HALLITUKSEN TOIMIVALTA JA SEN JA PUHEENJOHTAJAN KESKEISIMMÄT TEHTÄVÄT

Transkriptio

1 LIITTEET Autopaikkojen jako Mikäli taloyhtiön autopaikat ovat yhtiön hallinnassa, taloyhtiö omistajana päättää niiden jakamisesta ja vuokraamisesta. Tässä asiassa taloyhtiön valtaa käyttää hallitus, ja isännöitsijä hoitaa käytännön toimet. Hänen tehtävänä on huolehtia siitä, että paikat tulevat vuokratuiksi, tehdä vuokrasopimukset, periä vuokrat ja ylläpitää jonotuslistaa. Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole määräyksiä autopaikkojen jakamisesta. Johtavana periaatteena on se, että kaikkia osakkeenomistajia kohdellaan yhdenvertaisesti Tämä tarkoittaa sitä, että samassa asemassa olevia osakkaita on kohdeltava samalla tavoin. Ongelmia syntyy lähinnä sen vuoksi, koska kaikille ei riitä autopaikkoja. Yhdenvertaisuusperiaatteen vastaista ei ole periä vuokralaisilta tai muilta käyttäjiltä suurempaa vuokraa kuin osakkeenomistajilta. Kun autopaikkoja ensimmäisen kerran jaetaan, suositeltavaa olisi jakaa ne jakaa ne halukkaiden kesken arpomalla ja tämän jälkeen muodostaa jonotuslista, johon ilmoittautuvat kaikki halukkaat osakkaat ja asukkaat. Kun autopaikkoja vapautuu esimerkiksi myynnin yhteydessä tai vuokralaisten muuttaessa muualle, jonotuslistalla ensimmäisenä oleva siirtyy seuraavaksi autopaikan haltijaksi. Jonotuslistaa tulisi pitää sillä tavalla, että siinä ovat ensimmäisinä talossa asuvat osakkaat ja talossa toimintaa harjoittavat liikehuoneistojen tai toimistojen osakkaat. ja sen jälkeen vuokralaiset ja muualla asuvat osakkeenomistajat. Mikäli autopaikkoja vielä tämän jälkeen jää vapaaksi, ne voidaan antaa osakkaiden kakkos- tai kolmoispaikoiksi. Vasta tämän jälkeen niitä voidaan vuokrata ulkopuolisille. Suositeltavaa olisi, että yhtiökokous vahvistaisi pelisäännöt autopaikkojen jaosta. Silloin hallituksella ja isännöitsijällä olisi helpompi toimia, koska he voisivat vedota yhtiökokouksen päätökseen. Seuraavassa Helsingin Hovioikeuden ratkaisussa selvennetään osakkeenomistajien yhdenvertaisuutta autopaikkojen. HO totesi, että jonotuslista ei loukannut yhdenvertaisuutta. Helsingin Ho Nro 1286 Asunto-osakeyhtiöllä oli 58 osakashallinnassa olevaa asuinhuoneistoa ja 12 yhtiön välittömässä hallinnassa olevaa vuokrahuoneistoa. Yhtiön piha-alueella oli 6 yhtiön hallinnassa olevaa autopaikkaa, joista 5 oli vierekkäin ja yksi yhtiön rakennuksen vieressä siten, että talvella katolta putoava lumi oli jonkin verran rajoittanut sen käyttöä. Yhtiökokouksessa oli päätetty, että viimeksi mainittu autopaikka varataan yhtiön liikehuoneistojen vuokralaisille. Paikasta perittävä maksu oli kaksinkertainen osakkailta perittävään autopaikkamaksuun verrattuna. Yhtiökokouksessa oli lisäksi vahvistettu, että 5 muuta autopaikkaa on ensisijaisesti varattu talossa asuville osakkaille ensisijaisjärjestyksen mukaan. Tämän jälkeen oikeutettuja olivat vuokralaiset ja muualla asuvat osakkaat. Kantaja oli vastustanut päätöstä yhdenvertaisuusperiaatteeseen vedoten ja vaatinut, että kaikki paikat jaettaisiin arpomalla. Kun autopaikkoja ei ollut jaettu yhtiöjärjestyksessä osakkaiden hallintaan, oli yhtiökokouksella oikeus päättää niiden käytöstä yksinkertaisella enemmistöllä. Hallituksen toimivaltakin olisi hovioikeuden mukaan riittänyt asiasta päättämiseen. Koska