Perhehoidon alueellinen toimintamalli ja osallistavan kirjaamisen edellytykset Perho- hanke, Hankesuunnitelma 30.9.2013 (täydennetty 6.11.2013 ja 24.1.2014) Sisällys 1 Yhteenveto... 2 2 Tausta ja perustelut... 2 3 Asiakkaat ja muut sidostahot... 4 3.1 Asiakkaat ja kohderyhmä... 4 3.2 Muut hyödynsaajat ja sidostahot... 4 4 Tarkoitus ja tavoitteet... 4 4.1 Toiminta- ajatus... 4 4.2 Tavoitetila ja päämäärät... 4 4.3 Välittömät tulostavoitteet... 5 4.4 Yhteys kansallisiin tietomäärittelyihin ja tietojärjestelmäpalveluihin... 5 4.5 Rajaukset... 6 5 Tuotokset... 7 5.1 Konkreettiset aikaansaannokset... 7 6 Toteutustapa ja työsuunnitelma... 7 6.1 Toteutus ja keskeiset toimintatavat... 7 6.2 Tärkeimmät toimenpiteet ja työsuunnitelma... 8 6.2.1 Työpaketti 1: Perhehoidon toimintamalli ja työnkulku... 9 6.2.2 Työpaketti 2: Perhehoidon kirjaamisen käytännöt ja tietosisällöt... 10 6.2.3 Työpaketti 3: Tiedon käsittelysäännöt... 11 6.2.4 Työpaketti 4: Perhehoidon sovellusarkkitehtuuri... 12 6.2.5 Työpaketti 5: Ohjelmistokokeilu... 13 6.3 Aikataulu, vaiheistus ja tarkistuspisteet... 14 7 Talousarvio... 14 7.1 Kustannusarvio tarvittavista resursseista ja niiden kustannuksista... 14 7.2 Rahoitussuunnitelma, muu resurssien hankinta... 15 8 Oletukset ja riskit... 16 8.1 Oletukset, joihin hankkeen onnistuminen perustuu... 16 8.2 Riskianalyysi ja riskienhallintasuunnitelma... 16 9 Organisaatio ja johtaminen... 17 9.1 Hankeorganisaatio... 17 9.2 Johtamismalli ja vastuuhenkilöt... 21 9.3 Toteutukseen osallistuvat henkilöt ja heidän roolinsa... 22 10 Arviointi ja raportointi... 23 10.1 Arviointisuunnitelma... 23 10.2 Raportointi... 23 10.3 Tulosten hyödyntäminen... 23 1
Liite 1: taulukko hyödynnettävistä prosessi-, asiakasasiakirja- ja tietokomponenttimääri- tyksistä Liite 2: Työpakettikohtainen budjetti 1 Yhteenveto Hankkeessa kehitetään sosiaalihuollon tiedonhallintaa alueellisessa toimintaympäristössä. Tavoitteena on kehittää toimintamalleja ja tiedonhallintaratkaisuja tukemaan monitoimi- jaista palvelukokonaisuutta ja sen osallistavaa dokumentointia. Hankkeessa pyritään myös saamaan kokemuksia sosiaalihuollon asiakastietomalliin perustuvasta ohjelmistokehityk- sestä. Hankkeessa kuvataan perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen alueelliset toimintamallit ja työnkulku kahdessa alueellisessa toimintayksikössä sekä niiden toimintakunnissa Poh- jois- ja Etelä- Savossa. Prosesseissa tarvittavien perhehoitajia ja asiakkaita koskevien tieto- jen sisällöt määritellään ylikunnallisen toiminnan lähtökohdista ja yhtenäistetään ne kan- sallisen sosiaalihuollon asiakastietomallin kanssa. Toimintaa ja tietosisältöjä koskevat ku- vaukset yhdistetään tiedon käsittelysääntöjen avulla. Määrittelytyön rinnalla kokeillaan niiden tietomallin ja prosessikuvausten toimivuutta sovelluskehityksessä. 2 Tausta ja perustelut Lastensuojelu on työntekijämäärältään suurin sosiaalihuollon palvelutehtävä. Noin kol- mannes itäsuomalaisista sosiaalityöntekijöistä ja sosionomeista työskentelee lastensuoje- lussa. Näiden lisäksi joka kymmenes tekee yhdistettyä sosiaalityötä, johon sisältyy lasten- suojelun sosiaalityö. Osa lastensuojelun työtehtävistä vaatii erityisosaamista, jota ei ole var- sinkaan pienissä kunnissa. Seudullisia lastensuojelun yksiköitä on perustettu eri puolille maata vastaamaan tähän tarpeeseen ja huolehtimaan työtehtävistä, jotka on perusteltua hoitaa yhtä kuntaa laajemmalla alueella. Perhehoidon kehittäminen ja koordinointi on sel- keästi sellainen sosiaalihuollon osa- alue, joka on järkevää toteuttaa alueellisella tasolla. Yli- kunnallisen toimintamallin tärkein hyöty on sijoitusta tarvitsevan asiakkaan saaman palve- lun laadussa ja palveluntuottajavalikoimassa sijoitustilanteessa. Ylikunnallinen toiminta- malli luo edellytyksiä myös alueellisen tasa- arvon toteutumiselle. Pohjois- Savossa on jo vuosien ajan toiminut maakunnallinen lastensuojelun kehittämisyk- sikkö, joka tarjoaa kunnille lastensuojeluun liittyvää tukea ja organisoi lastensuojelun