Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 1 AIKA 2.7.2018 klo 15:00-16:30 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone Päätöksentekijät Muut osallistujat Nimi Tehtävä Lisätieto Arola Tapio 3. varapuheenjohtaja Luottamushenkilö Hänninen Jyri Puheenjohtaja Luottamushenkilö Härkönen Juha Jäsen Luottamushenkilö Kukkonen Päivi Jäsen Luottamushenkilö Munnukka Riitta Jäsen Luottamushenkilö Mäkelä Jani 2. varapuheenjohtaja Luottamushenkilö Puolakka Helena Pöytäkirjan tarkastaja Luottamushenkilö Turkia Juha Pöytäkirjan tarkastaja Luottamushenkilö Kujansivu Alina II kaupunginsihteeri Alatalo Johanna Kaupunginlakimies Saapui kokoukseen: 15:00 Lähti kokouksesta: 15:35 Hietamies Mikko - Saapui kokoukseen: 15:00 Lähti kokouksesta: 15:35 Torniainen Ari - Luottamushenkilö Holopainen Hanna - Luottamushenkilö Saariniemi Jan - Luottamushenkilö Arvela Eeva Luottamushenkilö -
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 2 Hasari Lasse Luottamushenkilö - Poissaolevat Willberg Juha Kaupunginsihteeri Jarva Kimmo Kaupunginjohtaja Kakkola Risto Puheenjohtaja Luottamushenkilö Kiljunen Anneli Jäsen Luottamushenkilö Pykäläinen Tuija Maaret Jäsen Luottamushenkilö Grönlund Joonas Luottamushenkilö -
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 3 KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 301 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 302 Pöytäkirjan tarkastus 5 303 Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Risto Kakkolan ilmoitus 6 osa-aikaisesta kaupunginhallituksen puheenjohtajan tehtävän hoitamisesta 304 Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys sopimustenhallinnan 7 ohjeistuksesta 305 Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys uuden 9 asianhallintajärjestelmän toimivuuden ja käyttäjien riittävän perehdytyksen varmistamisesta 306 Rakennusten hallinnoinnin väliaikaiset järjestelyt veroasioiden 14 muutoksenhaun ajaksi 307 Maakunta- ja sote- uudistuksen valmistelutoimielimen jäsenten 29 nimeäminen 308 Kaupungin edustajien nimeäminen kutsuntalautakuntaan ja 32 kaupungin tervehdyksen esittäjien nimeäminen kutsuntatilaisuuksiin 17.-21.9.2018 sekä vieraanvaraisuuden osoittaminen tilaisuuksiin osallistuville 309 SM- tason urheiluseurojen markkinointiyhteistyösopimukset 35 2018-2019 310 Leena Lipiäinen-Medjeralin ym. valtuustoaloite mikromuovien 38 haittojen torjumiseksi ja niiden synnyn ehkäisemiseksi 311 Lappeenrannan seudun kuntien 46 liikenneturvallisuussuunnitelma ja toteuttamisohjelma vuodelle 2018, Lappeenranta 312 Joutsenon Palstakujan asemakaavan muutos ja tonttijako, 207 51 Kesola, korttelin 85 osan ohjeelliset tontit 1-2 (Palstakujan päiväkoti) 313 Tiedoksi merkittävät asiat 54 314 Viranhaltijapäätökset 56 315 Muutoksenhakuohjeet 57
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 4 301 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtajan ehdotus Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös Hyväksyttiin.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 5 302 Pöytäkirjan tarkastus Puheenjohtajan ehdotus Tämän kokouksen pöytäkirja päätetään tarkastaa 2.7.2018 ja valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi kaupunginhallituksen jäsenet Helena Puolakka ja Juha Turkia. Päätös Hyväksyttiin.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 6 303 Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Risto Kakkolan ilmoitus osa-aikaisesta kaupunginhallituksen puheenjohtajan tehtävän hoitamisesta Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/1525/00.00.01.01/2018 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu 040 724 8776 Esittelijän ehdotus Valmistelija/lisätiedot: Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Risto Kakkolan ilmoitus kaupunginhallitukselle 27.6.2018: Hallintosäännön V luvun 5 :n perusteella ilmoitan, että toimin osa-aikaisena kaupunginhallituksen puheenjohtajana 50 % työajalla 1.9.2018 lukien. Hallintosäännön ao. pykälässä määritellään osa-aikaisen kaupunginhallituksen puheenjohtajan palkkaus- ja muut ehdot. Kaupunginhallituksen puheenjohtajan hallinnollisena esimiehenään toimii kaupunginhallitus, joka hyväksyy hänen lomansa, sairaslomansa ja muut vastaavat laissa määritellyt ja muut tehtävään liittyvät asiat. Kaupunginhallitus merkitsee puheenjohtaja Kakkolan ilmoituksen tiedoksi. Kaupunginhallitus antaa konsernihallinnon tehtäväksi valmistella osa-aikaisen kaupunginhallituksen puheenjohtajan tehtävän hoitamista varten toimintasäännön, jossa määritellään tarkemmin muut tehtävään liittyvät käytännön asiat kaupunginhallituksen ja puheenjohtajan kesken. Toimintasääntö tulee tuoda kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi 1.9.2018 mennessä. Päätös Hyväksyttiin. Täytäntöönpano Risto Kakkola konsernihallinto
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 7 304 Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys sopimustenhallinnan ohjeistuksesta Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/628/02.02.02.00/2018 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu 040 724 8776 Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso +358 40 6621558 Asiakirjahallintopäällikkö Sidoroff Ilona Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Kaupunginhallitus on pyytänyt ao. toimielimiltä vastineet tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin. Kaupunginhallituksen tulee antaa Kuntalain 121.5 :n mukaisen lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tietohallintopäällikön ja asiakirjahallintopäällikön lausunto 25.6.2018: Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupunginhallituksen tulee varmistaa, että sopimustenhallintaan laaditaan riittävä ohjeistus koko kaupunkikonsernille. Tarkastuslautakunta kysyy, minkälaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty. Tietohallinnon vastine Valmistelija tietohallintopäällikkö Juuso Mikkonen Lappeenrannan kaupungin asianhallintajärjestelmässä yhtenä kokonaisuutena on ollut sopimustenhallinnan osio. Sopimustenhallinnan käyttö ei ole kattanut koko kaupunkikonsernia eikä kaikkia kaupungin sopimuksia. Mm. kiinteistöjen- ja tontinvuokriin liittyviä sopimuksia on hallittu erillisohjelmissa. Säihke-projektin myötä sopimustenhallinnan ohjelmisto muuttuu, uusi sopimustenhallinnan ohjelmisto on osana uutta
