Maakuntien yhteiset verkkosisällöt. Työsuunnitelma

Maakuntien yhteiset verkkosisällöt Työsuunnitelma 11.6.2018

TYÖSUUNNITELMA 2(17) Versiohistoria Versio Päivämäärä Tekijä Muutoskuvaus 20180423 2018-04-23 Janne Pajusalo LUONNOS 20180430 2018-04-30 Janne Pajusalo Tarkennuksia tuotosten osalta 20180611 2018-06-11 Janne Pajusalo Syksyn työsuunnitelma lisätty

TYÖSUUNNITELMA 3(17) SISÄLTÖ TERMINOLOGIA... 4 1 PERUSTIEDOT... 5 2 TAUSTA, TAVOITTEET JA VAIKUTUKSET... 6 2.3 Tavoitteet... 6 2.5 Hyödyt... 6 2.6 TuoTOKSET... 6 2.6 Riippuvuudet ja sidoshankkeet... 7 2.7 Rajaukset... 8 2.8 Sitouttaminen... 8 3 ORGANISOINTI JA HALLINTA... 9 3.1 Projektin organisointi ja päätöksenteko... 9 3.2 Muut informoitavat ryhmät ja verkostot... 9 4 KUSTANNUKSET JA RAHOITUS... 10 5 TOTEUTUSSUUNNITELMA JA AIKATAULU... 11 7 RISKIT... 17 8 VIESTINTÄSUUNNITELMA... 17

TYÖSUUNNITELMA 4(17) TERMINOLOGIA TERMI Palvelutietovaranto (PTV) Palvelun pohjakuvaus Tietosisältö, opastava sisältö Palvelupolku [Lyhenne tai termi] [Lyhenne tai termi] Kuvaus Suomi.fi-palvelutietovaranto on kansallinen, julkishallinnon yhteinen tietomalli ja tietokanta, johon kuvataan kaikki julkiset palvelut, niiden vastuuorganisaatiot, palvelujen ominaisuudet sekä asiointikanavat kuten sähköiset asiointipalvelut ja paikalliset palvelupisteet. Palvelujen kohderyhmänä voivat olla yksityishenkilöt, yritykset tai viranomaiset. Palvelutietovarantoon on laadittu valmiita pohjakuvauksia lakisääteisiin tehtäviin liittyville tai muuten yleisesti tuotetuille palveluille. Pohjakuvauksiin on määritelty palvelujen sisältö lyhyesti siten kuin se laissa määritellään. Kunta/maakunta itse kuvaa palvelun paikalliset tiedot pohjakuvauksen lisäksi. Pohjakuvauksen voi myös jättää käyttämättä ja kuvata palvelun kokonaan itse. Tietosisällön tavoitteena on tarjota eri tilanteissa tarvittavaa olennaista opastusta ja tietoa sekä niihin liittyviä palveluja kansalaisille, yrittäjille ja viranomaisille. Yksi tietosisällön kokonaisuus voi tarpeen mukaan kattaa kaikki mainitut tilanteet. Tietosisältö helpottaa hallinnonrajat ylittävien palvelujen käyttöä ja vähentää verovaroin tuotettuja yhden asian verkkosivustoja. Tietosisältö antaa käyttäjälle valmiuksia omatoimiseen etenemiseen tarjotulla palvelupolulla ja kommunikointiin palvelutuottajien kanssa. Tietosisällöksi käsitetään myös sellaiset sisällöt, joihin ei välttämättä liity palveluita ja verkkoasioinnin mahdollisuuksia. Palvelupolulla tarkoitetaan hankkeessa asiakkaan sähköisen tiedonhaun ja asioinnin palvelupolkua. Palvelun tuotantoon liittyvä asiakaspolku ei ole hankeen määrittelemän palvelupolun osa. [Kuvaa käytetyn lyhenteen tarkoitus tai termin merkitys.] [Kuvaa käytetyn lyhenteen tarkoitus tai termin merkitys.]

