REKRYTOINTIPROSESSIN UUDISTAMINEN

Transkriptio

1 Johtoryhmä REKRYTOINTIPROSESSIN UUDISTAMINEN Rekrytointiprosessin uudistaminen kirjattiin vuoden 2011 käyttösuunnitelman sitovaksi tavoitteeksi. Kunnan johtoryhmä käsitteli asiaa kokouksessaan ja linjasi, että osana uudistamiskokonaisuutta kunta ottaa Kuntarekry.fi -järjestelmän laajamittaisesti käyttöön kaikilla toimialoilla alkaen. Samalla johtoryhmä käynnisti rekrytointiprosessin uudistamistyön virkamiestyönä siten, että valmisteluun ovat osallistuneet henkilöstön kehittämispäällikkö, kaikkien toimialojen edustajat ja kaksi henkilöstöjärjestöjen edustajaa. Tavoitteena on, että - kunnalla on oikein mitoitettu ja osaava henkilöstö ja - kunta pystyy toimivalla rekrytointiprosessilla hankkimaan tarvitsemaansa henkilökuntaa oikea-aikaisesti. Uudistamistyön tarkoituksena oli löytää kunnalle rekrytoinnin ideaalimalli, joka noudattaa lakeja ja säädöksiä, toimii laadukkaasti, tehokkaasti ja taloudellisesti sekä kehittää ja ylläpitää kunnan hyvää työnantajamainetta. Rekrytointiprosessin rajaus Rekrytointiprosessi tarkoittaa niiden toimenpiteiden sarjaa, joka alkaa täyttöluvan saamisesta ja päättyy prosessin aikana syntyneiden asiakirjojen arkistoimiseen. Rekrytoinnilla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joilla kuntaan hankitaan hakumenettelyn kautta sen kulloinkin tarvitsema ja tulevan tarpeen edellyttämä henkilöstö joko organisaation sisältä tai sen ulkopuolelta. Rekrytointiprosessia edeltää aina henkilöstösuunnitteluprosessi mahdollisine viran tai toimen hallinnollisine muutoksineen. Rekrytointiprosessin ulkopuolelle on tarkastelussa jätetty varsinaista rekrytointia tukevat toimenpiteet, kuten esimerkiksi työnantajan markkinointi erilaisilla rekrytointimessuilla tai näkyvyys oppilaitosyhteistyössä. Rekrytointiprosessi toimii syötteenä palvelussuhdeasioiden prosessille. Rekrytointiprosessin tuotokset Rekrytointiprosessin tuotoksina syntyvät seuraavat asiakirjat: - Hakuilmoitus - Hakijaluettelo, yhteenveto hakijoista sekä ansiovertailu - Haastattelumuistiot ja yhteenvedot - Mahdolliset henkilöarviointitulokset - Valintapäätös - Ilmoitus hakijoille

2 NYKYTILAN ARVIOINTI Nykytila arvioitiin kuvaamalla nykyiset rekrytointiprosessit toimialoittain sekä arvioimalla nykyisen toimintatavan vahvuudet, heikkoudet, uhat ja mahdollisuudet SWOT-nelikentän avulla. Rekrytointiprosessit on kuvattu liitteissä 1-6. Nykyisen toimintamallin vahvuudet määrittyivät seuraavasti: - Virallinen prosessi toimii lakien ja säädösten mukaisesti - Viestintäsuunnitelma on väljä; ilmoittelua ei ole sidottu tiettyihin lehtiin, vaan jokaisen ilmoituksen kohdalla voidaan erikseen arvioida ilmoittamisen media - Päivähoidon prosessi on tarkasti pohdittu ja systematisoitu - Mallitehtäväkuvat on laadittu ja haastattelupohjat käytössä. - Kuntarekry.fi -järjestelmä on otettu käyttöön kaikilla toimialoilla Nykyisen toimintamallin heikkoudet määrittyivät seuraavasti: - Rekrytointi on kaiken kaikkiaan vaikeutunut, eikä siitä selviydytä esimiesvoimin - Rekrytoinnin markkinointibudjettia ei ole eikä yhtenäistä rekrytointi-ilmettä - Hajautuneisuus tarkoittaa sitä, että jokainen esimies suunnittelee itse alusta loppuun saakka rekrytointiprosessin - Samassa prosessissa on useita toimijoita - Kuntarekry.fi -järjestelmän täysipainoiseen käyttöön ei ole resursseja toimialoilla - Prosessi täyttölupineen kestää liian kauan Nykyisen toimintamallin uhat määrittyivät seuraavasti: - Kunta-alan työntekijöistä iso osa on jäämässä lähivuosina eläkkeelle. Pystytäänkö esimiesvoimin ratkaisemaan rekrytoinnin haasteet? - Ympäristökunnissa monet työnantajakuvaa kohottavat elementit ovat jo aktiivisessa käytössä, meillä vasta suunnitteilla. Pärjäämmekö kilpailussa ilman ammattirekrytoijia ja laadukasta markkinointia? - Prosessi ei ole laadukas, jos siinä ei ole yhtenäistä linjaa ja jos siinä on liikaa toimijoita Nykyisen toimintamallin mahdollisuudet määrittyivät seuraavasti: - Uusi kunnantalo mahdollistaa laajemman yhteistyön toimialojen kesken - Kuntarekry.fi -järjestelmä on valtava mahdollisuus, jos se saadaan täysimääräisesti käyttöön myös lyhytaikaisten sijaisrekrytointien osalta - Oppilaitosyhteistyö voi olla ennakoivan rekrytoinnin mahdollisuus, jos siihen resursoidaan

