PÖYTÄKIRJA Teknillisen korkeakoulun Sähköinsinöörikilta ry:n vuosikokous 2008 SIKV 02/2008 Paikka: Elektroniikan, tietoliikenteen ja automaation tiedekunnan sali S1 Aika: 27.2.2008 klo 17.00 Paikalla: Valtuusto: Ville Ryhänen, valtuuston puhemies Janne Holm, valtuuston varapuhemies Katri Halminen Olli Laine Anssi Hakkarainen Miika Heini Niina Helistö Esa Häkkinen Taru Simonen Henriikka Toikka Timo Idänheimo Anna Junnila Anna Karppinen (kohtaan 13.) Nina Lagus Riku Lääkkölä Jussi Nurminen Otto Palonen Otto Parantainen Ilkka Rekola (kohtaan 12.) Julius Rissanen Henna Vepsäläinen Hallitus 2008: Puheenjohtaja Sihteeri Sisämestari Ulkomestari Marko Miettinen Katariina Lassila Matti Kuismin Henri Haukkovaara
Päätoimittaja Viestintämestari Hovimestari Yrityssuhdemestari FTMK:n pj. Rahastonhoitaja Leni Järvenpää Jukka Kakkonen Sini Kinnunen Jyrki Luukko Saara Hyrkkö Aleksi Wallenius Hallitus 2007: Puheenjohtaja Sihteeri Hovimestari Tiedotusmestari Opintomestari Rahastonhoitaja Sisämestari Pääsössö Ulkomestari Yrityssuhdemestari Olli Laine Sanna Kuikka Otto Palonen Janne Holm Henna Vepsäläinen Emmi Välimäki Jussi Nurminen Pekko Ahtiainen Lauri Hyvärinen Miika Heini Muut: Saku Partanen Janne Lahdenperä (kohtaan 15.) Juuso Parkkinen (kohtaan 12.) 1. Kokouksen avaaminen Puhemies Ryhänen avasi kokouksen klo 17.25. 2. Valtuuston kokoonpanon toteaminen Määräaikaan mennessä estyneisyydestään oli ilmoittanut valtuutetut Virta, Lahti ja Aittomäki, sekä vararavaltuutetut Koiranen ja Suominen. 3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Paikalla oli 21 valtuutettua. Kokouskutsu oli laitettu killan viralliselle ilmoitustaululle ja valtuutetut saivat tiedon sekä asianmukaiset liitteet viikkoa ennen kokousta. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 4. Kokouksen toimihenkilöiden valitseminen Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ville Ryhänen ja sihteeriksi Katariina Lassila.
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Taru Simonen ja Anssi Hakkarainen. Ääntenlaskijoiksi valittiin Nina Lagus ja Esa Häkkinen. Pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat toimivat myös toistensa varamiehinä. 5. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 6. Ilmoitusasiat -PoTa87 oli ja se meni hyvin. 7. Hallituksen selonteko toiminnastaan Hallitus on laatinut liitteen 7 mukaisen selonteon (KSK) alkuvuoden toiminnasta. Puheenjohtaja Miettinen esitteli selonteon yleisesti, minkä jälkeen valtuusto sai esittää kysymyksiä sekä korjausehdotuksia. Esittelyssä kävi mm. ilmi, että tällä hetkellä kopiokonekortteja pystytään tekemään ja ne sisältävät tietyn määrän kopioita. Kopiokortteihin ei kuitenkaan voida ladata lisää arvoa. Myös PoTa87 sujui hyvin 176:n osallistujan voimin. KSK:hon lisätään mm. tietoa hallituksen ja laitoksen tapaamisesta sekä sik.kuvat.fipalvelusta. Myös vierasmajan avain, joka jäi vahingossa yhdelle EKAKeista, on parhaillaan tulossa takaisin. Myös erinäiset kirjoitusvirheet korjataan lopulliseen versioon. Seuraavaksi toimikuntien puheenjohtajat esittelivät omia kohtiaan KSK 1/2008:sta: Ohjelmatoimikunnan asioissa keskustelua herätti PoTa87:n jajatkoilla rikkoutunut pöytä. Keskustelua käytiin korvausvastuun ja yleisen vastuun tiimoilta. Sössötoimikunta onnistui tekemään voittoa ensimmäisellä Sössöllään myymällä siihen mainoksia. Yrityssuhdetoimikunnan kohdalla esille nostettiin mm. Kotimaan pitkän excursiokohteiden mahdollinen julkistaminen. Päätös: Valtuusto päätti merkitä tiedoksi muokatun liitteen 7 mukaisen selonteon.
