Tahe Pohjois-Savo projekti 3/2018 6 /2020 Projektipäällikkö Hannele Pöykkölä Monetra Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelyt Pohjois-Savossa info- ja keskustelutilaisuus 28.5.2018 Paikka: Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (KYS)
Miksi Tahe Pohjois-Savo -projekti? tukea eri osatoteuttajia muutoksessa Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri KYS Pohois-Savon liitto / maakuntavalmistelu Kuopion kaupunki Kuhilas Oy muut nykyiset osakkaat Monetra Oy konsernin rakentaminen ja alueyhtiöt valmistella asioita muodostettavan yhtiön lukuun Kuhilas Oy Monetra Pohjois-Savo Oy (muutos 3-4 Q /2018) avainsanoja: yhdessä ja yhteistyössä hyvä muutosprojekti
Projektin tavoitteet Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (KYS), tuleva Pohjois-Savon maakunta, ja Kuhilas Oy:n nykyiset omistaja-asiakkaat muodostavat yhdessä Monetra Oy:n kanssa Monetra Pohjois-Savo Oy nimellä toimivat osakeyhtiön, joka toimii inhouse periaatteella talous- ja henkilöstöhallintopalvelukeskuksena. Mahdollistaa muiden maakunta- ja kuntatoimijoiden tulon Monetra Pohjois-Savo Oy:n omistajaasiakkaiksi yhtiön perustamisvaiheen jälkeen. Pohjois-Savon alueelle muodostuu merkittävä toiminnan ja osaamisen keskus talous- ja henkilöstöhallinnon alalle. Palveluntarjoajalle siirtyy 1.1.2019 henkilöstöä Pohjois-Savon sairaanhoitopiiristä sekä kokonaisuudessaan Kuhilas Oy:n henkilöstö. Lisäksi 1.1.2020 henkilöstöä siirtyy palveluntarjoajalle maakuntaan siirtyvistä organisaatioista.
Projektin ydintehtävät: 1. Muodostaa Monetra Pohjois-Savo Oy (jäljempänä: perustettava yhtiö). 2. Siirtää muodostettavan yhtiön tuotettavaksi 1.1.2019 Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä jatkaa nykyisten Kuhilas Oy:n asiakasomistajien palvelutuotantoa. 3. Tuottaa Pohjois-Savon maakuntavaltuustoa koskevat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut joko 7/2018 tai 1.1.2019 alkaen tai muun päätöksen mukaisesti. 4. Toteuttaa 1.1.2019 henkilöstönsiirto, jossa Pohjois-Savon sairaanhoitopiiriltä siirtyy perustettavan yhtiön palvelukseen talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöitä. Määrä tarkentuu henkilöstönsiirtoprosessin aikana. 5. Toteuttaa yt-menettelyn mukaisesti uuden yhtiön muodostamiseen liittyvät toimenpiteet Kuhilas Oy:ssä / Monetra Pohjois-Savo Oy:ssä. 6. Siirtää perustettavan yhtiön tuotettavaksi 1.1.2020 alkaen tulevan Pohjois-Savon maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. 7. Toteuttaa 1.1.2020 henkilöstönsiirto, jossa Pohjois-Savon maakunnan kunnista siirtyy yhtiön palvelukseen talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöitä. Määrä tarkentuu henkilöstönsiirtoprosessin aikana. 8. Kuvata järjestelmäarkkitehtuuri perustettavan yhtiön tuotannossaan tarvitsemalle tietojärjestelmäkokonaisuudelle ja määritellä tiekartta tavoitetilaan pääsemiselle. 9. Selvittää muodostettavan yhtiön toimitilatarve ja hankkia tarkoituksenmukaiset toimitilat yhtiön käyttöön. 10.Määrittää ja toteuttaa yhtiön asiakkuudenhoitomalli. (Hinta, laatu ja palvelu.)
Tahe Pohjois-Savo projektin organisoituminen: Osaprojektit: Pohjois-Savon maakunnan TAHE Ohjausryhmä Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri Pohjois-Savon liitto / maakuntavalmistelu Kuopion kaupunki Kuhilas Oy Monetra Oy Pääprojekti - Yhtiön perustaminen - Sopimukset, päätöksenteko - Nykytilan ja tavoitetilan kuvaus - Yhteiset toimintamallit - Riskienhallinta, viestintä Hannele Pöykkölä Projektiryhmä Osatoteuttajien ja osaprojektien projektipäälliköt Osatoteuttajien sisäiset ohjausryhmät: ohjausryhmä työskentelyn tuki osatoteuttajien näkemysten yhtenäistäminen resurssien osoittaminen osaprojekteille osatoteuttajakohtaisten osaprojektien tuotosten hyväksyntä projektikokonaisuuden kokonaiskoordinointi osatoteuttajien organisaatiossa Palvelut ja asiakkuusmalli Heini Koskenvuori Perustietotekniikka ja tuotantojärjestelmät Timo Ritola Henkilöstönsiirto Maria Karppinen Työtilat ja työvälineet Riitta Kokkonen Osatoteuttajan sisäinen ohjausryhmä: Osaprojektin projekti- /työryhmä Osaprojektin projekti- /työryhmä Osaprojektin projekti- /työryhmä Osaprojektin projekti- /työryhmä
Aikataulu Palvelutuotannon aloitus yhtiössä Palvelutuotannon aloitus 1.1.2019: PSSHP 1 maakunnalle 1.1.2020 2 Q2/18 Q3/18 Q4/18 Q1/19 Q2/19 Q3/19 Q4/19 Q1/20 Q2/20 Pääprojekti Yhtiön perustaminen, sopimukset Projektinhallinta (mm. seuranta, viestintä, raportointi) Palvelut ja asiakkuusmalli Palvelusopimukset Nykytila-analyysit, tavoitetilan määrittely Palvelusopimukset Raportointi Onnistumisen arviointi Palvelujen määrittely Tuotteistaminen Tuotantotavat (määr.) Asiakkuudenhallintamalli Palvelujen määrittely Tuotteistaminen Asiakkuudenhallintamalli Roolit ja toimivaltuudet Roolit ja toimivaltuudet Tiketöintiratkaisu Perustietotekniikka ja tuotantojärjestelmät Henkilöstönsiirto Työtilat ja työvälineet Infran määrittely Infran rakentaminen ja käyttöönotto Palvelutuotannon ohjelmistot Integraatioiden toteutus (Maku) Järjestelmien määrittely (Maku) Järjestelmien käyttöönotto (Maku) Muutosviestintä, muutosjohtaminen, tapahtumat (vaiheet I ja II) Tehtävä- ja osaamisinventaariot Tehtävä- ja osaamisinventaariot Työsopimukset, palkkamuunnot Muutosvalmennus Tilojen etsiminen, sopimukset, muutokset, kalustaminen, muutto Työvälineet: nykytila ja tavoitetila Työsopimukset, palkkamuunnot Muutosvalmennus Työvälineet: nykytila ja tavoitetila Pohjois-Savon maakunnan TAHE Nykytila-analyysit, tavoitetilan määrittely Maakunnan kuntien tarpeet
Projektin ohjausryhmä: Pj: Jaana Kuuva, Kuopion kaupunki, taloussuunnittelupäällikkö Varapj: Kari Janhonen, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri, talousjohtaja Tarja Miettinen, Pohjois-Savon liitto, hallintojohtaja Tuula Väisänen, Kuhilas Oy, vt. toimitusjohtaja Päivi Pitkänen, Monetra Oy, toimitusjohtaja Hannele Pöykkölä, projektipäällikkö, esittelijä ja sihteeri Kirsi Pakarinen, osatoteuttajien yhteinen resurssi ostopalveluna
Pääprojektin kokoonpano: projektiryhmä: Projektiryhmä Hannele Pöykkölä, projektipäällikkö Heini Koskenvuori, Kys talous Kaarina Halonen, Kys henkilöstö Riitta Kokkonen, Kuopion kaupunki Tuula Väisänen, Kuhilas Oy Kirsi Pakarinen, Pohjois-Savon liitto / maakuntavalmistelu Timo Ritola, Monetra Oy Maria Karppinen, Monetra Oy Lisäksi Monetralta Päivi Pitkänen ja Anne Piikivi yhtiön muodostaminen, päätöksenteko ja sopimukset
Osaprojektien kokoonpano Palvelut ja asiakkuusmalli Projektipäällikkö: Heini Koskenvuori, Kys Kys: Kaarina Halonen, Anne Halttunen Kuopion kaupunki: ei edustusta, kaupungin kanta on, että palvelujen odotetaan jatkuvan ilman ongelmia muutoksen aikana ja sen jälkeen Pohjois-Savon liitto: Kirsi Pakarinen Kuhilas Oy: Tuula Väisänen Monetra Oy: Hannele Pöykkölä, Jussi Kauppi
Osaprojektien kokoonpano Perustietotekniikka ja tuotantojärjestelmät Projektipäällikkö: Timo Ritola, Monetra Oy Kys: Kaarina Halonen, Anne Halttunen, Heini Koskenvuori Kuopion kaupunki: Tietohallintojohtaja Jorma Halonen Pohjois-Savon liitto: Kirsi Pakarinen Kuhilas Oy: Harri Ryhänen Monetra Oy: ei muita Timon lisäksi
Osaprojektien kokoonpano Henkilöstönsiirto Projektipäällikkö: Maria Karppinen, Monetra Oy Kys: Marja Hietamäki Kuopion kaupunki: ei edustajaa, koska henkilöstöä ei siirry Pohjois-Savon liitto: Kirsi Pakarinen Kuhilas Oy: Reija Huttunen Monetra Oy: ei muita Marian lisäksi
Osaprojektien kokoonpano Tilat ja työvälineet Projektipäällikkö: Riitta Kokkonen, Kuopion kaupunki Kys: Marjo Pörsti ja Tuula Nyman Kuopion kaupunki: Petri Koponen, Kuopion kaupungin Tilapalvelut Pohjois-Savon liitto: Kirsi Pakarinen Kuhilas Oy: Anita Jämsén ja Tarja Rinne Monetra Oy: Maria Karppinen, Hannele Pöykkölä
Osaprojektien kokoonpano Pohjois-Savon maakunnan TAHE Projektipäällikkö: Kirsi Pakarinen Maakunta: Kys: Kuopion kaupunki: Pohjois-Savon liitto: Kirsi Pakarinen Kuhilas Oy: Monetra Oy: Hannele Pöykkölä
Pohjois-Savon maakunta TAHE -osaprojekti Osaprojektin tavoite: Mahdollistaa muiden maakunta- ja kuntatoimijoiden tulon Monetra Pohjois-Savo Oy:n omistaja-asiakkaiksi yhtiön perustamisvaiheen jälkeen. Varmistaa uuden maakunnan ja maakunnalle tulevien uusien tehtävien ja tarpeiden huomioimisen eri osaprojekteissa. Huolehtii maakunnan eri toimijoiden mukaantulon ja määrittelee siirtymävaiheen toiminnan tahe-palveluiden näkökulmasta. Kartoittaa maakunnan muiden mahdollisten asiakkaiden tilanteen ja palvelutarpeen.
Pohjois-Savon maakunta TAHE -osaprojekti Osaprojektin tärkeimmät tehtävät ja niiden aikataulu: Siirtää Monetra Pohjois-Savo Oy:n tuotettavaksi 1.1.2020 alkaen tulevan Pohjois-Savon maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Toteuttaa 1.1.2020 henkilöstönsiirto, jossa Pohjois-Savon maakunnan toimijoilta siirtyy yhtiön palvelukseen talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöitä. Määrä tarkentuu henkilöstönsiirtoprosessin aikana. Tarkentaa nykytilakuvausta ja kuvata maakunnan tarpeiden tavoitetila (palvelut, ICT, henkilöstö) 12/2018 Varmistaa, että maakunnan nykyiset erilaiset toimintatavat ja maakuntaan siirtyvät uudet toiminnot saadaan siirrettyä hallitusti yhtenäiseksi Monetra Pohjois-Savoon 01/2020 Hankkia ja tuoda tietoa maakuntavalmistelusta muille osaprojekteille osaprojekteissa maakuntaan liittyvien tehtävien edistymiseksi ja valmistumisen varmistamiseksi 08/2018-12/2019 Laatia siirtymävaiheen toimintasuunnitelma 10/2019 Kartoittaa muiden kuin maakunnan toimijoiden tilanne ja palvelutarve 12/2019 Huomioidaan myös väliaikaishallinto (kesäkuu 2018?)
Mualiman paras ei enempää, eikä vähempää kuin mualiman paras palvelukeskus toimintamalleissa tavoitteena parhaat ja yhtenäiset käytännöt erityisen tärkeää työpaikkojen pysyminen maakunnan alueella
Kiitos! Hannele Pöykkölä Tahe Pohjois-Savo -projektipäällikkö p. 044 703 1281 hannele.poykkola@monetra.fi