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 8 asianhallintajärjestelmää. Vanhat Dynasty-järjestelmään tallennetut sopimukset on otettu talteen ja niiden siirtoa uuteen järjestelmään valmistellaan, jonka jälkeen sopimukset tulee käydä läpi, voimassa olevat tarkistaa ja voimasta poistuneet saattaa oikeaan tilaan. Sen lisäksi, että jokainen sopimuksia tekevä viranhaltija vastaa omista sopimuksistaan, sopimustenhallinnan prosessin omistajuuden määritteleminen on keskeisessä asemassa käyttöönoton onnistumisen näkökulmasta. Sopimustenhallinnan ohjeistus, tallennuskäytäntöjen opastus ja kytkeminen asianhallintaan vaativat syvällistä aihealueen tuntemusta ja ajankäytön kohdentamista toimintatapojen jalkauttamiseen. Tietohallinto tukee ohjeistuksen laatimisessa asianhallintajärjestelmän teknisten ominaisuuksien osalta, mutta ei ota kantaa asiakirjahallinnon tai lainsäädännöllisiin näkökulmiin. Asiakirjahallinnon vastine Valmistelija asiakirjahallintopäällikkö Ilona Sidoroff Asiakirjahallintotiimissä on ollut vuoden aikana useita henkilöstövaihdoksia, ja ajoittaista resurssipulaa. Samalla on otettu käyttöön uusi asianhallintajärjestelmä ja valmistauduttu lainsäädännön muutoksiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus sekä tiedonhallinnan kokonaislainsäädännön uudistus). Näin ollen sopimushallintaan ei ole pystytty irrottamaan resurssia, mutta nyt tilanne on parantunut. Aloitamme ohjeistuksen laatimisen kartoittamalla toimialoilta sopimushallinnan pääkäyttäjät. Tämän jälkeen kartoitamme osaamisen ja järjestämme tarvittavan koulutuksen. Ohjeistuksen laatimisessa teemme yhteistyötä tietohallinnon, lakipalveluiden sekä hankintapalveluiden kanssa. Esittelijän ehdotus Merkitään tiedoksi ja saatetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle ja kaupunginvaltuustolle. Päätös Hyväksyttiin. Täytäntöönpano tarkastuslautakunta kaupunginvaltuusto
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 9 305 Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys uuden asianhallintajärjestelmän toimivuuden ja käyttäjien riittävän perehdytyksen varmistamisesta Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/628/02.02.02.00/2018 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu 040 724 8776 Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso +358 40 6621558 Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Kaupunginhallitus on pyytänyt ao. toimielimiltä vastineet tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin. Kaupunginhallituksen tulee antaa Kuntalain 121.5 :n mukaisen lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tietohallintopäällikön lausunto 26.6.2018: Projektin taustaa Lappeenrannan kaupungin tietohallintotyöryhmä päätti keväällä 2014, että kaupunki aloittaa selvityksen ja määrittelytyön sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin ratkaisun hankinnasta yhteistyössä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa. Keskeisenä ajurina hankkeelle oli arkistotilojen täyttyminen ja käytössä olevien sähköisen tiedonhallinnan työvälineiden hajanaisuus. Määrittelytyön tavoitteena oli kuvata kilpailutuksessa ohjelmistolle asetettavat vaatimukset sekä toiminnallinen tavoitetilan kuvaus. Määrittely kesti noin puoli vuotta, jonka jälkeen aloitettiin kilpailutuksen valmistelutoimet. Määrittelyvaiheen jälkeen myös Imatran kaupunki halusi liittyä mukaan yhteishankintaan. Hankintayksikkönä toimi Saimaan Talous ja Tieto Oy. Hankintaprosessin käynnistäminen
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 10 Kilpailutus käynnistettiin ensin markkinakartoituksella (12/2014), jossa toiminnallisen vaatimusmäärittelyn pohjalta pyydettiin ratkaisuehdotuksia ohjelmistotoimittajilta ja tämän perusteella tehtiin ensimmäinen tarkennuskierros vaatimusmäärittelyyn. Samalla todettiin, että hankinta on niin laaja, että se tulee viedä läpi neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettelyyn valittiin viisi ohjelmistotoimittajaa, joiden kanssa käytiin kaksi kierrosta neuvotteluja ohjelmistovaatimuksista ja toiminnallisista tavoitteista. Neuvottelut käytiin kevään 2015 aikana ja tarjouspyyntö julkaistiin neuvottelumenettelyyn valituille ohjelmistotoimittajille kesäkuussa 2015. Tarjouksen jätti kolme tarjoajaa, kaksi jättäytyi pois tarjouskilpailusta. Tarjousten ja koekäyttöjakson jälkeen ohjelmistotoimittajaksi valikoitui MFiles Oy. Virallisesti käyttöönottoprojekti käynnistyi joulukuussa 2015. Käyttöönoton ensimmäinen vaihe oli vaadittujen toiminnallisuuksien ja tarjotun ratkaisun täsmentäminen ohjelmistotoimittajan kanssa. Hankintakokonaisuuteen kuuluivat asiakirjojen/dokumenttien hallinta, asianhallinta, kokoushallinta ja sähköinen kokouspalvelu, sopimustenhallinta, sähköinen allekirjoitus asiakirjoille, viranhaltijapäätöksille sekä kokouspöytäkirjoille, tiedonohjausjärjestelmä sekä sähköinen pysyväisarkisto. Keskeistä kaikkien osioiden osalta on prosessien ohjaaminen sähköisessä työskentely-ympäristössä perustuen ennalta määriteltyihin työnkulkuihin. Projektin viivästyminen Projektin alkuperäinen tavoite oli, että asioiden kirjaaminen ja kokoushallinta aloitettaisiin vuoden 2017 alusta. Marraskuussa 2016 kuitenkin todettiin, että tavoite ei ole realistinen 2 (3) työmäärään nähden. Kokoushallinta havaittiin monimuotoisten prosessiensa vuoksi erittäin haastavaksi kokonaisuudeksi ja sen määrittelyyn tarvittiin lisää aikaa. Aikataulutavoitetta siirrettiin tässä kohtaa 6kk eteenpäin. Kesällä 2017 valtuustokauden vaihtuessa osa toiminnallisuuksista oli valmistunut. Kokoushallinta ei ollut vielä käyttöönottovalmiudessa. Kesken vuotta tapahtuvan valtuustokauden vaihtuminen aiheutti myös poikkeavia järjestelyjä. Projektin resursseissa tapahtui myös vaihtuvuutta eläköitymisten ja muiden poissaolojen vuoksi. Jotta valtuustokauden vaihtuminen saatiin turvattua, päätettiin valtuustokauden vaihde viedä läpi vielä vanhalla asianhallintajärjestelmällä. Luottamushenkilöiden sähköisen kokouspalvelun tuki oli päättynyt jo vuotta aiemmin ja sen käyttöä uusilla toimielimillä ei ollut tarkoituksenmukaista enää jatkaa.