Valmistelija: Arja Tikkala, Minna Luoto (hankintakoordinaattori)

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Yhtymähallitus Ikäihmisten asumispalvelujen kilpailuttaminen 41/ /2011, 43/ /2014 Yhtymähallitus Kuntayhtymän johtajan ehdotus: Ikäihmisten asumispalvelu han kin nat kil pai lu tettiin vuon na 2011 si ten, et tä hankintapäätöksen mukai set pui te so pi mukset as tuivat voi maan Sopimuskausi kaikissa so pi muksissa on kolme vuotta. Tämän li säk si sopimuksiin sisältyy vii den vuo den mittainen optio kausi, jon ka käyt töön otosta tilaajan on ilmoi tet tava vä hintään kuusi kuu kautta ennen perus so pimuksen päättymistä. Koska ny kyisten sopimuskumppanien tarjoama paikkamäärä ja palveluvalikoima ei rii tä tyy dyt tä mään tulevaa palvelun tarvetta, on tullut tarpeelliseksi alkaa suunnittelemaan uutta kilpailutusta. Asumispalvelujen kilpailutusta suunnitellaan toteutettavaksi yhdessä Espoon, Kirkkonummen ja Kauniaisten kanssa. Valmistelija: Arja Tikkala, Minna Luoto (hankintakoordinaattori) Yhtymähallitus päättää antaa luvan valmistella ikäihmisten asumispalvelujen kilpailutusta. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tiedoksianto: Yhtymähallitus Selostus Ptky Karviaisen Ikäihmisten linja esittää hyväksyttäväksi vanhusten ympärivuorokautisten asumispalvelujen hankintaa koskevat periaatteet. Varsinaisen hankintapäätöksen tekee Ptky Karviaisen hallitus. Kilpailutuksen valmisteleva työryhmä esittää kilpailutettavaksi vanhusten ympärivuorokautisten asumispalvelujen hankinnan palveluntuottajan hankkimissa tiloissa. Kilpailutukseen osallistuu Espoon kaupunki, Kauniaisten kaupunki, Kirkkonummen kunta ja Perusturvakuntayhtymä Karviainen.Kilpailutuksen palvelukonseptissa määritetään tarjouspyynnössä palveluntuottajaa sitova hyvä laatu. Tarjouskilpailussa palveluntuottajien valinta tehdään palvelun

2 hinnalla ja lisälaadun sisällöllä. Palvelukonsepti takaa asumisen ja hoivan hyvän laadun. Lisälaatu antaa asukkaille elämänlaatua parantavia palveluita. Taustaa hankinnalle Espoon kaupungilla, Kauniaisten kaupungilla, Kirkkonummen kunnalla ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisella on voimassa olevat puitesopimukset yksityisten palveluntuottajien kanssa ympärivuorokautisten vanhusten asumispalvelujen hankinnasta. Sopimukset ovat voimassa saakka. Kirkkonummen kunnan osalta sopimukset ovat voimassa saakka. Vuoden 2013 lopussa Espoon kaupunki osti 916 ympärivuorokautisten asumispalveluiden paikkaa. Tämän lisäksi palvelusetelipaikkoja oli 45. Kirkkonummen kunta osti vastaavasti 64 paikkaa, Kauniaisten kaupunki osti 25 paikkaa ja Perusturvakuntayhtymä Karviainen 173 paikkaa. Kilpailutuksen piirissä olevia ostettuja paikkoja oli vuoden 2013 lopussa yhteensä 1178 paikkaa. Palvelustrategisena tavoitteena on pitää kaikki vaihtoehdot palvelujen järjestämisessä. Kunnat pyrkivät kehittämään ympärivuorokautisen asumispalvelujen palveluseteliä. Kilpailutuksen valmistelussa on kuultu sekä palveluntuottajia että kuntalaisia. Palveluntuottajille järjestettiin markkinavuoropuhelu, johon sisältyi kirjallinen tietopyyntö ja vuoropuhelutilaisuus. Tilaisuuteen osallistui 40 palveluntuottajaa. Kuntalaisille järjestettiin kuntalaiskysely, johon vastasi 504 henkilöä. Karviaisen osuus vastaajien määrästä oli 129. Hankittavat palvelut Hankittavat ympärivuorokautiset palvelut ovat hoiva-asuminen ja lyhytaikainen hoiva, suomeksi ja ruotsiksi. Hankittavat palvelut ovat sosiaalihuoltolain alaista