3 Rekrytoinnin volyymit Täsmällisiä rekrytointivolyymejä on mahdotonta esittää, sillä Kuntarekry.fi -järjestelmä ei vuonna 2011 ollut vielä kaikilla toimialoilla käytössä, eikä rekrytointiin liittyviä numeerisia tietoja ole systemaattisesti tilastoitu ennen järjestelmän käyttöönottoa. Käyttöönoton vakiintumisen myötä tilastotiedot ovat jatkossa saatavissa suoraan järjestelmästä. Vuoden 2011 aikana toteutetuista rekrytoinneista tilastotietoa saatiin sivistystoimen toimialalta ja eräiltä osin perusturvan toimialalta. Sivistystoimi: Suomenkielisessä opetustoimessa, vapaa-aikapalveluiden vastuualueella, sivistystoimen hallinnossa, koulujen vahtimestareiden sekä oppilashuollon osalta oli avoinna yhteensä 165 työpaikkaa. Näistä vakinaisia hakuja oli 74 ja määräaikaisia 90. Hakemuksia saatiin yhteensä 687 kpl. Ruotsinkielisessä opetustoimessa oli virkaa tai tointa haussa. Ruotsinkielisen opetustoimen tilastotieto on suuntaa-antava. Ilmoituskanavina käytettiin -sivustoa, ammattilehtiä, Helsingin Sanomia sekä -sivustoa. Kuntarekry.fi-järjestelmä ei vielä ollut täysimääräisessä käytössä, ja sen kautta laadittiin vain 7 ilmoitusta. Varhaiskasvatuksessa oli haettavana 78 virkaa tai tointa. Suomenkielisiin päiväkoteihin oli 18 vakinaisen viran hakua, 24 vakinaisen toimen hakua, 6 määräaikaisen viran hakua ja 18 määräaikaisen toimen hakua. Vuorenmäen päiväkoti aloitti toimintansa, ja sinne perustettiin 5 uutta virkaa ja 7 uutta tointa. Vaikka hakijoita oli riittävästi, suuri osa hakijoista ei täyttänyt kelpoisuusehtoja. Perhepäivähoitajien rekrytointi tapahtuu yleensä informaatiotilaisuuksissa. Vuonna 2011 pidettiin kaksi informaatiotilaisuutta, joissa rekrytoitiin yksi perhepäivähoitaja määräajaksi Kirkkonummen keskustan eteläpuolelle. Päiväkotien varahoitoryhmiin palkatuista lähihoitajista siirtyi kolme lähihoitajaa perhepäivähoidon puolelle määräajaksi. Yksi lähihoitaja rekrytoitiin Kuntarekry.fi -järjestelmän avulla. Perusturva: Vastaanottotoimintaan vakinaistettiin kolme sairaanhoitajaa. Sijaisia palkattiin viisi, joista kolme päivystykseen ja kaksi vastaanottotoimintaan. Muun toiminnan osalta rekrytointitapahtumia ei ole tilastoitu.

