1 KOTITYÖPALVELUYRITYKSEN OMAVALVONTASUUNNITELMA Asiakaskoteihin tuotettavat tukipalvelut 1. PALVELUJEN TUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOTw.kotityopalvelut.fi Yrityksen nimi Kotipalvelu CleanVarma Toimintayksikön nimi (jos yrityksessä useita toimintayksiköitä) Y-tunnus 2526964-7 Yrityksen sijaintikunta Mikkeli Yrityksen postiosoite Karpalokatu 16 18 A2 Postinumero 50170 Toiminnasta vastaavan henkilön nimi Tarja Kosunen Postitoimipaikka Mikkeli Puhelin +358442964833 Sähköpostiosoite CleanVarma@gmail.com 2. YRITYKSEN TOIMINTAPERIAATTEET Toiminta-ajatus: Siivouspalvelu CleanVarma on yritys mikä tuottaa laadukkaita ja asiakaslähtöisiä puhdistuspalveluita, sekä yksilöllistä kotityöpalvelua yksityistalouksille. Tuotamme myös ammattitaitoisia rakennusten loppusiivouspalveluita ja erikoissiivouksia yrityksille, yhteisöille ja kotitalouksille. Arvot ja toimintaperiaatteet: Siivouspalvelu CleanVarman arvoista tärkeimmät ovat asiakaspalvelu, asiakaslähtöisyys, työmme laadun takaa kokemus, koulutus ja organisointi. Siivouspalvelu CleanVarman toiminta on luotettavaa ja joustavaa.
2 3. OMAVALVONNAN ORGANISOINTI, VASTUUT JA VASTUUHENKILÖT Omavalvonnasta vastaavan yrityksen johdon edustaja ja tehtävät: Yrittäjä Tarja Kosunen. Työnjohtaja ja osallistun itse työhön. Omavalvonnasta vastaavan henkilön yhteystiedot ja tehtävät (jos eri henkilö kuin edellä): Omavalvonnan suunnittelu ja toimeenpanotyöryhmän jäsenet (nimi ja ammattinimike): Yrittäjä Tarja Kosunen Kuvaus henkilöstön ja opiskelijoiden perehdyttämisestä ja kouluttamisesta omavalvonnan suunnitteluun ja toteuttamiseen (Voi olla osana perehdyttämissuunnitelmaa): Perehdytän itse työssä uudet työntekijät. Työntekijä ei ole yksin kohteessa töissä, työskentelemme tiiminä tai kahden työntekijän tiiminä. Kokenut työntekijä sekä uusi työntekijää. Perehdytysohjeet/perehdytyskansio on tekeillä. Työntekijän työsopimuksessa on maininta vaitiolovelvollisuudesta, keskustelen asiasta myös työntekijän kanssa. 4. ASIAKKAAN JA OMAISEN OSALLISTUMINEN JA ASIAKASPALAUTE Kuvaus asiakaspalautteen hankinnasta (millä keinoin ja kuinka usein asiakkailta ja omaisilta hankitaan palautetta?): Asiakaspalautelomake on käytössä silloin, jos asiakassuhde loppuu. Palautelomaketta käytetään myös vakituisille asiakkaille. Suunnitelmissa on käyttää lomaketta useammin. Palaute/yhteydenottolomake on myös yrityksen kotisivuilla: www.cleanvarma.com. Essoten palveluun liittyvä palaute-lomakkeella voi myös antaa palautetta, kehittämisideoita ja kertoa mielipiteensä palvelun laadusta. Palveluntuottaja toimittaa ilmoitukset Essoten kirjaamoon. Palveluun liittyvä palautelomake löytyy myös osoitteesta: http://www.essote.fi/wp-content/uploads/sites/2/2017/02/palvelunlaatupalaute Kuvaus asiakaspalautteiden käsittelystä (miten asiakaspalautteet käsitellään yrityksessä / toimintayksikössä?): Luen lomakkeet, arkistoin kansioon. Mikäli palautteessa on palvelun kannalta kehitettävää, niin olen asiakkaaseen yhteydessä. Yleensä yritykseni saa palautteen kohteessa mikäli asiakas on kotona siivouksen aikana. Kuvaus asiakaspalautteen käytöstä toiminnan kehittämisessä (miten saatua palautetta hyödynnetään?): Kehitän ja muutan toimintatapoja yrityksessä myös asiakaspalautteen pohjalta. Kaikki palaute yritykselle on kehittävää.
