Rakennerahastoprojektien maksatushakemuksen käsittely -koulutus 12.10.2010 TEM-auditorio Työ- ja elinkeinoministeriö Rakennerahastojen hallinnointiryhmä ylitarkastaja Sari Eskola
Sisällys Yleistä maksatushakemuksesta ja projektin kirjanpidosta Maksatushakemuksen käsittely rahoittajassa Valtteri-järjestelmässä tapahtuva maksatushakemuksen käsittely Valtteri-järjestelmässä maksatushakemuksesta täytettävä tarkistuslista Tukikelpoisuus Maksatuspäätöksen laadinta Tiliöinti
Maksatushakemukset Yleistä: Projektin kokonaiskustannukset hyväksytty rahoituspäätöksessä ja hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. Rahoituspäätöksessä asetetaan ehdot maksatushakemuksen toimittamiselle. Rahoittajaviranomainen maksaa maksatushakemuksen perusteella rahoituspäätöksen mukaisin ehdoin toteutuneisiin tukikelpoisiin kustannuksiin jälkikäteen. Myös muita rahoituseriä ja tuloja seurataan maksatushakemuslomakkeella.
Maksatushakemukset Ohjeet projektin toteuttajalle maksatushakemuksen tekemiseen rahoituspäätöksen yhteydessä ja/tai aloituspalaverissa (HVO ohje aloituspalaverista) Mitä liitteitä edellytetään maksatushakemuksen yhteydessä? Välittävä toimielin ja hankkeen toteuttaja sopivat keskenään, millaisissa erissä kunta- tai yksityinen rahoitus tuloutetaan. (Hallintoviranomaisen ohje 2/2009 kunta-,muu julkinen ja yksityinen rahoitus).
Maksatushakemukset Projektin toteuttaja täyttää maksatushakemuksen EURA 2007 järjestelmässä. Rahoittajaviranomainen määrittelee maksatuskaudet rahoituspäätöksessä. Maksatushakemus perustuu hankkeen kirjanpitoon, joka on oltava yksilöitävissä organisaation kirjanpidosta. Lomakkeessa näkyvät valmiina järjestelmässä jo olevat tiedot. Kustannuksia voi täyttää ainoastaan niihin pääkustannuslajeihin, joita esitetty hyväksytyssä projektisuunnitelmassa (järjestelmä ei kuitenkaan vertaa summia). Tuloja ja rahoituseriä voi täyttää aina, vaikka niitä ei olisi esitetty projektisuunnitelmassa. Maksatushakemus jätetään järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn, tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna rahoittajalle.
Maksatushakemuksen liitteet Pakolliset liitteet mainittu rahoituspäätöksen vakioehdoissa: oikeaksi todistettu tositekohtainen kirjanpidon raportti ja tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu/pääkirjan avain (täydentämään kirjanpidon raportin selitekenttiä). Lisäksi mahdolliset rahoittajan edellyttämät muut liitteet, jotka kirjataan rahoituspäätöksen hallinnonalakohtaisiin erityisehtoihin (EAKR)/ muihin ehtoihin (ESR).
Maksatushakemuksen liitteet Toteuttaja toimittaa tilityksen liitteeksi kirjanpidon raportin, jossa hankkeen toteutuneet bruttokustannukset ja tulot esitetään liikekirjanpidon tileittäin. menot, rahoituserät ja tulot käytävä ilmi kustannuslajeittain ja tositteittain. Pääkirjan avain, mikäli pääkirjasta ei käy vaivattomasti ilmi kustannusten toteutuminen kustannuslajeittain. Tvpol- ja kehpaprojekteissa ei pääsääntöisesti tarvita. Erittely maksetuista palkoista ja palkkioista sivukuluineen. Osa-aikaisten henkilöiden osalta päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta.
Maksatushakemuksen liitteet Selvitys yleiskustannuksista (välillisistä kustannuksista). Hankinta-asiakirjat ja/tai selvitys pienhankinnoista - kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta kaikki hankintaasiakirjat. Selvitys luontoissuoritusten (erikseen raportoitavien kustannusten) kohdentamisesta projektille. Tarvittaessa tositekopiot/erillinen selvitys matkustus- edustus- ja tiedotuskustannuksista.
Maksatushakemuksen liitteet Tilintarkastajan lausunto esim. vuosittain, jos edellytetty rahoituspäätöksessä. Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta, jos edellytetty rahoituspäätöksessä. Rahoittajaviranomaisen ohjeiden mukaiset/rahoituspäätöksessä edellytetyt muut liitteet.