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 11 Käyttöönotto Lappeenrannan osalta käyttöönotto oli päätetty viedä läpi asianhallinta edellä ja laajentaa käyttöä sen jälkeen koko hallintohenkilöstölle asiakirjojen ja dokumenttien hallintaan. Ohjelmisto otettiin tuotantokäyttöön kirjaamossa 1.10.2017. Kaikki uudet asiat kirjattiin uuteen asianhallintajärjestelmään, viranhaltijapäätökset ja toimielinten kokoukset tehtiin vielä vanhalla ohjelmistolla. Rinnakkaiskäyttöä jatkettiin vuoden 2017 loppuun, jotta vanhassa ohjelmistossa käynnissä olevia asioita voitiin saattaa loppuun ilman siirtoa ohjelmistosta toiseen. Tämä mahdollisti samalla kirjaamohenkilöstölle uuden opettelun ja havaintojen tekemisen uuden ohjelmiston parantamiseksi. Kokoushallinta otettiin käyttöön vuoden 2018 alusta. Sopimustenhallinnan käyttöönotto on myös aloitettu kevään 2018 aikana. Käyttöönotetussa ohjelmassa on havaittu vielä virheitä tuotantoon siirron jälkeen ja niitä on korjattu noin kuuden viikon välein tehtävissä korjauspäivityksissä. Kriittiset / käyttöä estävät virheet on pyritty korjaamaan välittömästi. Projektin sisällöllistä laajuutta kuvaa se, että vaatimusmäärittely sisälsi useita satoja vaatimuksia, määrittelyvaihe useita satoja erilaisia testi/käyttötapauksia ja projektin aikana on kirjattu noin 1700 erilaista huomiota/virhettä joita testeissä on havaittu tai jotka ovat nousseet esiin vasta kun ohjelmistoa on ryhdytty käyttämään tuotannossa. Myöhästymistä syntyi alkuperäiseen aikataulutavoitteeseen nähden siis kokonaisuudessaan yksi vuosi, osin käyttöönotto aloitettiin aiemmin. Kustannusnäkökulmasta Lappeenrannan kaupungille viivästyksestä ei syntynyt merkittäviä suoria kustannuksia muun kuin oman henkilötyön muodossa. Riskienhallinnan näkökulmasta viivästys oli välttämätön ja hankinnan laajuus huomioiden ja projektin aikana ymmärryksen kasvettua kohtuullinen. Loppukäyttäjänäkökulmasta kokoushallinnan sähköinen kokouspalvelu aiheutti haasteita, koska vanha oli poistettu käytöstä ja uuden käyttöönotto oli sidoksissa uuden kokoushallinnan toiminnallisuuksien käyttöönoton etenemiseen. Tiedonohjauksen tärkeys asianhallinnassa ja siihen liittyvä resursointi Asian- ja asiakirjanhallintaa ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 12 Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään miten eri tehtäviin liittyvien asioiden käsittelyprosessit kulkevat ja millaista asiakirjallista aineistoa prosessien eri vaiheiden aikana muodostuu. Aiemmin tiedonohjaussuunnitelman rooli teknisesti on ollut rajoittuneempi ja vanha asianhallintajärjestelmä ei ohjannut käyttäjiä toimimaan prosessin mukaisella tavalla. Projektin aikana keskeinen tavoite on ollut saada prosessien ohjaamiseen parempia välineitä 3 (3) ja samalla tiedonohjaussuunnitelmaan tehtyjen kuvausten ajantasaisuus ja oikeellisuus on noussut erittäin keskeiseen asemaan. Projektin aikana tiedonohjaussuunnitelman päivittämiseen käytettävissä olevat resurssit olivat vajavaiset. Tiedonohjaussuunnitelman vajaavaisuudella on ollut käyttöönottovaiheessa käyttöä hankaloittava vaikutus. Keväällä 2018 asiakirjahallintoon on palkattu työntekijä vastaamaan sähköisen arkiston pääkäyttäjyydestä sekä tiedonohjaussuunnitelman päivitystyöstä. Miten varmistetaan riittävä perehdytys henkilöstölle? Lappeenrannan kaupungin osalta projekti vietiin läpi oman henkilöstön voimin. Projektissa oli mukana oman työnsä ohessa vaihtelevasti 6-10 keskeistä henkilöä eri vastuualueilta. Koulutuksia on pidetty loppuvuoden 2017 ja alkuvuoden 2018 aikana kymmeniä ja niihin on osallistunut hyvin kaupungin henkilöstöä. Osa henkilöstöstä on käynyt useamman koulutuksen riippuen työntekijän työtehtävien luonteesta. Lisäksi on tuotettu ohjeistusta järjestelmän käyttöön sekä käyty läpi tiedonohjaussuunnitelmaa uusien toimintamallien mahdollistamiseksi. Koulutuksia pidetään edelleen tarpeen vaatiessa sekä yleisemmin että täsmäkoulutuksina eri toimintojen osalta. Jatkuvuuden varmistamiseksi päävastuu ohjelmiston jatkokehityksen ja jalkautuksen osalta siirretään asiakirjahallintotiimille. Projektissa mukana olleet henkilöt toimivat nyt tuotantovaiheessa pääkäyttäjäverkostona. Lisäksi ohjelmiston käyttöön on nimetty ns. avainkäyttäjiä. Avainkäyttäjien rooli kunkin vastuualueen osalta on hyvin keskeinen, koska heillä on paras ymmärrys oman vastuualueensa työtehtävien laadusta ja millaiset käytänteet kyseisiin tehtäviin sopivat. Asiakirjahallintotiimi käy läpi tiedonohjaussuunnitelmaa yhteistyössä eri vastuualueiden kanssa ja tällä keinoin ohjelmisto saadaan tukemaan työtä parhaalla mahdollisella tavalla.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 13 Esittelijän ehdotus Kunkin vastuualueen johtajia on pyydetty varmistamaan riittävä avainkäyttäjäresurssi uuden oppimisen turvaamiseksi. Uuden toimintamallin oppiminen ja samalla vanhasta poisoppiminen tulee ottamaan aikansa. Todellinen tilanne uuden ohjelmiston kyvyistä ja toimintamallien muutoksesta nähdään vasta sitten kun ohjelmisto on ollut aktiivisesti käytössä pidempään ja käyttäjät ovat ehtineet tutustua ja oppia uuden ohjelmiston käytön. Arviolta uuden oppiminen ja käytäntöjen hioutuminen vie aikaa vuodesta kahteen tämänlaajuisessa muutostilanteessa. Merkitään tiedoksi ja saatetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle ja kaupunginvaltuustolle. Päätös Hyväksyttiin. Täytäntöönpano tarkastuslautakunta kaupunginvaltuusto
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 14 306 Rakennusten hallinnoinnin väliaikaiset järjestelyt veroasioiden muutoksenhaun ajaksi Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/866/00.01.01.02/2018 Käsittelyhistoria Kaupunginhallitus 176 16.4.2018 Kaupunkikehityslautakunta 167 27.6.2018 Aiempi käsittely: Kaupunginhallitus 176 Esittelijä: Kaupunginjohtaja Jarva Kimmo 05 616 2001 Valmistelija/lisätiedot: Konsernihallinnon lakimies Alatalo 040 025 4612 Johanna Talousarviopäällikkö Lammi Risto 040 130 9072 Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 040 050 9611 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Taustaa Kaupunginvaltuusto päätti 26.9.2016 101 Lappeenrantakonsernin uudesta organisaatiosta v. 2017 kuntavaalien jälkeen. Kaupunginvaltuuston päätöksen mukaan mm. Lappeenrantakonsernin toimitilahallinta organisoitiin toimikunnan ehdotuksen mukaisesti siten, että kaikki toimitiloihin liittyvät toiminnot ja yhtiöt (tilakeskus, Lappeenrannan Yritystila Oy, Williparkki Oy ja Lappeenranta Free Zone Oy) yhdistettiin Lappeenrannan Toimitilat Oy:öön, jonka tytäryhtiöiksi ne tulivat. Uudistuksen ensisijaisena tavoitteena oli koota hajallaan oleva toimitilaosaaminen konsernissa yhteen ja erottaa toimitilojen hallinta selkeäksi tukipalveluksi, kuten siivous, ruokahuolto ja kiinteistönhoito jo ovat. Toimitilaosaamisen keskittämisen kautta tavoiteltiin lisäksi säästöjä hallinnosta sekä luottamushenkilöiden ohjausmahdollisuuksien vahvistamista. Uudistuksen verotuksellisten asioiden selvittäminen