lainsäädännöstä tai oikeuskäytännöstä ei löytynyt nimenomaisia säännöksiä siitä, miten paikat tulisi jakaa, rajoitti päätöksentekoa vain osakeyhtiölain ja asunto-osakeyhtiölain yhdenvertaisuuspykälät. Hovioikeuden mukaan yhtiössä noudatettu jonotusmenettely ei loukannut osakkaiden yhdenvertaisuutta. Arpominen määräajoin ei myöskään olisi yhdenvertaisuutta loukannut, mutta tällaista päätöstä ei yhtiökokouksessa oltu tehty. Kun yhtiökokouksen päätös autopaikkojen jaosta ei koskenut kaikkia osakkeenomistajia, ei päätöksellä ollut lähtökohtaisesti loukattu osakkaiden muodollista yhdenvertaisuutta. Yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisena oli pidettävä myös sitä HALLITUKSEN TOIMIVALTA JA SEN JA PUHEENJOHTAJAN KESKEISIMMÄT TEHTÄVÄT Toimiin, jotka yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia taikka jotka vaikuttavat olennaisesti asumiseen tai asumiskustannuksiin, hallitus saa ryhtyä vain yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti, paitsi milloin yhtiökokouksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa. Esimerkkinä voidaan mainita vuototapaukset, joissa toimenpiteisiin on useimmiten ryhdyttävä viipymättä. Asiaa viedään myöhemmin yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Isännöitsijä ja hallitus voivat ryhtyä yleensä vähäisempiin toimiin ilman, että asia viedään yhtiökokouksen päätettäväksi. Edellytyksenä kuitenkin on, että toimenpide voidaan toteuttaa hyväksytyn talousarvion puitteissa.

2 Hallituksen on huolehdittava siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Isännöitsijän on huolehdittava siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallituksen jäsenen ja isännöitsijän esteellisyys eli jääviys Hallituksen jäsen tai isännöitsijä ei saa osallistua hallituksen kokouksessa hänen ja yhtiön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn. Hän ei myöskään saa osallistua yhtiön ja jonkun muun henkilön (esim. puoliso) tai yhtiön (esim. omistaa merkittävän osan sopijapuolena olevasta yhtiöstä) välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänelle on siitä odotettavana olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa (asunto-) yhtiön edun kanssa. Hallituksen tehtävät Hallituksen tehtävä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Jos yhtiöllä on isännöitsijä, hänen on huolehdittava yhtiön juoksevasta hallinnosta hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallituksella on lukuinen määrä myös lakiin perustuvia erityistehtäviä: 1. Kirjanpidon ja varainhoidon (omaisuuden hoidon) valvonnan järjestäminen Hallituksen on huolehdittava siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Jos yhtiössä on isännöitsijä, on hänen huolehdittava siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Valvonnan järjestäminen on ikään kuin piilevä velvollisuus, joka konkretisoituu vahinkotilanteissa. Mikäli yhtiölle on syntynyt lopullista vahinkoa, joudutaan tutkimaan, onko hallitus huolehtinut valvontavelvollisuudestaan. Jos ei, silloin tuottamuksellisena vahinkona (laiminlyöntinä), hallituksen jäsenet ovat korvausvastuussa. Koska hallituksen on huolehdittava yhtiön hallinnon ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä, ja että varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty, tulee sen myös huolehtia tästä tärkeästä velvollisuudestaan. Hyvä