kehit- tämistoimintaa. Yksikkö kouluttaa perhehoitajia kuntien käyttöön ja ylläpitää rekisteriä alueella asuvista perhehoitajista. Yksikön toiminnassa on mukana 14 pohjoissavolaista kun- taa. Yksikkö tukee kunnan sosiaalityöntekijöitä sijoituspaikan valinnassa ja perhehoitajien tarvitseman tuen organisoimisessa. Yksikkö ylläpitää rekisteriä valmennetuista tuki- ja perhehoitajista ja kokoaa tietoa toteutuneista sijoituksista. Sijoitusten seurannassa olisi mahdollista kerryttää tietopääomaa johtamisen ja päätöksenteon tueksi, jos tiedonhallin- nan välineet tukisivat sen käsittelyä nykyistä paremmin. 2
Etelä- Savossa on kuluvan vuoden alusta alkaen toiminut lastensuojelun seudullinen perhe- hoitoyksikkö PESSI, jonka toiminta on periaatteiltaan samankaltaista Pohjois- Savon yksi- kön kanssa. Yksikkö palvelee kahdeksaa eteläsavolaista kuntaa ja se on liitetty osaksi Mik- kelin kaupungin organisaatiota, mutta yksikön toiminnassa on mukana myös Pelastakaa Lapset ry. Uuden yksikön toimintamallit ja tiedonhallinnan käytännöt ovat vielä muotou- tumassa ja työn kirjaamiseen etsitään parhaillaan ratkaisuja, jotka tukisivat monitoimijai- sen ja alueellisen työn tarpeita. Pohjois- Savon lastensuojelun kehittämisyksikkö on mukana toteuttamassa Kaste- ohjelman rahoittamaa Lasten ja perheiden hyvinvointipalvelujen kehittämishanketta Pohjois- Savossa. Pohjois- Savon osahankkeessa on määritelty tietosisällöt ja analysointisäännöt tie- doille, joita tarvitaan, kun valitaan sijoitettavana olevalle lapselle sopiva perhehoitopaikka. Määritysten pohjalta on toteutettu Sijoita kotiin työkalu, joka perustuu sähköisten lomak- keiden ja niistä saatavien raporttien hyödyntämiseen. Kyseessä on lastensuojelun perhe- hoidon apuväline, joka tukee kullekin sijoitettavalle lapselle sopivan perheen valitsemista. Tällaisen työvälineen tarve on noussut useita kuntia palvelevan kehittämisyksikön työssä, jossa koulutetaan sijaisperheitä ja etsitään sijoitettaville lapsille sopivaa sijoituspaikkaa. Järjestelmään syötetään sekä sijoitusta odottavan lapsen hoidollisuutta ja erityistarpeita kuvaavat tiedot että käytettävissä olevien sijaisperheiden valmiuksia ja vahvuuksia kuvaa- vat tiedot. Valintatyökalu vertaa lapsen hoidollisia tarpeita ja sijaisperheen vahvuuksia kes- kenään ja raportoi käyttäjälle vertailun tulokset. Se järjestää käytettävissä olevat sijaisper- heet sopivuusjärjestykseen eli ehdottaa kyseiselle lapselle perheitä, joiden valmiudet vas- taavat parhaiten hänen hoidollisia tarpeitaan. Kyseessä on sosiaalityön päätöksenteon tuen järjestelmä, joka tuottaa myös tilastoja sijoituspyynnöistä ja toteutuneista sijoituksista. Työväline on todettu jatkokehittämisen arvoiseksi ja sellaiselle olisi kysyntää myös muissa vastaavissa yksiköissä eri puolilla Suomea. Nykyisellään se ei kuitenkaan ole ominaisuuksil- taan sellainen, että se tukisi jaettua asiakastietojen käsittelyä seudullisessa työssä. Järjes- telmä ei anna käyttäjälle palautetietoa siitä, onko sijoitus toteutettu ja onko sijoittamisessa hyödynnetty järjestelmän antamaa suositusta. Toisin sanoen järjestelmän toiminnan oikeel- lisuudesta ei saada automaattista palautetta, vaan seurantatieto joudutaan hankkimaan esimerkiksi puhelimitse. Järjestelmän pitäminen ajan tasalla on myös haasteellista, koska siihen ei automaattisesti saada tietoa perheiden ja muiden palveluntuottajien paikkatilan- teesta. Ongelmana on lisäksi, että työväline ei mahdollista henkilötietojen käsittelyä eikä tue kertakirjaamisen periaatetta. Tietomäärittelyt eivät myöskään ole yhteensopivat kan- sallisen asiakastietomallin tai asiakastietojärjestelmien tietomallien kanssa. Edellä maini- tuista syistä työvälineestä tulisi kehittää kansallista asiakastietomallia hyödyntävä ohjel- misto, joka mahdollistaisi sijoituksissa tarvittavan tiedon analysoinnin ja siirron toimijoi- den välillä. Samalla saataisiin kokemustietoa Sosiaalihuollon asiakastietomalliin pohjautu- vasta sovelluskehityksestä. 3
