Vasemmistoliiton valtuustoryhmän valtuustoaloite Viranhaltijapäätökset julkisiksi

Transkriptio

1 Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Vasemmistoliiton valtuustoryhmän valtuustoaloite Viranhaltijapäätökset julkisiksi 114/ /2014 KVALT Vasemmistoliiton valtuustoryhmä teki valtuustoaloitteen, että viranhal tijapäätökset tulevat kokonaisuudessaan julkisiksi ja että ne löytyvät helposti Äänekosken internetsivuilta. Kaupunginvaltuuston päätös: KH Kaupunginvaltuusto merkitsi valtuustoaloitteen tiedokseen ja päätti lähettää sen kaupungin hallituksen valmisteltavaksi. Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus merkitsee liitteenä olevan aloitteen tiedoksi ja päättää pyytää siitä kes kus hal lin non lausunnon. Päätös: Hyväksyttiin. KH Valtuustoaloite: Kunnan korkein päätäntävalta on kaupunginvaltuustolla. Joitakin päätöksiä ei asian pienuuden tai kiireellisyyksien takia kannata käsitellä valtuustotasolla, joten käytännössä on hyvä asia että päätösvaltaa on jaettu virkamiehille. Koska kyseessä on yhteisistä asioista päättäminen, yhteisten veroeurojen ja resurssien käyttö, niin päätöksenteon on syytä olla näkyvää. Äänekosken viranhaltijapäätösten tulee näkyä selkeästi Äänekosken internetsivuilla. Nykyinen käytäntö, jossa kuntalaisille ei internetsivuilla aukea päätösten yksityiskohdat, ei ole avointa päätöksentekoa ja osaltaan aiheuttaa epäluuloja väärinkäytösten suhteen. Esitämme että viranhaltijapäätökset tulevat kokonaisuudessaan

2 julkisiksi ja löytyvät helposti Äänekosken internetsivuilta. Äänekoskella Äänekosken kaupungin viranhaltijoista koostuva johtoryhmä on syksyn 2014 kuluessa keskustellut mahdollisuuksista laittaa viranhaltijapäätökset, niiden tultua julkisiksi, nähtäville myös kaupungin internetsivuille. Samaan aikaan on selvitetty erilaisia teknisiä tapoja ja ohjelmistovaihtoehtoja, joilla asia voitaisiin hoitaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia ja samalla ilman henkilöstön resurssien kohtuutonta sitomista viranhaltijapäätösten ennakkotarkastuksiin ennen kuin päätökset olisivat julkisuuslain ja henkilörekisterilain mukaisesti julkaistavissa. Äänekosken kaupungin viranhaltijapäätökset tehdään nykyisin pääasiassa asiahallintajärjestelmä Dynastylla. Asianhallintajärjestelmä Dynastyn vhp- julkaisuosiosta on pyydetty tarjous Innofactor Oy:ltä. Dynastyn viranhaltijapäätösten julkaisupalvelu kattaa viranhaltijapäätösten julkaisun liiteasiakirjoineen intranet, extranet tai Internet-palvelimelle. Ohjelmistomoduulin hankinta maksaa 1500 ja ylläpitomaksu on luokkaa 300 /vuosi. Asianhallintajärjestelmä Dynastyssa tehdään sekä julkisia että salaisia päätöksiä. Julkisia ovat mm. avustukset, hankinnat, yleiset henkilöstöpäätökset (mm. henkilöstön virkavaali, toimien täyttäminen, irtisanoutuminen, muut tehtäväjärjestelyt), jätehuoltoviranomaisen päätökset, kuntalisät ja oppisopimuksia koskevat päätökset, oppilaspäätökset (mm. tutkintovalinnat ja oppilaaksi ottaminen), maa-ainesten ottoon liittyvät päätökset, päätökset maisematyöluvista, ympäristöviranomaisen muut lakisääteiset päätökset, tonttien ja määräalojen myynnit ja vuokraamiset, viranhaltijapäätösten tarkastukset, ns. yleiset päätökset (mm. rakennusten vuokrasopimukset, rakennusten ja asunto-osakkeiden myymiset ja rahoitusasiat). Kaupungilla tehdään henkilöstöpäätökset pääosin web-tallennukseen ja rakennusvalvonnan lupa-asiat puolestaan Kuntanet -rakennusvalvonta-tietojärjestelmään, joten niiden julkaiseminen vaatisi kokonaan oman erillisen järjestelmän. Innofactor Oy:ltä on ilmoitettu, että päätösten julkaisemista on toteutettu heidän asiakkaillaan vain luottamushenkilöiden extranet-palveluun (sähköinen kokous). Extranet-palvelussa on käyttöoikeudet rajattu vain ko. sivujen luvallisille käyttäjille, ei siis intranetiin kaikkien halukkaiden nähtäville. Mikäli päätöksiä on paljon, voidaan viranhaltijapäätösten julkaiseminen internetissä tehdä (ohjelmamoduulissa) massajulkaisuna ja sovittuna ajankohtana. Silloin ei kuitenkaan voida, julkaisuohjelmassa olevan puutteen vuoksi, rajata pois