tapa on, että hallitus pyytää määrävälein esimerkiksi kirjanpidon, vuokravalvonnan yms. nähtäväkseen. Samoin sen tulee vaatia sopivaksi katsomiaan raportteja kuten esimerkiksi talousarvion toteutumisesta. Yhtiössä ei ole mitään sellaista salaista tietoa, josta hallitus ei saisi tietää. Asiantunteva isännöitsijä pitää tätä ihan luonnollisena asiana. Tilintarkastaja on osakkaiden asettamana valvontaelin, joka tarkastaa yhtiön kirjanpidon ja hallinnon. Hallitus voi poikkeustilanteissa käyttää tilintarkastusta apuna omankin valvontavelvollisuutensa toteuttamisessa. Tästä voi kuitenkin syntyä ristiriita, koska tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa myös hallituksen toimintaa. 2. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaminen Hallitus huolehtii kirjanpidon lisäksi tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta ja allekirjoittaa ne yhdessä isännöitsijän kanssa. 3. Yhtiökokouksen koollekutsuminen Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle ja ottaa asialistalle ne asiat, joista kokouksessa päätetään. 4. Suunnittelu- ja valvontatehtävät Johdon suunnittelutehtävä ja valvontatehtävä kuuluvat yhteen. Hallituksella pitää olla kokonaiskuva yhtiön tilasta sekä kokonaisvaltainen ote toiminnasta eli mitä tehdään ja miten valvotaan. Talousarvion laatiminen on hallituksen yksi keskeinen suunnittelutehtävä, ja sen toteutumisen valvominen on tyypillinen valvontatehtävä. Hallituksen tehtävä on myös valvoa, että huoneistoja käytetään yhtiöjärjestyksen määräämään tarkoitukseen ja järjestysmääräyksiä noudatetaan. 5. Osakeluettelosta huolehtiminen 6. Isännöitsijän valinta Isännöitsijän valinta ja hänen tehtäviensä hoidon valvonta (ei siis henkilön valvonta) ovat hallituksen tärkeimpiä tehtäviä. Asunto-osakeyhtiössä isännöitsijän nimittää ja erottaa aina yhtiön hallitus. Yhtiökokous ei ole toimivaltainen päättämään asiasta. Laissa ei ole asetettu nimenomaisia pätevyysvaatimuksia isännöitsijäksi valittavan henkilön tai isännöitsijäyhteisön kyvyille ja taidoille.

3 7. Päätösten täytäntöönpano ja laillisuusvalvonta Hallituksen jäsen, isännöitsijä tai muu yhtiön edustaja (toiminimen kirjoittaja) ei saa noudattaa yhtiökokouksen, hallituksen tai isännöitsijän päätöstä, joka on lain (AsOyL ja siihen liittyvät OyL:n säädökset) tai yhtiöjärjestyksen vastaisena pätemätön. Täytäntöön panevan elimen on tutkittava täytäntöön pantavan päätöksen laillisuus. Yhtiökokouksen virheelliset päätökset voivat olla joko mitättömiä tai moitteenvaraisia. Moitteenvaraiset päätökset tulevat yleensä moiteajan kuluttua päteväksi. Sen jälkeen ne yleensä on pantava täytäntöön. Mitättömät päätökset eivät saa koskaan lainvoimaa ja sen täytäntöönpanosta on kieltäydyttävä. Laissa ei ole nimenomaisia säännöksiä siitä, milloin hallituksen ja isännöitsijän päätöksiä on pidettävä pätemättöminä. Hallituksen tai isännöitsijän tekemä päätös, joka ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä tai joka muutoin on asuntoosakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen vastainen, on sinänsä pätemätön. 