3 Asiakkaat ja muut sidostahot 3.1 Asiakkaat ja kohderyhmä Hankkeen kohderyhmänä ovat: lastensuojelun asiakkaat, joiden kohdalla harkitaan sijoittamista oman kodin ulkopuo- lelle tai etsitään vaihtoehtoa nykyiselle sijoituspaikalle lastensuojelun perhehoidossa ja ammatillisissa perhekodeissa sijoitettuina olevat lapset ja nuoret sekä heidän biologiset perheensä lastensuojelun perhehoitoa tai ammatillista perhehoitoa tarjoavat palveluntuottajat 3.2 Muut hyödynsaajat ja sidostahot Hankkeen tuloksista hyötyvät kohderyhmän lisäksi: sosiaalialan ammattilaiset, jotka tekevät asiakkaiden sijoittamista koskevia päätöksiä seudullisten perhehoidon kehittämis- ja koordinoimisyksiköiden työntekijät sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäjät sekä sosiaalihuollon kehittäjät ja arvioijat sosiaalihuollon kansallisen tiedonhallinnan kehittäjät ja tiedonhallintapalvelujen toi- meenpanijat sosiaalialan tutkimus- ja koulutusorganisaatiot ja alan opiskelijat 4 Tarkoitus ja tavoitteet 4.1 Toiminta- ajatus Hankkeessa kehitetään perhehoidon maakunnallisen koordinaation yhteistyötä tukevaa tiedonhallintaa. Hankkeessa laaditaan ja yhtenäistetään toiminta- ja tietoarkkitehtuurin kuvauksia ja kokeillaan kansallisen asiakastietomallin mukaista sovelluskehitystä tuke- maan päätöksentekoa, palvelujen koordinointia ja työn kirjaamista rajatulla sosiaalihuollon osa- alueella. Kehittämistyöllä tavoitellaan asiantuntijatiedon hyödyntämistä asiakkaan sijoitusprosessis- sa ja palvelutarpeen arvioinnissa, asiakkaan yksilöllisten palvelutarpeiden tunnistamista ja palvelujen mitoittamista todellisten tarpeiden mukaan koko palvelujakson ajan. Hankkeella tuetaan lisäksi yksityisten palveluntuottajien työn dokumentointia kehittämällä kirjaamis- käytäntöjä ja työvälineitä. Hankkeessa tehdään näkyväksi päätöksenteon taustalla olevaa ammatillista tietoa sekä täydennetään, testataan ja otetaan käyttöön kansallisia lastensuo- jelun toiminta- ja tietoarkkitehtuurimäärityksiä. 4.2 Tavoitetila ja päämäärät Hankkeen pitkän aikavälin kehitystavoitteena on tila, jossa: 4
sosiaalipalvelut pystytään kohdentamaan asiakkaan tarpeita vastaavasti ja kokonaista- loudellisesti asiakkaan saamassa palveluohjauksessa painopiste siirtyy organisaatio-, palvelu- ja hoi- tokeskeisyydestä asiakkaan tukemiseen selviytymään arjessa yksilöllisesti mitoitettavi- en palvelujen avulla asiakassijoitusten seuraamiseen ja perhehoitajien tuen tarpeiden koordinointiin on käytettävissä reaaliaikaista tietoa palveluntarjoajilta kertakirjaamisen periaate toteutuu asiakkaan palveluohjauksessa ja perhehoidon pal- velujen dokumentoinnissa riippumatta asiakastietojärjestelmästä ja toteuttavasta orga- nisaatiosta asiakkaan palvelutarvetta, palvelupaikan valintaa ja sen perusteita sekä palvelun tavoit- teita ja tuloksia koskeva tieto on saatavissa yhdenmukaisessa muodossa siellä, missä asiakkaan asiaa kulloinkin käsitellään palvelujärjestelmässä palvelupaikan valinnan perusteita koskeva ammattilaisten hiljainen tieto on tehty nä- kyväksi analysointisääntöinä ja on hyödynnettävissä uusien työntekijöiden perehdyt- tämisessä, palvelujen kehittämisessä ja vaikuttavuuden arvioimisessa. 4.3 Välittömät tulostavoitteet Tavoitteena on, että hankkeen päättyessä on kuvattu lastensuojelun perhehoidon alueelliset toimintamallit on laadittu perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen työnkulkukuvaukset ylikunnalli- sessa toimintaympäristössä on kuvattu lastensuojelun perhesijoituksen onnistumisen kannalta merkittävät asiak- kaita ja perhehoitajia koskevat tietosisällöt ja niiden käsittelysäännöt on luotu toimintamalli asiakkaita ja yksityisiä palveluntuottajia osallistavalle kirjaami- selle perhehoidossa on laadittu sovellusarkkitehtuurimäärittelyt lapsen sijoitusprosessia, perhehoidon koordinointia ja sijoituksen seurantaa tukevalle ohjelmistolle on saatu kokemuksia sovelluskehityksestä Sosiaalihuollon asiakastietomallin pohjalta 4.4 Yhteys kansallisiin tietomäärittelyihin ja tietojärjestelmäpalveluihin Hankkeessa hyödynnetään Tikesos- hankkeessa