TYÖSUUNNITELMA 5(17) 1 PERUSTIEDOT 1.1 Hankkeen nimi Maakuntien yhteiset verkkosisällöt ( MakuVesi ) 1.2 Omistaja Pirkko Romakkaniemi, Väestörekisterikeskus 1.3 Yhteyshenkilöt Janne Pajusalo, VRK Virpi Kankaanpää, STM Pirkko Romakkaniemi, VRK 1.4 Rahoitus Valtiovarainministeriön digimuutosrahoitus, 400 000 1.5 Diaari, asianumero tms. tunnistetieto 1.6 Valmiiden palveluiden omistaja / tulosten toimeenpanija momentti 28.70.05 Maakunnat, VRK

TYÖSUUNNITELMA 6(17) 2 TAUSTA, TAVOITTEET JA VAIKUTUKSET Maakunnat ja virastot suunnittelevat tällä hetkellä alueellisia verkkosivujaan. Jotta jokainen toimija ei päädy eri lopputulokseen, on tarve luoda yhteisiä konsepteja maakuntien vastuulle siirtyvien palveluiden esittämisestä verkossa. Näin varmistetaan ymmärrettävä ja yhtenäinen rakenne ja sisältö. Palvelumuotoilua on jo tehty joidenkin maakunnan vastuulle siirtyvien palvelukokonaisuuksien osalta, mutta kokonaisnäkemys verkkoasioinnin asiakaspolusta on puutteellinen. On tarve varmistaa myös palvelujen löydettävyys. Tällä hetkellä eri toimijoiden alueellisia verkkosivuja on monta, eikä niiden roolit ole aina selkeitä kansalaisen näkökulmasta. Tämä vaikeuttaa asiointia, mutta myös sisällöntuotantoa ja ylläpitoa sekä tekee verkkoviestinnän kehittämisestä kallista. 2.3 TAVOITTEET Hankkeen tavoitteina on varmistaa, että: Kansalaiset, yritykset ja järjestöt löytävät tarvitsemansa palvelut sekä helposti ymmärrettävää tietoa ja opastusta palveluista. Mittari? Kansalaiset, yritykset ja järjestöt osaavat asioida maakunnan kanssa vaivattomasti. Mittari? Maakunnat, virastot ja liikelaitokset hyödyntävät palvelutietovarantoa monipuolisesti joko suoraan Suomi.fi:n tai sen tarjoamien rajapintojen kautta. Tavoitetta mitataan seuraamalla Suomi.fi -rajapintoja hyödyntävien maakuntien määrää. Maakunnat, virastot ja liikelaitokset rakentavat helppokäyttöiset verkkopalvelut kustannustehokkaasti, hyödyntämällä yhteisiä konsepteja ja sisältöjä. Mittari? 2.5 HYÖDYT Kehittämällä yhteistä sisältöä on mahdollista nostaa verkkosisällön laatua, sekä huomioida paremmin erityisryhmien tarpeet. Yhteisen sisällön luominen vähentää maakuntien valmisteluelimien työmäärää, mikä on maakuntauudistuksen suunniteltu toteutusaikataulu huomioiden heille tärkeä tekijä. Hyödyntämällä yhteistä sisältöä luodaan yhtenäisempi verkkoviestintä, mikä puolestaan helpottaa maakunnan palveluiden käyttöä 2.6 TUOTOKSET Alla olevassa kuvassa hanke-esittelyssä esitetyt tuotokset:

TYÖSUUNNITELMA 7(17) : 2.6 RIIPPUVUUDET JA SIDOSHANKKEET HANKKEEN KESKEISET RIIPPUVUUDET Sidoshankkeen nimi Riippuvuuden kuvaus Yhteyshenkilö Riippuvuuden merkitys Maakuntauudistus Maakuntien yhteiset verkkosisällöt - Aikataulu -hanke perustuu valmistelussa olevan maakuntauudistuksen oletettuun toteutusaikatauluun. Makufi Makufi -hankkeessa toteutetaan Tiina Nikmo, Vimana Merkittävä kärkimaakuntien johdolla Drupalja Liferay -pohjaiset maakuntien verkkopalvelut. Suomi.fi - jatkokehityshanke SuoJa SuoJa -hanke tekee teknisiä ratkaisuita Suomi.fi -palveluihin, ja tehdyillä valinnoilla ja toteutuksilla on suora vaikutus maakuntien yhteiset verkkosisällöt -hankkeen. Näitä teknisiä ratkaisuita ovat esimerkiksi PTV -palveluiden massamuutokset mahdollistavat toiminnot palveluiden siirtämistä varten, maakuntanäkymät, sekä toteutettavat Suomi.fi -rajapinnat joiden kautta yhteistä sisältöä on mahdollista hyödyntää muilla verkkosivustoilla. Jani Ruuskanen, VRK Merkittävä Julkiset palvelut - kokonaiskonsepti ELY:n iskukykyiset palvelut (IPA)- ohjelmaan kuuluva hanke, jonka Sanna Kolomainen, ELY Tuntematon

