3.8.2018 Palveluntuottaja Tapahtumakirjausohje Asumisen palvelusetelipalvelut
2(16) Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Edellytykset tapahtumakirjauksille... 3 Kirjautuminen palveluun... 3 Palveluvarauksen tekeminen... 4 Palveluasumisen kirjaamisen edellytykset... 5 Tapahtumatietojen kirjaaminen... 6 Asiakashaku... 6 Tapahtumakirjaus... 7 Asiakas on saanut palvelua keskeytyksettä koko kuukauden... 8 Asiakkaan palvelu on keskeytynyt kuukauden aikana... 9 Tapahtumakirjausten tarkistaminen... 11 Automaattinen tapahtumakirjaus... 12 Automaattinen tapahtumakirjaus: läsnäolokirjaukset... 12 Automaattinen tapahtumakirjaus: keskeytyskirjaukset... 13 Käyttäjähallinta PSOP-järjestelmässä... 14 Luo käyttäjätunnus... 14 Liitä käyttäjä palvelutiimiin... 14 Yhteystiedot... 15 Ongelmatilanteet... 15 Palveluvarauksen tekeminen ei onnistu, ostovoiman tunnisteella ei löydy... 15 Asiakasta ei löydy... 15 Vanhentunut tai unohtunut salasana... 15 Lukkiutunut PSOP-käyttäjätunnus... 16
3(16) Edellytykset tapahtumakirjauksille Palveluntuottaja on Siun soten hyväksymä palveluseteli- tai ostopalvelutuottaja. Asiakas on saanut Siun sotelta ostovoimaa (eli palvelusetelin tai ostopalvelun). Asiakas on antanut palveluntuottajalle palvelusetelinumeronsa, jonka avulla tuottaja tekee PSOP-järjestelmässä palveluvarauksen (luku Palveluvarauksen tekeminen). Huomaa, että tämä ohje koskee palvelusetelipalveluja, joiden veloitettava yksikkö on vuorokausi. Kirjautuminen palveluun Siirry PSOP-järjestelmän sivulle: https://parastapalvelua.fi/ Kirjaudu järjestelmään PSOP-sähköpostitunnuksellasi. Anna käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoite) ja salasanasi. Valitse Kirjaudu sisään. Katso-tunnuksia tarvitset vain, kun lähetät täydennetyn hakemuksen tai uuden hinnaston hyväksyttäväksi.
4(16) Palveluvarauksen tekeminen Valitse yläpalkista Asiakkaat ja Tee uusi palveluvaraus -välilehti. Lisää asiakkaan antama saldo- /palvelusetelin numero sille varattuun kenttään ja valitse Hae -toiminto. Huomioithan, että palveluvaraus tehdään aina jokaiselle setelille! Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot ja saldosetelillä/palvelusetelillä myönnetyt palvelusisällöt, joita yrityksesi tuottaa. Valitse listasta palvelusisällön vierestä Tee palveluvaraus. Mikäli yrityksesi tuottaa kaikkia listattuja palvelusisältöjä riittää, kun teette yhteen setelin sisältöön palveluvarauksen. Järjestelmä näyttää Tee palveluvarausnäkymän. Valitse palveluntuottajanosaksi se toimipaikka, jossa asiakas asuu. Alasvetovalikon listassa näkyvät ne yrityksesi toimipaikat, jotka palvelunjärjestäjä on hyväksynyt tämän palvelun tuottajiksi. Vapaamuotoiseen kenttään voit kirjoittaa lisätietoja. Kerro sopimusehdoista asiakkaalle ja rastita, että asiakas on hyväksynyt sopimussuhteen yrityksesi kanssa. Paina Lähetä palveluvaraus.