8. Muutostöiden valvonta, ilmoitusten vastaanottaminen ja lupa-asiat 9. Varoitusten antaminen 10. Muita erityistehtäviä muun muassa: Osakkeenomistajien yhdenvertaisuuden valvominen Osakkeenomistajan asian vieminen yhtiökokoukseen Vastata osakkeenomistajan kysymyksiin yhtiökokouksessa Tilinpäätösasiakirjojen nähtäväpitäminen Hallituksen puheenjohtajan tehtävät hallituksen koolle kutsuminen kokouksissa puheen johtaminen kokouksen avaaminen osanottajien sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen asian käsittelyn aloittaminen ja lopettaminen puheenvuorojen jakaminen päätösehdotusten toteaminen ja mahdollinen esittely äänestystavan ehdottaminen ja äänestyksen toteuttamisesta vastaaminen päätösten julistaminen kokouksen päättäminen ratkaisee hallituksen kannan äänestystilanteissa, kun äänet menevät tasan pöytäkirjan allekirjoittaminen yhteistyö isännöitsijän kanssa isännöitsijäntodistuksen antaminen, jollei yhtiöllä ole isännöitsijää tai tämä on estynyt avaa yhtiökokouksen ja toimii yleensä myös yhtiökokouksen puheenjohtajana Ks. hallituksen jäsenen tietopaketti, jossa aiheesta tarkemmin

4 LAKIMIES VASTAA Faksilla tullut ilmoitus osakkeen siirrosta Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on lunastusta koskeva lauseke, jossa sanotaan mm. seuraavaa: "Kun osake siirtyy uudelle omistajalle, siirrosta tulee viipymättä ilmoittaa hallitukselle. Hallituksen tulee tällöin välittömästi toimittaa osakeluetteloon merkityille osakkaille kirjallisesti tieto osakkeen siirtymisestä. Lunastusvaatimus on kirjallisesti esitettävä yhtiön hallitukselle kahden viikon kuluessa siitä, kun osakkeen siirtymisestä ilmoitettiin yhtiölle. Lähetimme isännöitsijätoimistolle kiirastorstai-iltana faksin, jolla ilmoitimme lunastuksen alaisesta kaupasta. Isännöitsijätoimisto lähetti osakkaille tiedon siirrosta heti seuraavana arkipäivänä (pääsiäisen jälkeinen tiistai). Kahden viikon lunastusaika laskettiin tiistaista alkaen. Lunastusvaatimuksia ei tullut. Meidän mielestä kahden viikon lunastusajan olisi tullut alkaa siitä ajankohdasta, jolloin faksi lähetettiin, eikä vasta seuraavasta toimistopäivästä alkaen. Miten asia on lain mukaan? Kuten yhtiöjärjestyksestä ilmenee, siirrosta tulee ilmoittaa hallitukselle. Käytännössä vaatimuksen on tulkittu tulleen täytetyksi jo silloin, kun siirrosta on ilmoitettu isännöitsijälle, jonka voidaan katsoa toimivan hallituksen puolesta. Lähtökohtana voidaan pitää, että isännöitsijätoimistoon normaalin työajan puitteissa toimitetut viestit tavoittavat isännöitsijän saman päivän aikana. Kysymyksessä olevassa tapauksessa isännöitsijä on saanut tiedon kaupasta ilmeisesti vasta tiistaina, jolloin hän on palannut pääsiäisen jälkeen toimistolle. Tässä tapauksessa lunastusaika on lähtenyt kulumaan tuosta päivästä. Jos kuitenkin olisi osoitettavissa, että isännöitsijä on tosiasiassa tutustunut faksiin jo kiirastorstai-iltana, lunastusajan olisi katsottava alkaneen jo tällöin. Arvonlisäveropalautukset Taloyhtiömme on ilmoittautunut liikehuoneistojen osalta arvonlisäverolliseksi. Tänä vuonna onkin tehty mittavat korjaushankkeet, ja arvonlisäveropalautuksia on tulossa kymmenien tuhansien eurojen edestä. Yhtiöjärjestyksen mukaan palautushyöty menee arvonlisäverollisille liikehuoneistoille. Miten nämä palautukset käytännössä jaetaan liikehuoneistojen omistajille? Yhtiöjärjestykseen sisältynee tässä tapauksessa määräys nk. arvonlisäverovastikkeesta. Se, missä suhteessa palautushyöty tulee jakaa liikehuoneistojen kesken, riippuu tuon määräyksen sisällöstä. Kysymyksellä