TYÖSUUNNITELMA 8(17) Maakuntien palvelut - valmisteluryhmä MakuSote -hanke ELYjen tiehankesivujen ja Liikenneviraston verkkosivujen sisällönkehittämishanke Pelastuslaitosten verkkouudistus SOTEorganisaatiorekisteri THL palvelukokonaisuudet ja -ketjut tavoitteena on kuvata julkisten palveluiden sähköisen asioinnin, käyntiasioinnin ja asiakasneuvonnan tavoitetila. Valmisteluryhmä määrittää maakunnille siirtyvät palvelukokonaisuudet käyttäjälähtöisesti Suomi.fi sote-valinnanvapauden vertailupalvelua kehittävä hanke. Maakuntien yhteiset verkkosisällöt -hankkeen on tietosisällöntuotannossa seurattava MakuSote -hankkeessa tehtyjä linjauksia vertailupalvelun osalta. Hanke on tekemässä Liikenneviraston johdolla kehitysja yhtenäistämistyötä hallinnonalan verkkosisältöjen osalta. Pelastuslaitosten hajautunutta verkkoläsnäoloa ollaan yhtenäistämässä teknisen arkkitehtuurin ja sisältöjen osalta. - Kohtalainen Matti Hiltunen, VRK Niko Hyppönen, Liikennevirasto Perttu Vepsäläinen, SM Matala Kohtalainen Matala 2.7 RAJAUKSET 2.8 SITOUTTAMINEN

TYÖSUUNNITELMA 9(17) 3 ORGANISOINTI JA HALLINTA 3.1 PROJEKTIN ORGANISOINTI JA PÄÄTÖKSENTEKO Hankkeen etenemiseen liittyvä päätöksenteko on ensisijaisesti koordinaatioryhmän vastuulla. Hankkeen etenemisestä raportoidaan kuukausittain digimuutoksen hanketoimistolle sekä maakuntauudistuksen viestintäryhmälle. Hankkeessa on muodostettu aihealueittaiset työryhmät, joihin on haettu halukkaita osallistujia maakuntien, ministeriöiden sekä virastojen puolelta. Työryhmien puheenjohtajiksi on tavoitteena saada ministeriön edustaja. 3.2 MUUT INFORMOITAVAT RYHMÄT JA VERKOSTOT Työryhmien lisäksi on olemassa tarve avoimelle verkostolle, jonka pääasiallinen kanssakäymiskanavana toimii Innokylä -työtila.

TYÖSUUNNITELMA 10(17) 4 KUSTANNUKSET JA RAHOITUS 2018/02-2019/01 Kokonaiskustannukset 400 000 Hankepäällikkö 170 000 (ostopalvelu) Palvelumuotoilutyö 70 000 (ostopalvelu) Viestintätoimisto 50 000 (ostopalvelu) Verkkoviestintä 100 000 Kulut ja muu toiminta 10 000 Rahoituslähde 2018/02-2019/01 Digimuutosrahoitus 400 000

TYÖSUUNNITELMA 11(17) 5 TOTEUTUSSUUNNITELMA JA AIKATAULU Yleisaikataulu: Helmikuu 2018: Sisältöjen tarkennus, Työryhmien perustaminen ja projektointi. Työryhmien perustaminen. Valitaan tarkemmat kohdealueet, analysoidaan jo tehdyt materiaalit. Maaliskuu-Huhtikuu 2018: Luodaan käyttäjäpersoonat ja suunnitellaan toivotut asiakaspolut. Määritellään kokonaiskuva asiakkaiden verkkopalveluista, eri verkkopalvelujen rooli ja näkymät käyttäjäryhmien palvelutarpeiden pohjalta. Touko - kesäkuu 2018: Yhteisten- sekä maakunnan omien sisältöjen konsepti, rakenne, tuotantomalli ja hajautetun sisällöntuotannon ohjeet. Syyskuu - joulukuu 2018: Tuotetaan valtakunnalliseen käyttöön tarkoitetut tekstit. Tuetaan maakuntia verkkopalveluiden suunnittelussa, jotta mahdollisimman moni hyödyntäisi yhteisiä sisältöjä. Tammikuu 2019: Ohjeistus palvelukuvausten siirtämiseksi nykyisiltä järjestäjiltä maakunnille. Suomi.fi integroi sisällöt tehtyihin maakuntanäkymiin. Jatkotoimien suunnittelu ja hankkeen päätös. KOKONAISUUS: Projektinhallinta Projektinhallintakokonaisuuteen kuuluu hankkeen suunnitteluun ja koordinointiin liittyvät tehtävät TEHTÄVÄ KUVAUS Hankkeen käynnistys ja suunnittelu Sidosryhmäyhteistyö Avoimen verkoston työkalut Hajautetun sisällöntuotannon työkalut Sisältöjen tarkennus, Työryhmien perustaminen ja projektointi. Työryhmien perustaminen. Valitaan tarkemmat kohdealueet, analysoidaan jo tehdyt materiaalit. Tehtävän aikataulu: 02/2018 Yhteydenpito sidosryhmiin Innokylä -työtilan avaaminen avoimen verkoston pitämiseksi ajan tasalla Tehtävän aikataulu: 04/2018 Luonnosten kommentointia ja hajautettua sisällöntuotantoa varten tarvittavien työkalujen ja työtapojen määrittäminen. Aikataulu: 08/2018 Suomi.fi -palvelunhallintaan rakennettavaksi suunniteltua työkalua on lykätty (tai sen toteuttaminen saatetaan mahdollisesti jättää kokonaan pois). Tähän sisällönhallinnan prosessiin tarvitaan muita työkaluja tueksi. Tällä hetkellä kommentointi tehdään sähköpostitse.