4 REKRYTOINNIN IDEAALIMALLI: keskitetty rekrytointi Työryhmä selvitti nykytilan analysoinnin kautta haasteet, joita esimiehet päivittäisessä työssään rekrytoinnin osalta kohtaavat. Keskeisimmäksi haasteeksi nousi esimiesten ajankäyttö. Yhä suurempi osa esimiesten työajasta kuluu rekrytoinnin käytännön toteuttamiseen ja osaavan henkilöstön hankintaan. Kunnassa on toistaiseksi saatu hakemuksia kaikkiin ammattiryhmiin. Työvoimakapeikkoja on kuitenkin jo havaittavissa erityisesti kelpoisuusehdot täyttävien suomen- ja ruotsinkielisten lastentarhanopettajien, erityislastentarhanopettajien, sairaanhoitajien, lähihoitajien saatavuudessa sekä em. ammattiryhmien sijaisten rekrytoinnissa. Kunta-ala kilpailee yhä tiukemmin yksityisen sektorin kanssa samasta työvoimasta. Ammatin, asuinpaikan ja jopa asuinmaan vaihtaminen on aiempaa yleisempää. Hakijoiden odotukset rekrytointiprosessin toteutuksesta ovat muuttuneet lyhyessä ajassa. Nettirekrytoinnit ovat arkipäivää, ja erityisesti lyhytaikaisiin sijaisuuksiin hakeudutaan henkilökohtaisten keikkakalentereiden kautta. Kirkkonummen kunta on vastikään siirtynyt sähköisen rekrytointijärjestelmän käyttöön. Sen avulla pyritään osaltaan vastaamaan nykypäivän rekrytointikäytäntöjä koskeviin odotuksiin. Samalla on tehostettu rekrytointiprosessin läpimenoaikoja, edistetty yhtenäistä rekrytointiilmettä ja mahdollistettu ajantasainen ja luotettava rekrytointeja koskeva tilastointi. Sähköinen rekrytointijärjestelmä on tehostanut rekrytointiprosessia ja helpottanut esimiesten arkityötä. Järjestelmä on kuitenkin vain tekninen työväline, eikä se sellaisenaan riitä täyttämään kunnassa olevaa rekrytointiosaamisen vajetta. Esimiestyön näkökulmasta rekrytointitukea tarvitaan erityisesti niissä tilanteissa, joissa kunnan tulisi pystyä kilpailemaan niukkenevasta työvoimasta ja joissa rekrytoinnin onnistuminen edellyttää erityisiä rekrytointitaitoja. Esimiehet toivovat, että rekrytointiin liittyviä teknisiä, aikaa vieviä osioita olisi mahdollista keskittää. Tällaisia osioita ovat esimerkiksi hakijayhteenvetojen tekeminen, ansiovertailujen tekeminen, valinnoista ilmoittaminen, asiakirjaliikenne, järjestelmän käyttö ja haastattelutilanteiden toteuttaminen. Varsinaisen rekrytointiprosessin lisäksi esimiehet toivovat kuntaan ammatillista rekrytointiosaamista ennakoivan rekrytoinnin, oppilaitosyhteistyön ja rekrytointia tukevan markkinoinnin tehostamiseksi. Erityisesti työvoimapula-aloilla rekrytointimessuista ja uudenlaisista markkinointikeinoista on noussut rekrytointivaltti. Perinteisten rekrytointimessujen lisäksi järjestetään erilaisia kohdennettuja teemapäiviä niille henkilöstöryhmille, joiden toivotaan kiinnostuvan kunnasta työnantajana. Oppilaitostapahtumat, rekrytointipörssit ja näkyminen erilaisissa julkaisuissa ovat vallanneet alaa. Messunäkyvyys edellyttää markkinointimateriaalia ja markkinointiosaamista. Materiaalin tulee olla sellaista, jolla on tietoarvoa ja joka kuvaa kuntaa hyvänä työnantajana. Markkinointiosaaminen tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että näkyvyys kohdennetaan oikein; voimakas markkinointi aloille, joilla rekrytointi on vähäistä, luo vain negatiivista työnantajakuvaa (Suomen Kuntaliitto, 2010).