luotuja toiminta- ja tietoarkkitehtuurimää- rityksiä. Hankesuunnitelman liitteenä on taulukko, jossa esitetään sovellettavat prosessi-, asiakirja- ja tietokomponenttimääritykset. Tikesos- toimintaprosessikuvauksia sovelletaan asiakaslähtöisten toimintamallien ja työn- kulkukuvausten laatimiseen alueellisessa toimintaympäristössä. Tavoitteena on tarkentaa kansallisia määrityksiä ja täydentää kuvauksia alueellisten toimintamallien prosessikuva- uksilla. Hankkeessa tehdään yhteistyötä myös SAKKE- hankkeen kanssa. Hyödynnettäviä prosessikuvauksia ovat lastensuojelun järjestämisen ja tuottamisen sekä hallintoasian kä- sittelyn toimintaprosessit. Kansallisten prosessikuvausten pohjalta kehitetään lastensuojelun perhehoidon suunnitte- lemisen, päätöksenteon, toteuttamisen, seuraamisen ja arvioimisen prosesseja työnkulku- 5
tasolla alueellisessa toimintamallissa. Lastensuojelun avohuollon perhetyöhön on myös laadittu työnkulkukuvaukset, joita voidaan soveltaa perhehoidon prosessien kuvaamisessa. Toimintamallin ja prosessikuvausten laatimisen yhteydessä tuotetaan tietoa Tikesos- toimintaprosessien hyödynnettävyydestä tarkennettavaksi organisaatiokohtaisesti ja orga- nisaatiorajat ylittävissä toimintamalleissa. Hankkeessa hyödynnetään Sosiaalihuollon asiakastietomalliin sisältyviä tietokomponentte- ja ja asiakirjarakenteita. Lastensuojeluun kuuluvien sähköisten asiakasasiakirjojen sisältö- ja rakennemäärityksistä esimerkiksi Sijoitettavan lapsen esitiedot - asiakirjaan on määritel- ty lastensuojelun sijoituksessa tarvittavat esitiedot asiakkaasta. Muun muassa näiden tieto- jen soveltuvuutta testataan sekä asiakkaita että yksityisiä palveluntuottajia kuvaavan tie- don yhtenäistämisessä. Analysointityön perusteella tehdään ehdotuksia muutoksista tai lisäyksistä asiakastietomalliin. Hankkeella yhtenäistetään alueen toimijoiden käytössä ole- via palvelutarpeen arvioimisen ja palvelujen suunnittelun tietosisältöjä Sosiaalihuollon asiakastietomallin kanssa. Lisäksi hankkeessa hankitaan kokemustietoa kansallisten toimintaprosessikuvausten ja Sosiaalihuollon asiakastietomallin pohjalta määritellyn ohjelmiston toimivuudesta internet- pohjaisena sovelluksena alueellisessa toimintaympäristössä. Sovelluskokeilulla testataan SOKKAn toiminta- ja tietomääritysten toimivuutta käytännössä. Ohjelmisto rakentuu pitkäl- ti juuri prosessi- ja tietomääritysten varaan. Näiden lisäksi määritellään käyttäjäryhmät ja roolit, käyttöoikeudet, lomakkeet ja raporttinäkymät. Myös näiden määrittelyssä hyödynne- tään ja testataan kansallisten määrittelyjen toimivuutta käytännössä. 4.5 Rajaukset Hankkeessa tavoitellaan perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen tukemista ajanmukaisin tietoteknisin välinein kansallisen asiakastietomallin pohjalta. Hanke on rajattu sekä asia- kasryhmän, työprosessien että kehittämistyön laajuuden osalta tiiviiksi kokonaisuudeksi. Työstettäväksi toimintakuvauksiksi ja tietosisällöksi on valittu lastensuojelun perhehoito, joka on rajattu, mutta kehitystavoitteiden kannalta tärkeä osa- alue sosiaalihuollon asiakas- tiedoista. Hanke kattaa toiminnallisesti kapean sektorin sosiaalihuollosta, mutta sitä tarkas- tellaan ja kuvataan kaikista kokonaisarkkitehtuurin näkökulmista. Hankkeessa keskitytään sijoituspäätöksen valmistelun, toteutuksen ja seurannan sekä per- hehoitajille tarjottavan tuen muodostamiin toimintaprosesseihin ja tietosisältöjen kokonai- suuteen alueellisessa toimintaympäristössä. Kohteena olevat prosessit tietosisällöt pyritään pikemminkin analysoimaan syvällisesti kuin laajentamaan hankkeen sisältöä kattavasti ko- ko asiakastyöhön. Pitkän aikavälin tavoitteena on laajentaa kehittämistyö lastensuojelun lisäksi vanhusten ja vammaisten perhehoitoon sekä esimerkiksi ammatillisen perhehoidon palvelujen järjestämiseen ja tuottamiseen. Hankkeessa ei puututa olemassa olevien sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien tietosi- sältöihin, tietomalleihin tai tekniseen toteutukseen. Sovelluskokeilussa on kysymys erilli- sestä ohjelmasta, jonka rajapinnat ovat avoimia intergoitavaksi asiakastietojärjestelmiin sitten, kun nämä toteuttavat Tikesos- määritysten mukaista tietomallia. Hankkeessa selvite- tään asiakastietojärjestelmien toimittajien halukkuutta korkean tason tietomallin peilauk- 6