3 yksilöitä koskevia julkisia päätöksiä, joita ei henkilörekisterilain tai yksityisyyden suojan vuoksi voida, eikä ole myöskään tarpeen tai soveliasta julkaista laajasti. Viranhaltijapäätösten julkaiseminen heti päätöksen tekemisen jälkeen yksittäisinä viran-haltijapäätöksinä on Dynasty ohjelman kautta työlästä ja vaatisi lisähenkilöstön palkkaamista ja opettamista tehtävän hoitamiseen. Asianhallintaohjelmassa on luvallisilla käyttäjillä automaattinen selausoikeus myös muiden viranhaltijoiden julkisiin päätöksiin. Usein päätökset sinällään ovat julkisia ja siinä mielessä myös julkaistavissa, mutta päätöksiin liittyvät liitteet, joista päätösten perustelut voidaan todentaa voivat olla taas salaisiksi tai ei julkisiksi luokiteltavia. Suomen kuntaliiton nettijulkaisussa: Verkkoviestinnän erityiskysymyksiä on käsitelty kunnan toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen julkisiksi tulemista ja julkaisemista, sekä vastaavasti viranhaltijapäätösten julkaisemista verkossa. Kunnan toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Kunnan viranomaisen laatima pöytäkirja tulee yleensä julkiseksi kun se on tarkastuksen jälkeen allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu (Julkisuuslaki 6.1 :n kohta 6). Myös esityslista tulee julkiseksi samassa yhteydessä. Tätä ennen on tiedon antaminen em. asiakirjoista viranomaisen harkinnassa. Julkisuusmyönteisen tulkinnan vaatimus ja kunnan tiedottamisvelvollisuus puoltavat sellaista tulkintaa, että kunnat voivat julkaista toimielinten esityslistoja www sivuillaan jo ennen varsinaista kokousta ottaen kuitenkin huomioon salassapitosäännöstön lisäksi myös henkilötietojen käsittelylle laissa asetetut vaatimukset. Ennen toimielimen esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisemista verkossa on varmistuttava siitä, että julkaistava pöytäkirja ei sisällä salassa pidettäviä tietoja eikä sellaisia henkilötietoja, joiden verkkojulkaisemiseen ei ole lain mukaista perustetta. Yksityisyyden suoja on tässä yhteydessä painavampi peruste kuin julkisuusperiaate tai kunnan tiedottamisvelvollisuus. Yksittäistä tunnistettavaa henkilöä koskevien tietojen laittaminen kunnan verkkosivuille on henkilötietojen käsittelyä, johon sovelletaan henkilötietolakia. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja saadaan käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on hankittu (käyttötarkoitussidonnaisuus). Vaikka henkilötiedot olisivat julkisia, niiden käsittelyyn sovelletaan lisäksi henkilötietolain mukaisia vaatimuksia. Henkilötietojen laittaminen avoimeen verkkoon merkitsee käytännössä niiden luovuttamista kenelle tahansa mihin tahansa tarkoitukseen. Kunta ei voi tiedot verkkoon laitettuaan varmistua siitä, mihin saataville laitettuja tietoja tullaan käyttämään.