3 Kuvaus asiakaspalautejärjestelmän kehittämiseksi (miten yrityksessä aiotaan kehittää asiakaspalautteen hankintaa, käsittelyä ja/tai hyödyntämistä?): Palautelomaketta voisi käyttää pari kertaa vuodessa vakituisilla asiakkailla. Kotisivuille maininta että voi antaa palautetta. 5. RISKIEN JA EPÄKOHTIEN TUNNISTAMINEN JA KORJAAVAT TOIMENPITEET Tästä kokonaisuudesta laaditaan yrityksen sisäiseen käyttöön eri osa alueita koskevat asiakirjat, joissa sovitaan suunnitelmat ja aikataulut todettujen puutteiden ja haittatapahtumien korjaavista toimenpiteistä. Kuvaus menettelystä, jolla toiminnan riskit, kriittiset työvaiheet ja vaaratilanteet tunnistetaan ennakoivasti (miten yrityksessä tehdään ennakkokartoitus riskeistä, kriittisistä työvaiheista ja vaaratilanteista?): Yrityksellä on vastuu -ja oikeusturvavakuutus, tapaturmavakutuus työntekijöille, sekä yrittäjän omat vakuutukset. Työturvakorttikoulutukset työntekijöillä. Yrittäjän koulutus: Kotityöpalvelujen ammattitutkinto, sisältäen avustamis- ja asiointi palvelujen osuuden. Markinointi - merkonomi tutkinto. Muu koulutus: työturvallisuuskortti, tulityökortti, Hygieniaosaamiskortti, Sosiaali -ja terveydenhuollon turvakortti, Palveluja Kotiin OmavalvontaOsaajapassi, EA- 1 ja EA-2 kortit. Yrityksessä perehdytetään työhön, suunnitellaan työvaiheet, ennakoidaan riskit-tilanteet. Käytetään suojaimia, työturvalain vaatimia vaatteita sekä työvälineitä. Käytössä on työturvajalkineet, kypärät, kuvalliset henkilökortit, huomioliivit, työvaatteet, suojalasit, turvavaljaat. Työturvallisuus asiat ovat tärkeitä. Kuvaus menettelystä, jolla läheltä piti tilanteet ja havaitut epäkohdat käsitellään: Kohteessa keskustelu, työn keskeyttäminen jos huomaan vaaratilanteen. Ennen työn aloittamista työn suunnittelu ja riskien ja vaaratilanteiden kartoittaminen, ennakkokartoitus suoritetaan aina. Kuvaus menettelystä, jolla havaitut epäkohdat korjataan: Keskustelu asiakkaan kanssa, ilmoitan kotihoitoon, omaisille. Työn/epäkohdan korjaaminen työssä. Työturvallisuus asiat ovat tärkeitä. Kirjaan asiat asiakkaan tietoihin. Kuvaus siitä, miten korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilöstölle ja tarvittaessa yhteistyötahoille: Ilmoitan kotihoitoon, omaisille, soitto työntekijälle ennen työn aloittamista. 6. HENKILÖSTÖ Kuvaus henkilöstön määrästä ja rakenteesta: Yrityksellä on vakituisia ja kokeneita osa-aikaisia työntekijöitä, tarvittaessa työhön kutsuttavia.