8. Toimintakertomus vuodelta 2007 Vuoden 2007 hallitus on laatinut liitteen 8 mukaisen toimintakertomuksen. Vuoden 2007 hallituksen puheenjohtaja Laine esitteli toimintakertomuksen 2007. Esittelyssä ilmeni mm. tiedekuntauudistus ja sen vaikutus kiltaan, valtuusto- ja toimariehdokkaiden paljous sekä Sössön hyvä vuosi (Sössö voitti parhaan kiltalehden palkinnon vuonna 2007). Esittely korosti myös rahan/sponssien saamisen vaikeutumista. Kultaisten ansiomerkkien saajiin oli myös viime vuonna paneuduttu. Toimintakertomuksesta avattiin keskustelu, jossa mm. kehuttiin kertomuksen sisältöä. Hallitus 2007 kiitti kuluneesta vuodesta. Toimintakertomukseen korjattiin mm. vääriä nimiä ja sanamuotoja. Päätös: Valtuusto päätti merkitä tiedoksi muokatun liitteen 8 mukaisen toimintakertomuksen vuodelta 2007. 9. Tilikertomus ja tilinpäätös vuodelta 2007 Vuoden 2007 hallitus on laatinut liitteen 9 mukaisen tilikertomuksen ja tilinpäätöksen (tuloslaskelma ja tase) vuodelta 2007. Rahastonhoitaja Välimäki esitteli valtuustolle tilikertomuksen ja tilinpäätöksen. Esittelyssä kävi mm. ilmi, että Killanvaihto ja Kesäpäivät veivät suurimman osan virkistystoimintaan budjetoiduista varoista, hallintokulut olivat hieman odotettua suuremmat ja OTMK pysyi budjetissa. Rahaston arvo oli myös tänä vuonna noussut. Tilinpäätöksessä ei oltu huomioitu FXQ:n menomatkakuluja, sillä niistä ei ole vielä tullut laskua. Myös seuraavat asiat aiheuttivat eroavaisuuksia tilinpäätöksen ja talousarvion vuonna 2007 välille: Suunnitellut urheilua koskevat hankinnat eivät toteutuneet. Kiltahuoneeseen ei tehty huomattavia muutoksia. Kopiokorteista ja laulukirjoista ei saatu haluttua voittoa. Kotimaan puolipitkä ei toteutunut. Kiltalehti Sössöä tehtiin viime vuonna vain viisi. Killan vuosijuhlaan käytettävät varat ovat ennen laitettu kohtaan tarjoilut, mutta tänä vuonna ne huomioitiin kohdassa vieraat palvelut. Myös järjestetty jouluristeily oli merkitty kohtaan vieraat palvelut. Tilikertomuksesta ja tilinpäätöksestä 2007 avattiin keskustelu, jossa pohdittiin mm. virkistys- ja edustustoiminnan tappion suuruutta. Kuitenkin tultiin siihen
johtopäätökseen, että suurin osa tappiosta johtui sekä Killanvaihdosta ja Kesäpäivistä, jotka ovat ns. ainoa palkka toimareille heidän toiminnastaan. Myös toimareiden tietämys oman toimikunnan rahankäytöstä herätti keskustelua. Todettiin myös, että varaston arvo on noussut aika korkeaksi. (Tosin ansiomerkkejä tilattiin vuonna 2006 paljon, jotta yksittäisen merkin tekokulut olisivat pienet. Tämä kasvatti varaston arvoa huomattavasti.). Valtuusto hyväksyi, että tilinpäätökseen lisätään puuttuvat Oikosulun ovimyyntitulot (1389e). Korjattu tulos: +3424,04e (1389e+2035,04e). Päätös: Valtuusto päätti merkitä tiedoksi muokatun liitteen 9 mukaisen tilikertomuksen ja tilinpäätöksen vuodelta 2007. 10. Tilintarkastajien lausunto Vuoden 2007 tilintarkastajat Laura Anttila ja Ville Ryhänen esittävät lausuntonsa vuoden 2007 tilinpäätöksestä. Lausunnossa kävi ilmi, että useita laskuja oli maksettu hyväksymättä (pöytäkirjoissa ei ollut merkintöjä näistä laskuista), raha-anomuksista osa oli täytetty väärin ja pöytäkirjat sisälsivät huomattavan paljon kirjoitus- ja kielioppivirheitä. Lausunnossa painotettiin myös, että varaston arvo ei saisi enää kasvaa ja että kirjanpitoon tulisi kiinnittää erityistä huomiota. Päätös: Valtuusto päätti merkitä tiedoksi liitteenä 10 olevan tilintarkastajien lausunnon. 