ei kuitenkaan ilmeisesti haeta vastausta tähän vaan siihen, voidaanko palautushyöty esimerkiksi maksaa suoraan rahana osakkeenomistajille. Lähtökohtana on, että palautusten myötä muodostuu arvonlisäverovastikkeen ylijäämä, joka poistuu ajan myötä, jos arvonlisäverovastiketta ei peritä. Palautushyöty tulee tätä kautta vähitellen liikehuoneistojen hyväksi. Tähän kuluu usein hyvin kauan, jolloin tulee pohdittavaksi, voidaanko palautetut varat tilittää heti osakkeenomistajille. Tätä eivät yhtiöjärjestys ja lakiin perustuva varojen jakamista osakkeenomistajille koskeva kielto kuitenkaan yleensä salli, eikä tämä ole mahdollista ainakaan ilman yhtiön kaikkien osakkeenomistajien suostumusta. Koko ongelman syntyminen on mahdollista estää yhtiöjärjestykseen otettavalla määräyksellä, jonka mukaan vähennysoikeus otetaan huomioon jo määrättäessä liikehuoneistojen omistajien rahoitusosuutta investoinneista, jolloin tulevan arvonlisäveropalautuksen osuutta ei edes peritä yhtiövastikkein vaan tältä osin väliaikaisesti tarvittava rahoitus järjestetään muutoin. Pesuhuoneremontin valvonta Olemme aloittamassa pesuhuoneen saneerausta, josta olemme ilmoittaneet isännöitsijälle. Olemme myös toimittaneet hänelle suunnitelman ja työselostuksen tehtävistä muutostöistä. Tämä ei kuitenkaan tunnu riittävän, vaan isännöitsijä nojaa asunto-osakeyhtiön hallituksen päätökseen ja vaatii myös valvojan palkkaamista. Meidän mielestämme valvonta ja siitä aiheutuvat kustannukset kuuluvat yhtiölle. Olemmeko oikeassa? Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksella ja isännöitsijällä on oikeus valvoa, että huoneiston muutostyö suoritetaan rakennusta vahingoittamatta ja hyvän rakennustavan mukaisesti. Tarpeellisen valvonnan järjestäminen kuuluu siis yhtiölle, mutta eri asia on, että yhtiöllä voi olla tietyissä tapauksissa oikeus veloittaa tästä aiheutuvat kustannukset osakkeenomistajalta. Tämä perustuu siihen, että sellainen muutostyö, joka voi vahingoittaa rakennusta, vaatii yhtiön suostumuksen, ja suostumuksen antamiselle yhtiö voi asettaa kohtuullisia ja järkeviä ehtoja. Jos siis saneeraukseen liittyy vielä suunnitelman ja työselostuksen esittämisen jälkeenkin todellinen ja kyllin merkittävä riski rakennukselle aiheutuvasta vahingosta, yhtiö voi vaatia, että osakkeenomistaja ottaa vastatakseen valvontakustannuksista. Mitä tarkoitetaan tuottamuksella? Tämänkin lehden palstoilla vahingonkorvauksiin liittyvien asioiden yhteydessä mainitaan usein sana tuottamus. Minulle on jäänyt epäselväksi, mitä tämä sana oikein tarkoittaa. Tuottamus tarkoittaa moitittavaa huolimattomuutta. Jos jonkin vahingon katsotaan aiheutuneen pikemminkin tapaturmasta kuin huolimattomuudesta, vahingonkorvausvastuuta ei vielä aiheudu, mutta useimmiten jo tuottamus riittää vastuun syntymiseen. Suoranaista tahallisuutta ei siis yleensä vaadita. Tuottamuksen mittapuuna pidetään usein sitä, miten huolellinen perheenisä olisi toiminut jossakin tilanteessa: jos henkilön toiminta ei ole ollut yhtä huolellista, kysymys on tuottamuksesta. Mikko Pikkujämsä asianajaja, oikeustieteen tohtori Asianajotoimisto PPV Lex Oy

5 YHDISTYS SUOSITTELEE Puhelin: Arkistokatu OULU puhelin Turun Tietoaika Oy Domus-isännöintijärjestelmät puhelin puh puhelin Paulaharjuntie Oulu puhelin Meranti Siivouspalvelu Puhelin: