanketyöryhmän, johtoryhmän sekä ohjausryhmän jäsenillä. Sivuston käyttäjätunnukset tarjotaan käyttöön alueen perusterveydenhuollon ja työterveyshuollon yhteyshenkilöille, kuntien yhteishenkilöille, järjestöjen yhteyshenkilöille, sekä asiantuntijajäsenille. Pohjanmaa hankkeeseen ollaan perustamassa asiantuntijaryhmiä eri osahankkeiden tueksi. Sivusto mahdollistaa asiantuntijaryhmien jäsenten välisen keskustelun heidän omia aikataulujaan kunnioittaen. Sivustoa kehitetään ja muokataan jatkuvasti. Kuukausittainen uutislehti Kuukausittainen uutislehti on suunnitteilla. Lehti tulee olemaan pdf muodossa. Tekniset edellytyksen ovat nyt valmiina lehden tekoa varten. Olisi mahdollista, että nettisivuilta olisi linkki lehteen. Toinen vaihtoehto olisi, että lehti lähetettäisiin ainoastaan hankkeen ohjaus, johto ja työryhmälle sähköpostilla jolloin vastaanottajaryhmä olisi tarkoin rajattu. Tulisi harkita haluammeko lehdestä ulkoisen vai sisäisen viestinnän instrumentin suurelle yleisölle vai tarkoin määritellylle kohderyhmälle suunnatun julkaisun. Muut materiaalit Yhteystietolistoja paikallisista toimijoista on kerätty mittava määrä. Alueelliset, puolivaltakunnalliset sekä valtakunnalliset mediayhteystiedot ovat kerättyinä. Pohjanmaa hankkeen kirjepaperit, kirjekuoret, saatelomakkeet ja suurin osa käyntikorteista on valmiina. Pinssit ovat myös saapuneet. Pohjanmaa hankkeen esite on viimeistelyssä mainostoimisto Henrixillä. Esite painetaan suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi. Esitevedokset ovat valmiina ensi viikolla. Posteripohjasta ja julistemalleista on saatu ensimmäiset luonnokset kuvataiteilija Esa Tiaiselta. Suunnitteilla on ns. lippukynä. Kynään on suunnitteilla kaksipuolinen tietoisku. Yhdelle puolelle painetaan materiaalia masennuksen tunnistamisesta sekä esitteeseen pohjautuva referaatti Pohjanmaa hankkeesta. Toiselle puolelle tullee alkoholi ohjelman sekä miniintervention materiaalia. Kynää tullaan jakamaan apuvälineeksi työterveys ja terveyskeskuslääkäreille. Hankkeesta on tehty esittelykansio. Kansioon kerätään kalvoina yleisesittely hankkeesta sekä muuta relevanttia materiaalia. Kansio on kaikkien hanketyöryhmäläisten käytössä. Osa materiaalista löytyy myös hankehotellista PowerPoint muodossa. Hankkeen näkyvyys Pohjanmaa hankkeen viestintää ei ole suunnattu vielä aktiivisesti suureen yleisöön. On nähty tärkeänä toimia viestintäsuunnitelman mukaisesti, aloittamalla viestintä sairaanhoitopiireistä ja muista oleellisista lähiorganisaatioista. Viestinnässä ei ole kiirehditty, vaan tiedottamista on valmisteltu huolella. Hankkeen toiminnan päästyä nyt hyvin alkuun on aktiivinen ulkoinen viestintä alkamassa. Etelä Pohjanmaan, Vaasan ja Keski Pohjanmaan sairaanhoitopiirien viikkotiedotteessa julkaistiin lyhyt esittely Pohjanmaa hankkeesta ja sen paikallisista toimijoista. Sama juttu 5
julkaistiin myös Kokkolan kaupungin henkilöstön tiedotuslehdessä, Pikku Tynnyrissä, Kokkolanseudun terveyskeskuksen viikkotiedotteessa sekä terveyskeskuksen tiedotuslehdessä Etelä Pohjanmaalla. Ajatuksena oli tiedottaa hankkeesta ensimmäisenä niissä paikallisissa työpaikkajulkaisuissa joiden alueella työryhmäläiset ovat fyysisesti. Hanketyöryhmän ensimmäisestä kokoontumisesta oli juttu Kokkolan sanomissa. Pohjanmaa hanke on ollut näkyvillä mm. terveyden edistämisen aluekierroksella Kokkolassa 19.01, Seinäjoella, 20.01.06 sekä Vaasassa 01.02.06. Matti Kaivosoja käytti puheenvuoron ja hankkeesta jaettiin A4 esitteitä. Hanke oli näkyvillä myös Terve Kunta päivillä Helsingissä 25 26.01.06. Matti Kaivosoja oli esittelemässä hanketta Uumajassa Att främja psykisk hälsa konferenssissa 29.03.2006 sekä terveyden edistämisen ajankohtaispäivässä Helsingissä 05.04.2006. Yhteydenottoja on tehty useisiin eri hankkeisiin sekä toimijoihin. Hanke on saanut näkyvyyttä ja tunnettavuutta alueella eri hanketyöryhmäläisten toiminnan avulla. Yhteistyöstä on keskusteltu muun muassa esim. Kosekin, ArctiChildren:in, ruotsinkielisen