11. Tilinpäätöksen hyväksyminen Hallitus esittää, että ylijäämä (3424,04e) jätetään tilille ylijäämä edelliseltä tilikaudelta. Päätös: Valtuusto päätti vahvistaa vuoden 2007 tilinpäätöksen ja jättää vuoden 2007 ylijäämän tilille ylijäämä edelliseltä tilikaudelta. 12. Vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille Tilivelvollisia pyydettiin poistumaan kokoustilasta pohdinnan ajaksi. Todettiin, että valtuusto on edelleen päätösvaltainen (tilivelvollisten poistuttua paikalla oli 13 valtuutettua). Avattiin keskustelu, jossa mm. hallitusta kehuttiin hyvästä ja säästeliäästä rahankäytöstä. Kuitenkin hyväksymättömät laskut ja kirjanpidon puutteet puhuttivat.
Keskustelun jälkeen tilivelvolliset pyydettiin takaisin paikalle ja heille kerrottiin mm. seuraavaa: On erittäin hyvä asia, että tänä vuonna ei tehty tappiota. Tulevaisuudessa kirjanpitoon tulisi kiinnittää erityistä huomiota (myös kassan kirjanpito pitäisi pitää ajan tasalla). Varaston arvo on todella korkea ja siksi sisätoimikunta voisikin suorittaa varaston inventaarion. Päätös: Valtuusto päätti antaa vastuuvapauden tilivelvolliselle. 13. Toimintasuunnitelma vuodelle 2008 Hallitus on laatinut liitteen 13 mukaisen toimintasuunnitelman vuodelle 2008 ja esittää valtuustolle sen hyväksymistä. Hallituksen puheenjohtaja Miettinen esitteli yleisesti toimintasuunnitelman, jossa painottui erityisesti tuleva kiltahuoneremontti, ulkkareiden huomiointi ja englanninkielisten internetsivujen toteutus. Tänä vuonna muodostetaan myös sääntö- ja tulevaisuustyöryhmät. Toimintasuunnitelmasta 2008 avattiin keskustelu, jossa mm. mietittiin kirjoitusvirheiden korjauksia ja joidenkin asioiden selventämistä. Esille tulleet asiat toimintasuunnitelmasta 2008 toimikunnittain: OPINTO: Tapahtuma Energiaa Uudellamaalla puhutti, sillä työmäärään verrattuna siihen on saatu liian vähän rahaa. Nykyistä hallitusta kehoitettiinkin pyytämään siihen lisärahoitusta, ja jos lisärahoitus ei toteudu, koko tapahtuman kannattavuutta tullaan miettimään. Myös palauteryhmien tiedotus puhutti (ryhmistä voisi tiedottaa yhteistyössä kurssin henkilökunnan kanssa). FTMK: Toimintasuunnitelmaan on lisätty kohta alkoholittomat tapahtumat. Fuksimatrikkelia yritetään jälleen toteuttaa. OTMK: Valtuusto ehdotti, että naisten urheilutoimintaa tulisi kehittää. SÖSSÖ: Sana osasto puhutti paljon. Myös Sössön postitusta vanhoille kiltalaisille maksua vastaan on taas mietitty ja sen toteuttamista selvitetään. SISÄ: Sisämestari Kuismin antoi selvennyksen, että kiltahuoneremonttiin pyritään samaan paljon ideoita ja toteutusapua mahdollisimman suurelta joukolta kiltalaisia. VIESTINTÄ: Erityisesti haloped-sähköpostilistat puhuttivat. Myös SIKblogin käyttöä pohdittiin (olisiko blogi vain hallituksen jäsenille vai voisivatko myös tavalliset kiltalaiset kirjoittaa sinne). ULKO: Ulkotoimikunnan teksti pitäisi jäsentää väliotsikoin. EESTEC:n saaman tuen
esitys Space seminar liitteessä puhutti. YRITYS: Todettiin, että bioalojen firmojen tuki tulee luultavasti vähenemään Inkubion kiltauduttua. YTMK on myös aktiivisesti mukana Sössöjen mainosten myymisessä, vaikka mainosrahat menevätkin sössötoimikunnalle. Sähköpäivät ajoittuvat syksylle. Päätös: Valtuusto päätti hyväksyä muokatun liitteen 13 mukaisen toimintasuunnitelman vuodelle 2008. 14. Killan jäsenmaksun suuruus lukuvuodelle 2008-2009 Hallitus päätti 25.2.2008 kokouksessaan 10/2008 esittää lukuvuoden 2008-2009 jäsenmaksuksi kuusi euroa. Päätös: Valtuusto päätti vahvistaa lukuvuoden 2008-2009 jäsenmaksuksi kuusi euroa. 15. Talousarvio vuodelle 2008 Hallitus on laatinut liitteen 15 mukaisen talousarvion vuodelle 2008 ja esittää valtuustolle sen hyväksymistä. Rahastonhoitaja Wallenius esitteli talousarvion 2008. Esittelyssä kävi mm. ilmi, että tulevien jäsenien määrän pienentyminen aiheuttaa muutoksia talousarviossa verrattaessa viime vuoden talousarvioon. Tarkoitus olisi myös saada varaston arvo laskemaan. Myös ISOtoimintaan panostetaan tänä vuonna enemmän rahallisesti. Sähköpäiviin ei ole budjetoitu rahaa. Muutosta viime vuoden talousarvioon aiheuttavat seuraavat asiat: Viestinnän laitehankinnat (esim. uusi näyttö päivystäjän koneeseen). Kuudes sössö tehdään tänä vuonna. EESTEC:n Space seminar (EESTEC saa tänä vuonna hieman enemmän tukea kuin normaalisti). Kiltahuoneremontti on osa budjettia. Talousarviosta 2008 avattiin keskustelu, jossa mm. tarkennettiin että YTMK:n excursiobudjetti on tarkoitettu käytettäväksi mahdollisiin kuljetuksiin, mikäli yritys ei järjestä omaa kuljetusta excursiolle. Kopiokonetoimintaa mietittiin myös. Päätös: Valtuusto päätti hyväksyä liitteen 15 mukaisen talousarvion vuodelle 2008.
16. Valtuuston työryhmät Puhemies Ryhänen esitti perustettavaksi sääntötyöryhmää ja tulevaisuustyöryhmää. Sääntötyöryhmän jäseniksi puhemies Ryhänen esitti puhemies Ryhästä, valtuutettuja Nurminen, Lagus ja Laine, sekä hallituksen edustajina Miettistä ja Walleniusta. Tulevaisuustyöryhmän jäseniksi puhemies Ryhänen esitti varapuhemies Holmia, valtuutettuja Halminen, Idänheimo ja Lahti, kiltapatruuna Partasta, sekä hallituksen edustajina Kuisminia ja Luukkoa. Valtuutettu Idänheimo kannatti ehdotusta. Valtuutettu Heini ilmaisi kiinnostuksensa liittyä tulevaisuustyöryhmään. Tämä ehdotus ei kuitenkaan saanut kannatusta. Heinille muistutettiin mahdollisuudesta osallistua tulevaisuustyöryhmään vierailevana jäsenenä. Päätös: Valtuusto päätti perustaa sääntö- ja tulevaisuustyöryhmän puhemies Ryhäsen esityksen mukaisesti (liite 16). 17. Muut esille tulevat asiat Valtuutetut Idänheimo, Lagus ja Rissanen esittivät liitteen 17 mukaisen ponnen hallitukselle koskien kokousmateriaalien toimitusaikataulua sekä itse kokouksen aloittamista ajoissa. Päätös: Valtuusto päätti hyväksyä liitteen 17 mukaisen ponnen. 18. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Ryhänen päätti kokouksen klo 20.51.
Pöytäkirjan vakuudeksi, Ville Ryhänen Valtuuston puhemies Katariina Lassila Sihteeri Taru Simonen Pöytäkirjantarkastaja Anssi Hakkarainen Pöytäkirjantarkastaja