Audit Trail = aukoton jäljitysketju Jäljitettävyys (audit trail): dokumentaatio, jonka perusteella tapahtumien kulku voidaan todentaa Dokumentoinnin oltava riittävää (kirjanpidon otteet, kilpailutusasiakirjat, laskut, ohjausryhmän pöytäkirjat jne.) Aukottoman jäljitysketjun on oltava jälkikäteen todennettavissa projektin dokumentoinnista -> komissioon saakka Maksatushakemukseen liitetään kirjanpidon raportti, josta tukikelpoisuusasetuksen 3 :n mukaisesti käy ilmi aukoton jäljitysketju, tarkemmat ehdot asetetaan rahoituspäätöksessä: on osoitettava maksukuittien tai jos tämä ei ole mahdollista, todistusarvoltaan vastaavien kirjanpitotositteiden avulla
Menojen todentaminen ja projektin kirjanpito Projektista on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) velvoitteet täyttävää erillistä kirjanpitoa tai Projektin kulut ja tulot esitetään rahoituksen saajan kirjanpidossa omalla kustannuspaikallaan, seurantakohteellaan tai omilla tileillään niin, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen ilman vaikeuksia on mahdollista Käsitteistä (Hallintoviranomaisen ohje 2/2009) Virallinen kirjanpito = kirjanpitolain mukainen kirjanpitojärjestelmässä laadittu kirjanpito Projektikirjanpito = Hankekirjanpito = Virallinen kirjanpito + erikseen raportoitavat kustannukset / luontoissuoritukset
Menojen todentaminen ja projektin kirjanpito F-koodin käyttöä projektin kirjanpidossa suositellaan kaikille virastoille (pakollista TEM:n ja ELY-keskusten itse toteuttamille hankkeille). F-koodin saa rahoituspäätöksestä vaihtamalla S- tai A-kirjaimen tilalle F-kirjaimen. Rahoittaja käyttää S- tai A-koodia ja toteuttaja F-koodia. F-koodia käytetään myös ALV-kirjausten yhteydessä.
Kirjanpidon järjestäminen, yhteishanke Valtionavustuslaki: jos tuki on myönnetty useammalle kuin yhdelle tuensaajalle yhteisesti, yhteisvastuu (=yhteishanke). Tuensaajaa (päätoteuttaja/jokainen osatoteuttaja) koskevat kaikki rakennerahastotoiminnassa tuensaajaan muutoin sovellettavat ja mm. tukikelpoisuusasetuksen 3 :n tukikelpoisuudelle asetetut edellytykset Päätoteuttaja tekee hankkeen yhteisen maksatushakemuksen kaikkien toteuttajien puolesta Viranomaiselle osoitettavan maksatushakemukseen liitetään toteuttajien kirjanpitotiedot, joista yhdessä muodostuu maksatushakemuksen osoittama kokonaisuus.
Kirjanpidon järjestäminen, yhteishanke PÄÄTOTEUTTAJAN VIRALLINEN KIRJANPITO + OSATOTEUTTAJIEN VIRALLINEN KIRJANPITO + MAHDOLLISET LASKENNALLISET KUSTANNUKSET, = yhteishankkeen projektikirjanpito
Kirjanpidon järjestäminen, yhteishanke Maksatushakemukseen kustannuslajikohtaisiin riveihin eritellään myös osatoteuttajien kustannukset kustannuslajin mukaan (ei pelkästään palveluiden ostot lajiin vaan toteutuneiden kustannusten mukaan) Riittää että rahoituspäätöksessä oleva kustannus on tosiasiallisesti tuensaajan maksama ja osatoteuttajan kirjanpidosta todennettavissa, ei vielä päätoteuttajan osatoteuttajalle maksama, kun kootaan yhteishankkeen maksatushakemus ja sitä tukevat tositteet Rahoitus maksetaan maksatushakemuksen tehneelle päätoteuttajalle, joka välittää sen eteenpäin osatoteuttajille Mikäli päätoteuttaja on samassa virastossa kuin rahoittaja, tulee rahoittajan päätöstä valmistellessaan sopia talousyksikön kanssa kirjausmenettelyistä (osatoteuttajien laskutus). Rahoittaja harkitsee yhteishankkeen tarkoituksenmukaisuuden kussakin yksittäistapauksessa ottaen huomioon myös vaadittavan jäljitysketjun aukottomuuden
Maksatushakemusten käsittely Viranomainen ottaa maksatushakemuksen käsittelyyn EURA - 2007 järjestelmässä. Hakemus tulee vireille, kun se on tallennettu järjestelmään. Maksatushakemus käsitellään tietojärjestelmäavusteisesti tarkistuslistan avulla kahdessa osassa: Projektin sisällön ja toimenpiteiden tarkastus, jonka suorittaa tuen myöntämiseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä hoitava rahoittaja EURA 2007 järjestelmässä. Maksatushakemuksen operatiivinen käsittely, kustannusten tukikelpoisuuden tarkastus ja numerotarkastus, jonka suorittaa tuen maksamiseen liittyviä hallinnollisia kustannuksia hoitava maksaja Valtteri järjestelmässä.