4 Kuvaus henkilöstön rekrytoinnin periaatteista (rekrytointitavat, kelpoisuuden ja taustojen tarkistaminen, rikosrekisterin tarkistaminen, sijaisten hankintamenettely): Henkilökohtainen työhaastattelu, papereiden tarkistaminen. Tarvittaessa otetaan yhteys edellisiin työnantajiin. Henkilöstöä palkatessani mietin sitä, miten hakija sopii yritykseeni kokonaisvaltaisesti. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä (voi olla osana perehdyttämissuunnitelmaa): Perehdytän itse henkilöstöni työssä yritykseni toimintatapoihin ja arvoihin. Teemme aina tiimityötä. Uusi työntekijä ei ole yksin asiakkaalla tai kohteessa. Tekeillä perehdytyskansio. Kuvaus henkilökunnan /yrittäjän ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitämisestä ja osaamisen johtamisesta (osaamisen, ammattitaidon ja sen kehittymisen seuranta, täydennyskoulutussuunnittelu ja seuranta menettelyt, sairauspoissaolojen seuranta, kehityskeskustelut liitteenä voi olla henkilöstön täydennyskoulutussuunnitelma): Yrittäjän suunnitelmissa on osallistua koulutuksiin, kun kiireiltään ehtii. Henkilöstön täydennyskoulutus suunnitelma, tehdään kun ehditään. Kuvaus henkilöstöasioiden kehittämisestä (liitteenä, voi viitata voimassa olevaan laatukäsikirjaan): Henkilöstö on oppinut työssä, perehdytän itse työntekijät, olen itse työssä mukana. Henkilökunnalla on vähintään työturvakorttikoulutukset ja kokemusta asiakaspalveluista, siivoustyöstä. Perehdytän aina uuden henkilöstön yritykseni toimintatapoihin ja arvoihin. Tulevaisuudessa suunnitelma henkilöstöasioiden kehittämisestä ja henkilöstön koulutuksia. 7. YRITYKSEN TOIMITILAT, LAITTEET JA TARVIKKEET Kuvaus yrityksen toimitiloista (esim. huolto ja varastotilat): Yrityksen huolto ja varastotilat sijaitsevat lähellä yrityksen toimipistettä. Tiloissa ovat yrityksen koneet ja laitteet, sekä puhdistusaineet. Siivouspyykkien pesu tapahtuu edellä mainituissa tiloissa. Kuvaus niistä laitteista ja tarvikkeista, joita käytetään asiakaskodeissa: Yritykseni käyttää Hepa-suodattimella varustettuja pölynimureita, imureissa on pestävät pölysäiliöt ja suodattimet. Eri tarpeisiin ja kohteisiin on eri imurit, toimimme näin hygienia syistä. Kuivaimet, tasopyyhkeet, lattiapyyhkeet, puhdistusaineet, roskapusseja, astia vedelle.. Kuvaus välineiden huoltomenetelmistä: Työpäivän jälkeen pesen imurien pestävät säiliöt sekä hepa-suodattimet. Pesen desinfioivalla puhdistusaineella harjat joita käytän päivän aikana. Aloitan pyykin pesun puhtaimmista pyykeistä. Pesen mikrokuituiset -tasopyyhkeet, lattia-pyyhkeet omina erinä pyykkikoneessa, 70 90 asteisessa vedessä pyykinpesukoneessa. Laitan pyykit kuivumaan heti pesun jälkeen. Lajittelen pyyhkeet omille paikoilleen sitten kun ne ovat kuivuneet.
5 Kuvaus siitä, miten ja kuinka usein yritys uusii käyttämiään laitteita ja tarvikkeita: Imureita uusin tarvittaessa ja silloin jos ne menevät rikki, tai niiden teho heikkenee. Tasopyyhkeitä, lattiapyyhkeitä, ja harjoja ostan uusia koko ajan. Yritys hankkii ja uusii laitteita aina tarvittaessa. Työturvallisuuteen ja puhtauteen liittyy myös se että laitteet ja koneet ovat kunnossa. 8. ASIAKASTURVALLISUUS Yrityksen turvallisuussuunnittelusta ja turvallisuustoiminnasta vastaavan henkilön yhteystiedot: Tarja Kosunen. sähköposti: cleanvarma@gmail.com. Puh. +358442964833. www.cleanvarma.com Kuvaus asiakasturvallisuuden varmistamisesta: Mikäli yrityksellä on käytössään asiakkaan avain, niin sitä säilytetään lukollisessa kaapissa yrityksen toimitiloissa. Asiakaskansiot ovat lukollisessa kaapissa. Asiakkaalla siivotessa huolehdin siitä että esim. asiakas ei kompastu imuriin ym. muihin tavaroihin. Huomioin asiakkaan toimintakyvyn ja sairauden. Kuvaus asiakkaiden käytössä olevien turvalaitteiden ja hälytysjärjestelmien toimivuuden varmistamisesta, joista yritys vastaa: - Kuvaus asiakasturvallisuuden kehittämisestä: Perehdytyskansio on työn alla. 9. ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET Kuvaus asiakkaan ohjauksesta ja neuvonnasta sekä palvelutarpeen arvioinnista, palvelusopimuksen ja palvelusuunnitelman laatimisesta ja päivittämisestä sekä asiakkaan osallistumisesta päätöksentekoon: Yhteisneuvottelu asiakkaan /omaisten kesken/kotihoidon kesken siivoustarpeen arvioinnista. Sen perusteella teen palvelusopimuksen kahtena kappaleena. Toinen kappale annetaan asiakkaalle. Palvelusopimuksen päivitys tehdään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa. Selvitän asiakkaalle palvelusopimuksessa olevat asiat. Kuvaus siitä, miten asiakasta informoidaan palvelusopimuksen sisällöstä, palvelun kustannuksista ja sopimusmuutoksista: Asiakas saa informaation palvelusopimus neuvotteluissa: siitä mitä siivous sisältää, määrästä ja laadusta, kustannuksista. Mikäli sopimukseen tulee muutoksia esim. hinnan korotus, ilmoitan siitä asiakkaalle kirjallisesti 2 viikkoa etukäteen.