pitkäaikaista ja lyhytaikaista asumispalvelua jota kutsutaan hoiva-asumiseksi. Tavoitteena on tukea ikääntyneiden toimintakykyä, hyvää elämänlaatua, itsemääräämisoikeutta ja itsenäistä suoriutumista. Ympärivuorokautisella asumispalvelulla tarkoitetaan asumista, joka asumisen lisäksi sisältää palvelut, jotka ovat välttämättömiä asukkaan suoriutumiseksi jokapäiväisistä toiminnoista. Ympärivuorokautisen asumispalvelun asukkaiden avuntarve on jatkuvaa ja edellyttää henkilökunnan läsnäoloa ympäri vuorokauden. Ympärivuorokautinen asumispalvelu on avohoitoa ja verrattavissa kotona asumiseen. Kuten kotonakin, asumisessa korostuu asukkaan itsemääräämisoikeus. Asumispalvelussa asukkaat elävät turvallisesti ja tyytyväisinä oman näköistä elämää elämänsä loppuun saakka. Asukkailla on mahdollisuus harrastamiseen, yhteisölliseen toimintaan ja osallistumisen sekä turvalliseen ulkoiluun kaikkina vuoden aikoina. Tilat ovat kodikkaat ja asukkaat voivat osallistua arjen askareisiin. Kodinomaisuus merkitsee päivittäistä yhdessä oloa ja osallistumista. Asumispalveluyksikössä on lämmin ilmapiiri, jossa asukas kokee olonsa turvalliseksi. Asukkaalla on mahdollisuus osallistua täysimääräisesti yksikön toimintaan myös silloin, kun hänen toimintakykynsä on heikentynyt.

3 Palveluntuottaja järjestää palvelut asukaslähtöisesti, yhteistyössä asukkaan ja hänen läheistensä kanssa hoito-, palvelu- ja kuntoutussuunnitelman mukaisesti. Palvelun tulee olla vähintään kilpailutuksessa kuvatun palvelukonseptin mukaista. Palveluntuottajalta edellytetään sitoutumista asukkaan aktivoivan ja yhteisöllisen asumispalvelujen kehittämiseen. Asukkaille tarjottavan hoivan tulee noudattaa voimaantullutta vanhuspalvelulakia sekä kulloinkin voimassa olevia lakeja, ohjeita ja suosituksia. Kilpailutuksen periaatteet Palveluntuottajien hankinnan vertailuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Palvelun laatu määritellään tarkasti palvelukonseptissa, jossa linjataan asumisen ja hoivan hyvä laatu. Päästäkseen mukaan tarjouskilpailuun palveluntarjoajan on sitouduttava palvelukonseptin sisältöön ja palautettava se kaupungille allekirjoitettuna. Vertailuperusteena on hinta 90 % ja lisälaatu 10 %. Palveluntuottajat voivat tarjota tarjouspyynnön mukaisesti lisäpalveluita, jotka sisällytetään tarjottuun hintaan. Sopimuskaudeksi esitetään aikaa optiovuotta. Hankinnan kokonaisarvo on noin 400 milj. euroa (sopimuskausi 5 v + 2 optiovuotta), josta Ptky Karviaisen osuus on noin 42 milj. euroa seitsemälle vuodelle laskettuna. Ptky Karviaisen hankintasäännön (Yh ) mukaan hankintapäätöksen tekee yhtymähallitus. Jos nykyinen palveluntuottaja ei tule valituksi tai ei jätä tarjousta tällä hankintakierroksella, asukkaan asumisen jatkuvuus pyritään varmistamaan eikä hänen pääsääntöisesti tarvitse muuttaa pois asumisyksiköstä. Sopimuksen päättyminen merkitsee sitä, että kunnat eivät ohjaa uusia asukkaita asumisyksikköön. Asukkaiden palvelukonseptista, lisäpalveluista ja hinnasta sovitaan erikseen palveluntuottajan kanssa vuosittain käytävissä neuvotteluissa. Paikkoja ostetaan tarpeen ja määrärahojen puitteissa. Valmistelijat: Raija Salmi, Minna Luoto, Arja Tikkala Kuntayhtymän johtajan ehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy seuraavat hankinnan periaatteet vanhusten ympärivuorokautisten asumispalvelujen palveluntuottajien valinnasta: 1. Kilpailutus takaa hyvälaatuisen vanhusten ympärivuorokautisen asumispalvelun. 2. Hankinta tehdään avoimena menettelynä.