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 15 Uudistuksen täytäntöönpanotoimina laadittiin mm. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n perustamissopimus ja tehtiin tarvittavat muutokset Lappeenrannan Liiketoiminnat Oy:n (nyk. Lappeenrannan Toimitilat Oy), Lappeenrannan Yritystila Oy:n, Williparkki Oy:n, Lappeenranta Free Zone Oy:n ja Lappeenrannan Laivat Oy:n yhtiöjärjestyksiin. Keskeisenä täytäntöönpanotoimena valmisteltiin veroasiantuntijan (KPMG Oy Ab) avustuksella ennakkotietohakemukset verohallinnolle. Hakemukset valmisteltiin varainsiirtoverotukseen ja tuloverotukseen liittyvistä asioista. Hakemukset toimitettiin verohallinnon käsiteltäviksi viikolla 9/2017. Verohallinnon ohjeellinen ennakkoratkaisuhakemuksen arvioitu käsittelyaika oli 6 viikkoa. Verohallinnon käsittelyaika venyi, minkä vuoksi valmistelussa päädyttiin laatimaan - sopimus toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta kaupungin oman palvelutuotannon käytössä olevien kohteiden osalta ja - vuokrasopimukset sote- ja pela-kohteiden sekä kolmansille vuokrattujen kohteiden osalta. Omaisuuden siirtoja ei näin ollen ole toteutettu. Lappeenrannan Toimitilat-konsernin toiminta käynnistettiin 1.6.2017. Verohallinto antoi tuloverotusta koskevan ennakkoratkaisun 22.6.2017 ja Lappeenrannan Toimitilat Oy sai sen tiedoksi 29.6.2017. Ennakkoratkaisu ei kaikilta osin tukenut tavoiteltua uudistusta ja ratkaisuun haettiin muutosta Itä-Suomen hallintooikeudelta. Hallinto-oikeus antoi päätöksensä 19.2.2018 ja Lappeenrannan Toimitilat Oy sai päätöksen tiedoksi 23.2.2018. Hallinto-oikeus hylkäsi valituksen ja piti verohallinnon ratkaisun ennallaan ja otti laajemminkin kantaa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n menojen vähennyskelpoisuuteen verotuksessa. Hallinto-oikeus katsoi, että Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n toiminnassa on katsottava olevan kysymys kaupungin omien toimintojen käytössä olevien rakennusten ja kiinteistöjen omistamisesta, hallinnoimisesta ja vuokraamisesta, eli toiminta liittyy kiinteästi kunnan lakisääteiseen toimintaan. Hallinto-oikeuden mukaan asiassa ei ole osoitettu, että Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy suorittaisi Lappeenrannan kaupungin palvelutuotantoa palvelevien uudisrakennushakkeiden sekä kaupungin omistamien rakennusten peruskorjaus- ja vuosikorjaushankkeiden toteuttamisesta aiheutuvia kuluja todellisessa ja vakaassa tulonhankkimistarkoituksessa. Näin ollen puheena olevat menot eivät siten ole vähennyskelpoisia Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n verotuksessa eikä niiden
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 16 osalta voida myöskään soveltaa elinkeinotulon verottamisesta annetun lain jaksottamista koskevia säännöksiä. Siihen, mitä toimintaa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy harjoittaa verotuksen näkökulmasta, hallinto-oikeus ei tosiasiallisesti ottanut kantaa. Pelkistettynä hallinto-oikeuden kanta tarkoittaa, että yhtiön toiminnasta saamat tulot ovat verottavaa tuloa, mutta toiminnasta aiheutuneet menot eivät ole vähennettäviä kuluja. Hallinto-oikeuden päätös analysoitiin veroasiantuntijoiden avustuksella ja nämä päätyivät suosittamaan, että hallintooikeuden päätöksestä kannattaa hakea valituslupaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Lisäksi verohallinnolta tulee saada kannanotto siihen, mitä toimintaa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy harjoittaa verotuksen näkökulmasta. Hallinto-oikeuden päätöksestä on toimitettu valituslupahakemus ja valitus korkeimpaan hallinto-oikeuteen ja lisäksi verohallinnolle on toimitettu ennakkoratkaisuhakemus, jossa tiedustellaan ovatko Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n saamat tuotot yhtiölle verovapaata tuloa, jos tuottoja vastaavat kustannukset ovat yhtiön verotuksessa vähennyskelvottomia menoja. Korkeimman hallinto-oikeuden valituslupahakemuksen arvioitu käsittelyaika on n. 6-12 kk ja varsinaisen valituksen käsittelyaika n. 12-24 kk. Verohallinnon ennakkoratkaisuhakemuksen arvioitu käsittelyaika on n. 6 viikkoa. Vaikka hallinto-oikeuden päätös ei ole lainvoimainen, veroasiantuntija on suositellut että Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja myös Lappeenrannan Yritystila Oy:n tilinpäätökset laaditaan ja veroilmoitukset tehdään hallintooikeuden päätöksen mukaisesti. Näin toimittaessa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n saamat tuotot katsotaan yhtiölle verotettavaksi tuloksi, mutta menot eivät ole verotuksessa vähennyskelpoisia. Sama pätee myös Lappeenrannan Yritystila Oy:öön sellaisten kohteiden osalta, jotka kaupunki on vuokrannut Yritystila Oy:lle ja joissa kaupunkikonserni on loppukäyttäjänä. Menettely johtaa siihen, että Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n voitto muodostuu käytännössä liikevaihdon suuruiseksi ja tuloveroa tulee maksettavaksi ennakoitua merkittävästi enemmän. Kuvaus muutoksenhaun aikaisista väliaikaisista järjestelyistä Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja osin Lappeenrannan Yritystila Oy:n verotuksellisen aseman ollessa vielä epäselvä, on mahdollisten suunnittelemattomien verovaikutusten minimoimiseksi suositeltavaa tehdä eräitä väliaikaisia järjestelyitä
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 17 kunnes Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n verotuksellisesta statuksesta saadaan lainvoimainen ratkaisu. Väliaikaisissa järjestelyissä tehtäisiin nykytilaan seuraavat muutokset: Keskeisimmät muutokset koskevat investointien ja vuosikorjausten toteuttamista. Kaupungin oman palvelutuotannon käyttöön tulevat uudisrakennukset ja omassa käytössä olevien rakennusten peruskorjaus- ja pieninvestointihankkeet tehtäisiin kaupungin omaan taseeseen. Käyttötalouteen kirjattavat vuosikorjaustoimenpiteet tehtäisiin niin ikään kaupungin lukuun. Hallinnointi- ja hoitopalkkion osa tältä osin muuttuu sisäiseksi vuokraksi, jonka käyttäjät maksavat kaupungin tilakeskustaseyksikölle. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy vastaisi edelleen toistaiseksi ylläpito- ja kunnossapitotehtävästä ja kaupunki edelleen maksaisi Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle näiltä osin hallinnointi- ja hoitopalkkiota. Tältä osin säilyy Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n toiminnassa oleva veroriski, mutta tarvittaviin muutoksiin voidaan ryhtyä siinä vaiheessa kun verohallinnolta ollaan saatu ennakkoratkaisu siihen, ovatko Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n saamat tuotot yhtiölle verovapaata tuloa, jos tuottoja vastaavat kustannukset ovat yhtiön verotuksessa vähennyskelvottomia menoja. Edellä kuvatun muutoksen jälkeen kaupunki tekisi oman palvelutuotannon käytössä olevien kohteiden osalta rakennusurakoihin liittyvät sopimukset. Voimassa olevan hallintosäännön mukaan kaupunkikehityslautakunta päättää rakennusten suunnitelmista ja rakentamisesta. Tilakeskus kuului aiemmassa organisaatiossa teknisen lautakunnan alaisuuteen. Elinvoiman ja kaupunkikehityksen toimialan toimintasäännössä ei kuitenkaan ole enää tilakeskusta koskevia määräyksiä. Koska tilakeskus alkaisi jälleen tehdä rakennusurakoihin liittyviä päätöksiä ja sopimuksia, tulisi sillä olla toimialan toimintasäännössä määritellyt tehtävät, viranhaltija ja ratkaisuvalta. Henkilöstö säilyisi edelleen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n henkilöstönä. Kaupunki ostaisi Lappeenrannan Toimitilat Oy:ltä investointien ja vuosikorjausten hoitamiseen tarvittavan palvelun samaan tapaan kuin Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy on sen hankkinut. Väliaikaiset järjestelyt tulisi saada voimaan mahdollisimman pian, jotta käynnissä olevien hankkeiden toteuttaminen ei viivästy.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 18 Esittelijän ehdotus Edellä kuvatun väliaikaisen järjestelyn voimaansaattamiseksi on tarve valmistella toimielinkäsittelyyn ainakin - muutos kaupungin ja Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n väliseen sopimukseen toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta ja - muutos elinvoima ja kaupunkikehitystoimialan toimintasääntöön. Samassa yhteydessä toimielinkäsittelyyn tuodaan kaupunginhallituksen päätöksen 18.12.2017 629 tarkoittama kaupungin ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n välinen sopimus toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta niiden kohteiden osalta, joissa tilan käyttäjä on tilan omistaja. Tässä vaiheessa kaupunginhallitukselle esitetään periaatteellisesti hyväksyttäväksi edellä kuvatut väliaikaiset järjestelyt ja niiden jatkovalmistelutoimenpiteet. (JW) Kaupunginhallitus päättää hyväksyä edellä esittelytekstissä kuvatut periaatteet rakennusten hallinnoinnin väliaikaisiksi järjestelyiksi veroasioiden muutoksenhaun ajaksi. Kaupunginhallitus antaa konsernihallinnon tehtäväksi valmistella kaupungin ja Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n väliseen sopimukseen toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta muutoksen, jolla investointien ja vuosikorjausten toteuttaminen todetaan kaupungin vastuulla olevaksi. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle maksettavan hallinnointi- ja hoitopalkkion määrittely täsmennetään muuttunutta järjestelyä vastaavaksi. Kaupunginhallitus antaa kaupunkikehityslautakunnalle tehtäväksi täydentää elinvoima ja kaupunkikehitys toimialan toimintasääntöä siten, että siihen otetaan tarvittavat tilakeskusta ja siitä vastaavaa viranhaltijaa koskevat määräykset Tilakeskuksesta vastaavan viranhaltijan tehtävien järjestely tulee valmistella samassa yhteydessä toimialan, henkilöstöhallinnon ja Lappeenrannan Toimitilat Oy:n kanssa. Järjestelyn voimaan saattamiseksi tarpeelliset yksityiskohtaisesti valmistellut asiat ja asiakirjat tuodaan erikseen toimielinkäsittelyyn. Päätös Hyväksyttiin.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 19 Täytäntöönpano Lato Oy/ Hietamies konsernihallinto/ Alatalo, Lammi, Iskanius toimialajohtaja Pasi Leimi Aiempi käsittely: Kaupunkikehityslautakunta 167 Esittelijä: Elinvoiman ja kaupunkikehityksen toimialajohtaja vs. Maarit Pimiä 040 653 0745 Valmistelija/lisätiedot: Kaupunginlakimies Alatalo Johanna 040 025 4612 Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Lisätiedot: toimitusjohtaja Mikko Hietamies 040 050 9611 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet 1. Verohallinnon päätös 6.6.2018, tuloverotuksen ennakkoratkaisu Asian käsittely kaupunkikehityslautakunnassa 2.5.2018 Kaupunkikehityslautakunta on käsitellyt kokouksessaan 2.5.2018 101 elinvoima- ja kaupunkikehitystoimialan toimintasäännön täydentämistä ja toimitilojen hallinnointia ja hoitoa koskevan sopimuksen muuttamista. Lautakunta on päättänyt hyväksyä elinvoima- ja kaupunkikehitystoimialan toimintasäännön täydentämisen asian liitteenä olleen toimintasääntöluonnoksen mukaisesti. Toimintasääntöä on täydennetty siten, että siihen on otettu tarvittavat tilakeskusta ja siitä vastaavaa viranhaltijaa koskevat määräykset. Lautakunta on päättänyt, että tilakeskuksen johtajan tehtäviä hoitaa toimialajohtaja kunnes tehtäväjärjestelyistä on päätetty. Lisäksi lautakunta on päättänyt esittää kaupunginhallitukselle, että se hyväksyy kaupungin ja Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n välisen toimitilojen
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 20 hallinnointia ja hoitoa koskevan sopimuksen muuttamisen asian liitteenä olleen muutossopimusluonnoksen mukaisesti. Kaupunkikehityslautakunnan listatekstissä ilmoitetun mukaisesti lautakunnan käsittelyssä ollut luonnos muutossopimukseksi oli ennen lautakuntakäsittelyä toimitettu KPMG Oy Ab:n veroasiantuntijoiden kommentoitavaksi. Veroasiantuntijoiden kokonaisarviota muutossopimusluonnoksesta ei saatu ennen kuin Lappeenrannan Toimitilat Oy sai tiedon tuloverotuksen ennakkoratkaisun antoajankohdasta. Tästä syystä kaupunkikehityslautakunnan 2.5.2018 käsittelemän muutossopimusluonnoksen viimeistelyä ja hyväksymistä ei ole enää ollut tarkoituksenmukaista viedä loppuun. Tarkoituksenmukaista sen sijaan on ollut arvioida asian tilaa ja tarpeellisia toimenpiteitä tuloverotuksen ennakkoratkaisun sisältö huomioiden. Verohallinnon päätös 6.6.2018, tuloverotuksen ennakkoratkaisu Lappeenrannan Toimitilat Oy on saanut verohallinnolta 6.6.2018 päivätyn tuloverotuksen ennakkoratkaisun. Ennakkoratkaisua pyydettiin seuraavaan kysymykseen: Jos Lappeenrannan kaupunki siirtää kaikki sen omaa palvelutuotantoa palvelevat uudishankkeet ja kaupungin suoraan omistukseen jääviin rakennuksiin kuuluvat vuosikorjaus- ja peruskorjaushankkeet Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle tarkemmin tässä hakemuksessa kuvattavalla tavalla, ovatko kysymyksessä tarkoitetut tuotot yhtiölle verovapaata tuloa, jos tuottoja vastaavat kustannukset ovat yhtiön verotuksessa vähennyskelvottomia menoja verohallinnon antamassa ennakkoratkaisussa 22.6.2017 Dnro A314/3880/2017 ja Itä- Suomen hallinto-oikeuden päätöksessä 19.2.2018 nro 18/0160/1 tarkoitetulla tavalla, eli siinä tilanteessa, että hallinto-oikeuden päätös jää lainvoimaiseksi tai ei muutu asiaratkaisultaan korkeimmassa hallinto-oikeudessa? Verohallinnon ennakkoratkaisun mukaan Jos Lappeenrannan kaupunki siirtää kaikki sen omaa palvelutuotantoa palvelevat uudishankkeet ja kaupungin suoraan omistukseen jääviin rakennuksiin kuuluvat vuosikorjaus- ja peruskorjaushankkeet Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle tarkemmin tässä hakemuksessa kuvattavalla tavalla, kysymyksessä tarkoitetut