4 Sinänsä julkistenkin henkilötietojen antamista on rajoitettu. Tietojen antamisen tapaan on syytä kiinnittää huomiota. Tietoja saa antaa henkilörekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa ainoastaan, jos kunnan viranomainen voi varmistua siitä, että tietojen vastaanottajalla on oikeus tallettaa ja käyttää tietoja. Tietojen käyttötarkoitus on selvitettävä ennen niiden antamista. Henkilörekistereitä ei saa julkaista avoimessa tietoverkossa. Henkilötietojen merkitsemistä kokous- ja muihin asiakirjoihin ja julkaisemista verkkosivuilla on mahdollisuuksien mukaan syytä välttää, vaikka rekisteriä ei muodostuisikaan. Kunnan toimielinten päätösten lisäksi myös eräät viranhaltijapäätökset on laitettava julkisesti nähtäväksi, jotta ne saavuttaisivat lainvoiman muutoksenhakuajan kuluttua umpeen. Tämä johtuu siitä, että kuntalain mukaisissa asioissa kunnan jäsenen muutoksenhakuaika lasketaan vasta päätöksen nähtäville asettamisesta. Nähtävillä olosta tulee ilmoittaa kunnan virallisella ilmoitustaululla. Hallintovalituksen piiriin kuuluvissa asioissa (kuten yksilöä koskevat sosiaalitoimen asiakaspäätökset ym.) yksilöpäätöksiä ei laiteta julkisesti nähtäviksi, koska näissä asioissa muutoksenhakuoikeus on ainoastaan asianosaisilla. Kunnan ilmoitustaulu ei ole kovin tehokas ilmoituskanava, mutta esimerkiksi kaikkien viranhaltijapäätösten verkkojulkaisuun ei ole minkäänlaista pakkoa, eikä useissa tapauksissa tarvettakaan. Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjojen verkkojulkaisussa on kysymys kunnan tiedottamisesta ja kunnalla on laaja harkintavalta siinä, miten laajasti ja mitä välineitä käyttäen se tiedottaa. Kunta harkitsee, missä asioissa on sellainen tiedotusintressi, että sen tulisi aktiivisti saattaa tietoja laajemmin saataville. Yksilöpäätöksiin liittyy usein lain nojalla salassa pidettäviä tietoja. Lisäksi kysymys on (usein arkaluontoisten, esim. terveydentilaa, vammaisuutta tai sosiaalihuollon asiakkuutta koskevien) henkilötietojen käsittelystä. Nämä seikat rajoittavat sekä tiedon antamista että sen tapaa. Lisäksi yksilöpäätöksiin sellaisenaan ei vahvan pääsäännön mukaan liity merkittävää tiedottamisintressiä. Intressi liittyy enemmänkin niistä muodostuviin kokonaisuuksiin, esim. kuinka paljon vaikkapa toimeentulotukea on kokonaisuudessaan myönnetty tiettynä ajanjaksona. Erityislaissa säädettyyn julkipanomenettelyyn kuuluvat ja lainsäädännön edellyttämiä henkilötietoja sisältämät lupapäätösasiat, joita pidetään yleisesti nähtävänä vain lainsäädännön edellyttämän määräajan, eivät muodosta henkilörekisteriä. Tämä koskee mm. maankäyttö- ja rakennuslain mukaisia päätöksiä erilaisten lupien saajista. Siten esim. tiedot siitä,

5 ketkä ovat saaneet rakennusluvan, voi laittaa verkkoon, kunhan laissa säädettyjä julkipanomenettelyn edellytyksiä noudatetaan tarkasti. Muiden tietojen julkaisemisessa on syytä olla pidättyväinen. Tätä puoltaa mm. se, että rakennusluvan saajien henkilötietoja saatetaan kerätä verkosta esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksiin. Kunta taas ei saa luovuttaa tietoja tähän tarkoitukseen, ellei rakennusluvan saaja ole antanut siihen nimenomaisesti suostumustaan. Kun tiedot laitetaan verkkoon, kunta ei voi valvoa niiden käyttöä. Tästä seuraa, että esimerkiksi luvansaajan osoite- ja muita yhteystietoja ei tulisi julkaista avoimessa verkossa ilman suostumusta. Näin ollen tietojen verkkojulkaisemisessa kannattaa aina olla huolellinen ja jonkin verran varovainen. Keskushallinnon lausunto asiasta: Aloitteen vuoksi selvitettiin myös muiden kaupunkien käytäntöjä viranhaltijapäätösten julkaisemisesta internetissä. Suurin osa kaupungeista ei julkaise viranhaltijapäätöksiä kokonaisuudessaan netissä. Ainoastaan Helsingin kaupunki on ottanut menettelyn laajemmin käyttöönsä. Muissa kaupungeissa noudatetaan Äänekosken kaupungin tavoin viranhaltijapäätösten päätösluetteloiden julkaisemista toimielinten esityslistoilla, jolloin päätökset tulevat niiltä osin myös internetsivuille ja päätöksistä kiinnostuneet voivat saada pyynnöstä julkisen päätöksen kokonaisuudessaan nähtäväkseen päätöksen tehneen viranomaisen luona. Kaupunginhallituksen ja lautakuntien alaisten viranomaisasemassa olevien viranhaltijoiden on ilmoitettava kaupunginhallitukselle tai lautakunnalle tekemästään otto-oikeuden alaisesta päätöksestä. Eräät kuntalain mukaiset viranhaltijapäätökset on laitettava julkisesti nähtäville, jotta ne saavuttaisivat lainvoiman. Osasta viranhaltijapäätöksiä voi valittaa kunnallisvalituksen sijaan hallintovalituksella. Tällöin valitusoikeus on joissakin tapauksissa ainoastaan asianosaisilla, joille toimitetaan ote päätöksestä, eikä päätöstä tällöin tarvitse laittaa julkisesti nähtäville. Äänekosken kaupungin viranhaltijapäätökset pidetään nähtävillä toimielinten päättämällä tavalla. Viranhaltijapäätösten muu tiedottaminen, esimerkiksi verkkosivuilla julkaiseminen, kuuluu kuntalain 29 :n mukaiseen tiedottamiseen ja on kokonaan kunnan omassa harkinnassa. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan kunnalla on laaja harkintavalta siinä, miten laajasti ja mitä välineitä käyttäen se tiedotta. Kunta harkitsee, missä asioissa sillä on sellainen tiedottamisintressi, että sen tulisi aktiivisesti saattaa tietoja laajemmin saataville. Kaikkien viranhaltijapäätösten verkkojulkaisuun ei ole pakkoa, eikä useissa tapauksissa myöskään tarvetta.