4 Kilpailutuksen vertailuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. 3. Palveluntuottajia valitaan siten, että paikkoja saadaan riittävästi tarpeen ja määrärahojen mukaisesti. 4. Sopimusaika on optiovuotta. Käsittely: Espoon hankintatoimesta Elina Kukkasjärvi ja Karviaisen hankintakoordinaattori Minna Luoto esittelivät asiaa kokouksessa klo 17:05-17:55 välisellä ajalla. Timo Palenius saapui kokoukseen asian esittelyn aikana klo 17:10. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Yhtymähallitus 84 Tarjouspyyntö Espoon kaupunki pyysi tarjousta vanhusten ympärivuorokautisista asumispalveluista Espoon ja Kauniaisten kaupungeille, Kirkkonummen kunnalle ja Perusturvakuntayhtymä Karviaiselle palveluntuottajan hankkimissa tiloissa. Kunnista käytetään jäljempänä myös nimitystä Tilaaja. Tilaajat ostavat vanhusten ympärivuorokautista asumispalvelua silloin, kun asiakas on hoidon ja tuen tarpeessa eikä selviydy omassa kodissaan avopalveluiden turvin. Tarjouksen voivat tehdä asumisyksiköt, jotka sijaitsevat palvelua tuotettaessa Espoon, Kauniaisten, Kirkkonummen, Vihdin, Karkkilan, Helsingin, Hyvinkään, Inkoon, Lohjan, Nurmijärven, Raaseporin, Siuntion tai Vantaan alueella. Kukin Tilaaja tekee tämän kilpailutuksen perusteella asiasta oman päätöksen ja sopimukset. Hankintamenettely Hankinta on toteutettu avoimena menettelynä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä liitteen B-mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa ja Espoon Internet -sivuilla Tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa , jonne myös tarjoukset tuli jättää.

5 Osatarjoukset hyväksyttiin palvelutuotteittain. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytty. Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailu- ja arviointiperusteet Vertailukriteerinä on hinta 90 pistettä ja laatu 10 pistettä, siten että hinta sisältää palvelukonseptissa tarkasti määritellyn laatutason ja vertailtavana laatuna arvioidaan vaatimustason ylittävä laatu. Jokainen osa-alue vertaillaan erikseen. Halvimman vertailuhinnan tarjonnut saa kyseisen osa-alueen vertailuun 90 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = pienin tarjottu arvo jaetaan asianomaisen tarjouksen arvolla ja kerrotaan 90 pisteellä. Laatuvertailussa tarjoajalla oli mahdollisuus ilmoittaa sitovasti, tarjoaako yksikössä pyydettyjä lisäpalveluita. Vastaukset pisteytettiin siten, että ei -vastauksesta saanut 0 pistettä lopulliseen vertailuun. Yhden kysymyksen kyllä -vastauksesta sai 4 pistettä ja muista kysymyksistä sai 2 pistettä kustakin lopulliseen vertailuun tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjousten vertailu tehtiin palvelutuotteittain (suomenkielinen hoiva-asuminen ja lyhytaikainen hoiva-asuminen, ruotsinkielinen hoiva-asuminen ja lyhytaikainen hoiva-asuminen). Mikäli tarjoajalla on yksikössään sekä hoiva-asumista (pitkäaikainen) että lyhytaikaista hoiva-asumista, voi samaa palvelupaikkaa tarjota molempiin palvelutuotteisiin. Tarjoajan tuli hintaliitteellä määritellä, mitä paikkoja tarjoaa sitovasti. Laatupisteet ja hintapisteet laskettiin yhteen ja eniten pisteitä saaneet