Projektin toimenpiteiden tarkastus ( rahoittaja ) Lausunto projektin sisällöllisestä toteutumisesta Tukena käytetään mm: Hyväksytty projektisuunnitelma Seuranta-asiakirjoja (seurantatiedot, väli- ja loppuraportit) Ohjausryhmän pöytäkirjoja Tiivistelmää maksatuskauden toiminnasta, mikäli edellytetty maksatushakemuksen liitteenä (suositeltavaa!) Velvollisuus seurata rahoituserien toteutumista!
Projektin toimenpiteiden tarkastus ( rahoittaja ) Onko maksatushakemus jätetty rahoituspäätöksen mukaisessa määräajassa? Ovatko maksatuskauden toimenpiteet hyväksytyn projektisuunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisia? Onko projekti edennyt projektisuunnitelman mukaisessa aikataulussa? Onko projektin vastuuhenkilö siirtänyt projektin elinkaaren edellyttämät seuranta-asiakirjat EURA 2007 -järjestelmässä valmis-tilaan ja loppuraportin osalta hyväksynyt sen? Esim. onko seuranta-asiakirjoista ilmennyt maksatukseen vaikuttavia seikkoja
Projektin toimenpiteiden tarkastus ( rahoittaja ) Muut maksatushakemuksen käsittelyyn vaikuttavat seikat Yleisjohtopäätökset projektisuunnitelman sisällöllisestä toteutumisesta Mitä lisäselvityksiä mahdollisesti on pyydetty? Onko rahoittaja hyväksynyt etukäteen projektisuunnitelmaa tukevia kustannuksia, jotka eivät näy suunnitelmassa (esim. ulkomaanmatkat)? Käsittelyn jatkotoimenpiteet Maksatushakemus siirretään käyttäjäroolin maksaja käsiteltäväksi - Mikäli maksatushakemus on asianmukaisesti täytetty EURA 2007- järjestelmään ja se on toimitettu allekirjoitettuna liitteineen rahoittajalle ja rahoittaja on täyttänyt viranomaisen täytettävät kohdat, voidaan lomake jättää maksajaviranomaisen tekemään tukikelpoisuustarkastukseen Valtterijärjestelmään.
Projektin toimenpiteiden tarkastus ( rahoittaja ) Maksatushakemus jää odottamaan toteuttajalta lisäselvitystä x pvm. mennessä - Maksatushakemusta ei voida sellaisenaan jättää maksajaviranomaisen tekemään tukikelpoisuustarkastukseen, vaan se vaatii jotain tietojärjestelmän ulkopuolella tehtävää lisäselvitystä, esim. jokin maksatushakemukseen merkitty liite on unohtunut toimittaa rahoittajalle. Kenttään syötetään pvm, johon mennessä lisäselvitys on rahoittajalle toimitettava. Syötetyn pvm:n ohittamisesta ei aiheudu automaattisia toimintoja EURA 2007-järjestelmässä. Rahoittajan tulee huolehtia, että lisäselvitykseen merkitty maksatushakemus ei jää tähän tilaan tarpeettoman pitkäksi aikaa! Kun lisäselvitys on saatu, tulee merkintä vaihtaa ensimmäiseen kohtaan ja jättää lomake maksajaviranomaisen tekemään tukikelpoisuustarkastukseen Valtteri-järjestelmään. Maksatushakemus palautetaan toteuttajalle täydennettäväksi x pvm. mennessä - Maksatushakemus on virheellisesti ja puutteellisesti täytetty ja se täytyy palauttaa toteuttajalle takaisin täydennettäväksi tai korjattavaksi. Kenttään syötetään pvm, johon mennessä tarvittavat korjaukset on tehtävä ja toteuttajan on jätettävä maksatushakemus uudelleen viranomaiskäsittelyyn. Toteuttajan tulee toimittaa lomakkeesta rahoittajaviranomaiselle myös uusi allekirjoitettu versio. Mikäli maksatushakemusta ei määräaikaan mennessä jätetä uudelleen viranomaiskäsittelyyn, palautuu se automaattisesti alkuperäisillä tiedoilla takaisin viranomaiskäsittelyyn. - HUOM! Rahoittajan tulee tehdä em. toimenpiteet aina toimintopainiketta palauta täydennettäväksi käyttäen, koska pelkkä vaihtoehdon valinta ja pvm tallentaminen ei palauta maksatushakemusta takaisin toteuttajalle.
Maksatushakemuksen käsittely Valtterijärjestelmässä kaikki tilitykset Valtteri-järjestelmässä pankkiyhteystiedon tarkistaminen tukikelpoisuustarkistuksen tuloksen dokumentointi kustannuslaji ja rivi kerrallaan rivin ratkaisun perustelu tukikelvottomuuden luokittelu tarkistuslistan täyttäminen muistiinpanojen kirjaaminen (mm. s-postikirjeenvaihdot) tukikelpoisuusratkaisu korvattavan summan ratkaisu vs. rahoituspäätös maksurahan (arviomääräraha) varaaminen sekä maksettavan maksun tiliöinti seurantajärjestelmää varten maksutositteen tiliöinti maksajaviraston kirjanpitoa varten
Maksatushakemuksen käsittely Valtteri-järjestelmässä
Järjestelmä tarkistaa: Tilittäjän pankkitilitiedot Tarkistuslistan kysymyksiin vastattu Tilityksessä ilmoitetut yksittäiset rivit kustannuslajiryhmittäin ja riveittäin käsitelty ja ratkaistu Jos tilitetty summa poikkeaa tukikelpoiseksi ratkaistusta summasta, ratkaisuna: Hylätään osittain tai Hylätään kokonaan. Tällöin perustelut hylkäykselle. Tukikelvottomuus luokitellaan. Tukikelpoiset kokonaiskustannukset = toteutunut vastaava kokonaisrahoitus maksajan ratkaisu koonnilla (järjestelmä ei saa ehdottaa korvattavaa summaa) onko arviomäärärahaa varattavissa maksua varten => järjestelmä varaa maksurahan jos järjestelmän maksurahaa ei ole riittävästi, tiliöintiin ja maksatuspäätökseen eteneminen sallitaan vain maakuntaliitoille, jotka eivät maksa ARV:sta
Kustannusten tukikelpoisuustarkastus Maksatushakemuksen numero- ja asiatarkastus Maksatuspäätöksen valmistelu Tarvittava tausta-aineisto mm.: rahoituspäätös sovellettavat säädökset (erityisesti tukikelpoisuusasetus 1079/2007 ja sen valmistelumuistio) hallintoviranomaisen ohjeistus (2/2009) projektin valvontatiedot
Kustannusten tukikelpoisuuden tarkastus - Tarkistuslistan kysymysten tausta Kansallinen tukikelpoisuusasetus 1079/2007 Rakennerahastoja koskeva yleisasetus 311/2007 Komission asetus 1828/2006 13 art. Rahastokohtaiset asetukset Komission ohje COCOF 07/0037/03-FI
Kustannusten tukikelpoisuuden tarkastus - Tarkistuslista 1. Onko maksatushakemus siihen oikeutetun nimenkirjoittajan allekirjoittama? Pitää olla valittuna kyllä, ennen kuin hakemuksen voi siirtää maksuun.
Tarkistuslista 2. Onko maksatushakemuksen mukana toimitettu kaikki tarpeelliset liitteet asianmukaisesti täytettynä sekä allekirjoituksella varmennettuina? Tarkistetaan, että hakemuksen tueksi on esitetty riittävän jäljitysketjun todentavat ja menon tukikelpoisuuden varmistamisen edellyttämät tositteet ja vastaavan todistusvoiman omaavat asiakirjat, mm. kirjanpidon otteet, osa-aikaisesti hankkeelle työskennelleiden tuntikirjanpito sekä käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden omistussuhteet ja hankintaan käytetty julkinen tuki 5 edeltävän vuoden ajalta. Viimeisen maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä tarkistetaan lisäksi seurantatietojen kirjaaminen ja loppuraportti sekä muut rahoituspäätöksessä edellytetyt liitteet.
Tarkistuslista 3. Ovatko kustannukset syntyneet hankkeelle rahoituspäätöksessä vahvistettuna toteutusaikana ja kohdistuvatko kustannukset maksatushakemuksen ajanjaksolle? Hankkeelle rahoituspäätöksessä määrätty aloitus- ja päättymispäivämäärä ovat tukikelpoisuuden kannalta ehdottomia. Hvohjeessa (ohje tukikelpoisista menoista) on määritelty poikkeus tilintarkastuskustannusten osalta. Ks. myös HV-ohjeen kohta maksatushakemuksesta.
Tarkistuslista 4. Vastaavatko maksatushakemuksella haettavat kustannuserät kirjanpidon otteita ja muita esitettyjä tositteita hankkeen tulojen vaikutus huomioon ottaen (numerotarkastus)? Hankkeen menot on oltava eriteltävissä sekä todennettavissa tuensaajan kirjanpidosta todistusvoimaisten asiakirjojen perusteella.
Tarkistuslista 5. Onko projektin tulojen vaikutus korvattaviin kustannuksiin huomioitu rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla? Tukikelpoisuusasetuksen 3 :n 4 momentin mukaiset korvaukset käsitellään kuten hankkeen tulot.
Tarkistuslista 6. Sisältyykö esitettyihin palkkakustannuksiin lomapalkkavarauksia, joita ei vielä ole tosiasiallisesti maksettu? Jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla.
Tarkistuslista 7.1. Onko hanke yleisasetuksen 56 artiklan ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 10 :n 1 momentissa tarkoitettu tuloa tuottava hanke, johon ei sovelleta valtiontukia koskevia sääntöjä, ja jonka tulot on arvioitu objektiivisesti ennalta rahoituspäätöksessä? Jos vastattu kyllä, lisätietoja kenttään kirjattava suunnitelma siitä, missä menettelyssä (vastuuhenkilö ja ajankohta) tarkastetaan tosiasialliset toteutuneet tulot ja ilmoitetaan todentamisviranomaiselle nettotulojen vähentämiseksi menoilmoituksesta. 7.2. Onko hanke yleisasetuksen 56 artiklan ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 10 :n 1 momentissa tarkoitettu tuloa tuottava hanke, johon ei sovelleta valtiontukia koskevia sääntöjä, mutta jonka tuloja ei ole arvioitu objektiivisesti ennalta rahoituspäätöksessä? Jos vastattu kyllä, lisätietoja kenttään kirjattava suunnitelma siitä, missä menettelyssä (vastuuhenkilö ja ajankohta) tarkastetaan tosiasialliset toteutuneet tulot ja ilmoitetaan todentamisviranomaiselle nettotulojen vähentämiseksi menoilmoituksesta.
Tarkistuslista 8. Ovatko hankkeen rahoituserät (kunta, muu julkinen ja yksityinen) toteutuneet rahoitussuunnitelman mukaisesti? HVO-ohje: Kunta-, muu julkinen ja yksityinen rahoitus.
Tarkistuslista 9. Onko hankinnat toteutettu noudattaen lakia julkisista hankinnoista ja rahoituspäätöksessä asetettuja ehtoja? Tarkistetaan vähintään seuraavat seikat: hankinnat ovat olleet tarpeellisia hankkeen tavoitteiden kannalta hankintojen kustannukset ovat olleet kohtuullisia suhteessa saatuihin tavaroihin ja palveluihin kustannusten kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydetty riittävä määrä tarjouksia, jotka on dokumentoitu hankinnoissa on noudatettu syrjimätöntä kohtelua, avoimuutta ja suhteellisuuden periaatetta suorahankinnoille ja lisähankintana toteutettaville suorahankinnoille on kirjattu lainmukaiset perustelut tarjoukset on käsitelty tasapuolisesti ja valinta on tehty tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien nojalla sopimus vastaa tarjousta hankinnat ovat toteutuneet sopimusten mukaisesti
Tarkistuslista 9.1. Sisältyykö maksatushakemukseen kansalliset kynnysarvot ylittäviä hankintoja (laki julkisista hankinnoista (348/2007) 15 )? Jos vastattu kyllä, lisätietoja kenttään on listattava ne asiakirjat, joiden tarkastuksen perusteella sovellettavien sääntöjen noudattamisesta on varmistuttu. Vähintäänkin on tarkistettava rahoituspäätöksessä edellytetyt asiakirjat. 9.2. Sisältyykö maksatushakemukseen EU:n kynnysarvot ylittäviä hankintoja (Laki julkisista hankinnoista (348/2007) 16 )? Jos vastattu kyllä, lisätietoja kenttään on listattava ne asiakirjat, joiden tarkastuksen perusteella sovellettavien sääntöjen noudattamisesta on varmistuttu. Vähintäänkin on tarkistettava rahoituspäätöksessä edellytetyt asiakirjat sekä aina hankintailmoitus ja päätös.
Tarkistuslista 10. Sisältävätkö hankkeen tiedotus- ja julkisuusmateriaalit tarvittavat tiedot EU:n osallistumisesta rahoitukseen? Valinnat: kyllä/ei/hankkeessa ei em. materiaalia
Tarkistuslista 11.1. Onko paikan päällä tarkastetun hankkeen tarkastushavaintojen edellyttämät toimenpiteet otettu huomioon? Valinnat: kyllä/ei/ei ole tarkastettu paikan päällä Jos vastattu ei, on tehtävä selkoa siitä, mitkä toimenpiteet ovat kesken ja mistä syystä maksatushakemus mahd. tästä huolimatta voidaan siirtää maksuun 11.2. Onko kansallisen tai EU-tarkastuselimen suorittaman tarkastuksen tarkastushavaintojen edellyttämät toimenpiteet otettu huomioon? Valinnat: kyllä/ei /ei ole tehty tarkastusta Jos vastattu ei, on tehtävä selkoa siitä, mitkä toimenpiteet ovat kesken ja mistä syystä maksatushakemus mahd. tästä huolimatta voidaan siirtää maksuun
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 12. Onko hanke saavuttanut tavoitteensa? Tarkastetaan rahoituspäätöksessä vahvistetun projektisuunnitelman toteutuminen vertaamalla sitä hankkeen loppuraporttiin ja hankkeelle tehtyjen tarkastusten havaintoihin sekä muuhun relevanttiin aineistoon. Jos hankkeelle on tehty ympäristövaikutusten arviointi, tarkistetaan on hanke toteutunut arvioidulla tavalla. Mikäli johtopäätös perustuu yksinomaan rahoittavan viranomaisen roolissa tehtyyn loppuraportin hyväksymiseen, on tämä mainittava erikseen.