Neliapila hankkeen, Veto ohjelman ja Alkoholi ohjelman kanssa. Alueen 56 kuntaan on lähetetty kirje joka esittelee hanketta, sen toimintaa ja toimijoita. Kirjeen mukana on lähetetty kysely mielenterveys ja päihdestrategioista. Joka kuntaa on pyydetty nimeämään yhteyshenkilö. Terveyskeskus kuntayhtymiin on lähetetty hanketta ja sen toimintaa esittelevä kirje. Yhteyshenkilöä on pyydetty kuntayhtymistä heidän tarpeidensa kartoittamista varten. Alueen yksityisiin ja julkisiin työterveyshuoltoihin on lähetetty samankaltainen kirje, yhteyshenkilö pyynnön kera. Pohjanmaa hankkeen ilmoitus tulee ilmestymään yhteistyössä Pohjalaisten masennustalkoiden kanssa Lapsi 2000 ry:n Isä lehdessä. Isä lehti on suunnattu uusille isille. Ilmoituksen lisäksi hankkeesta on lehdessä tiivistelmä. Lehdessä on myös Masennustalkoiden psykologin, Jyrki Tuularin, kirjoittama haastattelu Seinäjoen apulaiskaupunginjohtajasta Harri Jokirannasta. Lehteä on tilattu mm. neuvoloihin, hanke saa myös lehtiä jaettavaksi. Pohjanmaa hanke järjestää yhdessä Kauhavan kaupungin kanssa koulutus ja keskustelutilaisuuden Kallis korjaus Edullinen Ennaltaehkäisy 06.04.2006. Tilaisuuteen on kutsuttu lehdistön edustajat kuudesta eri sanomalehdestä (Härmät, Järviseudun Sanomat, Lapuan Sanomat, Ilkka, Pohjalainen, Kauhava lehti). Mikäli osa lehdistön edustajista ei pääse paikalle, heille lähetetään tiedote päivän tapahtumasta julkaisemista varten. Lehdistö ja tiedotustilaisuuksia tullaan järjestämään Pohjanmaa hankkeen koulutusten ja tapahtumien yhteydessä. Lähitulevaisuudessa olevia tapahtumia joissa hankkeelle toivotaan näkyvyyttä ovat mm. Kosekin, Pohjanmaa hankkeen ja Työterveyslaitoksen yhteinen Työstä mielenterveyttä tiedotustilaisuus Kokkolassa, valtiosihteerin alueseminaari Hyviä käytäntöjä työelämään Seinäjoella sekä Aikalisä! toimintamallin ja Pohjanmaa hankkeen järjestämä koulutustilaisuus Härmän kuntokeskuksessa. Viestinnässä tullaan etenemään viestintäsuunnitelman ja toimintaohjeiden mukaisesti. 6
Pohjanmaa hanke 2006 Liite: Viestintäsuunnitelma Ylläpidämme Pohjanmaa hankkeen toiminta aikana kiinteitä viestintäsuhteita ohjaus ja johtoryhmän edustajien organisaatioihin. Annamme yksityiskohtaisinta tietoa hankkeen edistymisestä näille organisaatioille omien sairaanhoitopiirien keskeisten tahojen lisäksi. Käytämme organisaatioviestinnässä kulloinkin tehokkainta ja toimivinta viestintäkanavaa, joka parhaiten tavoittaa halutun kohderyhmän terveydenhoitoalan sisällä. Keskeiset kanavat ovat sähköposti, sisäiset internet verkot ja työpaikkajulkaisut. Lähestymme sidosryhmäorganisaatioita säännöllisellä viestinnällä, joka on selkeää ja kertoo vaihe vaiheelta mitä projektissa seuraavaksi tapahtuu ja miten se heijastuu sidosryhmiin. Viestinnässä korostetaan hankkeen positiivisia puolia nimenomaan sidosryhmien näkökulmasta. Sidosryhmäviestintä aloitetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sille tulisi säännöllinen rytmi ja mahdollisimman tehokas vaikutus. Tärkeimmät kanavat, joilla sidosryhmät tavoitetaan, ovat tiedotteet, ammatilliset julkaisut ja sähköposti. Rakennamme alusta alkaen Pohjanmaa hankkeelle vahvan myönteisen mielikuvan kansalaisten keskuudessa kertomalla mielenterveys ja päihdeasioista selkokielellä. Hyödynnämme viestinnässä tutkimustuloksia ja mahdollisimman laajapohjaisia asiantuntijalausuntoja. Kaikki myönteisestä kehityksestä kertovat edistysaskeleet tiedotetaan medialle. Toteutamme mediaviestinnän yhtäaikaisesti, mutta aluekohtaisesti Vaasassa, Seinäjoella ja Kokkolassa. Viestintä keskittyy mediaviestintään, eli alueellisiin sanomalehtiin ja radioihin, joilla tavoitetaan laajasti toiminta alueen asukkaat. Toimimme kaikessa viestinnässä yhteistyössä sosiaali ja terveysministeriön kanssa. Pyrimme hyödyntämään tehokkaasti sen alaiset laitokset ja valtakunnalliset ohjelmat ja niiden viestintäkanavat. Luomme tälle yhteistyölle verkostomaisen rakenteen, jolloin viestinnästä saatava hyöty on mahdollisimman suuri kaikille osapuolille. 7