6 Kuvaus kuluttajansuojaa koskevasta informaatiosta: Palvelusopimuksessa tulee olla tietoa siitä miten toimitaan mikäli asiakas haluaa perua sovitun siivouksen, sopimuksen irtisanomisesta, yrityksen vaitiolovelvollisuudesta, yrityksen vastuuvakuutuksesta. Siitä miten asiakas toimii jos on tyytymätön palveluun. Kuluttajasuojaa koskevassa asioissa palvelun on oltava sisällöltään, suoritustavaltaan ja tulokseltaan vastattava sitä mitä on sovittu. Työ on tehtävä huolellisesti ja ammattitaitoisesti. Palvelussa on virhe jos työtä ei ole tehty näillä perusteilla. Asiakas voi ottaa yhteyttä kuluttajasuojaan osoitteessa: Kilpailu- ja kuluttajavirastoon osoitteessa: Raatihuoneenkatu 5 A, PL 293, 50100 Mikkeli puh. 029 5539511 Kuluttajaoikeusneuvoja puh: 0295536901 päivystysaika arkisin klo 9.00-15.00. Kuluttajaoikeusneuvoja: antaa tietoa kuluttajan oikeuksista, mm. tavaran tai palvelun virheen hyvityksestä, sopimuksista ja maksamisesta avustaa ja sovittelee kuluttajan ja yrityksen välisessä riitatilanteessa Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen ky. (Essote) Taija Liukkonen Sosiaali- ja potilasasiamies Porrassalmenkatu 35-37 50100 Mikkeli Puhelin: 044-7944 307, soittoaika arkisin klo 9-12 Sähköposti: taija.liukkonen@essote.fi Sosiaali- ja potilasasiamies: neuvoo ja ohjaa potilas- ja asiakaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa avustaa tarvittaessa muistutuksen tekemisessä sekä tiedottaa potilaan/asiakkaan oikeuksista toimii potilaiden/asiakkaiden oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi Kuvaus asiakkaan itsemääräämisoikeuden ja osallistumisen toteutumisesta (yksityisyys, intimiteettisuoja, henkilökohtainen vapaus, koskemattomuus; perustuslaki 7 ja 10 sekä asiakaslaki 8 10 ): Yrityksellä on vaitiolovelvollisuus asiakasta koskevista asioista. Asiakkaan luvalla keskustelen asiakkaan asioista omaisten sekä yhteistyötahojen kesken. Palvelu on sopimuksen mukaista ja asiakkaan toiveita ja kotia kunnioittavaa.