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 13. Onko loppumaksatushakemus toimitettu määräajassa? Tässä pitää olla valittuna kyllä, ennen kuin hakemuksen voi siirtää maksuun. Viimeiselle maksatushakemukselle hankkeen päättymisen jälkeen laissa vahvistettua määräaikaa ei voida jatkaa. Tuensaajaa on ohjeistettava tarvittaessa hakemaan hankkeen toteutukselle jatkoaikaa päätöksessä vahvistetun toteutusajan kuluessa.
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 14. Kuuluuko hanke yleisasetuksen 57 artiklan ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 9 :n mukaisen toimen pysyvyyssäännön soveltamisalaan? Oletusarvoisesti kysymykseen vastataan kyllä, ellei lisätietoja kenttään voida jälkiseurantasuunnitelman sijaan kirjata yleisasetuksen ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen mukaisia täsmällisiä ja riittäviä perusteita sille, miksi hanke voidaan sulkea jälkiseurannan ulkopuolelle.
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 15. Onko hanke yleisasetuksen 56 artiklassa ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 10 :ssä tarkoitettu tuloa tuottava hanke?
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 16. Onko tuki myönnetty ns. vähämerkityksisenä tukena (de minimis ehtoisena)? Jos vastaus on Kyllä, lasketaan yhteen kaikki hankkeelle maksettu EU+ valtion rahoitus kullekin yksittäiselle tuensaajalle, kuten rahoituspäätöksen ehdoissa todetaan tapahtuvaksi viimeisen maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä esim. seuraavan mallin mukaisesti: "Hankkeelle ajanjaksolla [rahoituspäätöksissä hyväksytty lopullinen hankkeen toteutusaika] myönnetty tuki sisältää de minimis -ehtoista tukea yhteensä [valtio + Eu]. Yrityskohtainen jakauma on seuraava [käsittelijä kirjoittaa kunkin yrityksen nimen ja määrän]. Edellä mainitut summat eivät sisällä hankkeen toteuttamisen yhteydessä mahdollisesti yrityksille ohjautunutta muuta julkista rahoitusta.
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 17. Onko tarkastukset paikan päällä suoritettu ja dokumentoitu asianmukaisesti ja ovatko tietojärjestelmien tiedot toimenpiteistä ajantasaiset?
Viimeisessä maksatuksessa lisäksi: (Tarkistuslista) 18. Kaikki tarkastushavaintojen edellyttämät toimenpiteet mukaan lukien hankkeen kustannusten tukikelpoisuuteen liittyvät oikaisut sekä päätökset jatkotoimenpiteistä on tehty, eikä hanketta rahoittaneella välittävällä toimielimellä ole muutoin tiedossaan seikkoja, jotka edellyttävät toimenpiteitä ennen kuin viimeinen maksatushakemus voidaan ratkaista?
Lopuksi (kaikissa maksatuksissa): Kustannusten tukikelpoisuusratkaisu kustannuslajeittain (tiivistettynä): Tarkastetaan, että kustannukset ovat projektille kuuluvia ja tuensaajan muusta toiminnasta eriytettävissä olevia, rahoituspäätöksen ja siihen sisältyvän projektisuunnitelman sekä ohjelma-asiakirjan, tukikelpoisuusasetuksen ja annetun ohjeistuksen sekä sovellettavan tukijärjestelmän sääntöjen mukaisia. Jotta meno voidaan hyväksyä tukikelpoiseksi, on varmistuttava sen kohtuullisuudesta, tarpeellisuudesta ja kohdentumisesta hankkeelle. Erityisedellytysten täyttyminen luontaissuoritusten, poistokustannusten ja yleiskustannusten osalta. Arvonlisäveron hyväksyttävyys. Kumulatiivinen kustannustoteutuma ei ylity missään kustannuslajissa ei-hyväksyttävällä tavalla (siinä määrin, ettei projektin toteutus enää ole ollut päätöksenmukaista). De minimis säännön noudattaminen. Jokaisen tilityksen kustannuslajisumman tarkistaminen alilomakkeella, jossa syötetään tukikelpoiseksi todettu summa. Alilomakkeella on jokaiseen riviin merkittävä, millä tarkkuudella kustannuslaji on tilityksessä tarkastettu. Jos on valittu vaihtoehto 4. hyväksytty sellaisenaan ja tarkistetaan seuraavalla varmennuskäynnillä paikan päällä on varmistettava, että ao. projekti valitaan varmennuskäyntisuunnitelmaan. Kun varmennuskäynnille lähdetään, tulee tulostaa Valtterista varmennussuunnitelma tilityksen käsittelyssä varmennuksen varaan jätetyistä kustannuksista.
Tukikelpoisuus Tukikelpoisuuden yleiset edellytykset, tukikelpoisuusasetus 3 Menon tulee olla: Ohjelman ja rahoituspäätöksen ja hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisen hankkeen toteutuksesta aiheutunut (käyttötarkoitus sidottu) Päätöksenmukaisena hankkeen toteutusaikana aiheutunut pl. tilintarkastuskustannukset Tukikelpoisuus alkaa aikaisintaan projektihakemuksen vireille tulosta Tekninen tuki tukikelpoista 1.1.2007 alkaen Tosiasiallisesti tuensaajan maksama (poikkeus: lomapalkkavaraus)
Tukikelpoisuus Tukikelpoisuuden yleiset edellytykset, tukikelpoisuusasetuksen 3 Tarkennuksia tukikelpoisuusohjeeseen: Milloin kustannukset katsotaan maksatuskaudella maksetuiksi pl. sellaiset kustannukset, jotka kohdentuvat aiemman maksatuskauden kattaman hakemuksen ajanjaksolle, mutta jotka sisällytetään myöhemmän maksatuskauden hakemukseen? Esimerkkejä hyväksyttävistä menettelyistä: Esim. maksatushakemus ajanjaksolta 1.1. -30.4.2010, jolloin kustannukset aiheutuneet. Maksatushakemus allekirjoitetaan esim. 27.5.2010, jolloin maksuun haettavien kustannusten on oltava viimeistään maksettu. Esim. palkat kirjautuvat projektille kuukauden jäljessä. Maksatuskaudella 1.1-30.4.2010 huhtikuun palkat näkyvät kirjanpidossa toukokuussa. Huhtikuun palkat voidaan hakea seuraavassa maksatushakemuksessa.
Tukikelpoisuus Tukikelpoisuuden yleiset edellytykset, tukikelpoisuusasetuksen 3 Esim. maksatushakemuksesta 1.1-30.4.2010 on jäänyt jostain syystä pois yksittäinen tammikuussa maksettu kuluerä. Kulu voidaan hyväksyä seuraavassa maksatushakemuksessa, kun on tarkistettu, että se ei sisältynyt edelliseen maksatushakemukseen. Viimeisessä maksatushakemuksessa hyväksytään myös hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset.
Tukikelpoisuus Tukikelpoisuuden yleiset edellytykset, tukikelpoisuusasetuksen 3 Ei ole saatu tai oikeutettu saamaan korvausta muualta korvaus on vähennettävä ja ainoastaan erotus on tukikelpoista Hankkeelle tarpeellinen ja määrältään kohtuullinen Hanketyyppisestä toiminnasta aiheutunut - ei tuensaajan tavanomaisesta toiminnasta Olisiko asia tai kulu olemassa ilman projektia?
Esimerkkejä tukikelpoisista kustannuksista Ns. välittömät kustannukset = kustannuksia, jotka liittyvät suoraan toteuttajan yksittäiseen toimeen ja niiden välitön yhteys toimeen voidaan todentaa. EAKR: Hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeelliset käyttöomaisuuden (koneet, laitteet yms.) hankintakustannukset hankinnan koon edellyttämällä tavalla kilpailuttamalla Voidaan rahoittaa, joko käyttöomaisuusesineiden hankintaa tai siitä tehtyjä poistoja, (jos hankintaan ei ole saatu julkista tukea). Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset, mikäli voidaan todentaa ettei niiden hankintaan ole edellisen viiden vuoden aikana saatu tukea. Erittäin painavista syistä ja poikkeuksellisesti rakennusten ja maa-alueiden hankintakustannuksia ESR: ESR-asetuksen mukaan ESR-hankkeissa voidaan rahoittaa yksinomaan poistoja muissa kuin valtion virastoissa. (Huom. Kansallinen käyttöomaisuuden poistoraja 10 000 ). Aineellisia pienhankintoja ja toimistotarvikkeita voi ostaa, pääsääntöisesti alle 1000 (rahoittaja harkitsee hyväksyttävyyden hankinnan luonteen huomioon ottaen)
Esimerkkejä tukikelpoisista kustannuksista Henkilöstökustannukset Tarpeellisia hankkeen toteuttamisen kannalta ja määrältään kohtuullisia kohtuullisuus määräytyy sovellettavan virka- tai työehtosopimuksen mukaan tai sen puuttuessa vastaavasti työstä yleensä maksettavan palkan perusteella Kohtuulliset palkkiot hankkeen ulkopuoliselle opetus- koulutus- ja tukihenkilöstölle esim. hankehenkilöstöön kuulumattoman asiantuntijan luentopalkkio Ohjausryhmän jäsenille maksettavat mahdolliset palkkiot ja ansionmenetyskorvaukset. Palkkiota ei makseta henkilölle, jonka virkatehtäviin kuuluu ohjausryhmään osallistuminen. Ansionmenetyskorvausta voidaan maksaa esim. työsopimussuhteessa olevalle yrittäjälle tai yrityksen työntekijälle. Perustellussa tapauksessa ohjausryhmän ulkopuoliselle erityisasiantuntijalle voidaan maksaa palkkio.
