KÄSIKIRJA työn kuvaamiseen ja sen arviointiin Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry Edunvalvontaosasto 2008
Sisällysluettelo: KÄSIKIRJA TYÖNTEKIJÖILLE... 3 KÄSIKIRJA LUOTTAMUSMIEHILLE... 4 TÄYTTÖOHJE KÄSIKIRJAN TÄYTTÄMISEEN... 6 YLEISKUVAUS TYÖSTÄ... 8 1 TYÖN EDELLYTTÄMÄ OSAAMINEN... 9 1.1 Tiedot... 9 1.2 Taidot... 10 1.3 Moniosaaminen... 11 1.4 Harkinta... 11 2 TYÖN VAIKUTUKSET JA VASTUU... 13 2.1 Vaikutusten laajuus... 13 2.2 Vaikutusten pysyvyys... 14 2.3 Johtamis- ja esimiestyö... 15 2.4 Vaikutukset toimintaedellytyksiin... 16 3 YHTEISTYÖTAIDOT... 17 3.1 Vuorovaikutus... 17 3.2 Ihmissuhdevaatimukset... 18 4 TYÖOLOSUHTEET... 20 4.1 Työn fyysinen kuormitus... 20 4.2 Työn psyykkinen kuormitus... 21 Työn vaativuuden arviointitulosten jatkokäsittelyyn taulukko... 24 Kehityskeskusteluihin valmistautuminen... 27 2
KÄSIKIRJA TYÖNTEKIJÖILLE Käsikirjan muotoon painettu tehtäväkuvauslomake on tarkoitettu erityisesti yksittäisen työntekijän käyttöön. Lomake antaa välineen tarkastella työtä eri vaativuuden näkökulmista. Tehtävien kuvaamista tarvitaan tehtäväkohtaisen palkan määrittelemisessä sekä tehtävän olennaisesti muuttuessa, palkan uudelleen määrittelemisessä. Kysymykset tuntuvat aluksi vaikeilta, mutta työyhteisössä muiden samaa työtä tekevien kanssa keskustellen kysymyksiin löytyy vastauksia. Tehtävien ja oman työn kuvaamista kannattaa harjoitella. Palkkausmääräysten mukaan osa palkasta määräytyy tehtävien sisällön vaativuuden mukaan. Vaativuutta arvioidaan sopimukseen kirjattujen vaativuustekijöiden mukaisesti. Tähän työhön tarvitaan tehtäväkuvausta tai työnkuvaa. Tehtäväkuvaus ei ole vanha työlista vaan käsikirjan tyyppinen vaativuustekijöiden esiintymistä selvittävä useampisivuinen lomake. Eri kunnissa lomakkeet saattavat olla erilaisia. Ne ovat paikallisesti räätälöitävissä. Käsikirjan loppuun on kirjattu muutamia hyvin yleisellä tasolla olevia kysymyksiä liittyen kehityskeskusteluun. Tämä johtamisen muoto on otettu kunnissa laajasti käyttöön. Myös työntekijän on hyvä valmistautua kehityskeskusteluun pohtimalla työyhteisöön ja omaan työhön liittyviä odotuksia ja toiveita. Toivomme, että käsikirjasta on Sinulle hyötyä harjoitellessasi oman työsi kuvaamista. Lisätietoa oman työnantajasi työn vaativuuden arviointiin liittyvissä asioissa saat luottamusmieheltäsi ja yhdistykseltäsi. työntekijällä on oikeus tietää : mitä työn vaativuuden arviointi tarkoittaa miten tehtävänkuvauslomaketta käytetään palkkausjärjestelmä tulee saattaa työntekijän tietoon ja esimiehen tehtävä on kertoa työntekijälle miten hänen tehtäväkohtainen palkkansa on muodostunut ja millä perusteilla työn vaativuus on määritelty JHL edunvalvontaosasto 3
KÄSIKIRJA LUOTTAMUSMIEHILLE Käsikirjan muotoon painettu tehtäväkuvauslomake on tarkoitettu työvälineeksi luottamusmiehelle. Käsikirja antaa välineen tarkastella työtä eri vaativuuden näkökulmista. Tehtävien kuvaamista tarvitaan tehtäväkohtaisen palkan määrittelemisessä sekä tehtävän olennaisesti muuttuessa, palkan uudelleen määrittelemisessä. Luottamusmiehelle käsikirja toimii työvälineenä opastettaessa eri ammattiryhmiin kuuluvia työntekijöitä kuvaamaan omaa työtään. Palkkausmääräysten mukaan osa palkasta määräytyy tehtävien sisällön vaativuuden mukaan. Vaativuutta arvioidaan sopimukseen kirjattujen vaativuustekijöiden mukaisesti. Tähän työhön tarvitaan tehtäväkuvausta tai työnkuvaa. Tehtäväkuvaus ei ole vanha työlista vaan käsikirjan tyyppinen vaativuustekijöiden esiintymistä selvittävä useampisivuinen lomake. Eri kunnissa lomakkeet saattavat olla erilaisia. Ne ovat paikallisesti räätälöitävissä. Käsikirja toimii paikallisen vaativuusjärjestelmän rakentamisen pohjana. Sitä mukailemalla ja muuttamalla saadaan parhaiten juuri omaan kuntaan tai kuntayhtymään sopiva tehtäväkuvauslomake ja vaativuuden arviointipohja. Työnantajalla ja järjestöillä on hieman erilaisia tehtäväkuvauslomakkeita. Niitä yhdistelemällä voi löytyä myös paikallisiin tarpeisiin sopiva tehtävien kuvausmalli. Paikallista tehtävänkuvausmallia rakennettaessa tutustutaan samalla vaativuustekijöihin ja saadaan varmistettua, että paikalliset toimijat ymmärtävät eri vaativuustekijät samalla tavalla. Paikallisesti yhteisen ymmärryksen varmistaminen antaa hyvän pohjan työn vaativuuden arvioinnin tekemiselle. Tehtävien vaativuuden muuttuminen ei automaattisesti tarkoita palkan korotusta kaikille. Vaativasta tehtävästä tulee saada korkeampaa palkkaa kuin vähemmän vaativasta tehtävästä. Se muutos, että samalla nimikkeellä voi saada erilaista palkkaa, on ollut suuri muutos työpaikoilla. Tästä johtuen palkan määräytymisen perusteet ovat tärkeitä. Työntekijöillä on oikeus saada tietää perustelut siitä miksi jostain työstä maksetaan suurempaa palkkaa kuin jostain toisesta. Perustelujen pitävyys ja hyväksyttävyys lisää oikeudenmukaisuuden kokemusta ja uskottavuutta paikalliseen järjestelmään. 4
Käsikirjan loppuun on kirjattu muutamia hyvin yleisellä tasolla olevia kysymyksiä liittyen kehityskeskusteluun valmistautumiseen. Tämä johtamisen muoto on otettu kunnissa laajasti käyttöön. Myös työntekijän on hyvä valmistautua kunnolla kehityskeskusteluun. Toivomme Sinulle, JHL:n luottamusmies, olevan apua tästä käsikirjasta huolehtiessasi JHL:n jäsenten edunvalvonnasta työn vaativuuden arvioinnissa tapahtuvissa muutoksissa ja järjestelmien uudistamisessa ja käyttöönotossa. JHL edunvalvontaosasto 5
TÄYTTÖOHJE KÄSIKIRJAN TÄYTTÄMISEEN Tehtävänkuvausta täytettäessä on muistettava, että kuvataan työtä ja sen edellyttämää vaativuutta, ei työntekijää, eikä hänen henkilökohtaisia ominaisuuksiaan. Käsikirjassa on tarkoitus itsearvioinnilla ja todellisten tilanteiden kuvaamisella löytää työn sisällöstä eri vaativuusulottuvuuksien vaativuustasot. Kutakin vaativuuden ulottuvuutta kysytään ensin avovastauksella. Tähän tyhjään tilaan on tarkoitus kuvata se todellinen tilanne, jossa vaativuustekijä näyttäytyy vaativimmillaan. Tämän tilan kuvaamista auttaa kun malttaa lukea koko kyseistä kohtaa koskevan osuuden ja arvioida vaativuustason esiintymistä. Lomakkeeseen on varattu tilaa vaativuustasojen arviointiin sekä työntekijälle, esimiehelle, että lopullisen arviointitason määrittelemiselle. Harjoitellessa lomakkeen täyttämistä ja pohdittaessa työn sisällön kuvaamista täytetään vain avoimet kysymystilat ja itse arvioinnilla täytetään ao. tasokohdat. Harjoittelutilanteessa vaativuustasojen tietoja voidaan vertailla saman ammattiryhmän kesken. Tällöin nähdään kuinka samankaltaisesti voidaan työtä arvioida ja nähdä minkälaisia eroja mahdollisesti työssä syntyy. Voidaan lisäksi pohtia sitä, mitkä asiat vaikuttavat vaativuuseroihin. Yksittäiset ihmiset arvioivat oman työnsä vaativuutta hyvinkin eri perustein. Tähän vaikuttaa monet asiat (itsetunto, kokeeko työnsä mielekkääksi, oman työn arvostus jne.) Nämä seikat vaikuttavat myös siihen kuinka työ kehittyy. Työntekijä, joka arvostaa omaa työtään, haluaa sitä usein myös kehittää paremmaksi. Todellisessa tilanteessa esimiehen arviointi varmentaa yleisen hyväksyttävyyden. Pelkällä työntekijän omalla arvioinnilla ei saataisi vertailtavissa olevia kuvauksia. Kokemuksesta päätellen esimiehet eivät aina tiedä työntekijöiden töiden sisältöjä, mutta toisaalta he saattavat huomata joitakin olennaisen tärkeitä asioita, joita työntekijä itse ei ole huomannut ottaa esille. Lomaketta yhdessä esimiehen kanssa täytettäessä on myös hyvä mahdollisuus täsmentää sitä mitä työntekijältä odotetaan työssä. Tähän liittyviä kysymyksiä on lomakkeen lopussa. Työn vaativuuden arviointi antaa hyvän mahdollisuuden puhua ja nostaa esille myös työn kehittäminen ja työntekijän itsensä kehittäminen eli osaamisen vahvistaminen. 6
Tähän liittyviä kysymyksiä on käsikirjan lopussa. Kehityskeskustelussa on hyvä nostaa esille omia odotuksia työn sisällön kehittämisestä. Toivotamme hyviä hetkiä tehtäviä ja töitä kuvattaessa!!!! JHL edunvalvontaosasto 7
YLEISKUVAUS TYÖSTÄ Keskeiset tehtävät / tehtäväkokonaisuudet Kuvaa viisi tai kuusi keskeisintä tehtäväaluettasi. Keskeisiä tehtäväalueita määriteltäessä on hyvä huomioida, että joku tehtävä saattaa esiintyä päivittäin, kun taas joku toinen huomattavasti harvemmin ja kuitenkin molemmat saattavat muodostaa keskeisen tehtäväalueen työn kokonaisuudessa. Työn tarkoitus Vastaa kysymykseen: Miksi työ on olemassa, miksi se tehdään ja keitä varten sitä tehdään? 8
1 TYÖN EDELLYTTÄMÄ OSAAMINEN Osaaminen kuvaa työn edellyttämien koulutuksella ja työkokemuksella hankittujen keskeisten tietojen ja taitojen syvyyttä, laajuutta ja monipuolisuutta sekä työn edellyttämää harkinnan itsenäisyyttä. 1.1 Tiedot Tietojen osalta arvioidaan työn edellyttämää koulutusta, jolla tarkoitetaan ammatillista peruskoulutusta, jatko- ja täydennyskoulutusta ja ammatinhallinnan edellyttämää uuden tiedon hankkimista. Vaativuustekijän ilmeneminen työssä eli kuva tilanne, jossa työn hallintaan liittyvien teoreettisten tietojen tarve on suurin ja jossa uuden tiedon tarve esiintyy tyypillisimmillään. Uutta tietoa tarvitaan työn sisällön muuttuessa. Vaativuustasot työntekijä esimies ryhmä 1. Työn hallinta saavutetaan lyhyellä opastuksella. Ammatillinen peruskoulutus tai muutoin aiempi perehtyneisyys ei ole välttämätöntä 2. Työn hallinta vaatii perehtyneisyyttä ammattialaan, kuten lyhyen ammatillisen kurssin suorittamisen tai työpaikkakoulutuksen 3. Työn hallinta vaatii ammatillisen perustiedon, ammatillisen perustutkinnon 4. Työn hallinta vaatii hyvän ammatillisen perustiedon, toisen asteen ammatillisen tutkinnon/erikoisammattitutkinnon 9
5. Työn hallinta vaatii asiantuntijatasoisen perustiedon, kuten ammattikorkeakoulu- tai alemman korkeakoulututkinon 6. Työn hallinta vaatii perusteellisen asiantuntijatasoiden perustiedon, kuten ylemmän korkeakoulututkinnon 7. Työn hallinta vaatii syvällistä perehtyneisyyttä edellyttävän asiantuntijatasoisen tiedon, kuten ylemmän korkeakoulututkinnon jatko-opintona suoritettavan lisensiaatin tai tohtorin tutkinon tai erikoistumistutkinnon 1.2 Taidot Taitojen osalta arvioidaan työn edellyttämää työkokemuksella saavutettua osaamisen syvyyttä ja monipuolisuutta sekä erityisosaamista ja kokonaisuuksien hahmottamista. Työn edellyttämien taitojen osalta arvioidaan myös se, missä määrin työ edellyttää useiden eri tehtäväalueiden hallintaa tai monien asioiden yhtäaikaista hallintaa taikka toisistaan poikkeavien tietojen ja taitojen hallintaa. Kuvaa mitä työhön keskeisesti liittyvää osaamista olet saanut itsellesi työkokemuksen kautta. Työn hallinta edellyttää työssä saatua kokemuksellista osaamista. Koulutuksella saatu teoreettinen tieto muuttuu käytännön työssä saatujen kokemusten kautta osaamiseksi. 1. Työn hallintaan riittää lyhyt kokemus työstä 2. Työn hallinta edellyttää pidempiaikaista kokemusta 3. Työn hallinta edellyttää pitkäaikaista kokemusta 4. Työn hallinta edellyttää usean vuoden työkokemusta 10
1.3 Moniosaaminen Vaativuustekijällä mitataan avaintehtävien edellyttämien keskeisten taitojen erilaisuutta ja monialaisuutta. Työ on sitä vaativampaa mitä useampaa toisistaan selkeästi poikkeavaa taitoa siinä tarvitaan. Jokaisella avaintehtävällä on oma kohteensa ja/tai tavoitteensa. Nämä eroavat aina jonkin verran toisistaan. Kohteiden erilaisuus ei välttämättä suoraan johda moniosaamiseen. Tärkeää on arvioida se, johtaako kohteiden/tavoitteiden erilaisuus selkeästi toisistaan poikkeavien taitojen vaatimukseen. Kuvaa todellinen tilanne, jossa moniosaaminen esiintyy vaativimmillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työssä on kaksi selkeästi erilaista taitoa edellyttävää toisistaan poikkeavaa kohdetta tai tavoitetta. 2. Työssä on 3-4 selkeästi erilaista taitoa edellyttävää toisistaan poikkeavaa kohdetta tai tavoitetta. 3. Työssä on 5 selkeästi erilaista taitoa edellyttävää toisistaan poikkeavaa kohdetta tai tavoitetta. 1.4 Harkinta Harkinnan osalta arvioidaan työn edellyttämää itsenäisen harkinnan tasoa, johon vaikuttaa ohjeiden määrä ja laatu. Harkinta kuvaa myös tavoitteenasettelun itsenäisyyttä ammattialan ja organisaation arvoista ja tavoitteista. 11
Kyse ei ole virallisesta päätöksenteko-oikeudesta tai sen puuttumisesta. Harkintaa esiintyy erilaisissa töissä, niin yksintehtävissä töissä kuin töissä, joissa ollaan vuorovaikutuksessa joko sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden kanssa. Kuvaa todellinen tilanne, jossa vaativuustekijä mielestäsi esiintyy vaativimmillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työssä on selkeät ohjeet ja tilanteet toistuvat päivittäin samankaltaisina. 2. Työssä tehdään ratkaisuja vaihtoehtojen välillä samankaltaisissa tilanteissa (työn kohteissa ei juurikaan vaihtelua normaalitilanteissa). 3. Työssä tehdään ratkaisuja muuttuvissa tilanteissa (= tilanteet ja työn kohde vaihtelevat, mutta erilaisten tilanteiden luonne on ennakoitavissa). Ratkaisuvaihtoehtoja on useita. Ongelmien ratkaisu edellyttää ohjeiden soveltamista käytäntöön. 4. Ratkaisut edellyttävät useista eri lähteistä saatavan tiedon seurantaa, käytettävyyden arviointia ja yhteensovittamista. Aikaisempia ratkaisuja voidaan jossain määrin käyttää apuna. 5. Ratkaisut vaativat analysointia ja selvitystyötä, uuden tiedon soveltamista käytäntöön ja uusien ratkaisujen löytämistä. Aikaisempia toimintamalleja ei ole aina käytettävissä 12
2 TYÖN VAIKUTUKSET JA VASTUU Työn vaikutukset ja vastuu kuvaa niitä vaikutuksia ja sitä merkitystä, joka työllä on kuntalaisten/asiakkaiden ja työyhteisön fyysisiin, psyykkisiin, sosiaalisiin ja taloudellisiin olosuhteisiin. Vaikutuksia arvioidaan kohteiden laajuuden (erilaisuus, määrä) ja vaikutusten pysyvyyden (pitkäkestoisuus, muutettavuus) kannalta. Asiantuntija-, johtamis- ja esimiestyössä korostuvat toimintaedellytyksiä, tuloksellisuutta, vaikuttavuutta sekä työyhteisöjen toimivuutta koskeva vaikuttaminen ja vastuu. Toimintaedellytyksiin vaikuttamista ilmenee kaikilla organisaatiotasoilla. 2.1 Vaikutusten laajuus Vaikutusten laajuudessa arvioidaan pelkästään vaikutusten piirissä olevien määrää, eikä oteta kantaa vaikutusten laatuun tai sisältöön. Työ on sitä vaativampaa mitä laajemmin se vaikuttaa asiakkaisiin. Kuvaa todellinen tilanne, jossa vaativuustekijä ilmenee vaatimillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työn vaikutukset ulottuvat omaan työhön ja lähimpään työyhteisöön. 2. Työn vaikutukset ulottuvat omaan työhön, lähimpään työyhteisöön ja asiakkaisiin. 3. Työn vaikutukset ulottuvat lähintä työyhteisöä laajemmalle ja/tai useisiin asiakkaisiin. 4. Työn vaikutukset ulottuvat useisiin yksiköihin ja/tai sidosryhmiin ja/tai laajaan asiakaskuntaan. 13
2.2 Vaikutusten pysyvyys Vaikutusten pysyvyydellä arvioidaan pelkästään sitä kuinka pitkäkestoisesti työ muuttaa ulkoisten asiakkaiden fyysisiä, psyykkisiä, sosiaalisia ja taloudellisia suhteita. Pysyvyyttä arvioitaessa on pyrittävä erottamaan arvioitavan työn vaikutukset muita samaan kohteeseen vaikuttavista tekijöistä. Työ on sitä vaativampaa mitä pitkäkestoisemmin se vaikuttaa asiakkaiden fyysisiin, psyykkisiin, sosiaalisiin tai taloudellisiin olosuhteisiin. Kuvaa todellinen tilanne jossa vaativuustekijä ilmenee vaativimmillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työn vaikutukset ovat lyhyitä ja muutettavissa. 2. Työn vaikutukset ovat lyhyitä mutta vaikeasti muutettavissa tai työn vaikutukset ovat pitkiä mutta muutettavissa. 3. Työn vaikutukset ovat pitkiä ja vaikeasti muutettavissa. 4. Työn vaikutukset ovat pysyviä. 14
2.3 Johtamis- ja esimiestyö Asiantuntija-, johtamis- ja esimiestyössä korostuvat toimintaedellytyksiä, tuloksellisuutta, vaikuttavuutta sekä työyhteisöjen toimivuutta koskeva vaikuttaminen ja vastuu. Kuvaa tilanne, jossa vaikuttaminen ja vastuu näyttäytyvät vaativimmillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työssä ei ole johtamis- ja esimiesvastuuta. 2. Työssä on sijaistamisen yhteydessä johtamis- ja esimiesvastuuta. 3. Työssä on pienen yksikön johtamisja esimiesvastuu. 4. Työssä on keskikokoisen yksikön johtamis- ja esimiesvastuu. 5. Työssä on suuren yksikön johtamis- ja esimiesvastuu 15
2.4 Vaikutukset toimintaedellytyksiin Vaikutuksilla toimintaedellytyksiin arvioidaan pelkästään vaikutuksia sisäisten asiakkaiden edellytyksiin toimia tuloksellisesti ja täysipainoisesti omassa työssään. Toimintaedellytyksiin vaikuttamista on esim. toiminnan suunnittelu, kehittäminen, organisointi, konkreettisten puitteiden luonti, resurssointi ja uuden sekä ajantasaisen tiedon välittäminen. Työ on sitä vaativampaa, mitä olennaisemmin se vaikuttaa sekä sisäisten asiakkaiden toimintaedellytyksiin että organisaation hyvään toimintakykyyn. Kuvaa todellinen tilanne, jossa vaativuustekijä esiintyy vaativimmillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työhön ei kuulu olennaisesti toimintaedellytyksiin vaikuttamista. 2. Työhön kuuluu olennaisesti yksittäisten henkilöiden toimintaedellytyksiin vaikuttaminen. 3. Työhön kuuluu olennaisesti lähimmän työyhteisön yhteisiin toimintaedellytyksiin vaikuttaminen. 4. Työhön kuuluu olennaisesti laajan työympäristön toimintaedellytyksiin vaikuttaminen. 16
3 YHTEISTYÖTAIDOT Tämä vaativuustekijä kuvaa työn edellyttämää kanssakäymistä kahden tai useamman henkilön välillä sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden kanssa. Yhteistyö on vuorovaikutusta ja ihmissuhdetaitoja vaativaa kanssakäymistä. 3.1 Vuorovaikutus Vuorovaikutus vaativuustekijällä arvioidaan pelkästään työn edellyttämää vuorovaikusta. Esimerkiksi organisaatioasema tai henkilökohtaiset ominaisuudet eivät automaattisesti lisää vuorovaikutuksen vaativuutta. Vaativaa vuorovaikusta tapahtuu kaikilla organisaation tasoilla ja erityyppisissä töissä. Vuorovaikutus on viestintää, tietojen vaihtamista (tiedon antamista toisille / tiedon hankkimista toisilta), opastamista, neuvontaa, kouluttamista, motivointia, ihmisten johtamista, yhteistyötä, neuvottelemista, asenteisiin vaikuttamista jne. Työ on sitä vaativampaa, mitä enemmän omaaloitteisuutta ja aktiivisuutta vuorovaikutus vaatii ja mitä tavoitteellisemmasta vuorovaikutuksesta on kyse. Se kuinka hyvin vuorovaikutus arvioitavassa tehtävässä toimii, ei saa vaikuttaa arviointitulokseen, vaan arvioinnissa on kyse siitä mitä tehtävä edellyttää. Kuvaa todellinen tilanne, jossa vaativuustekijä esiintyy vaativimmillaan. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Satunnaista, vähäisessä määrin aloitteellisuutta vaativaa vuorovaikutusta, kommunikoinnin sisältö lähinnä valmiin tiedon antamista ja/tai vastaanottamista. 2. Toistuvaa, vähäisessä määrin aloitteellisuutta vaativaa vuorovaikutusta, kuten pyydettäessä tiedottamista, opastamista, neuvomista jne. ja/tai päivittäistä valmiin tiedon vastaanottamista. 17
3. Toistuvaa, aktiivista, aloitteellisuutta vaativaa vuorovaikutusta, jonka tarkoituksena on varmistaa asioiden sujuminen ja/tai tiedon oikea ymmärtäminen. Vuorovaikutus on sisällöltään esim. tiedottamista, opastamista, neuvomista ja/tai tiedon hankintaa toisilta. 4. Toistuvaa, aktiivista toisten asenteisiin vaikuttamista työyhteisön sisällä tai sen ulkopuolella. Vuorovaikutus on sisällöltään esim. motivointia, neuvottelua, kouluttamista. 5. Toistuvaa, aktiivista toisten asenteisiin vaikuttamista ja eri ryhmien ristiriitaisten tavoitteiden yhteensovittamista työyhteisön sisällä tai sen ulkopuolella. Vuorovaikutus on sisällöltään esim. motivointia, neuvottelua, kouluttamista. 3.2 Ihmissuhdevaatimukset Ihmissuhdevaatimukset vaativuustekijällä arvioidaan pelkästään työn edellyttämää empatiaa, eli taitoa asettua toisen ihmisen asemaan ja tilanteeseen. Empatia on kykyä ymmärtää toisen henkilön käyttäytymistä ja kykyä vaikuttaa siihen edistämällä henkistä kasvamista ja/tai selviytymistä ongelmallisissa tilanteissa. Ongelmallisia tilanteita on työyhteisön sisällä ja ulkopuolella. Organisaatioasema tai henkilökohtaiset ominaisuudet eivät automaattisesti lisää ihmissuhdevaatimuksia. Ihmissuhdevaatimuksia esiintyy eri organisaatiotasoilla ja erityyppisissä tehtävissä. Työ on sitä vaativampaa mitä useammin ja syvemmälle toisen henkilön asemaan tai tilanteeseen se edellyttää asettumaan. Kuvaa todellinen tilanne, jossa vaativuustekijä esiintyy vaativimmillaan. 18
Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työhön ei sisälly toisen henkilön ymmärtämistä vaativia henkilökontakteja. 2. Työhön sisältyy satunnaisesti sellaisia henkilökontakteja, jotka edellyttävät toisen henkilön tilanteen ymmärtämistä. 3. Työhön sisältyy toistuvasti henkilökontakteja, jotka edellyttävät toisen henkilön aseman tai tilanteen ymmärtämistä. 4. Työ edellyttää jatkuvasti toisen ihmisen aseman tai tilanteen ymmärtämistä tai työhön sisältyy säännöllisesti ongelmien tai tilanteiden käsittelyä ja niiden ratkaisemiseen osallistumista. 5. Työ edellyttää jatkuvasti syvällistä paneutumista asiakkaiden elämänolosuhteisiin ja asiakkaiden vaikeiden henkilökohtaisten ongelmatilanteiden ja tunne-elämän kriisien käsittelyä ja niiden ratkaisemiseen osallistumista. 19
4 TYÖOLOSUHTEET Työn kuormitustekijöillä arvioidaan työhön liittyvää fyysistä ja psyykkistä kuormitusta. Vaativuustekijässä huomioidaan vain sellainen kuormitus, jota ei työsuojelullisin toimenpitein voida poistaa. 4.1 Työn fyysinen kuormitus Vaativuustekijällä fyysinen kuormitus arvioidaan työhön kiinteästi liittyviä fyysistä rasitusta aiheuttavia tekijöitä, kuten voimankäyttö, staattinen kuormitus (saman liikkeen toistosta tai saman työasennon pitkäaikaisesta kestosta muodostuva kuormitus), hankalat työasennot, haitta-aineet (kemikaalit, bakteerit, pöly, lika jne.), lämpötilan vaihtelu tai kylmyys (kylmyys tai kuumuus). Työ on sitä vaativampaa mitä enemmän erilaisia fyysisiä kuormitustekijöitä ilmenee, mitä pitempään kuormitus kestää ja mitä useammin sitä ilmenee. Kuvaa missä todellisessa tilanteessa esiintyy eniten ja/tai pitkäkestoisesti fyysistä kuormitusta. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. Työssä ilmenee vähäisessä määrin fyysistä kuormitusta. 2. Työssä ilmenee jonkin verran fyysistä kuormitusta. 3. Työssä ilmenee paljon fyysistä kuormitusta. 4. Työssä ilmenee hyvin paljon fyysistä kuormitusta. 20
4.2 Työn psyykkinen kuormitus Vaativuustekijällä psyykkinen kuormitus arvioidaan työhön kiinteästi liittyviä henkistä rasitusta aiheuttavia tekijöitä. Henkistä rasitusta aiheuttavat esimerkiksi väkivallan uhka, työhön sidonnaisuus, jatkuva työpisteestä toiseen siirtyminen, jatkuva työn keskeytyminen ja aikapaine, johon ei voi vaikuttaa. Työ on sitä vaativampaa mitä enemmän erilaisia psyykkisiä kuormitustekijöitä siinä ilmenee, mitä pitempään kuormitus kestää ja mitä useammin sitä ilmenee. Kuvaa joitakin tilanteita, joissa esiintyy psyykkistä kuormitusta. Vaativuustasot: työntekijä esimies ryhmä 1. vähäisessä määrin psyykkistä kuormitusta 2. jonkin verran psyykkistä kuormitusta 3. paljon psyykkistä kuormitusta 4. hyvin paljon psyykkistä kuormitusta 21
Muutokset merkintöjen paikkoihin Vaativuustekijä Kohta Perustelut 22
Työntekijän nimi Koulutus Kuvaa työympäristö, jossa työskentelet 23
Työn vaativuuden arviointitulosten jatkokäsittelyyn taulukko Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL:n edunvalvontaosasto on valmistellut käyttöönne tämän käsikirjan lisäksi Excel-taulukon. Taulukkoon on tarkoitus syöttää kunkin työntekijän käsikirjan mukaista arviointia koskevat lopulliset tiedot, jolloin taulukossa olevat kaavat tuottavat oikeaan alakulmaan kokonaisvaativuutta kuvaavan luvun. Käsikirjan, taulukon ja sen ohjeen löydät osoitteesta www.jhl.fi/ aktiivit/ edunvalvonta/ luottamusmiessalkku. Käsikirjalla ja excel-pohjaisella taulukolla voidaan suorittaa muutaman sadan tehtävän arviointi. Suuremmat henkilöstömäärät edellyttävät erillisiä ohjelmia, joilla tietoa hallinnoidaan. Käsikirjan ja taulukon sisällöt ovat muutettavissa paikallisten tarpeiden mukaiseksi. Ne on tarkoitettu malliksi ja tukemaan paikallista työn vaativuuden arvioinnin kehittämistä. Yhdistys voi myös hyödyntää näitä työvälineitä esim. valmentaessaan jonkun ammattiryhmän jäseniä tehtäväkuvauksien tekemiseen. Taulukkoon syötetyt tiedot voidaan tällöin muuttaa graafiikan avulla paremmin ymmärrettäviksi kuviksi. Lisätietoja: Riitta Rautiainen, sopimustoimitsija (riitta.rautiainen@jhl.fi) Ritva-Hanna Saari, sektorivastaava (ritva-hanna.saari@jhl.fi) Taulukko nimi työntekijä VAATIVUUS PAINOTUS 10 TVA työntekijä JHL tehtäv. % % PIST. PISTEET TASOITTAIN yhteensä arvio päätek vaat.tek MAX TAS VÄLI 1 2 3 4 5 6 7 OSAAMINEN --- 35 --- 1.2. Tiedot 0 15 150 7 21,4 21 43 64 86 107 129 150 0 1.2.1. Työkokemus amm.alalta 0 2 20 4 5,0 5 10 15 20 0 1.2.2. Moniosaaminen 0 3 30 3 10,0 10 20 30 0 1.2.3. Harkinta 0 15 150 5 30,0 30 60 90 120 150 0 VAIKUTUKSET JA VASTUU --- 25 --- 2.1. Vaik. laajuus 0 10 100 4 25,0 25 50 75 100 0 2.2. Vaik. pysyvyys 0 5 50 4 12,5 13 25 38 50 0 2.3. Johtamis- ja esimiestyö 0 2 20 5 4,0 4 8 12 16 20 0 2.4. Vaik. toimintaedellytyksiin 0 8 80 4 20,0 20 40 60 80 0 YHTEISTYÖ --- 30 --- 3.1. Vuorovaikutus 0 15 150 5 30,0 30 60 90 120 150 0 3.2. Ihmissuhdevaatimukset 0 15 150 5 30,0 30 60 90 120 150 0 KUORMISTUSTEKIJÄT 10 --- 4.1. Fyysinen kuormitus 0 5 50 4 12,5 13 25 38 50 0 4.2. Psyykkinen kuormitus 0 5 50 4 12,5 13 25 38 50 0 1 2 3 4 5 6 7 100 1000 0 JHL/Edunvalvontaosasto 24
Taulukon sarakkeiden sisällöt Ensimmäinen sarake Toinen sarake (tehtävän arvio) Kolmas sarake (% päätek) Neljäs sarake (% vaat.tek) Viides sarake (PIST.MAX) Ensimmäiseen sarakkeeseen on merkitty vaativuustekijät nimellä. Päävaativuustekijät vahvistettuna ja niiden alapuolella on päävaativuustekijän muodostavat alavaativuustekijät. Sovellettaessa taulukkoa paikalliseen järjestelmään vaativuustekijöiden nimet muutetaan vastaamaan paikallisesti käytettäviä vaativuustekijöitä. Toinen sarake on varattu yksittäisen tehtävän arviointipisteiden merkitsemiseen. Arviointipisteet saadaan siirtämällä vaativuuspisteet suoraan JHL:n käsikirjaperusteisesta arvioinnista tähän kohtaan. Käsikirjaan on työntekijä arvioinut ensin oman työnsä, sitten esimies arvioinut ja viimeisenä yhteistoiminnallinen työryhmä tekee lopullisen arvioinnin huomioiden molempien arvioinnit. Tehtäväkuvaus tulisi tehdä yhteistyössä esimiehen ja työntekijän kesken. Tehtävän vaativuuden kuvaus on tärkeätä tehdä yhteismitallisesti ja siten, että voidaan varmistaa eri töiden ja tehtävien yhdenvertainen arviointi. Tätä auttaa kun käytetään valmiita kysymyksiä ja vaativuustasoja tehtäväkuvauksen yhteydessä. Kolmannessa sarakkeessa on päävaativuustekijöiden painoarvot. Painoarvojen yhteissumma pitää olla 100 %. Painoarvot kuvaavat sitä mikä vaativuuden ulottuvuus on organisaation menestymisen kannalta merkittävää ja tärkeätä. Neljännessä sarakkeessa on alavaativuustekijöiden painoarvot. Tässä kohdassa olevien painoarvojen yhteissumma on 100 %. Alavaativuustekijöiden painoarvot saadaan jakamalla kunkin päävaativuustekijän painoarvo alavaativuustekijöiden kesken siten, että jokaisen päävaativuustekijään kuuluvien alavaativuustekijöiden painoarvojen yhteissumma on sama kuin päävaativuustekijän painoprosentti. Esim. Osaaminen 35 prosenttia jaetaan tiedot (15 %), työkokemus (2 %), moniosaaminen (3 %) harkinta (15 %). Viidennessä sarakkeessa on arviointijärjestelmässä käytettävät pisteet. Mallissa on käytetty 1000 pistettä, joka on riittävä määrä vaativuuserojen kuvaamiseen ja toisaalta selkeä ja helppokäyttöinen. Kunkin alavaativuustekijän painoarvo kerrotaan kymmenellä ja siten saadaan kunkin alavaativuustekijän maksimipistemäärä. Päävaativuustekijöille ei enää tässä vaiheessa haeta kokonaispistemäärää. Päävaativuustekijät toimivat vain ensimmäisessä vaiheessa apuna järjestelmää rakennettaessa. Esimerkiksi harkintaa kuvaavalle vaativuustekijälle on annettu painoprosentti 15. Tämä 15 % kerrotaan kymmenellä ja saadaan vaativuustekijän kokonaispistemäärä, eli 150. Kokonaispistemäärä on se luku joka on vaativuustekijästä saatava maksimipistemäärä. Vaativuustekijän vaativin taso tuottaa tämän pistemäärän. 25
Kuudes sarake (TAS) Sarakkeeseen on merkitty kunkin alavaativuustekijän kohdalle vaativuustasojen määrä. Tämä tarkoittaa sitä kuinka monta eri vaativuustasoa on kussakin vaativuustekijässä. Esim. Työkokemus ammattialalta on järjestelmässä jaettu kolmelle tasolle. (Työn hallintaan riittää lyhyt kokemus työstä, työn hallinta edellyttää pitkäaikaista kokemusta ja työn hallinta edellyttää usean vuoden työkokemusta). Seitsemäs sarake (VÄLI) Seuraavat sarakkeet (TVA pisteet tasoittain) Sarakkeeseen on merkitty vaativuustasojen pistemäärien erot. Tässä mallissa vaativuustasojen erot ovat mahdollisimman tasasuuria. Järjestelmä lähtee oletuksesta että vaativuus ei kasva kumulatiivisesti eli vaativuus ei lisäänny kertautumalla. Vaativuustasojen välinen ero on esim. vuorovaikutusta kuvaavassa vaativuustekijässä 30. Harkinta-tekijä on jaettu viiteen eri vaativuustasoon. Järjestelmässä vuorovaikutus-tekijän pisteet ovat ykköstasolla 30, kakkostasolla 60, kolmostasolla 90 jne. Viimeisellä, vaativimmalla tasolla pistemäärä on 150. Näille tasoille on merkitty näkyviin kunkin vaativuustekijän ja kunkin tason tuottama pistemäärä. Eri vaativuustekijöillä on eri määrä vaativuustasoja. Viimeinen sarake (tehtävän arviointipisteet yhteensä) Tähän merkitään tehtävän arvioinnin tulokset ja saadaan niiden yhteispistemäärä eli kokonaisvaativuus. Tietojen syöttämiseksi tarvitaan arviointijärjestelmä, jossa on kuvattuna vaativuustasot kunkin vaativuustekijän kohdalla. Tällä varmistetaan, että eri tehtävien vaativuuden arviointi edes tältä osin toteutetaan tasapuolisesti samoja vaativuusmääreitä käyttäen. Tämän sarakkeen käyttöönotto edellyttää kaavojen syöttämistä, jonka jälkeen saadaan painotetut tulokset arvioinnista ja kokonaisvaativuuspisteet. 26
Kehityskeskusteluihin valmistautuminen Kehityskeskustelussa esille nostettavia asioita: Kehityskeskustelu on erillinen työntekijän ja hänen lähimmän esimiehensä käymä työhön liittyvä keskustelu, jossa nousee esille työn tavoitetta ja tekemistä koskevat asiat. Keskustelussa on luontevaa puhua myös molempien odotuksista ja toiveista. Tarkastele työhön liittyviä asioita aina useammasta näkökulmasta. Näin varmistat, että mahdollisimman monet työhön vaikuttavat asiat tulevat huomioitua. Tämä lyhyt asialista on tarkoitettu tukemaan työntekijää ja hänen esimiestään heidän valmistautuessaan kehityskeskusteluun. Myönteisiä asioita on myös tärkeä nostaa esille. Ei vain vaatimuslistoja puolin ja toisin. Mitä myönteistä haluan sanoa työhön, työyhteisöön liittyen: Mikä on mielestäni kohdallaan ja hyvin meidän työyhteisössämme tai työssäni 27
Miten arvioin omaa työskentelyäni suhteessa työyhteisöön: Olenko kannustava työtoveri? Tuenko osaltani työyhteisöä? Olenko valmis ottamaan uusia tehtäviä? Pohdinko työn kehittämismahdollisuuksia? Tarkoittaako työ minulle muutakin kuin ansionlähdettä? Miten koen työssä tapahtuvat muutokset? Odotuksia: Minkälaisia odotuksia ja toiveita minulla on työyhteisöön ja/tai työhöni liittyen (työilmapiiri, työsuojeluun liittyvät asiat, työvälineet, työtilat ym.) Minkälaista tukea kaipaisin esimieheni taholta työssä esille tulevien tilanteiden paremmin hoitamiseksi. 28
Minkälaista lisä- ja täydennyskoulutusta toivoisin saavani työnantajan järjestämänä tai muutoin järjestettynä. Mistä sovitaan? Kehityskeskustelussa on sovittu seuraavista asioista. 29