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 21 tuotot eivät ole yhtiölle verovapaata tuloa, jos tuottoja vastaavat kustannukset ovat yhtiön verotuksessa vähennyskelvottomia menoja verohallinnon antamassa ennakkoratkaisussa 22.6.2017 Dnro A314/3880/2017 ja Itä-Suomen hallinto-oikeuden päätöksessä 19.2.2018 nro 18/0160/1 tarkoitetulla tavalla, eli siinä tilanteessa, että hallinto-oikeuden päätös jää lainvoimaiseksi tai ei muutu asiaratkaisultaan korkeimmassa hallinto-oikeudessa. Ennakkoratkaisun arviointia Saatu ennakkoratkaisu on analysoitu asiassa veroasiantuntijana toimineen KPMG Oy Ab:n toimesta. Analyysin mukaan verohallinnon ratkaisuun liittyy merkittäviä ongelmia, jotka mahdollisessa valituksessa tulisi nostaa esille. - Suomessa on laajan tulo-käsitteen lisäksi voimassa yleisesti hyväksyttynä periaatteena nettotulon verotus (eli tulo-käsite on nettokäsite). Tuloverolain mukaan verovelvollisella on oikeus vähentää tuloistaan niiden hankkimisesta aiheutuneet kulut. Tämä on tuloverolain yksiselitteinen sanamuoto. - Nyt kuitenkin sama viranomainen, joka on nimenomaisesti katsonut yhtiön suorittamat kulut vähennyskelvottomiksi, on pitänyt toimintaan liittyviä tuloja veronalaisina. Tämä johtaa bruttotulon verottamiseen, mitä ei voida pitää hyväksyttävänä. - TVL 29 :ssä tarkoitettuja vähennyskelpoisia kuluja eivät ole esimerkiksi verovapaan tulon hankkimisesta aiheutuneet kulut. Tuloverolain mukaan toinen vähennyskelvoton kulutyyppi on verovelvollisen elantomenot. Nyt ei ole kyse kummastakaan tilanteesta, jolloin yhtiön kulujen pitäisi lain mukaan olla vähennyskelpoisia, jos kyse on TVL 29 :ssä tarkoitetusta tulosta. - Verohallinnon päätöksen mukaan yhtiön saamat tulot ovat TVL 29 :ssä tarkoitettuja tuloja. - Verohallinnon päätös tarkoittaa siis käytännössä sitä, että sen mielestä yhtiö harjoittaa toimintaa, joka tuottaa yhtiölle tuloja ilman minkäänlaisia toimintaan liittyviä tulonhankkimismenoja. Tämä ei tietenkään rationaalisesti ajatellen voi pitää paikkaansa.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 22 KPMG Oy Ab:n mukaan asiassa on perusteltua harkita valituksen tekemistä, sillä tulopuolta koskeva ennakkoratkaisu johtaa edellä esitetyllä tavalla tuloverolain vastaiseen verottamiseen. Lisäksi KPMG Oy Ab:n mukaan voisi olla mahdollista täydentää korkeimmassa hallinto-oikeudessa vireillä olevaa valitusta 6.6.2018 saadun ennakkoratkaisun osalta. Tällä voisi olla vaikutusta varsinkin valituslupaan liittyen. Täydennyksessä voitaisiin perustella KHO:n päätöksen merkittävyyttä kokonaisuuden kannalta, kun tulojen verokohtelusta on Verohallinnon antama ennakkoratkaisu. Muutoksen hakeminen tuloverotuksen ennakkoratkaisuun ja toiminnan muuttamista koskeva järjestely Asiassa etenemistä on valmisteltu veroasiantuntijan analyysiin pohjautuen yhteistyössä LATO Oy:n toimitusjohtajan, LATO Oy:n omistajaohjauksesta vastaavan kaupunginsihteerin, kaupunginlakimiehen ja rahoitusjohtajan kesken. Valmistelussa on päädytty yksimielisesti esittämään yhtiön hallitukselle ja edelleen kaupungin toimielimille, että tuloverotuksen ennakkoratkaisusta valitetaan Itä-Suomen hallintooikeuteen ja että valituksen laatiminen annetaan KPMG Oy Ab:n tehtäväksi. Kysymys on erittäin merkittävästä periaatteellisesta asiasta nettotulon verotusperiaatteesta - eikä asiaa voi jättää pelkästään tämän ennakkoratkaisun varaan. Nyt verohallinnossa on käsitelty erikseen menojen verotuskysymystä ja erikseen tulojen verotuskysymystä. Tässä asiassa puuttuu nyt siis päätös, jossa käsitellään tulojen ja menojen käsittävää kokonaisuutta yhdessä. Sen saamiseksi tästä ennakkopäätöksestä on valitettava ja KHO:ssa vireillä olevaa valitusta on täydennettävä ennakkoratkaisun johdosta. Valituksen laatimisen lisäksi suunnittelemattomien verovaikutusten minimoimiseksi ehdotetaan muutettavaksi Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja osin myös Lappeenrannan Yritystila Oy:n toimintaa siten, että jo aiemmin (kaupunginhallitus 16.4.2018 176) päätetyn lisäksi myös rakennusten ylläpito- ja kunnossapitotehtävien järjestämisestä vastaaminen siirretään Lappeenrannan kaupungin tilakeskuksen
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 23 Esittelijän ehdotus tehtäväksi siltä osin kuin kohteet ovat kaupungin oman palvelutuotannon käytössä (järjestely). Edellä tarkoitettu järjestely edellyttää kaupungin ja Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n sekä kaupungin ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n välillä uusia sopimuksia. Uusien sopimusten ja muiden mahdollisesti tarpeellisten asiakirjojen laatiminen on annettu KPMG Oy Ab:n asiantuntijoiden tehtäväksi. Uudet sopimukset ja muut mahdolliset asiakirjat valmistuvat tämän asian käsittelyn aikana ja ne liitetään ne tämän asian käsittelyyn viimeistään kaupunginhallitusvaiheessa. Järjestämisvastuunsa toteuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet tilakeskus hankkii ostopalveluna Lappeenrannan Toimitilat Oykonsernin yhtiöiltä, Lappeenranta-konsernin muilta yhtiöiltä ja toimijoilta tai ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Edellä kuvattu järjestely pyritään toteuttamaan takautuvasti 1.1.2018 lukien. Järjestely on voimassa veroasioiden muutoksenhaun ajan ja otetaan uudelleenarvioitavaksi kun veroasioiden kokonaisuudesta on saatu lainvoimainen ratkaisu. Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus käsittelee tätä kokousasiaa kokouksessaan 26.6.2018 ja kaupunkikehityslautakunta kokouksessaan 27.6.2018 sekä kaupunginhallitus kokouksessaan 2.7.2018. Kaupunkikehityslautakunta saattaa verohallinnon tuloverotusta koskevan ennakkoratkaisun 6.6.2018 tiedoksi kaupunginhallitukselle. Lautakunta esittää kantanaan kaupunginhallitukselle, että verohallinnon ennakkoratkaisuun haetaan muutosta Itä-Suomen hallinto-oikeudelta ja että korkeimmalle hallinto-oikeudelle toimitettua valituslupahakemusta ja valitusta täydennetään siten, että ennakkoratkaisu toimitetaan liitettäväksi korkeimman hallinto-oikeuden käsiteltävänä olevaan 26.3.2018 päivättyyn hakemukseen ja valitukseen. Lisäselvityksen toimittaminen korkeimmalle hallinto-oikeudelle ja valituksen laatiminen annetaan KPMG Oy Ab:n tehtäväksi. Kaupunkikehityslautakunta päättää osaltaan hyväksyä edellä esittelytekstissä kuvatun toiminnan väliaikaista muuttamista koskevan järjestelyn veroasioiden muutoksenhaun ajaksi sekä
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 24 esittää sen edelleen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Kaupunginhallituksen 16.4.2018 176 hyväksymän järjestelyn ja edellä esittelytekstissä kuvatun järjestelyn toteuttamiseksi tarpeelliset uudet sopimukset ja muut mahdolliset asiakirjat valmistuvat tämän asian toimielinkäsittelyjen aikana ja ne liitetään tämän asian käsittelyyn kaupunginhallitusvaiheessa. Päätös Hyväksyttiin. Täytäntöönpano kaupunginhallitus Tämän kokouksen käsittely: Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu 040 724 8776 Valmistelija/lisätiedot: Kaupunginlakimies Alatalo Johanna 040 025 4612 Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet 1. Verohallinnon päätös 6.6.2018, tuloverotuksen ennakkoratkaisu 2.Luonnos kauppasopimukseksi 3. Luonnos vuokrasopimukseksi 4. Luonnos vuokrasopimuksen lisälehdeksi Oheismateriaali Alkuperäiset sopimukset: 1. Sopimus toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta 24.5.2017 2. Vuokrasopimus 12.6.2017 (muut kuin sote- ja pelakohteet) 3. Vuokrasopimus 12.6.2017 (sote- ja pelakohteet) Asian käsittely Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallituksessa 26.6.2018 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus käsitteli asian kokouksessaan 26.6.2018 saman esittelytekstin pohjalta ja
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 25 hyväksyi omalta osaltaan vastaavan päätösehdotuksen kaupunginhallitukselle kuin kaupunkikehityslautakunta. Näin ollen LATO Oy:n ja kaupunkikehityslautakunnan näkemys asiassa on samanlainen. Sopimusluonnokset Kaupunkikehityslautakunnan ja Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallituksen päätöksissä edellytetyn mukaisesti luonnokset järjestelyn toteuttamiseksi tarpeellisista sopimuksista (pl. sopimusten liitteet) on liitetty tähän lista-asiaan. Sopimusten keskeiset periaatteet: Kauppasopimus Kaupungin ja Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n (Kuntakiinteistöt Oy) välisellä kauppasopimuksella muutetaan sopijapuolten välillä 24.5.2017 allekirjoitettua sopimusta toimitilojen hallinnoinnista ja hoidosta. Toimitilojen hallinnointia ja hoitoa koskeva sopimus jää voimaan enää vuoden 2017 osalta. Kauppasopimuksella kaikki toimitilojen hallinnointia ja hoitoa koskevan sopimuksen mukaiset Kuntakiinteistöt Oy:n vastuut, velvoitteet ja tehtävät siirretään kaupungille takautuvasti 1.1.2018 lukien. Vastuiden ja velvoitteiden siirron muotona on kauppa. Kauppasopimuksessa luovutuksen kohteena on Kuntakiinteistöt Oy:n harjoittama toimitilojen hallinnointi- ja hoitotoiminta. Kuntakiinteistöt Oy myy aloittamansa, mutta vielä keskeneräiset, uudisrakennus- ja perusparannushankkeet kaupungille. Keskeneräisten investointien kustannukset ovat määrältään 1 046 226,20 euroa. Kaupunki ottaa vastattavakseen kohteiden ylläpidosta ja vuosittaisesta kunnossapidosta johtuvista kuluista 1.1.2018 lähtien. Näiden kulujen määrä on 6 620 981,87 euroa 31.5.2018 saakka. Investointeja koskeva kauppahinta määräytyy Investointien siirtopäivään mennessä syntyneiden kustannusten mukaisesti. Kiinteistöjen ylläpitoa ja vuosittaisia kuluja koskeva siirtyvä vastuu määräytyy 1.1.2018 ja sopimuksen allekirjoitushetken välisellä ajanjaksolla toteutuneiden kulujen mukaisesti. Koska kaupunki on hoito- ja hallinnointisopimuksen mukaisesti suorittanut Kuntakiinteistöt Oy:lle hallinnointipalkkiota, kauppasopimuksen
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 26 mukaisissa järjestelyissä kaupungin ja Kuntakiinteistöt Oy:n välillä ei liikuteta rahaa muutoin kuin siltä osin kuin kaupungin maksamat hallinnointipalkkiot ylittävät kiinteistöjen ylläpitoa ja vuosittaisia kuluja koskevan kauppahinnan. Kuntakiinteistöt Oy palauttaa kaupungille tässä tarkoitetun yli menevän osuuden. Kaikki kolmansien kanssa tehdyt sopimukset, jotka liittyvät kauppasopimuksella kaupungille määriteltyihin velvoitteisiin siirtyvät sopimuksen allekirjoituksin kaupungille. Vuokrasopimus Kaupungin ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n (Yritystila Oy) välisellä vuokrasopimuksella korvataan sopijapuolten välillä 12.6.2017 allekirjoitettu sote- ja pela kohteita koskeva vuokrasopimus. Uusi vuokrasopimus eroaa 12.6.2017 allekirjoitetusta vuokrasopimuksesta siinä, että vuokrasopimuksen kohdeluettelosta on poistettu pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevat kohteet. Kaikki 12.6.2017 allekirjoitetun vuokrasopimuksen mukaiset Yritystila Oy:n vastuut ja velvoitteet liittyen pelastuslaitoksen toimintoihin vuokrattuihin kohteisiin siirretään kaupungille 1.1.2018 lukien. Kaupunki ottaa näiden kohteiden osalta kulut vastattavakseen 1.1.2018 lukien. Osapuolet sopivat erikseen järjestelystä, jolla maksetut vuokrat oikaistaan vastaamaan tilannetta, jossa Yritystila Oy:llä ei ole ollut vuokranmaksuvelvollisuutta enää 1.1.2018 alkaen. Siltä osin kuin vuokrakohteiden ylläpitoa ja vuosittaista kunnossapitoa koskevat sopimukset kolmansien osapuolten kanssa koskevat sopimuksen kohdeluettelosta poistettavia pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevia kohteita, siirtää Yritystila Oy kyseiset sopimukset vastuineen ja velvoitteineen takaisin kaupungille 1.1.2018 lukien. Osapuolet sopivat Yritystila Oy:n sopimusten perusteella maksamien kulujen oikaisuista erikseen. Siltä osin kuin vuokrasopimukset kolmansien osapuolten kanssa koskevat sopimuksen kohdeluettelosta poistettavia pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevia kohteita, siirtää Yritystila Oy kyseiset sopimukset vastuineen ja velvoitteineen takaisin kaupungille 1.1.2018 lukien.
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 27 Esittelijän ehdotus Muutoin uuden vuokrasopimuksen ehdot noudattavat olennaisilta osin 12.6.2017 allekirjoitetun vuokrasopimuksen ehtoja. Vuokrasopimuksen lisälehti Kaupungin ja Yritystila Oy:n välisellä vuokrasopimuksen lisälehdellä muutetaan sopijapuolten välillä 12.6.2017 allekirjoitettua (muita kuin sote- ja pelakohteita koskevaa) vuokrasopimusta. Lisälehdellä 12.6.2017 allekirjoitettua vuokrasopimusta muutetaan siten, että vuokrasopimuksen vuokrakohdeluettelosta poistetaan kohteet, jotka ovat kaupungin omien toimialojen käytössä sekä kohteet jotka ovat tyhjillään. Samassa yhteydessä liitteessä olevat tiedot vuokran määrästä päivitetään. Kaikki Yritystila Oy:n vastuut ja velvoitteet, jotka on määritelty osapuolten 12.6.2017 allekirjoittamassa sopimuksessa ja jotka koskevat vuokrasopimuksen kohdeluettelosta poistettavia kohteita, siirretään kaupungille 1.1.2018 lukien. Lisälehdellä sovitaan vuokrasopimuksen kohdeluettelosta poistettavien kohteiden osalta vastaavista vastuista, velvoitteista ja menettelyistä kuin mitä edellä esitellyssä uudessa vuokrasopimuksessa on sovittu sopimuksen kohdeluettelosta poistettavien kohteiden osalta noudatettavaksi. Muilta osin 12.6.2017 allekirjoitettu vuokrasopimus jää voimaan alkuperäisensisältöisenä. Kaupunginhallitus merkitsee tilanteen tässä vaiheessa tiedoksi ja ilmoittaa Lappeenrannan Toimitilat Oy:lle, että kaupunki pitää perusteltuna sekä valituksen tekemistä em. verohallinnon ennakkoratkaisusta että KHO:ssa vireillä olevan valituksen täydentämistä. Kaupunginhallitus hyväksyy esittelytekstissä esitetyn järjestelyn toiminnan väliaikaisesta muuttamisesta veroasioiden muutoksenhaun ajaksi ja hyväksyy liitteenä olevat järjestelyn toimeenpanoa koskevat sopimusluonnokset. Kaupunginhallitus oikeuttaa kaupunginjohtajan tai hänen varahenkilönsä tarvittaessa
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 28 tekemään sopimusluonnoksiin vähäisiä teknisluonteisia tarkistuksia. Päätös Hyväksyttiin. Merkittiin, että kaupunginlakimies Johanna Alatalo ja toimitusjohtaja Mikko Hietamies olivat kokouksessa esittelemässä asiaa klo 15.00-15.35. Täytäntöönpano LATO Oy/Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy Elinvoiman ja kaupunkikehityksen toimiala Johanna Alatalo
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 29 307 Maakunta- ja sote- uudistuksen valmistelutoimielimen jäsenten nimeäminen Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/309/00.04.01/2018 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu 040 724 8776 Valmistelija/lisätiedot: Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Etelä-Karjalan liiton kirje 5.6.2018: Maakunta- ja sote- uudistuksen valmistelutoimielimen jäsenten nimeäminen Eduskunnassa valmistellaan tulevaa maakunta- ja soteuudistuksen lainsäädäntöä. Maakunnan väliaikainen valmistelutoimielin nimetään eduskunnan päätöksen jälkeen lakiesityksen HE 15/2017 mukaisesti. Maakunnan väliaikainen valmistelutoimielin (VATE) vastaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelusta siihen saakka, kunnes maakuntavaltuusto on valittu ja maakuntavaltuuston asettama maakuntahallitus on aloittanut toimintansa. Neuvottelut maakuntaan liittyvien organisaatioiden kesken valmistelutoimielimen kokoonpanosta on pidetty 17.5.2017. Neuvottelutuloksen pohjalta Etelä-Karjalan valmistelutoimielimen kokoonpanoksi päätettiin 13 jäsentä seuraavasti: Etelä-Karjalan liitto 1 jäsen ja 1 varajäsen Etelä-Karjalan pelastuslaitos 1 jäsen ja 1 varajäsen EL Y 2 jäsentä ja 2 varajäsentä TE-toimisto 1 jäsen ja 1 varajäsen Lappeenrannan kaupunki 2 jäsentä ja 2 varajäsentä Imatran kaupunki 1 jäsen ja 1 varajäsen Länsi-Saimaan kunnat 1 jäsen ja 1 varajäsen Etelä-Karjalan pohjoiset kunnat 1 jäsen ja 1 varajäsen Eksote 3 jäsentä ja 3 varajäsentä
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 30 Neuvottelun jälkeen osapuolet nimesivät edustajansa ja valmistelutoimielimen kokoonpano vahvistettiin ehdollisena 12.6.2017 Etelä-Karjalan liiton hallituksessa. Sittemmin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelua jatkettiin valtakunnallisesti lisävuodella ja valmistelutoimielin on toiminut epävirallisena projektiryhmänä. VATE- projektiryhmän ovat muodostaneet: Organisaatio Jäsen Varajäsen Eksote Tuula Karhula Merja Tepponen* Eksote Marja Kosonen Merja Tepponen* Eksote Keijo Siiskonen Liisa Mänttäri Lappeenranta Alina Kujansivu Juha Willberg Lappeenranta Markku Heinonen Markus Lankinen Imatra Sirkku Sarlomo Terhi Karttunen kunnat Johanna Mäkelä Pekka Reiman kunnat Jussi Stoor Pekka Reiman* EK pelastuslaitos Erkki Hokkanen Ulf Westerstråhle KAS-ELY Leena Gunnar Jyrki Karhula KAS-ELY Satu Mäkelä Jyrki Pitkänen TE-toimisto Juha Kouvo Tiia Piikki EK liitto Matti Viialainen Satu Sikanen * kaksivarajäsentä edustaa kahta varsinaista jäsentä Pyydämme ystävällisesti, että kaikki maakuntaan siirtyviä tehtäviä edustavat organisaatiot päättävät edustajistaan viralliseen valmistelutoimielimeen 30.6.2018 mennessä. Päätöksessä tulee käsitellä seuraavat asiat: - Valmistelutoimielimen kokoonpano vahvistetaan 17.5.2017 neuvotellun esityksen mukaisesti - Nimettävät edustajat päivitetään tarpeen mukaan huomioiden aiemmin sovittu organisaatioiden välinen paikkajako sekä tasaarvolain vaatimukset. Kannanotto tarvitaan kaikilta maakuntaan siirtyvistä palveluista nykyisin vastaavilta tahoilta eli jokaisesta kunnastakin, vaikka kuntaa edustaisikin yhteisesti sovittu toisen kunnan edustaja. Eduskunnan päätöksen jälkeen Etelä-Karjalan liitto asettaa virallisen valmistelutoimielimen hyväksymällä tämän esityksen pohjalta tehdyt nimeämisesitykset kokouksessaan. Pyydämme päätökset Etelä-Karjalan liiton kirjaamoon kirjaamo@ekarjala.fi 30.6.2018 mennessä. Pelastusjohtaja Erkki Hokkasen esitys 13.6.2018:
Lappeenrannan kaupunki Pöytäkirja 23/2018 31 Esittelijän ehdotus Etelä-Karjalan maakuntauudistuksen valmistelutoimielimeen esitetään pelastuslaitokselta nimettäväksi henkilöiden antaman suostumuksensa perusteella varsinaiseksi jäseneksi pelastusjohtaja Erkki Hokkanen ja hänen varajäsenekseen riskienhallintapäällikkö Jani Kanerva. Kaupunginhallitus ilmoittaa Etelä-Karjalan liitolle, että Lappeenrannan kaupunki hyväksyy virallisen valmistelutoimielimen kokoonpanon edellä esitetyn neuvottelutuloksen mukaisena. Kaupunginhallitus nimeää kaksi Lappeenrannan kaupungin edustajaa ja heidän varahenkilönsä Etelä-Karjalan maakunta- ja sote- uudistuksen valmistelutoimielimeen. Kaupunginhallitus ilmoittaa Etelä-Karjalan Liitolle, että Etelä- Karjalan pelastuslaitoksen varsinaisena edustaja valmistelutoimielimessä toimii pelastusjohtaja Erkki Hokkanen ja hänen varahenkilönään riskienhallintapäällikkö Jani Kanerva. Päätös Hyväksyttiin ja nimettiin kaupungin edustajiksi seuraavat henkilöt varsinainen jäsen varajäsen Juha Willberg Alina Kujansivu Markku Heinonen Markus Lankinen Täytäntöönpano Etelä-Karjalan liitto nimetyt henkilöt