7 Kuvaus menettelystä, miten huolehditaan ja kuka vastaa asiakkaan luovuttamista rahavaroista, avaimista ja muista tavaroista: Mikäli asiakkaan avain on yrityksen käytössä, niin teemme kirjallisen sopimuksen avaimen luovutuksesta ja palautuksesta. Avain säilytetään yrityksen toimitiloissa lukollisessa kaapissa. Kuvaus menettelytavasta, jos todetaan, että asiakasta on kohdeltu epäasiallisesti tai loukkaavasti: Otan yhteyden asiakkaaseen selvitän mitä on tapahtunut, pahoittelen tilannetta. Omaisiin yhteys. Keskustelen työssä olleen asianomaisen henkilön kanssa. Kirjaan tiedon asiakkaan tietoihin. Sosiaalihuoltolain(1301/2014) 48 ja 49 velvoittavat sosiaalihuollon henkilöstön ilmoittamaan viipymättä Essoten sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle, jos he huomaavat tehtävissään epäkohtia tai ilmeisiä epäkohdan uhkia asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Ilmoitus voidaan tehdä salassapitosäännösten estämättä Mikäli epäkohtaa ei saada korjattua, on asiasta ilmoitettava aluehallintovirastolle ( 49). Aluehallintovirasto tai Valvira voivat antaa määräyksen epäkohdan poistamiseksi ja päättää sitä koskevista lisätoimenpiteistä siten kuin erikseen säädetään. Ilmoitusvelvollisuuden toteuttamista koskevat menettelyohjeet on sisällytettävä 47 :ssä tarkoitettuun omavalvontasuunnitelmaan. Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia ilmoituksen seurauksena. Kuka voi tehdä ilmoituksen 48 mukaisesti Ilmoituksen voi tehdä sosiaalihuollon henkilöstöön kuuluva tai vastaavissa tehtävissä, toimeksiantosopimussuhteessa oleva tai itsenäinen ammattiharjoittaja. Ilmoitusvelvollisuus koskee julkisia ja yksityisiä sosiaalipalvelun tuottajia. Mistä ilmoitus tehdään? Jos työntekijä huomaa työssään epäkohtia tai ilmeisiä epäkohdan uhkia asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa, hän voi tehdä tästä ilmoituksen. Epäkohdalla tarkoitetaan esimerkiksi asiakkaan epäasiallista kohtaamista, loukkaamista sanoilla, asiakasturvallisuudessa ilmeneviä puutteita, asiakkaan kaltoinkohtelua ja toimintakulttuurista johtuvia asiakkaalle vahingollisia toimia. Myös epäkohdan uhasta, joka on ilmeinen tai voi johtaa epäkohtaan, tulee ilmoittaa. Asiakkaan kaltoinkohtelulla tarkoitetaan mm. fyysistä, psyykkistä tai kemiallista eli lääkkeillä aiheutettua kaltoinkohtelua. Esimerkiksi asiakasta tönitään, lyödään tai uhkaillaan, käytetään hyväksi fyysisesti tai taloudellisesti, puhutellaan epäasiallisesti ja loukkaavasti tai palvelussa, asiakkaan aseman ja oikeuksien toteuttamisessa, perushoivassa ja hoidossa on vakavia puutteita. Ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta, ei henkilökuntaan liittyvistä tilanteista. Ilmoituksen tekemisen tulee aina ensisijassa perustua asiakkaan huolenpitoon liittyviin tarpeisiin. Toimintakulttuuriin sisältyvistä ongelmista voi olla kyse esimerkiksi yksilön perusoikeuksien rajoittamisesta vakiintuneita hoitokäytäntöjä suoritettaessa. Pakotteiden ja rajoitteiden käytöstä tulee olla aina asiakaskohtainen, määräaikainen lupa ja ilmoitus tulee tehdä, jos pakotteita ja rajoitteita käytetään muutoin. Mikäli toimintakulttuuri ei ole suoranaisesti vahingollista asiakkaille, niihin pitää puuttua