5(16) Järjestelmä siirtyy Palveluvarauksetnäkymään, jossa näytetään kaikki yrityksesi ja asiakkaan välillä tehdyt palveluvaraukset. Palveluvaraus asiakkaan ostovoiman ja yrityksesi välillä on nyt luotu ja tapahtumakirjauksia on mahdollista tehdä. Palveluasumisen kirjaamisen edellytykset Kuukauden kirjaukset PSOP-järjestelmään tulee tehdä viimeistään seuraavan kuukauden 3. päivä. Asiakkaan ensimmäisen kuukauden kirjaus tehdään manuaalisesti järjestelmään. Katso ohjeet luvusta Tapahtumatietojen kirjaaminen. Ensimmäisen kuukauden kirjauksen jälkeen on mahdollista hyödyntää vrk-perusteisissa seteleissä järjestelmän tekemää automaattista tapahtumakirjausta. Automaattinen tapahtumakirjaus helpottaa kirjausten tekemistä vrk-perusteisissa palveluissa, joissa asiakas saa koko kuukauden kestävää palvelua useamman kuukauden ajan, kuten asumispalveluissa usein on. Automaattinen tapahtumakirjaus on kuvattu luvussa Automaattinen tapahtumakirjaus. Asiakkaan keskeytysjaksot merkataan aina manuaalisesti järjestelmään. Ensimmäisen kuukauden keskeytykset tehdään luvun Asiakkaan palvelu on keskeytynyt kuukauden aikana mukaisesti. Kun automaattikirjaus on käytössä, toimitaan luvun Automaattinen tapahtumakirjaus: keskeytyskirjaukset - ohjeiden mukaan. Tässä on esitetty esimerkki, jossa automaattinen tapahtumakirjaus on käytössä ja osalla asiakkaista on kuukauden aikana keskeytysjaksoja. Jos Automaattinen tapahtumakirjaus ei ole käytössä, kirjataan tapahtumat luvun Tapahtumatietojen kirjaaminen mukaan.
6(16) Tapahtumatietojen kirjaaminen Asiakashaku Tapahtumakirjauksen tekeminen edellyttää, että palveluvaraus on tehty asiakkaan ostovoiman ja yrityksesi välille. Asiakkaan kirjaukset tulee tehdä mahdollisimman pian palvelun antamisen jälkeen. Valitse ylävalikosta Asiakkaat ja sen alta Asiakashaku -välilehti. Kirjoita kenttään asiakkaan nimi, henkilötunnus tai saldo-/palvelusetelin numero ja valitse Hae. Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot Haepainikkeen alla. Valitse asiakas napsauttamalla asiakkaan nimeä. Olet Asiakkaan tiedot -sivulla. Syötä Asiakasnumero-kenttään yrityksesi asiakasnumero/-tunniste (maksimipituus 50 merkkiä). Tämä tieto näkyy yrityksesi saamalla laskulla ja on ainoa tieto, jolla voit yhdistää tapahtuman asiakkaaseen. Asiakasnumeron syöttäminen on kertaluonteinen tehtävä yrityksessäsi. Valitse asiakkaan ostovoiman perusteella yläpalkista välilehti Ostovoimat (palveluseteli) tai Saldoostovoimat (saldoseteli).
7(16) Asiakkaan palvelu-/saldosetelin tiedot avautuvat näkymään. Valitse oikea seteli ja napsauta tekstiä Palvelusisällöt. Tässä näkymässä näet palvelusisältöjen ajantasaisen tilanteen eli paljonko on myönnetty ja paljonko setelillä on vielä käyttämättä sekä mahdollisen jakson. Huomioithan, että yrityksesi on velvollinen seuraamaan, onko asiakkaalla vielä palvelua käytettävissä. Saldo-ostovoiman setelillä näkyy yhteismäärä (yhteismäärä voi olla arvo euroissa tai määrä yksiköissä), paljonko palvelua on myönnetty jaksolla ja paljonko on käyttämättä. Asiakas voi itse valita minkä verran käyttää eri palvelumuotoja (eri palvelujen palvelusisältöjä). Tapahtumakirjaus Valitse setelistä annetun palvelun mukainen sisältö ja sen oikeasta laidasta tapahtumakirjauksen linkki: Saldoseteli: valitse palvelusisällön kohdalta Kirjaa tapahtuma. Palveluseteli: valitse palvelusisällön kohdalta Kirjaa uusi.
8(16) Asiakas on saanut palvelua keskeytyksettä koko kuukauden Valitse palveluntuottajaosaksi se toimipaikka tai yksikkö, jossa asukas asuu. Valitse Tapahtumakirjaus. Kirjaa palvelutapahtuman tiedot. Valitse alkupäivämäärä ja lopetuspäivämäärä kalenterista. Järjestelmä laskee päivien perusteella veloitettavan määrän. Kirjautuneen käyttäjän tiedot tulevat automaattisesti Palvelun antaja - kenttään. Muuta se tarvittaessa. Valitse Kirjaa. Kirjauksen lisätieto -kenttään voit lisätä palvelutapahtumaan liittyvän tiedon esim. poikkeavalle laskutettavalle veloitukselle. Tapahtuman voi tallentaa myös keskeneräisenä, mikäli haluat tarkistaa ja päivittää tietoja vielä ennen lopullista kirjaamista. Keskeneräiset tapahtumat eivät siirry tilitykseen. Järjestelmä ilmoittaa, että kirjaus onnistui.
9(16) Asiakkaan palvelu on keskeytynyt kuukauden aikana Tässä esimerkissä tehdään asiakkaalle kirjaus, jossa hän on ollut kuukauden aikana sairaalassa 9.-16.7. mutta muuten asunut normaalisti. 1. LÄSNÄOLOKIRJAUS Valitse aloitusnäkymästä toimipaikka tai yksikkö, jossa asiakas asuu. Valitse sitten Tapahtumakirjaus. Valitse alkupäivämääräksi kuukauden ensimmäinen päivämäärä ja lopetuspäivämääräksi sairaalajaksoa edeltänyt hoitopäivä eli 8.7. Valitse Kirjaa
10(16) 2. KESKEYTYSKIRJAUS Valitse Keskeytyskirjaus -toiminto. Kirjaa keskeytyksen tiedot. Valitse keskeytyksen syy. Alkupäivämääräksi valitaan keskeytyksen alkamispäivä. Loppupäivämääräksi valitaan päivä, jolloin keskeytys päättyi ja asiakas palasi palvelutaloon. Valitse Kirjaa. Järjestelmä näyttää palvelun maksusääntöjen mukaiset keskeytyskirjauksesta muodostuneet tapahtumat. Erittely eri tapahtumiin syntyy automaattisesti maksusääntöjen mukaisesti. 3. LÄSNÄOLOKIRJAUS Valitse Tapahtumakirjaus.
11(16) Kirjaa loppukuukauden läsnäolopäivät. Valitse alkupäivämääräksi päivä, jolloin asiakas palasi palvelutaloon. Valitse loppupäivämääräksi kuukauden viimeinen päivä. Valitse Kirjaa. Asiakkaan kuukauden läsnäolokirjaukset ja keskeytyskirjaus on nyt tehty. Huomaa: Mikäli asiakkaan poissaolojakso jatkuu kuukauden vaihteen yli: kirjaa tapahtumalle keskeytyksen alkupäivämäärä ja Tallenna keskeneräisenä. Kun asiakas palaa keskeytykseltä takaisin asumaan, muokkaa keskeytyksen tapahtumakirjausta ja lisää sinne Lopetuspäivämäärä (Kirjaa). Huom! Mikäli keskeytyksestä tulee pitkä ja se jatkuu yli kuukauden, käy kirjaamassa keskeytys valmiiksi PSOP-järjestelmässä. Kirjoita silloin kirjauksen lisätieto -kenttään selitteeksi, että keskeytys jatkuu pidempään. Tapahtumakirjausten tarkistaminen Tapahtumat-välilehdellä voit selata yrityksesi tekemiä tapahtumakirjauksia valitulle asiakkaalle. Yksittäisen kirjauksen tiedot saat näkyviin valitsemalla tapahtumarivin lopussa Tarkastele tapahtumaa tai Tarkastele keskeytystä - toiminnon. Tapahtuman tietoja voit muokata tilassa Kirjattu tai Kirjattu osittain. Kun kirjauksen tila on Kirjattu, Kirjattu osittain tai Hyväksytty, voit vielä poistaa tapahtuman. Poista-valinta on näkyvissä vain, kun poistaminen on mahdollista.
12(16) Automaattinen tapahtumakirjaus Automaattinen läsnäolon tapahtumakirjaus käynnistyy, kun asiakkaalle on tehty yksi manuaalinen tapahtumakirjaus. Mikäli viimeisin kirjaus on keskeneräinen kirjaus, ei järjestelmä luo uutta luonnosta (=keskeneräinen kirjaus) seuraavalle kuukaudelle. Tapahtumaluonnokset muodostuvat automaattisesti puolen kuukauden paikkeilla. Automaattinen tapahtumakirjaus: läsnäolokirjaukset Valitse yläpalkista Asiakkaat ja sen alta Automaattiset tapahtumakirjaukset. Valitse alasvetovalikoista palvelunjärjestäjä, palvelu ja toimipaikka, jonka tapahtumia haluat käsitellä. Listalle tulevat valintojen mukaiset asiakkaat, joilla on automaattisesti luotuja tapahtumakirjausluonnoksia. Valitse sivulta kaikki ne asiakkaat, jotka ovat saaneet palvelua keskeytyksettä koko kuukauden ajan. Valitse Vahvista valitut. Järjestelmä ilmoittaa, että valittujen asiakkaiden kirjaus onnistui. Muista tarkistaa, että kaikki kuukauden kirjaukset on tehty viimeistään kalenterikuukauden vaihduttua.
