V IE S T I N T Ȧ. S T R A TE Kaarinan Pojat ry:n viestintästrategia G I A
Viestinnän TARINA Kaarinan Pojat on vuonna 1958 perustettu jalkapallon erikoisseura, jonka tavoitteena on olla vahva kasvattajaseura. Kaarinan Pojat tarjoaa jokaiselle jotakin; laadukasta valmennusta, paikallisen seurayhteisön sekä yhteenkuuluvuuden tunteen kaikkien kaarinalaisten keskuudessa. KaaPo on seura, jonka tekemä laadukas kasvatustyö tunnetaan laajalti. Seuran sisäinen viestintä on sujuvaa ja tukee pelaajien ja toimihenkilöiden sekä yhteistyökumppaneiden kokemaa yhteisöllisyyttä. Organisaation yhteisökuva vastaa tavoitekuvaa kaikkien kohderyhmien mielessä. Viestinnän VISIO Viestinnän ARVOT Positiivisuus viestinnässä lähdetään aina positiivisen kautta Luotettavuus toiminnasta viestitään luotettavasti ja ajankohtaisesti Yhteisöllisyys kaiken viestinnän ytimessä on yhteisöllisyyden korostaminen KaaPo on Kaarinan paras jalkapalloseura KaaPolainen tapa toimia ja pelata jalkapalloa on ainutlaatuinen KaaPo on enemmän kuin jalkapalloseura KaaPolaisuus yhdistää kaupunkilaiset yli ikä-, sukupuoli- ja aaterajojen Viestinnän KUVA YDINviestit Kaarinan parasta futista #kaarinanparastafutista Kaarinassa on useampi aktiivinen jalkapalloseura, mutta KaaPolainen tapa toimia ja pelata jalkapalloa on ainutlaatuinen KaaPolaisuus on kaarinalaisuutta #kaapolaisuusonkaarinalaisuutta KaaPolaisuus yhdistää kaupunkilaiset yli ikä-, sukupuoli- ja aaterajojen
Viestinnän kanavat KaaPolaisen viestinnän peruskanavat ovat www-sivut (www.kaapo.fi), sähköposti ja seuran sosiaalisen median kanavat Facebook, Twitter, Instagram ja YouTube. Näiden kanavien kautta seura hoitaa jatkuvan viestintäsuunnitelman mukaisen viestinnän. Viestinnän muita kanavia ovat seuran uutiskirje, seuralehti KaaPolainen, seuran ohjeistukset, mainokset ja esitteet sekä tapahtumat ja henkilökohtaiset tapaamiset. Eri medioissa pyritään viestimään monipuolisesti ja oma-aloitteisesti. www-sivut Seuran www-sivuijen kautta tapahtuvan viestinnän tavoitteena on nostaa esiin olennaiset uutiset, tuoda esiin seuran monipuolinen, laadukas ja suunnitelmallinen toiminta sekä jakaa onnistumisia ja kasvattaa seurahenkeä. Viestintakanavat sähköposti Sähköposti on arkiviestinnän ja sisäisen tiedottamisen tärkein kanava. Tavoitteena on tiedottaa ja muistuttaa seuran toimijoita ajankohtaisista asioista. Sähöpostiviestinnän määrään tulee kiinnittää huomiota. sosiaalinen media: Facebook (Kaarinan Pojat) Facebook-viestinnän tavoitteena on kertoa tapahtumia vapaamuotoisesti ja rennosti ja tuottaa iloista ja yhteisöllisyyttä tukevaa viestintää. Facebook-viestintä mahdollistaa jäsenistön ja seuran toiminnasta kiinnostuneiden vuorovaikutteisen osallistumisen tykkäämällä, jakamalla ja kommentoimalla. sosiaalinen media: Twitter (@KaarinanPojat) Twitterin kautta viestittäessä tavoitteena on nopea ja vapaamuotoinen viesti, joka tukee yhteisöllisyyttä (mm. ottelulive). Twitter tarjoaa mahdollisuuden urheiluvaikuttamiseen ja aktiiviseen jalkapallokeskusteluun osallistumiseen. Twitterissä viestittäessä muistetaan KaaPolaiset hashtagit #kaapolaisuusonkaarinalaisuutta ja #kaarinanparastafutista sekä edustusjoukkueesta puhuttaessa hashtag #kaarinanylpeys ja otteluliven hashtag #kaapolive. sosiaalinen media: Instagram (@kaarinanpojatofficial) Instagram-viestintä on visuaalista viestintää, jonka tavoitteena on kertoa seuran ja joukkueiden arjesta kuvin ja sanoin. Instagram-viestintä mahdollistaa jäsenistön ja seuran toiminnasta kiinnostuneiden vuorovaikutteisen osallistumisen tykkäämällä, kommentoimalla ja tägäämällä. Myös instagramissa viestiessä muistetaan hashtagit #kaapolaisuusonkaarinalaisuutta, #kaarinanparastafutista sekä edustusjoukkueen hashtag #kaarinanylpeys. sosiaalinen media: YouTube (Kaarinan Pojat) Tavoitteena on tuotta YouTubeen materiaalia, joka monipuolisesti kertoo seuran ja joukkueiden arjesta ja nostaa esiin seuran laadukkaan toiminnan. uutiskirje Seuran kerran/kaksi kertaa kuukaudessa ilmestyvä uutiskirje on kanava yhteisölliselle tiedottamiselle. Uutiskirjeen tavoitteena on tiedottaa seurassa tapahtuvasta toiminnasta ja ajankohtaisista asioista laajalle vastaanottajakunnalle kerralla. KaaPolainen: Seuralehti KaaPolaisen tavoitteena on luoda yhteenkuuluvuuden tunnetta lukijoiden kesken. Lehti ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Sisällöltään lehden tavoitteena on tehdä seuraa ja sen toimintakulttuuria tutuksi monipuolisesti. tapahtumat ja henkilökohtaiset tapaamiset Tapahtumissa ja tapaamisissa tapahtuvan viestinnän tavoitteena on tarjota mahdollisuus vuorovaikutteiseen keskusteluun ja yhteydenpitoon seuran ja sen joukkueiden kesken. Tarkoitus on tiedottaa seurassa tapahtuvasta toiminnasta ja ajankohtaisista asioista. Eri toimihenkilöille järjestetään erilaisia foorumeita; tällaisia ovat mm. johtokunnan, joukkueenjohtajien ja valmentajien tapaamiset. ohjeistukset, mainokset, esitteet Tavoitteena on, että seuran tarjoamat ohjeistuksen ovat helposti löydettävissä ja niiden informaatioarvo on suuri. Seuran mainonta ja erilaiset esitteet ovat visuaalisesti yhteneväisiä ja helposti KaaPolaiseksi tunnistettavia.
Kohderyhmat Viestinnän kohderyhmät KaaPon viestinnän kohderyhmät on jaettu sisäisiin ja ulkoisiin kohderyhmiin. Sisäisiä kohderyhmiä ovat pelaajat, toimihnekilöt ja jäsenet. Ulkoisia kohderyhmiä puolestaan ovat pelaajien vanhemmat, kannattajat, yhteistyökumppanit sekä muut sidosryhmät ja media. Seuraavassa jokainen kohderyhmä on esitelty stereotyyppisena ryhmänä. Kohderyhmien kohdalla on myös mietitty jokaisen ryhmän motiivia seurata KaaPolaista vietsintää. Seuran toimihenkilöt Taina Toimihenkilö on keski-ikäinen vapaaehtoistoimija, joka on mukana seuran toiminnassa toimimalla lapsensa joukkueen toimihenkilönä. Tainalle viestittäessä tärkeimmät viestintäkanavat ovat sähköposti, henkilökohtaiset tapaamiset, kirjalliset ohjeistukset sekä seuralehti KaaPolainen. Pelaajat Petteri Pelaaja haluaa pelata jalkapalloa mahdollisimman korkealla sarjatasolla. Hän osallistuu aktiivisesti joukkueen tapahtumiin ja harjoittelee myös omalla ajallaan. Petterin kannalta keskeisimmät viestintäkanavat ovat kotisivut, sosiaalinen media, joukkueen oma viestintä sekä seuralehti KaaPolainen. Jäsenet Janne Jäsen haluaa olla mukana KaaPolaisessa yhteisössä ja tukea oman seuransa toimintaa, vaikka ei itse aktiivisesti harrastakaan jalkapalloa eikä muuten ole mukana seuran päivittäisessä toiminnassa. Jannelle tärkeimmät viestintäkanavat ovat uutiskirje, kotisivut, sosiaalinen media sekä seuralehti KaaPolainen. Vanhemmat Ilkka Isä on Petteri pelaajan isä. Hän on mukana Petterin joukkueen toiminnassa rivivanhempana, eli huolehtii omalta osaltaan esimerkiksi buffetin pidosta otteluissa. Hän kuskaa Petteriä peleihin ja lähtee mukaan turnausmatkoille. Ilkalle viestittäessä tärkeimmät viestintäkanavat ovat kotisivut, uutiskirje, joukkueen oma viestintä ja seuralehti KaaPolainen Kannattajat Kimmo KaaPolainen on kaarinalainen jalkapallon ystävä, joka haluaa tukea paikallisen seuransa toimintaa monipuolisesti. Hän käy aktiivisesti seuraamassa sekä juniorijoukkueiden että edustusjoukkueen otteluita. Kimmolle tärkeimmät viestintäkanavat ovat kotisivut, sosiaalinen media, mainonta sekä seuralehti KaaPolainen. Yhteistyökumppanit Timo Tukija on jalkapallon ystävä, joka oman yrityksensä kautta haluaa tukea kaarinalaista juniorijalkapallotoimintaa. Timon kannalta keskeisimmät viestintäkanavat ovat sähköposti, henkilökohtaiset tapaamiset, sosiaalinen media ja seuralehti KaaPolainen. Muut sidosryhmät Seuralle tärkeitä muita sidosryhmiä ovat Suomen Palloliitto, SPL:n Turun piiri sekä Kaarinan kaupunki. Näille sidosryhmille viestitään pääsääntöisesti sähköpostin ja henkilökohtaisten tapaamisten kautta. Seuralehti KaaPolainen toimii viestintäkanavana myös näille sidosryhmille. Media Tärkeät paikalliset mediat, kuten Kaarina-lehti ja Turun Sanomat, sekä sosiaalisessa mediassa toimivat jalkapalloyhteisöt ovat yksi viestinnän kohderyhmä. Tärkein seuran näkyvyyttä edistävä viestintäkanava on seurasta lähetettävät tiedotteet. Myös kotisivujen uutisointi ja sosiaalisen median kautta viestinimen on tärkeää.
Viestinnän tavoitteet KaaPolaisen viestinnän tavoitteet perustuvat seuran kokonaisstrategiaan. Kaiken viestinnän tulee tähdätä näiden tavoitteiden toteutumiseen Yhteisöllisyys Ensimmäinen KaaPolaisen viestinnän tavoite on yhteisöllisyys. KaaPo on enemmän kuin jalkapalloseura. Tavoitteena on, että jokainen pelaaja, toimihenkilö, vanhempi, yhteistyökumppani ja kannattaja kokee olevansa osa KaaPolaista jalkapalloperhettä. Viestinnan tavoitteet Profiilin nostatus Viestinnän toinen tavoite on KaaPolaisen profiilin nostatus. KaaPo on Kaarinan paras jalkapalloseura. Tavoite on, että KaaPo on jokaisen pelaajan, vanhemman, yhteistyökumppanin ja kannattajan ensisijaunen valinta. Toiminnan laatu Kolmas viestinnän tavoite koskee KaaPolaisen toiminnan laatua ja siitä viestimistä. KaaPo tarjoaa laadukasta jalkapallotoimintaa kaikenikäisille. Tavoitteena on, että tämä toiminta tavoittaa mahdollisimman monta kaarinalaista jalkapallon ystävää. Laajempi kohdeyleisö Neljäs KaaPolaisen viestinnän tavoite on viestinnän kohdereyhmän laajentaminen. Kaarinassa 32 000 asukasta, joista 5,6 % pelaa jalkapalloa. Tavoite on, että entistä useampi kaarinalainen pelaaja, vanhempi, toimihenkilö, yhteistyökumppani ja kannattaja tietää ja tuntee KaaPon ja sen toiminnan. Toiminnan yhtenäistäminen Viestinnän viides ja viimeinen tavoite on, että KaaPo näkyy ulospäin yhtenäisenä seurana. Joukkueiden ja toimihenkilöiden toimintatapoja yhtenäistetään luomalla tarkempia ohjeistuksia ja oppaita. Viestinnän painopisteet KaaPolaisen viestinnän painopisteet ovat niitä asioita, joihin viestinnässä erityisesti tulee kiinnittää huomiota. Oikeat viestintäkanavat Ensimmäinen viestinnän painopiste on oikeiden viestintäkanavien löytäminen kullekin kohderyhmälle. Arvioimalla viestinnän toimivuutta ja viestintäkanavia, löydämme ne viestintäkanavat, jotka tavoittavat kunkin kohderyhmän parhaiten ja nopeiten. Viestinnan painopisteet Yhteisöllisyys Viestinnän toinen painopiste on yhteisöllisyyden korostaminen. Viestinnllä luomme tunnistettavan KaaPolaisen kulttuurin, joka näkyy ja kuuluu ympäri Kaarinaa. Visuaalisuus Kolmas painopiste on viestinnän visuaalisuus. Pyrimme luomaan yhden viestin, joka tavoittaa useampaa kanavaa pitki; sananlaskukin sen sanoo, kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Monipuolinen, kiinnostava, hyödyllinen Viestinnän neljäs painopiste on viestinnän luonne. Luomme viestintää, joka on samanaikaisesti informatiivista ja kiinnostavaa sekä tuottaa vastaanottajalle hyödyllisen kokemuksen. Strategian jalkauttaminen Viides painopiste on seuran uuden strategian jalkauttaminen. Uusi strategia tulee saada osaksi jokapäiväistä, näkyvää toimintaa ja jokaisen KaaPolaisen tulee tuntea ja toteuttaa seuran strategiaa.
Viestinnan vastuut ja resurssit Viestinnän vastuut ja resurssit Päävastuu viestinnässä on toiminnanjohtajalla; toiminnanjohtaja vastaa viestinnän aikataulun ja toteutuksen koordinoinnista. Myös muut organisaation avainasemassa olevat toimijat, kuten puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja valmennuspäällikkö, viestivät oman vastuualueensa puitteissa lähinnä toimihenkilöille. Joukkueiden sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä vastaavat joukkueiden toimihenkilöt. Taloudelliset resurssit viestinässä ovat hyvin rajatut, mukana ei pääsääntöisesti ole ulkopuolista palveluntuottajaa. Poikkeuksen tekee yhteistyökumppanina toimiva mainostoimisto, joka vastaa osasta visuaalista viestintää. Sisällöntuotantovastuu on aina organisaation omien toimijoiden. Viestinnan vastuut ja resurssit Viestinnän mittarit KaaPolaisen viestinnän mitarrit auttavat arvioimaan viestinnän onnistumista kaikilla strategian osa-alueilla. Kotisivujen ja sosiaalisen median tavoittama yleisö Kotisivujen ja sosiaalisen median tavoittama yleisö mittaa osaltaan viestinnän kohdeyleisön laajutta. Mittaamisen apuvälineenä käytetään sosiaalisen median tarjoamia seurantatyökaluja. Tavoitteena on mitata, kuinka laajalle kotisivujen ja sosiaalisen median viesti leviää? Näkyvyys muissa medioissa Tällä tarkoitetaan lehtiartikkeleita, jalkapalloverkkosivujen artikkeleita ja seura koskevia juttuja ja haastatteluja muissa kuin seuran kontrolloimissa medioissa. Tällä mitataan myös sitä, onnistuuko seura tuomaan esiin omaa laadukasta toimintaansa ja nostamaan omaa profiiliaan sekä herättämään toiminnallaan median kiinnostuksen. Pelaajamäärä Pelaajamäärän kehitys ja etenkin aloittavien pelaajien määrä on hyvä mittari sille, onko KaaPon viesti laadukkaasta, Karinan parhaasta toiminnasta saavuttanut kohdeyleisön. Vertailemalla pelaajamääriä muihin seuroihin voidaan vetää johtopäätöksiä siitä, onko KaaPo Kaarinan paras vaihtoehto jalkapalloharrastajalle. Pelaajaliikkuvuus ja toimihenkilöiden pysyvyys Kun mitataan, tuleeko KaaPoon enemmän pelaajia kuin lähtee ja palaako seurasta kerran poislähteneet pelaajat takaisin sekä jatkavatko samat toimihenkilöt toimessaan kaudesta toiseen kertoo, miten KaaPo on onnistunut luomaan yhteisöllisyyttä ja sitouttamaan pelaajat ja toimihenkilöt seuran toimintaan. Osallistumisaktiivisuus seuran tapahtumiin Viestinnän avulla pyritään houkuttelemaan kohderyhmät mukaan seuran tapahtumiin. Tällä mittarilla mitataan, onnistummeko luomaan yhteisöllisyyden kokemuksen kohderyhmillemme ja saamaan heidät mukaan seuran tapahtumiin. Samalla voidaan pohtia miksi onnistumme tai miksi emme onnistuneet. Ohjeiden noudattaminen Seuran toiminnan yhtenäistämiseksi luodut ohjeet toimivat kaikkien hyväksi. Se, seurataanko ohjeistuksia, kertoo siitä, koetaanko yhteiset ohjeet ja säännöt tärkeiksi ja toimintaa ohjaaviksi. Mittaamalla, noudatetaanko ohjeita ja koetaanko ne yhteisöllisyyttä lisääviksi, voidaan parantaa viestintätoimia. Seurakysely Vuosittain toteutettava seurakysely on hyvä mittari niin seuran kokonaistoiminnalle kuin myös viestinnälle. Viestinnän onnistuminen tulee ottaa pysyvästi osaksi kyselyä. Kyselyn tuloksia analysoimalla saadaan tietoa KaaPon kokonaisviestinnän tasosta ja tavoitteiden saavuttamisesta.
KaaPon viestintäkäytännöt Perusteet Seuran nimi on Kaarinan Pojat ja lyhennettynä KaaPo. Seura vastaa koko organisaatiota koskevasta viestinnästä ja joukkueet pääsääntöisesti omaa toimintaansa koskevasta viestinnästä. Ota yhteyttä toiminnanjohtajaan, kun: suunnittelet kirjoittavasi lausuntoa, kannanottoa tai muuta julkista tekstiä seuran nimissä suunnittelet projektia, tapahtumaa tai tempausta seuran nimissä haluat ilmoituksen tai jutun Pallopiiri-lehteen tai muuhun julkaisuun haluat uutisesi julkaistavan seuran nimissä tai seuran virallisella kanavalla tarvitsisit graafikon työpanosta (mainossuunnittelu, viralliset julkaisut, kausikortit) sinua pyydetään haastateltavaksi seuran edustajana (lehteen, televisioon, radioon tms.) sinulle tulee mieleen kehitysideoita tai jokin tärkeä tiedotettava asia tuntuu unohtuneen kaipaat oikolukijaa tai viestinnällistä tukea Viestinta- kaytannot Viestinnän kanavat KaaPolaisen viestinnän peruskanavat ovat www-sivut, sähköposti ja sosiaalinen media (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube). Lisäksi käytämme viestintään uutiskirjettä, KaaPolainen-seuralehteä, henkilökohtaisia tapaamisia (mm. jojo-kerho, valmentajakerho) sekä ohjeistuksia, mainoksia ja esitteitä. Peruskanavat toimivat sekä seuran että joukkueiden viestinnän pääkanavina. Sosiaalisessa mediassa käyttäytymistä ohjaa erillinen ohjeistus. Joukkueiden sosiaalisen median kanavat avataan keskitetysti seuran toimesta pyydettäessä. Joukkueet voivat käyttää myös seuran virallisia sosiaalisen median kanavia uutisointiin. Tässä tapauksessa ota yhteyttä toiminnanjohtajaan. Kieliasu ja ulkoasu KaaPolaisen viestin tulee olla selkeä ja kirjoitettu hyvällä yleiskielellä; murresanoja tulee välttää. Välimerkit ja otsikointi on hyvä muistaa. Tarvittaessa tiedotteet ym. voidaan oikoluetuttaa toiminnanjohtajalla. Viralliset tiedotteet ulospäin hoitaa aina seura. Kaikessa viestinnässä tulee noudattaa KaaPon graafista ohjeistusta. Ohjeistuksessa määritellään muun muassa logon käyttö, kirjasimet ja värimaailma. Lisäksi ohjeistossa on useita sovelluksia, kuten Word- ja PowerPoint-pohjat sekä lomakepohjat. Graafista ohjeistoa noudatetaan mahdollisimman laajasti, jotta viestinnän ulkoasu pysyy yhtenäisenä, tunnistettavana ja vaikuttavana. KaaPon käytettävissä on myös graafisen alan osaajia, jotka suunnittelevat ja taittavat KaaPon painotuotteet ja muut viralliset graafiset materiaalit. Suunnittelu ja jälkiarviointi Seuran viestinnän suunnittelusta ja sen arvioinnista vastaa johtokunta. Viestintäsuunnitelma laaditaan vuosittain ja se pohjautuu seuran viestintästrategiaan. Suunnitelmasta käy ilmi perusviestinnän lisäksi myös vuoden tärkeimmät päämäärät ja tavoitteet sekä isoimmat erilliset viestintäkampanjat.suunnitelmallisuus on keskeinen edellytys viestinnän onnistumisessa. Myös joukkueiden on hyvä tutustua seuran viestintää ohjaaviin dokumentteihin ja sopeuttaa oma viestintänsä vastaamaan seuran viestinnän linjoja. Kriisiviestintä Kriisi on yleensä negatiivinen, ennalta ennustamaton ja vaikeasti hallittava tilanne, johon pitää reagoida nopeasti. Kriisitilanteissa kaikesta viestinnästä vastaa seuran puheenjohtaja yhdessä toiminnanjohtajan kanssa. Kriisitilanteen kohdatessa joukkueen edustajien on välittömästi tiedotettava asiasta seuran johtoa ja tämän jälkeen ohjattava kaikki asiasta kiinnostuneet ottamaan yhteyttä seurajohtoon. Joukkueiden ei tule itse kommentoida asiaa kriisitilanteissa. Tavoitteena on, että tapahtuneesta tiedotetaan lyhyesti mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen. Tiedotteessa kerrotaan mitä on tapahtunut ja milloin asiasta tiedotetaan tarkemmin. Mikäli asiasta on tarpeen järjestää tiedotustilaisuus, tulee kyseiseen tilaisuuteen mennessä selvittää olennaiset informoitavat tahot, tosiasiat tapahtumaan liittyen sekä valmistautua todennäköisiin kysymyksiin.
Kaarinan Pojat ry Viestintästrategia Kaarinan Pojat ry:n johtokunta