5 Rekrytointi on ammatillistunut Rekrytointi on vaativaa työtä ja edellyttää erikoisosaamista. Onnistunut rekrytointiprosessi on monen tekijän summa. Se ei ole pelkästään tekninen suoritus tai rekrytointivaiheiden läpivieminen (Elinkeinoelämän keskusliitto, 2007). Laadukas rekrytointiprosessi vie paljon aikaa. Hakemuksiin vastaaminen ja hakuprosessin vaiheista ilmoittaminen luovat hyvää työnantajakuvaa. Kuntalaki velvoittaa ilmoittamaan valinnasta, mutta muu kohtelias kirjeenvaihto tai väliaikatietojen antaminen ovat kunnan omassa harkinnassa. Työterveyslaitos ja Henry ry ovat tutkineet organisaatioiden rekrytointiosaamista ja todenneet, että kehitettävää on erityisesti rekrytoinnin onnistumisen arvioinnissa ja rekrytointia säätelevien lakien tuntemisessa. 13 %:ssa epäonnistuneista rekrytoinneista syyksi mainittiin rekrytoijan virhearvio ja rekrytoijan ammattitaidon puute. 25 %:ssa syyksi havaittiin puutteet rekrytointiprosessissa. (TTL ja Henry, 2010). Onnistuneen rekrytoinnin elementeiksi em. tutkimuksessa mainittiin: - Ammattitaitoinen rekrytoija on mukana rekrytointiprosessin kaikissa vaiheissa - Haastatteluissa on aina HR:n edustaja mukana - Rekrytointi on keskitetty henkilöstöpalveluihin - Esimiehet laativat osaamisprofiilin ja byrokratia hoidetaan keskitetysti (TTL ja Henry, 2010). Hakija kohtaa yrityksen ensimmäisen kerran hakuprosessissa. Kielteinen kokemus prosessin toimivuudesta, prosessin aikana tapahtuvasta viestinnästä tai valinnasta tiedottamisesta voivat olla kauaskantoisia. Aalto-yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan kielteinen kokemus vaikuttaa siihen, haluaako hakija jatkossa hakeutua kyseisen organisaation palvelukseen, ja millä tavoin hän kokemuksestaan viestii ympäristölleen. Nykyisellä sosiaalisen median aikakaudella kielteinen kokemus jaetaan hetkessä tuhansille ihmisille, ja kielteisen työnantajamielikuvan korjaamiseen voi mennä vuosia (Rembell, 2012). Rekrytointi on henkilöstöjohtamisen tärkein prosessi. Sen avulla organisaatioon houkutellaan ihmispääomaa. Prosessin alkuvaiheella, eli sillä, miten ihmisiä saadaan kiinnostumaan organisaatiosta, on keskeinen merkitys sille, miten myöhemmät vaiheet onnistuvat. Myöhemmillä vaiheilla tässä tarkoitetaan esimerkiksi perehdytystä, työn tuottavuutta ja työhön sitoutumista. Rekrytointi sisältää kaikki ne toiminnot ja käytännöt, joita organisaatio toteuttaa tehdäkseen itsensä tunnetuksi ja houkutellakseen potentiaalisia työntekijöitä kiinnostumaan itsestään (Barber, 1998). Jokainen uusi rekrytointi on askel kunnan kehityksessä. Pätevä ja osaava henkilöstö on menestymisen ehto ja näkyy kunnan palvelutason laadukkuutena. Laadukas palvelutaso puolestaan on kilpailuvaltti, kun kuntaan halutaan houkutella uusia asukkaita ja yrittäjiä. Rekrytointiprosessista syntyy aina kustannuksia. Kustannukset koostuvat ilmoittelusta, rekrytointiprosessiin käytettävästä ajasta sekä haastattelu- ja arviointikuluista. Erityisen kalliiksi tulee, jos rekrytointi osoittautuu virheelliseksi tai prosessi pitkittyy muotovirheiden tai väärin määritettyjen valintaperusteluiden vuoksi. Markkinointiviestinnän keskeisimpänä tavoitteena on kunnan ja sen palvelujen tunnetuksi tekeminen. Rekrytoinnissa menestyvät kunnat ovat ottaneet markkinointiviestinnän aktiiviseksi työvoiman saatavuuden turvaamisen työvälineeksi. Työnantajamainetta kannattaa tukea suunnitelmallisella viestinnällä. Kuntaa koskevan yleisen uutisoinnin lisäksi tärkeää on