13(16) Automaattinen tapahtumakirjaus: keskeytyskirjaukset Automaattikirjausten listassa ovat jäljellä ne asiakkaat, joiden kohdalla hoito on kuluvan kuukauden aikana keskeytynyt. Valitse listalta asiakas, jolle haluat tehdä keskeytyskirjauksen ja valitse rivin lopusta sininen viiva-ikoni (Tapahtumat). Siirryt asiakkaan tapahtumat - välilehdelle. Valitse kirjattavan tapahtuman kohdalta Tarkastele tapahtumaa -toiminto. Tämän jälkeen siirryt tapahtuman kirjaus -näytölle. Kirjaa siihen ensimmäinen läsnäolojakso Tapahtumakirjaus -luvun ohjeen mukaan. Tämän jälkeen kirjaa muut kuukauden läsnäolo- ja keskeytystapahtumat kohdan Asiakkaan palvelu on keskeytynyt kuukauden aikana mukaan.
14(16) Käyttäjähallinta PSOP-järjestelmässä Luo käyttäjätunnus Valitse ylävalikosta kohta Käyttäjät. Valitse oikeasta alareunasta Luo uusi käyttäjä Lisää käyttäjän tiedot kenttiin. Sähköpostiosoitteesta tulee käyttäjän käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus ei ole vaihdettavissa luomisen jälkeen. Salasanan tulee olla: vähintään 10 merkkiä pitkä vähintään 1 numero isoja ja pieniä kirjaimia vähintään 1 kpl molempia. Tässä annettu salasana on väliaikainen. Järjestelmä pakottaa käyttäjän vaihtamaan salasanan ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä. Valitse rooliksi tarpeen mukaan esim. kirjaaja tai pääkäyttäjä. Järjestelmä lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen henkilön käyttäjätunnuksen ja salasanan, kun valitset Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia -kohdan.. Lopuksi paina Tallenna. Muista lisätä käyttäjä myös oikeaan tiimiin (kts. Liitä käyttäjä palvelutiimiin -luku). Liitä käyttäjä palvelutiimiin Käyttäjä tulee aina liittää palvelutiimiin. Kun järjestelmän käyttö alkaa, tämän avulla hallinnoidaan asiakastietojen näkyvyyttä oikeille henkilöille.
15(16) Tiimiin on mahdollista liittää käyttäjiä, mikäli palvelun hakeutuminen on aloitettu. Käyttäjät tulee lisätä tiimeihin viimeistään käytön alkamishetkellä (=palveluseteliasiakkaita voi tulla). Valitse päävalikosta Palvelutiimit. Valitse palvelunjärjestäjäksi Siun sote ja palvelu, jonka käyttäjiä haluat hallinnoida. Rastita tiimiin kuuluvat käyttäjät. Poista rasti niiltä, joiden ei kuulu kuulua tähän tiimiin. Yhteystiedot Hakeutumiseen ja käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa otetaan aina ensisijaisesti yhteyttä Siun soten kyseisen palvelun yhteyshenkilöön. Lisätietoa Siun soten palveluseteli-sivuilta: http:///palvelusetelituottajat Ongelmatilanteet Palveluvarauksen tekeminen ei onnistu, ostovoiman tunnisteella ei löydy Tarkasta, että käyttäjä on liitetty oikeaan palvelutiimiin (Liitä käyttäjä palvelutiimiin). Asiakasta ei löydy Tarkasta, että käyttäjä on liitetty oikeaan palvelutiimiin (Liitä käyttäjä palvelutiimiin). Vanhentunut tai unohtunut salasana Huomioithan, että käyttäjätunnus lukkiutuu neljän virheellisen yrityksen jälkeen, joten suosittelemme, että vaihdat salasanasi jo parin epäonnistuneen yrityksen jälkeen. Tilaa uusi salasana sisäänkirjautumissivulta. Järjestelmä lähettää sähköpostiisi salasanan vaihtolinkin, joka on voimassa kaksi tuntia.
16(16) Vaihtoehtoisesti voit pyytää yrityksesi pääkäyttäjää vaihtamaan salasanasi PSOP-käyttäjähallinnan kautta. Käyttäjähallinnassa vaihdettu salasana on ns. kertakäyttöinen salasana eli käyttäjän on vaihdettava se heti seuraavalla kirjautumiskerralla. Lukkiutunut PSOP-käyttäjätunnus Lukkiutuneen PSOP-käyttäjätunnuksen vapauttaminen onnistuu vain palvelunjärjestäjän palvelusta vastaavaan henkilön kautta.