valittiin palveluntuottajiksi ennalta sovittuihin palveluihin seuraavasti: Suomenkielinen palvelu, Hoiva-asuminen Ennalta sovitut Valitaan x kpl kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa seuraavasti: Espoon ja Kauniaisten kaupunki sitoutuu täyttämään 650 paikkaa Espoon ja Kauniaisten rajojen sisäpuolelta. Kirkkonummen kunta sitoutuu täyttämään 10 (ensimmäisen sopimusvuoden aikana) / yhteensä 20 (toisen sopimusvuoden aikana) / yhteensä 30 (kolmannen sopimusvuoden aikana ja sopimuskauden loppuun) suomenkielistä hoiva-asumisen paikkaa Kirkkonummen rajojen sisäpuolelta. Perusturvakuntayhtymä Karviainen sitoutuu täyttämään 70 suomenkielistä hoiva-asumisen paikkaa Vihdin rajojen sisäpuolelta. Tarpeen mukaan Niiden tarjouspyynnön ehdot täyttävien tarjoajien paikat, jotka eivät tule valituksi "ennalta sovittujen" paikkojen piiriin, voidaan valita tarpeen

6 mukaisiksi paikoiksi. Palvelupaikkojen laskennallinen arvio on noin 550 paikkaa. Tilaajat eivät sitoudu määriin ja palveluntuottajia valitaan enemmän kuin edellä mainittu palvelupaikkojen laskennallinen arvio edellyttäisi. Suomenkielinen, Lyhytaikainen hoiva-asuminen Ennalta sovitut Valitaan yksi erillinen yksikkö, jolta saadaan kokonaistaloudellisesti edullisimmin palvelupaikkaa. Tähän voidaan valita ainoastaan Espoossa sijaitseva noin 40 paikkainen lyhytaikaiseen hoiva-asumiseen keskittyvä yksikkö. Espoo sitoutuu täyttämään paikkaa yksikön koon mukaan. Mikäli asumispalveluyksikössä on yli 40 paikkaa, loput palvelupaikat voidaan ostaa tarpeen mukaan. Tarpeen mukaan Niiden tarjouspyynnön ehdot täyttävien tarjoajien paikat, jotka eivät tule valituksi "ennalta sovittujen" paikkojen piiriin, voidaan valita tarpeen mukaisiksi paikoiksi. Palvelupaikkojen laskennallinen arvio on noin 40 palvelupaikkaa. Tilaajat eivät sitoudu määriin ja palveluntuottajia valitaan enemmän kuin edellä mainittu palvelupaikkojen laskennallinen arvio edellyttäisi. Ruotsinkielinen palvelu, Hoiva-asuminen Ennalta sovitut Valitaan x kpl kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa, jotta saadaan noin 50 palvelupaikkaa. Espoo ja Kauniainen sitoutuvat täyttämään 50 palvelupaikkaa Espoon ja Kauniaisten rajojen sisäpuolelta. Tarpeen mukaan Niiden tarjouspyynnön ehdot täyttävien tarjoajien paikat, jotka eivät tule valituksi "ennalta sovittujen" paikkojen piiriin, voidaan valita tarpeen mukaisiksi paikoiksi. Palvelupaikkojen laskennallinen arvio on noin 100 palvelupaikkaa. Tilaajat eivät sitoudu määriin ja palveluntuottajia valitaan enemmän kuin edellä mainittu palvelupaikkojen laskennallinen arvio edellyttäisi. Ruotsinkielinen, Lyhytaikainen hoiva-asuminen Ennalta sovitut Ei sitouduta hankintamääriin. Tarpeen mukaan Palvelupaikkojen laskennallinen arvio on noin 20 paikkaa. Tilaajat eivät sitoudu määriin ja palveluntuottajia valitaan enemmän kuin edellä mainittu palvelupaikkojen laskennallinen arvio edellyttäisi. Kysymykset, vastaukset ja tarjouspyyntöön tehdyt muutokset Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja huomiot tuli esittää mennessä tarjouspalvelu-portaalissa. Kysymyksiä tuli yhteensä 69 kappaletta sisältäen runsaasti alakysymyksiä. Vastaukset julkaistiin Tarjouspalvelu-portaalissa Tarjouspyynnön liitteestä 2, kohdasta Henkilöstömitoitus, korjattiin