Esimerkkejä tukikelpoisista kustannuksista Henkilöstökustannukset Hankkeen henkilöstöllä oltava kirjalliset toimenkuvat hankkeelle kokoaikaisesti työskentelevien toimenkuvaan ei voi kuulua muita tehtäviä Osa-aikaisesti hankkeelle työskentelevien osalta pidettävä kokonaistyöajanseurantaa. Hankehenkilöstön esimiehen allekirjoituksella hyväksymät työajanseurantalomakkeet liitetään maksatushakemukseen Lakisääteiset sivukustannukset
Esimerkkejä tukikelpoisista kustannuksista Lomapalkkavaraukset Lomapalkkavaraus on tukikelpoinen meno (Tukikelpoisuusohje HVO 27.02.2009 645/023/2009) Lomapalkkavaraus on mahdollista laskea projektin päättyessä projektin ajalta kertyneiden lomapäivien osalta. Maksatushakemuksen tarkistuslistan ohje: Jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla. (Kirjataan maksatuspäätökseen.)
Esimerkkejä tukikelpoisista kustannuksista Matkakustannukset Hankkeen henkilöstön oleellisesti hankkeen toteutukseen liittyvät ja välttämättömät matkat Ohjausryhmän matkat ohjausryhmän kokouksiin poikkeuksellisesti ja perustellusta syystä mikäli lähettävä taho ei niitä maksa Korvataan valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen matkustusliitteen mukaisesti Ulkomaanmatkat pyrittävä kuvaamaan jo projektisuunnitelmassa mahdollisemman tarkasti, jotta kustannuksen yhteys projektisuunnitelmaan voidaan todentaa Ohjausryhmän ulkomaanmatkat eivät ole tukikelpoisia
Tukikelpoiset kustannukset Muut kustannukset esim. Kohtuulliset työterveyskulut = perusterveydenhuolto, esim. valtion ja kunnan työntekijöille normaalisti kuuluvat työterveyspalvelut Kohtuulliset tarjoilukustannukset, esim. ohjausryhmän kahvit Arvonlisävero Tukikelpoinen, jos tuensaaja on maksanut veron ja se on jäänyt lopulliseksi kustannukseksi eli ei ole vähennyskelpoinen
Tukikelpoiset kustannukset Ns. välilliset kustannukset eli yleiskustannukset = kustannukset ovat kustannuksia, joiden liittäminen suoraan asianomaisen yksikön yksittäiseen toimeen on vaikeaa, koska ne hyödyttävät samalla laitoksen muitakin tulosyksiköitä. Esimerkiksi: Puhelimen, sähkön ja veden käytöstä aiheutuvat menot, kirjanpito-, vuokra- ja siivouskustannukset, toimistokulut sekä tietyt hallinto- ja henkilöstömenot esim. taloussihteeripalvelut. Organisaation johto on vastuussa koko organisaation toiminnasta ilman erillistä panostusta yksittäiseen hankkeeseen. Siten johdon hankkeelle antama panostus voi vain poikkeuksellisesti tulla otetuksi yleiskustannuksiin. Kustannus voidaan hyväksyä vain kertaalleen; joko välittömänä tai yleiskustannuksena Yleiskustannusten laskentaperiaatteet hyväksytään rahoituspäätöksessä (eli rahoittaja/hankekohtaisia linjauksia hyväksyttävyydessä voi olla) Tällä hetkellä voidaan hyväksyä ainoastaan hankkeen tosiasiallisiin kirjanpidon kustannuksiin perustuen (kohdennetaan hankkeeseen sen mukaisesti kuin ne ovat aiheutuneet hankkeesta sekä perustellulla, oikeudenmukaisella ja tasapuolisella tavalla). Aiheuttamisperiaate Myöhemmin käyttöön tulossa myös kiinteä yleiskustannusprosentti (flat rate), jonka käytöstä ohjeistetaan erikseen.