seen ja Web Services - integraatioon, mutta päätös sen toteutuksesta riippuu ohjelmistotalo- jen kannanotosta. Ohjelmistokokeilun sisältö rajataan siksi lähtökohtaisesti siten, että kehi- tetään sovellus, joka on avoin integroitavaksi asiakastietojärjestelmiin joko hankkeen aika- na tai jatkotyönä. 5 Tuotokset 5.1 Konkreettiset aikaansaannokset Lastensuojelun järjestämisen ja tuottamisen alueellinen toimintamalli Tavoitetilan työnkulkukuvaukset lastensuojelun sijaisperheiden rekrytoinnista, koulu- tuksesta ja tukemisesta, lapsen sijoitusprosessista sekä perhehoidon seurannasta ja päättämisestä Kuvaus perhehoidon osallistavan kirjaamisen hyvistä käytännöistä monitoimijaisessa ja alueellisessa toimintaympäristössä Perhehoidossa tarvittavat sosiaalihuollon tietomallin sisältämien asiakirjojen kanssa yhtenäistetyt asiakasasiakirjarakenteet Kuvaus perhehoidon dokumentointia tukevan ohjelmiston sovellusarkkitehtuurista ja RDF- muotoisen asiakastietomallin hyödyntämismahdollisuuksista sovelluskehityksessä Tietämys sosiaalihuollon kansallisten toiminta- ja tietomääritysten hyödynnettävyydes- tä sovelluskehityksessä tukemaan alueellista toimintamallia Perhehoidon järjestämistä ja tuottamista tukevan sovelluksen kokeiluversio 6 Toteutustapa ja työsuunnitelma 6.1 Toteutus ja keskeiset toimintatavat Kyseessä on kokonaisarkkitehtuurin neljä näkökulmaa kattava määrittelyhanke, joka tähtää siihen, että määrittelyn tuloksena on kokeilukäyttöön asti toteutettu toimintaa tukeva so- vellus. Hankkeessa laaditaan toiminta- arkkitehtuurikuvauksia, tietoarkkitehtuuriin kuulu- via määrityksiä ja sovelluskehitykseen tarvittavia määrityksiä. Hanke toteutetaan yhteis- työhankkeena, jolla on liittymäpinta myös sosiaalialan korkean asteen opetukseen ja sekä sosiaalityön että tietohallinnon tutkimukseen. Määrittelytyö jakaantuu eri osa- alueiden asi- antuntijoiden kesken hankkeen sisällä. Määrittelytyö toteutetaan käytännössä yhtenäistämällä alueella tehtyä määrittelytyötä kan- sallisen SOKKA- arkkitehtuurin kanssa. Sosiaalialan ammattilaisten asiantuntemusta ja ns. hiljaista tietoa tehdään näkyväksi eri työpaketteihin sisältyvissä työpajoissa. 7
6.2 Tärkeimmät toimenpiteet ja työsuunnitelma Hanke koostuu 6 työpaketista, joiden sisältö ja toimenpiteet on kuvattu alla olevassa taulu- kossa. Kaikissa työpaketeissa hyödynnetään taulukkoon merkittyjen toimijoiden lisäksi perhehoitoyksiköissä ja kunnissa työskentelevien sosiaalialan ammattilaisten osaamista. Työ toteutetaan suurelta osin eri asiantuntijaryhmien välisenä tiimi- ja työpajatyöskentely- nä. Työpaketti Sisältö Toimijat TP 1 Perhehoidon toimin- tamalli ja työnkulku TP 2 Perhehoidon kirjaa- misen käytännöt ja tietosisällöt TP 3 Tiedon käsittely- säännöt TP 4 Perhehoidon sovel- lusarkkitehtuuri TP 5 Ohjelmistokokeilu Kuvataan perhehoidon järjestämisen ja tuottami- sen kokonaisuus ja tarkennetaan toimintamallia sille tasolle, että työnkulkujen perusteella saa- daan aikaan prosessipohjaisesti määritelty oh- jelmisto. Kuvataan perhehoidon kirjaamisen tavoitetila, jossa huomioidaan osallistavan kirjaamisen peri- aate sekä asiakaslähtöisyys. Luodaan kirjaamis- käytännöt, jotka tukevat monen toimijan muodos- taman verkostomaisen palvelukokonaisuuden tarpeita. Kootaan eri toimijoiden laatimat kuva- ukset sijaisperhetoiminnassa tarvittavista perhe- hoitajien tietosisällöistä, analysoidaan ne ja yhte- näistetään sisällöt Sosiaalihuollon asiakastieto- mallin sisältämien asiakirjarakenteiden kanssa. Kuvataan toiminta- ja tietomääritysten pohjalta käsittelysäännöt, joita tarvitaan päätöksenteon tueksi perhehoidon järjestämisessä. Kuvataan perhehoidon järjestämisen ja tuottami- sen prosesseja tukevan ohjelmiston sovellusark- kitehtuuri. Laaditaan hankkeessa tehtävien toiminta- ja tie- tomääritysten pohjalta ohjelmiston kokeiluversio ja testataan sen toimivuutta perhehoidon järjes- tämisen ja tuottamisen asiantuntija- ja dokumen- tointijärjestelmänä. ISO Istekki Oy Savonia amk Mamk ROCE Partners Kehittämisyks. ISO ISY/YHT ISY/STJ Savonia amk Mamk ROCE Partners Kehittämisyks. ISO ISY/YHT ISY/STJ Savonia amk Mamk ROCE Partners Kehittämisyks. ISO Istekki Oy Mamk ISY/YHT ISY/STJ Kehittämisyks. ISO Istekki Oy ROCE Partners ISY/STJ Kehittämisyks. 8