7 virheellinen viikkotyöaika 38,25 h, todelliseen lukuun 38,33 h. Tarjouspyynnön liitteellä 4, Hintaliite, oli virhe poissaolopäivän laskentakaavassa. Vastausten ohessa lähetettiin tarkennettu hintaliite. Tarjoukset Määräaikaan klo mennessä tarjouksen tekivät 140 tarjoajaa. Tarjousten käsittely ja vertailu Espoon hankintapalvelut on tarkistanut kelpoisuusehdot, tarjousten vastaavuuden tarjouspyyntöön sekä vertaillut tarjoukset esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti. Asiantuntijaryhmänä toimivat kunkin Tilaajan ja hankintapalvelun edustajat. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen voivat tehdä asumisyksiköt, jotka sijaitsevat palvelua tuotettaessa Espoon, Kauniaisten, Kirkkonummen, Vihdin, Karkkilan, Helsingin, Hyvinkään, Inkoon, Lohjan, Nurmijärven, Raaseporin, Siuntion tai Vantaan alueella. Kolmen tarjoajan asumisyksiköt ovat sijainniltaan tarjouspyynnössä määritellyn alueen ulkopuolella: Hoivakoti Helmiorvokki Oy (Kerava), Hämeen hoivakoti ja kuntoutus Oy (Riihimäki) ja Lamminniemen Hyvinvointikeskus Oy (Somero). Näiden asumisyksiköiden tarjoukset esitetään hylättäväksi tarjouspyyntöä vastaamattomana. Espoon hankintapalvelut tarkensivat 65 tarjotun yksikön kohdalla pääasiallisesti henkilöstömitoitukseen liittyviä kohtia. Muut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja etenivät vertailuun. Espoon hankintapalvelut on tehnyt hyväksyttyjen tarjoajien osalta tarjousvertailut osa-alueittain. Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä 1 ja tarjoajat valitaan palveluntuottajiksi vertailun mukaisesti. Espoon ja Kauniaisten kaupungit sekä Kirkkonummen kunta tekevät omat, samansisältöiset päätöksensä mennessä, johon saakka tämä asia liitteineen ja oheismateriaaleineen on EI JULKINEN. Valmistelijat: Arja Tikkala, Raija Salmi, Minna Luoto Liitteet ja oheisaineisto: Liite 1 Vertailutaulukot, lopullinen pisteytys Liite 2 Vertailutaulukko, lopullinen pisteytys, Karviainen Oheismateriaalina vertailutaulukot hintoineen Kuntayhtymän johtajan ehdotus: Yhtymähallitus päättää selostusosassa mainituin perusteluin:

8 1. Sulkea Hoivakoti Helmiorvokki Oy:n, Hämeen hoivakoti ja kuntoutus Oy:n ja Lamminniemen Hyvinvointikeskus Oy:n tarjoukset tarjouskilpailun ulkopuolelle. 2. Valita vanhusten palvelujen ympärivuorokautisten asumispalvelujen palveluntuottajiksi kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti osa-alueittain liitteen 1 mukaiset asumisyksiköt. 3. Valita Karviaisen osalta liitteen 2 mukaisesti 70 edullisinta hoivapaikkaa. Sopimus on määräaikainen Sopimuskauteen voidaan liittää kaksi (2) optiovuotta. Kukin Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 400 miljoonaa euroa (alv 0 %), josta Karviaisen ennakoitu osuus viideltä sopimusvuodelta ja kahdelta mahdolliselta optiovuodelta on yhteensä 44 miljoonaa euroa (alv 0 %). Hankintasopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätöksenteossa on sovellettu hankintalakia. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.