6 Vs. kaupunginjohtajan ehdotus: Koska suuri osa viranhaltijapäätöksistä on joko salaisia, ei julkisia tai ne ovat luonteeltaan yksityisiä henkilöitä koskevia henkilöpäätöksiä, joita ei ole syytä tai ei voi, esimerkiksi julkisuuslain, henkilötietolain tai yksityisyyden suojan perusteella laittaa avoimille internet sivuille. Henkilötietojen julkaiseminen verkossa ei kunnan tiedottamistarpeen kannalta ole myöskään yleensä tarpeellista ja siten henkilötiedot tulisi lähtökohtaisesti poistaa verkossa julkaistavista viranhaltijapäätöksistä. Viranhaltijapäätösten luonteen vuoksi viranhaltijapäätöksiin ei useinkaan liity tiedottamisintressiä. Kaikkien viranhaltijapäätösten julkaiseminen verkossa edellyttäisi päätösten tarkkaa läpikäyntiä ja salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen poistamista sekä joissakin tapauksissa myös erillisen verkkojulkaisuun soveltuvan tietojärjestelmän hankintaa. Kaikkien viranhaltijapäätösten verkkojulkaiseminen ei ole kunnan tiedottamistoiminnan kannalta tarpeellista, eikä julkaisemiseen liittyvien toimien aiheuttaman työmäärän vuoksi myöskään tarkoituksenmukaista. Toimialojen jo nykyisin käyttämä viranhaltijapäätösten tiedoksianto esityslistoilla, jotka julkaistaan verkkosivuilla, voidaan yleensä katsoa riittäväksi. Julkisen päätöksen tehneen viranhaltijan itsensä tai toimielimen on ratkaistava, mitkä päätökset ovat luonteeltaan, yleiseltä informaatioarvoltaan ja merkittävyydeltään sellaisia, että ne on syytä julkaista avoimessa verkossa. Koska myöskään nykyiset kaupungissa viranhaltijapäätösten laatimisessa käytettävät asianhallintajärjestelmät / ohjelmat eivät vielä tällä hetkellä taivu joustavaan julkaistavien päätösten valintaan ja muokkaamiseen julkaisukelpoisiksi, ei kaikkien viranhaltijapäätösten saattamista kaupungin verkkosivuille pidetä kannattavana tai edes mahdollisena. Toimialojen olisi kuitenkin syytä sisällään miettiä mitkä toimialalla tehtävät päätöstyypit ovat sellaisia, joiden julkaisemisesta laajalle yleisölle voisi olla hyötyä joko kuntalaisille tai myös toimialalle itselleen. (valmistelijat: asianhallintapäällikkö Liisa Kautto, puh ja vs. hallintojohtaja Jouni Kurkela, puh ) Kaupunginhallitus merkitsee keskushallinnon antaman lausunnon ja sitä edeltävät perustelut tiedokseen. Samalla kaupunginhallitus edellyttää, että eri toimialat pyrkivät mahdollisuuksiensa ja lainsäädännön antamin edellytyksin julkaisemaan kaupungin nettisivuilla luonteeltaan ja yleiseltä kiinnostavuudeltaan sellaiset viranhaltijapäätökset, joilla on yleistä merkittävyyttä ja hyötyä

7 yhteisölle ja myös toimialalle itselleen. Päätöksen julkaisemisen oikeudellinen vastuu jää kullekkin päätöksentekijälle itselleen, koska kaupungilla ei ole vastuutahoa, joka voisi keskitetysti tarkastaa päätösten julkaisukelpoisuuden. Viranhaltijapäätösten laajempi julkaiseminen otetaan uudelleen käsittelyyn siinä vaiheessa kun se on kaupungin käytettävissä olevilla asianhallintaohjelmilla teknisesti mahdollista. Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että valtuustoaloite on tällä erää loppuun käsitelty. Päätös: KVALT 15 Hyväksyttiin. Kaupunginvaltuuston päätös: Hyväksyttiin.