TYÖSUUNNITELMA 12(17) Teemapäivä 6.9.2018 klo 12-15, VRK Auditorio PTV-sisällön siirtymäprosessin suunnittelu KOKONAISUUS: Palvelumuotoilu Aiheet käsittelemättä. Etäosallistuminen tulee olemaan mahdollista, mutta pyritään tästä huolimatta pitämään osallistava iltapäivä, jossa myös etänä osallistuvat voivat jollain tapaa olla mukana. Kun PTV:n tekninen massakopiointitoiminnallisuus on määritelty sovitaan käytännöistä, joilla massakopiointi tehdään sekä kopiointiaikataulusta. Varmistetaan, että kopioinnin jälkeisiä muutoksia on mahdollista seurata, jotta vanhoja palveluita arkistoidessa ja uusia julkaistessa ei tule samalla tuotua takaisin vanhentunutta tietoa. Palvelumuotoilu -kokonaisuus suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä Goforen edustajien kanssa. TEHTÄVÄ Työpajojen suunnittelu KUVAUS Suunnitellaan yhdessä Goforen kanssa miten palvelumuotoilutyöpaja toteutetaan Työpajojen läpivienti Maakuntien verkkokonseptien nykytilan selvittäminen LeanLab -kysely maakunnan verkkoviestinnästä Julkisten palveluiden verkkoviestinnän kokonaiskuvan luominen maakunnan verkkopalvelukehittämisen tueksi Maakunnan järjestäjäsivun konseptointi Raportointi Tehtävän aikataulu: 03/2018 Toteutetaan suunnitellut työpajat, yksi per aihealue. Tehtävän aikataulu: 05-06/2018 Haastatellaan muutamia maakuntien verkkoviestinnästä vastaavia henkilöitä, jotta saadaan ymmärrys tarpeista sekä jo tehdystä konseptoinnista. Tehtävän aikataulu: 05/2018 Selvitetään LeanLab -käyttäjäyhteisön suhtautuminen maakunnan rooliin palvelun järjestäjänä, tuottajana ja verkkoviestijänä. Tehtävän aikataulu: Työpajojen, maakunnan edustajien haastatteluiden sekä kohderyhmähaastatteluiden perusteella muodostetaan kokonaiskuva julkisten palveluiden verkkoviestinnän palveluista ja rooleista. Konseptiluonnos maakunnan järjestäjäsivustosta. Luonnos sisältää ehdotuksen aihejaosta sekä käyttötapauksista, sekä hahmotelman siitä mikä sisältö on mahdollista tuottaa maakuntien yhteisenä sisältönä. Raportti sisältää yleiskuvan maakunnan sekä kansallisten verkkosivujen rooleista, sekä maakunnan järjestäjäsivun konseptin. Raporttia hyödynnetään makufi -hankkeessa syötteenä. KOKONAISUUS: Sisällöntuotanto Aikataulu: 06/2018 Kansallisten palveluiden kartoittamisen osalta 09/2018 Sisällöntuotanto tehdään työryhmän johdolla, yhdessä Suomi.fi -verkkotoimituksen sekä valitun viestintätoimiston kanssa. TEHTÄVÄ KUVAUS JA MITTARI Sisällöntuotannon suunnittelu [Lyhyt kuvaus tehtävästä] [Mittari, joka mittaa tehtävän toteutumista. Kuvaa mittari niin konkreettisesti kuin mahdollista.]

TYÖSUUNNITELMA 13(17) Sisällöntuotannon kick-off Jokaisen työryhmän kanssa järjestetään 2h Skype -kickoff sisällöntuotannon osalta. Palaverissa käydään läpi sisällöntuotannon etenemistavat ja tehdän ensimmäinen luonnos tarvittavista tietosisällöistä ja pohjakuvauksista, perustuen aiemmin järjestettyyn palvelumuotoilutyöpajaan. Tietosisällön kehittäminen 1. 2 tunnin työpaja verkkotoimitus + asiantuntijoita 2. 2 tunnin työpaja verkkotoimituksessa 3. 2 viikkoa: asiantuntijakommentointi- ja korjaukset 4. Verkkotoimittaja naputtaa tilauslomakkeet 5. 3-4 viikkoa: Verkkotie tuottaa sisällöt 6. 2 viikon kommentointiaika ja korjausaika 7. Valmis tai tekstin jatkotyöstöä Verkkotiellä Pohjakuvausten kehittäminen 1. Pohjakuvausten listaus: joku asiantuntijoista? (2 3 viikkoa) 2. 2 tunnin työpaja verkkotoimitus + substanssi/viestintäasiantuntijoita 3. kierros 4. Verkkotie tuottaa pohjakuvaustekstit 5. Pohjakuvaustekstien kommentointi Vaiheiden kesto vielä epävarma! KOKONAISUUS: Palvelutietovarannon ja tietosisältöjen hyödyntämisen edistäminen Mitä olisivat toimivat keinot vaikuttaa tähän? TYÖRYHMÄKOHTAISET AIKATAULUT Sosiaali- ja terveyspalvelut Palvelumuotoilutyöpaja 16.5 Sisällöntuotannon kick-off 1.6 VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu Pelastustoimi Palvelumuotoilutyöpaja 13.4 Sisällöntuotannon kick-off 27.4 Pohjakuvaukset kun THL:n palveluluokitus on tullut (+ n. 2 viikkoa) Valinnanvapaus syyskuussa, muut marraskuussa, mahdollisesti osia vielä tämänkin jälkeen

VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu Päätöksenteko ja osallistuminen Palvelumuotoilutyöpaja 9.5 Sisällöntuotannon kick-off 8.6 VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu Kasvupalvelut Palvelumuotoilutyöpaja 1.6 TYÖSUUNNITELMA 14(17) Elo-syyskuu Syyskuu Elokuu Sisällöntuotannon kick-off 18.6 VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Elo-syyskuu Lokakuu? Tässä paljon avoimia kysymyksiä vielä!

TYÖSUUNNITELMA 15(17) Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu Alueiden käyttö Palvelumuotoilutyöpaja 16.5 Sisällöntuotannon kick-off 18.6 VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu Liikenne Palvelumuotoilutyöpaja 16.5 Sisällöntuotannon kick-off 18.6 Sovitaan 18.6 jälkeen VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu MMM:n hallinnonalan työryhmä(t?) Palvelumuotoilutyöpaja Sovitaan 18.6 jälkeen Elokuun loppu

TYÖSUUNNITELMA 16(17) Sisällöntuotannon kick-off VRK:n verkkotoimituksen esitys pohjakuvausten ja tietosisältöjen nykytilasta sekä tavoitetilasta Pohjakuvausten käsittely Tietosisältöjen käsittely Pohjakuvausten tilaaminen Tietosisältöjen tilaaminen Tilatut tekstit tuotetaan Tuotettujen tekstien kommentointi ja mahdollinen jatkotyöstö Julkaisu

TYÖSUUNNITELMA 17(17) 7 RISKIT Riskiseurantaa ylläpidetään Valtionvarainministeriön ylläpitämässä Improlity - salkunhallintapalvelussa, ja se päivitetään kuukausittain kuun ensimmäiseen keskiviikkoon mennessä. 8 VIESTINTÄSUUNNITELMA Luonnos! Keväällä pidetään laaja viestintäkierros, tavoitteena kertoa hankkeesta ja saada kiinnostus heräämään. Laajalla viestintäkierroksella pyritään myös tavoittamaan kaikki sidosryhmähankkeet joista olisi syydä olla tietoinen. Kesälomakauden jälkeen pidetään toinen laajempi viestintäkierros, jossa tavoitteena kertoa jo saavutetuista tuloksista sekä osoittaa hankkeen konkreettiset hyödyt, ja tätä kautta nostaa osallistujien sitoutumista loppuhankkeen ajaksi.