6.2.1 Työpaketti 1: Perhehoidon toimintamalli ja työnkulku Tavoite Työpaketin tavoitteena on luoda yhtenäinen toimintamalli perhehoidon järjestämisestä sekä Pohjois- että Etelä- Savon alueella. Tavoitteena on, että toimintamallin ja siihen sisälty- vien työnkulkukuvausten perusteella saadaan aikaan prosessipohjaisesti määritelty ohjel- misto. Toteutus Työpaketti toteutetaan niin, että tiimi kokoontuu säännöllisesti kahden viikon välein. Ensin kootaan Savon alueella laaditut perhehoidon toimintamalli- ja prosessikuvaukset erilaisissa toimintaympäristöissä, ja käydään ne läpi tiimikokouksissa, jonka jälkeen keskitytään tavoi- tetilan prosessi- ja työnkulkukuvauksiin. Tavoitetilan ajatellaan kuvaavan tilannetta, jossa perhehoidossa hyödynnettävä ohjelmisto olisi jo olemassa. Tavoitetilan prosessikuvauksis- sa pyritään hyödyntämään Tikesoksessa laadittuja lastensuojelun järjestämisen, tuottami- sen ja hallintoasian käsittelyn prosesseja ja yhtenäistämään kuvauksia näiden kanssa. Kuva- taan perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen kokonaisuus ja tarkennetaan toimintamallia sille tasolle, että työnkulkujen perusteella saadaan aikaan prosessipohjaisesti määritelty ohjelmisto. Prosessikuvaukset mallinnetaan QPR Processguide - ohjelmalla, ja käytännön mallinnuksesta vastaa Päivi Röppänen Istekki Oy:stä. Työnkulkutason kuvauksista vastaa Juha Martikainen, ja kuvaukset tehdään Roce:n työkalulla. Työpaketissa on mahdollista hyödyntää molempien kehittämisyksiköiden johtoryhmien kokouksia. Niiden kautta saadaan tuotua kehittämiseen kaivattua kentän työntekijöiden näkemystä. Kokouksiin voidaan viedä esimerkiksi spesifejä kysymyksiä mallinnetuista pro- sesseista tai pyytää yleisesti kommentteja niistä. Lisäksi työpaketissa tehdään yhteistyötä Socom Oy:n SAKKE- hankkeen kanssa ja sellaisten OPERin rahoittamien hankkeiden kanssa, joissa kehitetään sosiaalihuollon toimintamalleja. Tuotokset Tuotoksena työpaketista syntyy lastensuojelun perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen tavoitetilan alueellinen toimintamalli sekä siihen liittyvät tavoitetilan työnkulkukuvaukset lastensuojelun sijaisperheiden rekrytoinnista, koulutuksesta ja tukemisesta, lapsen sijoi- tusprosessista sekä perhehoidon seurannasta ja päättämisestä. Tuotokset kootaan yhteen dokumenttiin. Aikataulu Työpaketti toteutetaan aikavälillä 02 05/2014. Tiimin alustavat kokoontumisajat ovat seuraavat: 3.2.2014 klo 12.30 15.30 (sovittu hankkeen aloituspalaverissa) 18.2.2014 klo 9 12 4.3.2014 klo 9 12 18.3.2014 klo 9 12 1.4.2014 klo 9 12 15.4.2014 klo 9 12 9
29.4.2014 klo 9 12 13.5.2014 klo 9 12 27.5.2014 klo 9 12 Osallistujat Nimi Organisaatio Työpanos noin Niina Häkälä ISO 190 tuntia Antero Lehmuskoski ISO 152 tuntia Juha Martikainen Roce 40 tuntia Päivi Röppänen Istekki Oy 70 tuntia Petteri Hartikainen P- S ls kehittämisyksikkö 27 tuntia Salla Lilja/Sari Peltomaa Pessi 27 tuntia Auli Pohjolainen Savonia amk Ei määritelty Lea Saari- Kääriäinen MAMK Ei määritelty 6.2.2 Työpaketti 2: Perhehoidon kirjaamisen käytännöt ja tietosisällöt Tavoite Työpaketin tavoitteena on luoda kirjaamiskäytännöt, jotka tukevat monen toimijan muo- dostaman verkostomaisen palvelukokonaisuuden tarpeita. Toisena tavoitteena on yhtenäis- tää ja kehittää perhehoidon kirjaamisessa tarvittavat tietosisällöt ja lopulta yhtenäistää ne Sosiaalihuollon asiakastietomallin asiakasasiakirjarakenteiden kanssa. Nämä asiakasasia- kirjarakenteet ovat pohjana kehitettävälle ohjelmistolle. Toteutus Tähän työpakettiin on yhdistetty alkuperäisen suunnitelman työpaketit 2 (kirjaamisen käy- tännöt) ja 3 (tietosisällöt) niin, että työpaketissa painottuu tietosisältöjen kehittäminen. Ratkaisu tehtiin, koska saatu rahoitus oli haettua pienempi. Näiden työpakettien yhdistämi- nen oli loogista, koska niiden sisällöt olisivat menneet hieman päällekkäin. Yhdistämisellä pyritään työskentelyn tehostamiseen. Työpaketti toteutetaan niin, että tiimi kokoontuu säännöllisesti, alkuun kolmen viikon vä- lein ja loppupuolella mahdollisesti kahden viikon välein. Tiimin jäsenet on lueteltu alla. En- sin pyritään selvittämään kirjaamisen ja käytettyjen asiakasasiakirjojen/tietosisältöjen ny- kytila. Tätä varten kootaan eri toimijoiden laatimat kuvaukset sijaisperhetoiminnassa käy- tettävistä ja tarvittavista perhehoitajien tietosisällöistä. Seuraavaksi analysoidaan kirjaami- sen ja tietosisältöjen nykytilaa sekä niissä ilmenneitä tarpeita ja ongelmia. Sitten A) luodaan yhteinen käsitys dokumentoinnin hyvistä käytännöistä ja periaatteista, mm. osallistavan kirjaamisen ja asiakasosallisuuden toteutumisesta perhehoidon kirjaamisessa ja kuvataan kirjaamisen tavoitetila, ja B) luodaan Sosiaalihuollon asiakastietomallin kanssa yhtenäiset asiakirjarakenteet. Näitä ovat muun muassa lastensuojelun avo- ja sijaishuollon suunnitel- ma- asiakirjat, päätökset ja asiakaskertomukset sekä sijoitettavan lapsen esitiedot. Kaikki hyödynnettävät asiakirjarakenteet ja tietokomponentit on esitetty liitteenä olevassa taulu- kossa. Työ toteutetaan tiimityöskentelynä, joissa luodaan yhteinen käsitys dokumentoinnin hyvistä käytännöistä ja periaatteista, mm. osallistavan kirjaamisen ja asiakasosallisuuden toteutumisesta perhehoidon kirjaamisessa. Työpaketissa hyödynnetään hankkeessa muka- 10
na olevien sosiaalialan opiskelijoiden työpanosta ja olemassa olevaa kirjaamisen ohjeistus- ta. Kuten työpaketissa 1, myös tässä asioita voidaan viedä Pessin ja Pohjois- Savon lasten- suojelun kehittämisyksikön johtoryhmän kokouksiin pohdittavaksi. Tuotokset Tuotoksena työpaketista syntyy kuvaus perhehoidon osallistavan kirjaamisen hyvistä käy- tännöistä monitoimijaisessa ja alueellisessa toimintaympäristössä. Lisäksi tuotetaan tarvit- tava määrä perhehoidossa tarvittavia asiakirjarakenteita, jotka on yhtenäistetty Tikesos- asiakirjarakenteiden kanssa. Aikataulu Työpaketti toteutetaan aikavälillä 03 10/2014. Tiimi kokoontuu alussa noin kolmen vii- kon välein, ja ensimmäinen kokoontuminen on 11.3.2014 klo 12.30 15.30. Kokoontumisia on noin 12. Osallistujat Nimi Organisaatio Työpanos noin Niina Häkälä ISO 494 tuntia Antero Lehmuskoski ISO 397 tuntia Juha Martikainen Roce 40 tuntia Petteri Hartikainen P- S lastensuojelun kehy 36 tuntia Salla Lilja/Sari Peltomaa Pessi 36 tuntia Sirpa Kuusisto- Niemi ISY, STJ 34 tuntia Marjaana Tuovinen Savonia amk Ei määritelty Lea Saari- Kääriäinen MAMK Ei määritelty Anssi Savolainen ISY, yhteiskuntatiet. lts Ei määritelty 6.2.3 Työpaketti 3: Tiedon käsittelysäännöt Tavoite Työpaketin tavoitteena on kuvata toiminta- ja tietomääritysten pohjalta käsittelysäännöt, joita tarvitaan päätöksenteon tueksi perhehoidon järjestämisessä. Toteutus Työpaketti toteutetaan tiimissä, jonka osallistujat on lueteltu alla. Työ aloitetaan Sijoita ko- tiin - työkalun toimintojen analysoinnilla, koska kyseinen työkalu toimii osittain pohjana uuden ohjelmiston luomiselle. Työkalun käsittelysääntöjä kehitetään sekä luodaan uusia sääntöjä. Käsittelysääntöjen laatiminen perustuu toiminnan ja tiedon analysointiin, joka linkitetään samanaikaisesti tehtävään tutkimustyöhön sosiaalitieteissä ja sosiaalihuollon tiedonhallinnassa. Apuna käytetään myös aikaisempien työpakettien tuotoksia. Näiden li- säksi lastensuojelulaki ja lastensuojelun käsikirja ovat lähteinä sääntöjen luomisessa. Hyö- dynnetään lisäksi kehittämisyksiköiden ohjausryhmiä. Tuotokset Tuotoksena työpaketista syntyy käsittelysäännöstö, jota käytetään ohjelmiston luomisessa. 11
Aikataulu Työpaketti toteutetaan aikavälillä 11/2014 01/2015, yhteensä noin kuusi kokoontumis- kertaa. Osallistujat Nimi Organisaatio Työpanos noin Antero Lehmuskoski ISO 92 tuntia Niina Häkälä ISO 114 tuntia Juha Martikainen Roce 16 tuntia Sirpa Kuusisto- Niemi ISY, STJ 66 tuntia Petteri Hartikainen P- S lastensuojelun kehy 36 tuntia Teemu Kirjavainen P- S lastensuojelun kehy 9 tuntia Edustaja Pessi 36 tuntia Lea Saari- Kääriäinen MAMK Ei määritelty Edustaja ISY, yhteiskuntatiet. lts Ei määritelty Auli Pohjolainen Savonia amk Ei määritelty 6.2.4 Työpaketti 4: Perhehoidon sovellusarkkitehtuuri Tavoite Työpaketin tavoitteena on kuvata perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen prosesseja tu- kevan ohjelmiston sovellusarkkitehtuuri. Toteutus Aikaisemmissa työpaketissa laadittujen tuotosten, toimintamallien, prosessikuvausten, tietosisältöjen ja tiedon käsittelysääntöjen, pohjalta kuvataan perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen prosesseja tukevan ohjelmiston sovellusarkkitehtuuri laaditaan ohjelman vaa- timusmäärittelyt ja toiminnalliset määrittelyt sekä kuvataan ohjelman tekniset toteutuksen lähtökohdat. Sovellusarkkitehtuurin määrittelyssä hyödynnetään substanssiasiantuntijoi- den näkemyksiä ohjelmistolle asetettavista vaatimuksista toiminnan tukemisessa. Näke- myksiä pyritään kokoamaan sekä osallistumalla kehittämisyksiköiden johtoryhmien koko- uksiin sekä järjestämällä erillinen työpaja perhehoitoyksiköiden ja kuntien lastensuojelun työntekijöille. Kuvattu sovellusarkkitehtuuria hyödynnetään hankkeeseen sisältyvässä oh- jelmistokokeilussa, mutta se on hyödynnettävissä sovelluskehityksen pohjaksi myös hank- keen jälkeen. Syntyvät tuotokset Työpaketissa tuotetaan perhehoidon sovelluskokeilun toteuttamisessa tarvittavat sovel- lusarkkitehtuurimäärittelyt, kuten vaatimusmäärittely ja toiminnallinen määrittely. Tuotos- ten sisältö tarkennetaan yksityiskohtaisemmalla tasolla hankkeen edetessä. Aikataulu Työpaketti toteutetaan aikavälillä 11/2014 02/2015. 12
Osallistujat Nimi Organisaatio Työpanos noin Antero Lehmuskoski ISO 120 tuntia Niina Häkälä ISO 152 tuntia Sirpa Kuusisto- Niemi ISY, STJ 25 tuntia Juha Martikainen Roce 16 tuntia Tarja Pitkänen P- S lastensuojelun kehy 30 tuntia Päivi Röppänen/Harri Kum- Istekki Oy 100 tuntia pulainen Edustaja Pessi 30 tuntia Janne Turunen Mamk Ei määritelty Edustaja ISY, YT Ei määritelty 6.2.5 Työpaketti 5: Ohjelmistokokeilu Työpaketin tavoite Työpaketin tavoitteena on koota yhteen kaikissa aikaisemmissa työpaketeissa kehitetyt määrittelyt ja muodostaa niiden pohjalta perhehoidon järjestämisen ja tuottamisen apuna toimiva ohjelmisto. Toteutus Rocen johdolla luodaan hankkeessa tehtävien toiminta- ja tietomääritysten pohjalta ohjel- miston kokeiluversio, ja testataan sen toimivuutta perhehoidon järjestämisen ja tuottami- sen asiantuntija- ja dokumentointijärjestelmänä. Istekki Oy tuottaa ohjelmistokokeilussa tarvittavan kapasiteetin ohjelmistokokeilun ajaksi Pohjois- Savon alueelle. Etelä- Savossa kokeilu integroidaan olemassa olevalle alustalle. Ohjelmistokokeilun aikana mahdolliste- taan kokeiluversion käyttö 2 4 eri organisaatiossa käyttämällä organisaatioiden olemassa olevia tietoliikenneyhteyksiä. Ohjelmistokokeilussa mukana olevia käyttäjiä ohjeistetaan ja tuetaan ohjelmistokokeilussa luotavan toimintamallin mukaisesti. Ohjelmistokokeilun ai- kana syntyneitä ratkaisuja ei oteta tuotannolliseen käyttöön. Ohjelmistokokeilun kokeilu- version käyttö kestää 2 3 kuukautta. Ohjelmistokokeilun aikana ei toteuteta integraatioita muihin järjestelmiin. Kokeiluversio pohjautuu ROCE Partnersin käyttämään Serena Softwa- ren SBM- teknologiaan. Tekninen laiteympäristö koostuu tietokannasta (MS SQL server tai Oracle) sekä edustapalvelimesta (virtuaalipalvelin, vähäiset laitevaatimukset). Laiteympä- ristö ei sisällä mahdollisia 3. osapuolen lisenssikustannuksia. Aikataulu Työpaketti toteutetaan aikavälillä 02/2015 04/2015. Syntyvät tuotokset Perhehoidon kirjaamiseen soveltuvan asiakastietojärjestelmän kokeiluversio 13