6 rekrytointi-ilmoitusten yleissävy, viestinnällinen näkyvyys, ilmoittelun määrä sekä tiheys. Työpaikkailmoitus antaa työnhakijalle ensivaikutelman kunnasta mahdollisena työpaikkana. Onnistuneen rekrytointiprosessin mittarit Rekrytointiprosessin toimivuutta mitataan sekä organisaatiotason että yksilötason mittareilla. Mittarit on kuvattu liitteessä 9. Työnhakijan näkökulmasta odotukset ovat yksilötasolla. Hakija odottaa, että rekrytointiprosessi on nopea ja sujuva, ja että kaikkia hakijoita kohdellaan tasapuolisesti. Rekrytointiprosessin odotetaan noudattavan lakeja ja säädöksiä, ja prosessin etenemisestä toivotaan riittävästi tietoja eri vaiheissa. Yksilötason yleisiä mittareita ovat - rekrytointiprosessin ajallinen kesto - valitun henkilön arvio prosessista (ns. tulohaastattelu) - valintaa koskevien valitusten ja kanteluiden lukumäärä - uusintarekrytointien määrä Organisaatiotasolla odotuksina ovat onnistuneet henkilövalinnat, kustannustehokkuus, nopeus, virheettömyys, hyvän työnantajakuvan välittyminen sekä oikeiksi ja tuottaviksi osoittautuvat ilmoituskanavat. Organisaatiotason yleisiä mittareita ovat: - yksittäisen rekrytoinnin hinta - yksittäisen rekrytointiprosessin ajallinen kesto - valintaa koskevien valitusten ja kanteluiden lukumäärä sekä läpimeno - hakijoiden lukumäärä - hakujen (internet-klikkausten) lukumäärä - virheellisten ilmoitusten lukumäärä - hakuilmoitusten tavoitettavuus (oikeat ilmoittelukanavat) ESITYS KESKITETYSTÄ REKRYTOINNISTA Keskitetyn rekrytoinnin ensisijaisena tarkoituksena on yhtenäistää ja tehostaa koko kunnan rekrytointiprosessia, edistää osaavan työvoiman saatavuutta ja vapauttaa rekrytointiin kuluvaa työmäärää esimiehiltä. Esityksenä on, että kunnan rekrytointitoiminta keskitetään henkilöstöyksikköön vaihtoehtoisten menettelyjen avulla: Vaihtoehto a) Toimialojen nykyisten rekrytointivastaavien tehtäväkuvia tarkistetaan siten, että osa heistä keskittyy työssään toimialansa rekrytointiin. Heidät koulutetaan rekrytointitehtäviin ko. toimialan koulutusmäärärahoista. Rekrytointivastaavat sijoittuvat toimialoille. Toimialajohtajat koordinoivat toiminnan lainmukaisuutta, yhdenmukaisuutta, laadukkuutta sekä rekrytointiprosessin kokonaisuutta yhdessä. Saatujen kokemusten perusteella arvioidaan myöhemmin, onko rekrytointia tarpeen keskittää henkilöstöyksikköön. On kuitenkin huomioitava, että nämä henkilöt eivät tällä hetkellä tee rekrytointeja päätyönään, vaan heidän työpanoksestaan suurin osa muodostuu muista hallinnollisista tehtävistä. Esimerkiksi suomenkielisessä päivähoidossa rekrytointivastaavan tehtäviä hoitaa päiväkodinjohtaja. Vaihtoehto b) Toimialoilta siirretään henkilöstöyksikköön kaksi sellaista henkilöä, jotka tällä hetkellä tekevät rekrytointeja osana muuta tehtäväkokonaisuuttaan. Vakanssit siirretään

7 henkilöstöyksikköön henkilöineen ja palkkarahoineen, ja nimikkeet muutetaan rekrytoijaksi. Muodostuvan yksikön/tiimin esimieheksi nimetään joku henkilöstöpalveluiden nykyisistä viranhaltijoista oman virkansa ohella. On kuitenkin huomioitava, että nämä henkilöt eivät tällä hetkellä tee rekrytointeja päätyönään, vaan heidän työpanoksestaan suurin osa muodostuu muista hallinnollisista tehtävistä. Vaihtoehto c) Toimialat luovuttavat yhteisesti päättämällään tavalla yhteensä kaksi vakanssia, joihin rekrytoidaan ammattirekrytoijat kohdassa d mainituin kelpoisuusehdoin. Vakanssit siirretään henkilöstöpalveluihin, ja rekrytoijista muodostuvan yksikön/tiimin esimieheksi nimetään joku henkilöstöpalveluiden nykyisistä viranhaltijoista oman virkansa ohella. Vaihtoehto d) Rekrytointitehtäviä varten perustetaan vuoden 2013 talousarvion yhteydessä kaksi uutta rekrytoijan vakanssia, jotka sijoitetaan konsernihallintoon henkilöstöpalveluihin. Rekrytoijista muodostetaan rekrytointiyksikkö tai rekrytointitiimi. Joku nykyisistä henkilöstöyksikön viranhaltijoista nimetään esimieheksi oman virkansa ohella. Rekrytoijan kelpoisuusehdoksi esitetään seuraavaa: Soveltuva korkeakouluasteen tutkinto tai alimman korkea-asteen tutkinto ja riittävä kokemus rekrytointitehtävissä. Kielitaitovaatimuksena hyvä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito sekä ruotsin kielen tyydyttävä suullinen ja kirjallinen taito. Rekrytoijan tehtävä ja nimike on vakiintunut ympäristökunnissa, ja sen vuoksi esityksenä on, että rekrytoijan palkka määritetään ympäristökuntien tasoa vastaavaksi, joka on keskimäärin 2 211,55 euroa (KVTES kohta 01TOI010). Rekrytoijien tehtävät määrittyvät seuraavasti: - Rekrytointiprosessin kokonaisvaltainen hoitaminen yhteistyössä esimiesten ja toimialoilla toimivien rekrytointivastaavien kanssa - Rekrytoija haastattelee sijaisiksi ilmoittautuneet keikkatyötä tekevät henkilöt ja huolehtii sijaisten työn aloittamiseen liittyvistä järjestelyistä - Rekrytoija osallistuu kunnan työnantajamarkkinoinnin suunnitteluun ja toteutukseen, kuten esimerkiksi oppilaitoksiin suunnattujen rekrytointitilaisuuksien ja messutapahtumien toteutukseen - Rekrytoija osallistuu uusien työntekijöiden haastatteluihin Tehtävässä edellytetään palveluhenkisyyttä sekä hyviä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja. Monialaisen kuntakentän sekä terveydenhuollon, varhaiskasvatuksen, opetusalan ja teknisen toimialan erityisvaatimusten tuntemus ovat eduksi. Työ edellyttää vahvoja atk-taitoja. Kunta on kaksikielinen.

8 Liite 1 Nykyiset rekrytointiprosessit toimialoittain v. 2012

9 Nykyinen prosessi, kevät 2012 Liite 2 (Lähtöhaastattelu) Henkilöstösuunnittelu - tarveharkinta Rekrytointiilmoittelu -kanavan valinta Haastattelu Valinta - päätös -Toimialajohtaja arvioi vakanssin täytön tarpeen - Esimies hakee täyttöluvan lähettämällä lupa-anomuksen rekrytointivastaavan kautta toimialajohtajalle -Toimialajohtaja hyväksyy/ hylkää täyttölupahakemuksen - Vakanssitiedot päivitetään -Rekrytointivastaava laatii rekrytointisuunnitelman ja tekee rekrytointi-ilmoituksen -Rekrytointivastaava valitsee järjestelmään ne henkilöt, jotka osallistuvat prosessiin kommentoimalla/tarkistamalla -Esimies tarkistaa hakuilmoituksen ja antaa rekrytointivastaavalle julkaisuluvan -Rekrytointivastaava lähettää ilmoituksen valittuihin julkaisukanaviin, ilmoittaa hausta kirjaamoon ja pyytää avaamaan diaarinumeron ko. haulle -Rekrytointivastaava vie mahdolliset paperihaut rekrytointijärjestelmään -Rekrytointivastaava pyytää tarvittavat lisätiedot hakijoilta ja merkitsee järjestelmän tilatietoihin tiedon kelpoisuudesta -Rekrytointivastaava tulostaa hakijayhteenvedon esimiehelle -Esimies tekee hakijayhteenvedon perusteella valinnan haastatteluun kutsuttavista -Rekrytointivastaava kutsuu valitut hakijat haastatteluun ja päivittää haastattelua koskevan tiedon rekrytointijärjestelmään -Esimies suorittaa haastattelun (ja ilmoittaa mahdollisesta henkiöarvioinnin toteuttamisesta) sekä tarkistaa työ- ja koulutustodistukset -Rekrytointivastaava koordinoi mahdollisen henkilöarvioinnin toteutuksen -Esimies tekee esityksen valinnasta/päätöksen -Rekrytointivastaava tekee Web-työsopimuksen tai virkamääräyksen -Rekrytointivastaava päättää hakuprosessin järjestelmään ja arkistoi haun järjestelmään -Rekrytointivastaava ilmoittaa kirjaamoon valintapäätöksestä ja toimittaa mahdolliset tilastotiedot

10 Palvelusihteeri X Valmistelee valintapäätöks en Rehtori Kirjaamo Rekrytointiprosessi/opettajien rekrytointi Palkkaus- Päätös Web Hallintosihteeri Haastattelee Laatii ilmoituksen Avaa Asiakortin Tarkistaa kelpoisuudet Julkaiseen ilmoituksen Kuntarekryssä, mol:ssa, lehdissä jne. Kirjaa hakemukset Tekee valintapäätöks en Organisoi haastattelut Postittaa päätöksen Suunnittelija Opetustoimenjohtaja Palvelusihteeri Y täyttölupa Kirjaa valitun palauttamat asiakirjat Tekee vahvistamispä ätöksen Valmistelee vahvistamispä ätöksen Postittaa päätöksen Antaa hinnoittelutun nuksen Liite 3

11 Rekrytointiprosessi: vakinaisen henkilöstön rekrytointi/vaka Liite 4 Edeltäjän Irtisanoutuminen Rekryvastaava Tarkistaa ja julkaisee ilmoituksen Päiväkodinjohtaja Hakee täyttöluva n Vak.nro kirjaamoo n Luo haun Kuntarekryssä ja pyytää julkaisemisen Katsoo hakemukset Haastattel ee Tekee päätökse n Informoi valittua ja hakijoita Varhaiskasv. johtaja Katsoo täyttöluva n Aluevastaava Haastattele e Kirjaamo Avaa asiakortin Kirjaa kirjaamoon tulleet hak. Toimialajohtaja Myöntää täyttöluva n Palkkaus- Päätös Web

12 Rekrytointiprosessi: määräaikaisen henkilöstön rekrytointi/vaka Liite 5 Edeltäjän Irtisanoutuminen Rekryvastaava Tarkistaa ja julkaisee ilmoituksen Päiväkodinjohtaja Hakee täyttöluvan tarvittaessa Luo haun Kuntarekryssä ja pyytää julkaisemisen Katsoo hakemukset Haastattele e Tekee päätöksen Ilmoittaa valitulle ja kiittää hakijoita Varhaiskasv. johtaja Katsoo täyttöluvan Aluevastaava Kirjaamo Kirjaa kirjaamoon tulleet hak. Toimialajohtaja Myöntää täyttöluvan Palkkaus- Päätös Web

13 Liite 6 Rekrytointiprosessi/perusturva Osastonhoitaja Laatii substanssiteks tin hak. Perehtyy hakemuksiin Kutsuu haastatteluun Tekee valintaesitykse n Tulosalueen vetäjä tai muu viranh. Haastattelee Hakijat Kirjaamon toimistosiht. Laatii ilmoitustekstin Kuntarekryyn ym. kanaviin Vastaanottaa, kirjaa ja lähettää eteenpäin hak. Muokkaa päät.esityksen, lähettää otteet, arkistoi Informoi hakijoita ja valittua Toimialajohtaja Myöntää täyttöluvan Tekee valintapäätöksen Palkkaus- Päätös Web

14 Rekrytoinnin ideaalimalli Työryhmän esitys v. 2012

15 Toimivan rekrytointiprosessin tavoite Visio: Kunnalla on oikein mitoitettu ja asiantunteva henkilöstö Tavoite: Kuntaan hankitaan oikea-aikaisesti tarvetta vastaavia, osaavia, motivoituneita ja sitoutuneita henkilöitä Rekrytointiprosessi toimii tehokkaasti, taloudellisesti ja laadukkaasti Rekrytointiprosessi toteutuu säädösten ja ohjeiden mukaisesti Rekrytointiprosessi kehittää ja ylläpitää kunnan hyvää mainetta työnantajana

16 Liite 9 Rekrytointiprosessin mittarit Yksilötason mittarit : hakijan odotukset Sujuva prosessi Säädösten mukainen prosessi Nopea prosessi Virheetön prosessi Hakijoita kohdellaan tasapuolisesti Prosessin eri vaiheissa saa riittävästi tietoa MITTARIT: Rekrytointiprosessin ajallinen kesto Valitun henkilön arvio rekrytointiprosessista (tulohaastattelu) Kanteluiden ja valitusten lukumäärä Uusintarekrytointien määrä Organisaatiotason mittarit: rekrytoijan odotukset Onnistuneet valinnat Kustannustehokas prosessi Nopea prosessi Virheetön prosessi Hyvää työnantajakuvaa välittävä prosessi Oikeat rekrytointi-ilmoittelukanavat Yksittäisen rekrytoinnin hinta Yksittäisen rekrytointiprosessin ajallinen kesto Valitusten ja kanteluiden lukumäärä Hakijoiden lukumäärä Hakujen (eli klikkausten ) lukumäärä Virheellisten ilmoitusten lukumäärä Hakuilmoitusten tavoittavuus

17 Ideaalimalli Rekrytoijat - Keskitetty ilmoittelu - Työnantajaimago - Oppilaitosyhteistyö - Ennakoiva rekrytointi - Käytännön prosessi - Sijaisvälitys - Haastattelut Toimiala Toimiala Toimiala Toimiala - Täyttölupa - Tehtäväkuva - Vakanssitiedot - Tehtävän erityisvaatimukset - Täyttölupa - Tehtäväkuva - Vakanssitiedot - Tehtävän erityisvaatimukset - Täyttölupa - Tehtäväkuva - Vakanssitiedot - Tehtävän erityisvaatimukset - Täyttölupa - Tehtäväkuva - Vakanssitiedot - Tehtävän erityisvaatimukset

18 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuu/toteuttaja Tehtäväkuvan tarkistaminen ja valintakriteerit Rekrytointisuunnitelman laatiminen Rekrytointiprosessin käynnistäminen sähköisessä järjestelmässä Rekrytointi-ilmoituksen laatiminen ja julkaiseminen Sähköinen haku Hakijayhteenvetojen ja ansiovertailun tekeminen Haastateltavien valitseminen Haastattelun järjestäminen Haastattelutilanne Vakanssirekisterin tiedot päivitetään ja käydään läpi tehtäväkuva sekä vaadittava osaaminen. Rekrytoinnin aikataulutus, ilmoituskanavien valinta, rekrytointiin osallistuvien henkilöiden määrittäminen, haastatteluaikojen varaaminen rekrytointiin osallistuvien kalentereista. Rekrytointi avataan Kuntarekry-järjestelmään ja Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Ilmoituksen laatiminen Kuntarekryjärjestelmässä ja mahdollisen lehti-ilmoituksen sisällön laatiminen. Hakija täyttää sähköisen hakemuksen (ei toivota paperihakemuksia). Rekrytointiin osallistuvat voivat seurata prosessin etenemistä järjestelmässä. Ansiovertailu ja yhteenvedot tuotetaan tietojärjestelmästä. Tiedot toimitetaan rekrytointiin osallistuvalle ryhmälle. Kelpoisten hakijoiden läpikäynti ja haastatteluun kutsuttavien valitseminen. Haastatteluun kutsuminen, haastattelun organisoiminen, käytännön järjestelyistä huolehtiminen. Esimies, rekrytointiin osallistuvat muut henkilöt sekä rekrytoija osallistuvat haastatteluun. Esimies vastaa tehtäväkuvan sisällöstä, HR vastaa siitä, että vakanssirekisterin tiedot vahvistetaan KH:ssa. Esimies vastaa suunnitelmasta, rekrytoija toteuttaa sen käytännössä. Rekrytoija huolehtii käytännön järjestelyistä. Sisällön osalta vastuussa on esimies, käytännön tekstisisällön tuottaa rekrytoija Rekrytoija seuraa prosessia ja vastaa sen käytännön toteutuksen kaikista vaiheista. Rekrytoija laatii tarvittavat yhteenvedot ja toimittaa ne halutussa muodossa (sähköisinä tai paperisina) esimiehelle sekä rekrytointiin osallistuville. Rekrytoija käy läpi hakijat ja erittelee kelpoiset/ei-kelpoiset. Esimies päättää haastatteluun kutsuttavista. Rekrytoija hoitaa käytännön järjestelyt. Haastattelun toteutuksesta vastaa esimies. Rekrytoija huolehtii yleisten rekrytointikysymysten esittämisestä, esimies ammatillisten kysymysten esittämisestä. Rekrytoija koordinoi arviointiin tarkoitetun materiaalin käytön ja tekee tarvittavat yhteenvedot.

19 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuu/toteuttaja Valinnan tekeminen Valinnasta informointi Rekrytointiprosessin päättäminen Soitto mahdollisille suosittelijoille ja mahdollisesti myös entisille työnantajille. Mahdollisen henkilöarvion toteuttaminen. Valintapäätöksestä kertominen sekä valitulle että muille hakijoille. Rekrytointiprosessi päätetään tietojärjestelmään ja asianhallintaohjelmaan Esimies tekee tarvittavat taustaselvitykset. Hän voi pyytää myös rekrytoijaa avustamaan asiassa. Rekrytoija toteuttaa henkilöarvion käytännön järjestelyt esimiehen pyynnöstä ja tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Esimies esittelee/päättää valinnasta ja tekee tarvittavat viranhaltijapäätökset. Esimies vastaa siitä, että valinnasta informoidaan. Hän voi pyytää halutessaan rekrytoijaa avustamaan informoinnissa. Rekrytoija päättää prosessin Kuntarekry-järjestelmään ja pyytää kirjaajaa päättämään prosessin Dynasty-asianhallintaohjelmaan.

20 Toiminto Ammatillisuus Viestintä Keskitetyn rekrytoinnin etu Ammattimainen, nykyaikainen ja osaava rekrytointitiimi. Tehokas, ajantasainen, yhtenäinen ja työnantajaimagoa tukeva keskitetty yleisilme. Rekrytoija tuntee lait ja säädökset ja tietää, mitä informaatiokirjeissä saa kertoa ja mitä ei. Laadukas viestintä hakijoille ja valituille kaikissa prosessin vaiheissa. Työajan käyttö Näkyvyys Rekrytointijärjestelmä Työnantajaimago ei sotkeennu kotikutoisella viestinnällä (Rembell, 2012) Rekrytointityövaiheet keskitetään rekrytoinnin ammattiosaajalle ja esimiestyö keskittyy johtamistyöhön Osallistuminen rekrytointimessuille Osallistuminen rekrytointitapahtumiin Oppilaitosyhteistyö Kunnan rekrytointimarkkinointi Järjestelmän pääkäyttäjyys Järjestelmän ylläpito