8 ensisijaisesti omavalvonnan kautta. Omavalvontaan kuuluvat esimerkiksi ammattilaisten resurssit ja sekä ammattilaisten palveluissa olevaan kiireeseen liittyvät asiat. Miten ilmoitus tehdään? Ilmoitus tehdään ilmoitusvelvollisuuslomakkeelle välittömästi, kun työntekijä havaitsee asiakkaaseen kohdistuvan epäkohdan tai sen uhan. Lomake löytyy sähköisenä ja paperiversioina. Kenelle ilmoitus palautetaan? Ilmoitus tulee tehdä välittömästi lomakkeella ESSOTEN sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle. Myös yksityisiltä palveluntuottajilta hankituista, kunnan järjestämisvastuulle kuuluvista sosiaalihuollon palveluista tehtävät ilmoitukset osoitetaan ESSOTEN sosiaalipalveluista vastaavalle viranomaiselle. Yhteystiedot: Etelä-Savon sosiaali- ja terveysalan kuntayhtymä ESSOTE kirjaamo (kirjaamo@essote.fi) Porrassalmenkatu 35-37 50100 Mikkeli Kehittämispäällikkö / Johtava sosiaalityöntekijä Antti Mäkelä 040 359 6734/ antti.makela@essote.fi Kuvaus asiakassuhteen päättymiseen liittyvien asioiden valmistelusta ja toteuttamisesta: Sopimuksen irtisanominen, palautelomake, papereiden arkistointi lukolliseen kaappiin, säilytys, paperit tuhotaan paperisilppurilla. Palvelusopimus ja palveluseteliasiakkaiden palvelusetelit säilytetään verotusta varten. Jos asiakas on tyytymätön saamaansa palveluun, hänellä on oikeus tehdä reklamaatio yritykselle. Henkilö ja yhteystiedot, jolle reklamaatio osoitetaan: Siivouspalvelu CleanVarma Tarja Kosunen Karpalokatu 16 18 A 2 50170 Mikkeli. Puh. +358442964833 Kuvaus menettelytavasta, miten yrityksessä käsitellään sen toimintaa koskevat reklamaatiot: Otan yhteyden asiakkaaseen, selvitän mitä reklamaatio koskee, mikäli asian voi korjata esim. siivota kohteen paremmin niin käyn itse asiakkaan luona ja teen takuusiivouksen reklamaation osalta (en siivoa koko kohdetta uudestaan). Palveluseteliasiakkaiden reklamaatiot lähetetään Essoten kirjaamoon. Kuvaus Essoten ja palveluntuottajan välisestä yhteistyöstä asiakkaan palvelun suunnittelussa ja toteutumisen seurannassa: Mikäli mahdollista, niin asiakaan luona tapaaminen, johon osallistuvat asiakas, omainen, palvelukokonaisuuteen kuuluvat yhteistyökumppanit. Sovitut asiat kirjataan ylös. Yhteydenpito palveluseteliohjaajaan. Koulutukset.
9 Kuvaus asiakkaan asemaan ja oikeuksiin liittyvästä seurannasta ja kehittämisestä: Asiakkaalla on oikeus saada hyvää palvelua, kohtelua, asiakkaan toivomukset, mielipide, yksilölliset tarpeet, äidinkieli ja kulttuuritausta tulee ottaa huomioon. Asiakkaalla on itsemääräämisoikeus, asiakkaalla on oikeus osallistua /vaikuttaa palvelun suunnittelemiseen. Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevia tietoja, tutustua tallennettuihin tietoihin. Asiakkaalla on oikeus valitukseen ja palvelusuunnitelmaan. 10. YRITYKSEN TOIMINNAN LAADUN VARMISTAMINEN Kuvaus asiakkaiden suoriutumista, toimintakykyä, elämänhallintaa ja hyvinvointia ylläpitävästä ja edistävästä toiminnasta: Keskustelen asiakkaan kanssa siitä aiheesta, mistä hän haluaa siivouksen aikana, mikäli hän haluaa. Huomioin asiakkaan toimintakyvyn. Siivouspalveluja tuottavat yritykset: Kuvaus asiakkaan kodin siisteyden, pyykkihuollon ja jätehuollon järjestämiseen liittyvistä käytänteistä: Sovitaan asiakkaan kanssa millaisen siivouksen hän haluaa. Yleensä teemme ylläpito -ja perussiivousta, ikkunanpesua, vuodehuoltoa, silittämistä, jätehuoltoa. Siivouksessa on aina tietty järjestys, jota noudatetaan. Ateriapalveluja tuottavat yritykset: Kuvaus asiakkaan ravitsemuksen ja ruokailun järjestämiseen liittyvistä käytänteistä: - Päivittäisen toiminnan palveluja tuottavat yritykset: Kuvaus päivittäisen toiminnan järjestämisestä (toimintakykyä tukevan toiminnan, ulkoilun, liikuntamahdollisuuksien, harrastus ja viriketoiminnan järjestäminen, lumityöt, puiden pilkonta, vedenkanto sekä lasten koulunkäynnin tukeminen): - Kuvaus hygieniakäytänteistä ja infektiotartuntojen ehkäisemisestä (sekä epidemiatilanteessa toimiminen): Käytän aina suojakäsineitä ja yrityksen työvaatteita. Käsidesin käyttö asiakkaalta tultaessa ja lähtiessä. Käsien pesu oikeaoppisesti asiakkaalle mentäessä sekä sieltä lähdettäessä. Suosittelen myös työntekijöille suojakäsineiden käyttöä. Mikäli tiedän että asiakkaalla on jokin tarttuva tauti niin suojakäsineet ovat ehdottomat kaikilla. Käsien pesu kotiin tultaessa ja työvaatteiden vaihto kotivaatteisiin. Epidemiatilanteessa käyttäisin myöskin hengitys-suojainta. (Siirrän asiakaskäyntiä mikäli se on mahdollista jos asiakkaalla on tarttuva tauti). Kuvaus asiakastyön ja päivittäisen toiminnan kehittämisestä: -
10 11. ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY Kuvaus asiakastietojen kirjaamisesta, käsittelystä sekä salassapitosäädösten noudattamisesta: Asiakaskansiot/palvelusopimukset/avaimet säilytetään lukollisessa arkistokaapissa yrityksen toimitilassa. Yrityksellä on oma tietokone, vaihdan salasanan usein, tietoturva-ohjelma koneessa. Asiakassuhteen alkaessa asiakkaalle on kerrottava: mihin hänen antamiaan tietoja käytetään, mistä muualta häntä koskevia tietoja hankintaan, mihin ne tallennetaan, kenelle ja millä ehdoin niitä luovutetaan. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei asianomainen ole antanut suostumusta. Asiakkaan sotua/osoitetta ei käsitellä sähköpostissa tai puhelimessa. Tallennan muistitikulle asiakasta koskevat tiedot, säilytys lukollisessa kaapissa. Asiakassuhteen päätyttyä säilytän tietoja tarvittavan ajan ja sitten tuhoan ne toimistosilppurilla. Palveluntarjoaja on vaitiolovelvollinen. Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Tarja Kosunen Kuvaus, miten asiakasta informoidaan henkilötietojen käsittelystä: Asiakkaalle annetaan palvelun alkaessa rekisteriseloste. Selosteesta selviää mitä tietoja asiakkaasta on kerätty rekisteriin, mihin tiedot on tallennettu, missä tarkoituksessa niitä käytetään, mihin niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuoja asioihin ja asiakirjahallintoon: Yrittäjä hoitaa nämä asiat yrityksessä. Kuvaus henkilötietolain 10 mukaisen rekisteriselosteen ylläpitämisestä: Rekisteriseloste on tallennettu muistitikulle. Tarvittaessa päivitän muistitikulle asiakkaiden tietoja. Pidän rekisteriselosteen mukana asiakaskäynneillä mikäli asiakas haluaa nähdä omat tietonsa. Tai näytän sen kertaluonteisesti asiakkaalle. Kuvaus asiakirjojen arkistoinnista ja päättyneiden asiakassuhteiden asiakirjojen käsittelystä: Arkistoin asiakirjat omaan kansioon, lukolliseen kaappiin tarvittavaksi ajaksi. Sen jälkeen tuhoan asiakirjat toimistosilppurilla. Muistitikulta poistan tiedot. Kuvaus, miten tiedonkulku järjestetään muiden asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien toimijoiden kanssa: Henkilökohtaisesti kotihoidon kesken, tai soittamalla heille. Asiakkaan muistivihkon avulla kun palvelu on alkanut. Lisäksi voin laittaa huoli-ilmoituksen osoitteeseen: essote.huoli.fi. Kuvaus asiakastietojen käsittelyn kehittämisestä: -
11 12. ALIHANKINTANA TUOTETTUJEN PALVELUJEN OMAVALVONTA Kuvaus siitä, miten yritys valvoo alihankkijoilta ostettujen palvelujen laatua: Yrityksessä ei käytetä alihankkijoita. Luettelo alihankkijoista: Kuvaus alihankintana tuotettujen palvelujen kehittämisestä: 13. OMAVALVONNAN TOTEUTTAMISEN SEURANTA JA ARVIOINTI Kuvaus yrityksen omavalvonnan toteuttamisen seurannasta: Yrittäjänä toteutan seurantaa jatkuvasti koska olen työssä mukana kokoa ajan. Kuvaus omavalvontasuunnitelman päivittämisestä: Tarvittaessa, tai vähintään kerran vuodessa. Omavalvontasuunnitelma päivitetään tarvittaessa. Toimintaohjeisiin tulleet muutokset kirjataan viiveettä omavalvontasuunnitelmaan. Omavalvontasuunnitelma vahvistetaan vuosittain, vaikka muutoksia ei vuoden aikana olisi tehtykään. Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa yrityksen johtaja/yrittäjä Paikka ja päiväys Mikkelissä 12.03.2018 Allekirjoitus Tarja Kosunen Nimen selvennys